МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
/>
РЕФЕРАТПоДокументационному обеспечению управленияна тему:«Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование»
Москва 2009
Содержание
Введение
Законодательноерегулирование делопроизводства
Нормативно-правовоерегулирование делопроизводства
Нормативно-методическоерегулирование делопроизводства
Списокиспользованной литературы
Введение
Внастоящее время регламентация документирования, организации и технологиидокументационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях:законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных инормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшейправовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Федеральныйзакон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов(информация, информатизация, информационные ресурсы, документированнаяинформация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании ииспользовании информационных технологий, установил обязательностьпредоставления информации государственным органам. Федеральный закон «Обухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путемсплошного, и документального учета всех хозяйственных операций, специальнойстатьей (ст. 9) определил правила первичных учетных документов. В нейподчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должныоформляться оправдательными документами. Эти служат первичными учетнымидокументами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетныхдокументов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случаеорганизация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях длядругих участников хозяйственных операций, а также по требованию органов,осуществляющих контроль.
Обобязательности документирования говорится и в других законодательных актах.Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы нетолько деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст.184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется наосновании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е.письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.
Вряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документови их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава иучредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст.185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878определен формуляр чека и т.д.
Федеральныезаконы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченнойответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации,ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования ихдеятельности, правилам составления и оформления ряда документов.
Статья89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах сограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранениюдокументов. Закон установил обязательность хранения документов обществ хожденияих исполнительных органов. Общества отвечают упорядоченность документов, должныпроводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациямиархивных органов Российской Федерации.
Этанорма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерацииоб Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что вАрхивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на еетерритории, независимо от формы собственности организаций, в которых ониобразовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий поистечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственныеархивы в порядке, определенном нормативными документами.
Закон«О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст.16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России нарусском языке.
ВФедеральным законе «Об основах государственной службы Российской Федерации»,посвященном правовым основам организации государственной службы и положениюгосударственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождениягосударственной службы, оформления трудового договора и обязательность веденияличного дела.
Постановлениемправительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовкиправовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственнойрегистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правовогоакта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки.Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстицииРФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоениеему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах,документ не вступает в силу.
Законодательнымиактами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемымс помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные иэлектронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях еесоздания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). Вних также содержатся основы регулирования процессов информатизации. 3акономустановлены право собственности на отдельные документы и массивы документации,категории информации по уровням доступа к ней.
Рядправовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении иоформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, законРФ «0 товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождениятоваров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия,помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядоченииизготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков своспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.
Такимобразом, в действующем законодательстве содержится значительное количествообязательных для исполнения норм, правил и требований к документированиюразличных направлений деятельности государственных и негосударственныхорганизаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию иструктуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знатьдействующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как этизнания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которогоневозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
Законодательноерегулирование делопроизводства
ВРоссийской Федерации регламентация документирования и порядка работы сдокументами развивается, прежде всего, в направлении законодательногорегулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимсязаконодательством государственные стандарты нормативно-методические документыобщегосударственного действия.
Высшейправовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несутвластную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, накоторую они распространяются. Законодательная регламентация документирования иработы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации встадии становления.
Обобязательности документирования говорится и в ряде других законодательныхактов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических ифизических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а такжедокументирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основугражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РоссийскойФедерации (далее — ГКРФ), который определил правовые основы деятельностиюридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания правсобственности.
Ряд законодательных актов содержит нормы,которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 ЗаконаРФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»определяет: «на территории Российской Федерации официальноеделопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ивучреждениях ведется на русском языке как государственном языке РоссийскойФедерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также нагосударственных языках данных республик».
ВРоссийской Федерации разработана национальная система стандартизации,определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая всегосударственные стандарты, действующие на территории России. Законом установленстатус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация ипринципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит вих рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. Всоответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:
•национальные стандарты;
•правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
•общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
•стандарты организаций.
Вчисле национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающихправила оформления документов.
В1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основахзаконодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации иархивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную инегосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральныхорганов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий,отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фондаРФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственностиобщественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций,а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фондаРоссийской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральнойархивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов наосновании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив всоответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимоот их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и оборганизации документов в делопроизводстве.
Такимобразом, законодательное регулирование самых разных аспектов работы сдокументами содержится в целом ряде правовых актов. В действующеезаконодательство включено значительное количество обязательных для исполнениянорм, правил и требований к документированию различных направлений деятельностигосударственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иныхвидов документов, к их содержанию иструктуре текста.
Нарядус законодательной регламентацией нормы работы с документами затрагиваются вцелом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства РФ.Эти подзаконные акты устанавливают нормы работы с документами, которые не нашлиотражения в законодательных актах.
Характернойчертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки,использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренномизменении государственной политики в сфере формирования информационныхресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организацииинформационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес кпроблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности.Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят косознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая всеаспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние нарезультативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.
Нормативно-правовоерегулирование делопроизводства
Наоснове и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФфедеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты.К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесеныпостановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовыеакты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти вПределах их компетенции.
ПостановлениемПравительства РФ утверждены правила подготовки правовых актов федеральныхорганов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определенпроцесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования,подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок егогосударственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативныхправовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. Принарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Типоваяинструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако,службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направленийдеятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системыделопроизводства конкретной организации.
Методикаи технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана такжеархивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которыепредставляли собой базовый нормативно-методический определявший правилахранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственномархиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новыйнормативный документ, устанавливающий кормы и технологию работы архиваорганизации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся идействующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определеннаяпреемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотросновных правил был необходим в Связи с изменениями, во-первых, правовых основархивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением вделопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникламасса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правилаработы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных нарегламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.
Срединих:
•требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования,утверждения, заполнения, ведения и хранения;
•правила формирования дел в делопроизводстве;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов вделопроизводстве;
•подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка,оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел вархив;
•порядок выделения документов к уничтожению;
•оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
•порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные измененияв Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизойценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажныхносителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизыценности электронных документов.
Всостав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатурадел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранениедокументов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача вархив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являютсяобязательными при создании конкретной системы делопроизводства.
Такжеправила содержат методику работы с документами в архиве организации.Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют срокихранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяютсясроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения.Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются иутверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия иустанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результатедокументирования однотипных функций (например, таких, как организация системыуправления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет иотчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).
Организации,не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своихдокументов пользуются типовым перечнем.
Одновременнос развитием работ по унификации и стандартизации начались работы поклассификации и кодированию технико-экономической и социальной информации,созданная в настоящее время система классификаторов является языкомформализованного описания данных, используемых в процессах управления. Дляделопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификаторуправленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуруунифицированных систем документации и унифицированных форм документов.Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которыеявляются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках.В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системыдокументации.
Унифицированнаясистема банковской документации:
•платежная документация по безналичным расчетам через банки;
•документации по кредитным операциям банков;
•документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплатысоциально-трудовых ресурсов;
•документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
•выходная документация банков;
•документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формыдокументов;
•документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков —внутрибанковские формы документов;
•документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплатысоциально-трудовых
Унифицированнаясистема финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетныхучреждений и организаций:
•финансовая документация;
•отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;
•учетная бухгалтерская документация.
Унифицированнаясистема отчетно-статистической документации:
•документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
•документация по статистике научно-технического потенциала и инновационногопрогресса;
•документация по статистике труда;
•документация по статистике финансов;
•документация по социальной статистике;
•документация по статистике промышленности;
•документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственнойпродукции;
•документация по статистике капитального строительства;
•документация по статистике внешнеэкономических связей;
•документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
Унифицированнаясистема учетной и отчетной бухгалтерской документациипредприятий:
•отчетная бухгалтерская документация;
•регистры бухгалтерского учета;
Унифицированнаясистема документации по труду:
•документация по состоянию рынка труда;
•документация по трудовым отношениям;
•документация по повышению квалификации работников органов по труду;
•документация по охране труда;
•документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.
Нормативно-методическоерегулирование делопроизводства
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловоедокументное общение на всех уровнях должно осуществляться по единымобщепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо отее организационно-правовой формы, должна строиться на основезаконодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросовдокументирования и работы с документами. В настоящее время в РоссийскойФедерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующихобщие правила подготовки, оформления и организации работы с документами ворганизациях и учреждениях. Нормативно-методические документы подокументационному обеспечению управления разрабатываются различными органамигосударственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методическихдокументов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки,хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а такжедеятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническоеобеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическаябаза делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работыс документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документовна архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новыхинформационных технологий в работе с документами; работу с документами,имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные сдокументами, и другие вопросы.
Списокиспользованной литературы
1. Государственныйстандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998года 28).
2.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).Основные положения. Общие требования к документам и службам документационногообеспечения. — М.: Главархив СССР, 1991.
3.Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27ноября 2000 года 68. — М.: Росархив, 2001.
4.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.:Госстандарт,1998.
5.Кузнецова Т.В. Журналу Делопроизводство — 10 лет//Трудовое право, 2007, 9
6.Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. ЗАО Юстицинформ. 2005.
7.Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народовРоссийской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г.).
8.Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.