--PAGE_BREAK--1.2 Пути совершенствования информационной системы
Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.
К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.
Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.
Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.
Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, — это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.
Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи и обработкой ее на компьютере.
Одно из требований к качеству информации — это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.
И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.
Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.
Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.
Информация — важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.
Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем. То есть для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, — проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.
Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.
Первый путь — разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример — макросы для Excel). Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.
Второй путь — приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.
Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:
- экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;
- профессионализм исполнения;
- сервисная поддержка;
- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.
Имеются и потенциальные опасности:
- потеря возможности развития системы;
- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;
- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.
Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес — правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес — процессов самостоятельно, либо — привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «все из одних рук».
Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?
Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. Система должна обладать следующими свойствами:
1) Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет:
а) выбор системы управления базами данных (необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций);
б) техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.
2) Надежность – это гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках и обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.
3) Возможность роста — масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.
4) Степень автоматизации различных видов деятельности — полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.
5) Интуитивность интерфейса — возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.
6) Возможности интеграции с электронным документооборотом — реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота
7) Адаптированность к бизнесу клиента — степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.
8) Доступность по цене.
Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки. Набор начальных базовых процедур не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.
В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей — качества, обслуживания и скорости производственных процессов.
Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.
Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря — компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.
Глава 2 Информационное обеспечение управления предприятием
2.1 Служба информационного обеспечения как фактор повышения конкурентоспособности предприятий.
Неотъемлемой характеристикой принятия решений в любых сферах деятельности является недостаточно полное знание обо всех существующих возможностях и факторах, способных повлиять на результаты решений.
Информация же способствует уменьшению неопределенности, поэтому значимость информации (и как товара или услуги, и как ресурса) для успешной деятельности любого из участников рынка, несомненно, является очень высокой и продолжает возрастать. Информация становится все более важным фактором социально- экономического развития современного общества.
В то же время, с понятием информации тесно связано такое понятие, как информационные издержки. В целом издержки поиска информации включают в себя расходы на поиск информации и потери, связанные с неполнотой и несовершенством собираемой информации. Испытывают потребность в информации и несут информационные издержки и предприятия, и потребители, и государственные структуры.
Что касается фирм, то успешная деятельность невозможна для них без обеспеченности необходимой информацией, способствующей повышению качества принимаемых решений. Поэтому фирмы вынуждены собирать информацию по множеству вопросов. Помимо сведений о своем собственном положении дел они осуществляют сбор информации как о других фирмах – потенциальных и реальных конкурентах или партнерах, так и о потребителях, их мнениях и предпочтениях, а также о мероприятиях и планах государственных структур в экономической, политической и социальной сферах деятельности.
Значимость информационного обеспечения функционирования фирмы на рынке подчеркивал еще К. Эрроу, отмечая, что эффективность производства зависит от того, располагает ли фирма источниками оперативной информации (чем их больше, тем быстрее предприятие реагирует на изменение внешних обстоятельств). А. Харт же (первым в экономической науке) доказал, что производственный цикл невозможен без постоянного притока новой информации. Кроме того, он считал, что «если фирма имеет мало информации, то ее шансы завоевать рынок очень невелики».
Обладание необходимой информацией является важным условием эффективного применения фирмой располагаемых ею ресурсов. Соответственно, недостаток информации затрудняет обмен, парализует активность бизнеса и ведет к нерациональному применению всех ресурсов. Являясь причиной неоптимального поведения как продавцов, так и покупателей, зачастую неполнота информации ограничивает конкуренцию, мешает заключению долгосрочных сделок.
В целом можно утверждать, что практически все процессы, происходящие в фирме, связаны, так или иначе, с поиском информации и с ее распространением.
Рассмотрим, к примеру, информационное наполнение трех основных этапов, на которые разбивается процесс производства:
1) НИОКР (научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы), выпуск опытного образца и опытная эксплуатация;
2) собственно процесс производства;
3) этап реализации товара.
Первый этап воспроизводственного процесса связан с разработкой новых товаров или услуг. На этой стадии фирмы испытывают потребность в информации, необходимой для осуществления НИОКР и проведения маркетинговых исследований (причем в настоящее время НИОКР, маркетинговые исследования и сопровождающие работы считаются наиболее дорогостоящим этапом воспроизводственного процесса). Информационная продукция (в форме изобретений, ноу-хау, методик, проектов и прочего), пополняющая после соответствующего лицензирования нематериальные активы предприятий- владельцев и имеющая свои информационные рынки сбыта, создается именно на стадии НИОКР.
На этапе производства товара или услуги предприятия проходит через последовательность технологических процессов. Осуществление каждой отдельной операции в технологической цепи требует определенного информационного обеспечения. В целях минимизации издержек производства и максимизации выпуска фирмы осуществляют информационные издержки, необходимые для принятия решений о выборе поставщиков материальных ресурсов и технологий, о привлечении и обучении кадров, об осуществлении финансовых операций, об оптимизации управленческой деятельности и прочих.
Третий этап – этап реализации товара или услуги – связан с информацией, необходимой предприятию в целях решения задач относительно продажи продукции/услуг.
Таким образом, все процессы, происходящие в фирме, требуют сбора и распространения информации и, соответственно, связаны с информационными издержками, которые, в свою очередь являются частью трансакционных издержек предприятия.
В то же время проблема снижения трансакционных издержек бизнеса является одной из важнейших проблем российской экономики.
Российские экономисты также говорят о значительном влиянии, которое способен оказывать на состояние экономики уровень трансакционных издержек. К примеру, В.Е. Дементьев отмечает: «Экономической теорией давно доказано, что возможности рыночной саморегуляции зависят от уровня трансакционных издержек; все, что снижает последние, одновременно служит фактором повышения дееспособности рыночных механизмов».
Особую роль в информационном обеспечении деятельности предприятий и снижении их трансакционных издержек играют средства массовой информации.
Во-первых, информационное обеспечение бизнеса, а также информирование рынка о товарах, услугах и об организациях, их производящих и продающих, входит в число основных задач СМИ.
С одной стороны, СМИ обеспечивают доступ рекламодателей-фирм и предпринимателей к их целевым аудиториям. Тем самым, реклама создает условия для увеличения фирмами объемов продаж, увеличения занимаемой доли рынка. И, с другой стороны, СМИ обеспечивают предприятия информацией, необходимой им для функционирования на рынке.
Во-вторых, СМИ способны играть важную роль в снижении трансакционных издержек предприятий.
В зависимости от того, в какой степени предприятие обеспечено необходимой информацией и насколько продуманными являются информационные расходы, можно говорить о большей или меньшей конкурентоспособности продукции и/или услуг предприятия.
В то же время на практике организация информационного обеспечения деятельности российских предприятий является зачастую неэффективной.
Обеспечение информационных потребностей российских предприятий является одной из серьезных проблем функционирования бизнеса. В целом можно назвать ряд причин, по которым предприятия получают из всех возможных источников далеко не всю необходимую им информацию:
-препятствия в получении информации (в частности, высокие цены на информацию; недостаток специализированных организаций, способных предоставить информацию и прочие);
— не удовлетворительное с точки зрения потенциальных покупателей качество экономической информации (достоверность, полнота и своевременность).
Недостаточной эффективностью организации работы с информацией на многих российских предприятиях объясняется наличие следующих проблем:
1) предприятия собирают (а также, соответственно, перерабатывают, анализируют, хранят, распространяют) не всю значимую для них информацию, даже в случаях, когда она доступна, отличается высоким качеством и является сравнительно дешевой;
2) часть получаемой информации не является значимой для успешной деятельности предприятий, расходы на нее являются нерациональными;
3) предприятия приобретают необходимую для них информацию, но в силу ряда причин (например, недостаточной осведомленности о ценах поставщиков информационной продукции) переплачивают за нее;
4) предприятия приобретают недостоверные, неполные, устаревшие сведения (в силу ряда причин, в частности, в результате отсутствия у сотрудников, занимающихся сбором информации, необходимой компетенции);
5) часть собранной значимой информации (по причине умышленных или неумышленных действий сотрудников, работавших с ней) попадает к пользователям внутри предприятия и/или внешним пользователям неполной, недостоверной, устаревшей;
6) часть собранной значимой информации теряется внутри предприятия, не попадая к ее пользователям.
В целях решения перечисленных проблем российского бизнеса и для обеспечения предприятий информацией, необходимой для повышения качества принимаемых решений, целесообразным является организация в фирмах службы информационного обеспечения.
Конечно же, на практике работа с информацией в фирмах в большинстве случаев осуществляется без создания служб информационного обеспечения. Часть функций по работе с информацией выполняется сотрудниками других подразделений. Однако в таком случае процесс работы с информацией (включающий в себя сбор, обработку, анализ, хранение и распространение информации) не является непрерывным, некоторым этапам процесса уделяется незначительное внимание, отдельные виды работы с информацией дублируются, не обеспечивается взаимодействие всех подразделений предприятия по работе с информацией. Поэтому в случае, когда предприятие не обладает службой информационного обеспечения, часть проблем информационного обеспечения не может быть решена.
Основной целью службы информационного обеспечения, является обеспечение своевременного получения руководителем и службами предприятия максимального объема качественной информации, необходимой им для принятия обоснованных решений, разработки рекомендаций и предложений.
В число основных задач службы информационного обеспечения входят следующие:
1. Создание единого информационного пространства предприятия;
2. Обеспечение оперативного доступа сотрудников к необходимой информации;
3. Внедрение и использование информационных технологий;
4. Повышение уровня профессиональной подготовки сотрудников предприятия.
Помимо формулирования цели и задач, при организации службы информационного обеспечения необходимо также определить ее структуру, наметить направления сотрудничества службы с прочими подразделениями предприятия, а также разработать документацию, регулирующую деятельность службы (положение о службе, должностные инструкции специалистов службы, штатное расписание).
Создание эффективно функционирующих служб информационного обеспечения будет способствовать повышению конкурентоспособности предприятий, в особенности предприятий, действующих на зарубежных рынках, поскольку в силу специфики своей деятельности они нуждаются в разнообразной качественной информации в большей степени, чем предприятия, действующие исключительно на отечественном рынке. продолжение
--PAGE_BREAK--