Введение
Данная темаактуальна для изучения.
Успехлюбого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов.
В их числе– умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию вписьменном виде, то есть правильно составить и оформить документ [4, с. 3].
Однако этолишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе сдокументами.
Сферадеятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов итехнологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением,документационным обеспечением управления).
Практическини одна технологическая функция управления, связанная с использованиеминформации, подготовкой и принятием решения, не обходится без еедокументирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненныхдокументов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций,их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходитсярешать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданиемдокументов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельностьорганизации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов,формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив илиоформлением для уничтожения.
Цельюнаписания данной работы является необходимость осветить правиладокументирования деятельности коллегиальных органов, а также описатьдокументирование деятельности на примере ООО «Реймед – Т».
Работасостоит из теоретического и практического раздела.
В связи сэтим выделяются следующие виды задач, решаемых в процессе написания даннойконтрольной работы.
1. Осветитьтеоретические особенности документирования управленческой деятельностиколлегиальных органов.
2. Описать процессдокументирования управленческой деятельности ООО «Реймед – Т».
В процессисследования нами в основном использовались аналитические методы исследования.
В процессенаписания данной работы нами в основном использовались учебные работы.
1.Документационного обеспечение деятельности коллегиальных органов
Деятельностьучреждений, работающих на основе коллегиальности, документируетсяпостановлениями, решениями, распоряжениями [1, с. 56].
Постановленияи решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальныхорганов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельностиколлегиальных органов начинается с составления плана работы на основепредложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро ит.д.) [4, с. 64].
Планпредусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащиерассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению.Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам,заинтересованным организациям и лицам [4, с. 64].
Собраниям изаседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается вадминистративных документах. Документирование подготовки заседания заключается,прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включенывопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения назаседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов,чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике этотребование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается многовопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкоеих ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времениотводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы вповестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этомтак, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени вожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают списокприглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую онипредставляют.
В крупныхучреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по ихсуществу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса наобсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.
Постановкавопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не толькопо инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурныхподразделений.
Материалы кзаседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учрежденияи после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членамколлегиального органа [2, с. 46].
Предварительнаярассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийсяписьменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самомзаседании.
Передначалом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовкебольших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участиеработников учреждений, организаций из других краев, областей, международныхорганизаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:
1) выработкаповестки дня и определение круга предполагаемых участников;
2) ознакомлениепредполагаемых участников с повесткой;
3) выработкарегламента совещания;
4) подготовкаматериалов, которые будут рассматриваться на совещании:
а) доклада,информационного сообщения организатора совещания;
б) доклада,информационного сообщения предполагаемых участников;
в)справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходесовещания;
г) проектарешения.
5) организационноеобеспечение совещания:
а)регистрация участников;
б)размещение участников;
в) транспортноеобеспечение участников;
г) питаниеучастников;
д)культурно-массовые мероприятия;
е) информированиеучастников по интересующим их вопросам;
ж)снабжение участников канцтоварами;
6) организационныеработы секретариата совещания;
7) техническоеобеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);
8) документированиеработы совещания (оформление документальных материалов):
а)составление протокола (стенограмма) итоговых материалов;
б) размножениеитоговых материалов;
в)обеспечение этими материалами участников совещания;
9) анкетированиеучастников совещания:
а) о работесовещания;
б) обуровне организации и проведения совещания [4, с. 65].
Если вподготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденныйдолжностным лицом, отвечающим за совещание.
Составляетсясмета расходов. Определяется повестка дня.
В соответствующемдокументе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании,перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений, предлагаемых дляобсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена иотчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания.
Уточняетсясписок лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) насовещание. В состав приглашения входят:
– обращение;
– информацияо дате и месте проведения совещания;
– повесткадня;
– предложениепринять участие;
– просьбао подтверждении участия [1, с. 45].
Подписываютприглашения лица, отвечающие за подготовку совещания. Определяется регламентработы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядокрассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общаяпродолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.
Регламентможет быть приблизительно таким:
1)вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания иориентировочное время его окончания) – не более 10 мин.;
2) основнойдоклад – до 30 мин;
3) вопросыдокладчику – не более 2 мин каждый;
4)содоклад, сообщение – не более 10 мин;
5) вопросысодокладчику – не более 1 мин на каждый;
6)выступления 5–7 мин;
7) ответдокладчика – не более 5 мин;
8) ответысодокладчиков – не более 3 мин на каждый;
9) справкапо ходу совещания – не более 3 мин;
10) чтениепроекта решения – не более 5 мин;
11)предложения по проекту решения – не более 3 мин;
12)подведение итогов совещания – не более 10 мин.
Если всовещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, егопродолжительность – не более 10 мин. При большем числе участников перерывделают через 1,5 часа работы на 15 минут.
2. Правиласоставление, оформления и подписания протокола
Протокол – это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятиярешения коллегиальным органом управления [4, с. 72].
По степенификсирования информации и степени полноты записи текста протоколыподразделяются на: краткие и полные [4, с. 72].
Краткийпротокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятыерешения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководительколлегиального органа управления или руководитель организации.
Протоколыоформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы илизвукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседаниюколлегиального органа управления.
Ответственностьза оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиальногооргана управления или секретарь руководителя.
Протоколоформляется на общем бланке организации с указанием вида документа –«ПРОТОКОЛ».
Обязательнымиреквизитами протокола являются: наименование организации; название видадокумента; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подписьпредседателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.
В заголовкек протоколу указывается название коллегиального органа управления или егозаседания.
Текстпротокола состоит из двух частей: вводной и основной [4, с. 72].
Вводнаячасть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной формепротокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиальногооргана управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц,повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15,записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а елиих больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, которыйприкладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись:«Присутствовало … человек, список участников прилагается» [4, с. 73].
Вводнаячасть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степениих сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительномпадеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчикаи его должность.
Основнаячасть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ(РЕШИЛИ).
В разделе«СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема еговыступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика,содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается кпротоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делатьотметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе неприводится.
В разделе«ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших вобсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданныевыступающему вопросы и его ответы.
В разделе«ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируетсякратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.
По каждомупункту решения указываются результаты голосования.
Каждыйучастник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особоемнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе иприлагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколепосле решения.
Протоколподписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания(а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается датаначала и окончания заседания).
В особоважных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визывыступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записивыступления (доклада).
3.Документирование управленческой деятельности на примере ООО «Реймед – Т»
Акционерноеобщество «Реймед – Т», вдальнейшей именуемое как «общество», является открытым акционерным обществом.
Обществаявляется юридическим лицом, действует на основании Устава и законодательстваРоссийской Федерации.
Обществозарегистрировано администрацией города Томска №1488 от 03.06.1994 года.
Обществоявляется юридическим лицом. Права и обязанности общество приобретает с моментаего государственной регистрации. Общество имеет круглую печать со своимнаименованием, угловой штамп, расчетный и иные счета в рублях и иностраннойвалюте в учреждениях банков.
Обществосоздано без ограничения срока его деятельности.
Обществоимеет крупную печать с его полным фирменным названием на русском языке иуказанием его местонахождения.
Общество вправеиметь штампы со своим наименованием, собственную эмблему, зарегистрированный вустановленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.Тип общества «открытое», число акционеров не ограничено.
В данной организации существует следующаясхема организации документооборота, которая представлена на рис. 2.1
Руководитель
/>/>/>/>Приказы/> /> /> /> /> /> />
/>Бухгалтерия Комиссии по списанию
ОС, ТМЦ
Рис. 2.1 Схема внутреннего документооборота
Анализ данной схемы организации внутреннего документооборота анализируемогопозволяет сделать ряд следующих выводов.
Руководитель издает приказы, определяющие деятельность бухгалтерапредприятия.
Главный бухгалтер руководствуется приказами руководителя, а такжеактами и иными документами. Внутренние документы необходимы для правильнойорганизации бухгалтерского и налогового учета.
Также главный бухгалтер предприятия в рамках действующей учетнойполитики должен обеспечивать полноту отражения данных хозяйственных операцийзаконодательству Российской Федерации.
Для упорядочения работы с внутренними документами организациейустанавливается график документооборота.
График документооборота должен устанавливать в организациирациональный документооборот, способствовать улучшению всей учетной работы,усилению контрольных функций бухгалтерского и налогового учета.
Предприятием в соответствии с осуществляемыми видами экономическойдеятельности был составлен и утвержден график документооборота,предусматривающий создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачиих для отражения в бухгалтерском учете.
Наиболеераспространенными для аптечных и фармацевтических предприятийорганизационно-распорядительными документами являются приказ, договор, отчет.
Приказ –правовой акт, издаваемый руководителями организаций, действующими на основеединоначалия, в целях разрешения задач, стоящих перед данной организацией(Приложение 1).
Протокол – это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятиярешения коллегиальным органом управления.
Протоколыоформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы илизвукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседаниюколлегиального органа управления.
Ответственностьза оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиальногооргана управления или секретарь руководителя.
Одной из отличительныхформ распорядительной документации юридических лиц является договор.
Отличительнойчертой данного вида договорного обязательства является его юридическаянаправленность на расторжение основного договорного обязательства.
Соглашениео расторжении договора – это правопрекращающий юридический факт.
Соглашениесторон о расторжении договора является самым желательным вариантом досрочногопрекращения договорного отношения (Приложение 3).
Письмо –обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
Попредназначению письма бывают служебные и индивидуальные. Служебные письма посодержанию подразделяют на:
– инициативные (запрос, просьба, напоминание, извещение,претензионные, сопроводительные, гарантийные и др.);
– письма-ответы(информационно-разъяснительные, письмо-запрет и др.).
Особойгруппой служебных писем являются коммерческие. Они составляются при заключениии выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц. Коммерческие письмапо их функциональному назначению делят на три типа:
– запрос – ответ на запрос;
– предложение (офферта) – ответ на предложение;
– рекламация (претензия) – ответ на рекламацию.
Запрос –это коммерческий документ, который представляет собой обращение покупателя кпродавцу (во внешнеэкономических отношениях импортера к экспортеру) с просьбойдать обстоятельную информацию о товаре (услуге). В запросе, как правило,обозначается название товара (услуги) и условия, при которых покупателю желательнополучить товар (количество, качество, модель, марка, номенклатура, цена, времяпоставки, условия платежа и др.).
Ответ назапрос высылает адресат, то есть продавец, когда его устраивают условияписьма-запроса). В нем содержится предложение (офферта), подтверждающее желаниепродавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий, которые могут не совпадатьс условиями покупателя (Приложение, 4,5,6).
Особойкатегорией документов в деятельности учреждений фармацевтического профиляявляются документы, регулирующие кадровое делопроизводство.
К этойкатегории относятся следующие виды документов.
Приказ поличному составу (Приложение 7,8).
Приемгражданина на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставлениеотпусков, поощрения, наказания и т.д.) оформляется приказом по личному составу.
Приказ озачислении на должность (перемещение по службе, увольнение, предоставлениеотпусков, поощрения, наказания и т.д.) доводится работнику под расписку.
Приказы поличному составу оформляются на общем бланке организации и содержат реквизиты:наименование организации; наименование документа; дату, регистрационный номер,заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации.
Характеристикаработника – это официальный документ, выдаваемыйруководством организации работнику по его личной просьбе (Приложение 9).
Вхарактеристике приводится отзыв о служебной деятельности работника, оценка егодеятельности и моральных качеств и другие сведения по просьбе работника.
Заключение
Такимобразом, в заключение, подводя итог всему вышесказанному, необходимо сделатьряд следующих выводов.
Практическини одна технологическая функция управления, связанная с использованиеминформации, подготовкой и принятием решения, не обходится без еедокументирования, процесса создания, оформления исполнения и храненияисполненных документов.
Вежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурныхподразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромныйкомплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов,регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации,регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их вдела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением дляуничтожения.
Деятельностьучреждений, работающих на основе коллегиальности, документируетсяпостановлениями, решениями, распоряжениями.
Постановленияи решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальныхорганов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельностиколлегиальных органов начинается с составления плана работы на основепредложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро).
Планпредусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащиерассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению.Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам,заинтересованным организациям и лицам.
Протокол – это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятиярешения коллегиальным органом управления.
В качествеобъекта анализа документационного обеспечения управления нами выбранадеятельность ООО «Реймед – Т».
Библиография
1. Кирсанова, М.В., Аксенов,Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие/М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. –М.: Высшее образование, 2004. – 112 с.
2. Крылова, И.Ю. Документированиеуправленческой деятельности: Учебное пособие/Ю.И. Крылова. – М.:Издательский дом «Бизнес – пресса», 2005. – 240 с.
3. Кузнецова, Т.В. Составлениеи оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм,общественных организаций и государственных структур/Т.В. Кузнецова. –М.: Бизнес – школа «Интел – Синтез», 2009 – 224 с.
4. Непогода, А.В., Семченко П.А. Делопроизводствоорганизации: подготовка, оформление и введение документации/А.В. Непогода,П.А. Семченко. – М.: Омега – Л, 2008 – 506 с.
5. Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. Делопроизводство.Организация и технологии документационного обеспечения управления / Подред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Юнити – Дана, 2003. – 360 с.
Приложение 1
ОАО «Реймед– Т»
ПРИКАЗ
от 22.092009 №54
г. Томск
ПРИКАЗ
О мерах пообеспечению сохранности
документов
В целяхсовершенствования организационного и документационного обеспечения деятельностиорганизации и обеспечения сохранности документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создатькомиссию в составе: председатель – заместитель директора по персоналу Петров П.П.
Членыкомиссии:
1.Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.
2. Начальникотдела кадров Васильева В.В.
3. МенеджерРоманова Р.Р.
2. Комиссиипроверить организацию и условия хранения управленческих документов ипредставить на утверждение акт проверки до 25. 06.2009 г.
3. Контрольза исполнением приказа оставляю за собой.
Директор В.Н. Жогалев
Приложение 2
Гарантийноеписьмо
Прошу Васпоставить партию продукции, согласно заявки (спецификации) №407 от 24.01.2010. Оплатугарантируем с расчетного счета №407028102695000000394 в Томском региональномфилиале ОАО КБ «Росбанк» г. Томск в срок до 30 февраля 2010 года.
ДиректорООО «Рейдмед» В.Н. Жогалев