Содержание
Раздел 1. ВведениеРаздел 2. Значение во внутрифирменной системе информации
2.1 Коммуникации
2.1.2 Коммуникации междуорганизацией и ее средой
2.1.3 Коммуникации междууровнями и подразделениями
2.1.4 Формальные инеформальные коммуникации
2.1.5 Коммуникационный процесс
2.1.6 Межличностныекоммуникации
2.1.7 Коммуникационныесети
2.2. Внутрифирменнаясистема информации
2.2.1 Виды информации напредприятии
2.2.2 Аппаратноеуправление внутренней системы информации
2.2.3 Информационныересурсы предприятия
2.2.4 Значениевнутрифирменной системы информации
Раздел 3. Анализвнутрифирменной системы информации
3.1 Корпоративная информационнаясистема ОАО «ММК»
3.2 Транспорт дляинформации на ОАО «ММК»
3.3 Интернет — информационный ресурс
3.4 Информационныесистемы компании «Боинг»
Раздел 4. Заключение
Список используемойлитературы
Раздел 1.Введение
Коммуникации, обмен информацией – это то, в чем каждыйучаствует ежедневно, но лишь не многие делают это достаточно согласованно.Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли невсе, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей,требует эффективного обмена информацией. Если люди не могут обмениватьсяинформацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели идостигать их. Однако, коммуникации — это сложный процесс, состоящий извзаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделатьнаши мысли понятными другому лицу.
Цель даннойработы — ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальнымизападнями на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можнопредпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией, как средименеджеров, так и за пределами их круга. Как правильно использовать информациюи какое она имеет значение для современных фирм и корпораций.
Задачи даннойработы — изучение сущности и понятия информации. Как она влияет на организациюбизнеса и членов этой организации.
Тема даннойработы актуальна на современном этапе развития бизнеса, т. к. очень трудно безинформационных ресурсов и возможностей построить этот бизнес. Из большогообъема информации необходимо выбирать более нужную и правильную,переосмысливать ее содержание и делать необходимые выводы.
Информационныересурсы, новейшие технологии — это неотъемлемый атрибут современной фирмы,которая движется к достижению своих целей, задач, чтобы получить эффективныйрезультат своей работы.
Если компанияне обладает информационными возможностями, не понимает важностикоммуникативного процесса, то она не в состоянии выдержать конкурентную борьбу,понимания и одобрения клиентов, получение ожидаемой прибыли, процветания иустойчивого положения на рынке.
Раздел 2. Значениеинформации во внутрифирменной системе информации
2.1 Коммуникации
Любоеобщение, в том числе и деловое — это, прежде всего коммуникация, т. е. обменинформацией, значимой для участников общения. Само понятие «коммуникация» (отлат.communicatio- сообщение, связь, путь сообщения, а это слово, в своюочередь, произошло от communico-, связываю, общаюсь).[1]
Менеджер-руководитель от 50- 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажетсяневероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимаетсяэтим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационномпроцессе и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функцияхпланирования, организации, мотивации и контроля.
Основнаячасть коммуникаций в организации приходится на разговоры, записки, сообщения ит.д. Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс.
2.1.2Коммуникации между организацией и ее средой
Любаяорганизация существует в некоторой внешней среде. Эта же организация порождаетсвою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурныхподразделений предприятия и работающих там людей.[2]
Организацияпользуется разнообразными средствами для коммуникации с составляющими своеговнешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они общаются спомощью рекламы и других программ продвижения товаров и услуг на рынок. В сфереотношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию имиджа,определенного образа организации на местном, общенациональном или международномуровне.
Обсуждения,собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п.,циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности илипроблемы, создаваемые внешним окружением.
2.1.3 Коммуникациимежду уровнями и подразделениями
Информацияперемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальнойкоммуникации. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней нанизшее. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущихзадачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах ит. п.[3]
Помимо обменапо нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. В этомслучае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшейпроблеме.
Передачаинформации с низших уровней на высшее может заметно влиять напроизводительность. Так же коммуникации по восходящей выполняют функциюоповещения верха о том. Что делается на низших уровнях. Таким путем руководствоузнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные вариантыисправления положенных дел. Обмен информацией по восходящей происходит в формеотчетов, предложений, и объяснительных записок.
В дополнениек обмену информацией по нисходящей или восходящей организация нуждается вгоризонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений,поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.
Дополнительныевыгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений.
Основупроцесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческойструктуры — подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое спомощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личныхконтактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п. По содержанию такое взаимодействие может быть информационными,административным или техническим.
Коммуникационныеканалы бывают трех видов: односторонние (информация движется в одномнаправлении), двусторонние (информация с обратной связью), многосторонние(информациядвижется во многих направлениях с обратной связью).
В рамкахинформационного взаимодействия субъекты управленческой деятельностиобмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бываютофициальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающиминикаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.
В процессеадминистративного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структурыпередают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различныераспоряжения, инструкции. рекомендации, получают от них отчеты, осуществляютпроцесс контроля.
По характеру,взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным. Прямоеосновывается на контактах сторон. Косвенное подразумевает, что одна из сторонсоздает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни былокоманд, выполняет требующиеся от него действия.
2.1.4 Формальныеи неформальные коммуникации
Организациисостоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальныхкоммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.
Приписываемаяслухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем неменее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналамнеформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.80-90% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании.
2.1.5Коммуникационный процесс
Обмен информациейшироко охватывает разные части организации и каким образом он соотносится сэффективностью. Обмен информацией в организациях не всегда эффективен, какследовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им этокажется.
Кроме того,во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и,следовательно, обмен информацией — неэффективным. Джон Майнер, выдающийсяисследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50%попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всегопричина столь низкой эффективности в забвении того факта, что коммуникация- этообмен.[4]
Выделяют 5базовых элемента в процессе обмена информацией:
1.Отправитель- это лицо, которое собирается или отбирает информацию и передает ее.
2.Сообщение — сущность информации, передающейся устно или закодировано, с помощью символов.
3. Канал — средство передачи информации.
4. Получатель- лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.
5. Обратнаясвязь — реакция получателя на сообщение отправителя.
2.1.6Межличностные коммуникации
Хотяэффективный обмен письменной информацией имеет преобладающее значение ворганизации, нам представляется, что исчерпывающий анализ такого рода обменавыходит за рамки. То же самое относится и к использованию компьютера, каксредства коммуникации. Руководитель от 50-90% своего времени тратит наразговоры, поэтому мы выделяем здесь прямой межличностный обмен информацией.Понимание процесса межличностного обмена информацией и методовсовершенствования умения общаться должно, способствовать росту эффективностиуправленческой деятельности. Однако в дополнение к межличностным контактамуправляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией ворганизации и методах совершенствования такого обмена.[5]
Когдаинформация движется внутри организации вверх и вниз. Смысл сообщений несколькоискажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сознательноеискажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий несогласен с сообщением.
2.1.7Коммуникационные сети
Ворганизациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяютсяв так называемые сети, связывающие элементы управленческой структуры в единоецелое. И столь же многоуровневые, как она сама. Они объединяют в себеформальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так идополняющие друг друга.
На практикеможно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые икомбинированные. Открытых движение команды или информации может бытьостановлено, потому что оно попадает в тупик, т. е. к элементу структурыуправления, находящемуся в конце канала. Она так же может наткнуться на«посредника» или «контролера» (промежуточное звено в сети коммуникации),который по каким-то причинам этому движению препятствует (останавливает,искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя минуть. В замкнутыхсетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены.Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи большекрупным многоуровневым организациям.
2.2 Внутрифирменнаясистема информации
Основная целькоммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющимсяпредметом обмена, т.е. сообщений.
Обменинформацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправительрешает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Ксожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе,поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.
Информация — сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях и т. д.), которыеуменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, которые можновоспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.[6]
2.2.1 Видыинформации на предприятии
Управляющаясистема получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных еютехнико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая системавырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему дляисполнения. Информация, которая функционирует на предприятие в процессеуправления, может быть классифицирована следующим образом:
· Поформе отображения (визуальная, аудиовизуальная, смешанная)
· Поформе представления (цифровая, буквенная, кодированная)
· Пороли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная,нормативная)
· Покачеству (достоверная, ложная и т. д.)
· Повозможности использования (необходимая, достаточная, избыточная)
· Постепени обновляемости (постоянная, переменная)
· Постепени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная,технологическая)
· Поисточнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя)
· Постепени преобразования (первичная, производная, обобщенная)
· Повиду носителя
· Повремени поступления (периодическая, постоянная, случайная) и т.д.
Большоевнимание должно уделяться со стороны менеджера вопросам сохранности информациии предотвращения ее утечки, а также построению на предприятии информационныхсистем.[7]
Информационныесистемы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации отместа ее возникновения до места потребления. Более распространены сложныесистемы информации, соответствующие сложности производства и организационнойструктуре управления, которые охватывают и линейное управления, ифункциональные службы предприятия.
Информационныесистемы различаются:
· Пообработке информации (централизованные и децентрализованные)
· Постепени охвата информации (комплексные, локальные)
Комплексныеинформационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальныепредназначены для определенных функций управления.
В последнеевремя при построение информационных систем стали выделять бэк — офисную и фронт- офисную информацию. Бэк — офисная – такая информация, доступ к которой имеюттолько сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт — офисная — такая информация, доступ к которой имеют все желающие, напримерклиенты предприятия.
Важноезначение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений отплановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Информацияявляется одним из важнейших факторов, определяющих качество и эффективностьпринимаемых руководителями решений.
Достаточныйобъем информации поступает в среднем лишь к 47,6% руководителей.«Информационный голод» в большей мере испытывают высшие иерархические звеньяуправления, где принимаются стратегические решения.
14,2%руководителей считают поступающую информацию полнлстью соответствующейпредъявляемым к ней требованиям, при этом меньше всего удовлетворены качествоминформации заместители директоров: всего 505 считают получаемую информациюдостаточной, столько же указывают на то, что она слабо обработана и частонесвоевременна. Это- одна из наиболее низких оценок среди руководителей всехуровней. Кроме того, на этот уровень управления идет много ненужной, а иногда инеобъективной информации.
Правильностьи эффективность принимаемых решений зависят не только от объемов и качестваинформационного обеспечения и квалификации руководителей, но и от того, хватаетли им времени на качественный анализ поступившей информации
Информационнуюперегрузку испытывают (субъективно) лишь 9.5% руководителей. Информационныеперегрузки у руководителей высших звеньев, в частности у начальников управленийи заместителей директоров, у которых она в 1,5-2 раза выше средних показателей
Недостаточнаяинформационная обеспеченность процесса принятия стратегических решений приводитк тому, что руководители меньше, чем следовало бы, участвуют в этом процессе.[8]
Существеннуюроль в принятии решений играет научно- техническая информация, содержащая новыенаучные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы ифирм- конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний итехнических решений, практическое и своевременное использование которогообеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информацияслужит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложенийдля выработки и принятия управленческих решений.
Содержаниекаждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньеви вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляютсяопределенные требования:
· Краткость,четкость формулировок, своевременность поступления;
· Удовлетворениепотребностей конкретных управляющих;
· Точностьи достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальностьсистематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Длясовременных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменнойсистеме информации, основанной на использовании новейших технических средств.
Управленческаявнутрифирменная информационная система представляет собой совокупностьинформационных процессов для удовлетворения потребности в информации разныхуровней принятия решений.
Информационнаясистема состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешнихканалов ее передачи (связей), собственно информации.
Управленческиеинформационные системы последовательно реализуют принципы единствапроизводственного процесса, информации и организации путем применениятехнических средств сбора.
Важную роль виспользовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления ипередачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой фирме;производство новой числовой, графической и иной информации.
2.2.2Аппарат управления внутрифирменной системы информации
Аппаратуправления внутрифирменной системой информации включает:
· Вычислительныйцентр для обслуживания фирмы в целом;
· Центральнуюслужбу информации;
· Информационнуюсистему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализаинформации; Обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачиинформационных материалов; вычислительной техники.[9]
2.2.3 Информационныересурсы предприятия
Любаяорганизация имеет информационную систему и информационные ресурсы, даже еслиэта организация состоит из одного предпринимателя, и он не догадывается об ихсуществовании, а просто иногда делает записи о своем бизнесе в блокноте.
В управленииинформационными ресурсами предприятия существуют как некоторые концептуальныеположения, так и конкретные вопросы отдельных информационных технологий.
Информационнымиресурсами нужно управлять. Нужно изучать информационные потребности,планировать и управлять информационными ресурсами. Ключевой вопрос для любойорганизации: Хорошо ли мы управляем информационными ресурсами?
Информацияпозволяет принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяетуправлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения ииспользования. Если в организации задумаются о том, где и как они получаютинформацию о своем производстве, ценах, конкурентах, то это будет первым шагомв получении конкурентного преимущества.
В настоящеевремя мы вступаем в информационное общество, поэтому и менеджеры, и исполнителидолжны понимать основные концепции и способы применения информационныхтехнологий и быть способными принимать важные решения относительно ихиспользования.
Менеджерыдолжны уметь управлять информацией и улучшать свое дело с помощью правильногоее использования для повышения эффективности работы, производства, качествауслуг и качества управления.
Управляющаячасть оказывает на управляемый процесс определенное воздействие. Чтобыуправляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлятьфактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи, с чем,с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеихчастей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом,в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур.
В рамкахинформационного контура имеется и передается информация о целях управления, осостоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях.
В настоящеевремя, для нормального функционирования организации существенную роль играютинформационные ресурсы. Информационные ресурсы для любой организации _ это весьимеющийся объем информации в информационной системе.[10]
Наличиеинформации предопределяет развитие стран, отраслей, организаций. Информация-это стратегический ресурс, а информационные ресурсы являются одними изважнейших.
2.2.4 Значениеинформации во внутрифирменной системе информации
Весьсовременный бизнес сегодня построен на управлении информационными потоками.Если у вас есть информация и возможности выгодно преподнести ее общественности- Вы выиграете. В противном случае ее воспользуются ваши конкуренты.
Какаяинформация представляет наивысшую ценность для вашего бизнеса? Есть ли она увас? Готовы ли вы распространить ее? Какие каналы вы хотите использовать дляэтого?
Длясовременных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменнойсистемы информации, основанной на использовании новейших технических средств.
Внутрифирменнаясистема информации выполняет следующие функции:
1. Определениепотребности каждого конкретного руководителя в характере и содержаниинеобходимой ему информации для целей оперативного управления.
2. Определениепотребностей в технических средствах фирмы.
3. Централизованноепланирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств дляобеспечения бесперебойного функционирования системы информации.
4. Определениеуровня затрат на использование технических средств в системе информации.
5. Обеспечениедолжного уровня сбора, хранения и предоставления информации.
6. Разработкапрограммных средств, прикладных программ.
Управлениепредприятием не может эффективно проводится без достаточной оперативной,надежной, современной информации. Информация является основой управленческогопроцесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качествоуправления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от негочеткой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем ондолжен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации.Менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией врамках предприятия и фирмы.
Информациятакже важна для фирмы тем, что она обслуживает функции управления, связываетподразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой,обеспечивает движение заданной цели, позволяет выбрать определенную линиюповедения организации.
Раздел 3.Анализ значения информации во внутрифирменной системе информации
Значение информации на сегодняшний день для компаний оченьвелико. Если у компании есть информационные возможности, значит у нее есть всешансы устоять в конкурентной борьбе, Завоевать признание клиентов исамоутвердиться на рынке.
ММК — одна изведущих металлургических компаний России. На сегодняшний день менеджеры ММКреально осознают, что для нормального развития им необходимы новыеинформационные ресурсы и возможности. Поэтому они не стоят на месте в этомвопросе и двигаются вперед.
3.1Корпоративная система ММК
На ММКвнедряется новая корпоративная информационная система (КИС). В последнее времяоб этой системе много разговоров и мнений. Причем довольно противоречивых: отвосторженных до пессимистических. В корейской фирме Posko на нее затратили 200миллионов долларов, поскольку считают систему непременным атрибутом большойкорпорации. А когда получили результат, сами поразились- он в четыре разапревышает затраты на систему. До последнего времени работа экономических,финансовых, производственных служб базировалась на анализе фактов производства,а чаще всего- постфактум. Дальше разбираются только причины произошедшего. А воткак можно сделать, чтобы не произошло? Этот вопрос не стоял из- за отсутствияинформации в полном объеме. Система позволяет сделать более глубокий анализреально происходящих событий. Это с одной стороны. С другой — люди, обладающиебольшим объемом интуиции и знаний, — те же самые снабженцы, сбытовики- скорее,лишь высказывают предположения, что и сколько нужно для производства, куда икому реализовывать продукцию. И на основе предположений они могут строить своюстратегию. Но они не обладают объемом данных нормального сплагированногокомпьютера, который может без устали накапливать знания и оперативноанализировать их. Отображение в старой системе АСУ «Заказ» было по 13 признакамкаждого заказа, а теперь по 22. Возможности совершенно иные. Системы мировогомаркетинга уже наработаны, а значит, открывается возможность действовать поочень многим направлениям, которое заложены в стандартной функциональности, длясоблюдения которой нужно создать определенное количество отображений. Онисоздавались и прежде, но на бумажных носителях, которые имеют свойствозабываться, подправляться. В КИС ничего невозможно подправить. Чтобы внестиизменения постфактум, нужно пройти очень сложную официальную процедуруизменений, объяснив, почему это произошло.
Ежедневноработа в системе у человека отнимает не более двух часов. Причем он работает стеми же цифрами, что и прежде, поскольку многие направления носят сугуболокальный характер и формируются внутри только одной службы. КИС дисциплинируетлюдей, которые должны каждый день оставлять в ней след о своей работе,отображая реальные процессы, происходящие в компании. Предприятие должно каждыйдень знать ситуацию с формированием себестоимости, получением денег,формированием производственного процесса как такового. Потому должны постоянносопровождать процесс, изо дня в день строить кривую благополучия илинеблагополучия общей обстановки на комбинате. Это возможно при анализепомещения результатов предприятия по большому количеству направлений. На основеполученной информации в системе получают не только внутреннюю информацию осостоянии предприятия, но, например, уникальную возможность вести диалог сфедеральными органами власти. Появляется еще и возможность разговаривать наодном языке со всем миром. Нет ни одного предприятия, на котором бы сказали,что правила КИС слишком сложны для выполнения. Она настолько проста, что с ней сотрудничатьне сложно, нужно только знать правила игры и быть достаточно аккуратнымчеловеком. На 2000 пользователей создано около 400 инструкций. Для улучшенияработы планируется в ряде случаев ставить аппараты быстрочтения, чтобы вовсе независеть от человеческого фактора: машина все сама распознает и рассортирует.
Сокращаетсявремя работы с документами, соответственно увеличиваются обороты в компании,причем в неявном виде, но потом фиксируется увеличение производительноститруда, сокращаются запасы ненужных материалов, сокращаются и ставятсяпрепятствия к заказу ненужных не нужных деталей для проведения ремонтов.
КИС- этоединая машина –сервер, которая занимается переработкой информации. По объемуэто гардероб для одной семьи. По сути — маленькая машинка стоимостью почти вмиллион долларов. А на самом деле очень сложное технологическое устройство,которое хранит в себе такой объем информации, который не могут сохранить дажесуммарно 34000 трудящихся.
3.2Транспорт для информации на ММК
Протяженностьволоконно-оптической магистрали на ММК сегодня достигает 150 километров. Онастала связующим элементом для множества объектов, расположенных на обширнойтерритории предприятия. По ее транспортным веткам проходят колоссальныеинформационные потоки. Не случайно магистральную инфраструктуру рассматриваюткак основную часть корпоративной информационной системы ММК.
Сейчасинформационной «паутиной» опутаны не только производственно- управленческиеструктуры, но и загородные социальные объекты комбината. Реализацияспециалистами ОАО «ММК» и компанией «ЮжУралТрансТелеКом» крупного проекта 2года назад позволила «благоустроить» информационную инфраструктуру ОСК «Абзаково»и горнолыжного центра. Как следствие, там появились не только надежнаятелефонная связь, но и дополнительные услуги: банкоматы, доступ к Интернету,выход в корпоративную информационную систему комбината. Сегодня большоемагистральное оптическое кольцо ММК объединяет почти 7000 активных устройств:компьютеры, прочее оборудование для передачи данных. Все входящее в это кольцообъекты обеспечены качественным информационным транспортом. Иными словами наММК создана отказоустойчивая, высокоскоростная масштабированная система. Насегодняшний день это костяк, которой формирует весь информационный обмен- оттелефонии до передачи данных. По словам специалистов, «оптика», позволяющаятранспортировать огромные информационные потоки, не подвержена влияниюэлектромагнитных излучений. Связь- без помех. Что может быть важнее в условияхпромышленного гиганта?
Подключение вкорпоративную сеть удаленных друг от друга цехов- пользователей стало возможнымблагодаря работающей в цехе связи АТС «Дефинити».
Связь на ММКпозиционируется уже как информационный сервис, который является составнойчастью корпоративной информационной системы- он соответствует высочайшимтребованиям как по качеству, так и по количеству услуг.
На самом деле:еще недавно тот же телефон рассматривали лишь как средство вербальнойкоммуникации. Сейчас телефонная линия служит уже не только для переговоров, нои для передачи данных через компьютерную сеть. Потребность удаленныхпользователей в высокоскоростном подключении — это как раз один из техинформационных сервисов, который необходим в рамках внедрения КИС. Средивозросшего количества функций АТС- голосовая почта, переадресация сообщений,удержание линий. В настоящее время разрабатывается новый вид обслуживания — система конференц-связи.
По окончаниивторого этапа модернизации «Дефинити», к 2005 году, специалисты дирекцииинформационных технологий планируют внедрить еще ряд полезных сервисныхновшеств. Чтобы менеджеры ММК могли оперативно получать информацию, будетсоздана система, суть которой заключается в «привязке» телефона кинформационной базе данных предприятия. Помимо того, что телефонный аппаратавтоматически определит номер абонента, через АТС из базы данных дополнительнопоступят все необходимые ему сведения о звонящей стороне: состояние кредиторско-дебиторскойзадолженности, последние платежи, объемы поставок и т.д. Сняв телефоннуютрубку, менеджер сразу увидит все это на экране своего компьютера и будетполностью подготовлен к общению.
В январе 2004года в информационную сеть ММК подключена станция Рудная, что ускорилоуправление входом вагонов с сырьем, их приемкой и выпуском. В итоге на каждомвагоне экономится час времени, а это позволяет ММК снизить плату за их аренду у« Российских железных дорог». Отдача от использования магистралей оптическихволоконных линий, связавших объекты комбината, от внедрения КИС, повышающейуправляемость предприятием, ежегодно будет исчисляться миллионами долларов.Оптические технологии обеспечивают оперативность при использовании информации,поступающей по всем направлениям- завозу сырья, запасам материалов, отгрузкеготовой продукции, потокам денежных средств.
3.3 Интернет- информационный ресурс
На базе ММКпрошел слет молодежных лидеров промышленных предприятий России и ближнегозарубежья. Для посланцев рабочий молодежи визит в Магнитку был интересен,прежде всего, возможностью изучить передовой опыт крупнейшего в Россииметаллургического комбината. ММк- одно из первых предприятий, на котором взаменраспавшегося комсомола была создана новая молодежная структура- союз молодыхметаллургов, отметивший совсем недавно свое одиннадцатилетие. В программу слетабыли включены актуальные для его участников моменты. Один из таких моментов,идея расширить формы общения, создав единый международный сайт молодежныхпромышленных организаций. Инициативная группа союза молодых металлургов ужесделала «наброски» по информационно- аналитической части нового сайта. Позамыслу СММ, на сайте должны быть представлены визитки каждой молодежнойорганизации промпредприятий- устав и планы работы, свежие новости о прошедшихконференциях, конкурсах, спортивных соревнованиях, имена победителей исобытийная фотогалерея. Для неформального общения предложено открыть чат, а нафоруме- обсуждать актуальные темы. Единый сайт позволить сверстать сводный планработы, анонсировать молодежные мероприятия, проходящие на предприятиях Россиии ближнего зарубежья.
3.4 Информационныесистемы компании «Боинг»
КомпанияBoeing- один из главных производителей самолетов и космических систем в США, соштаб- квартирами в Сиэтле, Вашингтоне.
Несмотря нато, что Боинг в настоящее время является лидером в производстве самолетов,необходимо внести некоторые изменения, чтобы удержать эти позиции.
В конце1960-х годов дела у Боинг шли хорошо, но у компании была серьезная нехватказапчастей, которая мешала производству (около 2500- 5000 в месяц)
С 1966 досередины 1980-х годов в Боинг было установлено 15 больших информационныхсистем, не считая дюжины маленьких. Информационные системы помогли Боингурешить проблему с нехваткой запчастей. Боинг создавал острова автоматизации. Уинформационных систем были проблемы с обратной связью и передачей данных другдругу.
Изменениеситуации на рынках космической и военной промышленности- необходима новаястратегия, в том числе и в области информационных систем. В Боинг уверены, чтоего конкурентоспособность на коммерческом рынке авиастроения зависит отиспользования информации по трем направлениям:
1. Дляувеличения рыночной чувствительности Боинг. Информационные системы помогликомпании:
· Конструироватьпо цене, т. е. создавать самолеты, учитывая затраты;
· Создаватьгибкие графики перевозок, что позволит перевозить товары быстрее конкурентов;
· Сделатьуже существующую технику более удобной без внесения больших изменений.
2. Получениеконкретного преимущества:
· Путемболее эффективной послепродажной поддержки;
· засчет создания с помощью информационных технологий документации к самолетам,основанной на оригинальных данных производства;
· путемиспользования методов искусственного интеллекта для диагностики самолетов.
3. Дляпомощи компании при реализации производства и области дизайна.
Целью Боинг всередине 1980-х годов было создание увеличенного потока информации. Так каксоздание и обслуживание самолетов- это действительно информационный процесс.
Различныеострова автоматизации складывались в единую неразрывную информационнуюструктуру. Существующие островки автоматизации были основаны на действующейорганизационной структуре. Если информация должна была использоваться лучше.Она должна была пересечь границы элементов организации. Один из способов-создать группы людей из отделов производства, проектировки и др. Вместо тогочтобы автоматизировать традиционные способы ведения дел, была осуществленнарационализация процессов проектирования и производства до их автоматизации.Боинг стал использовать компьютеры, где это только возможно.
В начале1990-х годов Боинг переосмыслил свою позицию и предпринял широкомасштабноеизучение всех процессов для выработки новой концепции — как для деловыхпроцессов компании, так и для информационных систем в 2010 году.
Чтобыопределить концепцию бизнеса. Боинг исследовал следующие фундаментальныевопросы:
· Какиеделовые процессы мы должны использовать?
· Какаянам для этого нужна информация?
· Каксвязаны процессы и информация?
· Какуправлять данными?
· Какиеаппаратные, программные и сетевые средства нужны?
Благодаря этому несомненным лидером является именно этакомпания.
На примереэтих двух компаний, четко видно, что информация важна. Так же важны информационныересурсы, которые используют компании для улучшения информационной системы. Отэтого непосредственно зависит деятельность организации, ее успехи и неудачи.
Раздел 4. Заключение
В данной работе была рассмотрена проблема значенияинформации во внутрифирменной системе информации. Информация безусловно важнадля любой организации, но чтобы эта информация была более эффективной, помогалав достижении целей организации необходимо, чтобы она отвечала следующимтребованиям:
· Иметьдостаточную мощность входа, переработки и выхода информации, чтобы обеспечитьею все управленческие уровни.
· Бытьоперативной, способной к быстрой перестройке, обусловленной изменениями условийпроизводства.
· Формаданных должна быть предельно ясна персоналу того управленческого уровня,которому эта информация предназначена.
· Объеми содержание поступающей информации должны быть необходимыми и достаточными дляпринятия решений.
· Поставляемаяинформация должна строго соответствовать определенному управленческому уровню.
· Гарантироватьв пределах установленного времени достоверность информации
· Периодичностьпоставки информации должна быть одинаковой для всех информационновзаимосвязанных управленческих уровней.
· Информационныесистемы должны обладать свойством перспективной адаптивности — ориентированы навозможные изменения количественных и качественных показателей, поставляемой имиинформации.
Создание и внедрение информационных систем,отвечающих вышеприведенным требованиям, позволит снизить перегрузку руководителейвсех уровней, сделает управленческий процесс более четким и качественным;поднимет роль управленческого фактора в интенсификации производства.
Для улучшениякоммуникативных систем в современной фирме необходимо:
1. Неискажать смысл сообщений: как сознательно, так и непреднамеренно.
2. Фильтроватьвсю полученную информацию. Это делается для того, чтобы ускорить движениепоступаемой информации.
3. Суммированиеинформации.
4. Устранитьнесовпадение статусов уровней организации. Улучшать взаимодействие между ними.
5. Небояться наказания.
В свою очередь для улучшения коммуникации,менеджер должен:
1. Регулированиеинформации во всех уровнях организации.
2. Осуществлятьсистемы обратной связи
· Постоянныйопрос работников;
· Системасбора информации;
3. Использоватьэлектронную почту, интернет, СМИ.
Из даннойработы четко видно, как важно обладать информационными ресурсами, как правильнораспределить информационные потоки, которые поступают в компанию, какорганизовать коммуникационные процессы в организации как с внешней, так и свнутренней стороны этой организации. Понять сущность и важность поступающейинформации и коммуникации на сегодняшний день для современного бизнеса.
Списокиспользованной литературы
1. В.В.Годин, К.И. Корнеев «Управление информационными ресурсами» М. 2002г. стр.3-20.
2. В.Ф.Веснин «Основы менеджмента» М. 1997г. стр.103-108.
3. Е.Л.Драчев «Современный менеджмент» М.1999г. стр.162-169.
4. И.Н.Герчикова « Менеджмент» М. 1997г. стр.132-142.
5. Е.Е.Вершигора « Менеджмент» М. 1998г. стр.167-182.
6. Мескон,Хедоури «Основы менеджмента» М.1991г. стр.166-193.
7. «Эко»№5, 2004г. «Информационные проблемы управления производством» О.Ф Удаловстр.122-127.
«Магнитогорский металл» №29,109, 111, 112 за 2004г. стр.4