Деловые совещания, их роль в менеджменте сервиса и туризма

Содержание
Введение
1 Значение деловых совещаний вменеджменте сервиса и туризма
1.1 Деловые совещания: понятия,сущность, способы и типы
1.2 Обзор основных задач,классификаций деловых совещаний и их
роль в менеджменте сервиса и туризма
1.3 Современные концепции проведенияделовых совещаний
2 Анализ процесса проведения деловыхсовещаний в ООО «Альянс-тур»
2.1 Анализ хозяйственной деятельностиООО «Альянс-тур»
2.2 Особенности процесса проведенияделовых совещаний в ООО
«Альянс-тур»
3Совершенствование процессапроведения деловых совещаний в
ООО «Альянс-тур»
Заключение
Список использованных источников

Введение
Общеизвестен тот факт, который является законом, что при проведении любыхдипломатических процедур главным является переговорный процесс. Не исключениеэкономика и бизнес. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры.Умение общаться с деловыми партнерами и убедить их согласиться или несогласиться с какими-либо условиями контракта, может в значительной степениповлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.
Сдругой стороны умение убедить своих подчиненных или опровергнуть ихнеправильные действия так же  является очень важным фактором.
Проблемыведения деловых совещаний являются ключевыми для достижения организационнойэффективности и побуждение людей к достижению общих целей. Поэтому данная темаявляется очень актуальной на протяжении уже нескольких столетий, при этомпредела совершенствованию технологии ведения деловых совещаний нет.
Объектомисследования процессов деловых переговоров, бесед и совещаний является обществос ограниченной ответственностью «Альянс-тур».
Цельюкурсовой работы является изучение ведения приемов делового общения междупартнерами и  персоналом, а также роль деловых совещаний в менеджменте  сервисаи туризма. В рамках поставленной цели решались следующие задачи:
  — значение деловых совещаний вообще, их сущность, способы, типы, концепции,классификации и методы проведения.
  — анализ хозяйственной деятельности предприятия ООО «Альянс-тур»
  — анализ  деловых совещаний на примере   ООО «Альянс-Тур».
  — совершенствование процесса деловых совещаний, на примере ООО «Альянс-тур».
Основнымиметодами исследования явились: метод теоретического анализа процесса деловыхсовещаний, и практический анализ хозяйственной деятельности и деловых процессовна  исследуемом предприятии.
Методамианализа использовались – Устав предприятия, утвержденный 07.0601996г. протоколысовещаний, счета фактуры, договора, ведомости расчетов готовой продукции,реализации собственных путевок, и туристских услуг, ведомости начислениязаработной платы, своды по начислению взносов страховым фондам.

  1  Значения деловых совещаний в менеджментесервиса и туризма  
 
1.1 Деловые совещания: понятие, сущность, способыи типы совещаний.
 
Собрания,конференции и выставки — не столь уж новые понятия.  Может они, и называлисьпо-другому, но с древних времен люди принимали участие в такого рядамероприятиях, проводившихся по случаю общественных, спортивных или религиозныхсобытий. По мере того, как города становились центрами провинций и государств,масштаб и  частота проведения этих мероприятий увеличивалась. Сталиформироваться группы людей, организующих подобные мероприятия, которыепостепенно становились все более регулярными.
Совещание- это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией ипринятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива проблемам,по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективногоосмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся:коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один изведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) иучастники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находитсяданная проблема, или те, кому придется ее решать. Рассмотримспособы  проведения совещаний.
Экспозиции (торгово-промышленные ярмарки, презентации,выставки) — это мероприятия, назначение которых состоит в том, чтобы свестивместе поставщиков товаров, оборудования и услуг в ситуации, в которой имудобно демонстрировать все это участникам данного мероприятия. Экспоненты (те,кто выставлен) обычно платят производителям за право выставить их продукцию.Они пытаются воздействовать на участников мероприятия, установить контакты,повысить сбыт и т.д. Приложение В показывается разбивка трат делегатапосещаемого выставку в процентном исчислении. Очень известная выставка в маеэтого года состоялась во Франкфурте – IMEX, крупнейшая в Европе, посвященная индустрии бизнес-путешествиям. Почти3000 участников из 140 стран мира представили в комплексе Messe Frankfurt разнообразные программыконгрессного, выставочного, событийного и инсентив-туризма. Самые обширныеэкспозиции заняли страны-лидеры в сфере MICE – Германия, Великобритания, Испания, Франция,Швейцария, Австрия, Венгрия, Чехия, Финляндия, ОАЭ. Объединенный Российскийстенд, организованный Московским выстовочно-конгрессным агентством (МВКА),собрал почти 30 бизнес-тревел-операторов и гостиниц из Москвы и С.Петербурга.Российская делегация на выставке была одной из самых крупных, она насчитывала150 человек – представителей агентств по деловому туризму и корпоративныхпокупателей. (Журнал «Турбизнес» №7 2005г)
Конференции (съезды) — широкомасштабные совещания, обычноэкспозициями. В Приложении Б наглядно приводится пример в процентном исчисленииосновных участников конференций.
Новая международная конференция «Интурмаркет» должнасостояться 19-20 марта будущего года в выставочном центре «Крокус Экспо»,которая обещает стать весьма представительной, ведь партнерами конференции,причем не  номинальными, а реальными, выступают Ростуризм, Федеральноеагентство воздушного транспорта, «Российские железные дороги». Российский союзтуриндустрии (РСТ), Российская гостиничная ассоциация (РГАО, ряд туристическихизданий). (Журнал «Турбизнес» №7 2005г.)
Тематические курсы — мероприятия образовательнойнаправленности, во время которого участники изучают какой-либо вопрос часто напрактическом уровне, обсуждая его сначала в небольших группах, а затем всевместе.
Дискуссия — обсуждение проблем, касающихся каждого участника.Обычно после дискуссии выявляются две противоположные точки зрения. Ихформируют два эксперта, ведущие между собой спор, а остальные присутствующиевысказывают свою точку зрения, поддерживая ту или иную сторону.
Семинар — занятие в диалоговом режиме, позволяющее участникамподелиться мнениями по какому-либо вопросу. Обычно в семинаре принимает участиедо тридцати человек, а  руководит обсуждением опытный эксперт.
Симпозиум — мероприятие, во время которого экспертывысказывают свое суждение по какой-либо проблеме, а затем их мнения обобщаютсядля последующего изучения.
Рабочая группа (секция) — небольшая группа участников,руководимая экспертом. В процессе совместной работы участники приобретаютпрактические навыки и знания по какому-то частному вопросу.
Можно различать типы совещаний в зависимости отуправленче­ских функций.            Рассмотрим следующие типы совещаний.
1.Совещания по планированию. На таких совещанияхобсуж­даются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фир­мы(организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.
2.Совещания по мотивациитруда. Обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива,отдельных работ­ников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причиннизкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и материальноестимулирование. Кроме того, предметом обсуждения на таком совещании становятсявопросы дисциплины, повышения включенности людей в дело, развития у нихприверженности фирме, корпоративной культуре.
3.Совещания по внутрифирменнойорганизации. Предметом обсуждения на таком совещании становятся: вопросыструктуриро­вания организации, координации действий структурных подразде­лений;проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру илинаправление деятельности фирмы (предприятия) из-за изменений во внешней среде;вопросы ответственности и др.
4.Совещания по контролю за деятельностьюработников. Посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной деятельности,достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинамэтих явлений. Обсуждаются вопросы коррекции планов и задач в соответствии сосложившими­ся обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способовконтроля и пр.
5. Совещания, специфические для фирмы(предприятия). Об­суждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуациейв фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выжи­ваемости,конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.
6. Деловые совещания могут классифицироваться по тематикерассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские) проблемные.
Цель инструктивных совещаний — передача необходимых сведенийи распоряжений «сверху вниз» по схеме управления для скорейшего ихвыполнения. До сведения участников совещания доводится принятые руководителемпредприятия или организации решения, распределяются задачи соответствующиминструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способывыполнения поручения. Цель оперативных (диспетчерских) совещаний -  получениеинформации о текущем состоянии дел.
В отличие от конструктивных совещаний, информация поступает«снизу вверх» по схеме управления. Участники такого совещаниясообщают сведения о ходе работы на местах.     Оперативные совещания проводятсярегулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный,специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачамтекущего и последующих 2-3 дней. Цельпроблемных совещаний — поиск наилучших решений — определение проблем вкратчайшие сроки.        Оптимальное решение можно  получить, используяследующие способы:
1)  нахождение решения безпредварительной подготовки возможных решение
на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;
2)  выбор оптимального решения из двухили нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
3)  принятие решения, найденногоруководителем до заседания, по средствам убеждения  сомневающихся в егоправильности.
В качестве основной коммуникативной задачи следует определитьнеобходимость принятия коллективного решения на основе равного  (право каждоговысказать и обосновать свое мнение), при условии, что  в решение вопросзатрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений,организации или фирмы, когда для решения вопроса необходимо воспользоватьсямнениями различных работников.
Сутьобзора основных задач деловых совещаний заключается в том, чтобы обеспечитьсвободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разныхмнений, а это значит, руководителю совещания нужно иметь способностьадаптироваться в сложившемся коллективе, быть коммуникабельным, умеющимработать с аудиторией, и работать на положительный конечный результат.
Практика деловой жизни показывает, что деловые совещанияболее эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.
Основная цель делового совещания — принятие определенныхрешение или, как правило, координация взаимных действий.
Особенность подготовки внутреннего совещания –общение коллег по общим для всего коллектива проблемам, это часть корпоративнойкультуры предприятия — -это совокупность основных  убеждений, которые оказалисьдостаточно эффективными, чтобы считаться ценными, потому передаются новымчленам коллектива в качестве правильного образа восприятия, мышления иотношения к конкретным проблемам. Они включают в себя как неформальные (запреты,табу, обычаи, традиции кодексы и чести и т.д.) так и формальные правила(конституции, законы, права собственности и т.д.), а также систему санкций заих несоблюдение.
Задолго до создания теории менеджментаотмечалось: что — стабильность, бережливость и общая благонадежностьработников  важны так же,как и их развитие.
Тип речевого жанра совещания — информационно-убеждающий.
Характер общения при переговорах — ролевой, официальный,публичный устный.
Особенность речевой ситуации деловых переговоров — общение происходитв конкретных условиях, в официальной обстановке, между профессионалами, какправило, в коллективе единомышленников. Это придает общению особый личностныйхарактер, тогда как у собеседников есть определенное сложившееся мнение друг одруге.
В связи с этим, как и в рассматриваемых выше ситуацияхделового общения, участники говорят на «своем языке», т.е. знаютспецифику данной профессиональной речи с ее особой фразеологией,профессионализмами сленгом.
В композиционно-структурное единство совещания входят:
1)открытые вопросы для получения общей картины проблемы,включают вопросы типа «что» для выявления  фактов и «какие»для понимания отношения к этим фактам;
2)поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов.Тем самым вы получаете более полную информацию;
3)обратная связь, которая может осуществляться в видепересказа, чтобы выступающий понимал, что его правильно услышали;
4) отражение и признание чувств, что дает понять собеседнику,что вы заметили основные эмоции  выступающего;
5)резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.
Вывод по  этой главе  следующий — понятие и сущность способов и типов деловых совещаний, состоит в том, что  они являются ключевымидля достижения организационной эффективности. С одной стороны рассматриваются,как   проводить мероприятия, их качество, с другой стороны кто их и какпроводит, но в любом случае -  сочетание того и другого побуждает людей достичьобщих целей.
(Ф.Котлер, ДжБоуэн, ДжМейкенз Маркетинг Гостеприимство 2002с36-52)0, Дж.Уокер Введение в гостеприимство 2002 с468-472, В.Е.НиколайчукМаркетинг и менеджмент услуг 2004 с17-21,  Турбизнес №7 с7)
1.2 Обзор основных задач, классификаций деловыхсовещаний и их
роль в менеджменте сервиса и туризма.
 
Одна из основных задач ведущего деловогосовещания привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить  сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процессрешения проблемы.   Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения, носложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять,правы они или нет в своем понимании проблемы.   Если верна чужая точка зрения,ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правыили упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты.Правильно поставленные вопросы прекрасный инструмент для того, чтобы направитьсовещание в нужное русло. В процессе проведения делового совещания очень важноконтролировать его ход. Для этого руководителю следует:
— постоянно поддерживать разговор;
— немедленно принимать меры в случаевозникновения эмоционального напряжения;
— выслушивать мнения всех оппонентов;
— нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и котклонениям от темы;
— при необходимости уточнять сообщения отдельныхучастников:       Что именно вы имеете в виду?»;
— чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобыпродемонстрировать  участникам, что они уже близки к цели.
Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимуютягу к  спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группеопровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимотактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, как правело,  пользы оттаких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. счеловеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его  знания иопыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепитьих уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместотого чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.
Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующийдолжен владеть техникой проведения дискуссий.
Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссиюцивилизованно.
Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и,следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точкизрения как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужноособенно  внимательно следить, чтобы деловой спор  между участниками былопределенным и  имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускатьличных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всемприсутствующим. При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общийплан борьбы за  истину, подобрать наиболее весомые аргументы.   Особенновпечатляют цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.
Деловые совещания представляют собой видорганизации труда, действующей очень короткие сроки и имеющий определеннуюцеленаправленность. Совещания классифицируются по следующим признакам:
По назначению:
— вырабатывающие и принимающие решения;
— разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятыхрешений;
— подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
— оперативные (диспетчерские).
По периодичности (частоте) проведения:
— разовые;
— регулярные;
— периодические.
По количеству участников:
-  узкий состав (до пяти человек);
— расширенные (до двадцати человек);
-  представительные (свыше двадцати человек).
По степени стабильности состава участников совещания:
-  с фиксированным составом;
— с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания; 
— комбинированные.
По принадлежности:
— партийные (и других общественных организаций);
— административные; — научные и научно-технические;
Вывод поглаве обзор основных задач таков. Формы делового обсуждения очень разнообразны,поэтому очень важно – обоснование и актуальность выбранной темы. Подводя итогипо основным задачам можно с уверенностью сказать, что  совещание,  как формаделового разговора имеет много положительных сторон:
Во-первых,оно повышает эффективность мышления, интеллектуальные результаты нескладываются, а умножаются, во-вторых, в процессе совещания укрепляется составработников, происходит включение интересов отдельных работников, способствуетрешению коллективных задач, а также  повышается квалификация его состава, и,в-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается талант каждого из них.
(Л.Е.СтровскийВнешнеэкономическая деятельность предприятия 1996 с347-378, М.А.Жукова Индустрии туризма Менджмент организации 2004 с7-35, В.Н.Лавренко Психология и этикаделового общения 2000 с327-331)
 
   1.3 Современные концепции проведения деловых совещаний. 
Этап развития выставок, конференций, совещаний стартовал вначале 1990-х годов и в период 1995-1997гг. достиг своего апогея. Особеннобурное развитие шло в регионах, все это оказывало благотворное влияние наразличные сегменты рынка: предприятия налаживали системы сбыта, расширялидилерские сети и завязывали новые контакты, а потребители получали уникальнуювозможность познакомиться с широким спектром новой продукции. Августовскийкризис 1998г на несколько лет затормозил развитие выставочного бизнеса. В настоящеевремя, по свидетельству экспертов, деятельность делового общения, конференций иярмарок вышла на качественный уровень. Годовой оборот этого бизнеса и доход отреализации сопутствующих услуг, напрямую связанных с организацией выставочныхмероприятий, оценивается в несколько миллиардов долларов. Более половины этойсуммы приходится на Москву. Доля поступлений от мероприятий, проведенных встолице в последние годы, в бюджете города превышает 5%.(Журнал «Турбизнес» №122005г.)
Цель совещания это описание ожидаемого результата, нужноготипа решения, желательного итога работы. Тема совещания это предмет обсуждения.Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тембольше шансов получить нужный результат.  Тема должна быть актуальной, конкретносфор­мулированной и представляющей интерес для участников совеща­ния. Оченьважно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельнымспециалистам в рабочем порядке и тре­буется коллективное осмысление.
Повестка дня. Повестка совещания — это, как правило,письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащийследующую информацию:
— тема совещания;
— цель совещания;
— перечень обсуждаемых вопросов;
— время начала и окончания совещания;
— место, где оно будет проходить;
— фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной
информации людей и ответственных за подготовку вопросов;
— время, отведенное на каждый вопрос;
— место, где можно ознакомиться с материалами по каждомувопросу. 
Когда участники совещания информированы заранее о предметеобсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться сматериалами, но и продумать конструктивные предложения по ре­шению проблем. Втех случаях, когда люди превентивно не информи­рованы, на совещаниях высказываютмнения, точки зрения, что прово­цирует дискуссию и не способствует принятиюэффективного решения.
 Время проведения.
Целесообразно проводить деловые со­вещания в определенныйдень недели (за исключением внеплано­вых, экстренных заседаний), желательно вконце рабочего дня или во второй его половине.
Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей израбочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумя­тицу в заранееспланированные сотрудниками мероприятия. Поэто­му злоупотреблять такого родаоперативными встречами не следует. Длительность совещания не должна превышатьполутора-двух часов (после двух часов непрерывной работы большинству участни­ковпо чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).
Число участников. Оптимальное число участников совме­стныхобсуждений 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает среднийкоэффициент участия (или отдачи) присутст­вующих, одновременно удлиняясовещания.
Очень важно избавиться от стереотипа прошлых лет и пригла­шатьна совещание по любому вопросу не весь административно-управленческий персонал,а лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетентностинаходится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того,следует раз­решить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, иприходить специалистам не на все совещание, а согласно регла­менту, на моментобсуждения их проблемы.
Важным условием эффективности совещания является способ­ностьего участников играть разнообразные роли: «эксперта», «адвоката дьявола",   «оппонента:   черного,   белого»,   «генератораидей», «аналитика», «критика», «регистратораценных мыслей» и пр.
Зарубежные менеджеры широко практикуют опыт делегированияполномочий по ведению совещания тем специалистам, кто наиболее компетентен пообсуждаемой проблеме. Во-первых, это способству­ет повышению ответственности запринимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активностьучастников по гене­рированию идей или конструктивных предложений. Замечено, чтокогда совещание ведет первый руководитель, да еще в привычном авторитарномстиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться»,думают не столько о проблеме, сколько о самосо­хранении и зачастую«одобряют» решение, предлагаемое руководи­телем, не считая егоэффективным из-за отсутствия выбора.
Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужнознать — какие еще имеются. А чтобы из нескольких предложений выбрать лучшее,нужно осуществлять или экспертизу каждого (плюсы и минусы, возможность снятияпроблемы, наличие потенци­альных проблем при внедрении и пр.), или критику.
Организация пространственной среды  -  рекомен­дуется вовремя совещания рассаживать его участников таким обра­зом, чтобы люди виделиглаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятиюинформации. Однако когда речь идет о внутрифирменных совещаниях, рекомендуютпозабо­титься о совместимости персонала.
Психологами установлено, что при прочих равных условиях чащена­чинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже — те, которыесидят рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологическиеособенности приглашенных, может, не привлекая вни­мания к этому, посадитьучастников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорватьсяи помешать рассмотрению вопроса.
Специально остановимся на правилах проведения деловыхсовещаний. Деловое совещание — это обсуждение вопросов организациипроизводства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первымлицом или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющимсделать деловые совещания действенным инструментом создания командыединомышленников, относятся:
— регулярность проведения;
— сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
— урегулирование на совещаниях вопросов корпоративныхотношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменныхотношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей,оценка результатов предыдущих  программ);
— руководителю следует помнить, что совещание оказываетогромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.
Пиар-менам, руководителям и специалистам, готовящимсовещание, необходимо руководствоваться общим принципами организации такогорода мероприятий (конференций, приемов,  встреч):
— в организационной деятельности нет мелочей;
— техническая сторона организации (рабочие места участников,материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;
— должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена,помощники ведущего и  другой вспомогательный персонал).
Особенность подготовки внутреннего совещания — общение коллегпо общим для всего коллектива проблемам это часть корпоративной культуры,поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это нерегулярная планерка) стоит ответить на вопросы:
-нужно ли проводить данное совещание;
-кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будетневозможным;
-какие вопросы внести в повестку дня;
-нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями илиотдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почтивсегда:
-совещание лучше проводить не в кабинете руководителя (лучшевсего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников);
-ведущим может быть специально подготовленный спикер, а неруководитель;
-руководитель должен переключить на секретаря все телефоны,не общаться с лицами, не участвующими в совещании;
-совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но еслипроблема неординарна, возможно, применение «мозгового штурма»;
-нельзя допускать превращения интересного выступления в«литье воды»;
-неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновениепринципов или амбиций и, тем паче, переходить «на личности», приэтом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельногочеловека.      
Решения, принятые на совещании, обязательно должнывыполняться. С этой целью: — проанализировать ход и результаты совещания;
— внимательно просмотреть протокол результатов;
— контролировать ход и выполнение решений;
— создать условия для реализации намеченных мероприятий.
Хочется отметить также  какие  существуют приемы для оценки и контроля за хо­дом делового совещания:
 1. Сохранение единства участников совещания:
— в случае возникновения инцидента разрядить обстановку,сделать паузу;
 -не принимать чью-то сторону до окончательного подведенияитогов;
-не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою точку зрения;
2.Для активизации участников делового совещания:
— иметь оптимальную стратегию принятия решения;
— создать условия для творческой работы;
-не использовать самому и не позволять другим оперироватьдест­руктивной критикой;
-не давать участникам совещания возможности выключаться изработы;
-не оставлять без внимания даже самые незначительныепредложения;
-умело осуществлять руководство групповым взаимодействием в
процессе принятия решений.
 3.Для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме: актахи веских доказательствах;
-записывать все вносимые предложения;
-прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей,решений,   проектов:   наличие   времени,   ресурсов,  материально-технического обеспечения, финансовых затрат и пр.
 4.Для активизации обсуждения предложений:
-задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответовна них;_
 -высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит
конструктивные предложения;
-побуждать возникновение альтернативных точек зрения;
— не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;
  -оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивнымидеям;
-будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса;
-если не выработать консенсусное решение, тогда идите накомпромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и естьперспективное.
Вывод по этой главе следующий:
Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятиемрешения группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такогоповедения  распределения ролей в группе, отношения между членами группы,групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступленийучастников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещаниеопределяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействияруководителя с коллективом посредством обмена мнениями, а это своеобразныйфорум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей иподразделений.
Мнение о современной концепции проведения деловых совещанийтаково. Руководителю совещания  следует оставаться на нейтральных позициях,потому что это на 100 процентов воздействует на эмоциональное состояниеприсутствующих. Отклонять непродуманные решения. Только подкрепленные фактамирешения должны приниматься во внимание.
(М.А.Василик, М.С.Вершинин, Л.Д.Козырева Паблик рилейшнз вРоссии 2000 с17-19,, А.Я.Кибанов, Д.КЗахаров, В.Г.Коновалова Этика деловыхотношений 2003 с245-250,305-316,347-360, О.А.Митрошенков Эффективные переговоры2000 с127-135,152-157,264, И.В.Грошев, А.А.Поздняков Служебное совещание 2004с35-52

2 Анализ процесса технологий проведения деловыхсовещаний  в
туристической фирме « Альянс-тур»
 
2.1 Анализ хозяйственной деятельности турфирмы «Альянс-Тур»
 
Благополучное финансовое состояние предприятие –это важное условие его непрерывного и эффективного функционирования, для егодостижения необходимо обеспечить постоянную платежеспособность субъекта,высокую ликвидность его баланса, финансовую независимость и высокуюрезультативность хозяйствования.
Общество  с ограниченной ответственностью Альянс-Тур»дочернее-предприятие  ОАО«Альянс-2», именуемое в дальнейшем«Предприятие», создано в соответствии с действующим законодательствоми решению учредителяА. О. «Альянс-2» для насыщенияпотребительского рынка в целях получения прибыли. ОсОО «Альянс-Тур»является правопреемником АОЗТ «Альянс-Авиа».   Предметом деятельностипредприятия являются:
-осуществление авиатранспортных иавтотранспортных перевозок  юридическим лицам, гражданам РФ и др. государствам;
-оказание коммерческих,  консультативных, маркетинговых, лизинговых, сервисных, информационных и иных видов услуг;
-услуги в развитии торгово-экономическихотношений  предприятий организаций с иностранными фирмами, использованиевозможностей для делового взаимовыгодного сотрудничества в различных сферахэкономики:
-содействие предприятиям с иностраннымиинвестициями в осуществлении их деятельности в РФ путем предоставлениякомплекса сервисных услуг обеспечение административно-организационнойподдержки;
-услуги в области права, бухгалтерии, финансов;
 посредническая деятельность и коммерческаядеятельность с использованием собственных и привлеченных основных и оборотныхсредств;
-международная туристская деятельность;
-внешнеэкономическая  деятельность в  соответствии с действующим законодательством;
-и иные виды деятельности, прямо не запрещенныезаконодательством.
Юридический статус: предприятие по действующему законодательствуРФ является юридическим лицом. Правовое положение предприятия определяетсязаконодательством и Уставом предприятия.
Предприятие имеет фирменное наименование:Общество с ограниченной ответственностью «Альянс-Тур» дочернеепредприятие ОАО «Альянс-2».
Предприятие имеет круглую печать со своимнаименованием,  утвержденным учредителем.
Местонахождение и  юридический адрес предприятия:  РФ, Оренбургская обл., г. Новотроицк, пер.Студенческий, 9.
Для  достижения  своей  цели  предприятие в своей деятельностиимеет право от своего имени совершать сделки, заключать договора, приобретатьимущественные и личные неимущественные права и нести обязанности быть истцом иответчиком  в  арбитражном и третейском  и суде.
Уставнойкапитал предприятия 7,9 млн. (семь миллионов девятьсот тысяч) рублей.
Прибыльпредприятия после уплаты налогов и других обязательных платежей распределяетсяучредителем ежеквартально.
Предприятиевносит в бюджет отчисления  по  налогам,   в  соответствующие фонды посоциальному и медицинскому страхованию, на пенсионное обеспечение в порядке ипо ставкам,  установленным действующим  законодательством.
Предприятиеведет оперативный бухгалтерский и статистический учет в соответствии спорядком, предусмотренным действующим  законодательством. Предприятиеежеквартально отчитывается перед учредителем.
Контроль за деятельностью предприятия осуществляет ревизион­наякомиссия, назначаемая учредителем.
Предприятие реализует свою продукцию, работы и услуги по ценам итарифам, установленным самостоятельно,  а в случаях, предусмотренныхзаконодательством РФ, по государственным ценам.
Для осуществления  своих  уставных  задач директор сформировалтрудовой коллектив предприятия   в соответствии со штатным расписанием, иутвердил его. Предприятие обеспечивает гарантированный законом минимальныйразмер оплаты  труда, условий труда,  меры социальной защиты. Социальное обеспечениеи социальное страхование  работников   предприятия   регулируется   нормамидействующего законодательства.
Из выше перечисленного о предприятии, проанализировав предприятиев условиях рынка  видно, что оно выполняет работы и услуги, т.е создает основудля потребления и приумножения национального богатства. ООО «Альянс-тур» — самостоятельный хозяйственный субъект, отвечающий общим требованиям,выполняющий  работы и оказывающий услуги в целях удовлетворения общественныхпотребностей и получения прибыли. Как юридическое лицо – это предприятие,отвечающее определенным признакам, установленным законодательством страны. Кчислу признаков относится: наличие своего имущества, самостоятельнаяимущественная ответственность, право приобретать, пользоваться и распоряжатьсясобственностью, а также осуществлять от своего имени иные дозволенные закономдействия, право от своего имени быть истцом и ответчиком в суде и арбитраже,иметь самостоятельный бухгалтерский баланс, расчетный и иные счета в банке. ООО«Альянс-тур» эффективно функционирует, следовательно, играет важную роль вэкономике государства. Оно является основой для:  увеличения национальногодохода, повышения материального благосостояния всех слоев граждан страны,развития медицины, образования, культуры, решения проблем занятости,   решениямногих социальных проблем.
Штатноерасписание предприятия ООО «Альянс-тур»
1.Директорпредприятия
2.Генеральный менеджер
3.Главный бухгалтер
4.Референт
5.Менеджерпо работе с зарубежными странами и маркетингу
6. Менеджерпо маркетингу, рекламе и работе со странами СНГ и России.
ФирмаООО «Альянс-Тур» имеет следующую организационную структуру (приложении — Организационная структура предприятия). Это одна из  организационных структур,для малых предприятий, которая определяет соотношение между функциями,выполняемыми сотрудниками организации. На предприятии существует отделмаркетинга призванный выявлять:
— накакие отели существует наибольший спрос,
— какиетуры наиболее популярны,
— какиекатегории людей,  и в каком количественном составе пользуются услугамитуристических фирм,
— вкакое время года (месяцы) и куда именно люди предпочитают ездить отдыхать.
Главныйменеджер, менеджер по работе с зарубежными странами, и менеджер по маркетингузанимаются данными исследованиями, на базе которых впоследствии заключаютсяконтракты с иностранными туроператорами,  следят за правильностью ихзаключения, согласно желанию сторон, как с иностранными турфирмами, так и счастными клиентами. Ведь от того, как  оперативно они сработают с клиентом,после заключения контракта зависит  успех и процветание фирмы.
 Таблица 1- Основные технико-экономические показатели предприятиятаковы: Показатели  Единицы измерения 2005г. 2006г. 2007г.
1 Товарная
 продукция          Руб. 475339 632441 780552
2 Реализованная
продукция
       
         Руб. 475339 632441 780552
3 Себестоимость
продукции              Руб. 401066 545247 610959 4 Прибыль          Руб.  74328 87195 169593
5 Затраты на 1 руб.
товарной продукции          Руб.        
  
0,84 0,86 0,78   
6 Рентабельность
продаж             % 15,63 13,78 21,72
7 Средняя
 заработная плата
      
         Руб. 40251 43557 58508
 
Как правило, основной целью предприятия в условиях рынка являетсяполучение прибыли,  и не мене важной целью ООО «Альянс-тур» являетсяобеспечение стабильной финансовой устойчивости в его работе. Это более сложнаядля достижения цель, которая включает в себя не только получение прибыли, но иустойчивое ее получение, а добиться этого не так-то просто. Из приведенной вышетаблице видим, что на предприятии достигается принцип экономичности, существуетфинансовая устойчивость и прибыль. По анализу заработной платы видно, что  фондоплаты труда  за три года увеличился на 18257руб, это в свою очередьпоказывает, что с ростом производительности труда создаются условия дляповышения уровня его оплаты, притом, что среднесписочная численность работающихне менялась. Показатели прибыльности (рентабельности) предприятия такжепоказывают и характеризуют предприятие как прибыльное, из таблицы видно, чтоприбыль с 2003 по 2005 год увеличилась в два раза, а значит, значение этогопоказателя считается признаком финансового благополучия,  так как хорошаяоборачиваемость обеспечивает увеличение объемов продаж и способствует получениюболее высоких доходов. 
Дружеское отношение и общность интересов,взаимное сочувствие между работниками предприятия также в высшей степени важны.В  коллективе фирмы «Альянс-Тур» существует дружеская атмосфера.
На данном предприятии среди сложившихсяразличного рода ритуалов, следует выделить церемонии чествования и празднованияюбилеев, успехов компании, публичного поощрения.  Хорошо организованные такогорода мероприятия закрепляют ценности, способствуют запоминанию работниками своихгероев. А именно герои являются важным составным элементом культуры.
Находясьв фирме «Альянс-Тур» понятно, что каждый сотрудник выполняет свой кругобязанностей, согласуя свою деятельность со всеми структурными единицамипредприятия, что приводит к оперативному реагированию на изменяющиеся условиярынка туристического бизнеса. В результате повышается мобильность иустойчивость всего предприятия.
Извышесказанного о предприятии «Альянс-Тур»,  оценки деятельности предприятия вцелом, на основе комплексного анализа конечных итогов его эффективности видно,что предприятие  многопрофильное, несмотря на то, что работает всего  шестьчеловек, включая руководство.  Экономическая суть эффективности предприятиясостоит в том, что на каждую единицу затрат работники добиваются существенногоувеличения прибыли. Это на сегодня и выделяет малые предприятия на рабочемрынке труда.

2.2Особенности процесса проведения деловых совещаний в
турфирме«Альянс-Тур»
 
Управлениепредставляет собой не что иное, как настраивание других людей на труд (ЛиЯкокка).
Как ужеговорилось о деятельности предприятия, оно многогранно, но главная цель«Альянс-Тура» — это в наибольшей степени удовлетворять запросы клиента поорганизации различных видов отдыха в максимально большем количестве стран,климатических зон и т.д.
Если проанализировать управленческую деятельность в целом, томожно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности.Одним из них является правильное проведение  деловых совещаний. Именно на этуработу руководитель предприятия  ООО «Альянс-тур» тратит до 50 % своегорабочего времени.   
Исследуя   вопрос  проведения     совещаний на предприятии,хочется отметить, что  деловые совещания это один из самых ответственных видовдеятельности и важный фактор, влияющий на организацию режима работы коллектива.Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускоренияпроцесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективногообмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач доисполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия участниковсовещания и, как следствие, на весь коллектив. Как свидетельствует опыт,деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, чтомногие руководители неясно представляют себе технологию их организации ипроведения.
Для ООО «Альянс-Тур» деловое совещание — способ привлеченияколлективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболеесложным вопросам, возникающим на предприятии.
Процесс управления в этом отношении сводится к трем основнымстадиям:   сбор и переработка информации; координация деятельности всех службфирмы и всех сотрудников; принятие решения. Хочется отметить следующие правилаведения переговоров:
На важных переговорах и даже при разговоре двух партнеровочень большое значение имеет деловое общение и деловой этикет. На предприятиисоздание желаемой обстановки для переговоров в значительной степениопределяется той обстановкой, в которой они проходят: уютное помещение, доброжелательноеотношение, умение передать практические навыки по какому-то  частному вопросу.
Существует множество обстоятельств, на первый взгляднезначительных, учет которых позволяет, во-первых, создать требуемую обстановкуи, во-вторых, скрыто накапливать психологические преимущества над партнером.Многие из этих преимуществ действуют на подсознание партнера, в результате чеговозникает аттракция. Это в первую очередь создается имиджем данногопредприятия, коллектив маленький, но с повышенной включенностью в дело, ихкорпоративной культурой, техническим оснащением кабинетов, действуетположительно на партнера, что предприятие является прибыльным, с таким можноналаживать контакты, развивать деятельность без срывов.
Деловой этикет, т.е. обстоятельства, закономерности и правиласкрытого управления используются, как основные правила ведения переговоров.Каждый участник ООО «Альянс-тур» заинтересован в этом процессе, каждыйучаствует в нем по мере его надобности.
Предприятие  проводит совещания по периодичности — раз вквартал. По форме проведения – собрания или заседания. По форме ведения - свободные. По принадлежности к сфере общественной жизни – деловые. По масштабам– местные, районные и внутренние. Особо выделяется  грамотный   стиль деятельности  руководителя  при общении с партнерами.
Оперативные совещания проводятся еженедельно, попонедельникам, в 9-00 часов, так как их целью является  получение руководствоминформации о текущем состоянии дел, принятии оперативных решений и контроль ихиспользования. Участники такого совещания – это генеральный менеджер, главныйбухгалтер, менеджер по работе с зарубежными странами и маркетингу и менеджер помаркетингу, рекламе и работе по странам СНГ и России.  Оперативное совещаниедлится 20-30минут. Каждый затрагивает вопрос о проделанной работе прошедшейнедели, принятых решениях, их мобильности и правильности тактики выбора.Коротко о хозяйственных вопросах, и предстоящих планах на будущую неделю идекаду.   Особенность  оперативного совещания на данном предприятии – общениеколлег по общим для всего коллектива проблемам. Это совокупность основных убеждений, которые оказались достаточно эффективными, чтобы считаться ценными,потому передаются новым членам коллектива в качестве правильного образавосприятия, мышления и отношения к конкретным проблемам. Они включают в себякак неформальные (запреты, табу, обычаи, традиции кодексы и чести и т.д.) так иформальные правила (конституции, законы, права собственности и т.д.), а такжесистему санкций за их несоблюдение. Каждый участник получает информацию и планыруководителя о работе и предстоящих делах, и соответственно приказы ипоощрениях и наказаниях.
Также проводятся и проблемные совещания, направленные напоиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем,рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационныхпроектов.
Проведение делового совещания в ООО «Альянс-тур» выглядитследующим образом. Участники совещания оповещаются о предстоящем совещании. Этоделает референт предприятия, телефонным звонком, или телефонограммой, назначаявстречу, как правило, используется время, удобное для руководителя ООО«Альянс-тур».  Регламент проведения не утверждается, повестка дня тоже неоговаривается, Участники совещания собираются в офисе директора, поскольку оноснащен достаточным количеством стульев, хорошо освещен, и проветриваем. Прирассаживании гостей не соблюдается правило делового этикета совещания:размещения в пространстве относительно друг друга, поскольку свободные местазанимаются по мере прибытия участников. На столах лежат блокноты и ручки, папкис символикой фирмы.
В  начале общения, если проходит первая встреча деловыхпартнеров, соблюдаются, ряд правил, диктуемых элементарной вежливостью, ноимеющих некоторую специфику, поскольку руководитель — это лицо фирмы. Послеприветствия и представления делается краткая пауза (небольшое отступление оттемы, для расслабления) – чтобы  партнер имел  возможность включиться вобщение. Без детализации называются проблемы предстоящих переговоров.  В ходепереговоров, референт фирмы  предлагает кофе, минеральную воду и тому подобное,по окончании, если руководитель считает нужным, потому что иногда в ходесовещания, возникают противоречия и конфликты — фуршет. Излишняя роскошь недопустима, т.к. она, вполне вероятно, вызывает подозрения, что фирма стремится«пустить пыль в глаза».   Собственно переговорный процесс отвечаетобщим принципам – равноправие, демократичность,  формальность и  деловойподход, но иногда для достижения цели, время проведения совещания затягивается,никто не может высказаться по этому поводу, т.к. вначале не оговорено время накаждый вопрос, и время окончания совещания.
Вывод: совещание – процесс сложный и при его проведенииучитывается огромное количество психологических закономерностей и правил.Первое,  что делается в фирме ООО «Альянс-тур» — это ищется возможностьвыработки альтернативы, потому что не всегда приглашенные участники совещанияодобряют предложения выступающего руководителя ООО «Альянс-тур». При подведенииитогов обсуждения учитывается согласие всех с  принятым решением, и вправильности реакции  участников совещания.
При проведении совещания по организации путешествия, даетсяинформация о возможности свободного доступа к туристским ресурсам.
Этот процесс совещаний в ООО «Альянс-тур» самый плодотворный,так как не требует дискуссий, сама проблема всегда выражена ясно, числоучастников этого переговорного процесса, как правило, два, три человека, самиучастники заинтересованы в предмете обсуждения, мнения согласованы. Решения,принятые в ходе совещания прогнозируют эффективность. Совещание может провестикак директор предприятия, так и опытный менеджер по маркетингу.
Как показал анализ, деловая беседа, деловое совещание,деловые переговоры, проводимые на предприятии ООО «Альянс-тур»– имеют своиособенности и в задачах, и в целях, и особенно в построении, и знание этихособенностей дает возможность сформулировать необходимые умения для построенияпроведения, умения применять необходимые деловые и этикетные средства, что витоге  приводит к эффективности делового общения и тем самым всейпрофессиональной деятельности предприятия.  Анализируемые деловые  беседы,переговоры, совещания -  проводятся в определенной профессиональной среде, икаждый из участников знает и выполняет свою «социальную» роль. Каждый изделовых процессов имеют свою конкретную задачу и цель (обсудить, составитьмнение, принять решение т.д.), но в то же время эти задачи и цели близки тем,что это задачи и цели делового, профессионального общения определенного кругаспециалистов, деловых людей, причем в процессе делового общения эти цели изадачи нередко переплетаются, дополняя друг друга. По цели высказывания деловыесовещания, переговоры и беседы носят информационный характер, воздействующий нааудиторию, дают необходимые профессиональные сведения, создающие определенноемнение и настраивают на решение определенных проблем.
Анализируя процессы деловых совещаний по преимуществу – можносказать, что монолог подразумевает обязательный ответ, т.е. диалог. Именнодиалогичность – одна из определяющих черт всех рассматриваемых переговоров,именно прямой диалог партнеров, непосредственное  общение определяет тот факт,что для этих видов делового общения невозможно заранее точно разработать«сценарий» общения, определить полностью его содержание, так как всегдаприсутствует определенная доля импровизации с любой из сторон. Хотя в то жевремя требуют большой предварительной информационной подготовки (факты, цифрыт.д.). Деловые совещания, проводимые в ООО «Альянс-тур» по анализу – этосложные комбинированные процессы, включающие моменты проведения в строгойпоследовательности. Структуру анализируемых деловых переговоров рассмотрим втакой последовательности:
Таблица 2- Анализ результатов делового общения:
Деловая беседа:
1 Установление контакта
2 Уточнение задач
3 Сообщение информации (изложение позиции)
4 Постановка проблемы
5 Объяснение позиции
6 Обмен мнениями
7 Подведение итогов
Деловые переговоры:
1Установление контактов
2 Установление задач, цели и
содержания (переговоров)
3 Предъявление информации
(изложение позиций)
4 Обсуждение позиций
5 Согласование позиции
6 Принятие решения
Деловые совещания:
1 Установление контактов
2 Уточнение содержания, целей и задач (совещаний)
3 Сообщение (обмен сообщениями)
4 Мнение (обмен мнениями)
5 Предложения (обмен предложениями)
6 Речь в прениях
7 Принятие решения или подведение итогов
Эта схема четко показывает специфику каждого переговорногопроцесса, которого придерживаются в ООО «Альянс-тур», каждый из переговоровносит универсальный характер и может быть востребован всегда и в различныхсложных ситуациях.
Проанализируем процесс делового совещания на предприятии ООО«Альянс-тур»,  при форме принятия коллективного решения.
Переговорный процесс имеет  положительные стороны инедостатки. Вначале поговорим о преимуществах.
1.Коллективное решение учитывает различные точки зрения ипозиции, имеющиеся в среде сотрудников.
2.Устраняются индивидуальные решения, и у многих появляетсячувство, что принято справедливое решение.
3.Принятое коллективное решение значительно уменьшает рискформулирования неправильного или ошибочного решения.
4.Коллективное решение – это решение публичное, а значит,ориентированное на принятые юридические нормы и имеющиеся инструкции.
Недостатки совещания:
1.При коллективном решении тратится больше времени, нежелиэтого требует принятие индивидуального решения «сверху».
2.На совещании есть реальная опасность «заговорить» решение.
3.Отстутсвует авторство и ослаблена ответственность завозможные последствия.
4.Коллективное решение, как правило, получается излишнекомпромиссным.
5.Решение, принимаемое на совещании, часто бываеториентировано на поддержание функционирования фирмы и редко направлено напринципиальное изменение ее деятельности и развитие.
Проанализировав в целом весь переговорный процесс в ООО«Альянс-тур» хочется сказать, что деловые переговоры соответствуют определенныммотивам общения, соответствуют деловому этикету и являются  составляющим вцелом  профессиональной компетенции специалиста, проводимого  переговорныйпроцесс.
Общее мнение таково -  деловые совещания  конференции ивыставки, на сегодня, когда их уровень достиг, мировых масштабов, проводятся напредприятии не так часто, как хотелось бы, не соблюдается регламент,  не оговариваетсявремя удобное для проведения. Не всегда согласовывается  численностьприглашенных, что делает неудобство в размещении, да и техническое обеспечениене безупречно, в организационной деятельности бывают непродуманные мелочи,иногда не хватает стульев, иногда из-за недоговоренности времени уходятприглашенные, из-за чего, приходится переносить совещание.  Поэтому процесспроведения деловых совещаний в ООО «Альянс-Тур» необходимо расширять, углублятьи внедрять, во-первых, потому что они отражают и создают  имидж предприятия, аво-вторых, повышают репутацию руководителя, и каждого члена коллектива, каксегодня принято говорить «паблик рилейшнз» — а это главный инструмент вменеджменте предприятия.

3 Совершенствование процесса проведения деловых совещаний в 
ООО «Альянс-тур»
  
Сегодня, когда экономическая ситуация в нашей странестабилизировалась, индустрия делового общения становится все более заметной иперспективной отраслью национальной экономики. Выставки, конференции, деловыесовещания оказывают существенное влияние на рост потребительского спроса наотраслевых рынках, способствуют развитию многих секторов экономики, привлечениюпрямых инвестиций. Более того, крупнейшие международные выставки и совещания –это еще и своеобразный инструмент так называемого политмаркетинга, которыйиспользуют правительства многих стран для диалога с общественностью и деловымикругами. Ведь процесс организации деловых совещаний, выставок, конференцийобъединяет организаторов и экспонентов с государственными структурами иобщественными организациями, что оказывает колоссальное воздействие наформирование политики в сфере промышленных услуг.
Деловое общение и деловой этикет в значительной степениопределяется той обстановкой, в которой они проходят, а это наводит на желаниесовершенствовать процесс проведения деловых совещаний в целом, и по предприятиюООО «Альянс-тур». Поскольку совещание, как способ координации деятельностилюдей – один из востребованных видов делового общения, в том числе и длярешения проблем в области экономики, финансов, менеджмента -  предлагаетсяследующее:
1. В ООО «Альянс-тур» организовать курсы повышенияквалификации с приглашением сотрудников из других фирм подобного родадеятельности (профессиональный обмен знаниями), поскольку деловые совещанияпредставляют собой особый вид организации труда, действующей очень короткиесроки и имеющей определенную целенаправленность, поэтому чтобы улучшитьорганизацию труда, и для того, чтобы фирма была конкурентоспособна, необходимопроводить повышение квалификации сотрудников. Проводить ежемесячные совещанияпо вопросам технологического характера с привлечением службы маркетинга, накоторых выяснять – какие необходимо предпринять меры по улучшению качестваобслуживания клиентов.
2. Улучшать и преумножать обстоятельства, на первый взгляднезначительные, учет которых позволяет во-первых создавать требуемую обстановкуи, во-вторых скрыто накапливать психологические преимущества над партнерами. Предложитьпартнерам -  назначать время встречи, то которое удобно им. При таком способедействия, во-первых, больше вероятность, что предложение о встрече не будетотклонено. Во-вторых, применяя деловой этикет, фирма будет проявлять уважение кпартнеру.
3. Проводить оценку персонала для повышения психологическойсовместимости сотрудников организации, что в конечном итоге ведет к улучшениюкоммуникаций и обеспечению более качественного информационного потока внутрипредприятия.  Показать себя с хорошей стороны, идти на небольшие уступки, чтосчитается признаком хорошего тона, гибкости, уважительного отношения кпартнеру, и тогда последующее упорство в отстаивании своих интересов будетвоспринято не как проявление упрямства и эгоизма, а как вынужденный шаг.
4. Для психологического преимущества по составу делегаций –число участников согласовывать предварительно, уменьшать количество переговаривающихся.Потому как нужно учесть то, что более многочисленные делегации чаще не приходятк соглашению.
Деловые совещания в ООО «Альянс-Тур» чаще проходят  в своемофисе, что дает положительный эффект, контролировать ситуацию, как говорится,«Дома и стены помогают», но ведь Деловое общение – это не только проведениепереговоров.
5. Предлагать  для проведения деловых совещаний нейтральнуютерриторию. Развлечения деловых людей  стали общепринятыми нормами проведениявремени на нейтральной территории. Это можно использовать, прежде всего, длязнакомства и улучшения взаимоотношений с членами противоположной команды.Выбирая нейтральную территорию  можно предложить базу отдыха, или тому подобное,расположенное на пол пути между договаривающимися сторонами. Они тогда будутнаходиться в равных условиях – обе стороны путешествующие, обе сторонысокращают себе доступ к информации. При  этом возникнет стимул для обеих сторон– заключить соглашение как можно скорее.
6. Создать комфортные условия при рассаживании делегации, кактребует того деловой этикет – представители двух сторон должны сидеть лицомдруг к другу, организовать видеозапись, которая дает возможностьпроанализировать произнесенные речи, а также позволяет оценить уровень ихправдивости.
7. Для гостей, прибывших на переговоры, обязательноспланировать развлекательную программу – посещение театра, музея, концерта,знакомство с достопримечательностями, что тоже дает положительный эффект при проведенииделовых совещаний.
8. Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей израбочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумятицу в заранееспланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого родаоперативными встречами не следует, и для целесообразности и важности  деловыесовещания не созывать  по каждому поводу,  не отрывать людей от основнойработы,  начинать вовремя, регулировать направленность и деловитостьвыступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальныхпредложений, решений, идей.
9. Повестка совещания в ООО «Альянс-тур» еще пока неприветствуется, поэтому хочется внедрить  ее, как для улучшения иусовершенствование процесса. В повестке совещания  указывать следующую информацию:тема совещания, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала иокончания совещания. Место, где оно будет проходить, фамилии и должностидокладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных заподготовку вопросов, время, отведенное на каждый вопрос, место, где можноознакомится с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания будутинформированы заранее о предмете обсуждения, тогда они смогут не толькопредварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивныепредложения по решению проблем. Ведь в тех случаях, когда люди специально неинформированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцируетдискуссию и не способствует принятию эффективного решения.
10. Улучшить учебно-воспитательную задачу ведения деловыхпереговоров, способствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и ростуталантов сотрудников ведь на совещании сотрудники учатся работать в коллективе,комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретатькультуру общения и т.п. Известно, что для некоторых сотрудников пребывание наделовом совещании – единственная возможность видеть и слышать руководителейвысших уровней управления, которым еще и предоставляется возможность показыватьсвой талант  менеджера.
11. В заключении — оптимизировать ситуацию, настроитьперсонал на эффективную работу. А это и есть добрая половина информации,грамотно изложить свои мысли о конкретных действиях и перспективах предстоящейсовместной работы
Итак, предприятие, его руководство и сотрудники представляютсобой небольшую часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства.Руководители высшего звена управления, должны постоянно иметь в виду, чтопредприятие  живет на рынке и зависит целиком от него, что существует толькоблагодаря работе своих сотрудников. Существование предприятия оправдываетсяфактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своихсобственных сотрудников – в достижении поставленной цели, а также  улучшениякачества  условий работы.
Заключение
Организации, добивающиеся успеха, отличаются отпротивоположных им, главным образом тем, что имеют более динамичное иэффективное руководство. А значит, и успех любого дела определяется тем,насколько активно  и сознательно участвуют в нем люди. Вот почемуобеспечивающими и основополагающими  для руководителя являютсясоциально-психологические методы менеджмента, направленные на достижениепоставленной цели, влияющие на конечный результат деятельности предприятия.
Деловое совещание – один из самых ответственныхвидов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режимаработы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Онинеобходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, дляэффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретныхзадач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия научастников совещания и, как следствие, на весь коллектив.
Совещание – процесс сложный и при его проведениинеобходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей иправил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всехруководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышенияэффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочеговремени.
Подводя итог всему вышесказанному, хотелось быеще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего временикаждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводитьинформацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них,принимать своевременно правильные решения.
Целью курсовой работы было разработать значение деловых совещаний в менеджменте сервиса и туризма.
На примере  ООО «Альянс-Тур» мы рассмотрели способы и формы проведения деловых совещаний.  Проанализировав весь материал,мы пришли к выводу, что деловое совещание – один из востребованных видовделового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики,финансов, менеджмента. Деловое совещание актуально всегда и везде. Такимобразом, цель считается достигнутой.
Проанализировав процессы, проведения деловыхсовещаний и приведя примеры  их совершенствования,  хочется сказать, чтоделовые совещания, всегда будут пользоваться необходимостью их проведений, и ихэкономической эффективностью. Внедрение новых идей по организации и проведениюделовых совещаний ООО «Альянс-тур» даст возможность предприятию расширить сферуобслуживания предприятия и выхода его на мировые масштабы в туристическомбизнесе, и привлечения денежных средств в бюджет региона, а также  для  ростаи  процветания предприятия.

Список использованных источников
1 Ф. Котлер,  Дж. Боуэн, Дж. МейкензМаркетинг  Гостеприимство ТуризмУчебник для вузов-2-ое изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА,2002 с36-52
  2 Л.Е. Стровский Внешнеэкономическая деятельность предприятия. Основы. Учебник для вузов — М.: Закон и право, ЮНИТИ,1996 с347-378
 3 Дж.Уокер Введение в гостеприимствоУчебник для вузов  2-ое изд. – М.: ЮНИТИ 2002 с468-472
4 М.А. Жукова Индустрия туризма Менеджмент организации – М.: Финансы истатистика 2004 с7-35
5 М.А.Василик, М.С. Вершинин, Л.Д. Козырева Паблик рилейшнз в России:организации и документы. СПб, 2000 с 17 – 19
6 А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров,В.Г.Коновалова Этика деловых отношений – М.: ИНФРА – 2003 с245-250, с305-316,с347-360
7 О.А. Митрошенков Эффективныепереговоры Практическое пособие для деловых людей 2-ое изд. Исправ. – М.:Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир» 2000 с127135, с152-157, с264
8 И.В. Грошев, А.А.ПоздняковСлужебное совещание Экономическая литература Издание 1-ое Издательство «Питер»2004 с-35-52
9 В.Е. Николайчук Маркетинг именеджмент услуг Деловой сервис Издание 1-ое Издательство «Питер» 2004 с17-21
10 В.Н. Лаврененко Психология и этикаделового общения  Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА2000. с327-331.