КУРСОВАЯРАБОТА
По Документоведению
Тема:
Историяразвития документа и письменности
Оглавление
Введение
Глава 1 Теоретический анализвозникновения письменности и появления документа
1.1 Возникновение письменности
1.2 Развитие Греческой письменности
1.3 Древние рукописные книги
Глава 2. Понятие и значение документав управленческой деятельности
2.1 Особенности делопроизводства вРоссии
2.2 Столбовое (приказное)делопроизводство
2.3 Коллежское делопроизводство
2.4 Исполнительное делопроизводство
2.5 Делопроизводство в России в XX в
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Ведь прежде славяне,когда были язычниками, не имели письмен, но читали и гадали с помощью черт ирезцов. Когда же крестились, то пытались записывать славянскую речь римскими и греческимиписьменами, без порядка. Но как можно хорошо написать греческими буквами? И такбыло многие годы. Потом же бог человеколюбец, который правил всеми не оставляетчеловеческого рода без знания, но всех приводит к познанию и спасению,помиловал род славянский и послал им святого Константина Философа, названногоКириллом, мужа праведного и истинного. И создал для них тридцать письмен ивосемь, одни по образцу греческих письмен, другие же в соответствии сославянской речью. С первой буквы начал, как в греческой азбуке: они ведьначинают с «альфы», а он с «аз». И так обе начинаются с «аз». И как те создалиазбуку, подражая еврейским письменам, так и он греческим. У евреев же перваябуква «алеф», что значит «учение». И когда приводят ребенка для обучения,говорят ему учись, а это – «алеф». Сказания Черноризца храбра «О письменах»
Управленческаядеятельность любой организации базируется на информации. Информация можетпередаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств.Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется ввиде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решенияспорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения егоэффективности и т.д. Документ в управлении выступает одновременно и как предметтруда управленческого работника, и как его результат.
Слово «документ» впереводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией дляпередачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем являетсябумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную,коммуникативную, воспитательную.
Важнейшей среди названыхфункций является информационная функция. В документе фиксируются факты,события, явления практической и мысленной деятельности человека.
Документ обладаеторганизационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействия нагруппы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связипредприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несетюридическую функцию, поскольку его содержание используется как доказательствапри рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.
Наконец, документвыполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требуетповышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документвоспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престижорганизации в глазах деловых партнеров.
В древней Греции дляписьма использовали стило – палочку, заостренную с одного конца. Писали навосковых дощечках. С обратной стороны к стило прикреплялась лапка, котораязаглаживала, то есть стирала ошибки.
Наши далекие предкиписали также свинцовой палочкой, которая оставляет бледно-серого цвета буквы.Их легко можно было стереть хлебной мякотью или пемзой. Во Франции в XV веке был изобретен «Парижский»карандаш, или «соус». «Соус» готовился так: в сажу добавлялся угольный парашеки очень слабый клей.
Гусиное перо, а иногдаворонье, павлинье, лебединое применяли для письма, уже начиная с VII века.
Для письма использовалисьтакие предметы как бамбуковые листья, папирус, глина, песок, дерево, камни имногое другое. Самым древнем же средством письма являлся пергамент.
К примеру, во временараскопок на греческом острове Крит археологи нашли небольшой диск, покрытыйкрохотными изображениями людей, кустами, птицами, рыбами. Ученые определили,что диску 4000 лет. Естественно рисунки были не очень четкие, отрывистые и неясные, но со временем они превратились в настоящее искусство. Скорее всего, благодарядревним рисункам появилась не только письменность, но также и такое искусствокак живопись.
Данная курсовая работапредназначена для совершенствования знаний в области «Документационногообеспечения управления», «Документоведения», а также для более углубленногоизучения истории возникновения письменности и появления документа.
Работа содержитмногочисленное количество информации как по специальности «Документационноеобеспечение управление», так и по истории возникновения письменности ипоявление документа.
Данная работапредставляет собой собранный материал для более углубленного познания историиразвитии документа и письменности. В работе представлены таблицы, ссылки,рисунки и многое другое.
Документ – он же«свидетельство» или «способ доказательства» является не менее важной частьюкурсовой работы. Документ – результат отображения фактов, событий, предметов,явлений объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Онсоздается посредствам письма, графики, рисунка, фотографий звука — и видеозаписи.
Благодаря письменностипоявился не только документ, но и способ общения между людьми, способ изложениямысли.
Выбор темы помогаетузнать не только интересные факты, но также просвещает в области появленияписьменности, как нашей истории, так и истории других наций и сословии.
Цель даннойисследовательской работы: изучить условия, принципы, факторы, особенностиразвития письменности.
Для достижения целиисследования необходимо решить следующие задачи:
1.Определить сущностьпонятий «документ» и «письменность» и рассмотреть основные профессиональныеопределения, постоянно встречающиеся в истории развития письменности.
2.Проанализироватьисторические документы и определить особенности развития письменности натерритории различных государств.
Предметом исследованияявляются письменные источники. Объект- исследование способа, процесса,формирования и развития письменности.
Проблема развитияписьменности описывается специалистами недавно. Интерес к ней сегодняувеличивается. Появилось много работ по данной проблеме. Среди них: М. И.Автократова, В.И. Буганов «Сокровищница документов прошлого» и многие другиеработы актуальные в наше время.
Глава 1 Теоретическийанализ возникновения письменности и появления документа
1.1 Возникновение письменности
Наиболее древнейшиеегипетские тексты, дошедшие до нас, — это молитвы богам и хозяйственные записи.Самые ранние памятки художественной литературы, сохранившиеся до нашеговремени, относятся ко IIтыс. до н. э. Вероятно, существовали и более древние тексты, но они несохранились.
Возникновение египетскойписьменности относятся к XXX в.до н. э. Особенности государственного устройства требовали введения значительногоделопроизводства, что способствовало распространению письменности. Несмотря насложность иероглифического письма, уже в этот древнейший период грамотными былине только жрицы, писцы и вельможи – о распространение грамотностисвидетельствуют письменные указания строителям, начертанные на камнях тогдашнихпостроек. Постепенно на основе старой иероглифической письменностивырабатываются скоропись, известная позднее как иератическое письмо. Затем,около 700 г. до н. э., из прежней деловой скорописи появилось новое письмо –демотическое (народное).
В целом раннюю культуруДвуречья исследователи обозначают как Шумеро – Аккадскую. Двойноеназвание связанно с тем, что Шумеры и жители Аккадского царства говорили наразных языках и имели разную письменность.
Аккадский язык ученыеотносят к семитской ветви афразийских языков. Аккадская письменностьпредставлена словесно – слоговой клинописью. Древнейшие памятники аккадскойписьменности, выполненные на глиняных табличках, относятся к XXV в. до н. э.
Шумерская письменностьнамного старше. Она очень декоративная и, как полагают исследователи, беретначало от рисунков. Впрочем, шумерские придания говорят о том, и довозникновения рисуночного письма здесь существовал еще более древний способфиксации мысли – завязывание узелков на веревке и зарубки на деревьях. Современем рисуночное письмо видоизменилось: от полного, достаточно подробного итщательного изображения предметов шумеры постепенно переходят к их неполному,схематическому или символическому изображению. Это шаг в перед, однако,возможности такой письменности по-прежнему оставались ограниченными. Так, длямногих сложных понятий вообще не существовало своих знаков и даже для того,чтобы обозначить такое привычное и понятное всем явление, как дождь, писцуприходилось соединять символ неба – звезду и символ воды – рябь. Такое письмоназывают идеографическо-ребусным. Записи делались на глиняных плитках илитабличках: на мягкую глину нажимали углом прямоугольной палочки, и линии натабличках имели характерный вид клиновидных углублений. В целом вся надписьпредставляла собой массу клинообразных черточек и поэтому клинообразнуюписьменность принято называть клинописью. Самые первые шумерские клинописныетаблички относятся к середине IVтыс. н. э. Это древнейшие в мире письменные памятники.
Впоследствии принципкартинной письменности стал заменяться принципом звуковой стороны слова.Появились сотни знаков, обозначающих слоги, и несколько алфавитных знаков,соответствующим гласными буквам. Они использовались в основном для обозначенияслужебных слов и частиц.
Письменность была великимдостижением Шумеро-аккадской культуры. Она была заимствована и развитававилонами и широко распространилась по всей Передней Азии: клинописьюпользовались в Сибири, древней Персии, других государствах. В середине II тыс. до н. э. клинопись сталамеждународной системой письменности: ее знали и использовали и использовалиегипетские фараоны. В середине I тыс.до н. э. клинопись становится алфавитным письмом.
Долгое время ученыесчитали, что язык шумеров не похож не на один из известных человечеству живыхязыков или мертвых, и поэтому вопрос по происхождению народа оставалсязагадкой. К настоящему времени генетические связи шумерского языка все еще неустановлены, но большинство ученых предполагают, что этот язык также как и языкдревних египтян и жителей Аккада, относится к семито-хамитской языковой группе.Именно шумеры, по мнению современных востоковедов, являются родоначальникамизнаменитой Вавилонской культуры. Их культурные достижения велики и бесспорны:шумеры создали первую в человеческой истории поэму – «Золотой век»; написалипервые элегии, составили первый в мире библиотечный каталог. Шумеры – авторыпервых древнейших в мире медицинских книг – сборников рецептов. Они первымиразработали и записали календарь земледельца, оставили первые сведения озащитных насаждениях. Даже идею создания первого в истории людей рыбногозаповедника в первые письменно зафиксировали тоже шумеры.
Современные представлениио жизни древнего Китая основываются на письменных источниках, многие из которыхбыли составлены в самые ранние периоды китайской истории. Известно, что уже в XV в. до н. э. в Китае существоваларазвитая система иероглифического письма, не насчитывавшая более 2000 иероглифов.Чрезвычайно бурное развитие китайской письменности характерно для первых вековнашей эры: так, II в. числоиероглифов составило более 10 тыс.; а в III в. более 18 тыс. Введенное в это время единообразноедля всей страны легло в основу современной китайской письменности. Тогда жепоявились первые китайские словари. Постоянные перемещения больших масс людейприводили к смешению и выравниванию диалектов, складывался единый устныйдревнекитайский язык. На рубеже новой эры был составлен самый древней изсловарей, организованный по тематическому принципу. Развитию языка иписьменности способствовало переход от письма на узких бамбуковых дощечках кписьму на шелке натуральными красками специальной кисточкой, изобретениекоторой приписываю Мын Тяню. Великим изобретением было изготовление бумаги,производство которой началось в 105 г. н. э. Ее варили из древесной кары,тряпья, конопли. Автор этого крупнейшего в истории человечества открытия былчиновник Цай Лунь. Примерно тогда же была создана тушь.
1.2 Развитие Греческойписьменности
Вероятнее всего, в IX в. произошло событие, ставшеерешающим для греческой культуры: через посредство финикийцев греки принялисемицкий алфавит, усовершенствовав его путем добавления нескольких знаков дляобозначения нескольких знаков для обозначения гласных. Древнейшие документы,написанные Синицким алфавитом относятся XIII в. до н. э. (надпись из времен царя Ахирама избибл.), а наиболее известный памятник этой письменности – надпись времен моавийскогоцаря Меши около 850г. до н. э. Алфавит был консонантным, т.е. не имел знаковдля гласных звуков. Как и со всеми культурными благами, заимствованными сВостока, греки поступили с алфавитом творчески и преспасобели его к нуждамсвоего языка, использовав лишние для них финикийские знаки для обозначениязнаков. Так из финикийских букв «алеф» и «хэ» возникли греческие «альфа» (a) и«эпсилон» (ε). Это и было решающим шагом к созданию более совершенного иполного греческого алфавита, который, в свою очередь, имел ряд вариантов.
Древнейшая его формавстречается на Крите, Мелосе и Тере. Далее можно выделить восточно-греческийалфавит в азиатской Ионии, Эолите, Аттике, на Кикладах и в Аргосе, а такжезаподно — греческий. Различие между последними двумя вариантами состояло виспользовании буквы «хи» (x), которая в восточно-греческом алфавите обозначаетгортанную аспирату «х», а в заподно — греческом – скопление согласных «кс».Окончательно победил в Греции вариант восточный, или ионийский (милетский), вкотором еще в VII в. до н. э. начали применятьфиникийское «х» для обозначения долгого «этак родилась буква «эта» (η);еще на сто лет раньше был введен новый знак «омега» (ω). После принятияэтого усовершенствованного варианта алфавита в 403 г. до н. э. в Аттике, в Афинах, его победа в греческом мире была обеспеченна. Напротив, в Италииверх взял западно-греческий вариант, принесенный туда колонистами из Халкиды,которые им пользовались. Добавим, что, хотя семитский алфавит заимствован греками,по-видимому, уже на рубеже X-IX вв. до н. э., письменность получилатогда еще очень ограниченное распространение. Старейшие греческие надписи,выполненные новым алфавитом, относятся к VIII в. до н. э.
Довольно развита исовершенна была древнеиндийская письменность, о чем свидетельствуютнадписи Ашоки, относящиеся III в.до н. э. Труды Панине по создании грамматики санскрита в условиях значительнойполитической, экономической, этнической и культурной разобщенности страннытрудно переоценить. Именно санскрит во многом помогал общению и пониманию самыхразличных народностей и племен. Отход от разработанных норм «Грамматики»Панине, со словарным запасом в 2 тыс. корней расценивался как вопиющееневежество. Исследование Панине позволили выявить состав языка, все правилакоторого он свел к 4 тыс. стихотворных формул, что в последствии, в середине XIX в., способствовало развитию в Европесравнительного метода в языкознании.
Истории созданияславянской азбуки такова: византийские монахи Кирилл и Мефодий (Болгариятогда входила в состав Византии) распространяли тогда христьянство среди народаюго-восточной Европы. Греческие богословские книги необходимо было перевести наславянские языки, но азбуки, соответствующий особенностям звучания славянскихязыков не существовало. Ее – то и задумали создать братья благо образованностьи талант Кирилла делали эту задачу выполнимой. Учился Кирилл при дворевизантийского императора и кроме родного, греческого, знал славянский,латинский, еврейские и арабские языки. Талантливый лингвист, Кирилл взял заоснову греческий алфавит, состоящий из 24 букв, дополнил его характерными дляславянских языков шипящими (ж, щ, ш, ч) и несколькими другими буквами.Некоторые из них схоронились в алфавите и по сей день – б, ь, ъ, ы, другие давновышли из употребления – ять, юс, ижица, фита. И так, славянский алфавит состоялиз 43 букв, близких по написанию к греческим. Каждая из них имела своеназвание: А – «аз», Б – «буки», (их сочетание образовалось слово «азбука»), В –«веди», Г – «глаголь», Д – «добро» и т. д. Буквы на письме означали не толькозвуки, но и цифры: «А» — цифру 1, «В» — 2, «Р» — 100. На Руси только в XVIII в. арабские цифры вытесняли«буквенные». В честь своего создателя новая азбука получила название«кириллица». Пользуясь ею, Кирилл и Мефодий перевели на славянский языкфрагменты Евангелия, Послания апостолов, Псалтырь и другие богословскиесочинения. За огромные заслуги в распространении христьяства церковь причистелаКирилла и Мефодия к лигу святых. Некоторое время наряду с кириллицей была вупотреблении и другая славянская азбука – глаголица. Она имела тот — же составбукв, но с более сложным, витиеватым написанием. Видимо, эта особенность ипредопределила дальнейшую судьбу глаголицу: к XIII в. она почти полностью исчезла.
Мы привыкли считатьсоздателем кириллице монаха Кирилла. Ученые долгое время не сомневались в этом.Однако сейчас большинство исследователей считают, что он создал не кириллицу, аглаголицу. До сих пор этот вопрос остается спорным в науки.
1.3 Древние рукописныекниги
Изготовление древнихрукописных книг было делом дорогим и трудоемким. Материалом для них служилпергамент – кожа особой выделки. Лучший пергамент получался из мягкой, тонкойкожи ягнят и телят. Ее отчищали от шерсти и тщательно промывали. Затемнатягивали на барабаны, посыпали мелом и чистили Пензой. После просушки с кожисрезали неровности и вновь шлифовали пемзой. Выделанную кожу срезали на куски исшивали в тетради по восемь листов. Примечательно, что этот древний порядокброшюровки сохранился по сей день. Сшитые тетради собирали в книгу. Взависимости от формата и количества листов, на одну книгу требовалось от десятидо двадцати шкур животных – целое стадо! По свидетельству одного из писцов,работавшего на рубеже XIV – XV вв., за кожу для книги было уплаченотри рубля. В то время на эти деньги можно было купить три лошади.
Писали книги обычногусиным пером и чернилами. Привилегию писать лебединым и даже павлиньим перомимел царь. Изготовление письменных принадлежностей требовало определенногоумения. Извлекали перо непременно из левого пера птицы, чтобы изгиб был удобендля правой, пишущей, руки. Перо обезжиривали, втыкая в горячий песок, затемкончик наискось срезали, расщепляли и затачивали специальным, перочинным,ножичком. Им же выскабливали ошибки в тексте.
Средневековые чернила, вотличии от привычных для нас синих и черных, были бурого цвета, так какделались на основе железистых составов, а просто говоря, ржавчины. В водуопускали куски старого железа, которая, ржавея, окрашивали ее в бурый цвет. Вкачестве компонентов, помимо железа, использовали дубовую или ольховую кору,вишневый клей, квас, мед и многие другие вещества, придававшие черниламнеобходимую вязкость, цвет, устойчивость. Столетия спустя эти чернила сохранилияркость и силу цвета.
Глава 2. Понятие изначение документа в управленческой деятельности
Документ возник, преждевсего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы (отлатинского доказательство свидетельство). Документ – результат отображенияфактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мысленнойдеятельности человека. Он создает по средствам письма, графики, рисунков,фотографий, звука — и видеозаписи. Документ изготовляется на специальномматериале (бумаге, фотопленки и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу,процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленнымправилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в законе обинформации, информатизации и защите информации: «документированная информация(документ) – зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами,позволяющими ее идентифицировать.
Как носитель информациидокумент выступает в качестве неприметного элемента внутренней организациилюбого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.Информация является основанием для принятия управленческих решений, выступаеткак доказательство их исполнения и источник для обобщения, а также как материалдля справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ – этоеще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается,закрепляется в документе.
Все формы управленческойдеятельности выражаются в соответствующих документах: планирование – вподготовке различных планов, учет – виде составления и обработкистатистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;руководство – в издании распорядительных документов; инструктирование – ввыпуске инструкции, методических указаний; контроль – в сборе сведений вписьменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связанна совсеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления вкачестве сбора и средства реализации возложенных на его функции. Кроме того,документирование во многих случаях является обязательным, предписываетсязаконом и актом государственного управления.
2.1 Особенностиделопроизводства в России
Делопроизводство(«вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменныедокументы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в древнерусском государстве былаопределенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945гг., купчие грамоты и другое). Слово «дело» как собрание документовупотреблялось уже в середине XVI в.
Первым к началу XVII в. в России сложилось приказноеделопроизводство.Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имелиформу свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежскоеделопроизводство,более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральныеучреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. Вколлегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложиласьжурнальная форма регистрации документов.
В начале XIX в. коллегии были замененыминистерствами, коллегиальность в руководстве сменилось единоначалием.Сложилась исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланкислужебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавалисьархивы, началось внедрение механизации конторского труда.
В годы советской властибыло разработано делопроизводство, характерное для централизованного(государственного)управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установленединый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме иструктуре документов. Установлен типовой состав информационных элементовдокументов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единойгосударственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средстввычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированныхсистем документации, позволяющих одновременно использовать их и притрадиционных методах обработки документов.
В настоящее времясложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом спецификирыночных отношений и массовой компьютеризации управления.
2.2 Столбовое(приказное) делопроизводство
На раннем этапе развитияДревнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений ещене существовало. Становлению учреждений еще не существовало. Становлениюучреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновенияи развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частнойи общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всегоотдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либовообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этихусловиях единая система еще не в полной мере была востребована самой системойуправления.
Постепенное накоплениетрадиции в сфере документирования вело к формированию круга профессиональныхспециалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их составпополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно сталивырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах,формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенныхдокументов, которые и становились своеобразными «пособиями» поделопроизводству.
Устанавливаются приемызасвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходитьнаписание – чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, какскрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации отнесанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.
С образованиемцентрализованного государства, центром которого стало Московское княжество,начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимыйхозяйственной и политической жизни любо государства. Одновременно на основеобычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.
Высшим государственнымучреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихсякнязем совещаний бояр и «Ближних людей» для решения вопросов государственногозначения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.
«Офисы» того времени,называвшиеся приказными избами, или призами, формировались под практическиепотребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления.Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводствапринято называть приказным периодом – по названию первых государственныхучреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVIIв.
В делопроизводствеприказов использовалась достаточно древняя «столбовая техника делопроизводства»- собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец, столбик.Составленные части столбца назывались «поставами», так же или мостаминазывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одниммногостраничным документом, а мог включать совокупность документов покакому-либо признаку – географическому, корреспондентскому, вопросному.
Процедура подготовкидокументов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
1) Поступления документа на рассмотрения;
2) Подготовка дела к «докладу»;
3) Рассмотрение и решение дела;
4) Оформление документа, содержащего решение.
Видовой состав документовприказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие втот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты,приговоры, наказы, доклады, памяти, оттиски, челобитные. Однако внутри каждоговида существовало множество разновидностей. Таким образом, историяделопроизводства в XVI — XVII вв. показывает, что связи ссозданием системы центральных и местных учреждений образуется и системаделопроизводства, складываются кадры служащих, поваляются устойчивые формыдокументов, приемы их составления, хранения и учета.
2.3 Коллежскоеделопроизводство
Отсутствие в приказномделопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных формписьменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадной числоучреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлениитерриториями побудили правительство искать новые формы государственногоустройства.
После переработкииностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативноеобеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию иделопроизводство. Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями,канцеляриями, конторами, ратушами.
Первоначально каждаяколлегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основойреформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720г. «Генеральный регламент»ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типаучреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективныйспособ принятия решений присутствием коллегии.
Следует отметитьособенность регистрации документов в коллежной системе делопроизводства,которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течениевсего процесса производства дела, а после – и в архиве. Все пакеты,адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, которыйрасписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.
В коллежскомделопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Длямногих их них разрабатываются «генеральные формуляры» — образцы, по которымследовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текставыделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, вомногих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа:Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от РождестваХристова.
В делопроизводствепоявились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты,журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывалисьпромемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.
В целом делопроизводствоколлегий характеризуется значительным увеличением письменной работы иформальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказамиштаты канцелярских чиновников не в силах были справляться с обилием дел.
XVII в. в развитии делопроизводства – этоусиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельностиканцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общихадминистративных начал деятельности учреждений, их структуры и штатнойчисленности.
2.4 Исполнительноеделопроизводство
«Общее учреждениеминистерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом,определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем навек. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Имбыли определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношенийв другими учреждениями.
Министерство возглавляетминистр, а в его отсутствие – единственный заместитель (товарищ министра).Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственнытолько перед ним.
Рабочий аппарат министровсостоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения – на столы. Вкаждом департаменте также создавался совещательный орган из директорадепартамента и начальников отделений – общее присутствие.
Получили окончательное иединообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где былососредоточенно все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).
«Общим учреждением министерств»устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях иих структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства сталподразделяться на следующие этапы:
1) порядоквступления дел;
2) движение их, илисобственное так называемое производство;
3) отправление дел;
4) ревизия;
5) отчеты.
Таким образом, быливыделены основные этапы работы с документами: организация приема документов,направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за ихисполнением, отправка документов.
В исполнительномделопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Вомногом он также регламентировался законодательством.
До 60-х гг. XIXв. был распространен коллежскийпорядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдаетсясейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключаетсяв том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этотпорядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлеченияиз всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получиланазвание экстракта.
Законами устанавливалисьопределенные правила составления всех разновидностей документов. В документевыделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела»,подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждаячасть должна была быть соответствующим образом оформлена.
В XIX в. Документы стали изготавливатьсяна бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались«бланковые записи»: наименование ведомства, учреждения, структурной частиучреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер егопо журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными,а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми записями.
В исполнительномделопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверкаисполнения документа.
В исполнительномделопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов.Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный;корреспондентский и географический признаки применялись при оформлении дел сперепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренниедокументы.
2.5 Делопроизводство вРоссии в XXв
Современные российскиетехнологии документационного обеспечения управления развивались постепенно,уходя корнями в традиции предшествующих периодов.
После октябрьскогопереворота 1917г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональныереволюционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образованиякадры. Уровень документационного обеспечения понизился, а любая властьобъективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не можетстабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленнымисотрудниками аппарат управления. Необходимо было упорядочить процессыдокументирования.
Для этого сталииспользовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителямина своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, присоздании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принятаналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911г. измененияв проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов присоставлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги вцелях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.
Для улучшения качестваоформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление « О формебланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизитыбланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнениираспоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты».
Интересные иперспективные разработки проблем делопроизводства велись также вГосударственном институте техники управления (1926г.). изучение вопросовприходило по следующим основным направлениям:
1) документооборотучреждений и методы его оптимизации;
2) способы регистрациидокументов, выработка рациональных методов учета документации;
3) контроль исполнениядокументов;
4) хранение документов.
Предлагаемая новаясистема делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуальнозвучащих и сегодня:
5) организацияделопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
6) регистрациядокументов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;
7) отказ, гдевозможно, от регистрации вообще;
8) число инстанций,через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
9) справочная работаобеспечивается с наименьшей затратой времени;
контроль исполнениядокументов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
10) наблюдение,руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается наопределенное лицо.
В 1928г. Государственныминститутом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правилапостановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональныхи кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давалисьрекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих вучреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими срокамихранения).
В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулированпередовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствамии организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
В 1963г. архивная службавыпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства иработы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые напротяжении многих лет были руководящим материалом (единственным),способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.
В 1966г. в рамкахархивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработкаЕдиной государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта«Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехника. Институтгосударства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения! ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованыминистерствам, ведомствам и организациям для использования.
Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования кдокументам и службам документационного обеспечения» до настоящего времениостается основным нормативным документом по организации делопроизводства нашейстране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУредактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельныеположения.
В конце 1980-х гг.государственным стандартом вводится технология централизованного контроля засоставом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемыйруководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическоеприменение пока не тало повсеместным. Таким образом, традиционная всероссийскаятехнология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. Имеет следующие особенности:
11) четко выраженныйвертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель-руководитель) внутри организации;
12) отслеживаниевсего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописныхкартотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях,резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
13) ведениецентрализованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов,картотек или журналов);
14) для обеспеченияединого порядка обработки документов предусматривается созданиеспециализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
15) относительнонебольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, ихвысокая степень стандартизации;
16) основы технологиидокументационного обеспечения управления закреплены в государственныхнормативно-методических документах.
Основная проблема даннойтехнологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов,поскольку эта технологи требует как получения своевременной информации, так иведения объемных регистрационно-контрольных карточек. При этом делопроизводствофактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнителиработают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводительныйперсонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольныхкарточек.
Заключение
«…Книги наставляют инаучают нас пути покаяния, ибо мудрость обретаем и воздержание в словахкнижных.
Это – реки,наполняющие вселенную, это – источник мудрости, в книгах ведь неизмеримаяглубина; ими мы в печали утишаемся, они – узда воздержания».
«Повесть временныхлет» летописец Нестор.
В заключение даннойработы хотелось бы отметить, что письменность это не только источник общениядля человека, но также источник познания истории прошлого, способ получениязнаний, умений и успехов. Примером успеха являются такие знаменитые поэты иписатели как А.С. Пушкин, И.С. Тургенев, Н.А. Некрасов, Л.Н.Толстой и многиедругие.
В исследовательскойработе были рассмотрены такие понятия как «документ», «письменность», а такжеданы основные профессиональные определения.
В курсовой работерассмотрены условия, в которых возникала письменность, и появлялся документ.Определенны факторы, благодаря которым возникла письменность и развевалась, атакже особенности развития документа, его характерные черты и отличия отданного современного документа.
В работе также былипредставлены таблицы подтверждающие древность письма, а также примеры древнегоалфавита и т.д. Данные сведения позволяют восстановить картину прошлых времен,проанализировать развитие письменности.
Список используемойлитературы
1. ГОСТ Р 6.30 –2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению и содержание стандартов. — М.: Госстандарт, 2003.
2. Арасланова В.А.,Фарнина Т.С. Методические указания по написанию курсовой работы для студентовспециальности 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». –Улан-Удэ: издательство ВСГТУ, 2005 – 20с. (Усть-Илимский филиал)
3. Басаков М.И.Делопроизводство – изд. 3-е, доп. И перераб.- Ростов н/Д: Феникс 2006. – 192с.-(зачетный экзамен)
4. Кирсанова М.В.Делопроизводство на малом предприятии: ( Учебно-практ. пособие) / М.В.Кирсанова, Ю.М. Аксенов, В.Н. Колесников. – М.: Омега-Л, 2006 – 248с.
5. Култорология,История мировой культуры: под редакцией проф. А.Н. Марковой — М.: ЮНИТИ, 1998
6. КрасноречиеДревней Руси (XI – XVII вв.): Т.В. Черторицкий — М, — Сов. Россия 1987.
7. Муравьев А.В.,Плугин В.А. Сборник, документов для практических занятий по источниковедениюистории СССР, под редакцией И.Д. Ковальченко – М.: высшая школа 1980
8. Орлов А.С.,Георгиев В.А., Гиоргиева Н.Г., Сивохина Т.А. Хрестоматия по истории России сдревнейших времен до н.э… Учебное пособие – М. «Проспект», 1999
9. Панасенко Ю.А.Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.:Издательство РИОР, 2005. – 93с.
10. Скворцова Е.М. Теория и историякультуры, учебник для вузов. – М.: Юнити, 1999 – 406с.
Приложение
/>
Пример древнерусскогописьма 1700 г.