Автоматизация
управленческого учёта
Курсовая работа студентки
третьего курса Экономического факультета Кархалёвой Полины Николаевны
Международный институт экономики
и права
Белорецк 2004
Введение
Основными
предпосылками и факторами, определяющими развитие потребительской кооперации, в
2004 году является современное состояние экономики, уровня развития рыночной
инфраструктуры, и потенциальных возможностей для стабилизации народного
хозяйства России. Углубление экономических реформ внесло определенный вклад в
развитие системы Потребкооперации. В связи с реформированием системы
потребительской кооперации, возникла необходимость создания современного и
мощного инструмента для контроля рационального, эффективного и целевого
использования финансовых средств. Это было решающим шагом на пути создания
автоматизированной системы бухгалтерского учета, которая позволит обеспечивать
необходимый контроль работы кооперативных объединений со стороны
контрольно-ревизионных органов. В настоящее время ведение бухгалтерского учета
малоэффективно без компьютерной обработки данных. Сейчас на рынке существует
множество бухгалтерских программ, удовлетворяющие самые разные требования к
ним. Особенно сложным является правильно выбрать программу для своего
предприятия. Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшению
трудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать его оперативным,
сократить сроки на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в
условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается
разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение
всех типовых задач бухгалтерского учета. Разработаны типовые проекты
комплексной автоматизации бухгалтерского учета с применением различных типов
ЭВМ для промышленности, сельского хозяйства, централизованных бухгалтерий,
учреждений, находящихся на государственном бюджете, и других организаций. В
настоящее время автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера
не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователя
бухгалтерских программ. Сегодняшняя простота решения компьютеризации
бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных
участков учетной работы до установления связанных баз данных для сведения
баланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров на уровне не только
пользователя, но и программирования (а сегодня это уже квалификационное
требование) позволило кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерских
программ. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных для
всех участков бухгалтерского учета. Таким образом, в реальном масштабе времени
попутно решается проблема составления баланса предприятия на каждый момент.
Оформления первичных документов – внесения содержания и суммы хозяйственной
операции в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учета
решили проблему зависимости работы участков от времени доступа к единой базе.
Актуальностью
темы заключается в том, что доступность современных компьютерных языков и
возросший уровень компьютерной грамотности специалистов в области экономики и
бухгалтерского учета позволяют создавать в короткое время программные
приложения высокого качества с требуемым набором функций. Для пользователя
может быть интересен набор функций, реализованных в тех или иных программах.
Предметом
исследования: является исследование общих принципов автоматизации
бухгалтерского учета и подготовки разного рода отчетностей на основе
компьютерных технологий.
Методами
исследования являются: сравнительный анализ бухгалтерских программ в Российской
Федерации, их анализ по использованию и ценообразованию и выбору наилучшей для
применения в данной организации, также статистико-экономический, и графический,
сравнения и группировки.
Информацией для
исследования служит учебно-методическая литература, периодические издания,
средства Интернета (сайты)- приведенные на них исследования и опросы продавцов
и покупателей.
Практическое
значение данной работы заключается в том, что рекомендации по автоматизации
бухгалтерского учета могут быть внедрены в деятельность хозяйствующих
субъектов.
Глава I. Теоретические основы
автоматизации бухучета
§ 1. Предприятие как центр
обработки информации.
Современная
экономика немыслима без эффективного управления. Успех управления во многом
определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают
самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория
интегрированных решений – система обработки информации предприятия. Одна из
основных целей систем обработки данных заключается в повышении эффективности
работы компании, учреждения или организации. Система обработки данных должна:
обеспечивать получение общих или детализированных данных по итогам работы.
Позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей.
Обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенной
задержки. Выполнять точный и полный анализ данных. Подход к обработке
информации как к производственному процессу широко принят специалистами по
автоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализация
информационного процесса с распространением на него элементов производственной
деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность
управленческого труда. Одним из основных показателей эффективности работы
предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость
обработки информации. Противники такого подхода полагают, что имеется
принципиальное различие между производственным и управленческим трудом, что
делает невозможным нормирование. Они исходят из того, что вся управленческая
деятельность носит творческий характер, разработка норм и нормативов времени на
управленческие работы – задача довольно сложная, а нередко и неразрешимая.
Однако анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной
(поддающейся формализации) и творческой составляющей труда служащих явно не в
пользу последней. В тоже время передача (обмен) информацией в учрежденческой
технологии носит большей частью циклический и стабильный характер, что имеет
принципиальное значение при распространении на учрежденческую деятельность всех
атрибутов производительного процесса. Любая организация обрабатывает информацию
для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой
информации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получает
начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие
информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ,
часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в
таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку
информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации.
Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые
предприятием. Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных
(или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат
времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко
стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и
контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т.п. Второй
(промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи,
содержащие неизвестные или неизменяемые компоненты (количественно не
оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе
непосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятии
решения в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории
нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы
решения. Третий класс задач содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся на
неструктурированной информации, которая определяется высокой степенью
неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем
прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этого
класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его
деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.). Можно
выделить три группы работников организаций. Первая группа – руководители,
решающие, как правило, задачи третьего класса и в меньшей степени задачи
второго класса. Творческий элемент деятельности максимален, а рутинное
содержание должно быть минимизировано. Эти работники обладают наибольшей
ответственностью за принятие решений и являются одними из основных потребителей
агрегированных (обобщенных) информационных ресурсов организации. Вторую группу
составляют специалисты – работники учреждения, которые решают задачи второго
класса и формируют интеллектуальный базис организации. Эффективность
функционирования организации в основном определяется продуктивностью
деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.
Творческий аспект в работе специалистов высокий и варьируется в достаточно
широких пределах в зависимости от конкретного содержания текущих задач.
Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия
решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов,
определяют их качество. Доля рутинной работы должна быть очень незначительной
(хотя на практике обычно это не происходит). Третья группа – технические
работники (обслуживающий персонал), которые выполняют всю рутинную работу
(задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты работа,
которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К
этой группе относятся также работники, обладающие чисто производственными
навыками (машинистки, стенографистки, телефонистки и т.п.), ведущие
регламентированную работу, не требующие полного понимания обрабатываемой
информации. Основной критерий продуктивности их работы – оперативность и
своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой
пропускной способности организации с минимальным количеством сбоев и ошибок.
Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этих
задач. Остается определить требуемые организации технологические процессы
автоматизации. Также нужно отметить важный фактор после перехода от плановой
экономики, к рыночным отношениям и для повышения конкурентоспособности
продукции работ и услуг собственного производства принимать решения. В условиях
неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем
различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность
отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию.
Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени
гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие
достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как
следствие, к серьезным убыткам. Если не брать во внимание умышленные
противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по
небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания
особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически
неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных
версий программных комплексов. Зачем нужна бухгалтерская программа? В настоящее
время мало кто представляет себе ведение бухучета путем ручного заполнения
огромного количества необходимых бухгалтерских документов, бланков отчетности и
первичных форм. Рано или поздно перед каждым бухгалтером встает вопрос о
введении автоматизации бухучета на его предприятии. Как же выбрать ту
бухгалтерскую программу, которая бы отвечала специфике и всем требованиям
предприятия и, в то же время, была бы настоящим помощником бухгалтера, а не
ставила бы его в тупик своей сложностью? Что необходимо помнить при выборе
бухгалтерской программы? Прежде всего, нужно определить для чего Вы собираетесь
приобретать бухгалтерскую программу: для ведения простого бухгалтерского учета,
распечатки первички и необходимых отчетов или для настройки программы на
технологию ведения бухучета на Вашем предприятии, ведь бухгалтерская программа
- только часть новой технологии учета. И внедрение бухгалтерской программы не
сводится к простой установке ее на компьютер. За установкой следует настройка
программы на особенности Вашего учета. Автоматизация вызовет изменение ролей в
Вашей бухгалтерии. Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета
(в крупных бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые занимаются только
НДС) и тратил время на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции будет
делать компьютер. Еще раз подчеркнем, что главное при выборе программы - точно
определить свои цели. Не какую программу купить, а чего добиться
автоматизацией. Для подбора решения, подходящего именно для Вас, необходимы
профессиональные знания существующих бухгалтерских программ, предмета
автоматизации, опыт. Бухучет на малых предприятиях и у ПБОЮЛ характерен
ведением бухучета на одном компьютере, но может встречаться и сетевой вариант
на 2-4 мест. Для таких предприятий существует широкий спектр бухгалтерских
тиражных программ, таких как: ИнфоБухгалтер, Инфин-Бухгалтерия, БЭСТ-Офис,
Турбо Бухгалтер, ПАРУС-бухгалтерия, 1С: Бухгалтерия, СБИС, ИНОТЕК, Контур, ИП:
Бухгалтерия и другие.
Для большинства
средних предприятий типично наличие сетевой программы автоматизации бухгалтерии
на 5-10 мест, работающих в режимах файл-север или клиент-сервер. На таких
предприятиях бухгалтерский учет часто ведется по участкам бухучета. Бухгалтерам
таких предприятий можно порекомендовать следующие бухгалтерские программы:
БЭСТ-4, ФинЭко, ABACUS, Парус-4, Компас+SQL, 1С: Предприятие, ТурбоБухгалтер,
ПК Суперменеджер и другие.
Организацию
бухучета на крупных предприятиях отличает использование таких платформ (СУБД)
как SQL, ORACLE, ATLANTIS и других. Необходимости вести бухгалтерский учет
нескольких предприятий в составе холдинга. А также возможностью настройки
бухгалтерской системы на специфику конкретного предприятия. Среди таких систем
можно выделить: БЭСТ-ПРО, Компас + Oracle, ЛокОФФИС, ТБ.
Корпоративная
информационная система (КИС) - это масштабируемая интегрированная. Она
предназначена для бухгалтерского и оперативного учета, контроля, анализа и
оптимизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий и должна иметь
гибко настраиваемую бизнес-логику, что позволяет настраивать систему на работу
в самых различных областях предприятия. К таким системам относятся разработки фирм:
Галактика, Парус, Бизнес-Консоль, АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт,
Информконтакт, Инфософт и другие.
Основными
возможностями автоматизированной обработки данных являются:
- отражение
хозяйственной деятельности организации в виде бухгалтерских проводок с возможностью
ведения аналитического учета;
- ведение учета
от первичных документов с возможностью использования типовых операций;
- аналитический
и синтетический бухгалтерский учет движения денежных средств и материальных
ценностей по любым счетам;
- консолидированный
и раздельный баланс по нескольким подразделениям;
- учет и
переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров, материалов,
расчет амортизации ОС и НМА;
- ведение
взаиморасчетов с подотчетными лицами;
- финансовый
анализ и моделирование баланса;
- ведение
суммового и количественно-суммового учета, балансовых и забалансовых счетов;
- параллельное
ведение нескольких касс и расчетных счетов в рублях и валюте, расчет курсовой и
суммовой разницы;
- учет кассовых
операций, ведение кассовой книги, автоматический экспорт данных в Главную
книгу;
- возможность
просмотра реестра проводок документов-оснований;
-
автоматическое формирование Книги покупок и Книги продаж на основе первичных
документов;
-
автоматический пересчет Главной книги и остатков с оборотами по счетам;
- возможность
ввода, корректировки документов и проводок за любой отчетный период;
- гибкая
настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего вида списков объектов
модуля;
- формирование
основных бухгалтерских отчетов;
- формирование
отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды.
-
дополнительные возможности автоматизации бухгалтерского учета:
- экспорт
данных и формируемых отчетов в форматы Word и Excel, получение информации в
графическом виде.
§ 2. Характеристика процесса
автоматизации бухгалтерского учета.
База данных
обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой.
Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм,
составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации
непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры
и алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление
баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных
операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с
подотчетными лицами и др. задачи. Производители программного обеспечения
постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в
соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативно
проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в
реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в
работе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро
устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается
сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данные
по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае
необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.
В
неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о
хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается
документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями,
счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ.
Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих
случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные
документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского
учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без
компьютера не возможно.
Компьютерная
система включает в себя следующие элементы.
1. Аппаратные
средства.
Это устройства,
из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск,
устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
2. Программные
средства.
а) Системные
программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят
операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют
их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления
базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по
обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере
служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов
аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают
поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области
программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные
(пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения
пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает
самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3. Документация
- описание системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных,
обработка сообщений, управляющие команды).
4. Персонал -
работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами,
эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5. Данные -
необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе
(например, сведения о хозяйственных операциях).
6. Процедуры
контроля - в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись
операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки. Способ обработки
хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное
влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы
внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом
особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.
Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает
использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций
бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок,
обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие
систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к
неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур
внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные
специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к
компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные
системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля
на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается
простым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей,
которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ
к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом
режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению
с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы
более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих
контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или
косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в
машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и
неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных
программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные
системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств,
позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие
дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего
контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так,
результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с
плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при
компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы
накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно
использовать в целях контроля фактического хода обработки операций
бухгалтерского учета.
Глава II Технология
эффективной автоматизации бухучета.
§ 1. Постановка целей и задач
технологии
Сегодня
пользователи деловых компьютерных программ исчисляются, наверное, сотнями
тысяч. Как бы ни были хороши компьютеры и программы, среди такого количества
людей всегда найдутся недовольные результатами автоматизации. Для рынка в целом
процент неудачных проектов не столь велик. Но для каждого конкретного
потребителя неудача порой оборачивается большими проблемами. Отметим, что и для
поставщика программ неудачные проекты несут дополнительные хлопоты и подрывают
репутацию. Проблемы и конфликты в ходе автоматизации никому не нужны. Так
почему же они возникают? Анализ критических ситуаций показывает, что почти
всегда виноваты не программы или компьютеры, а люди. Намного легче исправить
программу, чем изменить точку зрения человека. К моменту конфликта в проект уже
вложена уйма денег. Закрыть проект - значит, выбросить затраченные средства и
силы на ветер. Но и дальше так продолжаться не может. К нам нередко обращаются
по поводу экспертизы программы или проекта. Чаще всего с помощью экспертного
заключения люди надеются доказать вину противоположной стороны. Но на самом
деле, поиск виновных не разрешает проблему. Лучше всего, чтобы проблемы не
возникало вовсе. Для этого очень важно уметь взглянуть на проект глазами другой
стороны. Попробуем это сделать вместе. Сразу оговоримся, что случай
действительно слабых и недоделанных программ мы здесь не рассматриваем. Многие
потенциальные проблемы закладываются еще на этапе выбора программы или
фирмы-разработчика. Приведем типичный пример. Тиражные недорогие бухгалтерские
или торговые программы, имеющие наибольшую известность, рассчитаны, как
правило, на небольшие и в отдельных случаях на средние предприятия. Их
распространением занимаются дилеры. Такие программы всегда дешевые, иначе они
не были бы массовыми. Доход от простой продажи таких программ невелик. Поэтому
дилеры стараются заработать на услугах по внедрению и настройке, для чего они
заключают контракт на комплексную автоматизацию. Сумма контракта обычно
пропорциональна величине предприятия, и некоторые дилеры стараются заполучить
клиента покрупнее - завод или даже холдинг. Но, как мы помним, программа-то
рассчитана совсем на другой размер предприятия. В результате закладывается мина
замедленного действия. Проблемы возникнут не сразу, а по мере ввода в
эксплуатацию все новых и новых рабочих мест. Система начнет работать с
непозволительными задержками. Возникнут проблемы с получением сводных
результатов, с разграничением полномочий, со спецификой учета на отдельных
участках и т.д. Как ни странно, но претензии заказчика могут возникнуть не к
дилеру, а к разработчику и к его "плохой" программе. Но разработчик
честно предупреждал в рекламе, в документации и даже в надписи на коробке, что
программа ориентирована на такой-то размер и такой-то профиль деятельности
предприятия. С точки зрения разработчика, виноват дилер и сам клиент. В нашей
практике встречались случаи, когда корпорация ломала голову, что лучше выбрать
систему R/3 или купить много программ "1С: Бухгалтерия". В первом
случае проект обойдется в миллион долларов. Во втором - затраты уменьшатся на
несколько порядков, а программы фирмы "1С" известны своим высоким
качеством. Мы не утверждаем, что крупному предприятию всякий раз нужно покупать
R/3 или "Галактику". Но выделяемые средства и рассматриваемые
программы должны быть сопоставимы с масштабом поставленных задач. К числу
ошибок клиента можно отнести также неуместную экономию на внедрении, настройке,
обучении. Дорогостоящие программы внедряются собственными силами на протяжении
долгих месяцев и в результате работают лишь на 5-10% своих возможностей.
Зачастую подводит желание быть полностью независимым от разработчика. Для этого
приобретаются самые гибкие программы, чтобы можно было самостоятельно
настроиться на любые изменения в законодательстве. Но ирония состоит в том, что
для такой настройки привлекаются случайные программисты, зависимость от которых
еще хуже, чем от разработчика или официального дилера. Предположим, что выбор
сделан. Выбрана и установлена достойная программа. При этом контракт предусматривает
обучение, но к началу опытной эксплуатации персонал заказчика понятия не имеет,
как работать с системой. Директор и главный бухгалтер сами программу не
выбирали, но они были в курсе, что на проект затрачены немалые деньги. Они
почти поверили в то, что автоматизация - это не модное веяние, а приносящее
результат дело. Вдруг оказывается, что компьютеры и программы стоят сами по
себе, а персонал работает по старинке. С точки зрения этих руководителей, во
всем виноваты разработчики. Им заплачены деньги, а результата нет. По мнению
разработчиков, виноват заказчик, который не только не смог организовать процесс
обучения, но и вообще не желал прилагать никаких организационных усилий.
Переход на компьютерный учет для крупного и даже среднего предприятия - это
очень непростой процесс, требующий пересмотра буквально всех привычных
операций, проведения ревизии всех документов, сверхурочной работы персонала,
двойной нагрузки от параллельного ведения ручного и компьютерного учета. Без
железной воли руководства такой процесс не может быть проведен в сжатые сроки.
А растягивание этого процесса во времени может отбить желание к автоматизации у
любого сотрудника. Каждое достаточно крупное предприятие по-своему уникально.
Начиная от способа распределения учетных функций между персоналом и заканчивая
тем, как территориально расположены рабочие места с компьютерами и каким
образом они соединены в сеть. Автоматизация зачастую ведется поэтапно и в целях
экономии предварительное полномасштабное обследование не проводится. Поэтому
через год - другой после начала работ вдруг выясняется, что производительность
уже выбранной системы недостаточна. Прикладная разработка вполне хороша с точки
зрения набора функций, но инструментальная платформа слабовата. Разработчик
утверждает, что необходимо переходить на Oracle и докупить несколько более
мощных компьютеров. Но заказчик не согласен нести дополнительные расходы. Таким
образом, вновь возникает патовая ситуация. Предположим, что проект доведен до
логического конца. Система установлена, доработана, персонал обучен. Но
накануне сдачи проекта выясняется, что, по мнению заказчика, ряд задач решен не
так. Исполнитель в свою очередь утверждает, что по результатам опытной
эксплуатации эти задачи были признаны полностью соответствующими требованиям
технического задания. В чем же дело? Просто само задание было составлено давно
и его авторы уволились. Отдельные элементы комплекса вполне удовлетворяют
отдельных пользователей. Но кто-то должен принять все в целом. Для этого
заказчик срочно назначает нового ответственного, который совсем не в курсе дел.
Ответственный в целях подстраховки начинает придумывать новые требования, чтобы
оттянуть момент подписания акта приемки. Еще чаще нам приходилось сталкиваться
с проблемами, возникающими по причине смены руководства. В этом случае почти
всегда меняются цели, стратегия, а иногда даже и направление деятельности.
Разработчики в это время заканчивают последний этап автоматизации и неожиданно
обнаруживают, что результат их труда безнадежно устарел. Надо сказать, что чаще
всего новое руководство в таких случаях не имеет претензий к разработчикам, но
и доводить до конца проект тоже не соглашается. Нередко оно настаивает на
установке иной программы, более знакомой им по месту предыдущей работы.
Персонал предприятия, потративший полгода на освоение и запуск одной программы,
естественно, не хочет еще полгода осваивать другую. Кстати, чем комплексным
бывает внедрение программ, тем труднее ее заменить. На одном крупном пивном
заводе долгое время внедряли отечественную разработку. Разработчики вместе с
аудиторами выступали при этом еще и в роли консультантов по постановке учета и
финансового планирования. Проект был удачно завершен. Но через полтора года
завод был перекуплен иностранцами, которые настояли на покупке западной
программы вместо российской. А еще через 10 месяцев тщетных усилий по ее
внедрению вновь вернулись к отечественной разработке. Как объяснили нам
аудиторы, весь учет и едва ли не все управленческие технологии на заводе были
построены под ту первую российскую программу. Сменить программу было невозможно
без смены всей технологии учета и управления. А западную программу не
выбросили. Раз или два в году с ее помощью печатали некие справки для
иностранных совладельцев. Мы привели лишь несколько примеров, обозначив в
каждом случае причину возникновения проблемы и мнение каждой стороны.
Разобравшись с причиной любой конфликт можно преодолеть. При одном условии -
для этого должна быть добрая воля обеих сторон. Но в жизни, в отличие от
статьи, каждый чаще видит только свою правоту. На прошедшем недавно собрании
ведущих российских разработчиков деловых программ затрагивалась, в том числе и
эта проблема. Мы рассказали о наших шагах по защите интересов потребителя и
нейтрализации конфликтов. Фирмы со своей стороны изъявили готовность
предпринять ряд мер по предотвращению потенциальных конфликтов. Например, одна
из таких мер - обмен информацией о недобросовестных дилерах. Была затронута и
роль прессы в просвещении потенциальных потребителей, в знакомстве их с существующими
видами программных продуктов, в объяснении важности более серьезного и
ответственного подхода к автоматизации.
Для того чтобы
эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо
представлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд
все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому
что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на
компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных
попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы
эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение
эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может
выражаться в: упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для
получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по
субсчету счета №№№60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере -
нажал клавишу и выборка распечаталась. Увеличение количества информации,
получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только
в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких. Снижение
числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину
штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как
правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.
Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете,
бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с
опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то
сейчас это прекратилось. В повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша
практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии
план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие
"подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования
рискованных различных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней
мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей. Другие факторы,
зависящие от специфики каждого конкретного предприятия. Если таких улучшений не
произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного
результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на
нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую
ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией". К сожалению,
псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: "Автоматизировать
- значит просто перевести на компьютер и все тут", а процесс внедрения
программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в
компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая
раньше была перегружена текущей работой, сейчас, "при компьютерах",
тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале
сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для
чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены
немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как
был "завал", так и остался. Таким образом, можно сказать, что
автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода
бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения
бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об
автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в
бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации. Распространенным
стереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению
бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда
и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть
работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей,
стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в
бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых
бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и
пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован
бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким
образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии
бухгалтеров. Еще одним распространенным заблуждением является то, что
автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит
"введение данных в программу".
§ 2. Этапы автоматизации, их
характеристика автоматизированной обработки данных.
Для того чтобы
перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором
говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую
условно можно разбить на пять этапов. Этап I. Оптимизация бухучета. Как уже
отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в
бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить.
Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета -
очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного
предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности
в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы
бухучета, а именно:
1. Применяемый
план счетов и использование конкретных счетов.
2. Применяемая
аналитики по различным счетам.
3.
Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.
4. Формы и
содержание первичной документации.
5. Формы
учетных регистров.
Анализ
производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского
учета (см. предыдущий раздел). Вот конкретный пример. Если организация
оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на
расчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС,
но и налоги на пользователей автодорог и содержание ЖКХ. В результате в любой
момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 "Расчеты по
налогу на пользователей автодорог" и увидеть какая сумма уже
"набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность
бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется
высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и
налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие
фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно
разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют
они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для
улучшения и даже оставляя старые ошибки. Этап II. Выбор масштабов
автоматизации. Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком
объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены
на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее
автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет
ведет Один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо
автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по
автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным
предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как
большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная
организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по
каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками,
производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой
стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать
автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не
будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует
решить:
1. Какие
разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть
своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то
делать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может
ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров
отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том,
что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет,
значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.
2. В каком
порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме
работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел,
осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так
далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок
автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел
автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он
совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что
почти в большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала
хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного
бухгалтера. При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит
в том, что информация, получаемая, из бухучета требуется и в других структурных
подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии
расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация
об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее
руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности
(также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее
структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный
бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических
требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для
внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так,
чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с
заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется, что
конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой
учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них
не нужна. Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что
программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько
бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее
распределить, какой бухгалтер, что будет вести, т.е. провести четкое
распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на
своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.
Этап III.
Постановка задачи. Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и
какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко
определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе
бухучет дает:
1. Первичные
документы.
2. Учетные
регистры для бухгалтерии.
3. Регистры и
информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).
4.
Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.
Постановка
задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень
всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен
выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация,
содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения
первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например, в
накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового
эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и
другое (или ни того, ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомость
отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.
Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что надо
сделать и каким условиям это должно удовлетворять практически невозможно
получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую
постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким
образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не
будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая
устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей
программы придется заново переделывать.
Этап IV. Выбор
программного средства. Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета,
определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно
переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная
заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет
достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется
покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, их версий и
производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту
следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет,
значит, нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные
продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие
продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на
протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от
друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их
величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи -
для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальной
подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт. Как же это
сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации, мы уже ясно
представляем себе, что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче.
Начинать нужно с принятия трех решений:1. Малую или большую программу покупать?
Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии,
где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось
в Этапе II при выборе масштаба автоматизации). Программы для автоматизации
малой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не
содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех
нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На
небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и
вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной
ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную и
автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся,
например, "Инфо-бухгалтер", "1С", программа "Skat"
производства СКБ "Контур". Программы для автоматизации крупной
бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют
автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки
основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства,
однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко.
Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а
набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному
разделу бухучета. Примерами таких программ являются "Бэст",
"Парус", "RS-balance", программы СКБ "Контур" и
"Бонус", систем "Галактика". 2. Под какой операционной
системой будет работать программа? Не вдаваясь в технические подробности,
скажем, что варианта всего два - под DOS и под Windows. Подавляющее большинство
широко продающихся программ имеют версии для той и для другой операционной
системы. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа
имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это современная
операционная система и, с учетом развития программного обеспечения, DOS очень
быстро устаревает, поскольку не дает тех возможностей, которые дает Windows.
Однако если оптимальная программа не имеет версии для Windows, а менее
подходящая имеет, покупайте оптимальную, пусть даже под DOS, поскольку качество
автоматизации бухучета дороже, чем современная операционная система. Версии
программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но
их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windows
необходимы более мощные компьютеры (об этом речь ниже) и если Windows у Вас не
установлен, его придется. 3. Сетевая будет программа или нет? Это тоже простое
решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько
работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть
объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один
общий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь
возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все
распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного
дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще
немыслима в несетевом режиме. После того, как приняты эти три решения, круг
программ, из которых надо выбирать, значительно сужается, и поступать можно
двумя способами: 1. Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить
региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту
и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования
к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам
может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив
несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы
определитесь с оптимальной программой. 2. Обратиться к специалистам по
внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.[1]
Этап V. Вопросы
техники. Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в
бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово
"компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность
(производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных
параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера". То, какой
компьютер Вам необходим, зависит от двух факторов: 1. Программы, которые у Вас
установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие
больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если
программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.
2. Количества
операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше
ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы
какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же
программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на
этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает
быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много
проводок, скорость работы того же компьютера становится неудовлетворительной.
При автоматизации бухучета важно, чтобы компьютеры, на которых установлены
программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противном
случае бухгалтер будет периодически ожидать пока, компьютер
"переварит" введенную в него информацию, а то и просто сталкиваться с
ошибками и неполадками, происходящими оттого, что компьютер слишком маломощен
для той программы, которая на нем установлена и того количества операций,
которые в него введены. В условиях каждодневной напряженной бухгалтерской
работы это может свести на нет эффект от автоматизации. Для того чтобы
определить какой компьютер необходим, следует обратиться к тем, у кого
программа куплена и они, с учетом версии программы и предполагаемого объема
хозопераций дадут рекомендацию. Когда покупается новый компьютер, то его просто
покупают в нужной конфигурации и все, а вот что делать, если компьютер-то есть,
но только, но недостаточно мощен для устанавливаемой программы. Такое положение
вещей встречается часто, поскольку компьютеры покупают практически везде и
покупают уже давно, а современные программные средства требуют современных
производительных компьютеров. Легко столкнуться с ситуацией, когда в этом
случае бухгалтерия страдает, продолжая работать на медленном компьютере из-за
того, что на покупку нового компьютера не было денег. Дело в том, что медленный
компьютер очень легко улучшить до требуемого уровня, заменив его комплектующие,
для чего можно обратиться в фирму, выполняющую такие услуги, называемые
улучшение. Если хороший компьютер стоит порядка 500-1000 долларов, то улучшение
обходится на порядок дешевле. Еще один технический вопрос - это вопрос
установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая
программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно
отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для
функционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного
(до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого, и
устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных
дополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые
продают компьютеры и делают "апгрэйд"[2]
§ 3.Процес
автоматизации внедрения программы автоматизации бухгалтерского учёта
Только тогда,
когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка
задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены
технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой.
Качественное внедрение программы (не "псевдоавтоматизация") - процесс
очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают
затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на
внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве
нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы
и особенности. Внедрение можно производить своими силами, можно заказать
сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться
с трудностями: 1)отсутствие опыта автоматизации; 2)отсутствие времени на
внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая,
как правило, и съедает весь рабочий день. 3)Причем, чем крупнее организация, и,
соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На
практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число
бухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к
"псевдоавтоматизации". Если принято решение заказывать автоматизацию
у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным
денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись
дешево так как она занимает достаточно много времени и требует
квалифицированных и опытных специалистов.
Собственно
процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап
обучения.
Этап настройки.
Все широко распространенные программы автоматизации бухучета имеют аналогичные
набор изменяющихся составных частей, для правильного процесса настройки любой
программы выполнения, расписать на следующие этапы: 1. Настройка (доработка
стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с
особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой
задачи. 2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых
проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией
бухучета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ
настройку каждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо
производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по
учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и
удержаний. 3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм
первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной
оптимизацией бухучета и постановкой задачи. 4. Настройка (доработка стандартных
поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам
в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и
постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная
отчетность должна обязательно составляться автоматически, то, что бухгалтер,
ведя учет на компьютере, ежеквартально По-старинке составляет отчет на бумаге и
тратит на это дополнительно большое количество времени, является верным
признаком "псевдоавтоматизации". Настройка форм отчетности и
налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации -
процесс сложный и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое
количество стандартных на предприятии хозопераций в программу для того, чтоб
потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические
расчеты с ручными на таком условном примере. Этап обучения. По окончании
настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней (в случае,
если программа внедрялась собственным силами, обучения, разумеется, не
требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на
компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ,
копированию файлов и проч., психологический барьер "боязни компьютера"
должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще,
то его можно либо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас
очень много, они недорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в
бухгалтерию знакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного
общения поможет бухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение
делится на две ступени: 1. Обучение первого уровня. Это обучение персонала
бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозопераций, распечатке
первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей
ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее
место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а
не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник
между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация,
при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального
времени", то есть если, например, требуется оформить расходный кассовый
ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также код
типовой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тут
же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал
хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в
ордере, и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на
рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых
операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального
времени" и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой
цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств: Плохая обучаемость бухгалтерии.
Разные люди воспринимают новые знания по-разному: одни легко и быстро, другие
"со скрипом", третьи вообще практически не воспринимают. Для
бухгалтера переход на автоматизированный бухучет - это масса новой информации,
с которой раньше не приходилось иметь дело, значит, скорость, и эффективность
этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы,
прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.
Загруженность бухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и,
конкретно, этапа обучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперации
продолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается
прежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто не
остаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как
говорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать,
например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который
будет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому.
Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в
момент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки
программ, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации,
немыслимо проводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия.
Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому
"скрытому саботажу", суть которого состоит в том, что никто из
бухгалтерии открыто, не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все
двумя руками за, но ни у кого нет, ни минутки свободного времени, чтобы на деле
заняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс
автоматизации стоит, и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению
для бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься на
уровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух
огней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны,
начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п. 2. Обучение второго уровня.
Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но
важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один
из двух фактов (или оба вместе): Изменится характер хоздеятельности предприятия
и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или
автоматические проводки по типовым хозоперациям. Изменятся формы бухгалтерской
отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этих
форм, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинство
фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально
следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям
своих программ уже новые готовые формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку,
во-первых, даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать с
учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, просто
это займет меньше времени, чем полная переделка формы; во-вторых, могут
измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики
программ по понятным причинам рассылать не могут. В такой ситуации требуются
более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую
работу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому и
есть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можно заказать и сторонней
организации, но это всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается
оперативность изменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам,
без которых - ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимо
платить деньги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерских
программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к
ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех
случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни от кого
не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в
организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить
не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимает решения об
изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения. Бывают
случаи, когда организации, которые в свое время заключили договор на внедрение
программы по автоматизации бухучета, с какой-либо оказывающей такие услуги
фирмой и были разочарованы качеством работы - вместо автоматизации им за их же
деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Как же избежать подобных
ситуаций? Можно действовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобы
заказать у сторонней организации не просто настройку программы и обучение, а
всю автоматизацию, включающую в себя и этапы оптимизации бухучета, определение
масштабов и порядка автоматизации и постановки задачи. В этом случае
некомпетентность и неквалифицированность автоматизаторов станет хорошо видна
еще вначале, на этапах подготовки к автоматизации, и Вы сможете своевременно
отказаться от их дальнейших услуг. Если Вы выберете второй способ и подготовку
к автоматизации сможете провести своими силами, а на стороне закажете лишь
настройку программы и обучение, от автоматизаторов следует требовать (записать
в договор на автоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации: 1.
Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть
постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны
документы, регистры формы отчетности, которые должна делать программа и
требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться
выполненной. Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в
четкий полдневный календарный план - документ, подписанный обеими сторонами по
договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, раз
в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного плана
автоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждый
день отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна,
поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что
автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно,
в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный
период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то, что
прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется
вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет
нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит
болезненность срыва сроков автоматизации.
Расценки и
порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и
управленческого учета. Порядок определения стоимости услуг по автоматизации
строится на двух принципах:
1. Объем работ
по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множества условий,
присущих данному конкретному предприятию, таких, как объем хозопераций, виды
деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличие различного рода
нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может быть некой одинаковой
для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждого клиента. 2.
Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их трудоемкости и
высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуации они всегда
стоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынке предлагается
много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такая
автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается
"псевдоавтоматизацией" (см. страницу 4). Хорошие услуги рассчитаны на
тех, кто "не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи". Расценки
на услуги, скорее всего, должны быть полдневные, то есть клиент платит
определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует отметить, что
эта полдневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для всех клиентов,
которых не делят на богатых и бедных. Величина полдневной ставки изредка
меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка. Итоговая сумма за
автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которые
необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней на
вышеназванную полдневную ставку. Количество же дней зависит от каждого
конкретного клиента. Для того чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую
будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или
нет, следует провести две процедуры: Бесплатный выезд на определение объема
работ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатно
выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с
бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главного
бухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с
клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой
процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно,
сумму за услуги. Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае если
имеет место одно из тех обстоятельств: предприятие достаточно большое
(численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущих
учет, превышает 10 человек); имеются осложняющие обстоятельства, такие как,
например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации
или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не
отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять";
клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график
работ, можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого
дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены),
разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня
составит календарный график выполнения работ, в котором указано, что будет
иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет
потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что,
если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется
дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто
удалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с
ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате
чего можно "довести" стоимость автоматизации до возможностей клиента.
После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключается
договор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансы
взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации.
Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В случае если
определение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимо
больше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны в
плане-графике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом не
оплачивается.
Заключение
Целью курсовой
работы является исследование возможностей автоматизации ведения бухгалтерского
учета на предприятии на основе современных комплексов автоматизации. В связи с
этим, курсовая работа состоит из двух основных глав.
В первой главе
для выявления параметров, которым должна отвечать современная компьютерная
программа автоматизации бухгалтерского учета, были рассмотрены общие
возможности наиболее известных и распространенных сегодня программы
бухгалтерского учета. В процессе рассмотрения были установлены следующие
параметры, которым должна соответствовать современная программа автоматизации
бухгалтерского учета:
- вести учет по
банковским и кассовым операциям;
- вести расчет
зарплаты;
- вести учет
основных средств и нематериальных активов (ОС и НА);
- и так далее.
Исходя из этих
параметров мной была выбрана и рекомендована для установки и освоения на ФГУП “
Артикморнефтегазразведка”, программа “1С: Предприятие” версии 8.0.
Во второй главе
были исследованы постановки целей и задач технологий. В ней наиболее подробно
были рассмотрены основные этапы автоматизации бухгалтерского учета и сделаны
следующие наблюдения. Процессы автоматизации и настройки программы.
Таким образом,
в курсовой работе в целом, рассмотрена и наглядно показана целесообразность
применения и использования “1С:
Предприятие8.0”. Несмотря на некоторые сложности в настройке
этих программ под специальные нужды предприятия, их установка себя оправдывает
следующим преимуществам предоставляемым ими:
- значительному
снижению количества математических ошибок в бухгалтерском учете;
-
автоматическому составлению трудоемких форм ежеквартальных отчетностей;
-
автоматический контроль за правильностью и санкционированностью выписки
документов;
-
автоматическое ведение всех форм журналов и книг;
-
автоматическое составление операций и проводок по данным хозяйственной
деятельности и первичным документам;
- значительная
экономия временных затрат на осуществление бухгалтерского учета.
Также хочется
отметить, что особенно велики возможности настройки программы «1С:
Бухгалтерия», прежде всего в силу того, что велико количество обученных этому
людей. С большей уверенностью, можно смело сказать, что все эти программы,
изложенные в дипломной работе угодят практически любому требовательному пользователю.
Список литературы
Нормативные
документы
Федеральный
закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с
изменениями от 23 июля 1998 года).
Положение по
ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. №34н.
Положение по
бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организаций" (ПБУ
4/96). Принято приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 февраля
1996 г. №10.
Положение по бухгалтерскому
учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/98, утвержденное
приказом Минфина РФ от 15 июня 1998г. №25н.
Положением по
бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/97 (утверждено приказом
Минфина России от 3 сентября 1997г. №65н).
Порядок ведения
кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета
Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40.
Положением по
бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденных приказом Минфина
России от 30 декабря 1995г. №160.
Учебно-методическая
литература
Руководство
пользователя. Многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации фирмы
"Галактика". М.:, 1997.
Ивлиев М.К.,
Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров/Учебное
пособие. М.: МУПК, 1997.
Чистов Д.В.
Основы компьютерной бухгалтерии / Учебный практикум по ведению бухгалтерского
учета в «1С: Бухгалтерии-Проф 6.0»для Windows. М.: Компьютер пресс, 1998.