Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Магнитогорский государственный университет
Факультет педагогического образования и сервисных технологий.
Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания
Законодательная и нормативная регламентация документированиякадровой деятельности
(Курсовая работа по документоведению)
Выполнил: студент (ка) III курса
по специальности
«Документоведение и документационноеобеспечение управления»
Фахритдинова Розалия Надибовна
Научный руководитель: Санина Л.В.
К.П.Н., профессор кафедры
русского языка, литературы иметодик их преподавания
Магнитогорск
2009
Оглавление
Введение
Глава I.Документирование кадровой деятельности
§1. Общегосударственные законодательные инормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров
§2. Организационно-правовые документы организации
Глава II.Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу
§1. Составление и оформлениезаявления, анкеты, трудового договора (контракта)
§2. Особенности подготовки и оформления приказов по личномусоставу (о приеме на работу)
§ 3. Оформление трудовой книжки
§4. Личная карточка работника
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Введение
Термин «делопроизводство»характеризует совокупность работ по документированию управленческойдеятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ»определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданнаяили полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации дляиспользования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление»,«информация», «делопроизводство», «документ» органическивзаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли,начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированныхтретьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию окоммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существованияделопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблемуправления документацией в современный период прошло в развитых странах дваосновных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторовсчитали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второйэтап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, иделается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработкидокументов на ЭВМ будут весьма продолжительными.
Отдел кадров традиционнопредставлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия,подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровойработе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия,количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численныйсостав самой кадровой службы.
В условиях стремительногопрогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное иправильное решение стратегических и тактических задач определяетжизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информациясоставляет основу управления, его эффективность в значительной степенибазируются на производстве и потреблении информации. В современном обществеинформация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальнойи политической жизни общества. Качество информации определяет качествоуправления. В современных условиях для повышения эффективности управлениянеобходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами,так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, наслужебном документе.
Организация работы с документамивлияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру трудауправленческих работников. От того, насколько профессионально ведетсядокументация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловаяинформация представляется в виде разного рода документов. Исследованияпоказывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на ихподготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу[1]. По данным ISO(International Standards Organization),управление документами становится одним из главных факторовконкурентоспособности любого предприятия[2]. Оно означает особуюорганизации работы с документами и данными, координацию процессов создания,изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижаетвремя необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации,устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношенийнемаловажное значение придается механизации и автоматизацииделопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность трудаработников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспеченияуправления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большоевнимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезнымтрудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет болеесовершенной системы документационного обеспечения управления достигается болеебыстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение,использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческогоаппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научнойорганизации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методическиразложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Изпродуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочканаучно-организационной работы.
Принцип работы поинформационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех жеопераций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощьюсредств механизации, в-третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Новсе эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны.Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не толькоправильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работвыполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководителипредприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления,не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостямиведения документации.
Вместе с тем, правильноесоставление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется вдокументах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени ипространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческихрешений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобыработники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Большое значение в нашей жизниимеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работникаи подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
В условиях рыночных отношений, ссозданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро всталапроблема правильного документирования трудовых правоотношений, организацииработы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы.Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы непридают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личномусоставу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооцениваетсяруководителями коммерческих структур (хотя они несут персональнуюответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадроваядокументация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требованийобщегосударственных законодательных и нормативных актов. Таким образом, ошибкипри ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам,но и являются нарушением требований трудового законодательства.
При работе с документаминеобходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматриваютсоставление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка)дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценныхдокументов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентированиязаконодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудовогодоговора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, чтопозволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.
Целью данной курсовой работыявляется рассмотрение процесса регламентации общегосударственнымизаконодательными и нормативными актами кадровой документации. При написаниикурсовой работы были использованы такие источника, как Трудовой КодексРоссийской Федерации[3],который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. Наосновании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядокоформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция по заполнениютрудовых книжек[4]подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основногодокумента о трудовой деятельности работника — трудовой книжки. Незаменимымсправочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержаниемявляется «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы покомплектованию и учету кадров». [5]
Использование литературы такжепомогает разобраться в поставленных задачах.
В пособии В.М. Пустозеровой и А.А.Соловьева подробно и популярно изложены такие вопросы, как правовыерегулирование приема и увольнение работников.
Большое значение прирассмотрении отдельных процедур, выполняемых кадровой службой при оформлениидвижения персонала предприятия, а также создаваемых при этом документов ирегламентации их с точки зрения трудового законодательства и различныхнормативных актов имеет статья Т.В. Кузнецовой «Работа с кадровымидокументами».
Важнейший правовой акт — приказпо личному составу — регулирующий трудовые правоотношения граждан садминистрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробнорассмотрела в своей работе В.С. Иритикова.
Таким образом, источники илитература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровойслужбы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) — документирование трудовых правоотношений.
Структура данной курсовойработы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения исписка источников и литературы.
Глава I. Документированиекадровой деятельности
§1. Общегосударственные законодательные инормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров
Вся управленческая деятельностьлюбой организации обязательно документируется. Но особенно строго следуетподходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составленияи оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу,касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется,прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашлиотражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношенийработодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме,как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можнобыло к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закреплениев документе.
Открывает этот пакет КонституцияРоссийской Федерации, где ст.37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому«работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральнымзаконом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни,оплачиваемый ежедневный отпуск».
Основным законодательным актом,которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, являетсяТрудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия — «социальное партнерство». В соответствии со ст.25 Трудового кодексаРФ «сторонами социального партнерства являются работники и работодатели влице уполномоченных в установленном порядке представителей». В новойредакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: «Органыгосударственной власти и органы местного самоуправления являются сторонамисоциального партнерства в случаях, когда они выступают в качествеработодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовымзаконодательством».
Служба кадров строит свою работуна основных принципах социального партнерства, изложенных в ст.24, таких как:
равноправие сторон;
уважение и учет интересовсторон;
заинтересованность сторон вучастии в договорных отношениях;
соблюдение сторонами и ихпредставителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов,содержащих нормы трудового права;
полномочность представителейсторон;
свобода выбора при обсуждениивопросов, входящих в сферу труда;
добровольность принятиясторонами на себя обязательств;
реальность обязательств,принимаемых на себя сторонами;
обязательность выполненияколлективных договоров, соглашений;
контроль за выполнением принятыхколлективных договоров, соглашений;
ответственность сторон, ихпредставителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.
В Трудовом кодексе отражены имногие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.
Прежде всего отметим, чтоотдельная ст.5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которыхрегулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности ихзначимости:
Трудовой кодекс РоссийскойФедерации;
иные федеральные законы и законысубъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;
указы Президента РоссийскойФедерации;
постановления ПравительстваРоссийской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органовисполнительной власти;
нормативные правовые актыорганов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
нормативные правовые актыорганов местного самоуправления;
коллективные договоры,соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.
Каждый вид документа не долженпротиворечить указанному выше.
Действие этих актов, содержащихнормы трудового права, распространяется в пространстве на территории взависимости от органа, их принявшего: акты федеральных органов распространяютсяна всю территорию Российской Федерации; акты субъектов Российской Федерациидействуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ; акты органовместного самоуправления — в пределах соответствующего муниципальногообразования и локальные нормативные акты конкретной организации — только впределах этой организации.
Таким образом, в Трудовомкодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовыхактов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровойслужбы. Например, в спорных случаях необходимо руководствоваться не нормативнымактом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти поданному вопросу.
Работникам кадровых служб важнотакже помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ законодательный акт,содержащий нормы трудового права вступает в силу со дня, указанного в этомакте, и прекращает свое действие в связи с:
истечением срока действия;
вступлением в силу другого актаравной или высшей юридической силы;
отменой (признанием утратившимисилу) данного акта либо отдельных его положений актом равной или высшейюридической силы.
Особую значимость для работниковкадровых служб имеет ст.14 «Исчисление сроков». В ней указано, что«прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий деньпосле календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
Сроки, исчисляемые годами,месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяцаили недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях,включаются и нерабочие дни.
Если последний день срокаприходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайшийследующий за ним рабочий день».
Эта статья очень важна не толькопри оформлении увольнений, но и при определении стажа работы и во всех другихслучаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина.
Надо подчеркнуть также важностьдля работника кадров ст.65, в которой перечислены документы, предъявляемыепоступающим на работу.
В ст.283 указаны документы,предъявляемые при приеме на работу по совместительству.
Основным документом о трудовойдеятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остаетсятрудовая книжка. Ей посвящена ст.66.
Кроме того, в Кодексе определеныслучаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейшихиз них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений,даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68),приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов(ст.62) и т.д.
Оформление трудовыхправоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятиеперсональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена«информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями икасающаяся конкретного работника».
Поэтому, оформляя трудовыеправоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всегообращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.
Полезно также иметь комментарийк Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей.
Но кадровая служба не можетограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом,организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только настатьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которыхзатронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ,законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территориикоторого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормытрудового права.
По категориям доступаинформационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными ккатегории ограниченного доступа.
Состав информации, относящейся кгосударственной тайне, определен Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N5485-1 «О государственной тайне» (в нем в ст.5 подробно указанысведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ ПрезидентаРФ от 30.11.1995 N 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных кгосударственной тайне», последние уточнения и изменения в который внесеныУказом Президента РФ от 11.02.2006 N 90.
6 марта 1997 г. УказомПрезидента РФ (N 188) утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (вред. от 23.09.2005), где п.1 стоят «сведения о фактах, событиях и обстоятельствахчастной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональныеданные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствахмассовой информации в установленных федеральными законами случаях».
Вопросам защиты персональныхданных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ (гл.14 — «Защитаперсональных данных работника»).
Персональным данным и их защитеполностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «Оперсональных данных». Цель Закона — «обеспечение защиты прав и свободчеловека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защитыправ на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Длялюбого работника кадровой службы крайне важно положение ст.1 Закона, в которойговориться, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкойперсональных данных, с использованием средств автоматизации и без использованиятаких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционныетехнологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основныхпонятиях, раскрываемых в ст.3 Закона, есть и развернутые определения: «персональныеданные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому наосновании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), втом числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес,семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы,другая информация; обработка персональных данных — действия (операции) сперсональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение,уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числепередачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных; „
Как видно из дефиниций, в Законефактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеетдело ежедневно, и совершаемые с ней действия.
Статья 7 Закона, как и Трудовойкодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основанииэтого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе сперсональными данными.
В Федеральном законе от 29 июля2004 г. N 98-ФЗ “О коммерческой тайне» (в ред. от 18.12.2006) раскрытвопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст.11),положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности,предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе сперсональными данными.
В один день с Федеральнымзаконом «О персональных данных», то есть 27 июля 2006 г., подписанФедеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации» (N 149-ФЗ) и утратил силу действовавший с 1995 г. Федеральныйзакон «Об информации, информатизации и защите информации». В новомЗаконе определены многие понятия: информация, информационные технологии,информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладательинформации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставлениеинформации, распространение информации, электронное сообщение,документированная информация, оператор информационной системы. Учитываяактивное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами,все они важны для любого кадровика.
В Законе изложены принципыправового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологийи защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства,распространения информации законным способом; достоверность, своевременность,открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечениебезопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора,хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица безего согласия.
В Законе четко определены праваи обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц надоступ к информации и одновременно ст.9 говорит об ограничении доступа кинформации. В этом Законе персональным данным прямо посвящен лишь один пункт вст.9, так как одновременно вышел Федеральный закон «О персональных данных».
В новом Законе речь идет не обинформационных ресурсах (этого понятия в Законе нет), а об информационныхсистемах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и иныесистемы. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядоксоздания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально ст.14посвящается государственной информационной системе. Новым является разделЗакона (ст.15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей ипорядке подключения к ним.
Последний раздел Закона 2006 г.(ст.16), как и Закона 1995 г. (гл.5) посвящен защите информации. Он более четкои кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что: «Защитаинформации представляет собой принятие правовых, организационных и техническихмер, направленных на:
1) обеспечение защиты информацииот неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования,копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерныхдействий в отношении такой информации;
2) соблюдение конфиденциальностиинформации ограниченного доступа;
3) реализацию права на доступ кинформации».
Для организаций, имеющих правопомещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральныйконституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственномгербе Российской Федерации»[6].
В соответствии со ст.4 ЗаконаГосударственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах,удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иныхдокументах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органамигосударственной власти. Статья 10 Закона указывает, что «порядокизготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иныхносителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливаетсяПравительством Российской Федерации». В соответствии с этой статьей надообратиться к Постановлению Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Обупорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей ибланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»[7], в котором указано, «чтоизготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверныепредприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологическихвозможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественномуровне».
Технические требования кгербовой печати изложены в ГОСТе Р 51511-2001 (с изм. N 1 от 25.12.2002 N505-ст)«Печати с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования». Призаказе печати учреждению вместе с эскизом нужно приложить выписку из учредительныхдокументов юридического лица с полным и сокращенным (если такое предусмотрено)наименованием. Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовойпечати, но в отдельных случаях при необходимости, по решению руководителяюридического лица, допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовыхпечатей. В этом случае в соответствии с п.3.5 ГОСТа Р 51511-2001 «в нижнейчасти информационного поля против часовой стрелки симметрично относительновертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информацияо печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации:
номер печати (если печать своспроизведением Государственного герба Российской Федерации для данногоюридического лица изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемыйарабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати».
При утере гербовых печатейизготавливают их дубликаты.
К важнейшим законодательнымактам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и ЗаконРоссийской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народовРоссийской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ иот 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «Огосударственном языке Российской Федерации». Они регулируют использованиегосударственного языка при составлении и оформлении служебных документов.Прежде всего напомним, что ст.68 Конституции РФ устанавливает: «государственнымязыком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык».
Статьи 16 — 19 Закона «Оязыках народов Российской Федерации» посвящены использованию языка вофициальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации,а ст.3 Федерального закона «О государственном языке Российской Федерации»устанавливает требование идентичности содержания и технического оформлениятекстов, выполненных на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадровприходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоватьсяФедеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации», в котором дается определение, чтопонимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложенытребования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименованиегосударственного органа или органа местного самоуправления) либо должность илидолжность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, покоторому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись идата.
Исходя из требований Закона кструктуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров кзаявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении,перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержатте же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключениемуказания адреса, если работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технологияработы с обращениями: регистрация (по ст.8 «в течение трех дней с моментапоступления в государственный орган, орган местного самоуправления илидолжностному лицу»), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней смомента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случаепроверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный вЗаконе порядок приема граждан.
В зависимости оторганизационно-правовой формы организации (государственная, общественная,коммерческая, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной принадлежности (например,таможенные органы, вуз и т.д.) местонахождения (например, район КрайнегоСевера) при оформлении кадровых документов учитываются особые условия,установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которыеобязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство.Например, если это вуз, то надо иметь Федеральный закон «О высшем ипослевузовском профессиональном образовании» и Положение «О порядкезамещения должностей профессорско-преподавательского состава образовательныхучреждений высшего профессионального образования Российской Федерации», еслиэто ЗАО или ООО — Федеральный закон «Об акционерных обществах» или«Обществах с ограниченной ответственностью». В организациях,находящихся в районах Крайнего Севера, руководствуются Законом РФ «Огосударственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих врайонах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» и др.
Свои особенности имееторганизация труда работников транспорта; сезонных рабочих; работников,работающих вахтовым методом и т.д.
Для кадровых служб,обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательныхправовых актов должен быть значительно расширен, так как правовое положениегосударственных гражданских служащих определяется Федеральным законом от 27 мая2003 г. N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»(в ред. от 01.12.2007) и Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «Огосударственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. от 29.03.2008),а также указами Президента РФ.
В развитие Закона «Огосударственной гражданской службе Российской Федерации» выходят УказыПрезидента РФ: Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110«О проведении аттестации государственных гражданских служащих РоссийскойФедерации»; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственнымигражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков иумений (профессионального уровня)»; Указ Президента Российской Федерацииот 1 февраля 2005 г. N 112 «О конкурсе на замещение вакантной должностигосударственной гражданской службы Российской Федерации»; Указ ПрезидентаРоссийской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 «О порядке присвоения исохранения классных чинов государственной гражданской службы РоссийскойФедерации федеральным государственным гражданским служащим»; УказПрезидента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 «О примернойформе служебного контракта о прохождении государственной гражданской службыРоссийской Федерации и замещении должности государственной гражданской службыРоссийской Федерации»; Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственногогражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
В них детализируются не толькопорядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и еепрохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и др.
Любой работник, оформляющийтрудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство, Закон оветеранах и т.п.
Следовательно, чтобы правильнооформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательныхправовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа,и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.
Кроме законодательных актов вкаждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическимидокументами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнятьту или иную запись или операцию.
В 2003 г. кадровые службыполучили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которыеявляются, в соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным документом отрудовой деятельности и трудовом стаже работника:
Правила ведения и хранениятрудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения имиработодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерацииот 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. ПостановленияПравительства РФ от 01.03.2008 N 132);
Инструкция по заполнениютрудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003г. N 69
Оформление основных кадровыхдокументов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированныхформ первичной учетной документации и их электронных версий была возложенаПостановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственныйкомитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ иМинистерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных вПостановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетнойдокументации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержденПостановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколькораз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеетдело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и вэлектронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФони вводятся «в организациях независимо от формы собственности,осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации».
Общие правила составления иоформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную системуорганизационно-распорядительной документации с требованиями к оформлениюдокументов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительныедокументы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты,письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документовсоставляются или с ними работают в службе кадров.
Сроки хранения документовзакреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения — типовых иливедомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией,возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, нетипичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственногоперечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов,образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Онутвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточнополно. Кроме того, служба кадров акционерного общества должна также иметьПоложение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ,утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст.89 Федерального закона от 26 декабря1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Для кадровых служб коммерческихорганизаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих иху себя, Правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
Работникам отдела кадровдостаточно часто приходится вести переписку как с организациями, так и счастными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления ит.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделедля справок Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные ПостановлениемПравительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221. В Правилах изложенпорядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем ибандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до100 г, а пределы его размеров — 229 на 324 мм. Часто к недоразумениям приводитнезнание порядка пользования франкировальными аппаратами.
Для работника кадров, в томслучае, если ему приходится вручать сообщения от получения которого адресат покакой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем суведомлением о вручении — «почтовое отправление… при подаче которогоотправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему… когда и комувручено почтовое отправление». Например, уведомление об увольнении, онеобходимости присутствовать в определенный день и т.д.
Но помимо того, что надо знать,как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времениили выработки, существующих на эти виды работ.
Разработано достаточно большоеколичество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы,выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаныЦентральным бюро нормативов по труду. Службе кадров полезно иметь:
Межотраслевые укрупненныенормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.
Межотраслевые укрупненныенормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв.Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. N72).М., 1995.
Нормы времени на работы поавтоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органовуправления (утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10сентября 1993 г. N 152).М., 1993.
Нормы времени на работы подокументационному обеспечению управленческих структур федеральных органовисполнительной власти, утвержденные Постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г.N 23.
Последние нормативы времени 2002г. содержат нормы времени на работы с использованием компьютерной техники, чтоочень важно для подразделений, уже внедривших современные информационные технологии.
Все эти нормативы рекомендуютсядля применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий,фирм независимо от форм собственности.
Во всех нормативах времени нетолько указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, нои последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладываетсяна составляющие ее операции.
Помимо норм времени на основныевиды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организациитруда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарныенормы.§2. Организационно-правовые документы организации
Служба кадров любой организациив своей работе опирается не только на законодательно-правовые инормативно-методические документы общегосударственного значения, но и наорганизационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.
Прежде всего, это устав (положение)организации как главный организационный документ (см. Приложение № 1).
Под уставом, как организационнымдокументом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций,учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями игражданами, права и обязанности в определенной сфере государственногоуправления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учрежденийи организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами,администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается егоучредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации вустановленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документампри создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования кпорядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны вчасти первой Гражданского кодекса Российской Федерации.
Структура текста устава меняетсяв зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общиеположения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление,реорганизацию и ликвидацию.
Устав акционерного обществасодержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности,права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления,прекращение деятельности.
Служба кадров должна четкопредставлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главнаяцель — обеспечение организации высококвалифицированными работниками длянаилучшего выполнения этих задач. Кроме того, в уставах расписываются порядокназначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные сподбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно долженхраниться в отделе кадров.
Трудовым кодексом РФпредусмотрено составление в организации документов, регулирующихсоциально-трудовые отношения. К таким документам относится коллективныйдоговор. Его определение дано в ст.40 Трудового кодекса РФ: «Коллективныйдоговор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организацииили у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателемв лице их представителей». Коллективный договор может заключаться нетолько на уровне организации в целом, но и обособленных структурныхподразделений. К обособленным структурным подразделениям относятся филиалы ипредставительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметьособенности в организации труда. Содержание и структура коллективного договораопределяются заключающими его сторонами самостоятельно. В ст.41 Трудовогокодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут быть включены вколлективный договор. К ним отнесены:
формы, системы и размеры оплатытруда;
выплата пособий, компенсаций;
механизм регулирования оплатытруда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенныхколлективным договором;
занятость, переобучение, условиявысвобождения работников;
рабочее время и время отдыха,включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
улучшение условий и охраны трудаработников, в том числе женщин и молодежи;
соблюдение интересов работниковпри приватизации государственного и муниципального имущества;
экологическая безопасность иохрана здоровья работников на производстве;
гарантии и льготы работникам,совмещающим работу с обучением;
оздоровление и отдых работникови членов их семей;
частичная или полная оплатапитания работников;
контроль за выполнениемколлективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений,ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельностипредставителей работников, порядок информирования работников о выполненииколлективного договора;
отказ от забастовок привыполнении соответствующих условий коллективного договора;
другие вопросы, определенныесторонами.
Этот перечень носитрекомендательный характер и не является исчерпывающим, его цель — датьпредставление о возможном содержании коллективного договора. Однако в Трудовомкодексе РФ есть и ряд предписаний к содержанию трудового договора обязательногохарактера.
В соответствии со ст.9 Трудовогокодекса РФ коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих уровеньправ и гарантий работникам, предусмотренный законодательством о труде.Напротив, коллективный договор должен устанавливать дополнительные льготы ипреимущества, более благоприятные условия труда.
При оформлении коллективногодоговора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых онзаключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочногодействия и в соответствии со ст.43 Трудового кодекса РФ «заключается насрок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо содня, установленного коллективным договором». Стороны имеют право продлитьдействие коллективного договора, но на срок не более трех лет.
На организацию можетраспространяться действие и таких правовых документов, как соглашение.
Соглашение — правовой акт,устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений исвязанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочнымипредставителями работников и работодателей на федеральном, региональном,отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.
Как видно из определения,данного в ст.45 Трудового кодекса РФ, соглашение, в отличие от коллективногодоговора, заключается на других уровнях социального партнерства — федеральном,межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), тоесть соглашение заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли,региона, территории. Интересы работодателей на переговорах по заключению соглашенияпредставляет объединение работодателей, а интересы работников обычнопредставляют профсоюзы и их объединения.
В Трудовом кодексе РФ указанывозможные виды соглашений: генеральные, региональные, отраслевые (межотраслевые),территориальные и иные.
Генеральное соглашениеустанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных сними экономических отношений на федеральном уровне.
Например, Генеральное соглашениемежду Общероссийским объединением профсоюзов, общероссийскими объединениями работодателейи Правительством РФ на 2002 — 2004 гг. В нем было закреплено условие оповышении не менее чем в 1,5 раза тарифных ставок (окладов) Единой тарифнойсетки по оплате труда работников бюджетной сферы.
Региональное соглашениеустанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных сними экономических отношений на уровне субъекта Российской Федерации. Онозаключается между действующими в этом регионе объединениями работников,работодателей и органами исполнительной власти.
Отраслевое (межотраслевое)соглашение определяет общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации ильготы работникам отрасли (отраслей).
Территориальное соглашениеустанавливает общие условия труда, гарантии, компенсации и льготы работникам натерритории соответствующего муниципального образования.
При заключении соглашенийстороны сами определяют вопросы, регулируемые в этом документе. В Трудовомкодексе, как и в случае коллективного договора, дан лишь примерный переченьвопросов, которые могут войти в соглашение:
оплата труда;
условия и охрана труда;
режимы труда и отдыха;
развитие социальногопартнерства;
иные вопросы, определенныесторонами.
Но в то же время согласно ст.9Трудового кодекса РФ соглашения, как и коллективные договоры, не могут понижатьуровень прав и гарантий работников, предусмотренный законодательством о труде.Сроки действия соглашений, как и коллективных договоров, не могут превышать 3-хлет, и стороны имеют право один раз продлить их действие не более чем на тригода.
Очень важно знать, чтосоглашение распространяется на «всех работодателей, являющихся членамиобъединения работодателей, заключившего соглашение. Прекращение членства вобъединении работодателей не освобождает работодателя от выполнения соглашения,заключенного в период его членства. Работодатель, вступивший в объединениеработодателей в период действия соглашения, обязан выполнять обязательства,предусмотренные этим соглашением».
В тех случаях, когда наработников в установленном порядке одновременно распространяется действие несколькихсоглашений, действуют наиболее благоприятные для них условия соглашений.
Коллективный договор исоглашение являются документами, подлежащими регистрации. В соответствии со ст.50Трудового кодекса РФ они в течение семи дней со дня подписания направляются науведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду. Соглашения,заключенные на федеральном уровне, регистрируются в Минтруде РоссийскойФедерации, региональные и территориальные — соответственно в региональных итерриториальных органах по труду. Направление документов на регистрациюявляется обязанностью работодателя. Цель уведомительной регистрации — выявлениев коллективных договорах и соглашениях условий, ухудшающих положение работниковпо сравнению с действующим законодательством. Если такие нарушения будутобнаружены, о них сообщается сторонам и в инспекцию труда. Кроме тогоуведомительная регистрация позволяет органам по труду иметь информацию околичестве и содержании коллективных договоров и соглашений, прослеживатьтенденции коллективного регулирования трудовых отношений, учитывать этот опытпри разработке законов и нормативно-правовых актов о труде.
Контроль за выполнениемколлективных договоров и соглашений осуществляют сами стороны социальногопартнерства, представляя друг-другу информацию о выполнении условий договорныхдокументов. Но, кроме того, контроль за выполнением коллективных договоров исоглашений ведут органы по труду, проводя плановые проверки и выявляя случаинарушения условий, установленных в этих документах.
В соответствии с Трудовымкодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальныминормативными актами, принимаемыми работодателем в пределах его компетенции,устанавливаются правила поведения работников во время их совместнойдеятельности.
К локальным нормативным актам впервую очередь относятся правила внутреннего трудового распорядка, которыеобычно являются приложением к коллективному договору. Однако, они могутутверждаться и как отдельный документ. Определение этого документа и егоосновное содержание раскрыты в ст.189 Трудового кодекса:
«Правила внутреннеготрудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий всоответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приемаи увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторонтрудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам мерыпоощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений уданного работодателя».
Организация сама должнаразработать «Правила внутреннего трудового распорядка» исходя изсвоей специфики. В качестве образца можно взять Типовые правила внутреннеготрудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений,организаций, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР по согласованию сВЦСПС 20.07.1984. Они продолжают действовать в части, не противоречащейзаконодательству Российской Федерации. Как и в коллективном договоре и всоглашениях, в Правила внутреннего трудового распорядка не могут быть включеныусловия, ухудшающие положение работающих по сравнению с Конституцией РФ,международными актами, федеральными и региональными законами, иныминормативными правовыми актами, соглашениями, коллективным договором.
В ст.189 Трудового кодекса РФуказывается также, что «для отдельных категорий работников действуютуставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами». Например,Положение о дисциплине труда работников железнодорожного транспорта РоссийскойФедерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 N 621, в ред. от07.07.2003). Оно распространяется на всех работников организацийжелезнодорожного транспорта независимо от их организационно-правовой формы. Внем предъявлены более высокие требования к трудовой дисциплине. Это обусловленотем, что нарушение ими установленных правил может привести к тяжелымпоследствиям для других граждан. Есть Устав о дисциплине работников организацийс особо опасным производством в области использования атомной энергии (утв.Постановлением Правительства РФ от 10.07.1998 N 744), Дисциплинарный уставтаможенной службы Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998N 1396) и др.
Естественно, что такие уставы иположения учитываются во всех организациях, подпадающих под сферу их действия.
Правила внутреннего трудовогораспорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с нимидолжны быть ознакомлены все работники организации (см. Приложение № 2).
Организационно-распорядительнымдокументом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь еедолжностной и численный состав, является штатное расписание (см. Приложение №3).
Штатное расписание как виддокумента «представляет собой перечень должностей в учреждении (организации)с указанием их количества и размеров должностных окладов»[8]. Его цель — нормированиечисленности штатного персонала организации и соотношения специалистов.
Так как штатное расписаниеявляется не только организационным, но и первичным учетным документом, егоформа унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных формпервичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденныйПостановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписанииустанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности),количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фондзаработной платы.
Таким образом, все должностиструктурных подразделений и их количество будут закреплены в штатном расписанииорганизации.
Штатное расписание подписываетсяруководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждаетсяраспорядительным документом (чаще всего приказом). Штатное расписание — документ долговременного действия, однако при необходимости в него могутвноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производитсяприказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основештатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантныедолжности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификациикадров.
Кроме того, в организацииуставом (положением) об организации предусматривается составление такогодокумента, как структура и штатная численность. В нем закрепляются составподразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организациив целом. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в неговносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. Содержание этогодокумента несложно: в нем перечисляются названия структурных подразделений (отделов)с их кодами и штатная численность. Текст документа дается в табличной форме.Например: Код подразделения Название подразделения Штатная численность 01 Руководство 3 02 Канцелярия 3 03 Отдел кадров 2 04 Бухгалтерия 5 05 Отдел работы с клиентами 8 Всего 67
Глава II.Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу
Совокупность документов, вкоторых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называетсядокументацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документамотносятся:
трудовой договор, заключенныепредприятием с работником;
приказы по личному составу (оприеме, увольнении, переводе сотрудника);
трудовые книжки;
личные карточки формы — Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработнойплате.
Документы по личному составуявляются наиболее важными документами и требуют особой тщательности иаккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжениидлительного срока.§1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудовогодоговора (контракта)
Первое, с чем сталкивается любойпредприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работунеобходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работникдолжен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, атакже трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает наработу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военногобилета, а для лиц от 14 до 16 лет — свидетельства о рождении. В том случае,когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальныезнания или определенная квалификация, администрация предприятия обязанапотребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа,свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В немуказывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работузаявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на времявыполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будутуказаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается идатируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (илианкета) и составляется автобиография. Анкета является наиболее удобнымобобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот невозражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но всвязи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу,анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Поступающийна работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник,оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкетесведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании,трудовой книжкой. На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц,участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. Приположительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовойдоговор (контракт), издается приказ о приеме на работу.
Понятие трудового договора (см.Приложение № 4) дает статья 56 ТК РФ: “Трудовой договор — соглашение междуработодателем и работником, в соответствии с которыми работодатель обязуетсяпредоставить работнику работу об обусловленной трудовой функции, обеспечитьусловия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иныминормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальныминормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полномразмере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется личновыполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующиев организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудовогодоговора являются работодатель и работник". Трудовой договор имеет типовуюформу, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность,должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условиятрудового договора. К основным условиям трудового договора относятсясоглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям),соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурноеподразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта);об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия трудовогодоговора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а такжесоциально-бытового обслуживания работника, например, установлениеиспытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка,обучение второй профессии и другие. Согласно статье 21 ТК, при заключениитрудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с цельюпроверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытаниидолжно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, неможет превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию ссоответствующим комитетом профсоюза, — шести месяцев".§2. Особенности подготовки и оформления приказов поличному составу (о приеме на работу)
После того, как будет заключентрудовой договор, работнику кадров необходимо издать приказ о приеме работникана работу. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиямзаключенного трудового договора. Его форма и рекомендации по заполнениюутверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету трудаи его оплаты» — форма N Т-1 (см. Приложение № 5)
Если в один день на работупринимается сразу несколько претендентов, то возможно использованиеунифицированной формы N Т-1а, предусматривающей форму приказа (распоряжения) оприеме работников на работу. В соответствии с вышеуказанными рекомендациями позаполнению формы приказа о приеме работника (работников) на работу приоформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (работников) на работууказываются наименование структурного подразделения, должность (специальность,профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приемена работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (посовместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещениявременно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).При заключении с работником (работниками) трудового договора на неопределенныйсрок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы»(форма N Т-1а) строка (графа)«по» не заполняется.
Подписанный руководителем организацииили уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (работникам)под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Потребованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образомзаверенную копию указанного приказа (распоряжения). Под надлежащим образомзаверенной копией в данном случае понимается копия приказа, подписаннаяруководителем организации (или лицом, имеющим на это полномочия) и завереннаяпечатью организации.
§ 3. Оформление трудовой книжки
На основании приказа (распоряжения)о приеме работника на работу вносится запись в трудовую книжку работника. Вслучае если трудовой договор заключается работником впервые, то возникаетнеобходимость в оформлении трудовой книжки в данной организации. Правилаведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены ПостановлениемМинтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции позаполнению трудовых книжек» (далее по тексту — Постановление Минтруда РФ«Об утверждении Инструкции… „) и Постановлением Правительства РФ от16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках» (далее по тексту — Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках»). В соответствиис указанными нормативными актами оформление трудовой книжки работнику,принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствииработника.
Фамилия, имя и отчествоуказываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами,дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспортаили иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета,заграничного паспорта, водительских прав и др.).
Запись об образовании (основномобщем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном,высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляетсятолько на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата,удостоверения, диплома и т.п.).
Запись о незаконченномобразовании соответствующего уровня может быть произведена на основаниипредставленных надлежащим образом заверенных документов (студенческого билета,зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
Профессия и/или специальностьуказываются на основании документов об образовании, квалификации или наличииспециальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний илиспециальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
После указания даты заполнениятрудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе)трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульныйлист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовыхкнижек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполняласьтрудовая книжка.
Все записи в трудовой книжкепроизводятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующегораздела свой порядковый номер.
Например: N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер
документа, на основании
которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 Открытое акционерное общество «Учалинский рынок» 1 25 03 2009 Принята на должность бухгалтера Приказ от 25.03.2009 N 19-к
С каждой вносимой в трудовуюкнижку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу иувольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в еголичной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
§4. Личная карточка работника
На основании оформленных ранеедокументов и документов, представленных работником, должна быть заполненаличная карточка работника, форма которой и рекомендации по ее заполнениюутверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. — форма N Т-2 (см.Приложение № 6).
Личная карточка заполняетсясотрудником организации, ответственным за ведение кадрового учета, наосновании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а);паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки илидокумента, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельствагосударственного пенсионного страхования; документов воинского учета — длявоеннообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа обобразовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении наработу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений,сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы, всоответствии с действующим законодательством Российской Федерации, можетпредусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
При заполнении п.5 «Знаниеиностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка:«владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаюи перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, дающий правона надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организациии др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иныхподтверждающих соответствующий стаж документов. При этом исходной датой, накоторую исчисляется стаж работы, является, как правило, дата приема на работуработника. Общий стаж представляет собой суммирование всех периодов трудовойдеятельности работника до поступления на работу в организацию.
Основными документами, наосновании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
военный билет (или временное удостоверение,выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина,подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву навоенную службу.
Заполнение остальных пунктовпроизводится на основании информации из перечисленных документов.
В разделе «Прием на работу,переводы на другую работу» вносится запись о приеме работника на работу,размере его должностного оклада, указывается основание приема на работу. Суказанной записью и каждой последующей записью, вносимой на основании приказа (распоряжения)о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу,работник должен быть ознакомлен под расписку в графе 6 формы.
В разделе «Отпуск» ведетсяучет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы ворганизации.
Раздел «Дополнительныесведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках,обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
После заполнения личная карточкаработника помещается в папку «Личные карточки работников организации»,которая хранится обычно в сейфе организации. Личные карточки работающихсотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.
Заключение
Совокупность документов, в которыхзафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документациейпо личному составу (кадрам, персоналу).
Эти документы являются наиболееважными документами и требуют особой тщательности и аккуратности приоформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.
Обязательное ведение кадровойдокументации на любом предприятии предусмотрено соответствующимиобщегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым КодексомРоссийской Федерации, Правилами ведения и хранения трудовых книжек,изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,Инструкцией по заполнению трудовых книжек, Межотраслевыми укрупненныминормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.
Следовательно, одной из наиболееважных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного заработу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.
В частности большое вниманиенужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольненияработников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкамдействующего законодательства.
Таким образом, процедуры,выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируютсяпосредством работы с определенными документами, важнейшими среди которыхявляются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудоваякнижка.
Каждый пункт приказа по личномусоставу — правового акта, издаваемого по вопросам регулирования трудовыхправоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций[9] — должен быть сформулирован встрогом соответствии с требованиями Трудового Кодекса Российской Федерации.
Важнейшим документом по личномусоставу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и вдальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативнымиактами Российской Федерации.
В результате этого, ясно, что ив интересах работника и в интересах работодателя — правильное, соответствующеевсем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранениедокументации по личному составу. При этом работодатель имеет возможностьосуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающееэффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника исовершенство технологического процесса, а работник более определеннопредставляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительностисвоего труда.
Список использованной литературы
I. Источники
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. «Требованиям коформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2003 года.
2. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральныхзаконов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованиюи учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда от 14.11.1991 N 78.
4. Постановление Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС 20.07.1984.
5. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «об утвержденииинструкции по заполнению трудовых книжек»
6. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. ПостановленияПравительства РФ от 01.03.2008 N 132);
7. ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 30.12.2001 N 197-ФЗ принят ГД ФСРФ 21.12.2001 (ред. От 30.12.2008)
8. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «ОГосударственном гербе Российской Федерации». Собрание законодательства РФ.2000. N 52 (ч. I). Ст.5021 (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ).
II. Литература
9. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика. / Н.А. Алимова. -М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. — 536 с.
10. Андреева В.И. Делопроизводство. /В.И. Андреева Изд.6-е, перераб. и доп.- М.: ЗАО «Бизнес-школа „Интел-Синтез“, 2000 — 187 с.
11. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие собразцами документов. Изд.4-е, испр. и доп. / В.И. Андреева — М.: Интел-Синтез,2006.
12. Басаков М.И. Документы по персоналу предприятия / М.И. Басаков. — Ростов-н/Д,2002.
13. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управленияорганизацией на основе ГОСТ 6.30-2003) 100 экзаменационных ответов / М.И. Басаков.- Экспресс-справочник для студентов вузов.М., 2004.
14. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов кпоследующему хранению и использованию: Уч. — метод. Пособие / Т.А. Быкова. — М.,1996.
15. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе /А.В. Верховцев — М.:ИНФРА — М, 2003.
16. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство,документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодексаРФ /О.И. Захаркина — Омега-Л, 2007.
17. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие.4-еизд., испр. и доп. /М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов — М.: Феникс, 2004.
18. Красавин А.С. Проблемы документационного обеспечения управления кадрами/ А.С. Красавин // Делопроизводство. — 2000. — №2
19. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник, 3-е изд.,перераб. и доп. / Под ред. проф.В.А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 2006.
20. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев идр. — М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.
21. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова,М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост.М.Т. Лихачев. — М.: Экономика,1991 — 271 с.
22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечениеуправления) / Т.В. Кузнецова — М.: ЗАО „Бизнес-школа “Интел-Синтез»,1999 — 818 с.
23. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов.Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций игосударственных структур. /Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд.2-е. — М.: ЗАО«Бизнес-школа „Интел-синтез“, 1999 — 224с.
24. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовоеправо. — 2008. — №8.
25. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовоеправо. — 2008. — №9.
26. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовоеправо. — 2008. — №10.
27. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовоеправо. — 2008. — №11.
28. Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актахРоссийской Федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. — 2007. — №1
29. Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актахРоссийской Федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. — 2007. — №2.
30. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии/ М.В.Ларин — М.: Научная книга, 1988.137 с.
31. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории иметодологии / М.В. Ларин // Делопроизводитель — 2003 — №2.
32. Ларин М.В. Развитие понятия „документ“/ М.В. Ларин // Делопроизводство.2000. N 1. С.5-9.
33. Ларьков Н.С. Документоведение. Учеб. пособие. Ч.1. / Н.С. Ларьков. — Томск:ТГУ, 2000.126 с.
34. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству/ В.Н. Маркин — Санкт — Петербург, „Альфа“, 2002.
35. Рогожин М.Ю. Документы кадровой службы предприятия / М.Ю. Рогожин. — ГроссМедиа, 2008.
36. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие подокументационному обеспечению.3-е изд., доп. и перераб. / М.В. Стенюков — М.:ПРИОР, 1999 — 144с.
37. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов / А.Ю. Чуковенков, В.Ф.Янковая — М., 1999.
Приложение
Устав ОАО „Учалинский рынок“
Правила внутреннего трудовогораспорядка ОАО „Учалинский рынок“
Штатное расписание ОАО „Учалинскийрынок“ (Унифицированная форма Т-3)
Трудовой договор
Приказ (распоряжение) о приемеработника на работу (Унифицированная форма Т-1)
Личная карточка работника (Унифицированнаяформа Т-2)