СОДЕРЖАНИЕ
Введение. 3
1Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов… 6
1.1 Понятие, значение иорганизация контроля исполнения документов. 6
1.2 Формы контроля за исполнениемдокументов. 9
1.3 Виды контроля исполнениядокументов. 12
1.4 Регламентация контроляисполнения документов в инструкции по ДОУ… 13
1.5 Сроки исполнения документов. 15
2 Этапыконтроля исполнения документов… 20
2.1 Постановка документов наконтроль. 20
2.2 Проверка своевременностидоведения документов до исполнителей. 22
2.3 Снятие документа с контроля. 24
2.4 Направление исполненногодокумента в дело. 25
2.5 Учет, обобщение и анализрезультатов контроля исполнения документов 26
3 Анализ организации контроляисполнения документов на примере ОАО «Оранжерейнские Деликатесы». 27
3.1 Краткая характеристика ОАО «Оранжерейнские Деликатесы». 27
3.2 Анализ и проблемы организацииконтроля исполнения документов. 29
3.3 Применение автоматизированныхсистем контроля исполнения документов на предприятии. 36
СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ… 51
Приложение А… 53
Приложение Б. 54
Приложение В… 55
Введение
Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что внастоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческихфирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства,несмотря на то, что именно рациональное и четко организованноеделопроизводство, определяющее документационное обеспечение управленияорганизацией, может существенно увеличить эффективность деятельностипредприятия.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейшихфункций управления, целью которой является содействие своевременному икачественному исполнению документов, обеспечение получения аналитическойинформации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений,филиалов, конкретных сотрудников.
Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимостиавтоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростомкомпании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системыконтроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки висполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, атем более, исключить причину задержек бывает непросто.
Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только кповышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможностидля руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решенийили заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причинруководитель получает на экране компьютера основание для принятиясоответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанныхс нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также сколебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализарегулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятиясоответствующих управленческих решений.
Вышеназванные обстоятельства вызывают необходимость их дальнейшего глубокогои всестороннего рассмотрения, изучения и анализа. Проблемы контроля исполнениядокументов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательногоисследования.
Объектом исследования выступает ОАО «Оранжерейнские Деликатесы». Предметисследования – организация контроля исполнения документов на предприятии.
Целью курсовой работы является проведение анализа организации контроля исполнениядокументов на предприятии.
Постановка цели исследования обусловила необходимость решения следующихвзаимосвязанных задач:
— рассмотреть понятие, значение и организация контроля исполнениядокументов;
— изучить формы контроля за исполнением документов;
— проанализировать виды контроля исполнения документов;
— охарактеризовать регламентацию контроля исполнения документов винструкции по ДОУ;
— описать сроки исполнения документов;
— проанализировать этапы постановка документов на контроль; ход проверкисвоевременности доведения документов до исполнителей; процесс снятия документас контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализрезультатов контроля исполнения документов;
— провести анализ организации контроля исполнения документов на примереОАО «Оранжерейнские Деликатесы».
— рассмотреть возможности применения автоматизированных систем контроля исполнениядокументов на предприятии.
Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит извведения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работылитературы.
Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепциюи логику излагаемого материала.
1 Теоретические аспекты организации контроля исполнениядокументов 1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнениядокументов
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейшихфункций управления, целью которой является содействие своевременному икачественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации,необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов,конкретных сотрудников [5, 58].
В контроле исполнения документов можно выделить:
- контроль посуществу решения вопроса, выполнения поручения;
- контроль засроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель(организации или структурного подразделения) или специально уполномоченноелицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полнорешен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупнойорганизации подразделением или группой контроля, входящей в службудокументационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации –секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контрольисполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов» [3, 13].
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющегоконтроль) являются:
- отслеживание ходаи фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов,имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
- обобщениесведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения,доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
- выработкапредложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины[7, 68].
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнениемдокументов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службыДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительныхдокументов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого изсотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля заисполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколькопоследовательных этапов:
- постановкудокументов на контроль;
- проверкусвоевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительнуюпроверку и регулирование хода исполнения;
- снятие документовс контроля;
- учет и обобщениерезультатов контроля исполнения документов [8, 95].
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль,совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организациидокументов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте,или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, егоимеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящиедокументы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль послерассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретныйсрок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем полепроставляется отметка о контроле (реквизит 19)[2]. Такая же отметкапроставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль,после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). Приэтом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный законтроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретногоисполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляетсяпредварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых,как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственностьза правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнемслучае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут бытьпосвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю.Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения одокументах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должныбыть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкциипо делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установившийконтроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроляоформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит28) [2].
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактическоговыполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения исообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если впредставленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных порученийи материалы не возвращены на доработку. 7Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием дляснятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная службаустанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуетзаданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продлениясроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должныучитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило,сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно ипредставляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорениюисполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованиюорганизации контроля и управления в целом [8, 101]. www.termika.ru/dou/enc/razd3/od10.html — 1#1 1.2 Формы контроля за исполнением документов
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнениемдокументов:
- ручная сроковаякартотека (или контрольно-справочная картотека);
- автоматизированнаясистема контроля исполнения документов [7. 83].
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако внастоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковойкартотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки икартотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями.Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В нихрасставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокамисполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа,на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточкина документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последнихчислах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам новогомесяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным срокомисполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленныйсрок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, чтона какой день должно быть исполнено.
При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник,ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на заданиятекущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которыхистекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительныйконтроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опроспо телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится наоборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
/>
лицевая сторона
/>
оборотная сторона
Рисунок 1 — Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточкавынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как онасодержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнениядокумента). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается ииспользуется при необходимости в других справочных картотеках.
В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контрольза исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров испециализированного программного обеспечения, позволяющего автоматическиполучать всевозможные сводки и отчеты.
Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствуетв каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления(АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронногодокументооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов«ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В даннойсистеме на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнениедокумента в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюциявыделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольныхдокументов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяютсяконтролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяетавтоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполненииконтрольных документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматическиотправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базетрадиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно,с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся.Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении»,«На контроле» и др.
С полным описанием функциональных возможностей системы «ДЕЛО-Предприятие»можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.
1.3 Виды контроля исполнения документов
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документамиих движение и использование необходимо контролировать для того, чтобыобеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаиневыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системыуправления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в нейинформации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документамиоперациях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий иконтроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется дляпроцессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками,устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий можетэффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован всистеме управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.
Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когдадокумент выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системыдля уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроляместонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи ихмежду работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возвратадокументов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видяконтроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль заисполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, кконтролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения,или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременноеи качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получитьаналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений иотдельных исполнителей [7, 94]. 1.4 Регламентация контроля исполнения документов винструкции по ДОУ
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроляисполнения документов в организации, является инструкция подокументационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило,находят отражение следующие вопросы:
- кемосуществляется контроль исполнения документов в организации;
- какие документыставятся на контроль;
- этапы контроляисполнения документов;
- сроки исполнениядокументов;
- формирование ииспользование массива данных, необходимых для контроля;
- отражение данныхо контроле в регистрационно-контрольных формах;
- ведение контроляисполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнениядокументов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
- основные этапыработы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближениисрока исполнения и др.);
- обобщение ианализ данных о результатах контроля исполнения документов;
- информированиеруководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине[5, 102].
От того, насколько детально и полно будет описана система контроляисполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и еерезультаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.
Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнениядокументов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводствув федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультурыот 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнениядокументов.
На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений иконтроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашлиотражение в следующих документах:
- РегламентПравительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФот 01.06.2004 № 260);
- Типовой регламентвзаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержденпостановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);
- Типовой регламентвнутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержденпостановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).
Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполненияпоручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что жекасается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентахне нашел отражения.
Задача данной работы– рассмотреть как организационные вопросы, так ивопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов,осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за срокамиисполнения документов, основными задачами контроля исполнения документовявляются:
- отслеживание ходаисполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих ивнутренних документов, а также устных распоряжений руководства;
- обобщение данныхо ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений доруководства учреждения;
- выработкапредложений об улучшении организации работы с документами в учреждении иповышении исполнительской дисциплины.
Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контрольисполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции. 1.5 Сроки исполнения документов
На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующиеисполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут бытьтиповыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовымиактами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен винструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может бытьизменен.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документаили резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документаможет только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнениедокумента или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация –автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своейкомпетенцией.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- внутренних – сдаты подписания (утверждения) документа;
- поступивших издругих организаций – с даты их поступления;
- обращенийграждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.
В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступившихиз вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписанияили утверждения документа.
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документаприходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднеерабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюцииисходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может бытьизменен руководителем организации только в сторону его сокращения.
В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа.В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающийсо сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличиватьсрок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организациюс опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока,недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документпоступил не из вышестоящей организации.
В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлитьсрок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, котороеэтот срок установило. Продление срока исполнения документа должно бытьобосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют правотолько вышестоящие органы или организация – автор документа.
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки ихисполнения. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения» дается следующее определение: «Срок исполнения документа – этосрок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительнымдокументом или резолюцией».
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа,установленный нормативно-правовым актом.
Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемыхдокументов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всегогосударства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации)устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установленызаконодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах,ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутреннейорганизации федеральных органов исполнительной власти, утвержденнымпостановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452,определены следующие типовые сроки:
- порученияПрезидента Российской Федерации, Председателя Правительства и ЗаместителяПредседателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно»(или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;
- указанияПрезидента Российской Федерации, Председателя Правительства и ЗаместителяПредседателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневныйсрок исполнения поручения;
- если срокисполнения в поручении Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежитисполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
- запросы,поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации изправоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительнойвласти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30дней;
- обращения гражданрассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней сдаты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращенияможет быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительнойвласти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя иуказанием причин продления.
Говоря о типовых сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроковисполнения зафиксировано в приложении 10 Государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:
- письмапредприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;
- протоколразногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в20-дневный срок и т.д.
Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установленытиповые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативныхактах. После их включения в табель форм документов или инструкцию поделопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудниковорганизации.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа,установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документаили резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этотсрок отличается от установленного руководством организации или авторомдокумента или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания(утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты ихпоступления.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя вследующем порядке:
- типовые сроки –принятием нового акта;
- индивидуальные –руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет правотолько вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора[7, 104].
2 Этапы контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
- постановкадокументов на контроль;
- проверкасвоевременности доведения документов до исполнителей;
- предварительнаяпроверка и регулирование хода исполнения;
- снятие документас контроля;
- направлениеисполненного документа в дело;
- учет, обобщение ианализ результатов контроля исполнения документов;
- информированиеруководства о ходе и результатах исполнения документов [8, 134]. 2.1 Постановка документов на контроль
При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справаделается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включаютв эту отметку указание срока исполнения.
На контроль ставятся только зарегистрированные документы.
Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированнойинформационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel),используемых одновременно для регистрации и контроля, илирегистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочнуюкартотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе(журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая инеэффективная.
Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму(базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный переченьтаких данных приведен в приложении А.
При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этомслучае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – дляструктурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будетвестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службеДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, вподразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии ворганизации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всегонаправлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарюподразделения (для контроля).
Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен переченьсведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждаяорганизация может разработать собственную РКК. Пример РКК приведен в приложенииБ.
Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемыймассив» и «Исполненные документы».
В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-йдень месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срокисполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяцакарточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой ихисполнения.
Для контроля за инициативными исходящими документами, на которыеожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можноприменять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейкуконтрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка(когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок полученияответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять попредполагаемым датам получения ответа.
Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнениядокументов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, какдокумент исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироватьсяпо любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: покорреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др. [9, 121]. 2.2 Проверка своевременности доведения документов доисполнителей
При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документвовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента егопостановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, чтодокумент передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получениидокумента на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этогоработник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям,направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляростается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписьюисполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый разделконтрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронногофайла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка вслужбу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будетозначать, что исполнитель получил документ [12, 193].
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинникдокумента направляется ответственному исполнителю, остальные исполнителиполучают копии документа.
В подведомственную организацию вместе с документом на исполнениепересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточкивозвращается с указанием даты и содержания исполнения. Экземпляр РККпредставлен в приложении В.
В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ходисполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполненияслужба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа.Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (рисунок.2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.
ООО «Прогресс»
Служба ДОУ
Напоминание
Ответственному исполнителю Рябцеву Н.Н.
Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.
Срок исполнения документа – 26.11.2007.
В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21). 23.11.2007
Рисунок 2 — Напоминание в виде письменного сообщения
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнениядокументов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):
- заданияпоследующих лет – не реже одного раза в год;
- заданияпоследующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
- задания текущегомесяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольнойформе.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнительне позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшемурезолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлениисрока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа.В противном случае документ будет считаться неисполненным [7,123].
Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо илиучреждение, которое этот срок установило.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственныйисполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений врегистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).
Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи икорреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, тосведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся врегистрационно-контрольную форму. проверка своевременности доведения документовдо исполнителей [8, 138]. 2.3 Снятие документа с контроля
После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документапроставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:
- краткие сведенияоб исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
- отметку «В дело»;
- номер дела, вкотором будет храниться документ;
- дату;
- подписьисполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнендокумент.
В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении,подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документапереставляется во второй раздел картотеки.
Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполненияне соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку безпродления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписанруководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решаетруководитель, установивший срок исполнения документа, или руководительорганизации [12, 94]. 2.4 Направление исполненного документа в дело
Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкойоб исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (оторганизации или физического лица), входящий документ и документ-ответпомещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.
Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатахисполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года.Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и вкаждое структурное подразделение.
Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и срокахвыполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель –руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.
Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок,отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации вцелом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д.
Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываютсяруководителем службы ДОУ организации [7, 201]. 2.5 Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнениядокументов
Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках,представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплиныпо подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документамируководству необходимы сводки, в которых указываются:
- общее количестводокументов на исполнении;
- количествоисполненных документов в срок (%);
- количество неисполненныхдокументов или исполненных с превышением срока (%);
- причины задержекисполнения документов.
На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительскойдисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культурыработы с документами [8, 73].
3Анализ организации контроля исполнения документов на примере ОАО «ОранжерейнскиеДеликатесы» 3.1 Краткая характеристика ОАО «Оранжерейнские Деликатесы»
ОАО «Оранжерейнские Деликатесы», (Астраханская область, Икрянинскийрайон, поселок Оранжереи, ул. Кирова 29, ИНН 3004005189), зарегистрирован набазе бывшего Оранжереинского комбината, который в свою очередь был создан намощностях рыбных промыслов существовавших с XIX века.
За период с 2004 по 2006 год ОАО «Оранжереинские Деликатесы» занималосьпроизводством и реализацией следующих видов продукции: вяленые лещ и вобла,сельдь соленая, рыба мороженая, филе рыбы частиковых пород, икра частиковая,балычные изделия.
Фирменное наименование предприятия: Открытое акционерное общество «ОранжереинскиеДеликатесы».
Место нахождения предприятия и почтовый адрес: 416352, Астраханскаяобласть, Икрянинский район, поселок Оранжереи, ул. Кирова 29.
ОАО «Оранжереинские Деликатесы» имеет линейную структуру управления, котораяобразуется в результате построения аппарата управления только из взаимно подчиненныхорганов в виде иерархической лестницы. Каждый работник предприятия подчинентолько одному руководителю и следовательно, связан с вышестоящим органом черезнего. В данной структуре разделения системы управления на составные частиосуществляются по производственному признаку с учетом степени концентрации испециализации производства, а также технологических особенностей.
Во главе ОАО «Оранжереинские Деликатесы» стоит генеральный директор. Он решаетсамостоятельно все вопросы деятельности компании, без особой на то доверенностидействует от имени компании, представляет ее интересы во всех отечественныхпредприятиях, фирмах и организациях. Он также распоряжается в пределахпредоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по наймуработников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всемиработниками предприятия.
Организационная структура предприятия представлена на рисунке 3.
/>
Рисунок 3 — Организационная схема управления предприятием
3.2 Анализ и проблемы организации контроля исполнениядокументов
В наше время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизниобщества актуален вопрос автоматизации документооборота в любых подразделениях.В программе информатизации каждого из них в качестве одной из основных целейуказано создание информационной системы, обеспечивающей формирование иинтеграцию ресурсов, необходимых для управления социально-экономическимипроцессами. В результате реализации программы должна быть создана эффективнаяинформационная система, обеспечивающая возможность принятия оптимальныхуправленческих решений на всех уровнях, позволяющая повысить качество иоперативность реализации принимаемых решений.
Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с темиили иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимоуправление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания досписания в архив.
В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общихпроблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:
- большоеколичество документов;
- большоеколичество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);
- сложные схемысогласования документов;
- территориальнаяраспределенность подразделений;
- отсутствиеинформации об исполнении в реальном времени;
- поиск документовв рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.
Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции(закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляютежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпускпродукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактическиеданные и сравнивает с плановыми.
Недостаток этой системы — неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрати финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычнофактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит,что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячнойдавности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может бытьпредоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневнаясводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения ивыписки поступают в финансовый отдел ежедневно).
Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспеченияруководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах.Создание такой системы — важная задача службы контроллинга: руководители должныполучать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимонавести порядок в информационных потоках предприятия.
Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителей предприятияоперативной информацией обусловлена недостатками организации информационныхпотоков. Среди типичных недостатков системы информационных потоков российскихпредприятий следует назвать:
- дублированиепредоставляемой информации;
- отсутствиерелевантной (существенной) информации;
- отсутствиеоднозначного распределения ответственности за документы;
- несвоевременностьпредоставления информации;
- информация можетне доходить до адресата;
- после полученияинформации могут потребоваться уточнения.
Важной задачей предприятия становится совершенствование системы информационныхпотоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачиинформации.
Система информационных потоков предприятия должна органично встраиватьсяв общую систему информационных потоков предприятия, иначе произойдет отторжениесотрудниками предприятия навязанной им схемы.
Необходим анализ функционирования существующей на предприятии системы информационныхпотоков на наличие «узких мест», лишних звеньев (для этого у организации должныбыть необходимые полномочия). Внедрение системы информационных потоков приводитк перестройке и оптимизации системы информационных потоков — всегоэкономического документооборота предприятия.
Информация, которая собирается для обработки и анализа, должна отвечатьследующим требованиям:
- своевременности,т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда ещеимеет смысл ее анализировать;
- достоверности;
- релевантности,т.е. информация должна помогать принимать решения;
- полезности(эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ееполучение);
- полноте, т.е. недолжно быть упущений;
- понятности, т.е.информация не должна требовать «расшифровки»;
- регулярностипоступления.
Система контроллинга решает свои задачи и в области автоматизации напредприятии. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрамзатрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты цехов (филиалов,складов, магазинов) сразу требуют автоматизировать их труд, так как для нихработа в системе контроллинга — дополнительная нагрузка даже в том случае, еслисбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информациясобирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать ипредоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будетуспевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируетсяобработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчетзаработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговуюработу.
Для создания системы информационных потоков необходимо:
- определитьструктуру информации, которую необходимо предоставлять;
- проанализироватьсуществующий на предприятии документооборот;
- разработать новуюсистему документооборота.
Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов и видовзатрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).
В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллингаизучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленностьи интенсивность документооборота на предприятии.
Цель анализа информационных потоков — выявление точек дублирования,избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.
Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализаинформационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построенияграфиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенныеправила их составления и условные обозначения отдельных элементов.
Каждый информационный поток — единичное перемещение информации — имеетследующие признаки:
- документ (на чемфизически содержится информация);
- проблематику (ккакой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбытупродукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию ит.д.);
- исполнителя(человека, который эту информацию передает);
- периодичность(частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).
На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:
- на уровнепредприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е.информация передается между цехами и службами предприятия;
- на уровне цеха(подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места,т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.
Пример графика информационных потоков приведен на рисунке 4.
/>
Рисунок 4 — Информационные потоки в бухгалтерии предприятия
К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационныхсвязей на предприятии или в подразделении (таблица 1).
Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток— большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, ноименно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика.Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связимежду отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-тоопределенной рабочей задачи. Составление таких графиков связано с теориейреинжиниринга бизнес-процессов. (Бизнес-процесс — это последовательность работ,направленных на решение одной из задач предприятия, например,материально-технического снабжения, планирования. Реинжиниринг бизнес-процессовзанимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целейпредприятия.)
Таблица 1 — Описание информационных связей предприятия№ и вид документа
Периодич-
ность (раз
в месяц) Исполнитель Получатель Закупка и расходование материалов 1. Товарно-транспортные накладные 200 ОМТС, транспортно-упаковочный цех 1-й бухгалтер по материалам 2. Счета-фактуры 150 Поставщики 1-й бухгалтер по материалам 3. Приходные ордера на запчасти 30 Склад № 1 2-й бухгалтер по материалам 4. Накладные по запчастям 40 Склад № 2 2-й бухгалтер по материалам 5. Лимитно-заборные карты 30 Склад вспомогательных материалов 2-й бухгалтер по материалам 6. Журнал-ордер № 6, журнал-ордер № 10 1 1, 2-й бухгалтеры по материалам Заместитель главного бухгалтера Закупка и расходование ГСМ 7. Требования по ГСМ 100 Склад № 1 2-й бухгалтер по материалам Покупка ОС 8. Приходные ордера на ОС 5 Склады № 1,2 Бухгалтер по ОС 9. Акт о ликвидации ОС 5 Цеха завода Бухгалтер по ОС Начисление заработной платы 10. Табели 180 Цеха завода 1-й расчетчик 220 2-й расчетчик Реализация продукции 11. Счета на предоплату 40 Крупные потребители 1-й бухгалтер по материалам 12. Приходные ордера 120 Мелкие потребители Кассир 13. Приходные ордера 120 Кассир Заместитель главного бухгалтера 14. Акт о взаимозачете 10 Экономист по взаимозачетам (фин. отдел) Заместитель главного бухгалтера Работа с подотчетными лицами и материально-ответственными лицами 15. Договоры с материально-ответственными лицами 30 Материально-ответств. лица 2-й бухгалтер по материалам 16. Расходные ордера, авансовые отчеты 30 Подотчетные лица Кассир Определение затрат и закрытие месяца 17. Материальные ведомости 1 1, 2-й бухгалтеры по материалам Бухгалтер по учету затрат 18. Амортизационная ведомость 1 Бухгалтер по ОС Бухгалтер по учету затрат 19. Своды по зарплате 1 1-й расчетчик Бухгалтер по учету затрат 20. Ведомость по затратам 1 Бухгалтер по учету затрат Заместитель главного бухгалтера 21. Сведение баланса и определение финансового результата 1 Заместитель главного бухгалтера Главный бухгалтер
/>
Рисунок 5 — График бизнес-процесса материально-технического снабжения
Фрагмент графика бизнес-процесса материально-технического снабжения напредприятии представлен на рисунке 5. 3.3 Предложения по совершенствованию организация контроляисполнения документов на предприятии
Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшиесети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально нерешают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.
Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютерына рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведенияо работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматическисобираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии иистории документооборота организации.
Для организации такой работы с использованием сети организацииразрабатываются специальные программы, называемые обычно системамиавтоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболеепродвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так иорганизовать перемещение по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов,охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление.Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурногоподразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должнаохватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу сдокументами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственногоперсонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностьюорганизации в реальном масштабе времени.
АРМ специалиста — это рабочее место, оснащенное средствамивычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальнымисредствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) иобеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистомсвоих профессиональных функций.
Привыборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования,предъявляемые к АРМ:
- возможностьфункционировать в рамках автоматизированной системы;
- круглосуточнаяработа;
- работа в реальноммасштабе времени;
- обеспечениетребований ко времени реакции системы;
- регистрация всейинформации, циркулирующей в системе;
- хранение данных осостоянии устройств системы;
- возможность выдачиинформации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективнуюработу оператора АРМ;
- обеспечениевысокой надежности технических средств АРМ;
Представленныевыше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающеготребованиям АРМ.
Следовательно,для автоматизированной системы управления информационными процессами, с цельюавтоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать техническиесредства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ.
Представленнаяв курсовом проекте автоматизированная система управления представляет собойкомплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработкеинформации.
В соответствии с требованиями, предъявляемыми к АРМ, выбираемперсональные компьютеры.
Представленнаяавтоматизированная система управления представляет собой комплекс средствавтоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.
Структурнаясхема КСА представлена на рисунке 6.
/>
Рисунок6 — Структурная схема КСА
Наструктурной схеме обозначены следующие устройства (компоненты КСА):
/> Сетевой кабель. Соединяет трирабочих места и сервер с HUB.
/> Городская телефонная линия.
/> Соединение сетевого принтера ссервером.
/> Высокоскоростное подключение к сетиИнтернет. Позволяет вовремя и быстро получать нужную информацию, а так жепользоваться электронной почтой, не используя подключения по модему, тем самымне занимая телефонной линии.
/> Подключение к удалённой сети другихподразделений.
/> — Рабочее место.
/> - Сервер.Содержит все необходимые для работы БД, а так же осуществляет доступ к ним, какс рабочего места, так с другими подразделениями или организациями. Помимо этогоимеет подключение к Интернет по выделенной линии, обеспечивая тем самым доступработников отдела сбыта в Интернет без использования модема.
/> — HUB.Устройство, позволяющее объединить в сеть группу пользователей. В нашем случае,3 рабочих места и сервер.
/>/> — Принтер.Подключён к серверу и является доступным для использования со всех 3-х рабочихмест отдела сбыта.
— Сканер. Находится на третьем рабочем месте.
/> — Факс. В целяхэкономии, находится лишь на первом рабочем месте. Подключён к городскойтелефонной линии.
/> — Телефон. Подключёнк городской телефонной линии. Находится на втором рабочем месте.
При внедрении выше описанной автоматизированной информационной системызначительно повысится производительность труда и качество документов, так какзначительную часть работы специалистов отдела сбыта занимает составление иподготовка документов по складскому учету, которые осуществляются вручную.
На данный момент среди методов, направленных на совершенствованиедокументирования, выделяются две группы: совершенствование технологиидокументооборота и сокращение объема документооборота [8, 46].
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении:создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карттехнологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составлениеоперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота,относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочениядокументационной нагрузки во времени с целью более равномерного еераспределения.
Сокращение объема документооборота связывается с регламентациейдокументирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализациейдокументации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкойунифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументныхсвязей.
Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их возникновения.Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация какотдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике этовыражается в создании различных систем документации, строго устанавливающихсостав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. Приунификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, несоответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификацииорганизационно-распорядительной документации количество применяемых формсократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках такжеспособствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных формзакрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеетнормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, кодпо ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование,виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годоваяпотребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, датапредставления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятсясоответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачахучреждения [9, 38].
Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов итем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовойпотребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.
Другое направление сокращения документооборота — повышение качествасамого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможностиповышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются вследующем:
— уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенноэто положение относится к распорядительным документам приказам, решениям, гдеконстатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведениемдокументов вышестоящей организации либо чем-то вроде краткого отчета илиперечисления фактов);
— исключение из служебной переписки персональных обращений изаключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.
Качество документа включает в себя и требование к изложению содержания:применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок,реальность сроков исполнения. Так, например, стандарты на ОРД установилиструктуру текстов некоторых документов. Особенно характерен в этом отношении«акт» как документная форма. Известна, например, шаблонная формулаакта: «мы, нижеподписавшиеся… комиссия в составе… образованнаяприказом… в присутствии… составили настоящий акт о том, что мыдействительно ...» и т.д. Мало сказать, что такой текст неграмотен, он ещеи тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, теперь она состоит из трехчастей: основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текстлегко составляется, читается и воспринимается. Применение таких формдокументов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные,упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем.
Следующее направление сокращения документооборота — уменьшение физическогоразмера документа. При переписке необходимо применять стандартные бланки, которыеэкономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланкиформата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представленияо престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п.Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текстанеобходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст начеткие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключениясловесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера идолговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, чтопозволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. При подготовкеоперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль.Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. Вэтом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе нарегистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующуюинформацию. Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращениидокументооборота. Основное — удобство работы и ликвидация излишних документов.Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения,содержать достаточно места для размещения нужной информации [9, 89].
Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективныхинформационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составупечатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личныхделах, в бухгалтерии. Причина такого «тиража» — создать возможностьобнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетныедела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути жеэто удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенныйдокументооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимостьдублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемыхдокументов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципырациональной организации регистрации и поиска документов предусматриваютпостроение информационных систем на базе полной регистрации документов,однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построениипоисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базеданных каждого специалиста [9, 93].
В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественногоили несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в делесокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службудокументации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля,ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем большепоручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренныхдокументов, и наоборот.
Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшиесети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально нерешают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютерына рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случаесведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях,могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базуданных о состоянии и истории документооборота организации. Для организациитакой работы с использованием сети организации разрабатываются специальныепрограммы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства идокументооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют какотслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети иработу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных собработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляетсяуправление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурногоподразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должнаохватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу сдокументами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственногоперсонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностьюорганизации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является насегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, которыйсекретарь ведет на персональном компьютере [7, 94].
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполненииполя «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа.Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле— специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль». Это привлекает вниманиеисполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контрольпроставляется на поле документа, на уровне заголовка.
При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (внебольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего днявызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают списокдокументов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата)» истекает сегодня.При соответствующих настройках программы список может автоматическираспечатываться в начале рабочего дня.
В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителюо документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютерисполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Специальные программы позволяют выводить на экран список документов, исполнениекоторых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легкопозволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям итаким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержкиисполнения документов, программу можно увязать с премированием сотрудников. Прииспользовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент можетвыдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще непросмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видамдокументов. Соответствующие аналитические справки могут чески составлятьсякомпьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложитьопределенный перечень типовых справок (отчетов, создаваемых в автоматическомрежиме). Это могут быть: справка (отчет) об отправленных документах (списокотправленных документов или количественные данные); справка (отчет) опоступивших (входящих) документах (список или количественные данные); справка(отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадииисполнения (полный список или количественные данные); справка (отчет) околичестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный иликоличественно); справка (отчет) о движении документов (используемых дляфиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); справка (отчет) онеисполненных входящих документах (списочный или количественно); справка(отчет) о неисполненных исходящих документах, (списочный или количественно);справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программывыбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаютсяначальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится наэкран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления ивывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностьюавтоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчетыс заданной периодичностью.
Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращениеколичества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производстводокументов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект [7, 28].
Главное условие сокращения объёмов упорядочение документообразования. Основнымего методом является унификация как отдельных групп документов, так и всейсистемы документационного обеспечения. На практике это выражается в созданиисистем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применениюформ и регламент пользования ими.
Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышениекачества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации.Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, долженсодержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения иопределить реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению,часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками,когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательнорешён вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широкоиспользовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.Имея задачу сокращения расходов ресурсов, в том числе экономию труда работниковаппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст засчёт значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей ипреамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращенийи выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулыв решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседаниюпо данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).[6, 82]
Реальным методом сокращения объёмов документации является такжепостроение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровыйприказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами,личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственногоотделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист,которому может понадобится этот документ, предпочитает хранить его у себя, а неначинать ненадёжный, а главное длительный поиск. В результате объёмы документовзначительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системыпозволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютерови возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своёмрабочим столе по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может бытьзаменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данномслучае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устноеобстоятельство, обещание, высказанную оценку. Особенно важен личный примерруководителя любого ранга, демонстрирующего умение держать слово и выполнять устныеобещания, восстановление традиции крепости «честного купеческого слова», заимствованиемеждународных традиций и обычаев высокого доверия к документу.
Уменьшение физического размера документов — существенная сторонасокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами,которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек.Например, среди руководителей бытует мнение, что «наверх» нельзя послатьдокумент на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов и сполем подшивки 2 см менее «солиден», чем с продольным расположением, и можеткак бы унизить автора, и т.п. Согласно современным правилам размер бланкадолжен зависеть только от размера текста, а не от степени уважения к адресату.Объём текста может сокращаться за счёт применения стандартных правилмашинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%.0бъёмные документысправочного характера и долговременного использования целесообразноизготавливают с заменяемыми страницами, что позволит внести значительнуюэкономию средств при их переработке. При подготовке документов оперативногохарактера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах,писать ответы на самом запросе, принимать резолюцию в качестве управленческогорешения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшатьинформационный шум в текстах документов и т.п. Как отмечалось ранее,документооборот совершенствуется путём рационализации и сокращения количестваприменяемых форм документов: организации их скорейшей доставке; введениепрактики предварительного рассмотрения документов и распределения их поисполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операцийи переписки данных; применение средств механизации и компьютерных технологий навсех этапах движения документов.
Важное современное средство совершенствование документооборота — компьютеризация операций составления и обработки документов: техническиесредства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которыепозволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение иэксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующийконвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом, в тоже время без сканера введение в базу данных полнотекстовых документов слишкомтрудоёмко. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерныхтехнологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схемедвижения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменениепотоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализациюс помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системеуправления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е.документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особеннона машинных носителях [12, 78].
Заключение
Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоитв обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решениявопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль засроками исполнения задания.
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающимиинститутами представительной, исполнительной, судебной властей, производства,науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценнымюридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных,конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работыс документами. Для упрочения российской государственности рациональноеуправление документацией может послужить одной из важных опорных точекукрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, егоэффективность в значительной степени базируется на производстве и потребленииинформации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсомпроизводства, важным элементом социальной и политической жизни общества.Качество информации определяет качество управления, поскольку информацияпронизывает все органы управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационнуюформу и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информациялежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением,обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работыаппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностныхлиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организацияработы с документами является координирующим центром конкретного структурногоподразделения, что на практике означает полную осведомленность оместонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки,подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимодля оперативного выполнения срочного задания руководства определеннымдолжностным лицам закрепленного подразделения.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационныхтехнологиях и о защите информации»
2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003
3. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтоженияпечатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации»
5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е,перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005
6. Документы и делопроизводство: Справочноепособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т.Лихачев. — М.: Экономика, 2005
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство(Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2004
8. Ларин М.В. Управление документацией ворганизациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 — №2.
9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа»,2003.
10. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В.Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ приГосударственной налоговой инспекции по г. Москве, 2004
11. Составление и оформление служебныхдокументов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организацийи государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО«Бизнес-школа «Интел-синтез», 2003
12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство:Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. —М.: ПРИОР, 2003
13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТР 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов». — М.: Дело, 2003
14. http://www.termika.ru
ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение А
Минимальный перечень сведений о документе1. Автор (корреспондент) Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. 2. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа. 3. Дата документа Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа. 4. Регистрационный номер документа Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. 5. Дата поступления Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). 6. Регистрационный номер поступления Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). 7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. 8. Резолюция Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. 9. Срок исполнения Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. 10. Отметка об исполнении документа Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. 11. Номер дела Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.
Приложение Б
СВОДКА
об исполнении документов по состоянию на_____________________________
Наименование
подразделения Документы на контроле Из них Всего
Поступило
в предыдущем
месяце Исполненные в срок Исполняемые в срок С продленным сроком исполнения Не исполненные в срок 1 2 3 4 5 6 7
Приложение В
СВОДКА
документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)
по состоянию на _____________________________
Вид,
№ и дата документа
Кроткое
содержание документа
Срок
исполнения Фамилия исполнителя
Причины неисполнения
в срок Состояние исполнения Когда будет исполнено 1 2 3 4 5 6 7
Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.