Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в
архиве.
Кирсанова М.В.
1. Общие положения.
Номенклатура
дел —это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении,
с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел
используется как схема распределения и группировки исполненных документов в
дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их
хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных
документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и
архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура
дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От
того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с
документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении,
организации, предприятии обязательно.
Основные
положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной
системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура
дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают
номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная
номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного
подразделения.
Примерные
и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений
с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того,
типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих
учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура
дел является рекомендательной.
Составлению
номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель
которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие
видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в
соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа
по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения
в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает
изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса
документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и
определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки
дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования»,
справочные картотеки.
Утвержденные
экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и
включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба
отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После
утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные
организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в
работе.
Номенклатура
дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение,
одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем.
Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура
дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка
формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура
дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура
дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в
службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего
экземпляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного
за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве,
в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура
дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае
коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется,
согласовывается и утверждается заново.
Согласованная
с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел
учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем
организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В
течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел,
о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в
прилож. 7.1.
2. Формирование дел.
Формирование
дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов
внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к
одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
Формирование
дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и
поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность
документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или
заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД.
Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные
(возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики,
варианты, размноженные копии в дело не помещают.
Дела
формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных
подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному
подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной
работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию
— индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета — 02,
бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных
подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо,
ответственное за архив.
Документы
постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно
оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В
исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с
рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или
скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения
и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело
постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой,
об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».
В
дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения
составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в
течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация,
создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
В
деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом
количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или
узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить
на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката»,
«Переписка о поставке арматуры и проволоки».
Документы
к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам
протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу,
их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по
одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения
вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения.
Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Документы
в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись
документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление
или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об
образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии
записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку
по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с
места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного
значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы
располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях,
изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к
личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
3. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию.
Завершающим
этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к
хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных
документов — создание условий для их использования в справочной работе
учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка
исполненных документов к хранению и использованию включает:
экспертизу
(оценку) научной и практической ценности документов;
оформление
дел;
описание
документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение
их сохранности;
передачу
дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется
архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации,
не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным
подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение
документов организаций и предприятий до передачи их на государственное
хранение.
Экспертиза
ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры
дел, их формировании. Для' организации и проведения экспертизы ценности
документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а
также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и
оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа
создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается
положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На
экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение
возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к
уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о
неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел,
подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на
ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение
на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения
документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по
делопроизводству и т.п.
Оформление
дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению
заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента
заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к
передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение
которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы
делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного
(до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их
допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации
документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной
надписи.
При
оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование
учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного
подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного
хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части);
количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того,
на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования
государственного архива и учреждения.
Следует
особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения
проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в
годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего
учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется
карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в
годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения,
согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы
(для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При
заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном
падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;
заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний
целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при
вертикальном способе их хранения).
В
конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или
долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если
название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения)
изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение),
на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения).
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации,
согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной
службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает
содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и
уточнения.
В
заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о
копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за
заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся
к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов
(в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на
обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого
тома (части).
Важным
реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания
дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего
учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела,
содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады,
стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное
значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются
крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления)
самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой
дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п.,
являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их
утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты
подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В
конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для
учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе
составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается
количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество
листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется
разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается
составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и
состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных
документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на
соответствующий акт.
Для
определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков
хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо
ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых
степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и
патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания,
составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного
года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие
экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой
систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и
содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме
этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного
стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
С
момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих
комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в
закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и
ставят корешками наружу.
Изымать
и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных
случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения
руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную
заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки
из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных
граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое
право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В
течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для
работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают
лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время
выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не
выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На
выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное
подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения,
фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для
расписок в получении и приеме дела.
За
сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут
ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они
должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных
подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству
учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные
подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел
производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются
регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения
(канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки
включается в опись.
Передача
дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику,
составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за
архив), предварительно согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела
временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не
подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или
другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В
исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть
переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет
ведомственный архив.
Правильность
формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре
дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к
передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в
формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных
подразделений обязаны их устранить.
Дела
принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или
лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного
подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах
против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи
в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически
принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи
сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо
ценных дел проверяется количество листов в деле.
Список литературы
Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.i-u.ru/