МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра информатики и математики

делопроизводство в овд

РЕФЕРАТ

На Тему: «Организация службы делопроизводства»

Подготовил:

Слушатель 676 группы

Усанников А.Д.

Белгород - 2008

Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение -- управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников -- секретаря ор-ганизации). Эффективность труда сотрудников службы делопро-изводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная полити-ка закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютер-ными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых во-просов деятельности самой службы, т.е. установления в соответ-ствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственно-сти в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот ас-пект предполагает соблюдение самой службой требований дей-ствующего законодательства, государственной нормативной ба-зы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для раз-деления труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выде-ленные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

* выбор оптимальной организационной формы работы с до-кументами;

* разработка внутренней организационной структуры служ-бы делопроизводства;

* определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

* регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудни-ков службы с целью определения их статуса и разграниче-ния функций;

* выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

* рациональная организация рабочих мест и условий труда;

* повышение квалификации сотрудников службы.

Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с до-кументами в любом управленческом аппарате -- централизован-ную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан-целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч-реждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) вы-полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист-рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку-ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро-изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку-ментов, улучшить организацию труда работников службы дело- производства за счет специализации и взаимозаменяемости от-дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос-тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени-ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для рабо-ты с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование дея-тельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами -- са-мая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен-тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол-няются операции по созданию (печати) документов, их система-тизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче-ская операция (например, регистрация документов или кон-троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку-ментов централизованно (в канцелярии), а для других -- децен-трализованно (в структурных подразделениях). Разделение мас-сивов документов в случае использования традиционных (руч-ных) методов работы проводится по критерию адресования -- если документ адресован руководству организации, он регистри-руется в канцелярии, если руководству структурного подразде-ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под-разделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, нали-чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком-пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту-пающих документов, контроль за их исполнением, информаци-онно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы -- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку-менты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де-лопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопро-са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод-ства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра-лизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами за-крепляется в инструкции по делопроизводству.

Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделе-ниями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оп-тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей-ствие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в за-висимости от принадлежности организаций и учреждений к оп-ределенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в цен-тральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют сле-дующий типовой состав структурных подразделений:

* секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

* инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распоряди-тельных документов органов власти, приказов министра;

* канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации до-кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра-ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали-зации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления де-лами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организа-циях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обыч-но создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел -- это служба по работе с документами в ис-полнительных органах власти и исполнительных структурах (мэ-рии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразде-лений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями доку-ментирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполня-ет всю работу с документами в небольших учреждениях и органи-зациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру-ют наименование и приблизительную структуру делопроизводст-венной службы государственных учреждений и предприятий. Ре-шение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство органи-зации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле-ние; в акционерных обществах -- учредительная конференция, в кооперативах -- общее собрание членов кооператива^*.

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основ-ные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М., 1991, с. 64.

Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспече-нию. Выполнение этой цели предусматривает решение следую-щих задач:

* постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

* обеспечение единого порядка документирования, органи-зации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с дейст-вующими государственными нормативно-методическими документами;

* сокращение документооборота;

* разработка и внедрение нормативных и методических до-кументов по совершенствованию документационного обес-печения в организации и в подведомственной системе, прог-рессивных технологий делопроизводства*.

* Там ж е, с. 66

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи-цированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних докумен-тов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, пред-ставляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в ус-тановленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовле-ния текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложе-ниям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в струк-турный подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совер-шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирова-ния дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопро-изводства и архива, проведение совещаний и консульти-рование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотруд-ников службы делопроизводства*.

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основ-ные положения. - М., 1991, с. 66.

Этот набор функций относится к типовым, так как регламен-тирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности -- от секретаря до управления делами.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства

1. Секретариат -- структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организаци-ях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выпол-няет следующие типовые функции:

* предварительное рассмотрение и подготовка к докладу ру-ководителю поступающих на его имя документов;

* подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными струк-турными подразделениями организации;

* организация и документационное обслуживание совеща-ний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллеги-альных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

* бездокументное обслуживание руководителей (организа-ционно-техническое обеспечение, подготовка командиро-вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орга-низация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа создается в органах местного само-управления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет сле-дующие функции:

* подготовка проектов нормативно-распорядительных доку-ментов (редактирование, оформление и выпуск) руковод-ства органа местного управления, писем, справок, их согла-сование со структурными подразделениями;

* анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

* организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

* прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить на-звания: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

* разработка и внедрение мероприятий по совершенствова-нию технологии делопроизводства;

* разработка нормативно-методического обеспечения дело-производства (положений, инструкций, правил, регламен-тов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

* разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

* разработка классификационных справочников (номенкла-тура дел, классификаторы, перечни документов со срока-ми хранения и др.);

* организация и проведение мероприятий по совершенство-ванию квалификации работников службы делопроизводст-ва и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция -- специализированный участок, осуществляю-щий прием и отправку поступающих по почте и курьерской свя-зи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

* прием поступающих документов, их сортировку и распре-деление по структурным подразделениям;

* доставку документов в структурные подразделения;

* обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

* количественный учет поступающих и отправляемых до-кументов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

* регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

* формирование и ведение справочно-информационного массива;

* контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла-сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспек-ция) выполняет:

* контроль за сроками исполнения документов;

* контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

* анализ исполнительской дисциплины;

* информирование руководства о ходе выполнения доку-ментов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

* прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

* подготовку обращений к рассмотрению руководством;

* контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

* извещение заявителей о результатах рассмотрения их об-ращений;

* формирование и хранение дел с документами по обраще-ниям;

* анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

* организацию приема граждан по личным вопросам руко-водством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) вы-полняет:

* перепечатку документов с черновиков;

* считку и правку текстов документов;

* учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

* копирование текстов;

* тиражирование текстов документов;

* подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

* прием от структурных подразделений обработанных и под-готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

* учет, систематизацию, хранение и организацию использо-вания документов;

* контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

* подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Нормативными доку-ментами за службой делопроизводства закреплены традицион-ные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических ра-ботников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе -- внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалифика-ции).

Функция «совершенствование применяемых форм и мето-дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку-ментов с использованием электронной обработки текстов, элек-тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле-фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот-рены специализированные, предназначенные для выполнения но-вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалифика-ции ее сотрудников.

Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме-нили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод-ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро-изводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.

* Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом -- Еди-ной номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования долж-ностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народ-ного хозяйства.

В настоящее время основным нормативным документом, рег-ламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор про-фессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и слу-жащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характе-ру труда работники службы делопроизводства делятся на три ка-тегории: руководители, специалисты и технические исполнители.

* Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. -- М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. -- М., Минтруд РФ, 1998.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцеляри-ей, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, цен-тром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. На-именование должности «начальник» или «заведующий» указыва-ется с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя -- планирование и распреде-ление работы, подбор и расстановка кадров, координация дея-тельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Ко-личество руководителей не должно превышать 20% общего чис-ла делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, по-мощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, коррек-тор. Функции специалистов связаны с выполнением как техни-ческих и оперативных задач, так и творческих операций по ана-лизу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно уста-навливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами долж-но быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обо-значением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители -- экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладаю-щую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы ко-пировальных бюро.

Известны две методики расчета численности работников служ-бы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко-эффициента среднего уровня производительности труда работ-ников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016 * Д (в степени 0,98) * Р (в степени 0,1),ъ

где 0,00016 -- постоянный коэффициент среднего уровня производи-тельности труда (рассчитан НИИ труда опытным пу-тем);

Д -- объем документооборота;

Р -- численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как меж-отраслевыми документами по нормированию труда, так и от-раслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные доку-менты по нормированию труда разработаны на делопроизвод-ственные операции (регистрация, контроль, составление но-менклатуры дел и др.), на стенографические работы, на рабо-ты по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет числен-ности проводится по формуле:

где Т_н - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра-ты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мес-та, отдых и т.п.);

Т_н.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас-считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Ф_п.в. - годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч-реждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в од-ной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой -- необоснованное сокращение. Как след-ствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на со-держание управленческого персонала, так как специалисты ап-парата управления начинают самостоятельно выполнять дело-производственные работы по созданию, подготовке, оформле-нию, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная чис-ленность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств -- 12--15%, для про-мышленных предприятий -- 0,5% общего числа работающих.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе созда-ния службы делопроизводства, стоит и задача нормативной рег-ламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов -- положе-нии, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закреп-ляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действую-щего законодательства, государственных нормативно-методичес-ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламента-цию принятой технологии работы с документами.

В регламентации деятельности делопроизводственной служ-бы значительную роль играет Устав организации -- правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организа-ции, ее функции, задачи, порядок работы (см. § 7.1).

Разработка устава влияет на общую постановку делопроиз-водства, так как конкретно определенные задачи, отражаю-щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо-оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обя-занностей руководителей организации способствует регламен-тации информационных связей, возникающих в процессе вы-полнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управ-ления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые бу-дут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной докумен-тации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры ин-формационных потоков и документооборота.

Подобную роль играют и положения о структурных подразде-лениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанно-сти, выполняемые в процессе деятельности конкретного струк-турного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (во-просы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения доста-точности для принятия управленческих решений.

Положение о службе делопроизводства создается с той же це-лью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с об-щими задачами организации (учреждения).

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функ-ций службы. При разработке индивидуальных положений кон-кретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым техно-логическим функциям могут быть добавлены функции прогно-зирования развития документационного обеспечения, унифика-ции документов, методического руководства постановкой дело-производства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавли-вает точное название службы делопроизводства, ее место в ор-ганизационной структуре организации, степень самостоятельно-сти службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под-разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчи-няется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором -- ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы -- начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требова-ния к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кото-рыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем -- внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел Положения формулирует общую цель и ос-новные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.

Третий раздел Положения основной. Он содержит всесто-роннюю характеристику деятельности службы делопроизводст-ва и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подраз-делений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их на-званиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за опре-деленный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирова-ния и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При со-ставлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает уча-стие и в какой форме.

Четвертый раздел Положения «Права» содержит перечисле-ние прав, которые закрепляются за службой в целом для реали-зации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию рабо-ты с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений ин-формацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами мо-жет оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требо-ваний (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).

Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают персональные права ру-ководителя службы делопроизводства. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, на-значать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

Должностные обязанности руководителя службы делопро-изводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводст-ва, планирование ее работы, контроль за работой сотрудни-ков, совершенствование организационной структуры, созда-ние или участие в разработке нормативно-методического обес-печения деятельности службы.

Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональ-ную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и норма-тивных документов, достоверность информации, ее утечку, ор-ганизацию работы службы, работу с кадрами и т.д.

Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (пе-речисление обязанностей), руководитель службы делопроиз-водства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответ-ственность).

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подраз-делениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделе-ниями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с други-ми структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом раз-деле фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными под-разделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.

Правовая значимость Положения как организационного до-кумента повышается при включении в него разделов, устанавли-вающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделе-ния, порядка стимулирования и мер ответственности работни-ков за выполнение возложенных функций, а также сроки дейст-вия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не отно-сятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организа-ции. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделе-ний, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изме-нении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспреде-ление функций между структурными подразделениями.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, слу-жащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей -- должностная инструкция (см. § 7.1). Служебная должность является первичным элементом управ-ленческой структуры. Формирование системы должностей зави-сит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция -- действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регули-рующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструк-ций является такой нормативный документ, как Квалификаци-онный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный пере-чень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ*.

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. -- М., Минтруд РФ, 1998; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. -- М., 1991, с. 73.

Второй источник при составлении должностных инструкций -- типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для от-дельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно об-легчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламен-тирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмот-ренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют зада-чи и функции, устанавливают их распределение между работни-ками структурных подразделений, определяют содержание, ха-рактер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции -- взаимосвязанные и взаимодопол-няемые документы, так как обязанности каждого работника ус-танавливаются исходя из распределения всего комплекса функ-ций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из за-дач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требова-ния полноты определения задач, функций, обязанностей. Не-четкое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдель-ных работников. При закреплении в формулировках должност-ной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанно-стей создается чисто формальный документ, который не выпол-няет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее со-держания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаго-лы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «прини-мает участие...», «совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ве-дения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполне-ние основной задачи. Например, основная задача работника -- регистрация документов; в разных организациях эта задача мо-жет предусматривать выполнение таких работ, как ведение од-ного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компью-терной базы данных, передача информации, составление и ве-дение справочных картотек, обслуживание запросов специали-стов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанно-стей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разде-ле формулируются особенности подготовки и передачи доку-ментов, доступа работника к определенной информации, прави-ла обработки и передачи документов, методы и сроки выполне-ния обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроиз-водственной службы, как: принятие решений, получение ин-формации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возвра-та документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, кото-рая выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должно-стного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относя-щихся к его обязанностям. Ответственность может быть уста-новлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в со-ответствии с действующим законодательством и учетом специ-фики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют ус-тановить критерии оценки труда.

Инструкция по делопроизводству (документационному обес-печению управления) -- основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок ра-боты с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Ти-повые инструкции, а также действующие государственные нор-мативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, темати-ческие разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро-странения Инструкции (например, «Инструкция распространя-ется на все документы», «... на административные документы», «....кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен-ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до-кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде-лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

* вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

* виды и разновидности документов, используемые для до-кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

* общие правила подготовки и оформления документов;

* правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

* порядок изготовления и размножения документов;

* правила оформления и заверения копий и приложений;

* порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

Раздел «Организация документооборота» включает:

* порядок приема, обработки, распределения входящих до-кументов;

* организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

* основные инстанции движения документов;

* порядок подготовки и отправки исходящих документов;

* порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организа-цию регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен-тов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание приня-той технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливают-ся принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос-тупности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и класси-фикации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен-тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза-тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно-логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за ис-полнением документов, порядок информирования руководите-лей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави-ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране-нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инст-рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы до-кументопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку-ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с доку-ментами, все технологические операции в их логической после-довательности. Инструкция -- регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специали-стов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизвод-ства при участии архива, юридической службы. Инструкция ут-верждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные под-разделения для использования в работе.

В числе организационных документов делопроизводства с на-чала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуаци-ям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управлен-ческой структуры, содержащий характеристику каждого докумен-та, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава при-меняющихся в аппарате документов, так и процедуры их подго-товки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Методика разработки табеля создана ВНИИДАД*. Она включает:

* Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления// -- Документоведение, документационное обеспечение управления. -- 1985. -- № 1(15), с. 10-14.

* предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному доку-ментированию. На этом этапе работы изучаются дейст-вующие государственные законодательные акты и норма-тивно-методические документы, регламентирующие про-цедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в ор-ганизации (учреждении);

* определение структуры табеля. Как и любой классифика-ционный справочник, применяющийся в делопроизводст-ве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табе-ля будут управленческие функции, подразделами -- зада-чи, свойственные аппарату управления, во втором -- на-звания структурных подразделений. Внутри разделов до-кументы систематизируют либо по степени важности, ли-бо по алфавиту наименований;

* выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия доку-ментов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. На-пример, табель может иметь такие графы:

код формы документа,

наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,

наименование структурного подразделения, ответствен-ного за подготовку, периодичность составления,

согласование (внутреннее и внешнее) -- указываются ор-ганизации или структурные подразделения или должност-ные лица, участвующие в этом процессе,

подпись (должность лица, которое подписывает документ),

утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ),

печать (необходимость удостоверения документа печатью),

адресат -- организация (структурное подразделение, в ко-торое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изго-товления текста документа, его регистрации, количестве созда-ваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлин-ника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должно-сти исполнителей и руководителей, принимающих участие в со-ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодич-ность создания документа, характеристика применяемых техниче-ских средств создания, пересылки). После утверждения руководи-телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводствен-ная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании -- внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

* исключить возможность неоправданного создания новых форм;

* установить единую классификацию документов организа-ции в соответствии с управленческими функциями и зада-чами;

* учесть количество видов и форм документов.

Условия труда

Условия труда работников службы делопроизводства -- это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетиче-ских факторов, обусловливающих психофизиологическое воз-действие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы -- регламентация режима работы: чередо-вание периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обста-новку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец ра-бочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических за-кономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного про-изводственного процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается оди-наковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работо-способности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утом-ление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной дея-тельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испы-тывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уро-вень шума, в копировальных службах -- пыль, химические ве-щества, на тех, кто работает за компьютером -- электромагнит-ное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необ-ходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой ре-жим, который включает освещенность помещения и освещен-ность рабочего места. Создание оптимальных акустических ус-ловий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает тех-нические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помеще-ний с целью отделить рабочие комнаты от приемных помеще-ний, исключить разговоры в служебных помещениях, ограни-чить селекторную связь). На производительность труда воздей-ствует оформление интерьера. Благоприятным фактором являет-ся озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Тем-пературный режим, влажность воздуха, его состав -- также важ-нейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние на работоспособность человека ока-зывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и орг-технику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: вы-полнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В обору-дование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основ-ными и вспомогательными материалами, канцелярскими при-надлежностями, а также организация ремонта и наладки обору-дования, его сервисного обслуживания.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое за-нимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Ра-бочие комнаты и кабинеты основного назначения должны распо-лагаться на одинаковом расстоянии от других структурных под-разделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организа-ции. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бю-ро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна по-зволять рационально разместить мебель и оборудование и сокра-тить затраты времени на перемещение сотрудников, создать усло-вия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Литература:

1. Постановление Совета Министров -- Правительства Российской Федерации «0 порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. № 191

2. Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтоже-ния печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268.

3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.

4. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998, 137 с.