Информационные технолгии

КАЛИНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Кафедра управления производством Контрольная работа по дисциплине: Информационные технологии в экономике. На тему: Движение информации на рабочем месте ООО «Покупай» Калининград 2005 г. Содержание : 1. Движение информации на рабочем месте. Информационное обеспечение. Стр.2. Используемая литература

Стр.8 Движение информации на рабочем месте. Информационное обеспечение. Издательство газеты ООО «Покупай» — юридическое лицо по организационно-правовой форме и форме собственности, осуществляющее подготовку и производство печатной продукции, то есть осуществляющие деятельность в сфере изготовления печатных изданий. Эта организация зарегистрирована в виде издательства и редакции. Редакция, специализируется на выпуске однотипной печатной продукции — газеты «Покупай»

Издательская деятельность осуществляется в совокупности с другими видами работ (в частности, тесно связана с деятельностью типографий, а нередко издательства имеют и свою полиграфическую базу), бухгалтерский и налоговый учет которых также имеет свои особенности. Информация в организации формируется из внешних и внутренних источников. Внешняя информация состоит из: 1.Обязательной для использования, так как любая организация юридически

ответственна. Это нормативно-законодательные акты, кодексы, указы, постановления и т.п. На предприятии имеется консультационно-правовая база «Консультант Плюс», в которой содержится вся необходимая правовая информация. Мне, как главному бухгалтеру эта правовая база более чем необходима. 2. Используемой для эффективного управления производством.

3. Рекомендательного характера. Предложения о рекламе в нашей газете, оказания услуг, повышения квалификации сотрудников 4. Не используемой непосредственно в процессе управления производством. (Предложения участвовать в конференциях, совещаниях и других общественных мероприятиях и т.д.) Внутренняя информация освещает производственно-хозяйственную и экономическую деятельность организации. В процессе управления производством различают также информацию: -условно-постоянную, т.е. справочно-

нормативную, составляющую более половины всей необходимой информации для управления производством; -переменную, которая оперативно показывает состояние производства, изменения во внешней среде организации. Так как организация выпускает газету, она является распространителем информации. В газете печатаются объявления различного характера: от продажи детских колясок до квартир и автомобилей. Также размещаются материалы рекламного характера, которые являются источником информации для потребителей.

Я занимаю должность главного бухгалтера, поэтому нахожусь в курсе практически всей информации, которая, так или иначе, оказывает влияние на предприятие. Ко мне информация поступает от поставщиков рекламы, от типографии, которая печатает продукцию, от работающего персонала (листки нетрудоспособности) и т.д в виде первичных документов, которые в свою очередь, обрабатываю и заношу в различные ведомости или книги (книга покупок или продаж). На основе всей необходимой документации составляю отчетность в налоговые

органы и отчеты директору и учредителям. Для эффективного управления производством требуется оперативный сбор переменной информации и высокие темпы ее обработки и передачи. Информация, возникающая в ходе производства, является первичной. Однако в процессе управления производством менеджерам нужна и вторичная информация, которая получается в результате переработки первичной информации по соответствующим алгоритмам и используется в процессе

принятия управленческих решений. Вся информация, технические средства обработки и передачи ее, используемые в процессе управления производством, представляют собой информационную систему. Система информации и менеджмент на любом уровне управления образует функциональное единство, оставаясь при этом различными по своему назначению и структуре. Система управления на предприятии может иметь различную структуру в зависимости от масштабов предприятия,

его специфики, технического уровня производства и т.д. Информационная же система по структуре всегда будет одинаковой при любых объемах производства: сбор, передача, обработка, хранение информации. Изменение объема и содержания информации не повлияет на структуру системы информации, а только изменит ее количественную сторону (технические средства сбора, обработки и передачи информации). По форме отображения информацию можно подразделить на аудиоинформацию, визуальную

и аудиовизуальную. Форма отображения информации имеет большое значение в информационном обеспечении управления. Визуальная информация - графики, диаграммы, таблицы и т.п характеризуется повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщать группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, показывая тенденции, характер, зависимости и т.д. Наглядные формы отображения информации способствуют совершенствованию информационного обеспечения управления.

Аудиоинформация - информация, принимающаяся на слух. В настоящее вре¬мя в управлении используются следующие формы фиксирования и передачи аудиоинформации - использование звукозаписи, получаемой с помощью магнитофонов и диктофонов и т.п. с последующим воспроизведением. Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информа¬цию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, получающей широкое распространение

в процессе управле¬ния. По форме представления можно выделить информацию: буквенную, цифро¬вую и кодированную. Цифровая информация играет важную роль в процессе управ¬ления, так как цифры более емки в информационном отношении, так как вносят точ¬ность в представляемую информацию. Однако в процессе управления невозможно все свести к цифровым формам представления информации. Буквенная информация по¬могает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы,

со¬держательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления. Кодированная информация предназначена для использования современ¬ных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, пере¬давать, обрабатывать информацию. По источникам получения можно выделить внешнюю и внутреннюю информацию, а также можно выделить: входящую и исходящую информацию, дифферен¬цируемую по уровням системы управления.

Выделение информации по источникам ее возникновения играет важную роль в проектировании информационных систем. По роли информации в разработке решения можно выделить: плановую, отчетную, статистическую, контрольную и т.д. Упорядоченность информации создаст благоприятные условия для ее поиска и использования при разработке управленче¬ских решений. Информация в процессе управления претерпевает различную обработку, в результате чего появляется новая информация. По степени обработки информацию можно разделить на первичную

и вторичную (производную). Эффективность управления существенно зависит от организации сбора и фиксирования первичной информации, так как она является основой всех информационных потоков, определяет дос¬товерность и ценность вторичной информации. В практике менеджмента нередки случаи, когда оформлению первичных документов, фиксированию первичной, исход¬ной информации уделяется недостаточно внимания. Если нет строгого порядка в фиксировании первичной информации, то, как бы строго и точно не рассчитывалась

(обрабатывалась) она, в дальнейшем все показатели (вторичная информация) будут давать искаженное представление о состоянии системы. По времени активного использования информации в процессе управления ее можно разделить на постоянную и переменную. Постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентационных актов, долгосрочных заданий и пр которую называют также условно постоянной, так как она через определенное время может измениться (пересматриваются нормативы, акты и т.п.).

Переменная -это текущая информация, оперативная, используемая сравнительно небольшой про¬межуток времени. Каждое звено (структурное подразделение) системы управления работает со своей, специфической для выполняемой функции информацией. Поэтому информа¬цию можно разделить по ее функциональной принадлежности, причем это деление можно произвести как по основным, так и по конкретным функциям управления. Та¬кое деление информации имеет большое значение в проектировании систем управле¬ния, обеспечивая выравнивание

трудоемкости работ по различным звеньям системы управления. По возможности продуктивного использования можно выделить информа¬цию: полезную, избыточную и ложную. В информационном обеспечении процесса управления присутствуют все эти виды информации. Избыточность информации п информационном обеспечении процесса управления создает дополнительные трудно¬сти его осуществления, обуславливая дополнительные затраты времени и средств, т.е. снижает эффективность

менеджмента. Необходимо стремиться сводить до минимума объем информации. В каждом конкретном случае информация должна быть релевантной. Ложная информация затрудняет разработку управленческих решений и оп¬ределение рационального объема необходимой информации. Ложная информация может формироваться в результате ошибок в процессе сбора, фиксации, хранения и обработки первичной информации.

Искажение информации может носить случайный и преднамеренный (умышленный) характер, в этом случае она называется дезинформацией. Ошибки при сборе первичной информации могут быть механическими, обу¬словленные неисправностью (недостаточной точностью) фиксирующих устройств и приборов, невнимательностью или низкой квалификацией соответствующих сотруд¬ников, низким уровнем технологии и организации сбора информации и т.п. По анало¬гичным причинам возможно искажение информации в процессах ее фиксирования, хранения,

обработки и передачи. Документационное обеспечение управления Деятельность организации характеризуется сведениями в документированном или ином виде. Документы являются основным носителем информации в организации. Документы можно классифицировать по разным признакам, прежде всего их можно разделить на: систематизированные и несистематизированные (деловая переписка). Систематизированные документы делятся на: -

Типовые унифицированные, используемые на всех предприятиях. Это счета-фактуры, акты выполненных работ, кассовые ордера и т.д. -индивидуальные, имеющиеся только в рассматриваемой организации. Это приказы, акты и т.д. По источникам формирования документы делятся на внешние и внутренние. Внешние документы разрабатываются вне данной организации и характеризуют ее деятельность (взаимоотношения

с другими организациями: счета-фактуры, рекламации и т.п.). Внутренние документы составляются в организации и отражают внутренние операции (ведомости на оплату труда, приказы и т.д.). Документы, связанные с внешней средой, как правило, типовые и утверждаются соответствующими структурами (по форме, содержанию, срокам и т.д.), поэтому они изменяются только централизованно. Внутренние документы могут быть изменены как по форме и содержанию, так и по маршрутам их движения.

Документы, отражающие процессы функционирования структурных подразделений, различны по своему назначению и делятся на: учетно-отчетные, плановые, нормативные и пр. По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. Примерами разовых документов являются счета, платежные требования, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные и сдаточные акты и т.д. Накопительные документы применяются для многократной записи

данных о ряде однородных операций, выполняемых постепенно в течение некоторого периода времени. По способу охвата хозяйственных операций: Разовые документы применяют для оформления одной или нескольких хозяйственных операций, информацию о которых записывают одновременно. Накопительные документы содержат информацию об однородных, периодически повторяющихся хозяйственных операциях за определенный промежуток времени (смену, сутки, неделю).

Большое значение при изучении производственной информации имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии. По периодичности разработки документы разделяются на текущие, ежемесячные, ежегодные, еженедельные, полумесячные, месячные, квартальные, полугодовые, годовые. Используемая литература: Кафидов В.М. Информационное обеспечение менеджмента: Учебное пособие Калининград: Калининградский государственный технический университет,

2002, 152 с.