Регламент открытия, разработки и реализации проектов развития в холдинге "ЛОГОС"

Регламент открытия, разработки и реализации проектов развития в холдинге “ЛОГОС”

Введение

В соответствии с политикой Холдинга реализация предложений в области организации развития и расширения бизнеса осуществляется в форме проектов. Выполнение проекта осуществляется рабочей группой Проекта.

В целях повышения скоординированности действий по реализации проектов развития Холдинга руководители проектов и директора по развитию предприятий холдинга находятся в функциональном подчинении (по сфере деятельности без прямого административного подчинения) руководителя управления по проектам ООО“Логос- Центр”.

Ниже приведены основные этапы, которые необходимо осуществить для открытия, разработки и реализации проекта.

1. Открытие Проекта

Конкретная идея развития того или иного направления деятельности, создания нового продукта (услуги), развития новых направлений деятельности, как в рамках конкретного предприятия группы, так и в рамках Холдинга обсуждается автором идеи с руководством своего предприятия и подается в виде Заявки произвольной формы:

в Секретариат Совета Директоров, где она регистрируется в “Журнале заявок на открытие проекта”

в Управление по проектам “Логос - Центра”, где она помещается в “Банк идей проектов развития Холдинга” (Приложение “.Банк идей проектов развития Холдинга”)

Руководитель Управления по проектам ежемесячно информирует Председателя Совета Директоров о состоянии “Банка идей проектов развития Холдинга”. Председатель Совета Директоров по результатам анализа имеющихся Заявок назначает дату и время обсуждения выдвинутой идеи проекта на Совете Директоров. По результатам обсуждения идеи Советом Директоров принимается решение об открытии конкретного проекта. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение “Протокол об открытии Проекта”) в котором указывается:

решение об открытии проекта

уровень Проекта (“Логос-Центр”, группа компаний , предприятие)

Руководитель Проекта

Дату открытия финансирования Проекта и источники финансирования

Сроки разработки Концепции, проведения экспертизы и представления материалов на рассмотрение в Совет Директоров

Список сотрудников, которые будут задействованы в проведении экспертизы Концепции.

Начиная с данного момента, Исполнительный секретарь Совета директоров помещает все Протоколы по проектам в “Архив документов проекта” и предоставляет копии Протоколов Руководителю проекта, в Управление по проектам и финансовое управление “Логос - Центра”

Руководитель Проекта, совместно с Управлением по проектам, на основании перечня первоочередных задач по проекту осуществляет формирование состава рабочей группы данного этапа проекта.

Порядок включения специалистов в рабочую группу проекта, определение суммы оплаты и порядок оплаты их труда производится в соответствии с “Положением о рабочей группе проекта и порядке ее финансирования”. Результатом является состав рабочей группы текущего этапа проекта.

табл.№1

Параллельно с вышеизложенной задачей Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам ( везде далее для проектов уровней группы компаний и каналов Управление по проектам осуществляет помощь Руководителям проектов лишь в части методической поддержки) открывает Проект в Системе управления проектами PROJECT (программный пакет MS Project) и осуществляет следующие мероприятия:

Построение диаграммы хода работ (Gantt Chart в Системе управления проектами PROJECT) на ближайшую перспективу с указанием длительности работ и их взаимосвязи (например: разработка концепции проекта включает в себя проведение маркетинговых исследований, анализ результатов и собственно написание концепции)

Построение таблицы сводных данных о ресурсах (Resource Sheet в Системе управления проектами PROJECT), которые необходимо задействовать для решения вышеобозначенных задач

Построение таблицы загрузки ресурсов с разбивкой на работы (Task Usage в Системе управления проектами PROJECT). Таблица содержит в себе аккумулированную информацию для Управления по проектам и финансового управления об использовании ресурсов на данном этапе проекта.

Вид вышеперечисленных таблиц Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage с указанием информации, которая должна быть в них размещена, представлен в Приложении “Система управления проектами “Открытие проекта””

По мере разработки и реализации проекта таблицы актуализируются.

2. Разработка концепции проекта

Управление по проектам предоставляет Руководителю Проекта необходимые для выполнения проекта документы: регламент открытия, разработки и реализации Проекта, рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме ее составления, (Приложение “Рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме ее составления”) рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и форме его составления (Приложение “Рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и форме его составления”), а так же предоставляет информацию о результатах и ходе выполнения проектов- аналогов.

На всем протяжении проекта Управление по проектам осуществляет методическую поддержку Руководителя Проекта.

Руководитель Проекта в соответствии с “Рекомендациями по содержанию Концепции …..” разрабатывает концепцию проекта, оформляет ее в виде рабочего документа "Концепция проекта …..”.

Начиная с данного этапа порядок документооборота следующий: оригинал документа с визами руководителя проекта и его линейного руководителя предоставляется в Секретариат Совета Директоров, где он регистрируется (электронная копия документа высылается в адрес Управления по проектам). Исполнительный секретарь Совета Директоров под роспись передает оригинал документа в Управление по проектам для организации подготовки аналитической справки для Совета Директоров.

Управление по проектам совместно с экспертами организует проведение анализа представленной концепции, по результатам которого подготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценка следующим моментам:

соответствие Концепции рассмотренной идее Проекта

перспективность и возможность реализации данной Концепции,

сильные и слабые стороны Концепции,

угрозы, которые могут возникнуть при реализации данной Концепции.

реальность предлагаемой стратегии действий, реальность оценки конкурентной среды и потенциальных потребителей,

реалистичность схемы воплощения Проекта

предложения по составу рабочей группы разработки плана-графика работ по Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№1)

Концепция проекта совместно с аналитической справкой представляется в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления по проектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информирует Председателя Совета Директоров о готовности Концепции к рассмотрению Советом Директоров.

По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение об утверждении Концепции. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение “Об утверждении концепции Проекта”) в котором указывается:

решение об утверждении Концепции

сроки разработки плана-графика мероприятий выполнения проекта

состав рабочей группы разработки плана-графика работ по Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№1)

Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам вносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project (таблицы Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage, Приложение “Система управления проектами “Утверждение концепции”)

3. Разработка плана - графика мероприятий по выполнению Проекта

Исходя их утвержденной концепции Проекта и используя информацию о результатах и ходе выполнения проектов - аналогов Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам выполняют следующие мероприятия:

Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля

Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта

Определение взаимосвязей операций - составление технологических взаимосвязей между операциями

Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций

Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (располагаемые ресурсы Холдинга) и их характеристик

Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта

Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения

Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей

Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам)

По результатам выполнения вышеперечисленных мероприятий Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам разрабатывают следующие документы:

Диаграмма хода работ по проекту ( Приложение “Диаграмма хода работ по проекту”)

Таблица сводных данных о ресурсах (Приложение “Таблица сводных данных о ресурсах ”)

Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы (Приложение “Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы”

Примечание: формирование временно-стоимостной таблицы задействованности специалистов в мероприятиях проекта, как и ранее, производится в два этапа:

Формирование перечня необходимых специалистов и времени их участия в проекте

Формирование персонального состава рабочей группы в соответствии с “Положением о рабочей группе проекта и порядке ее финансирования”

Управление по проектам проводит экспертизу разработанных документов на предмет непротиворечивости использования ресурсов другим проектам Холдинга. Данное мероприятие осуществляется путем агрегирования данного проекта в общую систему управления проектами Холдинга. В случае возникновения ресурсных конфликтов осуществляет их разрешение путем корректировки сроков, последовательности выполняемых работ либо другими способами, не нарушающими общей логики выполнения Проекта. Далее Управление по проектам передает пакет документов и экспертное заключение по нему через Секретариат в Совет Директоров. Руководитель управления по проектам через Исполнительного секретаря информирует Председателя Совета Директоров о готовности вышеперечисленных документов к рассмотрению на Совете Директоров.

По результатам обсуждения на Совете Директоров представленных материалов, принимается решение по следующим вопросам:

Сроки выполнения ключевых этапов проекта и сводная таблица потребных ресурсов

Список сотрудников, которые будут задействованы в проведении экспертизы бизнес-плана Проекта.

Данное решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров “Об утверждении плана-графика мероприятий по выполнению Проекта”

В случае, когда имеется необходимость привлечения для работы в проекте внешних специалистов, кадровая служба по решению Совета Директоров обеспечивает подбор требуемого специалиста на основании квалификационных требований, которые определяет руководитель Проекта.

Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам вносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project. Данный план выполнения проекта принимается как базовый. Система управления проектами переводится в режим сопровождения проекта, позволяющий отслеживать сроки выполнения задач проекта и реальное использование ресурсов.

4. Разработка бизнес-плана

Руководитель Проекта в соответствии с “Рекомендациями по содержанию бизнес - плана …..” разрабатывает бизнес - план проекта, оформляет его в виде документа "Бизнес - план проекта …..”, и предоставляет его в Управление по проектам. Управление по проектам совместно с экспертами организует проведение анализа бизнес - плана Проекта, по результатам которого подготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценка следующим моментам:

Реальность приведенных оценок по рынку и спросу на предлагаемые услуги

Степень достоверности имеющихся предположений

Соответствие реальности роста объемов производства (продаж)

Реальность сроков реализации проекта исходя из имеющихся ресурсов

А так же содержатся предложения:

по порядку, срокам и форме представления отчетности о ходе реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и в финансовое управление.

Целесообразным критериям завершения проекта

Примечание: порядок, сроки и форма отчетности о ходе выполнения проекта, а также критерий завершения проекта определяются спецификой проекта и в каждом конкретном случае определяются индивидуально. Например, для магазина целесообразно отразить (реальные и плановые):

Финансовый результат

Валовой доход

Оборот и его динамика

Средняя сумма на чек и его динамика

% выполнения плана

Ориентировочное содержание отчета о ходе выполнения проекта представлено в приложении “Пример формы отчета о ходе выполнения Проекта”

Бизнес - план Проекта совместно с аналитической справкой представляются в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления по проектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информирует Председателя Совета Директоров о готовности бизнес - плана к рассмотрению Советом Директоров. По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение об утверждении бизнес - плана. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение “Об утверждении бизнес-плана проекта ________”) в котором так же указывается:

Порядок, сроки и форму представления отчетности о ходе реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и в финансовое управление (Приложение №1 к протоколу “Об утверждении бизнес - плана проекта”)

Критерий завершения проекта. Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам вносит информацию в соответствии с утвержденным бизнес - планом проекта по использованию материальных и финансовых ресурсов в Систему управления проектами Project

5. Реализация проекта

Руководитель Проекта обеспечивает предоставление информации о ходе выполнения проекта (соблюдение плана - графика мероприятий по реализации Проекта, соответствие реальных финансовых показателей финансовым показателям бизнес - плана.) в адрес Управления по проектам в сроки и по форме, представленной в Приложении № 1 к Решению Совета Директоров (“Об утверждении бизнес-плана проекта ________”). Управление по проектам формализует представленную информацию и аккумулирует ее в программном пакете управления проектами.

Руководитель Проекта ежемесячно (для уровня проекта Логос - Центра - еженедельно) информирует Управление по проектам о ходе выполнения Проекта ( реальные сроки начала и окончания работ, продолжительность, затраты, загрузка сотрудников , процент выполнения работ и т.д.) Управление по проектам актуализирует информацию в Системе управления проектами Project и формализует ее в виде, представленном в Приложении “Управление проектом”, с целью оперативного реагирования на отклонения от плановых показателей.

На данном этапе Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам (а так же с привлечением специалистов Управления качества и финансового управления) осуществляет следующие мероприятия: анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным. В случае невозможности устранения причин, приведших к нарушению планов, разрабатывают предложения по изменению плана - графика работ, перерасчете бизнес - плана. Руководитель Управления по проектам информирует об этом Председателя Совета Директоров. В случае положительного решения, руководитель проекта производит актуализацию необходимых документов и предоставляет их в Управление по проектам. После проведения экспертизы Руководитель управления по проектам информирует Председателя Совета Директоров о готовности документов к рассмотрению Советом Директоров.

Анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным, соответствие реальных результатов показателям бизнес - плана, и в случае появления отклонений от плановых показателей проводят анализ причин и разрабатывают предложения по их устранению.

анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта

подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками и управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью

подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества

подготовка предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.

управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

6. Завершение Проекта

По достижении Проектом в своем развитии точки, определенной, как критерий завершения Проекта руководитель проекта совместно с Управлением по проектам организует подготовку итогового отчета "О результатах работ в рамках проекта и реально использованных ресурсах” и предложения по формам развития данного направления и передает их в Управление по проектам. На основании данных материалов Управление по проектам готовит аналитическую справку, целью которой является обобщение опыта реализации Проекта и оценка возможности использования имеющейся информации в других проектах.

Руководитель Управления по Проектам информирует Председателя Совета Директоров о готовности документов к рассмотрению их на Совете Директоров с целью принятия решения о завершении Проекта.

По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение о завершении Проекта (“О завершении Проекта”) в котором отражаются следующие моменты:

Достигнутые финансовые результаты

Реально использованные ресурсы

Форма дальнейшей реализации данного направления деятельности (в т. ч. возможности по тиражированию проекта)

Направления использования полученной в ходе проекта информации (напр. апробация новых технологий, новых программных продуктов и т. д. )

Оценка работы рабочей группы Проекта

После принятия решения о завершении Проекта Исполнительный секретарь Совета директоров закрывает “Архив документов проекта” и передает его в службу безопасности для хранения.