Органолептичні методичні прийоми контролю

РЕФЕРАТ

НА ТЕМУ:

Органолептичні методичні прийоми

Органолептичні методичні прийоми фінансово-госпо­дарського контролю використовують при перевірці фактич­ного стану об'єктів контролю. Найважливішим з них є інвен­таризація (від лат. іпуепіагіит — опис).

Основні завдання інвентаризації полягають в установленні фактичного стану і наявності основних засобів, товарно-ма­теріальних цінностей, коштів у касах, на рахунках у банках, розрахунково-кредитних операцій, а також обсягів незавер­шеного виробництва підприємства. Інвентаризацією здійс­нюють контроль збереження матеріальних цінностей, кош­тів, виявляють предмети, які втратили свою первинну якість, вироби застарілих фасонів і моделей, а також наднорма­тивні і невикористані матеріали, інвентар і обладнання, ма­шини та інші об'єкти основних засобів. Одночасно під час інвентаризації перевіряють додержання правил і умов збері­гання матеріальних цінностей і коштів, а також правил ут­римання і експлуатації машин, устаткування, інструментів, спецодягу, інвентаря та ін. Методичний прийом інвентари­зації використовується для контролю достовірності даних бухгалтерського обліку, звітності і балансу підприємства, зокрема, наявності і вартості товарно-матеріальних ціннос­тей, коштів у касах, на розрахунковому та інших рахунках в установах банків; реальності обліку коштів у дорозі, дебіто­рів і кредиторів, незавершеного виробництва, витрат май­бутніх періодів, резерву наступних витрат, фондів та інших коштів, відображених на статтях балансу.

У процесі інвентаризації використовуються контрольно-аудиторські процедури, які дають змогу перевіряти матері­альні цінності і кошти у натурі переліченням, зважуванням, перемірюванням, а кошти у розрахунках — взаємним зві­рянням сум з іншими підприємствами і окремими особами, які є платниками підприємства або одержувача коштів від нього. Результати інвентаризації оформляють типовими фор­мами документів, затвердженими статистичними органами або спеціалізованою документацією, затвердженою міністерст­вами і відомствами в установленому порядку. До такої доку­ментації відносять: інвентаризаційний опис устаткування, транспортних засобів та інших об'єктів основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, незавершеного будівництва, цінностей і документів суворої звітності; інвентаризаційний ярлик; акти інвентаризації товарів відвантажених, матеріа­лів і товарів, що перебувають у дорозі, незакінчених ремон­тів основних засобів, наявності готівки, розрахунків з покуп­цями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами;

порівняльна відомість та ін. Документи, які відображають результати інвентаризації, є доказом фактичного стану цін­ностей на певну дату, підтвердженого підписами членів інвен­таризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб, тому при перевірці до цих документів ставляться вимоги, анало­гічні до первинної документації, яка застосовується в обліку господарських операцій, нормативних актів про документи і документооборот у бухгалтерському обліку.

Отже, інвентаризація — органолептичний методичний прийом контролю фактичною стану підконтрольних об'єк­тів, здійснюваний з метою забезпечення збереження ціннос­тей і раціонального використання їх у фінансово-господарсь­кій діяльності.

Інвентаризація у внутрішньому аудиті фінансово-госпо­дарської діяльності, яка здійснюється бухгалтерією та іншими підрозділами підприємства, є не тільки методичним прийо­мом, а й формою оперативного контролю збереження мате­ріальних цінностей і коштів. Організація і методика прове­дення її здійснюються відповідно до Основних положень з інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цін­ностей, коштів і розрахунків.

За часом проведення інвентаризації поділяють на пла­нові і позапланові. Планові — передбачаються планом поточного контролю збереження цінностей.

Позапланові — провадяться в строки, не передбачені пла­ном, в разі зміни матеріально відповідальних осіб, у зв'язку із стихійним лихом, у випадку викрадення цінностей, коли необхідно терміново і раптово перевірити наявність і стан певної групи цінностей.

Особливим видом планових інвентаризацій є перманентні, які провадяться на підприємстві безперервно за спеціаль­ним графіком із метою запобігання недолікам і псуванню цінностей, безгосподарності.

Залежно від повноти охоплення перевіркою цінностей інвентаризації бувають повні і вибіркові (часткові).

Повна інвентаризація — це перевірка всіх засобів підпри­ємства і джерел утворення їх перед складанням річного звіту, у процесі комплексного аудиту і в деяких інших випадках. Щодо товарно-матеріальних цінностей, то повна інвентариза­ція охоплює всю номенклатуру матеріалів, товарів, інвентаря.

Вибіркова (часткова) інвентаризація — це перевірка пев­ної частини засобів або окремих груп і видів товарів, матеріа­лів. Вибіркові інвентаризації провадять на базах і складах і:і кількісно-сортовим обліком товарно-матеріальних цінностей, у міжінвентаризаційний період. При цьому перевіряють най­більш цінні, що користуються підвищеним попитом, товари, а також наднормативні запаси і матеріали, які тривалий час, зберігають на складах без руху. В разі виявлення порушені. у збереженні цінностей або нестач провадять позачергову повну інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей. Од­ночасно з інвентаризацією перевіряють дані бухгалтерсько­го обліку цінностей, уточнюють залишки товарно-матеріаль­них цінностей на день інвентаризації зустрічною перевір­кою документів з метою виявлення тих матеріалів, що наді­йшли, але не оприбутковані або відпущені і не списані у видаток. При проведенні інвентаризації додержують прин­ципу раптовості, плани і графіки інвентаризації не підляга­ють розголошенню.

Обов'язковим є проведення інвентаризації в строки, вста­новлені нормативними документами про бухгалтерські зві­ти і баланси, в разі зміни матеріально відповідальних осіб, встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей після пожежі або стихійного лиха (повінь, зем­летрус та ін.), переоцінки основних засобів і товарно-мате­ріальних цінностей, продажу об'єктів основних засобів коопе­ративним та іншим підприємствам. При колективній (бри­гадній) матеріальній відповідальності проведення інвента­ризації обов'язкове у випадку зміни бригадира, вибуття з колективу більш як половини членів, а також на вимогу одного або кількох членів.

При підготовці чергової інвентаризації враховують час і результати проведення попередньої, заповнення нормативу запасів, а в торгових підприємствах — і повноту здавання виторгу в касу або установу банку. Насамперед проводять інвентаризації у матеріально відповідальних осіб, знову прий­нятих, а також при збільшенні наднормативних запасів цін­ностей, наявності сигналів про порушення правил прийман­ня, відпуску, відвантаження і реалізації товарів тощо.

Організація інвентаризації і контроль за її проведенням на підприємстві покладаються на керівника і головного бух­галтера. Крім того, головний бухгалтер зобов'язаний своє­часно відображувати результати інвентаризації цінностей у бухгалтерському обліку.

На підприємствах створюють центральні постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника підприємства або його заступника (голова комісії), головного бухгалтера, ке­рівників структурних підрозділів (служб), представників громадськості.

Для проведення інвентаризації цінностей утворюють ро­бочі інвентаризаційні комісії, до яких включають представ­ника адміністрації підприємства (голова), а також спеціаліс­тів — товарознавців, інженерів, технологів, механіків, вико­навців робіт, економістів, бухгалтерів та ін. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб того самого праців­ника два рази підряд. У міжінвентаризаційний період ви­біркові і перманентні інвентаризації здійснюються за розпо­рядженням керівника підприємства інвентаризаційними гру­пами, сформованими із працівників, які добре знають то­варно-матеріальні цінності, облік і звітність.

Інвентаризаційна комісія має право залучати працівни­ків підприємства для перемірювання, переважування мате­ріалів, виявляти разом із бухгалтерією результати інвента­ризації, вносити пропозиції щодо поліпшення зберігання,

відпуску, обліку цінностей. Комісія відповідає за своєчасне та якісне проведення інвентаризації, оформлення докумен­тації.

Інвентаризаційну комісію призначає керівник підпри­ємства письмовим розпорядженням. Голові інвентаризацій­ної комісії вручають контрольний пломбір. Виконання роз­поряджень про проведення інвентаризації контролюють у спеціальному журналі.

При бригадній матеріальній відповідальності інвентари­зацію провадять за обов'язковою участю бригадира або його заступника і членів бригади, які працюють у момент інвен­таризації.

Інвентаризацію здійснюють на місцях знаходження цін­ностей, а також за матеріально відповідальними особами.

На підприємствах із великим обсягом робіт, пов'язаних з інвентаризацією, створюють кілька робочих інвентаризацій­них комісій, які працюють під безпосереднім керівництвом центральної інвентаризаційної комісії. У складі однієї робо­чої інвентаризаційної комісії можна створювати кілька під­комісій. Вони перевіряють цінності, матеріальна відповідаль­ність за які покладена на одну особу або бригаду. Голова робочої комісії організовує роботу підкомісій, забезпечує правильне проведення інвентаризації на всіх об'єктах, які закріплені наказом керівника за комісією. За підсумками інвентаризаційних описів, складених підкомісіями, голова робочої комісії з матеріально відповідальними особами (бри­гадирами) складає зведений акт про наявність товарно-ма­теріальних цінностей.

У ряді випадків інвентаризацію цінностей провадять за відсутності матеріально відповідальної особи, а також після стихійного лиха, крадіжок та пограбувань. При цьому до складу комісії включають представника органу місцевого самоврядування або представника сторонньої організації, спеціально на це уповноваженого. Інвентаризацію ціннос­тей провадять за умови обов'язкової участі всіх членів інвен­таризаційної комісії.

Інвентаризацію матеріалів, товарів і тари здійснюють переліченням, перемірюванням, переважуванням у порядку розташування цінностей послідовно за місцями збереження. На складах, базах і холодильниках можна вносити запаси до інвентаризаційних описів цінностей за специфікаціями,трафаретами, маркуванням на тарі. При цьому провадять вибіркову контрольну перевірку не менш як 10 % нерозпа-кованих місць. Якщо є розбіжності, повністю перевіряють фактичну наявність цінностей.

Проведення інвентаризації залежить від організаційних заходів на місцях збереження цінностей. Матеріально відпо­відальні особи на кожний вид цінностей складають товарні ярлики, партіонні карти, де зазначають найменування, поз­начення одиниці, показники якісної характеристики товарів (артикул, розмір, сорт, зріст), ціну, кількість. Ярлики, кипні карти розташовують на видному місці (стелажах, кипах, тарі), де знаходяться матеріали. Для перевірки достовірності за­писів у кипних картах голова інвентаризаційної комісії одер­жує у товарному відділі бази картотеки кипних карт, які звіряють із примірниками складу. Після перевірки правиль­ності складання ярликів і кипних карт, а також фактичної наявності матеріалів їхні дані записують у інвентарні описи типової форми.

Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи. У кінці опису матеріально відповідальні особи дають розписку, якою підтверджують, що комісією перевірено цінності в їх присутності, претензій до комісії немає, а вказані в описі цінності ними прийняті на відповідальне зберігання. На цінності, які не належать підприємству, але перебувають на його зберіганні, склада­ють окремі описи.

Інвентаризацію матеріальних цінностей, коштів і бланків суворої звітності провадять, як правило, раптово, а основ­них засобів, незавершеного капітального будівництва, незакінченого виробництва продукції, розрахунків та інших об'єк­тів контролю — станом на перше число місяця.

Якість інвентаризації перевіряє центральна інвентариза­ційна комісія за участю членів робочої інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальної особи після закінчення інвентаризації, але обов'язково до відкриття складу, комори, секції, де перевіряли цінності. Перевірці підлягають цінні і підвищеного попиту товари, а також ті, які тривалий час знаходяться без руху, перевищують норму запасу. В разі вияв­лення значних розбіжностей між даними інвентаризаційного опису і контрольної перевірки провадять повторну інвента­ризацію у новому складі робочої інвентаризаційної комісії.Результати контрольних перевірок якості інвентаризацій оформляють актом типової форми і заносять у бухгалтерії до спеціальної книги.

Роботу інвентаризаційної комісії оформляють протоколом, де відображують результати інвентаризації, стан складсько­го господарства, забезпечення збереження товарно-матеріаль­них цінностей. В разі наявності невикористаних і зіпсованих товарно-матеріальних цінностей у протоколі зазначають час завезення їх, назву постачальника, стан цінностей, причину зниження якості. Такі цінності відображують окремо в інвен­таризаційних описах. Аналогічно відображують зіпсовані цінності, зазначають причини псування і винних у цьому осіб.

Висновки щодо результатів інвентаризації цінностей і про­позиції щодо усунення виявлених недоліків, заліку нестач і лишків за пересортуванням, а також списання нестач у ме­жах норм природного убутку комісія формулює й обґрунто­вує в протоколі. Після закінчення інвентаризації робоча ко­місія всю документацію і протокол передає центральній пос­тійно діючій комісії.

При інвентаризації товарно-матеріальних цінностей ви­користовують ЕОМ, які дають змогу скоротити строки про­ведення її, поліпшити якість, знизити трудомісткість робіт.

Для прискорення інвентаризації обчислювальний центр складає машинограму — інвентаризаційний опис, де вказують номер складу, код, позначення одиниці і ціну товару. Інвен­таризаційна комісія записує у відомість фактичну наявність цінностей. Після введення в ЕОМ фактичних і облікових залишків товарно-матеріальних цінностей автоматизовано видаються машинограми — порівняльні відомості і відомості результатів — нестач одних товарів та лишків інших.

Позитивно зарекомендував себе також інший варіант авто­матизації інвентаризації товарно-матеріальних цінностей на ЕОМ, який полягає ось у чому. Матеріально відповідальні особи підготовляють товарно-матеріальні цінності до інвен­таризації — групують їх за однорідністю, прикметами, що їх відрізняють, та місцями зберігання, уточнюють ціни, коди тощо. На кожному товарному ярлику, кипній карті та інших документах, які зберігають разом із товаром, матеріально відповідальна особа вказує (після перелічування, зважуван­ня) кількість товару і тари, ціну. Потім інвентаризаційна комісія за участю матеріально відповідальної особи переві­ряє кількість та якість товару і тари в натурі, звіряє з дани­ми товарного ярлика, кипними картами та іншими доку­ментами, складеними матеріально відповідальною особою. Якщо розбіжностей записів у цих документах інвентариза­ційна комісія не виявила, то члени комісії підписують товарні ярлики, кипні карти і передають їх на обчислювальний центр для складання машинограм "Інвентаризаційний опис" і "По­рівняльна відомість результатів інвентаризації товарів". Ос­танню складають у разі виявлення розбіжностей між фак­тичною наявністю товарів і тари та даними бухгалтерського обліку. Машинограми, які видає ЕОМ, оформляють в уста­новленому порядку відповідно до нормативних актів про документи і документооборот у бухгалтерському обліку і Методичних вказівок щодо впровадження і застосування державного стандарту "Надання юридичної сили докумен­там на машинному носії і машинограмі, які створюють засо­бами обчислювальної техніки".

Використання ЕОМ під час інвентаризації матеріалів на складах, як показує практика, скорочує строки її на 3—4 дні, усуває ймовірність помилок у номенклатурних номерах; ці­нах та інших реквізитах, а також запобігає викривленню результатів інвентаризації.

Застосування у процесі інвентаризації дуаль-карт із гра­фічними позначеннями вивільняє інвентаризаційну комісію від складання інвентаризаційних описів. При цьому дуаль-карту заповнюють на кожне найменування товару. У ній способом графічних позначень відображують фактичну наяв­ність товару. За графічними позначеннями на обчислюваль­ному центрі за допомогою зчитувальних пристроїв кількість товару за даними інвентаризації передають до інформацій­ного масиву для складання машинограми порівняльної ві­домості.

При використанні на підприємстві клавішних обчислю­вальних машин за даними інвентаризаційних ярликів на фактурних або бухгалтерських машинах складають інвента­ризаційну відомість. Клавішні обчислювальні машини у про­цесі виконання контрольно-ревізійних процедур використо­вують для обчислення природних втрат за окремими найме­нуваннями матеріалів і загальної суми втрат. При цьому виявляють випадки попереднього списання матеріалів за рахунок природних втрат за нормами без встановлення фак­тичних втрат, тобто без проведення інвентаризації, що забо­роняється.

Центральна постійно діюча інвентаризаційна комісія під­приємства розглядає результати інвентаризації, їх оформ­лення і регулювання, починаючи з перевірки правильності оформлення порівняльних відомостей. Свої висновки і про­позиції щодо результатів інвентаризації вона викладає у про­токолі. Тут же зазначають причини нестач, втрат і лишків, визначають відповідальних осіб, дають пропозиції щодо ре­гулювання розбіжностей фактичної наявності цінностей ;і даними бухгалтерського обліку.

Нормативними актами про бухгалтерські звіти і баланси передбачено, що виявлені при інвентаризаціях розбіжності цінностей проти даних бухгалтерського обліку регулюють списанням природного убутку товарно-матеріальних ціннос­тей, а у межах встановлених норм, за розпорядженням ке­рівництва підприємства, — на витрати виробництва. Таке списання убутку можливе лише за умови виявлення нестачі під час інвентаризації. При цьому убуток цінностей у межах діючих норм визначають після заліку нестачі матеріалів лишками їх за пересортуванням.

Якщо після заліку пересортування все ще залишилась нестача цінностей, то норми природного убутку застосовують тільки до того найменування цінностей, з якого виявлено нестачу. Втрати і нестачі цінностей понад норми втрат від­носять на винних осіб. Якщо нестачі і втрати є наслідком зловживань, то матеріали у п'ятиденний строк на винних осіб передають правоохоронним органам з поданням позо­ву. Нестачі цінностей понад норму природного убутку і втра­ти від псування, якщо конкретних винуватців не встановле­но, можуть бути списані керівниками підприємств за раху­нок чистого прибутку.

Лишки цінностей, включаючи і сумові різниці при заліку нестач лишками при пересортуванні, оприбутковують у бух­галтерському обліку на рахунки товарно-матеріальних цін­ностей.

Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортуван­ня здійснюється тільки як виняток за той самий період, у тієї самої підзвітної особи щодо товарно-матеріальних цін­ностей одного найменування і в однакових кількостях. Про­ позиції про можливість взаємного заліку пересортування робочою інвентаризаційною комісією подають на розгляд постійно діючій центральній комісії. Сумову різницю, яка утворилася при взаємному заліку пересортування, тобто нестачу, не перекриту лишками за вартістю цінностей, від­носять на винних осіб, а якщо таких не встановлено, — на чистий прибуток підприємства.

Протокол засідання постійно діючої інвентаризаційної комісії затверджує керівник підприємства не пізніше ніж через 10 днів після закінчення інвентаризації. У цей самий строк вживають заходів щодо забезпечення збереження цінностей.

Результати інвентаризації відображують в обліку у тому періоді, в якому було завершено інвентаризацію.

Отже, інвентаризація як методичний прийом і форма по­точного контролю забезпечує виявлення і запобігання нестачам і втратам матеріальних цінностей і коштів, а також сприяє збереженню їх.