Организация документооборота

ФКС-1Я

Федорова А. А.

Национальный институт

им. Екатерины Великой

Факультет:

Экономики и менеджмента

Контрольная работа

По бухгалтерскому учету

«1. Организация документооборота.

2. Документы как источник финансовой информации.»

Организация документооборота

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования на­чинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих докумен­тов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Каждая из процедур, включаемая в систему документообо­рота, должна содержать набор определенных операций, соблю­дение которых обеспечивает четкую организацию документообо­рота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они под­лежат обязательной проверке как по форме (полноте и правиль­ности оформления документов, заполнения реквизитов), так и

содержанию (соответствие законности зафиксированных в доку­менте экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки докумен­тов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, от­ветственного за их обработку.

Документы, послужившие основанием для начисления за­работной платы, равно как и документы, приложенные к при­ходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погаше­ны штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (со­ставленные документы предназначены для внешних пользовате­лей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками дан­ной организации для собственных нужд).

Организацией документооборота занимается главный бух­галтер фирмы. В его функции входит разработка правил доку­ментооборота и технологии обработки учетной информации, пред­ставленных в виде графика документооборота. Назначение графика — осуществ­ление систематического контроля за составлением и сроками про­хождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному конт­ролю в виде арифметической проверки, устанавливаются закон­ность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен­ных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необхо­димые формы отчетности.

Соблюдение этих условий способствует более четкой орга­низации производства и продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.

Если в процессе проведения указанных действий обнаружи­ваются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, фак­ты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависи­мости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответству­ющие предъявляемым требованиям документы принимаются бух­галтерией. В зависимости от характера этих документов работ­ник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в ко­пии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. На­пример, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бух­галтер расписывается в их приеме в кассовой книге.

Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполните­лей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.

Таксировка,
или расценка, предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный из­меритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего ко­личества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в доку­менте указан трудовой измеритель, выраженный в единицах вре­мени — рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножа­ется на стоимость единицы данного времени.

Группировка
представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однород­ные по экономическому содержанию зафиксированных в них хо­зяйственных операций. Характер группировки обусловлен переч­нем представленных протаксированных документов. Так, доку­менты по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу — в разрезе наименований и направлений в использовании:

♦ на производственные нужды;

♦ на непроизводственные цели (непромышленным производ­ствам и хозяйствам и пр.);

♦ продажи на сторону и т. п.

Цель группировки — подготовить сводные данные по дви­жению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Контировка
— указание в первичном документе бухгалтерс­кой записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалте­ром, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного про­цесса. Для представления бухгалтерской записи в документе преду­смотрено определенное место. Если имеет место сводный доку­мент, то указанная запись фиксируется в конце документа.

Автоматизация учетного процесса определила свои требова­ния к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр до­кументов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными до­кументами (DocumentManagementSystems).

Составляющими современной корпоративной системы ав­томатизации документооборота являются:

— системы управления базами данных. Основное их досто­инство — обеспечение доступа к структурированной ин­формации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;

— системы класса DocumentManagement, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осу­ществляющие доступ к неструктурированной информа­ции.

Для реализации этой идеи и доступа к управлению доку­ментами, представленными большими массивами с целью обес­печения четкого поиска информации по всему содержанию, раз­работана и функционирует система ExcaliburEFS.

Для управления небольшими массивами информации фун­кционирует система PC ДОСв — системы класса Workflow, обес­печивающие в автоматическом режиме транспортные потоки пе­ремещения документов в электронном виде между исполнителя­ми, структурными подразделениями и руководством.

Таким образом, управление документооборотом в значитель­ной мере достигается путем внедрения компьютерных техноло­гий с помощью программных средств, а также локальных вы­числительных сетей. С помощью последних решается проблема

передачи информации. Это совершенно новый уровень органи­зации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).

В данном электронном архиве первичные документы раз­мещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поис­ка являются дата создания документа, адресат, наименование орга­низации, ключевые слова и другие параметры.

Система электронного документооборота позволяет упоря­дочить формирование массива учетной информации, создает ос­нову для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.

По истечении года все документы из бухгалтерии передают­ся в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в де­ятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других уч­реждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хране­ния (утвержденным Главным архивным управлением при Сове­те Министров СССР 15 августа 1988 г. в редакции Государствен­ной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Зако­на Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответ­ствии с этим организации должны обеспечить хранение первич­ных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых соглас­но правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) организация так­же обязана хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Предельный срок хранения документов определен для рас­четов по оплате труда как списочного, так и несписочного соста­ва (лицевые счета, расчетные ведомости).

Сдаче в архив документов предшествуют определенные под­готовительные процедуры. Документы следует подобрать в пап­ки по однородности совершенных хозяйственных операций в хро­нологическом порядке. Документы постоянного и временного хра­нения помещаются в разные папки. Однако общим для них явля­ется то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках докумен­ты должны быть переплетены. При передаче документов в ар­хив составляется справка.

Изъятие документов в организации может иметь место толь­ко на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного след­ствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и нало­говой полицией.

Изъятие документов производится в присутствии долж­ностных лиц организации.

Представитель органа, по распоряжению которого изыма­ются документы, обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия его под расписку передается работнику организации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием осно­вания и даты изъятия.

Не допускается изъятие документов, составляющих государ­ственную тайну.

Персональная ответственность за соблюдение условий и по­рядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтер­ского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.

Документы как источник финансовой информации

Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепоч­ке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно бу­дет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной инфор­мации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. По­этому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделя­ется большое внимание.

Процедура первичного наблюдения может быть схематичес­ки представлена следующим образом :

По результатам первичного наблюдения составляется доку­мент.

Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наи­более существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документа­ми. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бух­галтерской записи.

Первичный учетный документ должен составляться в мо­мент совершения экономического события. Если на данном эта­пе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания тако­го события.

Первичные учетные документы являются основой для со­ставления сводных учетных документов.

Документация
— оформление экономического события (хо­зяйственной операции) документом. В широком понимании бух­галтерская документация представляет собой первичные бухгал­терские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчет­ность.

Документ
(лат. docuraentum — поучительный пример, сви­детельство, доказательство) — письменное свидетельство с за­полнением необходимых реквизитов, придающих ему доказатель­ную юридическую силу. Именно документ — основа информа­ционной системы предприятия. Его значение не только не сни­зилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло. Современная информационная система — это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономичес­кого субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75 % компаний поте­ря функционирования становится критической или полной. Уте­ря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управле­ния хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результа­тов организации.

Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источ­ников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятель­ности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.

С помощью документов осуществляется постоянное наблю­дение за движением материальных, трудовых и финансовых ре­сурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность опе­рации. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждо­го работника, подписавшего документ, персональную ответствен­ность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляет­ся контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то орга­низация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая конт­ролирующие органы.

В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользова­ния, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бу­маги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведе­ния о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisitum — нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.

Реквизиты подразделяются па признанные
и содержатель­ные.

Признанные реквизиты
отображают объекты учета (на­именование основных средств и пр.).

Содержательные реквизиты
раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирны­ми линиями.

Реквизиты, которым присущ постоянный признак (на­именование организации, подпись и т. п.), печатаются типограф­ским способом.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной опе­рации, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифициро­ванных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов раз­рабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтер­ского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 на­именований:

— акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);

— акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а);

— акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);

— накладная на внутреннее перемещение объектов основ­ных средств (ф. № ОС-2);

— акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструи­рованных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);

— акт о списании объекта основных средств (кроме авто­транспортных средств) (ф. № ОС-4);

— акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);

— акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);

— инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6);

— инвентарная карточка группового учета объектов основ­ных средств (ф. № ОС-6 а);

— инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 б);

— акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);

— акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);

— акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16). Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юри­дически доказательную силу наравне с унифицированными до­кументами при наличии следующих обязательных реквизитов:

♦ наименование документа (доверенность, карточка складско­го учета материалов и т. п.);

♦ дата составления (дата, месяц, год);

♦ наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

♦ содержание хозяйственной операции и основание для ее со­вершения (например, лицевой счет ф. Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выра­ботки и выполненных работ, отработанного времени, а так­же документов на разные виды оплат);

♦ единица измерения (в натуральном, количественном и сто­имостном выражении);

♦ наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильность ее оформле­ния;

♦ личные подписи указанных лиц.

Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтер­ском учете».

Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую доказатель­ность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксирован­ных в соответствующем документе.

Если предприятие нарушает данные требования законода­тельства по оформлению первичных документов, его руковод­ство может быть привлечено к административной ответственно­сти. Сама информация, содержащаяся в таких документах, при­знается недостоверной.

Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за пра­вильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском уче­те», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерс­кой отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, со­блюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бух­галтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что «пере­чень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен­тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть ука­зана ее расшифровка.

Подписи лиц, определенных по статусу за составление ма­шиночитаемых первичных документов, могут быть заменены па­ролем или другим способом авторизации, дающим право одно­значно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя эко­номического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.

Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответ­ствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Феде­рации расчетные документы должны соответствовать требова­ниям установленных стандартов и содержать:

♦ наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;

♦ номер расчетного документа, число, месяц, год его выпис­ки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средства­ми вычислительной техники, допускается обозначение ме­сяца цифрами;

♦ вид платежа;

♦ наименование плательщика, номер его счета, идентифика­ционный номер налогоплательщика (ИНН);

♦ наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер коррес­пондентского счета или субсчета;

♦ наименование получателя средств, номер его счета, иденти­фикационный номер налогоплательщика (ИНН);

♦ наименование и местонахождение банка получателя, его бан­ковский идентификационный код (БИК), номер корреспон­дентского счета или субсчета;

♦ назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделя­ется в расчетном документе отдельной строкой (в против-ном случае должно быть указание на то, что налог не упла­чивается;

♦ сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

♦ очередность платежа;

♦ вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначе­ний (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

♦ подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск пе­чати (в установленных случаях);

♦ на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также от­тиск гербовой печати.

В зависимости от места расположения тех или иных рекви­зитов в документах, форма последних может быть:

♦ зональной;

♦ анкетной;

♦ табельной;

♦ комбинированной.

Зональная форма
документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на от­дельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, ко­торая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма
предусматривает размещение названия рек­визитов в левой стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.

Документ в табельной форме
есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) рек­визиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятель­ную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме,
со­четает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к при­ходным и расходным кассовым ордерам.

Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использо­вания: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа (ука­зание кода) работника, ответственного за обработку соответству­ющего документа.

Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение ... листов, дата ... 2004 г.». В порядке, установлен­ном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронуме­рованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).

Указание в документе необходимых реквизитов принято на­зывать составлением
документа.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых раз­решительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зави­симости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обяза­тельных реквизитов, сколько в подтверждении законности отра­женного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правиль­ности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.

Список использованной литературы

1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета Ростов н/Д 2004

2. Белов А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика М. 2004

3. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета М. 2004

4. Никитин В.М. Теория бухгалтерского учета М. 2002