Методи управління підприємством

МЕТОДИ УПРАВЛІННЯ ТРУДОВИМ КОЛЕКТИВОМ
Управління — складний і динамічний процес, керований і здійснюваний людьми для досягнення поставленої мети. Після того як встановлено цілі управління, необхідно знайти найбільш ефективні шляхи та методи досягнення їх. Інакше кажучи, якщо при визначенні цілей потрібно відповісти на запитання «чого потрібно досягти?», то слідом за цим виникає запитання: «як найбільш раціонально досягти мети?». Отже, виникає потреба у застосуванні арсеналу засобів, що забезпечують досягнення цілей управління, тобто методів управління.
Методом називається захід або сукупність заходів у будь-якій людській діяльності, спосіб досягнення мети, шлях вирішення певного завдання.
Засоби цілеспрямованого впливу на трудовий колектив або на окремих його членів називають методами управління. Методи являють собою важливий елемент процесу управління (Наявність прогресивних методів управління та вміле використання їх є передумовою ефективності управління і господарських процесів).
Методи управління покликані забезпечити високу ефективність діяльності колективів, їх злагоджену роботу, сприяти максимальній мобілізації творчої активності кожного члена. Цим методи управління відрізняються від усіх інших технічних та технологічних методів, які використовуються у ході вирішення комплексних виробничо-господарських завдань.
Особлива роль методів управління полягає у тому, щоб створити умови для чіткої організації процесу управління, використання сучасної техніки і прогресивної технології організації праці і виробництва, забезпечити Їх максимальну ефективність при досягненні поставленої мети. Таким чином, зміст поняття «методи управління» витікає із суті і змісту управління і належить до основних категорій теорії управління.
Формування цілеспрямованого впливу на трудові колективи та їх окремих членів безпосередньо пов'язане з мотивацією, тобто використанням факторів, які визначають поведінку людини в колективі у процесі виробництва. Звідси витікає дуже важлива вимога до методів управління: методи управління повинні мати свою мотиваційну характеристику, що визначає напрям дії їх. Ця характеристика показує мотиви, які визначають поведінку людей і на які орієнтована відповідна група методів.
Відповідно до мотиваційної характеристики у складі методів управління виділяють три групи: економічні; організаційно-розпорядчі;
.соціальні.
Економічні методи управління об'єднують усі методи, за допомогою яких здійснюється вплив на економічні інтереси колективів і окремих їхніх членів. Цей вплив здійснюється матеріальним стимулюванням окремих працівників і колективів у цілому.
Організаційно-розпорядчі методи спрямовані на використання таких мотивів трудової діяльності, як почуття обов'язку, відповідальності, у тому числі адміністративної. Ці методи відрізняються прямим характером впливу: будь-який регламентуючий чи адміністративний який підлягає. обов'язковому виконанню.
Соціальні методи грунтуються невикористанні соціального механізму, що діє у колективі (неформальні групи, роль і статус особистості, система взаємовідносин у колективі, соціальні потреби та ін.).
Ефективність застосування методів управління в основному залежить від рівня кваліфікації керівних кадрів, що зумовлює потребу систематичної і цілеспрямованої підготовки та повсякденного використання всіх зазначених напрямів впливу на колектив і окремих людей.
Економічні методи управління посідають центральне місце в системі наукових методів управління трудовою діяльністю людей, оскільки на їх основі встановлюється цільова програма господарського розвитку окремих підприємств і організацій і визначається такий режим роботи і такі стимули, які об'єктивно спонукають і зацікавлюють колективи і окремих працівників в ефективній праці.
Таким чином, впливом на безпосередні інтереси об'єкта управління створюється механізм його орієнтації на найбільш ефективний режим роботи без повсякденного і безпосереднього втручання зверху. До складу економічних методів управління належать організаційно-виробниче планування, метод комплексних цільових програм, комерційний розрахунок, система економічних регуляторів господарської діяльності.
Під плануванням розуміють продуману підготовку майбутньої діяльності, систематично орієнтовану на цілі організації чи підприємства. Економічне планування полягає у розробці системи показників, які є найбільш важливими, визначальними показниками господарської діяльності. Ці показники охоплюють усі сфери діяльності підприємства чи організації: виробництво, реалізацію, закупівлю сировини, матеріалів та товарів, фінанси, запаси товарів і матеріалів, робочу силу та ін.
Планування як метод управління характеризується рядом специфічних ознак:
1) цільовою спрямованістю, оскільки кожен показник вказує виконавцям, яких результатів діяльності бажано досягти;
2) конкретною адресною спрямованістю, оскільки планове завдання завжди конкретно адресоване якомусь виконавцю (працівнику, групі працівників, колективу в цілому);
3) часовим інтервалом дії (рік, квартал, місяць, декада чи інший проміжок часу).
Система планування господарської діяльності в колишньому СРСР мала позитивні і негативні сторони. До позитивних сторін планування слід віднести: внесення за допомогою плану елемента свідомого програмування комплексу дій для досягнення поставлених цілей; розробку основ методології планування на різних щаблях і в ланках управління; уніфікацію системи показників планів та деякі інші.
Разом з тим для соціалістичного планування були характерні і значні недоліки, які багато в чому зводили ефект планування нанівець. Це директивність планових завдань і відсутність гнучкості планів, волюнтаристський підхід до визначення показників плану, надмірна деталізація планів і регламентація діяльності підприємств та організацій, недостатня розробка методології планування господарської діяльності на рівні підприємств і організацій та ін. В результаті не були виконані планові завдання жодної п'ятирічки в масштабах всього СРСР, Перша група — програми народногосподарського рівня, включаючи соціально-еконо-мічні, програми розвитку зовнішньоекономічних зв'язків та ін.
Друга група — це програми галузевого та регіонального рівня, а також міжгалузеві програми по окремих об'єктах. До них належать науково-технічні програми, програми виконання великих дослідно-конструкторських робіт, будівництва та введення в експлуатацію важливих підприємств і споруд та ін.
До третьої групи відносять програми розвитку підприємств, а також програми, які координують розробку та впровадження окремих видів машин, технологій, устаткування, приладів.
Структура КЦП повинна відповідати їх призначенню, ролі, яку вони викопують у забезпеченні загальної ефективності господарської діяльності.
У кожній програмі повинні бути відображені: стан проблеми, основні передумови її програмного вирішення; головна мета програми, її місце в загальній системі цілей галузі чи підприємства; система цілей та основних завдань програми; цільові показники, які розкривають кінцеві результати реалізації програми; шляхи досягнення цілей програми, система програмних заходів; організаційно-виконавча структура; дані про ресурси, необхідні для виконання програми та про строки її здійснення; оцінка ефективності результатів реалізації програми.
Ефективність реалізації плану чи КЦП залежить від механізму, що регулює систему економічних взаємовідносин на рівні окремих підприємств, організацій і галузей. Таким механізмом в умовах ринкової економіки є комерційний розрахунок.
Комерційний розрахунок грунтується на загальних принципах ринкової економіки: максимальній розкріпаченості економічних суб'єктів; повній їх відповідальності за підсумки господарської діяльності; конкуренції виробників товарів та послуг; вільному ціноутворенні; відмові держави від прямої участі в господарській діяльності ринкових суб'єктів; соціальній захищеності громадян., Інакше кажучи, необхідною умовою ефективного функціонування ринкового механізму регулювання економіки є наявність незалежних, самостійних суб'єктів ринкових відносин.
У національній економіці України застосовуються дві «форми комерційного розрахунку: повний і внутрішній.
На повному комерційному розрахунку перебувають підприємства з правами юридичних осіб, які мають самостійний баланс, бухгалтерську і статистичну звітність, створюють і витрачають фонди стимулювання працівників, відкривають рахунки у банках, володіють правом незалежної господарської діяльності, тобто укладання угод, контрактів, договорів з будь-якою юридичною чи фізичною особою як суб'єктом ринкового господарювання.
Повний комерційний розрахунок як метод управління застосовується на підприємствах, в організаціях і установах усіх форм власності: державної, колективної (кооперативної), приватної, мішаної.
На засадах внутрішнього комерційного розрахунку працюють відносно самостійні у вирішенні питань виробничо-господарської діяльності середні та дрібні виробничо-господарські одиниці підприємств і організацій.
Вони ведуть облік своїх витрат та результатів, скла-ють бухгалтерський баланс (або спрощені розрахунки, подібні бухгалтерському балансу) та створюють фонди матеріального стимулювання. Взаємовідносини з підприємствами чи організаціями, часткою яких вони є, грунтуються на системі договорів, що містять взаємні зобов'язання. Права самостійної економічної діяльності за межами підприємства чи організації такі структурні одиниці не мають.
Комерційний розрахунок повністю не виключає регулюючого впливу на господарську діяльність суб'єктів господарювання з боку держави або вищих щодо них управляючих систем. Таке регулювання здійснюється не волюнтаристським впливом на господарські процеси, а із застосуванням системи економічних регуляторів господарської діяльності. Ці економічні регулятори поділяють на загальнодержавні, місцеві і внутрішньосистемні.
До загальнодержавних регуляторів господарської діяльності відносять податки, кредити, регульовані ціни і тарифи, економічні пільги.
Серед економічних регуляторів господарської діяльності, застосовуваних державою, перше місце посідають податки. Вони поділяються на прямі і непрямі. До прямих належать податок на прибуток, на землю, на транс порт, на добавлену вартість та ін. Непрямими додатка ми є митний та акцизний збори. Мито стягується з то варів, які ввозять, вивозять і транзитних, а також цінностей, що перевозять під контролем митного відомства Акциз як вид непрямого податку на товари масового споживання включається в ціну відповідного товару або плату за послуги.
За допомогою податків держава регулює напрями діяльності суб'єктів господарювання, встановлюючи податки більш високого рівня на діяльність чи товари, які не мають важливого суспільного значення (наприклад, ігровий бізнес, тютюнові і лікеро-горілчані вироби) і знижуючи податки у тих сферах, які потребують пріоритетного розвитку (виробництво товарів і послуг) або виконують особливу соціальну роль (наприклад, підприємства товариств інвалідів).
Важливим регулятором господарської діяльності є кредит. Кредитування господарської діяльності в Україні здійснюється нині системою комерційних банків за рахунок власних коштів та одержаних кредитних ресурсів від Національного банку України.
Національний банк України встановлює процентну ставку за кредитні ресурси, отже, визначає і основну частину процентної ставки на кредити, надані підприємствам комерційними банками. Останні визначають розміри процентів за кредит, виходячи з виплаченої Національному банку процентної ставки, швидкості обороту кредитних ресурсів, видів кредитів та ін. Отже, банки здійснюють таким чином цілеспрямований вплив на господарську діяльність підприємств та організацій, на їх ефективність.
Держава може також використовувати такий важіль економічного впливу на господарську діяльність, як регульовані ціни. Регулювання цін може здійснюватися встановленням верхніх меж цін на окремі товари, фіксованих (твердих) цін, граничних норм рентабельності виробництва та розмірів торгової націнки для ланок товаропросування. Отже, ціни на деякі товари формуються не під впливом попиту і пропозиції, а залежно від способу і величини обмежень, накладених державою на складові елементи цін. Цей важіль застосовується державою для соціального захисту окремих категорій населення (ціни на товари повсякденного вжитку), стимулювання чи дестимулювання виробництва деяких товарів (товари розкоші). Аналогічний підхід застосовується державою при встановленні тарифів на послуги.
Досить ефективним регулятором господарської діяльності є також економічні пільги, які встановлюються державою щодо сплати податків, порядку розрахунків між бюджетом і підприємствами, між підприємствами різних галузей народного господарства та ін.
На господарську діяльність впливають також місцезнаходження виробничих, торгових та інших підприємств та ступінь розвитку інфраструктури в місцях діяльності їх. Місцеві органи влади використовують ряд економічних регуляторів для того, щоб підприємства, які перебувають у більш вигідних умовах порівняно з іншими, надприбутки перераховували в місцеві бюджети. До місцевих регуляторів відносять рентні платежі, місцеві податки і збори.
Таким чином, регулювання господарської діяльності конкретних господарюючих суб'єктів здійснюється державою та уповноваженими нею органами.
Крім того, регулювання діяльності підприємств, які є складовими частинами певної господарської системи, здійснюється цією системою. Внутрішньосистемними регуляторами господарської діяльності підвідомчих підприємств є централізоване створення фондів (капітальних вкладень, підготовки кадрів, резервного, страхування, розвитку науки і техніки та ін.) та внутрішньогосподарські відрахування на загальносистемні цілі і програми. Нормативи відрахувань у ці фонди та на виконання загальносистемних програм встановлюються відповідним вищим органом управління системи.
Комплекс економічних регуляторів господарської діяльності повинен бути гнучким, негайно реагувати на зміну економічної ситуації. Тепер застосовується досить багато цих регуляторів. Надалі, в умовах розвинутого ринку, кількість їх зменшиться, однак ринок не передбачає повної відмови від економічного регулювання господарських процесів.
Реалізація економічних методів управління здійснюється в рамках системи виробничих відносин між людьми, що входять до складу трудового колективу. Ця система взаємовідносин надзвичайно складна і включає в себе економічні, соціальні, психологічні та організаційні відносини. Останні знаходять своє вираження у вертикальних та горизонтальних зв'язках, що виявляються у формі зацікавленості працівників в організації спільної праці. Для виконання будь-яких робіт виробничого характеру кожен працівник має свої обов'язки, права, відповідальність, які формуються у процесі здійснення функції менеджменту «Організація».
Реалізація організаційних відносин у системі відбувається застосуванням організаційно-розпорядчих методів управління, які ще називаються адміністративними. Однак поняття «організаційно-розпорядчі методи управління» більш широке, оскільки адміністративні методи грунтуються на застосуванні нормативних актів (постанов, наказів, інструкцій органів влади і управління), а організаційно-розпорядчі методи охоплюють усю суть організаційної складової механізму управління.
Організаційно-розпорядчі методи тісно пов'язані з і економічними методами управління, оскільки вони спрямовані на вирішення єдиних завдань з досягнення цілей господарської діяльності.
Застосування організаційно-розпорядчих методів управління передує економічним методам, оскільки для того, щоб використати останні, потрібно організаційно сформувати об'єкт управління та структуру управління. В процесі функціонування господарської системи економічні методи управління реалізуються у формі організаційно-розпорядчого впливу суб'єкта управління на об'єкт (постанови, накази, розпорядження та ін.). Тісний зв'язок цих двох груп методів синтезує ефективний вплив управляючої підсистеми на підсистему, якою управляють. Разом з тим організаційно-розпорядчі методи управління відрізняються від економічних. Основою їх розмежування є механізм дії та форма прояву цих методів у процесі управління. Економічні методи управління грунтуються на врахуванні економічних інтересів людей, поєднанні цих інтересів за схемою: людина — колектив — суспільство. Формою прояву економічних методів управління є певні плани, завдання, програми, виражені економічними параметрами, чи ступінь задоволення індивідуальних, групових, колективних інтересів, виражений стимулами індивідуальної і колективної праці. Організаційно-розпорядчі методи управління грунтуються на таких індивідуальних і групових властивостях людей, як почуття обов'язку, відповідальності, дисципліни та розуміння можливості адміністративного покарання.
Організаційно-розпорядчі методи управління слід застосовувати з врахуванням вимог економічних законів.
Тільки у цьому випадку вони є науково обгрунтованими. Якщо орган управління в своїй діяльності не враховує" або недостатньо враховує вимоги економічних законів, то організаційно-розпорядчі методи можуть перетворитися на адміністративні, бюрократичні, волюнтаристські, суб’єктивні методи впливу.
Характерними особливостями організаційно-розпорядчих методів управління є: прямий вплив на об'єкт управління; обов'язковий характер виконання вказівок, розпоряджень, постанов та інших адміністративних рішень вищих органів управління для підпорядкованих об'єктів; суворо визначена відповідальність за невиконання вказівок та розпоряджень.
Акти управління, які здійснюються управлінськими працівниками, поділяють на два види: нормативні та індивідуальні.
Нормативні акти не мають конкретного адресата. Вони містять загальні норми дій щодо тих чи інших умов і розраховані, як правило, на тривалий період. До них можна віднести примірні статути, положення про господарюючі суб'єкти та їхні підрозділи, посадові інструкції, норми і нормативи витрат, матеріалів, праці, стандарти та ін.
Індивідуальні акти управління адресуються певним об'єктам управління. До них відносять накази, постанови, розпорядження, циркуляри, вказівки.
Організаційно-розпорядчі методи управління класифікують за різними ознаками. Найважливіше значення для них має класифікація, побудована на врахуванні специфіки засобів важелів організаційного впливу/ Такими важелями є регламент, норма, інструкція, дисциплінарні вимоги, відповідальність, повноваження та ін. Групуючи ці засоби впливу за роллю в процесі управління, можна виділити дві групи організаційно-розпорядчих методів управління: організаційно-стабілізуючі та розпорядчі. Центральне місце серед них посідає перша група — організаційно-стабілізуючі методи впливу.
Основний зміст методів організаційно-стабілізуючого впливу полягає у встановленні складу елементів системи і стійких організаційних зв'язків між ними закріпленням певних обов'язків як за системою в цілому, так і за окремими її ланками.
Другою групою організаційно-розпорядчих .методів управління є методи розпорядчого впливу, які відображають поточне використання встановлених організаційних зв’язків і їх часткове коригування в разі зміни умов роботи. В основу розпорядчих методів покладено повноваження та обов’язки.
Обидві групи методів управління використовуються спільно, оскільки вони доповнюють одна одну. Разом з тим ці методи взаємозамінні, що і визначає особливості вибраного в управлінні того чи іншого типу організації або основні аспекти організаційної діяльності в процесі управління.
Організаційно-розпорядчі методи управління можна класифікувати також за джерелами впливу. Тоді виділяють способи організаційного впливу першого, другого та наступних рівнів управління, практика свідчить, що кожний рівень системи управління має свої особливості організаційного впливу і виділяє ті з них, які найбільш ефективні для цього рівня. На вищих рівнях системи управління переважають регламентаційні та нормативні способи організаційного впливу. На низовому щаблі управління на передній план виходять розпорядчі методи, покликані регулювати та підтримувати повсякденну виробничо-господарську діяльність. Диференціація способів організаційного впливу за рівнями системи управління закономірна, оскільки вона відображає обсяг повноважень, якими володіють керівники певного рангу, юридичне становище певного рівня управління, специфіку управління, його функціональний зміст на певному щаблі управління.
Обгрунтована диференціація організаційно-розпорядчих методів управління за рівнями системи управління відіграє важливу роль у теорії управління, сприяє найбільш повному врахуванню організаційних відносин у соціально-економічній системі. І навпаки, застосування організаційно- розпорядчих методів управління, що не відповідають положенню щабля управління в ієрархії управлінської структури, призводить до зривів, порушення ритму виробничо-господарських процесів. Яскравим прикладом цього може бути намагання сконцентрувати на вищих щаблях управління в роки панування адміністративно-командної системи розпорядницьку діяльність з поточного регулювання функціонування організацій і підприємств.
Організаційно-розпорядчі методи класифікують також за їх спрямованістю. Виділяють методи управління спрямовані на суб'єкт і об’єкт управління. Специфіка, тієї чи іншої підсистеми визначає специфіку організаційного впливу на кожну з них. Організація інтелектуальної праці (діяльності суб'єкта управління) має свої особливості. В цьому процесі основну роль відіграють: регламентуючі акти, відповідно до яких діють працівники апарату управління, використовуючи права, повно важення та виконуючи певні обов'язки в загальній системі управління.
Трудова діяльність людей, які є об’єктом управлінського впливу містить дещо менше інтелектуального елемента і потребує застосування розпорядчих актів у форм економічного, соціального та інших видів впливу.
Отже, організаційно-розпорядчі методи витікають і суті управління, особливостей і властивих йому взаємовідносин, є стрижнем управлінського впливу, специфічно управлінським явищем. Звідси потреба застосування організаційно-розпорядчих методів управління за будь-якої системи господарювання. В цих методах управлінський вплив набуває предметної форми і спонукає виконавців до конкретних дій. Особливе значення мають організаційно-розпорядчі методи в період зародження ринкової економіки в Україні. На цьому етапі потрібно сформувати нові структури управління, регламентувати їх діяльність, визначити раціональне співвідношення між всіма групами методі управління та напрями цілеспрямованої зміни цього співвідношення до стану, рекомендованого сучасним науковим та практичним менеджментом. Організаційно-розпорядчі методи управління можуть бути ефективним засобом активізації працівників на перехідному етап оскільки для цього потрібна як перебудова психолог! людей, так і поступове створення системи економічного регулювання господарських процесів.
Серед організаційно-розпорядчих методів управління основну роль відіграють методи організаційно-стабілізуючого впливу, спрямовані на встановлення, підтримку та поліпшення організаційних структур і порядку діяльності суб'єктів та об'єктів управління. Так, на тривали період за допомогою цих методів визначають структур управління, способи взаємодії елементів системи управління, функції, повноваження і форми відповідальності суб'єкта і об'єкта управління.
Об'єктами організаційного впливу виступають як суб'єкт, так і об'єкт управління і частково зовнішнє середовище. Організаційний вплив на суб'єкт управління полягає у зміні організації його функціонування, тобто функцій, структури, організації управлінської праці, визначенні чи зміні прав, обов'язків та ін. Звичайно, впливаючи на суб'єкт управління, ми тим самим впливаємо і на об'єкт, оскільки ці дві підсистеми перебувають у нерозривному зв'язку.
Суб'єкт управління здійснює самостійний організаційний вплив на об'єкт, встановлюючи режим функціонування останнього.
До складу організаційно-стабілізуючих методів управління входять регламентування, нормування й інструктування. Регламентування являє собою досить жорсткий тип організаційного впливу і полягає у розробці та введенні в дію організаційних положень, обов'язкових для виконання протягом певного, визначеного цими положеннями часу. Можна конкретизувати склад регламентуючих організаційних положень. Це, по-перше, положення загальноорганізаційного характеру, яке встановлює організаційну відокремленість і порядок функціонування соціально-економічної системи в цілому. По-друге, це положення, яке визначає і встановлює внутрішній порядок роботи, організаційний статус різних ланок, їх завдання, функції, повноваження та ін. По-третє, це типові структури, які визначають основні риси побудови внутрішніх організаційних основ. По-четверте, це посадове регламентування, яке здійснюється розробкою штатного розкладу та посадових інструкцій, що встановлюють перелік посад і основні вимоги до заміщення їх.
З наукового погляду сукупність регламентів повинна охоплювати усі ланки соціально-економічної системи — від робочих місць, бригад, відділів, секцій, підприємств до верхніх ланок управління. Побудова і функціонування всіх цих ланок повинні регламентуватися спеціальними положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями для окремих посад.
Нормування як метод організаційно-стабілізуючого впливу більш м'який спосіб організаційної стабілізації і полягає у встановленні нормативів, які є орієнтиром у діяльності.
Норми і нормативи, що використовуються в практиці управління, можна класифікувати так: за рівнем управління — народногосподарські, загальносистемні і внутрішньовиробничі. Прикладами народногосподарських норм можуть бути ставки вивізного мита, норми оподаткування діяльності підприємств, мінімальний розмір заробітної плати у народному господарстві та ін. До загальносистемних норм і нормативів відносять нормативи створення фондів, норми амортизації приміщень, обладнання та механізмів, природних втрат товарів при перевезеннях та зберіганні та ін. Внутрішньовиробничі норми розробляють безпосередньо на підприємствах. Це норми витрати матеріалів, сировини і палива у виробництві, виробітку, нормативи часу на технологічні операції тощо; за видами — техніко-технологічні, планово-економічні, трудові, фінансово-кредитні, матеріально-постачальницькі, організаційно-управлінські та ін. Техніко-технологічні норми регулюють використання сировини, обладнання та допоміжних матеріалів. Група планово-економічних норм охоплює регулювання оплати і стимулювання праці, нормування товарних залишків, строки подання статистичної звітності. Трудові норми — це норми виробітку, нормативи чисельності працівників, норми часу для праці і відпочинку, трудового розпорядку тощо. Фінансово-кредитні норми регулюють порядок одержання кредитів та ліквідації заборгованості, створення фондів загального і спеціального призначення, порядок віднесення втрат і збитків на результати діяльності та ін. Матеріально-постачальницькі норми визначають порядок надходження сировини, матеріалів та товарів у підприємства, строки поставки, встановлюють мінімальні обсяги відвантаження тощо. До організаційно-управлінських норм відносять типові управлінські структури, норми підпорядкування, порядок розробки та прийняття управлінських рішень та ін.; за строками дії норми поділяють на довго- та короткострокові; за напрямом впливу розрізняють норми впливу на колектив у цілому та на окремих працівників.
Норми і нормативи, що застосовуються в процесі управління, є необхідною, важливою умовою наукової організації управління, оскільки саме на них грунтується виконання функцій менеджменту. Тому надзвичайно важливо постійно поліпшувати нормативну базу, розширювати коло нормативних показників, своєчасно переглядати раніше прийняті норми і нормативи, щоб вони не стали перепоною на шляху оптимізації управління.
Інструктування - найбільш м'який спосіб організаційного впливу і полягає в ознайомленні з умовами роботи чи обставинами дорученої" справи, з'ясуванні питань, можливих утруднень, пересторозі від можливим помилок, у порадах щодо виконання певних видів робіт! Інструктування завжди має форму методичної та інформаційної допомоги, спрямованої на успішне виконання роботи.
Інструктування може здійснюватися за допомогою радіо, телефону, відеопристроїв, особистими контактами, індивідуально і колективно. Воно може мати наочну форму. До інструктування відносять оформлення приміщень організаційною документацією про умови роботи. Це стенди з найменуваннями організаційних підрозділів, схеми розташування їх, порядок роботи, внутрішньоорганізаційні інструкції. Важливу роль при цьому відіграють лаконічність, простота, врахування психології сприйняття. Це все поліпшує організаційні умови роботи, сприяє успішному виконанню її.
Зазначені методи організаційного впливу рекомендується застосовувати в комплексі.
Методи організаційного впливу спрямовані на формування системи управління, визначення її функцій і структури, порядку і методів здійснення окремих функцій, організацію спільної праці, її нормування, методичне інструктування і навчання працівників ефективним способам виконання покладених на них завдань. Важливість цих цілей передбачає обов'язковість використання і безперервного удосконалення методів організаційного впливу як особливих інструментів управління на всіх рівнях управління.
У практиці управління можуть виникнути такі проблеми, які не вкладаються в установлені регламентацій-ними актами чи нормами межі. Інакше кажучи, нерідко виникає конкретна ситуація, не передбачена в регламентаційних актах або ж передбачена ними як розпорядча діяльність. Ситуаціями першого роду є відхилення від раніше прийнятих планів, зумовлені порушенням зв'язків між суб'єктом і об'єктом управління, недостатньою обгрунтованістю деяких управлінських рішень, зривами в постачанні товарами і сировиною підприємств, змінами в характері попиту на ринку та ін. Відхилення порушують планову програму розвитку господарської діяльності і потребують обов'язкового активного втручання управлінських органів для термінового виправлення становища, яке склалося.
Ситуаціями другого виду, тобто передбаченнями в організаційних нормах, але такими, що потребують конкретної розпорядчої діяльності в кожному випадку, є, наприклад, діяльність з добору і розстановки кадрів, оперативне керівництво виробничо-господарським процесом.
У всіх випадках застосовуються способи розпорядчого впливу.
Основою розпорядчого впливу є порядок управління, розроблений в результаті актів організаційного впливу. Саме на підтримання і поліпшення цього порядку спрямований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, має обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Всі акти розпорядчого впливу надходять суворо в одному напрямі: від вищих управлінських ланок до низових, від керівника до підлеглих.
Для розпорядчого впливу характерна нерегулярність його виникнення, оскільки відхилення в прийнятому порядку управління виникають раптово і їх складно передбачати наперед. У добре організованій системі ці відхилення зведені до мінімуму, проте через різноманітні зовнішні і внутрішні причини інколи і в ній виникає потреба в застосуванні розпорядчого впливу.
Причинами таких відхилень у системі організації,-наприклад, торгової діяльності, можуть бути неритмічність завезення товарів у торгову мережу, незабезпеченість працівниками необхідних категорій, порушення техніки безпеки та ін.; в технологічній системі — порушення технологічного процесу оптового та роздрібного продажу товарів, надходження від постачальників неякісних товарів, недодержання регламентів та режимів роботи; в системі організації праці — порушення трудової дисципліни, використання недосконалих систем матеріального стимулювання праці та ін.; в економічній системі — невідповідність фактичних витрат обороту запланованим, недосконалість діючих систем планування та економічного стимулювання.
Методи розпорядчого впливу дають змогу запобігти відхиленням від планової програми господарювання, здійснити перехід системи до стану рівноваги, наприклад, впровадженням більш досконалого порядку організації праці, планування, стимулювання та ін. Розпорядчий вплив здійснюється на основі розробки управлінських рішень щодо способів подолання відхилень, які виникли, або підвищенням ефективності організаційної системи, спрямовуючи ці рішення конкретним виконавцям для реалізації. Формою вироблення розпорядчого-впливу є усні та письмові розпорядження. До їх складу входять директиви, постанови, накази, вказівки, розпорядження, резолюції. Все це види розпорядчої діяльності, розпорядчого впливу, а не документи. Документи з аналогічними назвами — лише зовнішній прояв розпорядчого впливу. Сам же розпорядчий вплив може бути за формою усним чи документально оформленим. Кожна з цих форм має свої переваги. Усна форма більш оперативна. Документальна форма сприяє кращому обліку і контролю виконання розпоряджень. Поєднання форм розпорядчої діяльності становить важливу складову сторону діяльності керівника.
Постанови — це розпорядчі акти, які приймаються колегіальними органами управління (з'їздами, конференціями, зборами, комісіями, правлінням) і містять шляхи вирішення важливих питань, що стосуються всієї організації чи системи в цілому.
Основною формою розпорядчого впливу на підприємствах, якими керують керівники на засадах єдиноначальства, є накази. Наказ — це письмове вирішення певного завдання з переліком конкретних шляхів, строків, порядку, відповідальних осіб і форм контролю. Виконання наказу обов'язкове, оскільки він виражає волю лінійного керівника, який має право одноособового прийняття рішень. Сам наказ обов'язково повинен відповідати нормам адміністративного права, інакше він юридично може бути неправомірним.
Різновидом розпорядчого впливу є розпорядження, що деталізує конкретні шляхи і способи вирішення окремих завдань у масштабах окремо взятих служб та підрозділів. Розпорядження може бути видане лінійним чи функціональним керівником у межах його повноважень.
Специфічною формою розпорядчого впливу є директива,, що являє собою рішення про цілі перспективного розвитку окремих структурних підрозділів, підприємств, організацій, господарських систем та галузей. Директиви визначають загальну мету господарювання, розраховану на тривалий період і яка потребує якісної зміни способів і методів роботи. Реалізація директив пов'язана з виданням наказів, розпоряджень, постанов і вказівок для вирішення проміжних завдань.
В управлінні також широко застосовується резолюція, яка являє собою конкретну вказівку виконавцю щодо здійснення тих чи інших дій, передбачених відповідним документом. Резолюція накладається керівником у лівому верхньому куті документа під кутом до його тексту.
Таким чином, розпорядчий вплив реалізується в різноманітних формах. Різноманітність цих форм дає змогу успішно підтримувати стійкість системи управління відповідно до характеру проблем, що виникають, і усувати відхилення від заданої програми в організаційній системі підприємств та організацій.
Одним з найважливіших практичних питань управління є ефективність використання розпорядчих методів управління. Визначити її можна, зіставляючи те, що було передбачено наказами, постановами, розпорядженнями та іншими формами розпорядчого впливу, з тим, що було фактично досягнуто при реалізації їх. Ефективність письмових розпоряджень (наказів) зумовлюється їх кількістю, ступенем обгрунтованості, проявом творчості та ініціативи з боку виконавців, рівнем виконавчої дисципліни.
Практикою управління соціально-економічними системами виявлена така залежність: чим вище рівень (якість) організації праці, виробництва та управління, тим менше видається письмових розпоряджень. Велика кількість розпоряджень послаблює їхній вплив, перетворюючи у формальні акти, збільшує обсяг роботи управлінського апарату.
Слід зазначити, що чим більше письмових вказівок видається, тим більша вірогідність появи непогоджених заходів, строків, порушень принципу матеріальної та часової забезпеченості розпоряджень.
Обгрунтованість розпоряджень і вказівок потрібно насамперед розглядати юридичне: тобто під кутом зору відповідності змісту їх правовим нормам. Разом з правовою обгрунтованістю вказівок розрізняють ресурсну обгрунтованість їх, тобто наявність чи надання матеріальних, трудових, фінансових та часових ресурсів для виконання цих вказівок і розпоряджень. Використовуючи розпорядчі методи управління, сучасний менеджер повинен чітко і грамотно ставити завдання, компетентне аналізувати та ефективно контролювати хід реалізації їх, проводити інструктивну та роз'яснювальну роботу, налагоджувати та підтримувати виконавчу дисципліну.
Під виконавчою дисципліною розуміють вміле виконання наказів, розпоряджень, вказівок керівника, яке забезпечується кваліфікацією, досвідом, творчістю та ініціативою виконавців.
Для налагодження високої виконавчої дисципліни потрібні: чітко встановлені строки виконання завдань та заходів, що містяться в постановах, розпорядженнях, наказах, і сувора перевірка додержання їх; персональна відповідальність виконавців за виконання завдань та заходів; встановлення заохочень виконавцям за своєчасне та дострокове виконання завдань та проведення заходів.
Фахівці вважають, що в разі недодержання зазначених умов, відсутності дієвого контролю за виконанням розпоряджень, своєчасно виконуються лише 50—55 % загальної кількості їх.
Розглянуті вище особливості розпорядчої діяльності менеджера стосуються письмової форми розпоряджень. Разом з нею, як уже було зазначено, широко використовуються усні розпорядження як своєрідний засіб комунікації в системі управління, відносин «керівник — підлеглий».
Відносно використання усних розпоряджень наведемо деякі рекомендації, перевірені практикою: віддавати усне розпорядження потрібно ясною, зрозумілою мовою, щоб не ставити виконавця у скрутне становище: або він виконає розпорядження так, як зрозумів, або прийде до керівника за уточненнями; корисно перевірити, чи правильно зрозумів розпорядження виконавець; перед тим, як віддати усне розпорядження, потрібно переконатися, що воно не суперечитиме раніше відданим; усне розпорядження також повинне фіксуватися керівником. Формою. фіксації таких розпоряджень може бути діловий блокнот керівника чи спеціальний журнал.
У розпорядчій діяльності керівника виявляється його мистецтво управління. Вміле використання різних розпорядчих методів, поєднання їх з організаційно-стабілізуючими методами упорядковує управлінський вплив на об'єкт управління, підвищує ефективність управлінської діяльності, забезпечує ритмічну роботу всієї соціально-економічної системи.
Розглянуті вище економічні та організаційно-розпорядчі методи управління спрямовані в основному на виробничо-господарську діяльність організацій і підприємств. Однак, як уже підкреслювалося, організація чи підприємство виступає в суспільстві не тільки як виробничо-економічна ланка, а й як соціальний фактор. У зв'язку з цим менеджер повинен володіти соціальними методами управління.
Під соціальними методами управління розуміють систему засобів і .важелів впливу на соціально-психологічний клімат у колективі, на трудову і соціальну активність колективу і його окремих працівників. Методи соціального управління спрямовані на гармонізацію соціальних відносин у колективі задоволенням соціальних потреб працівників — розвитку особистості, соціального захисту та ін.
До методів соціального управління належать соціальне прогнозування, соціальне нормування, соціальне регулювання та соціальне планування.
Соціальне прогнозування використовується для створення інформаційної бази розробки планів соціального розвитку та застосування методів соціального впливу у конкретному трудовому колективі. Параметри соціального прогнозу включають такі показники: вікові і статеві зміни в колективі; зміни загальноосвітнього та кваліфікаційного рівня працівників; зміни в матеріальному забезпеченні та в побутових умовах працівників; динаміку- співвідношення фізичної і розумової праці та ін.
Соціальне нормування як метод управління полягає у наявності таких соціальних норм, які встановлюють порядок поведінки окремих осіб і їхніх груп у колективі. Під нормою звичайно розуміють певний, .визнаний обов'язковим, порядок, правило. Відповідно до цього соціальні норми регулюють різні сторони господарського. і соціального життя колективу і підпорядковують їх єдиним цілям та завданням, які визначені характером виробничих відносин та призначенням системи.
Соціальні норми відображають певного роду інтереси—суспільні, класові, колективні та групові. Головне і безпосереднє завдання цих норм — погодити всі види інтересів. Оскільки інтереси визначають спрямованість поведінки окремих людей і їхніх груп, то взаємне узгодження суспільних та особистих інтересів має вирішальне значення для функціонування механізму регулювання управлінських відносин. Вирішити це завдання досить складно, оскільки зв'язки між інтересами різних рівнів і різних видів далеко не однозначні і, як правило, являють собою складну комбінацію і нерідко можуть виявитися .взаємно суперечливими.
Соціальне управління грунтується на використанні великої різноманітності соціальних норм, оскільки різноманітні регульовані ними відносини людей і соціальних систем. Проте вони можуть бути згруповані за ознакою формування та реалізації їх. Розрізняють норми права, норми моралі і авторитет громадської думки. Інакше кажучи, управлінські відносини регулюються трьома видами соціальних норм: 1) юридичними (правовими) нормами, які встановлюються або санкціонуються державою; 2) суспільними (неюридичними) нормами, які встановлюються громадськими організаціями і товариствами; 3) нормами моралі, які формуються в свідомості людей у процесі виховання і життєдіяльності їх.
Класифікація соціальних норм може бути здійснена і за іншими ознаками: залежно від типу і виду взаємовідносин, що регулюються, ступеня обов'язковості норм, способу їх утворення і механізму дії, ступеня формалізації, характеру виникнення (спонтанно чи свідомими діями), охоплюваної ними сфери цінностей (політичні, релігійні, правові, культурні, моральні, етичні, організаційні та ін.).
Таким чином, управлінські відносини регулюються сукупністю соціальних норм і процедур їх реалізації, що забезпечують нормальне функціонування і розвиток систем відповідно до мінливих умов існування їх.
Усі норми мають ту саму кінцеву мету, але їхній зміст, порядок встановлення і впливу на процеси управлінської діяльності, сфера дії і механізм поширення в системі різні.
Правові норми встановлюються державою і їх додержання забезпечується як переконанням, так і в разі потреби і засобами примусу. Порівняно з іншими видами соціальних норм правові норми відрізняються більшим ступенем розробленості і формалізації та регулюють найбільш суттєві відносини.
Правове регулювання поширюється насамперед на компетенцію суб'єктів соціального управління, під якою розуміють закріплену за органом управління сферу, що визначає правову основу його діяльності і у межах якої він самостійно вирішує проблеми відповідного рівня управління. Інакше кажучи, компетенція — це відповідна функціям певного органу сукупність повноважень і обов'язків, невиконання яких тягне за. собою відповідальність у вигляді управлінського впливу щодо органу чи посадових осіб.
Обсяг та характер повноважень, а також відповідний їм ступінь відповідальності залежать від місця, яке займає орган в ієрархії управління, від масштабів і території його діяльності. В процесі встановлення компетенції відбувається поділ повноважень та відповідальності між різними рівнями управління, структурними підрозділами і посадовими особами на кожному з цих рівнів. У результаті визначають рівні, на яких розглядаються та приймаються ті чи інші рішення і тим самим фіксується певне співвідношення централізації та децентралізації.
Як правило, дія правових норм поширюється на державні, а здебільшого і на громадські системи.
Норми, які приймаються громадськими організаціями, діють у межах відповідних організацій. Однак можливі і винятки з цих правил, коли нормативні акти готуються і видаються спільно державними і громадськими органами і набувають одночасно і правового, і громадського характеру. Такими є, наприклад, норми права, що регулюють оплату і охорону праці, пенсійне забезпечення та ін. Діяльність громадських організацій регулюється нормативними актами різного походження. Йдеться насамперед про акти, які визначають статус тих чи інших громадських організацій (наприклад, Закон України «Про споживчу кооперацію»).
Однак більшість актів, що регулюють управлінські відносини в громадських організаціях, розробляється ними самими. Такі акти об'єднуються у три групи: статути громадських організацій; положення про окремі громадські організації; постанови з окремих питань діяльності громадських організацій; інструкції громадських організацій.
Так, об'єм компетенції і правовий статус органу управління споживчої кооперації фіксується в Статуті кооперативної організації та в Положенні про ці органи. В цих документах містяться інструктивні та методичні матеріали, які передбачають передусім загальні завдання і підпорядкованість відповідного органу і те, на що мають право і зобов'язані робити кожний підрозділ і кожен керівний працівник. Все це передбачає формування в організаційних структурах управління зв'язків між і суб'єктами правовідносин (як у горизонтальному, так і у вертикальному розрізі), регулювання взаємовідносин всередині управлінського апарату, між різними органами та їхніми структурними підрозділами, між керівником та підлеглими, між органами управління (посадовими особами) і пайовиками, регламентування застосування відповідальності для забезпечення законності в діяльності системи.
Виконання норм, розроблених громадськими організаціями, гарантується авторитетом цих організацій, а також деякими формами примусу, передбаченими нормативними документами, що визначають статус цих організацій.
Постійно зростаючого значення у регулюванні управлінських відносин набувають норми моралі. Під мораллю, як відомо, розуміють правила (принципи) поведінки людей, які стосуються сфери взаємовідносин між ними, а також взаємовідносин їх з суспільством.
Норми моралі, на відміну від норм права, підтримуються авторитетом громадської думки і, як правило, їх додержання грунтується на власних переконаннях. Чим більшого визнання в управлінні набувають ці норми, тим воно досконаліше. У цьому зв'язку досить послатися на такий соціальний феномен, як громадська думка, яка значною мірою грунтується на нормах моралі. Громадська думка виявляється у специфічній формі колективного судження суспільства, класу чи соціальної групи, виражаючи їх ставлення до певних явищ, і фактів соціальних систем, а також вчинків окремих людей.
Як інструмент регулювання відносин управління громадська думка цінна тим, що вона завжди звернена до особистості як члена суспільства і вимагає від неї відповідальності перед суспільством і соціальною системою, в якій вона працює. Тим самим здійснюється вплив на психічний стан людини, її емоції і волю, сприяючи виробленню у неї бажаних ціннісних орієнтацій.
На нинішньому етапі розвитку соціальних систем у нас і за рубежем помітна тенденція до зростання значення норм .моралі, а також норм, розроблюваних громадськими організаціями в умовах поступового скорочення сфери застосування правових норм. У зв'язку з цим виникає проблема доцільного вибору соціальних норм у кожному конкретному випадку з врахуванням ситуації і особистих якостей виконавця, характеру його інтересів та сфери діяльності.
Соціальне регулювання — це заходи щодо підтримання соціальної справедливості у колективі та удосконалення соціальних відносин між працівниками. Засобами соціального регулювання є колективні договори, угоди, контракти, взаємні зобов'язання, правила внутрішнього розпорядку, статути (в частині, що регулює поведінку службових осіб), правила етикету, ритуали. Сюди також відносять черговість задоволення соціальних потреб залежно від трудового стажу, виробничої активності працівників тощо.
Соціальне регулювання спрямоване на стимулювання колективної, особистої ініціативи працівників та інтересу їх до праці.
Стимулювання колективної ініціативи здійснюється різними шляхами. Це ознайомлення працівників з історією підприємства, його кращими працівниками та їхніми заслугами, наслідування добрих старих традицій та створення нових, прагнення до того, щоб працівники дорожили маркою підприємства, досягали високої якості праці, підвищували кваліфікацію;
Велике значення надається стимулюванню особистої ініціативи за допомогою моральних стимулів.
При високій якості індивідуальної праці такими стимулами є підвищення рівня відповідальності (делегування повноважень, що дає змогу працівнику приймати рішення від імені керівництва, почесне доручення представляти підприємство в інших організаціях, виступити з доповіддю чи повідомленням на нараді та ін.); зміцнення авторитету працівника, що відзначився, публічною похвалою, високою оцінкою результатів його праці у присутності інших співробітників; зарахування до резерву на заміщення керівної посади, показ особистої перспективи (просування по службі), розкриття перед працівником перспектив розвитку підприємства, організації і у зв'язку з цим прогноз службового зростання працівника; особиста неформальна похвала підлеглого в процесі ділових контактів, моральна підтримка, іменні поздоровлення із знаменними датами; рекомендація працівника для виступу в пресі, по радіо, в телепередачі про передовий досвід свого колективу (чи про особистий досвід); направлення адміністрацією листів про трудові успіхи молодих працівників їхнім батькам.
При низькій якості індивідуальної праці моральними стимулами є особиста бесіда з підлеглими, аналіз показників праці, причин невиконання завдань, доручень, наказів, розпоряджень керівників підприємства; публічна форма аналізу роботи в присутності інших працівників; доброзичлива, позитивна і конкретна критика допущених недоліків; пониження відповідальності — позбавлення права самостійно приймати рішення, підписувати документ» та ін.
Стимулювання інтересу до праці здійснюється заохоченням удосконалень у роботі сумлінних працівників, створенням «ядра ветеранів», організацією відряджень. на інші підприємства для ознайомлення зі станом справ та ін.
Велику увагу слід приділяти стабілізації особового складу — виключенню причин плинності кадрів.
Соціальне планування як метод соціального управління реалізується складанням плану соціального розвитку організації (підприємства). План соціального розвитку, як правило, складається з чотирьох розділів:
1—«Удосконалення соціальної структури колективу»;
2—«Удосконалення умов праці, охорона її та зміцнення здоров'я працівників»;
3 — «Підвищення життєвого рівня, поліпшення житлових та культурно- побутових умов працівників»;
4 — «Підвищення трудової та громадської активності працівників, розвиток самоуправління».
План соціального розвитку трудового колективу— органічна складова частина комплексного плану (програми) економічного і соціального розвитку підприємства (організації), в якій передбачається науково обгрунтована і матеріально забезпечена система заходів щодо удосконалення структури колективу, формування і найбільш повного задоволення матеріальних і духовних потреб працівників.
Планування соціального розвитку повинно випливати з базового рівня розвитку (соціального паспорту колективу), включаючи завдання по його змінах (соціальний прогноз) і містити перелік конкретних заходів з строками реалізації їх, відповідальних осіб, розмірів га джерел фінансування.
Перший розділ «Удосконалення соціальної структури колективу» повинен містити дані про планові зміни співвідношення між оперативними, інженерно- технічними працівниками та службовцями у зв'язку з кваліфікаційно- професійними змінами, скороченням застосування фізичної праці, механізацією і автоматизацією виробничо-господарських та управлінських процесів. У цьому розділі планується також підвищення рівня загальної та професійної освіти, статево-вікові зміни складу працівників, заходи щодо управління рухом кадрів.
У другому розділі «Удосконалення умов праці, охорона її та зміцнення здоров'я працівників» передбачається усунення виробничих факторів, які становлять небезпеку для життя і здоров'я людей, призводять до нервово- психічних перевантажень, запобігання і зниження виробничого травматизму і захворювань, поліпшення медичного обслуговування.
Третій розділ плану соціального розвитку «Підвищення життєвого рівня, поліпшення житлових та побутово-культурних умов працівників» охоплює заходи .щодо удосконалення організації заробітної плати, матеріального і морального стимулювання. Великого значення надається у цьому розділі поліпшенню житлово-побутових умов, роботі дитячих закладів, баз відпочинку, культурному і побутовому обслуговуванню працівників. При цьому особлива увага приділяється зменшенню питомої ваги працівників з низькою заробітною платою і доходами на одного члена сім'ї. Крім того, планують кошти підприємства, виділені на спорудження житла, допомогу працівникам в індивідуальному і кооперативному будівництві.
Четвертий розділ плану «Підвищення трудової та громадської активності працівників, розвиток самоуправління» містить заходи щодо зростання виробничої і соціальної активності членів колективу, економічного, правового, морального, естетичного і фізичного виховання, розвитку спортивної та культурно-масової роботи.
План соціального розвитку має бути погоджений з відповідними заходами щодо соціального розвитку і захисту працівників, що розробляє профспілкова організація.
Отже, складність системи виробничих відносин між людьми, що входять до трудового колективу, потребує застосування комплексу методів впливу на колектив і окремих його членів, як економічних, так і організаційно- розпорядчих та соціальних методів. У раціональному поєднанні цих методів - запорука ефективної діяльності підприємства.