СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………86
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………88 ВВЕДЕНИЕСовременное предприятие - большое и сложное образование, у которого много разных «органов» и частей. Организм этот может только нарождаться, появляться на свет или находиться в отроческом периоде, быть в «расцвете сил», наконец, уже дряхлеть, «отживать свой век» (но при этом, кстати, так и не успев набраться мудрости).
В построении современного предприятия можно выделить два взаимосвязанных процесса: формирование производственно-opганизационной структуры (определяющей, как будет вестись бизнес) и структуры, управляющей информационными потоками, порождёнными деятельностью предприятия. [21, c.17-24]
Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, при обретающая в условиях переход ной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров — обеспечивает регистрацию, xpанение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильности и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием — ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы» с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, а с другой - формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.
Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко подучить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.
Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных, операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия. [20, c.3-10]
Непременными структуры, управляющей информационными потоками являются инструментарий в виде современной системы автоматизации (КИС) и управленческие кадры (менеджмент), которые могут эффективно её использовать. Для большинства российских предприятий сегодняшняя ситуация требует активных действий, преобразований, движения — иначе не выжить.
Главное — определить в сформулировать цели преобразований, правильно выбрать направление и понять, каким средствами готово пожертвовать предприятие для их достижения.
Целью, например, может быть повышение эффективности бизнеса, улучшение деятельности всего предприятия или его некоторых направлений. Необходимо оценить, что даёт в данном случае внедрение и использование ИС. При этом ее полезность может не обязательно измеряться в денежном эквиваленте. Все зависит от поставленных целей.
Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов. [16, c.5-6]
Вышесказанное и определило актуальность настоящего исследования.
Цель исследования: изучить автоматизированные системы, применяемые в бухгалтерском учете.
Объект исследования: ООО «Янта-Т»
Для достижения поставленной цели и проверки выдвинутой гипотезы исследования были определены следующие задачи:
1. проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета;
2. выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме;
3. изучить программный комплекс, внедряемый на ООО «Янта-Т»
Методы исследования:
Анализ, изучение и обработка научной и учебной литературы по автоматизации бухгалтерского учета;
Сравнение наиболее популярных автоматизированных систем, применяемых в бухгалтерском учете;
Индукция – переход от изучения единичных факторов к общим выводам.
Структура диплома:
Работа состоит из трех глав. В первой главе – теоретической – на основе изучения научной, учебной и периодической литературы отечественных авторов, таких как Брага В.В., Глицкий А.Б., Коцюбинский А.О., Шуремов Е.Л., Вартанян А., Королев Ю.Ю. и многих других рассматриваются автоматизированные бухгалтерские системы, специфика бухгалтерского учета с их применением, их достоинства и недостатки.
Во второй главе – практической – анализируется применение программного комплекса «Галактика» на предприятии «Янта-Т».
В третьей главе - изучить автоматизацию основных финансовых показателей на ООО «Янта-Т»
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. [13, c.12]
Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия и даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не знающий в бухгалтерский учет, просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.
Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.
Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. [12, c.11-13]
Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.
На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов. Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.
Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.
Требования ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты.
Кроме первичных документов, журнал хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.
Конечная цель работы любой бухгалтерии – составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна. [29, c.9-13]
В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять. Начислять и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.
Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета. Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.
Бухгалтера в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор или настенный календарь оказывается значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые программы позволяют создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко. [12, c. 151-153]
Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление.
Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.
Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации бухгалтерской деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия. Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторыми автоматизируемым торговым и складским оборудованием. Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров, штрихкодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.
Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.
Хотелось бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским программам. Они сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.
Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления. В большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. В то время как большинство универсальных программ становится все дружелюбнее и проще в освоении, бухгалтерские программы становятся все сложнее и запутаннее. [19, c.11-16]
Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.
Процессы выбора автоматизированных систем бухгалтерского учета (АСБУ) для небольшой фирмы и для крупного предприятия существенно различаются.
В первом случае речь идет о приобретении недорогого предмета массового спроса, когда затраты на покупку программы сопоставимы с затратами на покупку кресла или факсимильного аппарата. При этом не нужно думать о смене компьютеров. Ведь тиражные продукты, как правило, не требовательны к мощности компьютера.
Во втором случае бухгалтерская система может рассматриваться лишь в качестве звена комплексной автоматизации предприятия. Решающим критерием здесь может стать, например, платформа разработки, когда выдвигается требование использования АСБУ совместно с мощными СУБД типа Oracle, Informix, Sybase, Progress и т.д.
Тем не менее в процедуре и принципах выбора бухгалтерских систем для любого предприятия есть много общего, поэтому уже давно предпринимаются попытки создания методики такого выбора. Наиболее часто это сводится к набору формальных механизмов, связанных с обработкой массивов экспертных оценок, сопоставляющих совокупность свойств программного комплекса и потребностей его потенциальных пользователей.
Очевидно, что разработка таких механизмов необходима, поскольку открывает возможности для наиболее общего решения данной задачи и учета всего спектра проблем автоматизации учета конкретного предприятия. Вместе с тем применение соответствующего инструментария может оказаться достаточно затруднительным в силу того, что он может давать адекватные результаты только при привлечении значительного числа экспертных оценок большого перечня характеристик, что не всегда выполнимо. Поэтому целесообразно выделить набор общих критериев выбора АСБУ применительно к предприятиям различных типов. Данный набор критериев должен быть основан на небольшом числе важнейших содержательных факторов, в число которых, по нашему мнению, должны быть включены:
функциональная полнота; особенности построения программной системы; принципы адаптации к особенностям учетной работы конкретных предприятий; возможность использования на различных программноаппаратных платформах; возможность комплексирования с другим офисным программным обеспечением (ПО) производителей.
Классификация предприятий при выборе АСБУ:
выделенные выше параметры следует рассматривать применительно к классификационным группам, построенным на критерии величины бухгалтерии предприятия. Конечно, этот критерий не единственный при рассмотрении всего спектра различий программных систем. В то же время он неявно определяет степень специализации различных сотрудников бухгалтерии, а следовательно, и потребность в степени специализации отдельных компонент ПО.
Использование принципа отраслевого деления предприятий как основного применительно к разработке критериев выбора АСБУ вряд ли целесообразно, поскольку массовое, тиражное ПО универсально по своей природе. Следует отметить, что отраслевые настройки для ПО инструментального типа нельзя считать предметом выбора, поскольку они лишь дополняют тот универсальный программный продукт, применительно к которому созданы.
Одним из важнейших факторов выбора АСБУ является их функциональная полнота. Однако, совершенно очевидно, что требования, предъявляемые к системам автоматизации бухгалтерского учета со стороны различных предприятий, достаточно индивидуальны. Например, предприятиям, не имеющим на балансе большого числа основных средств, не требуется развитая поддержка функций их учета. При выполнении расчетов по начислению зарплаты также далеко не всем требуются функции по учету северных надбавок, а на многих малых предприятиях не рассчитывают даже больничные листы и т.д.
Поэтому требования к функциональной полноте при дальнейшем рассмотрении исключены из критериев выбора ПО АСБУ и должны рассматриваться индивидуально.
Исключение данного фактора объясняется еще и тем обстоятельством, что в понятие функциональной полноты в значительной степени вкладывается представление о степени автоматизации решения той или иной учетной задачи, а не о возможности или невозможности использования всей системы в целом из-за отсутствия конкретной функции. Кроме того, для многих систем отсутствие той или иной функциональности в базовой поставке не означает невозможности ее достижения при использовании встроенных инструментальных средств.
Основные критерии выбора АСБУ разбиваются по четырем группам, сформированным по признаку величины бухгалтерии предприятия.
Критерии выбора АСБУ для малой бухгалтерии
Унифицированная модель представления данных формируется следующим образом:
Единая программная среда
Встроенные проблемно-ориентированные инструментальные средства
Функционирование в одноранговой сети или в сети с выделенным сервером
Наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров фирмы - производителя ПО в собственном регионе
Возможность простого комплексирования со стандартным офисным ПО и проблемно-ориентированным ПО других производителей
Критерии выбора АСБУ для средней бухгалтерии
Построение системы в виде полнофункционального набора специализированных по участкам учета программных модулей
Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки
Функционирование в сети с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер
Функции разграничения прав доступа пользователей к данным
Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Критерии выбора АСБУ для крупной бухгалтерии основывается на
построении системы в виде полнофункционального набора узкоспециализированных по участкам учета программных модулей
Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки
Возможность функционирования в неоднородных сетях, значительная независимость в выборе пользователем аппаратных средств, операционных систем и СУБД
Развитые функции разграничения прав доступа к данным и авторизации выполняемых пользователями действий
Развитое разграничение функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета; взаимодействие с подсистемами планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства
Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Критерии выбора АСБУ для корпоративной бухгалтерии:
Соответствие перечисленным требованиям по отношению к отдельным предприятиям и самостоятельным подразделениям корпорации
Развитые средства репликации данных удаленных подразделений
Наличие средств консолидации данных для построения корпоративной отчетности, в том числе с возможностью ведения учета в различных учетных стандартах.
Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии менее 4 человек, вполне подойдет разработка, основанная на концепции универсальной модели учетных данных и построенная в виде единой программной системы. Как правило, здесь отсутствует специализация сотрудников по участкам учета, и ввод данных фактически ограничивается формированием проводок, расширенных минимальной аналитической информацией.
В более крупных бухгалтериях при наличии явной специализации сотрудников, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование комплексов, специализированных по функциям и данным. Кроме того, с ростом бухгалтерии и предприятия в целом возрастает потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации.
Существенны различия между предприятиями и с точки зрения наличия технического персонала, способного выполнять техническое обслуживание АСБУ и привязку ПО к особенностям учетной работы. У более крупных предприятий, как правило, такой персонал имеется. Поэтому для адаптации АСБУ они могут привлекать собственных сотрудников, которым вполне по силам использование достаточно сложного инструментария профессионального уровня.
У малых предприятий собственный штат инженеров и программистов обычно отсутствует. Поэтому для них важна поддержка используемой программной системы со стороны дилеров либо ее настройка собственными силами на основе встроенных в ПО проблемно-ориентированных инструментальных средств.
Требования к возможности функционирования программных систем в условиях локальных сетей и на разных программноаппаратных платформах достаточно очевидны. В этой связи для бухгалтерий с небольшим числом автоматизированных рабочих мест обычно вполне достаточно применения одноранговых сетей персональных компьютеров.
Для более крупных бухгалтерий уже желательны системы, функционирующие в сетях с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер. И, наконец, для АСБУ с большим числом рабочих мест актуально применение неоднородных сетей, возможно, с использованием серверов на более мощных программноаппаратных платформах. Отсюда и требования к ПО, предполагающие перспективное масштабирование системы и предусматривающие возможность его функционирования на основе технологии тонкого клиента.
Для корпоративных систем критерии выбора АСБУ дополнены требованиями поддержки функций репликации и консолидации данных с возможностью составления отчетности в нескольких учетных стандартах.
Перечисленные выше критерии определяют лишь самые общие требования к АСБУ. Профессиональный подход требует более полного рассмотрения особенностей программных продуктов и их сопоставления с детализированным набором требований к АСБУ со стороны конкретных предприятий. Решение этой задачи требует привлечения более сложных инструментов.
В то же время достоинством рассмотренного подхода является его простота, и потому он может применяться для грубого отбора совокупностей программных продуктов, в известной степени сужая число систем, включаемых в более подробное обследование.
1.3 Классификация бухгалтерских автоматизированных системСуществующие прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ:
- ориентация на размер предприятия;
- локальные и сетевые версии;
- ориентация на бухгалтерский учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет;
- отечественные и зарубежные программы. [23, c.35-43]
1. Программный комплекс «Галактика», разработанный одноименной российско-белорусской корпорацией, уже долгое время успешно эксплуатируется на сотнях средних и крупных предприятиях России и ближнего зарубежья. Среди них торговые предприятия, предприятия сферы услуг, а также различных отраслей промышленности: машиностроительные, горнодобывающие, металлургические, нефтеперерабатывающие и многие другие. Отличительной особенностью «Галактики» является комплексный подход к проблеме автоматизации, охватывающий все сферы управления современным предприятием, включая хозяйственное и финансовое планирование, управление кадрами, бухгалтерский учет, оперативное управление и многие другие направления.
Концептуальная модель системы базируется на тщательно проработанной технологии компьютерного ведения бухгалтерского и оперативного учета, легко адаптируется под специфику различных типов предприятий. В основу архитектурного построения системы «Галактика» заложен принцип разделения комплексной системы автоматизации на ряд взаимосвязанных контуров. Программный комплекс решает группу задач планирования:
-финансовое планирование,
-построение бюджета,
-календарно-сетевое (хозяйственное) планирование,
-планирование маркетинговых кампаний, проектов развития,
-техническая подготовка и планирование производства,
-планирование себестоимости продукции - товаров и услуг,
-оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей.
В рамках оперативного управления предприятием “Галактика” решает следующие задачи:
-управление закупками - материально-техническое снабжение,
-управление продажами - сбыт и реализация продукции,
-управление бартерными операциями и взаимозачетами,
-управление запасами - движение и наличие материальных ценностей и МБП,
-управление консигнационными операциями,
-управление продажами через торговый зал с использованием интеллектуальных кассовых аппаратов,
-управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями,
-управление штрафными обязательствами,
-управление финансами - мониторинг в режиме реального времени,
-управление производством,
-управление проектами управление себестоимостью продукции - товаров, услуг,
-управление персоналом, учет кадров,
-управление внутренним и внешним делопроизводством,
-управление автотранспортом.
К комплексу задач бухгалтерского учета относятся:
-кассовые и финансово-расчетные операции,
-учет валютных операций,
-учет товарно-материальных ценностей и МБП,
-учет основных средств и нематериальных активов,
-учет труда и заработной платы,
-учет фактических затрат,
-ведение главной книги и составление баланса,
-налоговый учет,
-сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность,
-бухгалтерская и финансовая отчетность в международных стандартах.
Серия задач контроля:
-контроль выполнения планов, проектов,
-контроль исполнения бюджета,
-контроль взаимных финансовых обязательств,
-контроль использования ресурсов,
-контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных позиций,
-контроль качества, отработка возвратов и рекламаций,
-контроль исполнительской дисциплины.
К группе задач анализа относятся:
-анализ выполнения планов и использования ресурсов,
-анализ финансовой и хозяйственной деятельности,
-анализ эффективности использования оборотных средств,
-анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставление их с плановыми (анализ отклонений),
-анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний,
-анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов.
С помощью контура «бухгалтерский учет» осуществляют обработку данных первичного учета и формируют всю необходимую бухгалтерскую отчетность предприятия. В этот же контур включен модуль по расчету заработной платы.
В «Галактике» сделан новый шаг вперед в решении проблемы совершенствования технологии работы с первичными документами. Здесь, благодаря единой базе данных всей управленческой, а не только бухгалтерской информации, организация электронного документооборота выводится на качественно новый уровень. За счет полной интегрированности данных управления и четкого разделения функций между модулями, существенно повышены качество пользовательского интерфейса и технологичность в использовании системы.
В системе «Галактика» для организации учета по операциям такого рода предназначена специальная подсистема «Консигнация», куда и может быть вынесена вся аналитика по ним. Здесь учет может строиться без привязки к бухгалтерским счетам. Объединяющим звеном являются документы-основания на отгрузку товаров и соответствующие им финансовые документы, занесенные в базу данных системы и, естественно, при использовании локальной вычислительной сети, в оперативном режиме доступные всем ее пользователям, имеющим право доступа к данной информации. Поэтому при желании в бухгалтерском контуре можно вести только синтетический учет, оставив всю аналитику менеджерам коммерческого отдела и пользуясь ею лишь по мере необходимости.
Формирование отчетов может выполняться как обычным способом так и средствами Microsoft Еxcel. Требование к используемому компьютеру: Pentium III800/FCPGA/RAM 128/RIVA TNT/HDD 20 GB/7200/CD-ROM 48x/SB.
2. В настоящее время, безусловно, самой распространенной системой автоматизации учетных работ является программа, а точнее целое семейство программ – «1С: Предприятие».
Система «1С: Предприятие» может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов. «1С: Предприятие» может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Разнообразные и гибкие возможности системы позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.
Система «1С: Предприятие» выполняется под управлением ОС Windows 95 и Windows NT. Сетевая версия может устанавливаться в наиболее распространенных локальных сетях. В последнем случае рабочие станции должны иметь процессор класса 486 DX и выше и оперативную память объемом не менее 8 Мбайт, а сервер – оперативную память не менее 16 Мбайт и процессор Pentium / 75 и выше.
Система «1С: Предприятие» обладает гибкими возможностями организации учета:
- синтетический учет по многоуровневому плану счетов;
- учет по нескольким планам счетов;
- валютный учет и учет покрытия валют;
- многомерный аналитический учет;
- многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;
- количественный учет;
- учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Ввод информации в «1С: Предприятие» может быть организован с разной степенью автоматичности:
- режим ручного ввода операций;
- режим типовых операций;
- режим автоматического формирования операций по первичным бухгалтерским документам – безусловно, самый прогрессивный способ.
Система «1С: Предприятие» является универсальной системой для учета наличия и движения средств и может быть настроена на различные схемы учета складских запасов, взаиморасчетов, средств на расчетных счетах и в кассе, кредитов, консигнации и т.д.
Система «1С: Предприятие» обеспечивает решение широкого круга разнообразных задач оперативного учета, например:
- учет складских запасов товаров и их движения;
- учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
- резервирование товаров и контроль оплаты;
- учет денег на расчетных счетах и в кассе;
- учет товарных кредитов и контроль их погашения;
- автоматический расчет цен списания товаров и других материально-производственных запасов;
- учет выданных на реализацию товаров, их возврата и оплаты.
Средства конфигурирования системы позволяют настроить ее на самые различные виды деятельности предприятий. Можно организовать произвольное количество справочников и документов необходимой структуры, настроить произвольное количество регистров для учета средств в самых различных разрезах.
Система «1С: Предприятие» ориентирована на работу в реальном времени. Она автоматически поддерживает в актуальном состоянии текущие остатки товарных и денежных средств. При вводе документов может выполняться контроль наличия товаров на складе или состояние взаиморасчетов клиента. Система авторизации и контроля прав позволяет ограничить возможности использования различных функций для отдельных категорий пользователей.
Можно настроить произвольное количество журналов расчета для выполнения расчетов по тем или иным объектам и хранения их результатов. Система позволяет проводить расчеты с определенной периодичностью, от одного дня до года. Она, например, может быть настроена на расчет заработной платы, как по месячному, так и по недельному циклу.
Система имеет широкие возможности для связи с другими программами. Конкретная конфигурация может поддерживать автоматическую загрузку справочников из внешних приложений, передачу отчетов в другие программы, в том числе формирование бухгалтерских проводок. По данным специалистов российской компании «1С», на 1 апреля 2008 года (данные взятые от всех франчайзинговых сетей).
3. Система автоматизации «БОСС», предназначена для крупных предприятий, производственных и торговых объединений. Как инструмент управления предприятием система «БОСС» имеет отраслевую ориентацию и включает «БОСС – Бухгалтер», осуществляющую ведение бухгалтерского учета и составления отчетности, а также набор следующих функциональных модулей, направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов: «БОСС – Кадровик» (управление персоналом и начисление заработной платы); «БОСС – Референт» (управление документооборотом); «БОСС – Кладовщик» (автоматизация складского учета, причем для крупных предприятий, как правило, разрабатывается отдельно); «БОСС – Продавец» (управление сбытом); «БОСС-Снабженец» (автоматизация процесса снабжения); «БОСС-Технолог» (управление производством); «БОСС-Финансист» (автоматизация управления финансами с элементами анализа); «БОСС-Аналитик» (анализ фактических производственных затрат и полученных финансовых результатов.
Для средних и некоторых крупных предприятий имеется система «БОСС-Компания». Для крупных корпораций, производственных и торговых объединений, куда, например, входят разные по профилю и форме собственности предприятия и организации, предназначена САБУ «БОСС-Корпорация».
«БОСС–Бухгалтер» может применяться на предприятиях любой формы собственности и функционировать как автономно, так и в составе системы управления «БОСС – Компания» или «БОСС – Корпорация».
С позиции организации бухгалтерского учета крупные и средние предприятия отличаются большим штатом работников бухгалтерии, узкой специализацией каждого работника на своем участке, разнообразным потоком первичных и отчетных документов и четко отработанной технологией их обработки.
С позиции методологии бухгалтерского учета эти предприятия характеризуются сквозным аналитическим учетом затрат, детальным количественно-суммовым учетом, связью с планированием и финансовым анализом.
Поэтому подсистема бухгалтерского учета должна обеспечивать автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российскими и международными стандартами, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирования, а также внутреннего аудита.
4. Одна из самых популярных программ автоматизации работы бухгалтерской службы – программа «БЭСТ» ориентирована на предприятия различных масштабов и форм собственности. Комплекс программ «БЭСТ» (Бухгалтерия Экономика Статистика) предназначен для комплексной автоматизации бухгалтерского учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Его отличие состоит в том, что здесь функции собственно бухгалтерского учета органично переплетаются с оперативным учетом и управлением. Отдельные подсистемы комплекса могут использоваться не только работниками бухгалтерии, но и администрацией, коммерческим отделом и т.д. Система «БЭСТ» представляет собой комплексную систему автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный программный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрихкодов и другое оборудование.
Бухгалтерский учет в системе «БЭСТ» ведется на основании первичных документов, зарегистрированных при оперативном учете. Проводки по документам можно формировать двумя способами – либо автоматически, с применением механизма типовых операций, либо вручную. В программе поддерживается многоуровневый синтетический и аналитический учет, и формируются внутренние, внешние и налоговые отчеты.
5. «Инфо-Бухгалтер». Разработчиком программы является ООО «Инфо-Бухгалтер» (Учредитель – Институт проблем информатики РАН). ООО «Инфо-Бухгалтер» входит в десятку ведущих компьютерных фирм России среди производителей программ бухгалтерского учета, а также в число лидеров компьютерного бизнеса России среди производителей программных продуктов.
«Инфо-Бухгалтер» – универсальная бухгалтерская программа для предприятий всех сфер деятельности с небольшим информационным потоком. Реализовано – DOS, Windows. Компактная, удобная и любимая бухгалтерами небольших предприятий программа может быть легко адаптирована практически к любой методике учета. Имеет мощный генератор отчетных форм, широкие возможности для аналитического учета и анализа, возможность графического представления результатов, быстро подготавливает все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, во внебюджетные фонды, в Госкомстат.
Отчетные формы и первичные документы, используемые в программе «Инфо-Бухгалтер», регулярно обновляются в соответствии с изменениями законодательства. Заключен договор с Министерством финансов Российской Федерации об оперативном предоставлении сборников, содержащих всю информацию Минфина РФ, официально направляемой всем финансовым органам субъектов РФ.
Программа «Инфо-Бухгалтер» не занимает много места на компьютере и для работы достаточно иметь не менее 64 Мб оперативной памяти и процессор типа Celeron 700. Для более быстрой работы в программе и предотвращения неожиданного зависания можно увеличить объем памяти до 128 Мб.
6. Программа «Турбо-Бухгалтер» ориентирована на торговые, производственные, финансовые, аудиторские, страховые организации и бюджетные учреждения.
Основные преимущества этой программы: наборы стандартных проводок; работа, как от проводок, так и от первичного документа; контроль корреспонденции счетов и наличия обязательных аналитических признаков; быстрое и эффективное восстановление бухучета; разделение бухгалтерии на участки учета; высокая скорость построения отчетов.
Данная программа предлагает весь спектр учета: банковские и кассовые операции, расчет заработной платы, учет основных средств, нематериальных активов, учет товарно-материальных ценностей, количественный учет, расчеты с контрагентами, делопроизводство. Обеспечивает составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, внутренних отчетов – оборотных ведомостей, шахматных ведомостей, журналов-ордеров, главной книги и т.п., отчетов для налоговых органов.
Всю бухгалтерскую службу в программе можно разделять на участки учета, вести бухгалтерии нескольких предприятий на одном компьютере, а также сводный учет в группе предприятий. При этом программа позволяет анализировать различные аспекты финансовой и хозяйственной деятельности предприятия: расчеты с покупателями и поставщиками, выполнение договоров, наличие и движение товаров и основных средств, учет затрат и прибыли различных подразделений.
Признаки могут быть объединены в группы с неограниченной степенью вложенности, благодаря этому возможно получать подробную информацию, например, о поставщике по конкретному договору (или группе договоров) на поставку определенного товара (или группы товаров) за заданный период времени. Аналитический учет можно вести в количественном и денежном выражении.
7. Система «Бизнес Про» предназначена для комплексной автоматизации учета на предприятиях различного масштаба занимающихся оптовой и розничной торговлей, а также производственной деятельностью. Она включает в себя оперативный (товарный) и бухгалтерский учет.
Система «Бизнес Про» позволяет вести комплексный бухгалтерский учет, включающий в себя полноценные синтетический и аналитический учет с возможностью анализа затрат, денежных потоков, дебиторских и кредиторских задолженностей и формирования баланса предприятия.
Бухгалтерский модуль интегрирован с другими модулями системы, что сводит до минимума повторный ввод данных и уменьшает количество ошибок. Система позволяет использовать в бухгалтерских операциях в качестве аналитики все справочники, используемые в оперативном учете. Программа автоматически генерирует проводки по документам оперативного учета согласно настройке, произведенной пользователем, при этом сложность алгоритма расчета практически не ограничена. Из модуля бухгалтерского учета можно быстро получить доступ ко всем документам оперативного учета и наоборот.
8. Сетевая бухгалтерская система «Интегратор» обеспечивает комплексную автоматизацию бухгалтерского учета крупных и средних предприятий различных отраслей и сфер деятельности. Основные достоинства системы «Интегратор»: любой уровень детализации учета на каждом рабочем месте, гибкая настройка на структуру предприятия и учетную политику, обеспечивает согласованную работу бухгалтеров на всех участках учета в сети в режиме реального времени, позволяет вести как бухгалтерский, так и налоговый учет в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ и ПБУ 18/02.
В части аналитического учета для каждого балансового счета пользователь устанавливает требуемый уровень глубины аналитики. В системе предусмотрена возможность ввода новых аналитических параметров и показателей, не включенных в базовую поставку.
В системе «Интегратор» реализована информационная взаимосвязь с программой «Зарплата», поставляемой отдельно. Права доступа пользователей к информации разграничены в соответствии с выполняемой работой. Соблюдается принцип ответственности, при котором каждый бухгалтер отвечает за свой участок работ. По каждой проводке имеется информация о том, на каком участке она введена.
9. Программный комплекс «Гектор-бухгалтер» предназначен для решения основных задач оперативного и бухгалтерского учета на предприятиях любой численности и организационно-правовой формы. Он обеспечивает полную автоматизацию всех повседневных операций, гибкую настройку на специфику организаций, анализ приведенных операций в различных разрезах. Реализована передача данных между различными участками, имеется сетевая версия системы.
Программный комплекс "Гектор-бухгалтер" включает в себя следующие модули:
«Гектор: Сводный бухучет»
Программа предназначена для ведения сводной отчетности организации (бухгалтерская и налоговая отчетность, отчетность по внебюджетным фондам).
«Гектор: Зарплата»
«Гектор: Основные средства»
Программа предназначена для автоматизации процессов формирования учетной информации по наличию и движению инвентарных объектов основных средств по местам хранения и эксплуатации.
«Гектор: Склад-материалы»
«Гектор: Первичные бухгалтерские документы»
Программа предназначена для подготовки и печати первичных бухгалтерских документов (платежных поручений, счетов-фактур, обычных счетов, доверенностей на получение материальных ценностей) ведения архивов и печати реестров документов, книг покупок и продаж.
10. Программный комплекс «АУБИ» - это зарегистрированное название интегрированной программной системы «Автоматизации Бухгалтерского Учета малых, средних и больших предприятий». «АУБИ» может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУБИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов, информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости от специфики деятельности предприятия «АУБИ» позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства: учет материалов (склад); учет основных средств; учет кассовых операций - формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги; учет банковских операций – платежных поручений, требований и реестров; учет счетов; ведение журнала хозяйственных операций; ведение главной бухгалтерской книги; формирование шахматной и оборотной ведомостей; формирование различных ведомостей аналитического учета.
Журнал хозяйственных операций является в "АУБИ" основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету.
2. АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
НА ООО «ЯНТА-Т»
2.1 Экономическая характеристика ООО «Янта-Т»
Стабильное развитие молочного рынка Сибирского федерального округа во многом связано с благоприятной ситуацией в сфере молочной промышленности. По данным Управления Информацией Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, лидерами по производству сырого молока стали сибирские субъекты – Алтайский край, Новосибирская и Омская области. Доля сибирских производителей молока в 2004 году перешагнула отметку 16% в общероссийском производстве и в абсолютных цифрах составила 2,26 млн. тонн.
В целом спрос на молочную продукцию в Сибири, как высокотехнологичную, создаваемую с применением западных технологий, так и произведенную по традиционным для России технологиям отражает общероссийскую тенденцию. Массовый сибирский потребитель, уже уставший от шокирующего многообразия молочных прилавков, уверенно подходит к полкам с продукцией местных производителей, вкус которой им хорошо знаком и которой они доверяют.
В настоящее время молочная промышленность в Иркутской области существует и динамично развивается благодаря крупнейшему предприятию в г. Иркутске ОАО «Молоко», право собственности, на которое в 2001 году перешло к ОАО «Иркутский масложиркомбинат».
На протяжении последних лет Иркутский масложиркомбинат сформулировал и практически воплотил в жизнь концепцию превращения предприятий в агропромышленный холдинг. Рентабельная и высокоэффективная работа масложиркомбината, позволила аккумулировать значительные финансовые средства и инвестировать их, прежде всего в сельскохозяйственные предприятия, а, кроме того, приобрести контрольные пакеты акций таких крупных предприятий пищевой промышленности, как, ОАО «Молоко», ЗАО «Ангарская птицефабрика», ЗАО «Иркутский завод розлива вин», структура представлена на рисунке
Рисунок 2.1 Структура холдинга – группа предприятий «Янта»
ООО «Янта-Т» является отделом сбыта масложировой продукции.
Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Янта-Т» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» в 2004 году.
ООО «Янта-Т» является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.
ООО «Янта-Т» является коммерческой организацией и имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения. Имеет штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации. Является собственником принадлежащего ему имущества и денежных средств и отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом. Осуществляет владение, пользование и распоряжение находящимся в его собственности имуществом по своему усмотрению в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества. Имущество учитывается на его самостоятельном балансе.
ООО «Янта-Т» вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, основным из них является: оптовая торговля масложировой продукцией. Целями деятельности является расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.
Место нахождения и почтовый адрес ООО «Янта-Т»:
664043, Российская Федерация, г. Иркутск ул. Доржи Банзарова 1
ООО «Янта-Т» возглавляет генеральный директор, структура представлена на рисунке 2.2
Рисунок 2.2 Организационная структура ООО «Янта-Т»
Бухгалтерский учет ООО «Янта-Молоко» осуществляется бухгалтерской службой как структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером, структура представлена на рисунке 2.3
Рисунок 2.3 Структура бухгалтерии ООО «Янта-Т»
Ввиду своей торговой деятельности бухгалтерия ООО «Янта-Т» по форме является централизованной, так как в бухгалтерии происходит сосредоточение всех стадий учетного процесса. Но есть исключение, первичный учет товарных операций осуществляют товароведы, то есть создают первичные документы на покупку и продажу товаров. Бухгалтера ведут текущий и итоговый учет – данные о движении товаров отражают в учетных регистрах и отчетности. По типу бухгалтерия линейно-функциональная, в которой сочетается прямое подчинение, и самостоятельность работы.
Бухгалтерия ООО «Янта-Т» организована соответствующим образом, так как, главный бухгалтер получает информацию непосредственно от подчиненных бухгалтеров и контролирует их деятельность, принимает решения и несет ответственность.
В силу своей специфики, в частности того, что первичный и текущий учет в ООО «Янта-Т» осуществляются 21 – 24 часа в сутки возникает необходимость ведения бухгалтерского учета автоматизировано, поэтому используется компьютерная программа «Галактика», версия 7.1.
Для ведения бухгалтерского учета ООО «Янта-Т» формирует учетную политику на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ и Положений по ведению бухгалтерского учета.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 [7 п.5] учетная политика формируется главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя организации. Под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности [7 п.2].
В ООО «Янта-Т» согласно учетной политике:
основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости;
вложения во внеоборотные активы по фактической себестоимости;
расходы будущих периодов списываются равномерно в течение периода, к которому они относятся;
дебиторская задолженность покупателей товаров принимается к учетув сумме выставленных и не оплаченных счетов, включая налог на добавленную стоимость, пени, штрафы и иные санкции в соответствии с действующим законодательством;
кредиторская задолженность поставщикам товарно-материальных ценностей принимается к учету по фактическим расходам, согласно платежным документам;
Для ведения налогового учета ООО «Янта-Т» формирует учетную политику на основании налогового кодекса Российской Федерации.
Бухгалтерский учет производится в соответствии с рабочим планом счетов, разработанным на основе типового плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и инструкции по его применению утвержденного, приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000г. № 94н.
Основной и единственный на сегодняшний день поставщик молочной продукции для ООО «Янта-Т» – ОАО «Иркутский масложиркомбинат». Покупателями являются: открытые акционерные общества (ОАО), закрытые акционерные общества (ЗАО), общества с ограниченной ответственностью (ООО), индивидуальные предприниматели без образования юридического лица (ИПБОЮЛ), а также бюджетные учреждения – больницы, детские сады, школы и т.д.
Для осуществления хозяйственно-финансовой деятельности предприятие должно располагать определенными видами внеоборотных и оборотных средств. Размер имущества и их структура постоянно изменяются, так как по своей природе динамичны. Основные показатели состава и структуры имущества ООО «Янта-Т» представлены в таблице 1.1.
Таблица 2.1 Основные показатели состава и структуры имущества
ООО «Янта-Т»
| Показатели | 2006 | 2007 | Изменение | |||||
| тыс. руб. | структура, % | тыс. руб. | структура, % | тыс. руб. | Темп роста, % | структура, % | ||
| Основные средства | 27050 | 14,56 | 22849 | 9,71 | -4201 | -15,53 | -4,85 | |
| Сырье, материалы и другие аналогичные ценности | 327 | 0,17 | 166 | 0,07 | -161 | -49,23 | -0,1 | |
| Расходы будущих периодов | 498 | 0,26 | 3418 | 1,45 | +2920 | +586,3 | +0,19 | |
| Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям | 11227 | 6,04 | 10916 | 4,63 | -311 | -2,7 | -6,03 | |
| Дебиторская задолженность, | 96833 | 52,14 | 84486 | 35,9 | -177 | -0,18 | -16,24 | |
| в том числе - покупатели | 71514 | 38,51 | 74044 | 31,46 | +2530 | +3,53 | -7,05 | |
| Денежные средства | 8185 | 4,4 | 9691 | 4,11 | +1506 | +18,39 | -0,29 | |
| Итого | 185700 | 100,00 | 235288 | 100,00 | +49588 | +26,7 | х | |
Из таблицы видно, что имущество ООО «Янта-Т» увеличилось на 26,7% (49588 тыс. руб.) Данное увеличение в основном произошло за счет увеличения дебиторской задолженности покупателей на 3,53% и денежных средств на 18,39%, что положительно сказывается на деятельности ООО «Янта-Т».
Для формирования активов предприятия необходимы конкретные источники, основные источники формирования активов ООО «Янта-Т» представлены в таблице 2.2
Таблица 2.2 Основные источники формирования активов ООО «Янта-Т»
| Показатели | 2005 | 2006 | Изменение | |||||
| тыс. руб. | структура, % | тыс. руб. | структура, % | тыс. руб. | Темп роста, % | структура, % | ||
| Уставный капитал | 2000 | 1,07 | 2000 | 0,85 | - | - | -0,22 | |
| Нераспределенная прибыль | 118533 | 63,8 | 178689 | 75,94 | +60156 | +50,75 | +12,14 | |
| Кредиторская задолженность, | 61352 | 33,03 | 51726 | 21,98 | -9626 | -15,68 | -11,05 | |
| в том числе - поставщики - задолженность перед персоналом организации - заложенность перед государственными внебюджетными фондами - задолженность по налогам и сборам - прочие кредиторы | 58967 1480 430 431 44 | 31,75 0,79 0,23 0,23 0,02 | 49343 857 477 1003 46 | 20,97 0,36 0,2 0,42 0,01 | -9624 -623 +47 +572 +2 | -16,32 -42,09 +10,93 +132,71 +4,54 | -10,78 -0,43 -0,03 +0,19 -0,01 | |
| Итого | 185700 | 100,00 | 235288 | 100,00 | +49588 | +26,7 | х | |
Из таблицы видно, что источники формирования активов ООО «Янта-Т» увеличились на 26,7% (49588 тыс. руб.). Положительное влияние на увеличение источников формирования оказало увеличение нераспределенной прибыли на 50,75% и снижение кредиторской задолженности на 15,68%.
Основные показатели, характеризующие торговую деятельность ООО «Янта-Т» представлены в таблице 2.3
Таблица 2.3 Основные показатели, характеризующие торговую деятельность ООО «Янта-Т»
| Показатели | 2005 | 2006 | Изменение |
| Товарооборот, тыс. руб. | 1251655 | 1607603 | +355948 |
| Себестоимость проданных товаров, тыс. руб. | 1171619 | 1482276 | +310657 |
| Валовая прибыль, тыс. руб. | 80036 | 125327 | +45291 |
| Коммерческие расходы, тыс. руб. | 50559 | 81421 | +30862 |
| Прибыль от продаж, тыс. руб. | 29477 | 43906 | +14429 |
| Среднесписочная численность, чел. | 96 | 112 | +16 |
| Рентабельность продаж, % | 2,05 | 3,74 | - |
Из таблицы видно, что все основные показатели, характеризующие торговую деятельность ООО «Янта-Т» увеличились, это говорит о том что, товары ООО «Янта-Т» являются рентабельными и пользуются спросом.
2.2 Составление бухгалтерсойфинансовой отчетности в системе «Галактика»
ООО «Янта-Т» располагает следующими техническими средствами обработки информации: 11 компьютеров класса Pentium IV с ОЗУ от 256 до 512 Mb, HDD 40 – 80 Gb, пишущие CD-ROM и 3 модема USR Sportster ext. 56К для выхода в Internet. На всех ПК установлена операционная система MS Windows XP Professional. Для подготовки документов используются MS Office (табличный процессор Excel, текстовый редактор Word). Также предприятие пользуется программами Nero Burning Rom 6.0, Abbyy FineReader 6.0, справочно-правовой системой «Консультант+», «Галактика», WinRar, Winamp, Internet Explorer.
В экономической деятельности на уровне управления предприятием особое внимание уделяется информационной системе бухгалтерского учета, поскольку бухгалтерский учет представляет собой систему наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в стоимостной оценке об активах, обязательствах и фактах хозяйственной деятельности экономического объекта.
Информационная база бухгалтерского учета содержит достоверную информацию, подтвержденную документально, обо всех событиях производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
В данном параграфе рассмотрим порядок автоматизации бухгалтерской отчетности на предприятии ООО «Янта-Т» с использованием программы «Галактика», отвечающей основным требованиям организации ведения бухгалтерского учета на конкретном примере.
Прежде чем начинать работу с открытой бухгалтерской программой ее необходимо настроить на специфику учета в конкретной организации, а именно: настроить список констант и ввести их значения; настроить синтетическую и аналитическую структуру плана счетов; организовать структуру справочников.
Константы в программе «Галактика» используются для хранения постоянной или условно-постоянной информации, например, полного наименования организации, юридического адреса, вида деятельности, ФИО руководителя и главного бухгалтера, ставок налогов. Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз заносится какая-либо информация, которая затем может многократно использоваться в расчетах, при формировании документов и отчетов. В «Галактике» все документы по бухгалтерской отчетности формируется в модуле «Бухгалтерская отчетность».
Модуль Бухгалтерская отчетность позволяет в конце отчетного периода закрыть временные бухгалтерские счета и получить итоговую бухгалтерскую отчетность.
В комплект поставки системы включаются типовые формы для годового бухгалтерского отчета и расчета налогов. Помимо типовых форм функции модуля позволяют создавать собственные отчетные формы.
К моменту работы с модулем Бухгалтерская отчетностьвсе необходимые настройки системы уже должны быть проведены: установлена дата начала отчетного периода, заполнен справочник счетов, определено входящее сальдо на начало месяца (Настройка - Сальдо за месяц). Тем не менее, еще раз следует обратить внимание на параметры реестра настройки (функция Настройка - Настройка), в частности, проверить дату Отчетного периода бухгалтерского контура — за этот период будут выполняться расчеты и формироваться отчеты.
При работе с консолидированными базами данных и в нескольких планах счетов баланс формируется для текущего филиала и в текущем плане счетов, установленном по пути Настройка - Настройка - Настройки "Галактики"- Бухгалтерский контур -Консолидация. Сводный баланс для нескольких филиалов (корпорации) можно получить в модуле Консолидация (при работе с базой данных на платформе Pervasive SQL).
Основная же работа по настройке модуля Бухгалтерская отчетность заключается в определении порядка закрытия счетов и создании типовых хозяйственных операций для закрытия счетов.
В процессе функционирования модулей системы Галактика в базе данных накапливается вся информация, необходимая для составления бухгалтерских (экономических) отчетов. К моменту составления итоговых отчетов должна быть рассчитана зарплата, проведены расчеты по кассе, рассчитана амортизация, завершена работа по учету материальных ценностей, завершены все финансово-расчетные операции. Выполнение данных функций свидетельствует о готовности бухгалтерии сформировать итоговые формы и сделать анализ финансовой деятельности предприятия за отчетный период.
Закрытие производственных счетов рекомендуется выполнять в модуле Фактические затраты, в состав которого включены специальные операции для калькулирования полуфабрикатов и закрытия встречных услуг.
Итак, связь модуля Бухгалтерская отчетностьс другими модулями системы «Галактика»осуществляется посредством использования общей базы данных. На основании записей базы данных в конце отчетного периода выполняются следующие функции модуля Бухгалтерская отчетность:
- автоматическое закрытие счетов бухгалтерского учета;
-формирование главной книги;
- формирование сводного баланса;
- формирование отчетов по налогам.
В свою очередь, в процессе автоматического закрытия счетов бухгалтерского учета формируются бухгалтерские проводки, которые пополняют имеющуюся базу данных.
В процессе формировании главной книги программа выполняет просмотр всех бухгалтерских проводок, рассчитывает входящее, исходящее сальдо, обороты по счетам бухгалтерского учета, а также осуществляет проверку на закрытие сче-тов. Если какие-либо временные счета (с признаком временный в справочнике счетов) не закрыты, появляется предупреждающее сообщение. Для закрытия счетов бухгалтерского учета необходимо активизировать функцию Закрытие счетов и произвести соответствующие операции.
Формирование главной книги следует проводить после ввода всех платежных документов и бухгалтерских проводок за отчетный период.
К функции формирования главной книги можно обращаться и до завершения ввода всех бухгалтерских проводок, чтобы наглядно просмотреть исходящее сальдо и обороты по различным счетам.
Для занесения рассчитанного сальдо в базу данных необходимо выполнить функцию - Баланс - Расчет Баланса.
Главная книга может формироваться за отчетный месяц и с нарастающим итогом за период от указанной даты до конца отчетного периода. Она может иметь вид:
- Главная книга предприятия;
-оборотно-сальдовая ведомость ;
- расчетные и фактические остатки по счетам в валюте отчетов с указанием расхождения в связи с изменением курса;
- оборотно-сальдовая ведомость с субсчетами.
Все формы можно получить как в текстовом формате, так и в формате Excel.
При активизации любого из пунктов меню: Главная книга за отчетный период, Главная книга в валюте отчетов, открывается диалог, в котором по Alt+Pможно выбрать план счетов. По умолчанию используется текущий план счетов.
Если в реестре настройки установлено округление данных в отчетах (Бухгалтерский контур - Отчеты - Правила округления), то в диалоге появляется дополнительное поле Округление данныхнет/да. Точность данных в отчете зависит от этого параметра, а также от параметра реестра настройки Бухгалтерский контур - Отчеты - Количество отображаемых знаков после запятой в отчетах.
Не рекомендуется устанавливать количество отображаемых знаков после запятой меньше, чем количество знаков при округлении.
Параметр Режимограничивает перечень бухгалтерских счетов, обрабатываемых при формировании отчета. Он может принимать значения: по балансовым счетам / по забалансовым счетам / по всем счетам.
На нижней панели можно установить фильтры по Подразделениям и Валюте. В окне выбора значения фильтра допустим множественный выбор. Если установить признак V в поле Обр., то осуществляется так называемая "обратная фильтрация": отбираются записи с любыми значениями аналитики, кроме заданных.
По кнопке Сформировать начинается процесс формирования главной книги, в результате которого на экране появляется окно -Выберите отчет с предложением выбрать нужный отчет (отчеты). Здесь можно выбрать (отметить клавишей Ins) нужный вид отчета для последующего формирования.
По окончании расчета сформированная главная книга отображается в окне текстового редактора или на листе MS Excel, где ее можно скорректировать и вывести на печать.
При формировании главной книги с нарастающим итогом предлагается ввести интервал времени, за который необходимо получить отчет. В остальном процедура формирования отчета аналогична ранее описанной.
Рис. 2.4 Фрагмент Главной книги с фильтром по подразделению в формате MS Excel.
Книга Журнал — главнаяФункция Книга Журнал – главная предназначена для формирования отчета на основании мемориальных ордеров. При вызове функции открывается стандартное окно настройки параметров отчета -Книга Журнал-главная (План счетов). Параметров всего два: наименование настройки и промежуток времени, данные из которого должны попасть в отчет.
Созданные настройки можно сохранить в базе данных, а затем выбирать необходимую по кнопке выбора в поле Настройка.
Формирование отчета осуществляется по кнопке Сформировать. Результат расчета отображается в двухпанельном окне –Книга- Журнал-главная за период (Рис. 2.5).
Левая панель данного окна содержит колонки № п/п, Мемориальный ордер и Сумма по ордеру, в которых отображается соответственно порядковый номер записи, наименование мемориального ордера и сумма по ордеру. В колонке Мемориальный ордер выводятся также сальдо на начало и конец периода и строка Итого, показывающая итоговые суммы. Возможны случаи, когда некоторые строки левой панели отображаются красным цветом — это свидетельствует о том, что по данной позиции не сходится контрольная сумма по ордеру. В этом случае рекомендуется воспользоваться функцией локального меню Показать контрольную сумму по ордеру — в результате в левой панели отобразится еще одна колонка — Сумма по ордеру Контроль.
Правая панель окна – Книга - Журнал-главная за период содержит колонки Счет, Субсчет, Дебет и Кредит, в которых отображается информация о дебетовых и кредитовых оборотах по счетам/субсчетам за указанный в настройке параметров отчета промежуток времени. Эта информация относится к активной позиции левой панели данного окна.
Вывод отчета на печать осуществляется нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Рисунок 2.5 Формирование отчета "Книга Журнал-главная"
Закрытие счетов бухгалтерского учета происходит вфункции меню Операции позволяют автоматически закрывать счета в конце отчетного периода.
В общем случае процедура закрытия счета представляет собой расчет исходящего сальдо в указанных аналитических разрезах и перенос его на другие счета по определенным алгоритмам. При этом формируются бухгалтерские справки с проводками, отражающими указанную операцию.
Прежде чем собственно закрывать счета, необходимо определить последовательность их закрытия, т.к. результаты закрытия предыдущего счета могут повлиять на закрытие следующего. Например, на производственных предприятиях, как правило, сначала закрывают счета 25, 26 и т.п., а затем — счет 20.
Для расчета сумм проводок, формируемых при закрытии счетов, используется механизм типовых хозяйственных операций. С помощью функции Настройка – Хозяйственные Операции для закрытия счетов необходимо создать шаблоны типовых хозяйственных операций, включающие корреспонденцию счетов и расчетные алгоритмы. Порядок закрытия счетов настраивается в одноименном окне, которое открывается помощью функции – Операции -Закрытие счетов-F. Для смены плана счетов служит комбинация Alt+P. При необходимости в окне - Порядок закрытия счетов можно задать параметры закрытия (см. Рис. 2.6): Рассчитывать исходящее сальдо и Обработка данных.
Рисунок 2. 6 Настройка порядка закрытия счетов
Если установлено- Рассчитывать исходящее сальдо да, то при выполнении операции закрытия счета расчет исходящего сальдо выполняется в разрезе: Счет — Субсчет — Подразделение — Объект учета. Если конкретный аналитический разрез не указан в порядке закрытия счетов, то сальдо рассчитываются отдельно по каждому существующему разрезу.
Хозяйственные операции для закрытия счетов. При активизации функции Настройка – Хозяйственные Операции для закрытия счетов открывается окно -Закрытие счетов бухгалтерского учета. Здесь, предлагается определить типовые хозяйственные операции для закрытия счетов и выполнить настройку этих типовых хозяйственных операций.
Определив порядок закрытия счетов, и настроив соответствующим образом типовые хозяйственные операции, можно приступить собственно к закрытию, вызвав функцию - Операции - Закрытие счетов.
При вызове функции открывается окно (см. Рис. 2.7), в котором отображается ранее настроенный порядок закрытия счетов. При необходимости его можно скорректировать по F4.
Рисунок 2.7 Закрытие счетов
В заголовке окна отображается название отчетного месяца. По умолчанию период устанавливается согласно системной настройке- Отчетный период бухгалтерского контура. Для изменения периода служит локальная функция Установка ограничений
В колонках Р, С и Д отображаются соответственно признаки: наличия флажков обработки данных; расчета исходящего сальдо (Д/Н); наличия сформированных бухгалтерских справок (+).
Вид нижней панели окна - Закрытие счетов, зависит от выбранной вкладки: на вкладке Настройка отображаются параметры обработки данных, а на вкладке Бухгалтерские справки— сформированные по текущей операции бухгалтерские справки точно в таком же виде, как и при вызове функции Отмена закрытия счетов.
Для выполнения операции следует отметить закрываемые в данном сеансе счета клавишей Ins и нажать Enter.
В одном сеансе работы с функцией Закрытие счетов можно последовательно закрывать группы отмеченных счетов: выделить группу счетов и закрыть их, затем пометить другие счета и снова выполнить закрытие, и т.д.
Если не установлен флажок Оставить прежние бухгалтерские справки, то закрытие происходит в два этапа: отмена предыдущего закрытия по всем выделенным счетам и собственно закрытие всех выделенных счетов. Таким образом, можно закрывать счета повторно, при этом ранее совершенные операции отменяются.
При смене плана счетов и после завершения сеанса закрытия производится автоматическое снятие пометки закрываемых счетов.
Рассмотрим алгоритм закрытия счетов для случая, когда при настройке порядка закрытия счетов установлен параметр- Рассчитывать исходящее сальдо -Да, а флажки Обработки данных не установлены:
1. Рассчитывается исходящее сальдо по счету за отчетный период. Результаты отображаются в окне - Сальдо на конец отчетного месяца. По F4 можно перейти в окно редактирования сальдо, в котором произвести необходимые корректировки или ввести требуемую аналитику.
Далее закрываемые позиции сальдо следует отметить клавишей Insи нажать Enterдля обработки этих позиций с помощью ТХО.
2. Формируются проводки в соответствии с шаблоном закрывающей счет ТХО. Результаты отображаются в окне -Проводки, закрывающие счет, где также можно перейти в окно редактирования проводок и внести необходимые корректировки. На данном этапе проводки еще не записаны в общую книгу проводок. Для продолжения процедуры, следует нажать Enterили Esc.
3. Автоматически формируется бухгалтерская справка на последний день месяца или на указанную дату, если установлен флажок запросдаты закрытиясчетов. С бухгалтерской справкой связываются сформированные ранее проводки, которые заносятся в общую книгу проводок.
Если закрытие счетов выполняется одновременно в нескольких планах счетов, то сумма в бухгалтерской справке формируется для текущего плана счетов.
Номер бухгалтерской справки включает в себя признак справки, сформированной при закрытии счета (символ *), за которым следует порядковый номер в текущем месяце.
Из локального меню в окне -Закрытие счетов- доступны функции:
-Смена плана счетов (Alt+P)
- Установка ограничений (Alt+B) — выбор отчетного периода. По умолчанию, период, устанавливается согласно системной настройке Отчетный период бухгалтерского контура.
- Печатать (Ctrl+P), Печатать все — формирование отчета о порядке закрытия счетов для текущего или для всех планов счетов.
-Настройка — получение информации об используемых в данном
режиме параметрах из реестра настройки.
Расчет баланса предприятия выполняется с помощью функции Отчеты - Баланс - Расчет Баланса в автоматическом режиме согласно ранее проведенным настройкам (Настройка Баланса), при этом полученные значения исходящих сальдо записываются в базу данных.
Форма представления и порядок расчета баланса в контуре бухгалтерского учета не являются жестко установленными. Функция - Настройка Баланса позволяет определить как форму балансового отчета, так и алгоритмы расчета.
При ее вызове в окно текстового редактора загружается pat-файл, поставляемый с системой (фрагмент приведен на Рис. 2.8), который при необходимости можно скорректировать.
Рисунок 2.8 Фрагмент настройки отчета "Баланс предприятия"
Принципы настройки форм баланса такие же, как и для создаваемых пользователем произвольных расчетных форм, подробное описание которых приводится в следующем подразделе.
По окончании формирования, баланс отображается в окне текстового редактора, где его можно откорректировать и затем вывести на печать.
Для получения баланса, учитывающего изменения в оборотах, произведенных после предыдущего расчета, надо вновь вызвать функцию - Расчет Баланса.
Каждому бухгалтеру хочется красиво и качественно оформить выходные итоговые документы, без проблем сформировать требуемые отчеты, грамотно рассчитать налоги и заполнить соответствующие налоговые формы.
Функция –Отчетность- предназначена для составления любых форм отчетов и вывода их на печать. Эта функция является своего рода итоговым звеном в работе модуля Бухгалтерская отчетность.
В комплект поставки программы входят уже готовые отчетные формы по сводному балансу и налогам. Формы отчетов учитывают все последние изменения в законодательстве той страны, в которой устанавливается данная программа, и соответствуют стандартам, предъявляемым налоговыми органами.
Обновление поставляемых форм отчетов выполняется:
-разработчиками системы Галактика ERPв случае изменения законодательства;
- самими пользователями с помощью функции Отчетность.
Таким образом, функция Отчетность позволяет создавать новые произвольные отчетные формы.
Жизнь не стоит на месте, и сегодня все больше бухгалтеров, работающих на компьютере, имеют дело с офисными программами, такими как Wordи Excel. В связи с этим возрастают требования пользователей к программам по автоматизации учета и управления хозяйственной деятельностью.
Некоторые из поставляемых с системой отчетных форм представлены как в текстовом формате, так и в формате MS Excel. Файлы в Excel формате, также находятся в каталоге PAT.
Кроме стандартных форм, которые предлагаются к использованию и которые можно успешно редактировать, у пользователей имеется прекрасная возможность создавать новые формы отчетов.
При активизации функции Отчетность, на экране открывается окно с перечнем стандартных разделов отчетности, входящих в комплект поставки модуля Бухгалтерская отчетность.
В эти разделы входят готовые формы отчетов, просмотреть которые можно по клавише Enter.
Итак, каждая отчетная форма включается в определенный раздел. Она состоит из одной или нескольких страниц (или листов), каждой из которых соответствует отдельный файл (см. Рис. 2.9). Эти файлы хранятся в каталоге PAT с расширением *.pat.
Рисунок 2.9 Стандартные формы отчетов
В окне Разделы, можно:
- добавить новый раздел — клавиша F7; будет предложено ввести название раздела (разделы располагаются по алфавиту);
- удалить существующий раздел — клавиша F8; при удалении непустых разделов выдается запрос для подтверждения удаления каждого из файлов, входящих в документы раздела;
- переименовать раздел — клавиша F2или F4; будет предложено ввести новое имя раздела или отредактировать старое;
- открыть раздел (клавиша Enter) — если раздел пуст, будет предложено создать первую форму в этом разделе;
- вызвать бухгалтерский калькулятор (Shift+F3);
- перейти к другому плану счетов Alt+P.
После выбора нужного раздела открывается окно Документы, где, как уже упоминалось выше, находятся документы, представляющие собой формы готовых отчетов.
В окне Документы можно проделать те же операции, что и в окне Разделы. Кроме того, здесь можно отредактировать при необходимости отчетную форму по F4. При этом выдается запрос для подтверждения редактирования каждой страницы данной формы. Далее можно перейти в окно Страницы, в котором содержится список страниц текущей формы (клавиша F3), и при необходимости выполнить перечисленные ранее операции.
При создании новых страниц (F7) номера их формируются последовательно и имеют вид qbNNNNN.pat, где NNNNN — порядковый номер создаваемой страницы.
Для сохранения файла под другим именем следует нажать F3и в открывшемся окне с изображением каталога PAT ввести с клавиатуры новое имя сохраняемого файла ("имя".pat). Эти действия рекомендуется выполнить до ввода самого файла, т.к. при сохранении файла с новым именем программа предложит удалить файл (страницу) с именем, автоматически созданным программой. Как уже говорилось ранее, перед формированием документа рекомендуется проверить и при необходимости отредактировать его форму. Расчетные формы дополнительно могут содержать описание алгоритмов, причем, сама форма и алгоритмы размещаются в одном текстовом файле.
Для настройки расчетной формы, включающей вычисления по алгоритмам, обращающимся к базе данных бухгалтерского контура, следует (см. Рис. 2.9):
-выбрать с помощью Enterнеобходимый раздел в окне Разделы;
- по F4в окне Документы перейти в режим редактирования формы необходимого отчета. В окне будет отображен файл, соответствующий первой логической странице документа (Рис. 2.5). После окончания работы с текущей страницей (Esc) будет предложено загрузить в окно следующую страницу документа, вплоть до последней;
-создать или отредактировать текстовую форму-шаблон на каждой логической странице документа, в которую будут заноситься результаты расчетов по описанным алгоритмам;
- описать алгоритмы расчетов с помощью языка проектирования бухгалтерских и экономических отчетов.
Редактирование PAT-отчета можно выполнять в двух режимах (Рис. 2.10): в окне Редактируется файл … и в окне Редактирование мемо-поля, открываемом по Alt+Enter.
В левой части окна Редактируется файл … присутствует вертикальная инструментальная панель для вызова наиболее часто используемых функций: мастера PAT-идентификаторов, проверки PAT-формул и бухгалтерского калькулятора. Эти функции также можно вызвать с помощью горячих клавиш или экранных кнопок в статус-строке, более подробно они описаны ниже. Для работы со шрифтами в этом окне служат горячие клавиши: Ctrl+'плюс'— увеличить шрифт, Ctrl+'минус'— уменьшить шрифт, Ctrl+'звездочка'— переключиться с чернового на качественный шрифт и обратно.
В окне Редактирование мемо-поля для работы со шрифтами служит инструментальная панель, расположенная в верхней части окна.
Для удобства описания алгоритмов расчета по F3в окне редактирования формы можно вызвать мастер идентификаторов
Вызов бухгалтерского калькулятора выполняется по Shift+F3
Рисунок 2.10 Редактирование мемо-поля.
Для проверки синтаксиса созданной формы предназначена комбинация клавиш Ctrl+F9. Например, если в расчетных формулах используется идентификатор СК02_01, а данный субсчет не описан в справочнике счетов, то будет получено сообщение в классификаторе субсчетов отсутствует описание субсчета 01 для счета 02.
При проверке синтаксиса контролируются следующие моменты:
- полнота и корректность ПАТ-формулы в целом. Сообщение об ошибке выдается если пропущен символ операции, например, вместо &20 = 3 * (5 + 7) написано &20 = 3 * (5 7), или пропущено слагаемое, например, вместо &10 = 3 + 5 + 7 написано &10 = 3 + 5 + и т.д.
- достоверность кодов пользовательской аналитики и подразделений в ПАТ-алгоритмах, если используется одиночная маска (без метасимволов). Например ОД20[1:"09"] или ОД20[П:"1010"] будет проверяться на достоверность, а ОД20[1:"09#"] или ОД20[1:"08#;09#"] — не будет проверяться на достоверность.
- достоверность NREC системной и пользовательской аналитики (например, ОД20[1:@214448]);
- парность двойных кавычек и квадратных скобок для идентификаторов. Сообщение об ошибке выдается, если, например, вместо ОД20[1:"09"][П:"1010"] написано ОД20[1:"09][П:"1010"], или ОД20[1:09"][П:"1010"], или ОД20[1:"09"[П:"1010"], или ОД20[1:"09"]П:"1010"].
Отредактировав форму, можно формировать отчет. Для этого необходимо выбрать нужный документ и, нажав на клавишу Enter, ответить да на вопрос о подтверждении формирования. Для округления данных в отчетных документах в первой строке формы после символа @ ставится символ ?. В этом случае при формировании отчета будет появляться окно Настройка параметров. Установка параметров в этом окне должна производиться в соответствии с требуемым представлением данных в текущем отчете. После завершения формирования ,отчет отображается в окне текстового редактора, где его можно проверить и вывести на печать.
Важной особенностью функции Отчетность является возможность создания отчетов в формате MS Excel. Для этого предназначены кнопки [Изменить] и [Вызвать Excel] в окне - Документы (см. Рис. 2.9).
Как уже говорилось ранее, в комплект поставки системы Галактика ERP входят готовые формы ряда отчетов в формате MS Excel. Эти формы уже "привязаны" к соответствующим отчетным документам.
То есть, если в поле Имя Excel –таблицы отображается полный путь к вызываемому Excel–файлу, то для формирования отчета в MS Excel достаточно щелкнуть мышкой по кнопке [Вызвать Excel].
В шаблонах отчетов, представленных в MS Excel, содержатся ссылки на идентификаторы из соответствующих отчетов в текстовом формате.
Некоторые показатели, отраженные в разных формах отчетности, как правило, совпадают. Сопоставляя данные из различных форм, можно проверить правильность составления отчетности. Эту задачу можно облегчить, разработав формы для взаимоувязки показателей.
Для примера создадим форму "Взаимоувязка показателей формы №2 "Отчет о прибылях и убытках" и формы №1 "Бухгалтерский баланс".
- в окне Разделы по F7 создайте новый раздел с именем Взаимоувязка пока-зателей и перейдите в окно Документы по Enter;
-в окне Документы по F7 создайте новую форму с именем “Формы: №2 "Отчет о прибылях и убытках" и №1 "Бухгалтерский баланс”. Файл со страницей отчета назовите sootv1-2.pat.
3 АВТОМАТИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ ФИНАНСОВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ
3.1 Анализ основных финансовых показателей
Таблица 3.1 – укрупненный бухгалтерский баланс ООО «Янта-Т» по состоянию на 31 декабря 2007 года.
| АКТИВ | Код | На начало отчетного года | На конец отчетного периода |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| I. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ | |||
| Нематериальные активы | 110 | ||
| Основные средства | 120 | 27050 | 22849 |
| Незавершенное строительство | 130 | 2 | 11909 |
| Доходные вложения в материальные | 135 | ||
| Долгосрочные финансовые вложения | 140 | 32164 | 77334 |
| Отложенные налоговые активы | 145 | ||
| Прочие внеоборотные активы | 150 | ||
| ИТОГО по разделу I | 190 | 59216 | 112182 |
| II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ | |||
| Запасы | 210 | 9865 | 17020 |
| Налог на добавленную стоимость по |
|
| 10916 |
| Дебиторская задолженность (платежи |
|
|
|
| Дебиторская задолженность (платежи | 240 | 96833 | 84486 |
| Краткосрочные финансовые вложения | 250 | 0 | 0 |
| Денежные средства | 260 | 8185 | 9691 |
| Прочие оборотные активы | 270 | ||
| ИТОГО по разделу II | 290 | 126484 | 123106 |
| БАЛАНС | 300 | 185700 | 235288 |
Продолжение Таблицы 3.1
| ПАССИВ | Код | На начало | На конец |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ | |||
| Уставный капитал | 410 | 2000 | 2000 |
| Собственные акции, выкупленные у |
|
| |
| Добавочный капитал | 420 | ||
| Резервный капитал | 430 | ||
| Нераспределенная прибыль (непокрытый | 470 | 118533 | 178689 |
| ИТОГО по разделу III | 490 | 120533 | 180689 |
| IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА | |||
| Займы и кредиты | 510 | ||
| Отложенные налоговые обязательства | 515 | ||
| Прочие долгосрочные обязательства | 520 | ||
| ИТОГО по разделу IV | 590 | ||
| V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА | |||
| Займы и кредиты | 610 | ||
| Кредиторская задолженность | 620 | 61352 | 51726 |
| Задолженность перед участниками | 630 | 0 | 0 |
| Доходы будущих периодов | 640 | 0 | 0 |
| Резервы предстоящих расходов | 650 | 0 | 0 |
| Прочие краткосрочные обязательства | 660 | 0 | 0 |
| ИТОГО по разделу V | 690 | 65167 | 54599 |
| БАЛАНС | 700 | 185700 | 235288 |
От того, насколько оптимально соотношение собственного и заемного капитала, во многом зависит финансовое положение хозяйствующего субъекта. Финансовая устойчивость характеризуется системой абсолютных и относительных показателей.
Один из них – стоимость чистых активов (ЧА), которая не должна быть меньше стоимости уставного капитала (УК) организации.
Как видно из таблицы 3.1, стоимость ЧА во всех рассматриваемых периодах гораздо выше стоимости УК.
Коэффициент автономии – характеризует удельный вес собственных средств в общей сумме источников финансирования и определяется как отношение итога раздела 3 баланса, т.е. собственных средств к валюте баланса.
По состоянию на 31 декабря 2007 года коэффициент автономии равен:
180689 / 235288 = 0,76
Учитывая, что максимальное значение этого коэффициента единица, делаем вывод о том, что автономия сравнительно высокая.
Коэффициент финансовой зависимости обратен коэффициенту автономии и означает, насколько активы финансируются за счет заемных средств. Рассчитывается по формуле: валюта баланса / собственный капитал.
По состоянию на 31 декабря 2007 года коэффициент финансовой зависимости равен:
235288 / 180689= 1,3
Учитывая, что минимальное значение этого коэффициента единица, делаем вывод о том, что финансовая зависимость не значительная.
Коэффициент, характеризующий соотношение заемного и собственного капитала. По состоянию на 31 декабря 2007 года этот коэффициент равен:
54599 / 180689 = 0,302
Собственный капитал превышает заемный в 3,3 раза. Собственный оборотный капитал (СОК) составляет разницу между собственным капиталом (СК) и внеоборотными активами (ВА).
По состоянию на 31 декабря 2007 года этот показатель равен: 180689 – 22849 = 157840 тыс. руб.
Коэффициент обеспеченности собственным оборотным капиталом – это отношение СОК к величине оборотных активов (ОА).
По состоянию на 31 декабря 2007 года этот показатель равен: 157840 / 123106 = 1,28, что превышает нормативное значение, равное 0,1.
Коэффициент маневренности собственного капитала показывает, какая часть капитала подвижна. Он рассчитывается как отношение СОК к СК:
По состоянию на 31 декабря 2007 года этот показатель равен: 157840 / 180689 = 0,873, что гораздо выше нормативного значения, равного 0,5.
Коэффициент устойчивого финансированияопределяется как отношение суммы СК и долгосрочных обязательств (ДО) к общей сумме активов.
По состоянию на 31 декабря 2007 года этот показатель равен: 180689 / 235288 = 0,76, что равняется коэффициенту автономии, т.к. долгосрочных обязательств у организации нет.
Коэффициент инвестированияпоказывает, какова доля собственного капитала в величине внеоборотных активов и определяется по формуле: СК / ВА.
По состоянию на 31 декабря 2007 года этот показатель равен: 180689 / 22849 = 7,9.
Это говорит о том, что ВА полностью сформированы за счет собственного капитала и собственный капитал в 7,9 раз превышает стоимость ВА.
Коэффициент обеспеченности запасов нормальными источниками финансирования. Определяется как отношение суммы СОК и кредитов банков на ТМЦ к величине запасов.
По состоянию на 31 декабря 2007 года этот показатель равен: 167840 / 17020 = 9,27
Если значение этого коэффициента более единицы, то говорят о том, что финансовая устойчивость абсолютная.
Анализ имущества и источников его формирования производится на основе данных финансовой отчетности (формы N 1 "Бухгалтерский баланс") проведем анализ имущества предприятия и источников его формирования. Поскольку форма балансового отчета достаточно подробна, преобразуем ее в так называемый агрегированный аналитический баланс, актив и пассив которого проанализируем отдельно (таблицы 3.2 и 3.3).
Таблица 3.2 - Актив аналитического баланса ООО « Янта-Т» "
| Статьи актива | Сумма, тыс. руб. | Удельный вес, % | Отклонение | Темпы, % | |||||
| Название | Обозначение | На | На | На | На | В абсолютных | В удельном | Роста | Прироста |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 (4) - (3) | 8 (6) - (5) | 9 (4)/(3) x | 10 (7)/(3) x 100 |
| 1 Внеоборотные | FА | 59216 | 112182 | 31,88 | 47,7 | 52966 | 15,82 | 189,4 | 89,44 |
| 2 Оборотные | CA | 126484 | 123106 | 68,11 | 52,32 | -126483 | -15,79 | 97,32 | -99,9 |
| 2.1 Запасы и | Z | 9865 | 17020 | 5,31 | 7,25 | 7155 | 1,94 | 172,52 | 72,52 |
| 2.2 НДС по | T | 11227 | 10916 | 6,045 | 7,232 | -311 | 1,185 | 98,76 | -2,77 |
| 2.3 Денежные | Ra | 105018 | 94177 | 56,55 | 40,02 | -10841 | -16,53 | 89,67 | -10,32 |
| 2.3.1.Денежные | R1a | 8185 | 9691 | 4,4 | 4,1 | 1506 | -0,3 | 118,39 | 18,39 |
Продолжение таблицы 3.2
| 2.3.2 Дебиторская | R2a | 96833 | 84486 | 52,1 | 35,9 | -12347 | -16,2 | 87,24 | 12,75 |
| 2.3.3 Прочие | R3a | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | - | - |
| Итого: | BA | 185700 | 235288 | 100 | 100 | 49588 | 0,00 | 126,7 | 26,7 |
Из таблицы 3.2 видно, что стоимость активов ООО «Янта-Т» за 2 полугодие 2007 г. увеличилась на 49588 тыс. руб., или на 26,7%. Увеличение стоимости активов произошло за счет увеличения денежных средств на 1506 тыс. руб., или на 18,39%, а также за счет увеличения стоимости внеоборотных активов на 52966 тыс. руб., или на 89,44%.
Наибольшее опасение вызывает снижение денежных средств, поскольку оно может свидетельствовать о сокращении притока денег в компанию и перетекании их в разряд дебиторской задолженности. С другой стороны, излишние денежные средства могут говорить о неумении управлять ими, что ведет к недополучению доходов. Оценить ситуацию адекватно поможет анализ ликвидности и детализированный анализ денежных потоков. Поскольку у анализируемого предприятия большая часть вложена в оборотные активы (68,11% на начало и 52,32% на конец периода), наибольшее внимание руководство должно уделять именно оборотному капиталу.
Однако в статье "Дебиторская задолженность" имеет место упадок на 12347 тыс. руб., и в статье "Запасы и затраты" прирост на 7155 тыс. руб. Доля этих статей в структуре активов также выросла: на 1,94% и упала 16,2% соответственно. Причинами изменений могут быть как активизация производственной и сбытовой деятельности, так и проблемы в управлении дебиторской задолженностью (излишняя лояльность кредитной политики компании) и запасами (затоваривание). Вывод о реальном положении дел можно сделать при глубоком анализе соответствующих статей и их взаимосвязи с деловой активностью компании.
В абсолютном выражении прирост оказался гораздо меньше, чем снижение по другим статьям оборотных активов, но в относительном выражении составил соответственно 12,75; и 72,52%.
Рассмотрим пассивную часть баланса (таблица 3.3).
Таблица 3.3 - Пассив аналитического баланса ООО «Янта-Т»
| Статьи пассива | Сумма, | Удельный | Отклонение | Темпы, % | |||||
| Название | Обозначение | На | На | На | На | В абсолютных | В удельном | Роста | Прироста |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 (4) - (3) | 8 (6) - (5) | 9 (4)/(3) x100 | 10 (7) / (3) x 100 |
| 1 Источники | E | 120533 | 180689 | 64,9 | 76,79 | 60156 | 11,89 | 15,05 | 49,9 |
| 2 Кредиты банков | D | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | - | - |
| 2.1Долгосрочные кредиты банков и займы | D1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | - | - |
| 2.2 Краткосрочные | D2 | 65167 | 54599 | 35,09 | 23,2 | -10568 | -11,89 | 83,78 | -16,21 |
| 3 Расчеты с | Rp | 65167 | 54599 | 35,09 | 23,2 | -10568 | -11,89 | 83,78 | -16,21 |
| 3.1 Расчеты с | R1p | 61352 | 51726 | 33 | 21,99 | -9626 | -11,01 | 84,31 | -15,68 |
Продолжение таблицы 3.3
| 3.2 Прочие | R2p | 3815 | 2837 | 2,054 | 1,22 | -942 | -0,83 | 75,3 | -26,69 |
| Итого: | BP | 185700 | 235288 | 100 | 100 | 49588 | - | 96,14 | -26,7 |
Анализ источников средств ООО «Янта-Т» показывает, что собственный капитал составляет большую часть пассивов на начало периода, однако к концу периода доля этого источника увеличивается с 64,9 до 76,79%, а в абсолютном выражении снижение составило 60156 тыс. руб. Уменьшилась доля прочих краткосрочных обязательств: 0,84% от суммарной величины источников. Также уменьшилась кредиторская задолженность на 11,01%.
Анализ ликвидности и платежеспособности основан на сопоставлении активной и пассивной частей баланса. Если говорить о ликвидности отдельного актива, она определяется скоростью его превращения в деньги без существенной потери в стоимости. Чем выше эта скорость, тем ликвиднее актив. Ликвидность баланса определяется сбалансированностью активов и пассивов по срокам. Для проведения анализа ликвидности статьи активов группируют по степени ликвидности - от наиболее быстро превращаемых в деньги к наименее. Пассивы группируют по срочности оплаты обязательств. Типичная группировка представлена в таблице 3.4.
Таблица 3.4 - Группировка активов и пассивов баланса для проведения анализа ликвидности
| Активы | Пассивы | ||||
| Название группы | Обозначение | Состав | Название группы | Обозначение | Состав |
Продолжение таблицы 3.4
| Наиболее | А1 | Денежные средства (стр. 260), краткосрочные финансовые вложения (стр. 250) | Наиболее срочные обязательства | П1 | Кредиторская задолженность (стр. 620), задолженность перед участниками (учредителями)по выплате доходов(стр.630), Прочие краткосрочные обязательства (стр. 660) |
| Быстро | А2 | Дебиторская | Краткосрочные | П2 | Краткосрочные |
| Медленно | А3 | Запасы | Долгосрочные | П3 | Долгосрочные |
| Трудно | А4 | Внеоборотные | Постоянные | П4 | Источники |
| Итого | BA | А1 + А2 + | Итого пассивы | BP | П1 + П2 + П3 + |
На основе сопоставления групп активов с соответствующими группами пассивов выносится суждение о ликвидности баланса предприятия. Абсолютно ликвидный баланс одновременно удовлетворяет следующим условиям: А1 >= П1, А2 >= П2, А3 >= П3, А4 >= П4.
Выполнение всех условий свидетельствует о том, что ликвидные активы предприятия покрывают его обязательства и собственных источников достаточно для формирования внеоборотных активов (что является проявлением финансовой устойчивости). В случае недостаточности наиболее ликвидных активов для покрытия наиболее срочных обязательств, проверяют выполнение следующего условия: А1 + А2 >= П1 + П2, А3 >= П3, А4 <= П4.
Выполнение перечисленных условий свидетельствует о нормальной ликвидности предприятия.
Проанализируем ликвидность баланса ООО «Янта-Т». Поскольку дебиторская задолженность предприятия носит краткосрочный характер, а запасами являются строительные и сантехнические материалы для ремонта жилищного фонда, которые не отличаются высокой ликвидностью, будем использовать стандартный подход к группировке активов и пассивов (таблица 3.5).
Таблица 3.5 Группировка активов и пассивов баланса ООО «Янта-Т»
| Активы | Пассивы | Соотношения | Платежный излишек или недостаток | ||||||
| Группа | На начало периода | На конец периода | Группа | На начало периода | На конец периода | На начало | На конец | На начало | На конец периода |
| А1 | 8185 | 9691 | П1 | 65167 | 54599 | 8185< 65167 | 9691 < 54599 | -56982 | -44908 |
| А2 | 96833 | 84486 | П2 | 0 | 0 | 96833> 0 | 84486> 0 | 96833 | 84486 |
| А3 | 53256 | 105270 | П3 | 0 | 0 | 53256> 0 | 105270> 0 | 53256 | 105270 |
| А4 | 27052 | 34848 | П4 | 120533 | 180689 | 27052< 120533 | 34848< 180689 | 93481 | 145841 |
| BA | 185326 | 234295 | ВР | 185700 | 235288 | Нормальная | Нормальная | ||
Таблица 3.5 свидетельствует о нормальной ликвидности баланса ООО «Янта-Т».
Кроме абсолютных показателей ликвидности, выделяют также коэффициенты ликвидности, расчет которых и нормативные значения представлены в таблице 3.6.
Таблица 3.6 Коэффициенты ликвидности ООО «Янта-Т»
| Обозначение | Название | Расчет | На начало | На конец | Нормативные |
| КЛ1 | Коэффициент | А1 / (П1 + П2) | 0,125 | 0,177 | >=0,2 |
| КЛ2 | Коэффициент | (А1 + А2) / (П1 + П2) | 1,611 | 1,724 | 0,5 – 1,0 |
| КЛ3 | Коэффициент | (А1 + А2 + | 2,428 | 3,652 | >=2 |
Коэффициент абсолютной ликвидности показывает, какую часть наиболее срочных обязательств (кредиторской задолженности и краткосрочных кредитов и займов) предприятие может покрыть за счет наиболее ликвидных активов - денежных средств и краткосрочных финансовых вложений.
Коэффициент промежуточного покрытия дает представление о возможности оплаты краткосрочного долга не только наиболее ликвидными активами, но и за счет дебиторской задолженности. Поскольку "дебиторка" не может быть превращена в деньги мгновенно, данный коэффициент характеризует ликвидность в пределах цикла оборачиваемости дебиторской задолженности - 1 - 3 месяцев (в зависимости от специфики деятельности).
Коэффициент текущей ликвидности показывает покрытие краткосрочной задолженности предприятия всеми оборотными активами и дает представление о среднесрочной платежеспособности. Нормативные значения, приведенные в последнем столбце, носят рекомендательный характер и для разных сфер и отраслей могут существенно отличаться.
Из данных таблиц можно сделать вывод, что у ООО «Янта-Т» достаточно денежных средств по состоянию на конец периода, которыми она может покрыть большую часть наиболее срочных обязательств.
Из всего можно сделать вывод, что баланс ООО «Янта-Т» является ликвидным.
3.2 Автоматизация анализа.
Существуют программы которые на основе данных бухгалтерского учета позволяет создавать автоматически генерируемый текстовый отчет о финансовом состоянии организации. Например программы: «Финансовый анализ предприятия: ПРОФ», «ФинЭкАнализ 2010 6.0.1.».
Финансовый анализ - ФинЭкАнализ 2010 6.0.1 - Основная цель продукта - сделать финансовый анализ предприятий быстрым, удобным и эффективным.
ФинЭкАнализ - профессиональная автоматизированная система комплексного финансово-экономического и управленческого анализа хозяйственной деятельности предприятия.
Программа финансового анализа ускоряет и повышает качество проведения финансово-экономического анализа и делает его комплексным. Это незаменимый помощник для аудитора, экономиста, финансиста, бухгалтера и арбитражного управляющего.
Так же можно воспользоваться разработанной системой для проведения:
- постоянных ежеквартальных мониторингов финансового состояния предприятий и организаций;
- разработки прогнозных балансов и прогнозных финансовых результатов;
- проведения экспресс-анализов финансового состояния в сжатые сроки;
- подготовки аналитических записок к бухгалтерской отчетности;
- подготовки аналитических материалов к собраниям акционеров, членов трудовых коллективов;
- разработки стратегии развития предприятия в среднесрочной и долгосрочной перспективе;
- разработки программ финансового оздоровления (санации) предприятий для арбитражных управляющих;
- проведения регламентируемых анализов в соответствии с нормативными актами контролирующих ведомств
- определять возможные варианты дальнейшего развития предприятия путем составления матрицы финансовых стратегий.
Используя программу ФинЭкАнализ,бухгалтер или экономист может:
- быстро провести анализ финансового состояния предприятия;
- эффективно управлять капиталом, дебиторской задолженностью и оборотными средствами;
- построить финансовые модели Вашего предприятия;
- повысить ликвидность баланса и рентабельность;
- улучшить финансовое состояние Вашего предприятия;
- экономить Ваши деньги;
- повысить свой статус специалиста.
Все отчеты вместе с графиками транспортируются в MS Word, где можно осуществлять дальнейшую их корректировку.
Она включает следующие основные блоки:
- Анализ сравнительного аналитического баланса;
- Анализ ликвидности баланса;
- Анализ платежеспособности;
- Анализ рыночной (финансовой) устойчивости;
- Анализ деловой активности;
- Анализ прибыли;
- Анализ рентабельности;
- Балльная оценка финансовой устойчивости;
- Оценка кредитоспособности;
- Оценка эффективности управления долями и акциями;
- Расчет эффекта финансового рычага;
- Анализ движения денежных средств;
- Анализ кредитоспособности предприятия по методике Сбербанка РФ;
- Анализ состояния и воспроизводства основных средств;
- Анализ эффективности управления долями и акциями;
- Матричный анализ;
- Определение рыночной стоимости предприятия;
- Матрица финансовой стратегии;
- Модели оценки вероятности банкротства;
- Анализ безубыточности:
с использованием операционного левериджа;
с использованием данных аналитического учета;
Регламентируемый анализ:
- Расчет стоимости чистых активов (Приказ Минфина РФ и ФКЦБ №10н, 03-6/пз);
- Опред.фин.устойчивости должника - сельхозтоваропроизводителя (Пост.Пр-ва РФ №52);
- Финансовый анализ руководителя ГУПА;
- Финансовый анализ по методике ОАО Связьинвест;
-Основные показатели качества пассивов (Распоряжение Минимущества РФ №9-р);
- Финансовые показатели организации (Приказ Минэкономразвития, ФСФО 211/295);
- Финансовый анализ при экспертизе ФСФО (Приказ ФСФО РФ №16); . -Проведения арбитражным управляющим финан. анализа (Пост. Прав-ва РФ №367);
- Расчет показателей фиктивного или преднамеренного банкротства (Распоряжение ФСДН №33-р);
- Наличие признаков фиктивного, преднамеренного банкротства (Пост.Пр-ва РФ№855);
- Экспресс-анализ для администраций районов;
- Анализ при аудиторской проверки АО, единственным акционером которого является РФ, подлежащего приватизации.
Прогнозирование:
моделирование прогнозных бухгалтерских балансов:
- баланса с учетом сложившихся тенденций, прогнозных объемов и рентабельности продаж;
- баланса, удовлетворяющего заданным пользователем показателям платежеспособности;
- баланса, удовлетворяющего нормативным требованиям ФСФО РФ.
Программа анализа финансовой деятельности позволяет получать все необходимые расчеты в форме аналитических таблиц и графиков, а также выводы. Она учитывает существующие нормативы и уровень инфляции.
Система является уникальной по соотношению цена/качество, по сравнению с другими программными продуктами, выполняющими схожие функции.
Методики финансового анализа, используемые в программе, явились результатом многолетней научно-практической работы ее авторской группы.
Разработчиками постоянно отслеживаются нововведения и изменения в законодательных и нормативных актах, что оперативно отражается в обновлениях системы.
В программе анализа финансового анализа предприятия реализовано более 40 аналитических блоков. Программа может быть использована в том числе для экспресс анализа состояния предприятия.
Одним из основных достоинств программы "Финансовый анализ: ПРОФ" является создание на основании данных бухгалтерской отчетности (баланса и отчета о прибылях и убытках) аналитического текстового отчета (объемом 30-40 страниц) о финансовом состоянии организации уже через 5-15 минут после начала работы с программой.
Кроме этого программа "Финансовый анализ:Проф" предоставляет возможность спрогнозировать финансовую отчетность организации на любой указанный период (периоды), с любым установленным шагом (от месяца до года) и рассчитает все аналитические коэффициенты, основываясь на данных о планируемом объеме выручки, привлекаемых кредитах, планируемом изменении структуры запасов .
Таким образом, Вы сможете получить данные о финансовом состоянии предприятия на указанный Вами временной период, в соответствии с заданными условиями развития.
В программе также возможно составление прогноза в автоматическом режиме.
"Финансовый анализ: Проф" позволяет определить состояние парка оборудования и нематериальных активов на предприятии, провести анализ кредиторской и дебиторской задолженности.
Программный продукт "Финансовый анализ :Проф " рассчитывает точку безубыточности, эффект финансового рычага, производит анализ кредитоспособности предприятия. В программе применяется множество различных методик, на основании которых производится расчет. Все методики сгруппированы и разнесены по соответствующем разделам программного продукта.
Программа позволяет просматривать отчеты, как на русском, так и на английском языке.
Несмотря на такие огромные возможности, я думаю, что рассчитывать коэффициенты нужно вручную. Ведь только сам бухгалтер несет ответственность за результаты, а не программа, которая может иметь большое количество недостатков. И только сам бухгалтер знает и количестве и структуре нужных ему коэффициентов.
3.3 Анализ недостатков автоматизированных систем
Главным недостатком автоматизированных систем является недолговечность программы или ее версии. В течении года может использоваться одна программа, а на следующий год приняться решении об замене ее на другую.
Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.
Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.
Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:
-Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
-Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
-Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
-Сопротивление сотрудников предприятия;
-Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
-Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.
-Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.
Наверное, этот пункт является наиболее значимым и сложным. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.
Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бухгалтерсого учета, если сам бухгалтерский учет не поставлен на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.
-Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия.
Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, про принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.
-Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса.
Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.
Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.
Не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.
-Сопротивление сотрудников предприятия :
При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.
-Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы
На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием.
Основные риски при автоматизации лежат в области человеческих ресурсов. Большая нагрузка падает на бухгалтерию, и успех проекта зависит от способности ее сотрудников оперативно перестроить свою работу с учетом новых требований. Помимо того что сотрудники бухгалтерии получают дополнительную работу (на практике часто дополнительный учетный персонал нанимается, только когда система учета по уже настроена и работает), они могут не обладать достаточным количеством знаний для участия в процессе автоматизации.
Другой существенный риск - искажение учетной информации. Причинами искажений могут быть следующие:
-неправильная настройка и/или эксплуатация системы. Часто возникают проблемы с расчетом нереализованных курсовых прибылей (убытков). Риски минимизируются с помощью четких инструкций пользователя, где будут описаны правильные настройки системы и порядок выполнения операции;
-ошибки в работе системы. Современные учетные системы - технологически сложный продукт, и ошибки в них частое явление. Зачастую об ошибках становится известно в момент формирования отчетности, когда производится выверка и все операции уже обработаны в системе. Застраховаться на 100% от этого риска невозможно. Для его минимизации необходимо внимательно отнестись к заключению договора на техническое сопровождение с поставщиком программного продукта, где будут четко прописаны сроки (вплоть до количества часов) для исправления критических ошибок;
-отсутствие необходимой функциональности в системе. Если система не может поддерживать какие-либо учетные алгоритмы, то приходится делать дополнительные расчеты за рамками системы, которые, как правило, непрозрачны и сильно подвержены влиянию человеческого фактора.
Недостатки системы «Галактика +»:
Системе недостаточно быстродействия, т.к. несколько операций, формирование документов, отчетов может занимать достаточно продолжительное время, а при большом количестве сотрудников бухгалтерии, это достаточно большой минус.
Недостаточно продумана контрольная функция системы, т.к. если случайно или умышленно будет удалена операция или проводка, то это никак отражается в программе- нельзя проследить, как это произошло и кто это сделал.
Комплексные системы высвобождают творческий потенциал сотрудников и не дают им развиваться.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В условиях рыночной экономики благополучие предприятия всецело зависит от эффективности управления. Качественное управление требует полной, достоверной и своевременно полученной информации. Бухгалтерия находится на стыке информационных потоков разных подразделений, и практически только она может формировать информацию о реальном финансовом состоянии предприятия. Поэтому нередко именно от того, владеет ли руководство оперативной и достоверной информацией, полученной от бухгалтерских служб, зависит, будет ли предприятие банкротом либо будет развиваться стабильно и динамично. Кроме того, мнение акционеров и инвесторов не следует забывать, именно они являются пользователями внешней отчетности. [19, c.11-16]
Аккумулирование информационных потоков в бухгалтерии закономерно приводит к тому, что здесь отражается полный спектр финансово-экономической функции предприятия.
Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.
В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур решения бухгалтерских задач.
Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно отыскать в ворохе цифр, отчетов, сводок. [17, c.142-143]
В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему автоматизации бухгалтерского учета, исходя из задач и имеющихся ресурсов.
Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, следует учесть следующие аспекты.
Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.
Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.
- Принять в штат технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.
- Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.
В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.
В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
Достаточно яркий пример применения автоматизированной формы бухгалтерского учета является ООО «Янта-Т» - это предприятие со сложным, разветвленным на участки бухгалтерским учетом, который без применения программного комплекса «Галактика+» вести очень сложно и трудоемко. «Галактика +» позволила не только упростить бухгалтерский учет на предприятии, но и качественно улучшить его. В настоящее время после внедрения комплексной информационной системы выделилась аналитическая служба, помогающие руководству принимать важные решения, проводить мониторинг ключевых проблем, связанных с финансами, материальными ресурсами, производством, оперативным управлением и инвестиционными проектами.
Таким образом, бухгалтер перестает работать исключительно на внешнюю отчетность и начинает более полно влиять на принятие управленческих решений.
Федеральный Закон в ред.от 10.01.2003г. № 8-ФЗ «О бухгалтерском учете»// СЗ РФ. 2003. №4
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению». – М.: ООО «ВИТРЭМ», 2001, - 128с.
Приказ Минфина РФ от 30.03.2001г. №26н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01. – М.: Инфра – М, 2001. – 122с.
Приказ Минфина РФ от 22.07.2003г. №67н «О формах бухгалтерской отчетности организации». -
Положение «О безналичных расчетах в РФ» (утв. ЦБ РФ от 12.04.2001г. №2-П)
Балабайченко Е.Е., Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. - М., 2001. - 320с.
Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2001. – 220с.
Быкова Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета. Лабораторный практикум. – М., 2003. – 80с.
Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 320с.
Ивлиев М.К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета. – М.: Интеллект-Сервис, 2003. – 123с.
Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. проф. В.И. Подольского. – М.: ЮНИТИ, 1998. – 195с.
Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. – М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002. – 304с.
Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 246с.
Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. – СПб.: Элби, 2002. – 250с.
Чистов Д.В., Порохина И.Ю., Слукин П.А. Новый план счетов в системе компьютерного учета «1С: Бухгалтерия 7.7». – СПб.: Элби, 2001. – 163с.
Шуремов Е.Л. и др. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие. – М.: Перспектива, 2001. – 363с.
Шуремов Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета. – М.: Бухгалтерский учет, 1996. – 256с.
18.Болтырева И.С. Специальная функциональность в системах автоматизации учета и управления // Бухгалтерский учет. – 2001. - №6. – С.16-22
19. Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – 2000. - №5. – С.11-16
20. Глицкий И.С. Автоматизация учета в России: мифы и реальность // Бухгалтер и компьютер. – 1998. - №2. – С.3-10
21. Гулин В. ИТ – проект: спасательный круг или омут? Как не наступить на те же грабли при внедрении автоматизированной системы.// Бухгалтер и компьютер. – 2003. - №9. – С.17-24
22. Дубровина Л.А. Автоматизация бухгалтерского учета на основе программы «Бузгалтерия-ИНФИН»// Бухгалтер и компьютер. – 2002. - №1. – С.15-19
23. Королев Ю.Ю. Классификация программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета. // Компьютеры в бухгалтерском учете и аудите. – 1998. - №2. – С.35-43
24. Королев Ю. Развитие автоматизированной формы учета // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №3. – С.5-8
25. Олефиренко Б. Комплексная автоматизация – это реально: система на основе «1С: Предприятие» в компании ИТЛВ. // Бухгалтер и компьютер. – 2003. - №6. – С.9-12
26. Пищиков С. Единство и борьба противоположностей: бухгалтерские системы и ERP. // Бухгалтер и компьютер. – 2003. - №1. – С.31-34
27. Святенко О. Основные принципы работы программы «Турбо-Бухгалтер» // Предприниматель. – 2000. - №8. – С.20-25
28. Суворова Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №1. – С.15-21
29. Харитонов С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере. // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №2. – С.9-13
30. Шуремов Е. Конкурс «Бизнес-Софт 2001»: Основные итоги // Бухгалтер и компьютер. – 2001. - №6. – С.24-32
105
| ! |
Как писать рефераты Практические рекомендации по написанию студенческих рефератов. |
| ! | План реферата Краткий список разделов, отражающий структура и порядок работы над будующим рефератом. |
| ! | Введение реферата Вводная часть работы, в которой отражается цель и обозначается список задач. |
| ! | Заключение реферата В заключении подводятся итоги, описывается была ли достигнута поставленная цель, каковы результаты. |
| ! | Оформление рефератов Методические рекомендации по грамотному оформлению работы по ГОСТ. |
| → | Виды рефератов Какими бывают рефераты по своему назначению и структуре. |