Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям 2

ВВЕДЕНИЕ

Хозяйственная деятельность предприятий сопряжена с расчетами с работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение операционно–хозяйственных задач (заключающихся в покупке за наличный расчет товаров у других организаций, оплате за выполненные работы, оказанные услуги) и для компенсации расходов на служебные командировки.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы, например, лимитированную чековую книжку, и т.п.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью курсовой работы является изучение вопроса аудита расчетов с подотчетными лицами, а также с персоналом по прочим операциям. Выбор темы связан с актуальностью данной проблемы существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Для решения цели работы мною были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические основы организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, а также с персоналом по прочим операциям.

2. Изучить основные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами.

3. Изучить методику проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

4.Рассмотреть на примере проведение аудиторской проверки и сделать выводы и предложения.

Объектом исследования является ООО «Рассвет».

При написании работы использовались нормативно-правовые документы, а также учебная литература таких авторов, как Абрамова Н.В.,Заварихин Н.М., Ковалева О.В., Парушина Н.В., Подольский В.И.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ

1.1. Содержание программы аудиторской проверки

Подотчетными лицами называются работники организации, получившие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно–хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так:

Дебет сч.71

Кредит сч.50

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки

представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1). Об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно – хозяйственные расходы, то отчет также составляется в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организаций – изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на

отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру.

Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно- материальных ценностей.

Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредит 50 « Касса – выданы денежные средства подотчетному лицу;

Дебет сч. 10 «Материалы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;

Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС

по приобретенным МПЗ»

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». – отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;

Дебет сч 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах

розничной торговли НДС расчетным путем не выделяется и соответственно

налоговому вычету не подлежит .

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм и ненормируемые относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.

Согласно ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на:

-проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

-наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно – оздоровительными объектами);

-оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.

В качестве оправдательных документов предоставляемых в бухгалтерию выступают:

-командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основанием для списания суточных из подотчета;

-счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;

-проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;

-документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных

денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом отчете.

Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет,

оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может быть удержана из зарплаты подотчетного лица. Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен факт отсутствия авансового отчета;

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73

-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - предъявлены

финансовые претензии подотчетному лицу;

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет

73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - удержано из заработной платы подотчетного лица.

К основным документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относятся :

-расходный кассовый ордер (форма № КО – 2)

-приходный кассовый ордер (форма №КО – 1)

-командировочное удостоверение

-платежная ведомость

-авансовый отчет

-прочие (счет квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно – материальных ценностей и т.п.).

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах:

-журнал – ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

-главная книга

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

-установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм

-соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.

Наиболее часто встречающиеся нарушения при отражении в бухгалтерском и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами описаны ниже.

Во-первых на принятых к учету авансовых отчетах очень часто отсутствуют подписи подотчетных лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.

Во-вторых при направлении предприятием в командировку работника в приказе не определятся конкретная цель командировки, отсутствуют отчеты подотчетного лица о проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.

Кроме того, на предприятиях существует практика направлять в командировку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор.

Когда гражданин направляется в другую местность для выполнения работы организацией, с которой он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости и фонды обязательного медицинского страхования.

В том случае когда гражданско–правовым договором не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты по ней возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.

На предприятиях допускаются случаи передачи подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому, что запрещено п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. В связи с этим использование подотчетных сумм лицом, не получившим их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.

Нередко предприятия стоимость приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц материальных ценностей списывают на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.

Не использование счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.

Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.

Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговле тоже является нарушением.

К нарушениям относятся выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы.

При оформлении командировочных расходов зачастую отсутствуют приказы о направлении работников в командировку, командировочные удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.

Иногда к авансовым отчетам прилагают не действительные документы

(товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны,

чеки без обязательных реквизитов).

Очень часто работникам организации выдают подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для

проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить,

что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников.

Обоснованность представительских расходов очень часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий; программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем организации в начале года), что является нарушением.

Ошибки допускаются зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Продажи». При

выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).

Таким образом, большое количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.

1.2.Источники информации для проведения проверки

Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности». Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

-проверка документального подтверждения расчетных операций;

-контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

-проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

-проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

-сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

1. Нормативно – правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:

-План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000г.);

-Налоговый кодекс российской Федерации (гл. 21,23,24.ю25).

-Порядок ведения кассовых операций № 40 от 4 .10.93

-Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ РФ № 61н от 25 июля 2006г.) (ред. от 20 августа 2002 г.)

-Постановление правительства РФ от 8.02.02 г.№93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;

-Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО -1 «Авансовый отчет»;

2. Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма №АО -1), журнал регистрации авансовых отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма № Т – 9), командировочное удостоверение (форма Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, журнал ордер №7;

3. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

1.3. Разработка методики аудиторской проверки

исследуемого вопроса

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах

проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной

вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам

опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки

расчетов с подотчетными лицами.

В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы.

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских процедур по существу. Программа аудита составляется по данной форме:

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

1.4. Проверка организации внутреннего контроля

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении трех дней после установленного срока), следует провести

проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с

учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в

совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы,

подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основными контрольными процедурами являются[1]
:

“Подотчет 1.1.1.” – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

“Подотчет 1.1.2.” – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

“Подотчет 1.1.3.” – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

“Подотчет 1.1.4.” – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

“Подотчет 2.1.1.” – проверка полноты оправдательных документов -по

командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть

погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов

проводится в рамках аудита кассовых операций;

“Подотчет 2.1.2.” – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

“Подотчет 2.1.3.” – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

“Подотчет 2.1.4.” - проверка правильности возмещения

командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

“Подотчет 2.1.5.” – проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 2.2.1.” – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов,

страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал

в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

“Подотчет 2.2.2.” – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость следующие суммы расходов по:

-проезду к месту служебной командировки и обратно;

-затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями;

-расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам,

установленным законодательством,.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий).

“Подотчет 3.1.1.” – проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.

“Подотчет 3.1.2.” – проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

“Подотчет 4.1.1.” – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся затраты; связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников),

их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

“Подотчет 4.1.2.” – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 5.1.1.” – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

“Подотчет 6.1.1.” – проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами”.

1.5. Проверка законности финансово-хозяйственных операций,

достоверности первичных документов, бух.учета и отчетности

Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально- производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально – производственных

запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т -9 и

командировочного удостоверения по форме Т – 10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 5.01.04. г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме

№ Т - 10 а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного

задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник,

и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т - 9. Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовыется с руководителем структурного подразделения

и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением

(форма № Т – 10) и авансовым отчетом.

Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расхода ( счет, счет –фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный составляет 50000 рублей. Эта сумма была обоснована авансовыми

отчетами по форме № АО – 1, приказами (распоряжениями) о направлении

работников в командировку по форме № Т – 9а и командировочными удостоверениями по форме № Т – 10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 5.01.04. г. № 1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по

учету труда и его оплаты» командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

-приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку

по форме № Т – 9а;

-командировочным удостоверением № Т – 10;

-служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т -10 а;

По прибытии из командировки отчет о выполнении служебного задания согласовывается с руководителем структурного подразделения организации и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Бухгалтеру следует обратить внимание на оформление служебного задания и отчета о его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету. Отсутствие задания может явиться основанием для того, чтоб признать командировочные расходы в сумме 50000 руб. экономически неоправданным.

Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче–смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

Обращается внимание на правомерность на оформление представительских расходов.

Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом и др.

Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

-по проведению официального приема;

-по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному сих доставкой до места проведения встречи и обратно;

-по буфетному обслуживанию лиц участвующих во встрече во время переговоров;

-по оплате услуг переводчиков, не стоящих в штате организации.

1.6. Проверка исполнения налогового законодательства

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение

установленного предельного расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами , но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале- ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в главной книге.

1.7. Административная ответственность за нарушение налогового и хозяйственного права

В соответствии со ст. 34 Федерального закона от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" определение порядка ведения кассовых операций отнесено к ведению Банка России.

Согласно п. 1, 2, 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством РФ.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке. Общие требования по хранению наличных денег на предприятиях определены п. 30 - 36 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Лимиты остатка наличных денег в кассе устанавливаются:

- для предприятий и организаций, имеющих постоянную денежную выручку и обязанных сдавать ее в банк ежедневно в конце рабочего дня, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы с утра следующего дня;

- для предприятий и организаций, обязанных сдавать денежную выручку на следующий день, - в размерах не более среднедневной выручки наличными деньгами;

- для предприятий и организаций, имеющих право сдавать выручку не ежедневно, - в размерах в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы выручки;

- для производственных предприятий, а также для организаций и учреждений, не имеющих постоянной денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на зарплату, пособия по временной нетрудоспособности, стипендии, пенсии и премии).

Для заготовительных организаций в лимит кассы не включаются суммы полученного авансового кредита для расчетов наличными деньгами со сдатчиками сельскохозяйственной продукции.

В Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тыс. руб.

Согласно п. 1.3 - 1.4 Положения о порядке ведения кассовых операций

в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 9 октября 2002 г. N 199-П (зарегистрировано в Минюсте РФ 25 ноября 2002 г. N 3948), для осуществления кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также для выполнения операций с наличными деньгами и другими ценностями кредитные организации в зданиях, принадлежащих или арендуемых ими, создают оборудованные и технически укрепленные помещения, перечень и требования к которым определены приложением 1 к указанному Положению.

Необходимость создания помещений для совершения операций с ценностями определяется руководителем кредитной организации исходя из

выполняемых операций с ценностями.

Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег с банковских счетов организаций, предприятий, учреждений независимо от организационно-правовой формы и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее по тексту - организации), а также со счетов по вкладам граждан кредитным организациям устанавливается сумма минимально допустимого

остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного.

Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается учреждением Банка России исходя из объема оборота наличных денег, проходящих через кассу, графика поступления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и других особенностей организации наличного денежного оборота и кассовой работы.

Общие требования к организации наличного денежного обращения на

территории РФ определены ст. 27 - 34 Федерального закона "О Центральном

банке Российской Федерации (Банке России)". Согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденному Советом директоров Банка России

(протокол от 19 декабря 1997 г. N 47; в ред. указания ЦБ РФ от 22 января

1999 г. N 488-У), организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы (далее - предприятия) хранят свободные

денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы

предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы учреждений банков или через объединенные кассы при предприятиях, а также предприятиям Минсвязи России для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Прием денежной наличности учреждениями банков от обслуживаемых

предприятий осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по эмиссионно-кассовой работе в учреждениях Банка России и Положением о

порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ. Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных

денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

В соответствии с п. 2.5 Положения о правилах организации наличного

денежного обращения на территории РФ лимит остатка кассы определяется

исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Согласно п. 39 Порядка ведения кассовых операций в РФ ответственность за соблюдение его требований возлагается на руководителей

предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

О лицах, ответственных за соблюдение требований Порядка ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ, см. п. 1 комментария к ст. 15.2. КоАП РФ.

ГЛАВА 2.АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ НА ПРИМЕРЕ ООО «РАССВЕТ»

2.1.Экономическая характеристика ООО «Рассвет»

ООО «Рассвет» образовано в 1991 г., основная сфера деятельности оптовая торговля инструментами.

ООО «Рассвет» реализует широкий ассортимент инструментов по следующим группам: инструмент ручной, металлорежущий, абразивные и электрические инструменты, метизная продукция, газо- и электросварочное оборудование, сантехнические изделия, рабочая одежда и средства индивидуальной защиты, строительные смеси, герметики и пены.

Основными клиентами предприятия являются строительные и ремонтные организации любой формы собственности.

Штат предприятия состоит из директора, главного бухгалтера, 2-х бухгалтеров, экономиста, маркетолог, 10 менеджеров, 4 кладовщиков, 4 операторов ПК и 6 продавцов,3 водителей.

На предприятии применяется повременно-премиальная система оплата труда для аппарата управления и сдельно-премиальная система для маркетолога, менеджеров, кладовщиков, операторов и продавцов, водителей.

Базой для расчета сдельно премиальной заработной платы служит объем полученной выручки. Для макретолога, менеджера и продавцов к заработной плате установлены надбавки в зависимости от числа новых привлеченных клиентов.

Для всех сотрудников предприятия устанавливается премия от полученной прибыли в соответствии с коэффициентом трудового участия каждого работника предприятия.

Ассортимент предприятия формируется исходя из потребительского спроса, практикуется доставка товара под конкретный заказ. Ценообразование осуществляется путем установления торговой наценки. Уровень торговой наценки определяется исходя из рыночных цен с учетом величины издержек обращения и планируемой прибыли. При расчете наценки учитываются цены конкурентов, сезонные колебания спроса, уникальность предлагаемого материала.

Основными клиентами предприятия являются строительные организации г. Казани. Учитывая специфику спроса на реализуемый товар к каждому клиенту осуществляется индивидуальный подход исходя из его требований к качеству и количеству товара и располагаемой суммой денежных средств.

Расчеты с клиентами осуществляются как в безналичной, так и в наличной форме. Для постоянных клиентов и клиентов, работающих на договорной основе, допускается рассрочка платежа.

Оценку деловой активности и конкурентоспособности предприятия на рынке можно осуществить на основе расчета показателей деловой активности ООО «Рассвет» за 2007 - 2009 гг. в таблице 1.

Таблица 1

Анализ деловой активности ООО «Рассвет» за 2007-2009 гг.

Анализ деловой активности показал, что за 2009 г., выручка от реализации продукции выросла на 11,8%, прибыль до налогообложения - на 14,8%. Производительность труда - на 11,8%. Фондоотдача на 6,6%. Несмотря на некоторое снижение показателей оборачиваемости из значения достаточно велики, т.е. на предприятие высокая скорость оборачиваемости активов. Расчет показателя устойчивого экономического роста показал, что за исследуемый период прибыль до налогообложения практически всегда превышала величину вложенного собственного капитала.

Таким образом, можно сделать вывод о высоком уровне деловой активности на исследуемом предприятии.

2.2.План и программа аудита

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки. Содержание общего плана аудита оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита.

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

Таблица 2

Общий план аудита

Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских процедур по существу (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

2.3.Аудит расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами фирма ООО “Рассвет” ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 14, главной книге.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по

ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается.

На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о

Тропиным С.Н. в январе переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 350 руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты

недооформлены:

-отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

-в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца ( а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе);

-в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Вронского Г.К. в марте);

-не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (а/о Овчинниковой Е.М. в феврале );

-на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

-на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.09 Юшкова С. Д. проведен в феврале, а/о № 81 от 26.02.09 Соболев А. В. проведен в апреле и др.

В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов

предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки

на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Вронского

Г.К. в марте приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 1130 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно- материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и,

наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно а/о Вронского Г.К., в январе приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 руб., в учете отражено:

Дт 08 Кт 71, следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно а/о № 123 от 15.05.09 приобретено устройство бесперебойного питания «UPC» стоимостью 11503

руб. В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно а/о № 69 Вронского Г.К. в марте отражено:

Дт 10/5 Кт 71 – 118 руб.

Следовало отразить:

Дт 10/1 Кт 71 – 97 руб. стоимость ацетона;

Дт 10/3 Кт 71 – 21 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно а/о № 48 Браженкова А.В. от 24.02.09 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 8013 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71

– 8013 руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете

следующим образом:

Дт 10/9 Кт 71 – 8013 руб. приобретен музыкальный центр

Дт 10/9 Кт 26 – 8013 руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

Аналогичное замечание по а/о № 84 от 10.04.01 Юшкова С.Д., согласно

которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 840 руб.

На предприятии приобретались подарки для работников. Например, по

а/о № 46 от 26.02.09 приобретен подарок для генерального директора

стоимостью 650 руб.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной

основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало

отразить:

Дт 41 Кт 71 – 650 руб. оприходован товар

Дт 90 Кт 41 – 650 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт 90 Кт 68 – 130 руб. начислен НДС (650*18%)

Дт 91 Кт 90 - 767 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков и

занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять

акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ,

квитанций к ПКО и др.):

-к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.09 приложен только товарный чек магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 9735 руб.

-в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту

оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова и

комнатные двери на сумму 4500 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

-согласно а/о Никонова И.П. от 29.07.09 приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным

лицом другому. Например:

-к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.09 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

-к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.09 приложена

квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Шинкарук В.Е.;

-к авансовому отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.09 приложена

квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. –

плательщик Бадыгин Л.В.

Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.09 на сумму 1025

рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 3):

-расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.09 № 11а работникам ООО “Рассвет” для служебных поездок;

-расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и в пригородном (г. Подольск московской области).

Таблица 3

Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30 509

рублей.

Согласно Положению о составе затрат затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты.

Предприятие данный пункт не учитывает, например:

по авансовому отчету Буримовой А.А. от 25.04.09 в ИПП «Правда Севера» приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт 26 Кт 71 – 1 250 руб.

Дт 19 Кт 71 – 250 руб.

По авансовому отчету Кургановой Г.А. от 28.08.09 в ООО «Офис- плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

Дт 26 Кт 71 – 2 500 руб.

Дт 19 Кт 71 - 500 руб.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

Информационно-консультационные услуги, относимые на себестоимость должны быть подтверждены договором и актом выполненных работ. Этими документами должен обосновываться производственный характер затрат. У предприятия эти документы отсутствуют, например:

-услуги Московского правления Всероссийского общества инвалидов

Дт 26 Кт 71 – 178 руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 29.01.09

-услуги ООО «КИРА»

Дт 26 Кт 71 – 150 руб.,

Дт 19 Кт 71 – 30руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 08.07.09 и др.

При условии оформления необходимых документов эти суммы можно

отнести на себестоимость.

Согласно а/о № 76 в январе возмещены командировочные расходы по

командировке в г. Архангельск Вьюнову П.В. в сумме 8 876 руб., в том числе

расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 1580

руб. без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е.

завышена себестоимость на 1580 руб. Также возмещены расходы по оплате

услуг по предварительной продаже авиабилетов «Москва-Архангельск» на

рейс 2327 в сумме 30 руб. К а/о прилагается авиабилет «Москва- Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость

на 30 руб.

По а/о № 91 от 23.03.09 (проведен в апреле) Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 1 335 руб., в том числе суточные за 1 сутки в сумме 50 руб. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Москву 20 марта. Прилагаются 2

авиабилета: Москва-Архангельск – 20.03.09, Архангельск-Москва – 21.03.09.

Таким образом , отметка в командировочном удостоверении противоречит

дате вылета согласно авиабилету. Т.е., оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в авиабилете. Суточные

следовало оплатить в сумме 100 рублей из расчета двух суток. Кроме того,

следовало возместить работнику расходы по найму жилого помещения без

подтверждающих документов в сумме 4,5 руб.

Согласно а/о в июле Садыковой Э.Р. приобретены авиабилеты для генерального директора Зязина В.В. маршрутом «Москва-Ларнака-Москва»

стоимостью 30 600 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Но авансовый отчет и

командировочное удостоверение Шарова В.М., подтверждающие производственный характер поездки, отсутствуют. Таким образом, считаем,

что завышена себестоимость на 30 600 руб.

Согласно а/о № 152 в мае Коренькову В.С. оплачены расходы по оплате автостоянки автомобиля «Мицубиси» с 11.05.09 по 11.06.09 в сумме 150 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Считаем, что расходы неправомерно отнесены на себестоимость, т.к. автомобиль на балансе либо в составе арендованных основных средств не числится. Следовало расходы по оплате

автостоянки данного автомобиля в сумме 150 руб. включить в совокупный

доход работника для удержания подоходного налога и начислить ЕСН.

Согласно а/о от 23.02.06 Зязину В.В. возмещены командировочные расходы в сумме 2 529 руб., в т.ч. расходы по проживанию в гостинице (3 суток) в сумме 1315 руб., в учете отражено:

Дт 26/1 Кт 71 – 1000 руб. расходы в пределах норм

Дт 26/2 Кт 71 - 315 руб. расходы сверх норм

Итого: 1315 руб.

Таким образом, расходы следовало отразить в учете следующим образом:

Дт 26/1 Кт 71 – 810 руб. расходы по найму жилого помещения в пределах норм

Дт 26/2 Кт 71 - 505 руб. НДС с суммы расходов в пределах норм

Итого: 1315 руб.

Следовательно, предприятием завышена себестоимость на 109руб. Аналогичное замечание по а/о Носкова А.А.

Согласно а/о в марте Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п.2 Инструкции о служебных

командировках № 62 к а/о не приложено командировочное удостоверение. Согласно п.6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Таким образом, завышена себестоимость в сумме 3 815 руб.

По а/о Носкову А.А. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. Представительские расходы возмещены по а/о № 30 Зайцева В.Л., в январе в сумме 861 руб., по а/о № 57 от 11.01.09 Головань О.Н. в сумме 124 руб., а/о № 140 от Юшкова С. Д. в сумме 1 956 руб. и др. В учете отражено: Дт 26 Кт 71.

На предприятии составлена только программа проведения совещаний.

Таким образом, оснований для отнесения данных расходов на себестоимость услуг нет. При наличии сметы и правильно оформленных документов эти суммы могут быть отнесены на себестоимость.

Предприятие оплачивает расходы по обслуживанию квартиры по адресу: ул.Октябрьская. д. 20, кв. 18 (жилой фонд) Например, по а/о № 289 Шадрина А.Б. в августе оплачено за подключение газовой плиты по указанному адресу в сумме 142 руб. (в т.ч. НДС 24 руб.); по а/о № 346 от 30.09.09 оплачено за изготовление ключей для служебной квартиры в сумме 12 руб.

В учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 130 руб.

Дт 19 Кт 71 - 24 руб.

Итого: 154 руб.

Так как источником содержания квартиры является прибыль предприятия, то эти расходы следовало отразить за счет прибыли: Дт 91 Кт

71 – 154 руб. Таким образом, завышена себестоимость в сумме 130 руб., излишне возмещен НДС в сумме 24 руб.

Предприятием оплачены ритуальные услуги, медикаменты, медицинские услуги в связи с несчастным случаем на производстве в сумме 9234 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71.

Положением о составе затрат не предусмотрено отнесение данных расходов на себестоимость. Следовало, вышеуказанные расходы отразить за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия и включить в облагаемую базу для начисления взносов в Пенсионный фонд. Предприятием в течение года уплачена госпошлина в Московский областной Арбитражный суд за подачу кассационной жалобы по делу увольнений работников и др. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. В соответствии с п. 15 Положения о составе затрат судебные издержки и арбитражные расходы включаются в состав внереализационных расходов. Таким образом, следовало отразить:

Дт 91 Кт 71.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные

документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования,

как «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на

сумму», приложенные к авансовым отчетам Юшкова С. Д. № 60 на сумму

21,7 руб., № 89 от 27.04.09 на сумму 22 руб. и др. не дают достаточных

оснований для отнесения расходов на себестоимость.

Согласно авансовому отчету № 302 в октябре Зайцеву В.Л. возмещены

расходы по загранкомандировке в г. Лимассол (о. Кипр) с 12 по 14 октября в

сумме 13 610,43 руб.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/95), утвержденному приказом МФ РФ от 13.06.95 № 50 расходы в иностранной валюте, произведенные работником, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового

отчета. Предприятием пересчет произведен на дату совершения расходов. Следует заполнить все реквизиты авансового отчета, в том числе дату составления и утверждения и произвести перерасчет.

Работнику возмещены суточные за время нахождения в загранкомандировке в сумме 833,49 руб. (135 долларов США исходя из 45 долларов США в сутки). В соответствии с письмом МФ РФ «О порядке выплаты суточных работникам, направленным в краткосрочные командировки за границу» от 17.05.96 № 1037-ИХ работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня

пересечения государственной границы при выезде их РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он

направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной при командировках в пределах РФ.

Дата пересечения границы при следовании работников за границу и возвращении в РФ определяется по отметке контрольно-пограничных пунктов РФ в заграничном паспорте работника. Поэтому необходимо к авансовому отчету приложить копию загранпаспорта.

К данному авансовому отчету не приложен загранпаспорт, в командировочном удостоверении нет отметок о нахождении работника в г. Лимассол. Согласно авиабилетам работник выбыл с территории РФ 12 октября, въехал – 14 октября.

Письмом МФ РФ от 29.03.96 № 34 с 01.05.96 утверждены нормы суточных на территории о. Кипр в размере 45 долларов США в сутки. В соответствии с письмом МФ РФ «О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках « от 26.04.93 № 52 ( с последующими

дополнениями и изменениями) предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения на о. Кипр составляет 65 швейцарских франков в сутки.

Работником оплачены расходы по проживанию в отеле за 2 суток в сумме 170 швейцарских франков (85 швейцарских франков в сутки). Таким образом, произведены расходы сверх норм, предприятием такие расходы не

выделены.

Кроме того, следует отметить, что аванс работнику следует выдавать в валюте или в рублях, пересчитанных по курсу ЦБ РФ на день выдачи. Согласно авансовому отчету от 21.11.09 Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по загранкомандировке в Германию для проведения переговоров по заключению контракта в сумме 25 332 руб. В учете отражено:

Дт 71/2 Кт 50/2 – 1500 ЕВРО (30 045 руб.) – выдан аванс в ин. валюте

Дт 26 Кт 71/2 - 886 ЕВРО (17 746,58 руб.) – списаны расходы, произведенные в ин. валюте

Дт 26 Кт 71/1 - 4 702 руб. – списаны расходы, произведенные в рублях

Дт26/2 Кт71/2- 144ЕВРО (2 884,32 руб.) – расходы сверх норм, предусмотренных законодательством

Дт 50/2 Кт 71/2 – 9 414,1 руб. - внесен в кассу остаток аванса

Дт 71/1 Кт 50/1 - 4702 руб. - погашена задолженность перед работником расходов в рублях

Предприятием при оформлении данной командировки допущены следующие нарушения:

-пересчет расходов, произведенных в валюте, в рубли по курсу ЦБ РФ произведен не на дату утверждения авансового отчета, а на дату совершения расходов;

-не произведен расчет курсовой разницы.

Следовало расходы по данной командировке отразить следующим образом:

Работник направлен в командировку сроком на 4 дня с 11 по 14 ноября

2009 г.

По отметкам в загранпаспорте пересечение границы при выезде – 11 ноября, при въезде – 14 ноября.

Аванс на командировку выдан 7 ноября.

Приказом по предприятию установлен расход суточных за каждый день пребывания в командировке в размере 150 ЕВРО за исключением дня возврата из командировки, который оплачивается по норме, установленной

при командировке в пределах РФ (22 руб. в сутки). Расходы по найму жилья

возмещаются на основании фактически документально подтвержденных данных.

При возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет, который был утвержден 17 ноября 2009 г.

Курс ЦБ РФ на дату выдачи аванса – 20,03 руб. за 1 ЕВРО, на дату утверждения авансового отчета – 20,05 руб. за 1 ЕВРО.

Норма расхода суточных – 112 ЕВРО за каждый день пребывания за рубежом и 22 руб. – за день пересечения границы при возврате из командировки.

Норма расхода найма жилья 140 ЕВРО за сутки проживания. Оплата произведена за 3 суток.

Таким образом, в результате неправильного отражения командировочных расходов предприятием занижена себестоимость в сумме 94 руб., занижена облагаемая база налога на прибыль в сумме 150 руб.

В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

выявлено значительное количество ошибок. Предприятию следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.

2.4.Аудит расчетов с персоналом по прочим операциям.

Предприятие на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражает расчеты с работниками по исполнительным листам, выданным займам, по возмещению материального ущерба.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге и балансе.

К счету 73 открыты субсчета:

73/1 – Расчеты с работниками по предоставленным займам

73/2 – Расчеты с работниками по возмещению материального ущерба

73/3 – Расчеты с работниками по исполнительным листам

Предприятие выдает работникам беспроцентные ссуды по заявлениям согласно составленным договорам с указанием срока возвращения полученных сумм.

Однако предприятием не всегда заключаются договоры займа, например, в сентябре выдана ссуда Кравцову А.Е. в сумме 150 000 руб. согласно заявлению работника, договор займа не составлен. В соответствии со ст. 808 ГК РФ в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, договор займа должен быть заключен в письменной форме независимо от суммы.

Предприятием допущены ошибки при исчислении суммы алиментов, взыскиваемых с работников по исполнительным листам.

Например, неверно определена сумма дохода работника, обязанного уплачивать алименты, с которой должно производиться удержание.

Горшкову Р.М. в апреле произведены следующие начисления:

Должностной оклад – 2 500 руб.

Премия по итогам за месяц – 800 руб.

Компенсация оплаты проезда к месту работы и обратно – 50руб.

Материальная помощь в связи с рождением ребенка – 300 руб.

В соответствии с пп. а), в), к) п. 1 и пп. л) п. 2 постановления Правительства РФ от 18.07.98 № 841 сумма заработка, с которой должны быть удержаны алименты, составит 3 350руб. (2 500 руб. + 800 руб. + 50 руб.).

Предприятием доход, с которого произведены удержания алиментов, определен в сумме 3 650 руб., т.е. с учетом материальной помощи.

Кроме того, предприятию следует учесть, что в соответствии со ст. 65 Федерального закона РФ «Об исполнительном производстве» при обращении взысканий по исполнительным документам на заработную плату и иные виды доходов работника размер удержаний исчисляется от суммы, оставшейся после удержания налогов.

Предприятием данный момент не учтен, и сумма алиментов рассчитана от суммы без удержания налогов.

Сумма удержаний по исполнительному листу по данным предприятия составила 912,5 руб.(3 650 * 25%), (по решению суда работник обязан уплачивать алименты на одного ребенка в размере 25% своего заработка).

Расчет должен быть следующим:

Определяется сумма, подлежащая уплате в Пенсионный фонд РФ: 3350 * 6% = 201 руб.

Сумма подоходного налога: (3 350 – 201 – 166,98) * 13% = 387,66 руб.

Общая сумма удержаний составит 588,66 руб. (201 + 387,66)

Алименты удерживаются с суммы 2 761,31 руб. (3 350 – 588,66)

Сумма удержаний по исполнительному листу составит 690,32 руб. (2761,31 * 25%)

Таким образом, предприятием излишне удержаны алименты с

работника в сумме 222,18 руб.

На предприятии выявлены недостачи товарно-материальных ценностей, недостачи в кассе. Записи в бухгалтерском учете сделаны правильно.

С учетом вышеизложенных замечаний рекомендуем внести исправления.

2.5.Выводы и рекомендации по результатам проверки

В результате проведенной проверки ООО «Рассвет» было выявлено значительное количество нарушений по расчетам с подотчетными лицами:

1.В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

2.В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

3.Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по

ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется.

4.Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены.

5.Не все авансовые отчеты отражаются в журнале-ордере и Главной книге.

6.В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки

на учет товарно-материальных ценностей.

7.В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным

лицом другому.

Что касается расчетов с персоналом по прочим операциям, то здесь тоже выявлено некоторое количество ошибок:

-предприятием не всегда заключаютя договоры-займа;

-предприятием допущены ошибки при исчислении суммы алиментов, взыскиваемых с работников по исполнительным листам;

-на предприятии выявлены недостачи товарно-материальных ценностей, недостачи в кассе.

С учетом вышеизложенных замечаний рекомендуем:

-опеределить перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег подотчет;

-провести инвентаризацию расчетов;

-провести инвентаризацию кассы и ТМЦ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовый отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

В данной курсовой работе были рассмотрены теоретические основы организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, а также была рассмотрена аудиторская проверка на примере организации.

В результате проверки был выявлен ряд нарушений:

1.Аналитический учет по счету 71 на предприятии ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

2.Не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

3.Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется.

4.В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. Предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей.

В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлено значительное количество ошибок. Предприятию следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.

Что же касается проверки расчетов с персоналом по прочим операциям, то там тоже выявлено значительное количество ошибок, которые необходимо исправить.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Налоговый кодекс Российской Федерации (гл.21,23,24,25).

2.Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.96 (ред. 03.11.2006 г.)

3.Федеральный Закон «Об аудиторской деятельности» №307-ФЗ от 30.12.2008 г.

4.План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МФ РФ №94н от 31 октября 2000 г. в редакции последующих изменений и дополнений).

5.Положение о порядке ведения кассовых операций №40 от 04.10.93 г.

6.Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ РФ №61н от 25.07.2006 г.)

7.Постановление Правительства РФ от 29 марта 2002 г. N 190 "О лицензировании аудиторской деятельности" (с изменениями от 3 октября 2002 г.)

8.Постановление Правительства РФ от 08.02.02 г. №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

9.Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

10.Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами//Главбух №4, 2003.

11. Алборов Р.А. «Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК». – учебное пособие, 3 изд., перераб и доп. – М.: Издательство «Дом и Сервис», 2003 – 464 с.

12.Андрееев В.Д. Практикум по аудиту: уч. пособие.- М.: Финансы и статистика, 2007-265 с.

13. Аудит: под редакцией Парушиной Н.В., Суворовой С.П.– учебное пособие. – М.: Форум – Инфра – М, 2009- 287 с.

14. Аудит./ Под ред. Рогуленко Т.М. – М.: Экономист, 2005- 378 с.

15. Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В.И. — 3–е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ –ДАНА, Аудит, 2006. —583с.

16. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов/ Под ред. Проф. Ю.А. Бабаева. – М.: Вузовский учебник, 2005. – 525 с.

17.Дробышевский Н.П. Ревизия и аудит: уч. пособие.- М.: Мисанта, 2008.-365 с.

18.Ерофеева В.А. Аудит: уч.пособие, 2-е изд., перераб. И доп.- М.: Юрайт, 2010.-638 с.

19. Заварихин Н.М. Методы аудита // Аудитор, 2005, №7 с. 39 – 48.

20.Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: учебное пособие, 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ПРИОР, 2010.-320 с.

21.Парушина Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами // Аудитор, 2006, №1 с. 20 -29.

22.Рогуленко Т.М. Аудит: учебник. М.: Экономистъ, 2008.-465 с.

23.Терентьева М.И. Аудит: уч.пособие.-М.: Феникс, 2009.-320 с.

24. Учёт расчётов с подотчётными лицами.// Н.И. Смирнов. - Главбух. - 2005, № 5 с.12-13.

25.Харченко О.Н. Аудит: Практикум: уч. пособие. -М.: Кнорус, 2009.-297 с.

[1]
Заварихин Н.М. Методы аудита//Аудитор, 2005, №7 с.39-48