Документальнаябаза системы управления. Номенклатура документов, их классификация, атрибуты иформа
Содержание:
Введение
1. Сущностьдокументальной базысистемы управления
2. Номенклатура и классификация документов
3. Атрибуты документов
4. Формы документов
Заключение
Библиографический список
Введение
«Документальная база системы управления. Номенклатура документов, ихклассификация, атрибуты и форма» — одна из важных и актуальных тем насегодняшний день потому, что вызывает круг полемических вопросов, а такжеогромный интерес в области изучения делопроизводства и информационных технологий управления.
Часть делопроизводства,непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот.Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применениемразличного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют такжедокументационным обеспечением управления (ДОУ). Ответственность за организациюделопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы сдокументами в структурных подразделениях возлагается на руководителяорганизации или предприятия. Деятельность организации или предприятияобеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее составопределяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характеромвзаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органамизаконодательной и исполнительной власти, с подчиненными и стороннимиорганизациями, с физическими лицами.
Данная тема достаточноподробно освещена в научных трудах следующих авторов: Гундарева Р.Д.,Кирсановой М.В., Андреевой В.И. и др.
Для раскрытияпоставленной темы определена следующая структура: работа состоит из введения, четырехглав и заключения. Название глав отображает их содержание.
1. Сущность документальной базы системыуправления
Практически на всехпредприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуютобщие отделы. Их название варьируется — это может быть отдел общегоделопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное — суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимоот названия и заключается она в организации потоков документов на данномпредприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Интересныосновные виды документов, атрибутика документов, потоки документов и работы,используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборотакрупного предприятия, существуют специализированные документооборот (вподразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства ит.д.).
Основным принципомдокументооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивовдокументов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов,является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации естьсоответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождениедокументов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего.
В организации должен существоватьтолько один канал поступления входящих документов. Даже если прием документовпостроен по распределенной, то это сделано только для повышения скоростиобработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляютинформацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией).Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являютсяподразделениями канцелярии.
Для полноты картиныдокументооборота на предприятии система документооборота не должна заканчиватьсяна ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборотаорганизации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметьпродолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.
В принципе в крупнойорганизации с большим документопотоком работа канцелярии может быть построенапо децентрализованному принципу. При этом каждое подразделение предприятияполучает свою долю корреспонденции, относящуюся к ней. При этом учет входящейкорреспонденции осуществляется децентрализовано. Номера входящейкорреспонденции создаются или в едином нумераторе (кто первый получил номер,тот и хорош) или в номер входящего документа включается номер подразделения,получившего документ, а нумераторы в каждом подразделении ведутся независимо.Исходящая корреспонденция обычно всегда проходит через одно место.[1]
Организациядецентрализованного приема входящих документов достаточно распространена и вовсем мире.
В работе канцелярии покачто темным местом остается работа с письмами. В большинстве случаев этоотноситься к общему делопроизводству. Исключение составляют организации, длякоторых работа с письмами составляет основную производственную деятельность.При обработке писем применяются несколько другие классификаторы. Важнаразвернутая статистика по атрибутам писем. Однако в крупных государственныхорганизациях тоже существует специальный учет писем и строгий контроль за ихвыполнением, тем более в настоящее время на смену почтовой корреспонденцииприходит использование системы Интернет – технологий (почтовые рассылки, e-mail).
документ номенклатура атрибут
2. Номенклатура иклассификация документов
Простейшей классификациейдокументов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – этосовокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участкудеятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальнымклассификационным справочником, определяющим порядок распределения документов вдела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – этосистематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указаниемсроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Порядок систематизациидокументов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется приформировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивноехранение, и является обязательным документом для любой организации.
Номенклатура дел являетсядокументом многоцелевого назначения:
а) предназначена длясистематизации документов, т.е. она служит планом распределения документовпосле их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранениядокументов в организации;
б) содержитинформацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное вноменклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него.Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременнонамечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, спомощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
в) закрепляетиндексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться прирегистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составнойчастью в регистрационный номер документа;
г) имеет справочное значение приизучении структуры организации;
д) является основойдля составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения иосновным учетным документом в делопроизводстве;
е) используется для учета дел временного(до 10 лет включительно) хранения;
ж) может бытьиспользована во время разработки и построения справочной картотеки наисполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечьв основу справочной картотеки.[2]
Номенклатура дел должнабыть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должнаохватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Классификация документов– распространение по группам на основе признаков содержания и формы составленияс целью повышения эффективности работы с ними. Все документы, обращающиеся ворганизации, можно классифицировать:
-по видамдеятельности (нормативные, организационно-распорядительные, бухгалтерские,научно-технические, проектно-сметные);
-по наименованию(распоряжения, отчеты, акты, протоколы, договоры);
-по способуфиксации информации (письменные, кинодокументы, электронные);
-по степенисложности (простые и сложные) простые – рассматривается один вопрос, сложные –несколько вопросов);
-по степенигласности (несекретные и конфидициальные);
-по юридической силе(подлинные и подложные);
-по срокамисполнения (срочные и несрочные).
Классификация позволяетвырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов,организовать их работу в делопроизводстве.
На основе классификациивыстраиваются и типы документов, используемые в работе предприятия с иххарактеристиками, в основном они подразделяются на 3 вида:
1. Входящие — документы,которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящихдокументов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранееустановленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами,предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ,или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
2. Исходящие. Большинствоисходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящиедокументы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутреннихдокументов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требоватьпоступления входящих документов (например, запросы в сторонние организациитипа: «Прошу дать справку по вопросу… в срок до ...»).
3. Внутренние. Данныедокументы используются для организации работы предприятия. Через канцеляриюпроходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупныхструктурных подразделений предприятия (особенно если они территориальноразнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходятвнутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правиламделопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы вовнешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где егопреобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.[3]
Документы каждого из этихвидов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения,циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятиипонимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, еслиписьма, то чему посвященные — жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точкизрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя в полнойвнутренней системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесьбудет рассматриваться только канцелярские виды документов — входящие,внутренние и исходящие.
Прежде всего, вседокументы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационнымномером (возможно, свои алгоритмы построения номеров для каждого из типовдокументов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера — этопросто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на нейрегистрационного номера.
3. Атрибуты документов
Атрибуты документов укаждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую частьатрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем этиобщие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.
1. Основные атрибутыдокументов:
-Регистрационныйномер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ,прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может бытьразлична для исходящих, входящих и внутренних документов. Структурарегистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.
-Источникдокумента (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящихдокументов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов этоили подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
-Ответственныйисполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому порученоисполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящихи внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногдавстречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполненияпри смене кадрового состава предприятия).
-Код документапо номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому илииному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственнойдеятельности. Номенклатура дел — это формальный список дел предприятия, которыйутверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранееданная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условияхноменклатура дел является высоко динамичным документом, который можетобновляться 1-4 раза в год.
2. Атрибуты, зависящие оттипов документа.
В документах могут бытьатрибуты, специфические для данного типа документа. Так, входящие документыимеют кроме базовых атрибутов еще:
-Контрольныйсрок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входногодокумента (где он может быть указан) или из типа входного документа, котораяопределяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявлениеграждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).
-Контролирующеелицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретногоисполнителя документа, и ставить резолюцию «Об исполнении доложить». Данныйатрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболееважных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случаезавершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документасоответствующему субъекту.[4]
Внутренние документы всвою очередь, помимо стандартных атрибутов, могут обладать следующими:
-Списокподразделений предприятия для ознакомления.
-Контрольныйсрок ознакомления или исполнения.
-Списокисполнителей документа.
Исходящие документы имеютследующие дополнительные атрибуты:
-Документ-основание.Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основеили входящего или внутреннего.
-Списокрассылки.
-Контрольныйсрок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.
В конкретных организацияхданные атрибуты могут носить различные наименования или добавлятьсядополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные вышеатрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.
Все документы, проходящиечерез канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, чтобольшинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаемявляется входящий документ, который практически всегда порождаетсоответствующий ему исходящий.
Без связей как таковыхмогут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящиедокументы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление,так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управлениядокументами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе).В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.
Связи в большинствеслучаев направленные по принципу: “главный-подчиненный”. Иногда встречаютсяненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы,посвященные одному вопросу).
4. Формы документов
Существует три основныхформы документов:
1. Журнальная формарегистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационнойформой.
В настоящее время онаиспользуется только в том случае, когда учет документов выступает на первоеместо, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации.Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит изпорядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когдапоступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаяхжурнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля заисполнением документов и справочную работу по ним.
Журнальная формарегистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзясистематизировать записи. При использовании данной регистрационной формыприходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрациивходящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.
Журнал рекомендуетсясоставлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощьюлюбых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе содновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.[5]
2. При карточной формерегистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки надокументы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач всоответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек длярегистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременносокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляютсяследующие самостоятельные картотеки:
— справочные,контрольно-справочные;
— картотеки попредложениям, заявлениям и жалобам граждан;
— тематические(кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.
Контрольно-справочныекартотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам.Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах впроцессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в неймогут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям,корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документовкарточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первойчасти картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая частькартотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой частикартотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуредел и т.д.
3. Автоматизированная(электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специальногопрограммного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры(или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированнойформы регистрации сведения о документе вводятся в электроннуюрегистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупностьреквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программныхсистемах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляррегистрационной формы в качестве страхового массива (печатьрегистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная формарегистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к.она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточнойформами регистрации, а именно:
-быстрый поискдокументов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольнойкарточки;
-автоматическоеформирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы подокументам;
-автоматическийконтроль за исполнением документа;
-возможностьодновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
-возможностьорганизации децентрализованной регистрации документов в структурныхподразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Организация можетсамостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всегоиспользуются готовые программные продукты, автоматизированные системыдокументационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизироватьвсю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документаи заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другуюорганизацию.[6]
К программным продуктам,позволяющим автоматизировать работу с документами, относится системаавтоматизации делопроизводства и электронного документооборота«ДЕЛО-Предприятие».
Заключение
Подводя итог работы,можно сделать следующие выводы.
Документированиеуправленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи(фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правиламинформации, необходимой для осуществления управленческих действий. В связи сэтим предъявляют особые требования к оформлению деловых бумаг.
Долгое времяавтоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистемАСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата,контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что ониохватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды по электроннойобработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторовтекста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управленияогромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одногопредприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствиемкомплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
В последнее время взарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системыпостроения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью такихсистем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии,а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данныесистемы относятся к типу Workflow.Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов(что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причиныюридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутрипредприятия.
В настоящее время развитиеинформационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающихинтегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизироватьручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживатьперемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных сдокументами.
Обобщая вышесказанное,можно сделать вывод, что информационныетехнологии управления в деловомпроцессе в документальнойбазе системы управления формализуютсякак совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия,как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижениявыполнения заранее заданного условия.
Библиографический список:
1. АндрееваВ.И. Сущность документальной базы системы управления. М.: «Гардарики», 2006
2. БаласаянВ.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией. М.:«Интел-Синтез», 2005
3. БарихинА.Б. Делопроизводство на предприятии. М.: «Книжный мир», 2007
4. БасаковМ.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2007
5. БеловА.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: «ЭКСМО», 2005
6. ГагинА.А. Документирование управленческой деятельности. М.: «Инфра-М», 2006
7. ГалаховВ.В. Формы документов, организация и технология работы с документальной базойсистемы управления. М.: «Проспект», 2009
8. ГундаревР.Д. Номенклатура и классификация документов. М.: «Приор», 2007
9. ДеминЮ.М. Делопроизводство в информационных технологиях управления. М.: «Поиск»,2008
10. КирсановаМ.В., Аксенов Ю.М. Документальная база системы управления в современноммаркетинге. М.: «Информ-М», 2006
11. КорнеевИ.К. Атрибуты документов. М.: «Проспект», 2007
12. КузнецоваТ.В. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.:«ЮНИТИ», 2007