РЕФЕРАТ
на тему «Внемашинноеинформационное обеспечение маркетинга»
1.Структурные единицы информации
ВнемашинноеИО включает показатели, необходимые для решения маркетинговых задач, ихобъемно-временные характеристики и информационные связи; различныеклассификаторы и коды; унифицированную систему маркетинговой документации дляотражения показателей; формы вывода результатов обработки.
Информационноеобеспечение маркетинга тесно связано с технологией автоматизированной обработкии программным обеспечением.
Автоматизированныеинформационные системы, предусматривающие использование персональных машин,ориентированных на конечного пользователя, несколько меняют сложившиеся подходык проектированию внемашинного ИО. Персональные компьютеры заставляютпересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в сферемаркетинговой деятельности. Применение ПЭВМ предусматривает участие маркетологав процессе решения задачи на машине, значительно расширяет при этом кругинформационных работ. Появляется возможность: формирования машиной всевозможныхсборников, докладов, справочников, календарей; оформления и тиражированиярезультатов обработки; подготовки текстового материала, включая машинописныеработы; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемовинформации в памяти машины в достаточно компактной форме. Значительное влияниена организацию информационной технологии оказывает рыночная экономика.
Структурныеединицы маркетинговой информации определяют составные единицы информации, ихлогическую структуру и способы перехода от одних единиц к другим.Структуризация данных (входных, выходных, условно-постоянных) необходима для ихпредставления в памяти ЭВМ, размещения на машинных носителях, передачиинформации и др. Объектом рассмотрения для пользователя является маркетинговаяинформация, отражающая ход выполнения цикла «заказ – изготовление – отгрузка – оплата»,который возникает в ходе производственно-хозяйственной деятельности фирмы.Маркетинговая информация отражается в числовом виде через систему натуральных истоимостных показателей. Автоматизация обработки информации в АИС требует ееструктуризации и описания отдельных совокупностей.
Выделяютпростые и сложные информационные совокупности. Простые не поддаются дроблению,сложные образуются сочетанием различных элементов. Неделимая информационнаясовокупность называется реквизитом. Сложные элементы представляют собойсочетание предыдущих и называются составными элементами информации.
Выделяютсяследующие информационные совокупности: реквизит, показатель, документ, массив,информационный поток, информационная подсистема, информационная система.
Минимальнойинформационной единицей являются реквизиты, отражающие отдельные свойстваобъекта. Они состоят из сочетания цифр или букв, имеющих смысловое содержание,и не поддаются дальнейшему делению.
Различают двавида реквизитов: реквизиты-признаки, показывающие качественные свойстваотражаемых сущностей, и реквизиты-основания, характеризующие объект, процесс,явление с количественной стороны.
В качествереквизитов-признаков выступают, например, наименование предприятия, его код,номер документа, номер счета, дата. Над реквизитами-признаками выполняютсятолько логические операции (например, сортировки).
Креквизитам-основаниям можно отнести количество, сумму, расценки и различныепроизводственные величины, над которыми выполняются арифметические операции.
Каждыйреквизит имеет форму и содержание. Форма – это наименование реквизита, например«наименование продукции», «количество». Содержание отражает конкретное значениереквизита. Одному наименованию могут соответствовать несколько значений.Например: наименование продукции – чугун, сталь (одно наименование – двазначения); количество – 200, 190, 90 (одно значение).
В АИСвыделение реквизита необходимо для определения объемов информации, организацииее ввода в машину, формирования базы данных. Однако отдельные реквизиты, неимея экономического смысла, не позволяют полностью выявить характермаркетинговой деятельности. Поэтому реквизиты объединяются в совокупность болеевысокого уровня. Сочетание одного реквизита-основания и относящихся к немуреквизитов-признаков образует показатель. Например, информационная совокупность«кабель 450 м» состоит из одного основания – 450 и двух признаков – «кабель»и «м». Показатель является минимальной совокупностью, достаточной дляобразования документа.
Документы,характеризующие маркетинговую деятельность, содержат, как правило, большоеколичество показателей. При организации базы данных показатели служат основнойединицей информации, заложенной в ее структуру.
Совокупностьпоказателей документа образует информационное сообщение (запись). Группаоднородных документов, объединенных по определенному признаку, представляетсобой массив (файл) – основную структурную единицу при автоматизированнойобработке данных. Файл – это место, где фактически хранится информация,совокупность всех записей, включающих различные реквизиты.
Файл являетсяосновной единицей при компьютерной обработке. Обычно в решении маркетинговойзадачи участвуют несколько файлов. Совокупность информационных файлов,образуемых при решении конкретной маркетинговой задачи, представляет собойследующую структурную единицу информации – информационный поток.
Принадлежностьинформации к какому-либо блоку управления маркетингом выделяет более высокуюструктуру – информационную подсистему. Например, на предприятии можно выделитьтакие информационные подсистемы, как бухгалтерский учет, финансоваядеятельность, материально-техническое снабжение, сбыт и др.
Структурнаяединица высшего уровня – информационная система – соотносится с каким-либоэкономическим объектом (предприятием, фирмой, банком, биржей и т.д.).
2.Классификаторы маркетинговой информации
Решениемаркетинговых задач заканчивается составлением на ЭВМ графиков, сводок, таблиц,ведомостей, в которых информация сгруппирована по ключевымреквизитам-признакам. Группировка данных осуществляется на основе системклассификации и кодирования, позволяющих представить информацию в форме, удобнойдля ввода и обработки с помощью вычислительной техники. Маркетинговаяинформация фиксируется в документах в виде цифр и букв (показателей).
Автоматизациямаркетинговых операций требует приведения всего множества показателей в единуюцелостную систему, установления их содержательного и терминологическогоединства (однозначности), а также четких взаимодействий между ними.Количественно-суммовые основания показателей имеют цифровое выражение, апризнаки – буквенно-цифровое. К признакам можно отнести, например, названиеучреждения (подразделения), фамилию работающего, код операции и т.д., которыене всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту информациюудобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальныхсредств формализованного описания маркетинговой информации. Эти средствавключают классификаторы (государственные, отраслевые, межотраслевые,региональные, локальные), входящие в Единую систему классификации и кодирования(ЕСКК).
Систематизациямаркетинговой информации вызывает необходимость применения следующих видовклассификаторов:
общегосударственныеклассификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиесяедиными для всей страны (например, ОК промышленной и сельскохозяйственнойпродукции – ОКП; ОК отраслей народного хозяйства – ОКОНХ; система обозначенийорганов государственного управления – СООГУ; система обозначенийадминистративно-территориальных объектов – СОАТО; ОК профессий и услуг; ОКработ и услуг; ОК единиц измерений, система классификации форм собственности – СКФСи др.);
отраслевые,единые для какой-то отрасли деятельности (как правило, разрабатываются втиповых проектах автоматизированной обработки);
локальныеклассификаторы, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия,банка, фирмы (коды табельных номеров, подразделений, банковских счетов и др.).Приобретают особое значение в автоматизированных информационных системах.
Приклассификации информации сначала выявляются номенклатуры, подлежащиекодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются длясоставления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полныйперечень всех позиций, подлежащих кодированию. Соблюдается логическаязависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Например, прикодировании территорий районы располагаются по областям. Такой зафиксированныйна бумажном или другом носителе упорядоченный список однородных наименований,состоящий из отдельных строк – позиций, называется номенклатурой, В каждой номенклатурепредусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появленияновых объектов. Таким образом, классификация – это упорядочение элементовмножества на подмножества на основании анализа признаков и выявлениязависимостей внутри признаков.
Заклассификацией выполняется кодирование – процесс присвоения условногообозначения различным позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объектасимволом или группой символов по определенным правилам, установленным системойкодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными или смешанными. При машиннойобработке предпочтение отдается кодам в цифровой форме как наиболее удобной длямашинной группировки.
В результатеприсвоения кодовых обозначений каждой позиции номенклатуры формируется классификатор– систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.
Классификаторыоформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовкидокументов к машинной обработке. Коды проставляются вручную в соответствии синструкцией в специально отведенные в документе места, в зоны, где размещаютсяпостоянные и переменные признаки документа. При наличии АИС предусматриваетсяхранение всех классификаторов на машинных носителях в банке данных в качествесловарного фонда или условно-постоянной информации.
К кодампредъявляется ряд требований. Они должны: 1) охватывать все номенклатуры,подлежащие кодированию; 2) быть едиными для разных задач внутри одногоэкономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны бытьедиными для задач сбыта и материально-технического снабжения); 3) отличатьсястабильностью; 4) иметь резерв свободных номеров (но не излишний, ибо это можетпривести к увеличению значности кода); 5) иметь минимальную длину кодовогообозначения; 6) иметь одинаковую значность кодов данной номенклатуры для всехпозиций.
Часто к кодамдобавляют контрольный разряд (через тире к основному коду), которыйобеспечивает автоматическое нахождение ошибки машиной при неверном проставленииэкономистом какой-либо цифры в коде или при перестановке цифр.
Кодыобеспечивают группировку информации в машине, подведение итогов по всемгруппировочным признакам и их печать в сводных таблицах. Они находят применениепри выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборкаинформации, а также значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.
Информациякодируется по определенной системе – совокупности правил, определяющихпостроение кода. В настоящее время применяется несколько систем кодирования,среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная,позиционная и комбинированная. Выбор системы кодирования зависит от количествавыделяемых признаков в номенклатуре, числа позиций в каждом признаке и степениустойчивости номенклатуры.
При построениипорядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку,без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера безрезерва. Коды системы малозначны, просты, однако в них учтен только младшийпризнак, что исключает получение итогов по старшим признакам. Другой недостатоксистемы – отсутствие резервных позиций. Порядковая система используется прикодировании устойчивых однопризначных номенклатур.
Серийнаясистема напоминает порядковую, но ею можно закодировать двух- и болеепризначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатурприсваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младшихпризнаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная системапредусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Она удобнадля обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины содержатся числовыезначения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечиваетполучение сводных итогов по всем группировочным признакам.
Припозиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводитсяодин или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждыйпризнак кодируется отдельно начиная с 1, 01, 001 и т.д. – в зависимости отзначности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМвсех необходимых итогов. Комбинированная система так же, как и позиционная,предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. При этом каждыйпризнак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной илипозиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется прирешении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получениевсех необходимых итогов.
В условияхбыстро возрастающего применения компьютерной техники во всех отрасляхдеятельности трудно преуменьшить роль штрихового кодирования в повышенииэффективности производства, торговли, транспорта, банковского дела. В западныхстранах практически вся торговля основана на штриховых кодах, которые наносятсяна 99% всех производимых товаров. При его отсутствии торговля не принимаеттовар от производителя либо делает это с большой скидкой (30–40% и более).Такие действия объясняются тем, что штриховое кодирование товаров экономическиоправдано, когда охватывает не менее 85% товаров. По сути дела штриховой код – способвведения информации в ЭВМ, с помощью которого объект можно быстро «узнать» ипередать информацию о нем в компьютер. Рассмотрим коротко, как это происходит вторговле.
Торговоепредприятие получает по электронным каналам от поставщика информацию о товаре(его размер, вес, цвет и т.д.). Сообщается также код. На складе при помощилазерного считывателя происходит учет товаров по их параметрам и количеству.Подобному электронному учету подвергаются товары при их поступлении в магазин ипри продаже. Все это выполняется ЭВМ мгновенно. Появляется возможностьпрактически одномоментно следить за состоянием спроса, потребительскимипредпочтениями, динамикой и изменениями структуры наличия товаров.
Магазин посвоему усмотрению может сокращать до минимума текущие затраты на реализациютоваров при соблюдении их необходимого ассортимента, своевременно пополнятьтовары. В условиях дефицитного рынка ни торговля, ни производство в России небыли заинтересованы в системах кодирования – это для них лишь дополнительныехлопоты и денежные траты. Но с точки зрения перспектив применение таких системнеизбежно и технологически не просто оправдано, но очень выгодно. А если иметьв виду экспортную деятельность российских производителей, то применениештрихового кодирования уже в настоящее время стало насущной необходимостью,одним из основных условий их коммерческого успеха на внешних рынках.
В 1977 г.создана Европейская ассоциация пользователей системы идентификации товаров(ЕАМ), объединяющая пользователей систем штрихового кодирования товаров. Еечленом является и РФ. Каждой стране предоставляется свой номер (у России – 460и 469) и 13-значный код. В марте 1991 г. в РФ была создана ассоциацияЮНИСКАН, специализирующаяся в области автоматической идентификации. Российскоепредприятие имеет возможность, зарегистрировавшись в ассоциации, приобрестииндивидуальный код (присвоение кода в 1991 г. стоило 300 долл.). Этоозначает, что практически в любой стране будет известно, что товар изготовлен вРоссии таким-то конкретным заводом. Изделие становится «легальным», оно входитв Мировую информационную систему, что помимо иных преимуществ резко снижаетриск пиратских подделок или нарушений прав промышленного собственника.
Штриховой кодсочетает в себе последовательность темных и светлых полос разной ширины.Сведения о товаре несут относительные размеры ширины этих полос и их сочетания.Определенная совокупность штрихов (темные полосы) и пробелов (светлые полосы) –это знак (символ), а соединение ряда знаков образует код товара.
Существуюттри особенности применения машиночитаемых документов со штриховыми кодами:
Считывание,контроль и декодирование кода осуществляются с помощью микропроцессорныхустройств, для чего необходимо внедрение специализированных техническихсредств.
Обязательнымявляется наличие ПЭВМ, куда заранее записываются стандартизированныехарактеристики товара для последующего сопоставления их с кодом товара, а такжеиспользования в качестве условно-постоянных данных при решении конкретных задачсбыта.
Автоматическоесчитывание данных со штрихового кода или ярлыка проходит практически безискажения и не требует особых навыков в работе, поэтому может выполнятьсякассиром-операционистом или продавцом-кассиром.
3.Технология подготовки и оформление маркетинговой документации
внемашинныйпрограммный информация маркетинговый
Основнымносителем информации при автоматизированной обработке является документ, т.е.утвержденной формы носитель информации, имеющий юридическую силу. Под документомпонимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированноеручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющееюридическую силу.
Развитиесистем автоматизированной обработки информации, предусматривающих обмен данными,потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной дляотражения экономической информации. Унификация документации проведена вгосударственном масштабе. Определены требования к унифицированной системедокументации (УСД), включающей комплекс взаимосвязанных документов, отвечающихединым правилам и требованиям построения.
В состав УСДвходит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская,расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код всоответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации(ОКУД). Различают входные и выходные документы. Входная документация содержитпервичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления;заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документациявключает сводно-группировочные данные, полученные в результатеавтоматизированной обработки; изготовляется, главным образом, на печатающихустройствах машины.
Принятыесистемы документации регулируются едиными нормативными актами, правилами иинструкциями. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множестваэкономических показателей в определенную систему с целью установлениятерминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями.Например, структура системы показателей маркетинга документируется в различныхподразделениях предприятия.
По рядудокументов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков.Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная формапостроения; приспособленность к автоматизированной обработке; минимизацияпоказателей, исключение дублирования; включение всех необходимых для целейуправления маркетингом показателей.
Требования кунифицированной документации заключаются в следующем. Документы должны иметьстандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трехчастей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовочнаячасть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта: наименование,учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего); характеристикудокумента (индекс, код по ОКУД); наименование документа; зона для проставлениякодов постоянных для документа реквизитов – признаков.
Оформляющаячасть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильностьего составления, а также дату заполнения.
При внедренииавтоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходеобследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов,применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, атакже возможность замены действующих документов унифицированными. Если такаявозможность не представляется, то разрабатываются формы новых первичныхдокументов, т.е. действующие документы заменяются новыми, приспособленными кавтоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машиннойобработке совместно с экономистами-пользователями.
Взаголовочной части отражается в основном текстовая информация, которуюнеобходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверхудокумента выделяется рамка для проставления кодов, построенная по зональнойформе. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной – типографскимспособом впечатано название признака, в другой – от руки проставляют его коды(основном коды тех группировочных признаков, по которым составляется сводка).
Содержательнаячасть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаютсяколичественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены влевой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, спостоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строкии графы документа имеют подсказы.
Разработкаформ первичных документов осуществляется в такой последовательности:
уточняетсясостав реквизитов, включаемых в документ. Состав реквизитов должен отвечатьцелям управления;
выделяютсяреквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по тремзонам:
1-я зона – постоянныепризнаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодовпостоянных признаков;
2-я зона – переменныепризнаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;
3-я зона – количественно-суммовыеоснования, размещаемые в таблице справа.
В некоторыедокументы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последнейграфе (строке) или в конце документа. Они получаются путем арифметическогоподсчета данных строки, графы или документа. Реального экономическогосодержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля вводаинформации в машину.
Реквизиты,подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобствазаполнения документа и ввода данных в ПЭВМ путем набора на клавиатуре. Изложенныетребования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.
Припроектировании маркетинговых первичных документов в основном соблюдаютсятребования, предъявляемые к унифицированной системе документации.
Некоторыерасчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколькоиное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков(дебет, кредит) расположены в них в содержательной части документа. Этообусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такоерасположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.
Приразработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющийпорядок построения и расположения реквизитов. Затем утвержденные формыдокументов тиражируются и внедряются при переводе экономической задачи наавтоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связанс дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины.Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информациипредусматривает два способа ввода данных в машину.
Первый способобеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительныйперенос информации с документа на магнитные диски. Этот способ, как правило,применялся при централизованной обработке информации на вычислительном центре.
Второй способ– применение ПЭВМ не требует наличия специальных устройств подготовки данных.Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набораданных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информациина машинные носители (магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации спервичных документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированнымсхемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данныхпервичного документа на машинном носителе.
Проектированиемакета с использованием персональных компьютеров имеет свои особенности.Составленный при этом макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможнаорганизация двух форм макета ввода информации с использованием дисплея. Первыйвариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точнойкопии первичного документа.
В этом случаеданные документа вводятся в отраженный макет с клавиатуры. Одновременноосуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, ихсоответствие допустимым величинам, логический и арифметический контрольреквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записина экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежаткорректировке.
Первыйвариант применяется обычно тогда, когда при обработке задачи применяется одинвид первичного документа. В большинстве случаев при решении экономических задачиспользуются несколько первичных документов. В этом случае проектируетсяунифицированный макет, позволяющий осуществить ввод с различных документов,имеющих одинаковый состав реквизитов.
Встречаютсяварианты построения макета, когда на экране дисплея вводимые реквизитыотражаются по форме видеограммы.
Ввод данныхна экран по такому макету ведется с первичного документа построчно.Одновременно осуществляется контроль вводимой информации. Возможностьпроектирования форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПЭВМ,позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающейформирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимостиизготавливаться на ее печатающем устройстве. Машинный документ в таком случаевыполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так какподписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями,обеспечивающими ограниченный доступ к машине.
Составлениеформ ввода намного осложняется при организации многоуровневыхавтоматизированных рабочих мест (АРМ). Определяющим моментом в этой ситуацииявляется установление начального места ввода данных первичных документов исостава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией междуразличными уровнями АРМ.
На нижнемуровне АРМ предусматриваются регистрация хозяйственных операций в момент ихосуществления и оформление стандартизованного сообщения для передачи на другойучасток АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообщения выполняетсядвумя способами: с использованием магнитных дискет и по каналам связи. Второйспособ может быть реализован только при наличии технических средств передачиданных и организации вычислительной сети. В пункте приема информацияподвергается формальной логической проверке; при обнаружении ошибокавтоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщениепомещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. Послеуточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другиеучастки АРМ.
Например, приучете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ-склада,АРМ-бухгалтера материального учета, АРМ-сводного учета, АРМ-работникаматериально-технического снабжения, АРМ-работника финансового отдела.
АРМ-складаобеспечивает формирование первичных входных массивов по приходу и расходуматериалов одновременно с совершением хозяйственных операций по поступлению иотпуску материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета,где автоматически выводятся новые остатки по каждому номенклатурному номеру.Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками поматериалам и выдается сообщение на АРМ материально-технического снабжения.
При учететруда и заработной платы АРМ-расчетчика организует обмен информацией сАРМ-отдела кадров, АРМ-табельщика, АРМ-нормировщика.
Различныеформы организации ввода информации в ПЭВМ имеют большие преимущества передтрадиционными формами, предусматривающими использование машинных носителей; приэтом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и контроль машинныхносителей, достигающие 90% времени всего машинного решения экономической задачина ЭВМ. Программные и технические средства позволяют ускорить процессформирования первичных документов путем использования стандартных заголовков,текста, автоматизации включения постоянной информации.
Результатомобработки экономических задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы,сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут бытьпредставлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а такжена машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают формывывода на экран дисплея в виде таблиц, а также графические изображения. Выводсводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используется вавтоматизированной информационной технологии при передаче данных на другиеуровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также дляархивации данных.
Важнейшимвидом вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажныеносители, получаемые на печатающих устройствах.
Прииспользовании типовых проектных решений автоматизированной обработки изучаетсявозможность получения типовых, ранее разработанных сводок. Производитсяпривязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок,необходимых данной организации, составление которых не предусмотрено типовымпроектом. В случае составления индивидуального проекта разрабатываются всевыходные документы.
К выходнымсводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в нихпоказателей должен быть достаточным для целей управления. Особое вниманиеуделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводкидолжны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе назапрос. Машина должна изготовлять готовые для пользования таблицы: печататьтитульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. Всоответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всехтаблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПЭВМготовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использованияна любом уровне управления.
4.Информационные потоки в маркетинге
Информационныйпоток – направленное стабильное движение в пространстве и времени оформленных ввиде документов сведений от источников информации к ее получателю. Направлениепотока определяется функциональными связями между элементами объекта суказанием наименования «отправителя» и «получателя» информации. Синтаксическийаспект позволяет установить важнейшие параметры информационных потоков, вскрытьотношения между элементами. Семантический анализ предусматривает изучениеинформационного потока с точки зрения смысла, который несут отдельныесообщения. Прагматический анализ предполагает изучение информации с точкизрения ее полезности для целей управления.
Изучениеинформационных потоков с позиций семантики предусматривает определениенаправления и периодичности потоков, их структуры, интенсивности, используемыхпри этом носителей информации, а также взаимосвязей с другими информационнымипотоками. При изучении информационных потоков особое внимание уделяетсявопросам дублирования информации разными подразделениями, применению техническихсредств. Устанавливается коэффициент использования информации и степень еесоответствия ходу выполнения производственного процесса, а также возможностиприменения информации для целей оперативного управления. Для изучения структурыпотока выделяют единицу потока: документы, показатели, реквизиты.
Материальноевоплощение информационного потока может быть в виде документов, машинныхносителей и электрических сигналов, передаваемых по каналам связи.Информационные потоки подразделяются на периодические, разовые и передаваемые вреальном масштабе времени. Существуют различные способы передачи информационныхпотоков: при помощи курьера, почты, каналов связи. При передаче по линиям связииспользуются телеграфные и телефонные каналы связи. Организация вычислительныхсетей и многоуровневых АРМ, предусматривающих использование каналов связи,позволяет автоматизировать процесс движения информационных потоков,организовать «электронную» почту.
Болееглубокое изучение информационных потоков связано с введением ряда понятий,исчислением некоторых коэффициентов, позволяющих правильно обосновать выборвычислительных ресурсов для обработки экономических задач. Например, вводитсяпонятие интенсивности потока, которая характеризуется числом единиц информации,поступающей в единицу времени. При правильном выборе временного интерваланаблюдения – единицы времени – интенсивность потока достаточно точнохарактеризует поток и дает возможность выявить его «пиковую» нагрузку дляопределения мощности вычислительных ресурсов. В качестве «пиковой» нагрузкивыбирается величина максимальной интенсивности (день, час). На основании этихданных рассчитывается загрузка ПЭВМ между различными звеньями АРМ.
Отношениесредней интенсивности входящего потока к средней интенсивности исходящего потокаопределяется коэффициентом агрегирования информации. Изучение информационныхпотоков включает также определение различных количественных характеристик,таких, как количество документов, показателей, граф, строк, букв, символов.Большое значение при изучении информационных потоков придается правильнойорганизации документооборота – последовательности прохождения документа отмомента выполнения первой записи до сдачи его в архив.
Документооборотвыявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическаязадача обрабатывается на основании определенного количества первичныхдокументов, проходящих различные стадии обработки: движение документа дообработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа дообработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходевыполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различныхподразделениях экономического объекта. В процессе его составления могутучаствовать различные исполнители во многих подразделениях. Этим и объясняетсясложность документооборота. Обычно здесь преобладает ручной способ формированиядокумента, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении.Зачастую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют своисхемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах,излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Всеэто усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.
Функциюдокументооборота маркетинга на предприятии выполняет система коммуникаций.
Системамаркетинговых коммуникаций – это целенаправленное и комплексное воздействие навнешнюю и внутреннюю среду предприятия для достижения основных стратегическихцелей решения оперативных задач. Поскольку основная стратегическая цель – выживаниев условиях конкурентного рынка за счет увеличения реализации произведенныхтоваров и платных услуг, система маркетинговых коммуникаций органически связаначерез документооборот с решением сложных задач постоянного формирования спросана новую продукцию и стимулирования сбыта (продаж) уже освоенной производствомтоварной массы. В свою очередь, формирование спроса и стимулирование сбытазависят не только от рекламы в различных ее формах и видах, но и от товарной,ценовой и сбытовой политики предприятия, грамотного взаимодействия с различнымипартнерами (предприятия, организации, банки, биржи и т.п.), которые всовокупности представляют собой всех участников рыночных отношений.
Обычнокоммуникационное обеспечение управления производством и сбытом недооценивается,когда речь идет о функциях маркетинга: коммуникационная система частопредставлена только в виде каналов для передачи рекламных посланий и другойинформации, направленной на потребителя, на сообщение потребителю сведений отоваре.
Такоетолкование коммуникативной задачи маркетинга и самого коммуникационногообеспечения является ограниченным, особенно на этапе конкурентной борьбы навнутреннем и внешнем рынках. Очень важными становятся, например, потокиинформации по связи с общественностью, направленные на повышение престижафирмы, социально-этического содержания ее деятельности.
Многиекрупные предприятия для решения этих задач создают специальные структурныеподразделения (отделы, бюро, службы). В их обязанности входит поддержаниеконтактов с общественностью, рынками, покупателями, правительственнымиорганами, прессой и т.п.
Коммуникационноеобеспечение предприятия должно не только содействовать оперативной и строгоадресной отправке соответствующих обращений и использованию наиболееэффективных каналов, но и отвечать за точные формулировки и однозначноетолкование этих обращений теми, кому они адресованы.
Информационнаясистема предприятия (фирмы) в рамках своей основной деятельности по сборуинформации, поступающей из внешней среды, должна особенно внимательнообрабатывать и систематизировать те сигналы, которые инициируются воздействиемпредприятия на внешнюю среду. Эта своеобразная обратная связь должна датьоднозначный ответ об удаче или, напротив, неудаче рекламной кампании, политикицен, модернизации (модификации) изделий и других мероприятий по стимулированиюсбыта. Очевидно, что наиболее объективные показатели управляющих воздействийпредприятия на внешнюю среду – рост или падение продаж, увеличение илиуменьшение прибыли, расширение или сужение рынков сбыта и т.п. Живая связьмежду информационной и коммуникационной системами должна обеспечиватьруководство предприятия объективными данными об эффективности затрат напроведение различных мероприятий по формированию спроса и стимулированию сбыта,товарной и ценовой политики, всего арсенала активных методов воздействия науправляемые факторы внешней среды.
Документооборотмаркетинговой системы коммуникаций осуществляет модификацию управляемых фактороввнешней {среды таким образом, чтобы они создавали благоприятные условия дляхозяйственной деятельности предприятия. Последнее, будучи сторонойзаинтересованной, занимает в системе маркетинговых коммуникаций активнуюпозицию и инициирует различные потоки обращений, направленные на целевыеконтактные группы (аудитории), с целью изменить их поведение, позиции,поступки, действия в пользу предприятия, его хозяйственной, коммерческой иобщественной деятельности.
Переченьконтактных целевых групп и задач целевого воздействия предприятия на эти группыпрактически неисчерпаем. В каждой конкретной рыночной ситуации могут возникнутьсовершенно новые контактные аудитории, требующие определенного целевоговоздействия со стороны предприятия для получения положительного эффекта врамках его хозяйственной и коммерческой деятельности.
Списоклитературы
1. Титоренко Г.А. Автоматизированныеинформационные технологии в экономике. М.: ЮНИТИ, 2008.
2. Быкова Е.В., Стоянова Е.С. Финансовоеискусство коммерции. М.: Перспектива, 2009.
3. Тихомиров В.П., Хорошилов А.В. Введениев информационный выбор. М.: Финансы и статистика, 2009.
4. Ковальков В.П. Эффективныетехнологии в маркетинге. Спб.: Экономическое образование, 2008.
5. Глазьев В.П. Операционныетехнологии межбанковского финансового рынка. М.: ЮНИТИ, 2009.