Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом

Реферат

По предмету: Управление персоналом

На тему: ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

2009 г.

Содержание

Введение

1. Цели информационно-аналитического обеспечения управления персоналом

2. Функции кадровой информации

3. Проблема информационного обеспечения управления государственной службой

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Для эффективного управления персоналом важно наладить качественное информационно-аналитическое сопровождение работы с людьми в организации. Такое сопровождение, как показывает практика, важно и для коммерческих организаций, и для аппарата государственных органов. Мониторинг внутриорганизационных кадровых процессов сочетается с оценкой ситуации на рынке труда, анализом развития человеческого потенциала региона, страны. Интеллектуальное сопровождение управления персоналом опытным кадровиком и руководителем позволяет избежать серьезных проблем и кризисов.

1. Цели информационно-аналитического обеспечения управления персоналом

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом представляет собой совокупность организационных, методических и интеллектуальных видов деятельности по сбору, систематизации, анализу, хранению и использованию сведений о работающих или готовящихся к поступлению на работу сотрудниках, а также оценку кадровых процессов в отрасли и на региональном рынке труда.

Цель информационно-аналитического обеспечения управления персоналом - в создании достоверного знания о кадровых процессах в организации, о потребностях организации в работниках соответствующей квалификации, о путях преодоления кадровых кризисов, таких, как недостаток персонала или, напротив, его избыток в моменты реорганизации или перепрофилирования, о методах обеспечения служебного роста работников.

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом - неотъемлемая часть всех кадровых технологий, поскольку подготовка информации о работниках, анализ этой информации позволяют правильно оценивать людей, наиболее полно использовать человеческие ресурсы организации.

Для проведения в интересах управления персоналом информационно-аналитической работы необходимо решить нескольких взаимосвязанных задач:

- вести статистический учет кадров;

- установить и соблюдать порядок предоставления персональной информации, ведения личных дел;

- внедрять и использовать электронные системы обработки данных, такие, например, как система «Кадры»;

- организовать с привлечением специалистов научное изучение данных о персонале;

- установить и соблюдать регулярность в проведении анализа

данных о персонале организации;

- доводить до сведения руководителей организации результаты такого анализа.

В информационно-аналитическом сопровождении управления персоналом важна организационная сторона дела. В крупных кадровых службах выделяются в отдельные подразделения специалисты, занимающиеся этой работой. В небольших - такую деятельность ведут либо на постоянной основе штатные кадровики, либо периодически приглашаемые эксперты, в том числе и кадровые аудиторы.

Информационно-аналитическая работа в интересах управления персоналом особенно нужна на отдельных стадиях развития организации: при ее расширении и росте, при реорганизации и перепрофилировании, т.е. в те моменты, когда решения по персоналу становятся ключом к успешному преодолению противоречий. Однако, как показывает практика, анализ состава работников и в периоды стабилизации внутриорганизационной жизни также необходим: зачастую новые, подспудно развивающиеся тенденции трудно оценить и даже заметить без специально проведенного исследования.

2. Функции кадровой информации

Для организации информационного сопровождения управления персоналом важно определить функции информации о персонале. Главной ее функцией является уведомительная, когда полученные сведения накапливаются в том объеме, виде и качестве, какие необходимы для объективного представления личности работника, всего коллектива работников.

Познавательная функция отражает отдельные, специально выделенные в карьере или биографии человека стороны его деятельности, когда в соответствии с задачей планирования работы с персоналом или проектирования должностей ввиду новых целей, стоящих перед организацией, идет поиск кандидатов на выдвижение или замещение должностей по их квалификационным и иным данным.

Важна также реконструктивная функция информации в работе с персоналом: сведения о людях позволяют соотносить стоящие перед организацией цели и задачи с потенциалом занятых сотрудников, дают возможность определить направления дальнейшей работы с персоналом по повышению его квалификации и т.д.

Информационная деятельность должна вестись непрерывно, в режиме мониторинга. Устаревшие, необновленные данные о служащих теряют свою ценность. Только наличие актуальных сведений позволяет вести анализ кадровой информации и контролировать деятельность служб по управлению персоналом, организации в целом. Анализ этой информации не может осуществляться без профессиональной архивации документальных материалов о работниках.

Актуализация информации предусматривает постоянный обмен сведениями с внешними организациями для того, чтобы получать данные о состоянии кадровой работы в той предметной сфере, где действует организация, о современных требованиях к персоналу, о конъюнктуре на рынке труда.

Кроме того, сбор и обработка персональных данных должны осуществляться добросовестным и законным способом. Соблюдение законодательства в сфере работы с персональными данными -- основа всей информационно-аналитической деятельности при управлении персоналом. Информация о персонале собирается по заранее определенным критериям, на базе сведений, переданных работником добровольно. Статистическая оценка персонала должна быть обезличенной, характеризовать работников как целое, без идентификации отдельных тенденций с теми или иными конкретными людьми в организации.

Цель обработки персональных данных должна соответствовать полномочиям и компетенции того, кто ведет такую обработку. То есть при работе с персональными данными необходим режим конфиденциальности, обработка персональных данных для статистических, научных и иных аналогичных целей допустима при соблюдении гарантий по обеспечению прав субъектов персональных данных на неприкосновенность частной жизни.

Общим требованием при осуществлении трудовых отношений стало соответствие объема и характера обрабатываемых персональных данных, а также способа их обработки целям, ради которых эта обработка проводится. То есть, готовится ежегодный отчет о развитии персонала организации, то необходимо брать данные на всех работников без исключения; эти данные следует, однако, представлять в виде простых статистических распределений по отдельным позициям отчета, таким, как средний возраст работников, уровень их квалификации и т.д. Если же конечным результатом должен стать анализ персонала отдельного подразделения, то берутся данные этого подразделения, соотносятся с общими сведениями по организации только для отражения особенностей развития совокупности работников.

Персональные данные не должны быть избыточными для достижения целей обработки. Помимо того что дополнительные сведения способны затруднять проведение анализа, это может явиться и нарушением законодательства, в частности Трудового кодекса, которым установлено, что данные собираются только в пределах, необходимых для трудовых отношений.

В Федеральном законе «О персональных данных» (ст. 5) предусмотрено, что обработка персональных данных должна вестись с соблюдением следующих принципов:

1) законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;

2) соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;

3) соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям их обработки;

4) достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при их сборе;

5) недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных.

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

Подобные требования содержатся в Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609:

а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативно-правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

3. Проблема информационного обеспечения управления государственной службой

В соответствии с Федеральными законами «О системе государственной службы Российской Федерации» и «О государственной гражданской службе Российской Федерации» должна быть создана система управления административной властью в стране.

В основе любой системы управления, в том числе управления государственной службой, лежит информация. Это предполагает создание соответствующего банка данных, содержащих сведения о процессах, протекающих в аппарате органов государственной власти, и государственных служащих.

Информационное обеспечение работы с персоналом в структурах государственной и муниципальной службы предусматривает соблюдение отвечающего современным стандартам и принятым правовым нормам баланса между необходимостью запрашиваемых у гражданина сведений при поступлении на службу или ее прохождении и достаточностью этих сведении для управления персоналом в интересах полноценного осуществления функций органов власти и самоуправления.

В настоящее время каждое ведомство самостоятельно и независимо от других ведет учет своих служащих, собирает и анализирует персональную информацию. Опыт создания банка данных в нашей стране сводится, по существу, к формированию и функционированию института номенклатуры партийно-государственных кадров в советское время. Современной системы сбора, анализа, использования информации о государственных служащих в масштабе всей страны нет. Более того, разрозненность баз данных в системе государства фактически закрепил Федеральный закон «О персональных данных». Его ст. 13 посвящена особенностям обработки персональных данных в государственных или муниципальных информационных системах персональных данных. В ней говорится: «Государственные органы, муниципальные органы создают в пределах своих полномочий, установленных в соответствии с федеральными законами, государственные или муниципальные информационные системы персональных данных». Закон закрепил, что особенности учета персональных данных в государственных и муниципальных информационных системах персональных данных должны быть установлены специальными федеральными законами.

Поэтому продуктивно исследование и зарубежных подходов к проблеме, с тем чтобы использовать наиболее адекватные отечественной практике методы работы с персональными данными людей в системе государства.

Опыт создания больших банков данных учета государственных служащих в 90-х гг. XX в. был описан в российской литературе. Так, в книге В.Е. Завьялова, А.В. Петрова и М.М. Тихомирова подробно рассмотрен пример создания и использования Центральной картотеки данных учета государственных служащих в США. Эта автоматизированная информационная система содержит личные дела основной части работников федеральной гражданской службы. Главным назначением системы является обеспечение необходимыми сведениями Комиссии государственной гражданской службы, других центральных управленческих организаций, Конгресса и Белого дома для проведения кадровой политики. В то же время в систему не вносятся данные о тех, кто работает в Центральном разведывательном управлении, Разведывательном управлении Министерства обороны, Управлении национальной безопасности и др.

Министерства и ведомства предоставляют в Центральную картотеку учета государственных служащих три типа информации:

- перечень сведений о каждом сотруднике по состоянию на конец отчетного периода, который может являться концом месяца или окончанием квартала финансового года;

- изменения в сведениях о персонале, произошедшие в течение отчетного периода;

- код организационной структуры и его расшифровку - коды, названия и положение организаций в структуре министерства или ведомства по состоянию на конец квартала финансового года.

Как пишут авторы, на основе этих данных формируются четыре основные базы данных:

- статус, т.е. индивидуальная информация о служебном положении каждого действительного сотрудника по состоянию на конец отчетного периода;

- динамика, т.е. перечень всех видов деятельности персонала, осуществляемых в течение определенного периода;

- хронология, т.е. учет отдельных данных об определенных видах деятельности, выбранных из общего объема информации, например сведения о перемещениях сотрудников; на их основе создается база данных, расположенных в хронологической последовательности и охватывающих продолжительный период, что позволяет анализировать тенденций, происходящие в среде работников;

- код организационной структуры и его расшифровка, благодаря которым устанавливается положение организации в структуре министерства или ведомства по состоянию на конец квартала финансового года.

В российском законодательстве пока закреплена практика децентрализации баз данных о государственных служащих - эти сведения концентрируются в аппарате органов власти. Между тем уже одно то, что действует централизованная база данных Пенсионного фонда, предопределяет изменение государственной политики в этой сфере -- ведь все служащие, в том числе и «силовики», обязаны предоставлять сведения в Фонд, в противном случае они в будущем останутся без пенсии. И это значит, что учет сведений о тех, кто занят в системе государства, должен либо полностью быть совмещенным с иными информационными системами, либо, напротив, обособиться для использования только органами власти.

Важен правовой режим такого хранилища сведений. В Германии, например, все государством созданные базы данных имеют жесткий правовой режим формирования и использования содержащейся там персональной информации. Такие базы, как сведения о правонарушителях; сведения о владельцах автомобилей; сведения об иностранцах, пребывавших на территории страны долее трех месяцев, и другие имеют соответствующие специальные законы, которые регламентируют работу с базами. К такой работе законом отнесены: набор запрашиваемых сведений, с тем, чтобы он не был избыточным и в то же время давал достаточную для целей государства информацию; вид и способ изменения данных; вид и срок хранения данных; список ответственных должностных лиц, обязанных обеспечивать сохранность базы; меры ответственности должностных лиц, обязанных обеспечивать сохранность базы в случае несанкционированной утечки информации.

В российском Законе «О персональных данных» осуществление всех действий с персональными данными возложено на оператора. Он ответствен за обеспечение безопасности, сохранности базы данных. Контроль и надзор за обработкой персональных данных должен вести, в соответствии с актом, уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных. Между тем в законе не сказано, что это за уполномоченный орган и когда он должен быть создан.

Это не снимает риска чрезмерной концентрации и формализации работы с кадрами. Специалисты обоснованно подчеркивают опасность существования «информационно-бюрократической машины», формирования «всепроникающего контроля» в системе государства.

Заключение

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом имеет два аспекта: внутренний и внешний.

К внутреннему относится то, что с точки зрения права информационно-аналитическое обеспечение предусматривает накопление, систематизацию, использование персональных данных, другие виды операций с кадровой информацией только в рамках действующего законодательства.

С точки зрения политики эта работа предполагает, что объем и характер запрашиваемых у гражданина сведений при вступлении организации с ним в отношения найма не превысят необходимого максимума.

С организационной точки зрения предполагается, что информационно-аналитическая работа унифицирована, т.е. есть общий подход и к самому перечню запрашиваемых у человека сведений при поступлении на работу, и к способу их получения.

К внешнему аспекту информационно-аналитического обеспечения управления персоналом относится комплекс мероприятий по оповещению общественности о принципах и практике работы со служащими в федеральных органах власти, в органах власти субъектов Федерации, в органах местного самоуправления.

В целом информационно-аналитическое обеспечение работы с людьми в сфере труда имеет принципиальное значение для повышения профессионализма работников, укрепления деловых должностных отношений, нравственности и порядка.

Список используемой литературы

1. Управление персоналом: Учебник. Изд. 2-е, доп. и перераб. /Под общ. ред. А.И. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 608 с.

2. Информационно-аналитические средства в организационном управлении: Сборник статей /Под общ. ред. А.Н. Данчула; отв. ред. Ю.Г. Федулов. М., 2005.

3. Кузнецов В.А. Информационно-аналитическое обеспечение государственного и муниципального управления в Дальневосточном федеральном округе: Монография /Дальневосточная академия государственной службы. Хабаровск, 2005.

4. Курносов Ю.В. Аналитика: Методология, технология и организация информационно-аналитической работы. М., 2004.

5. Сайгашев В.П., Тиунова Г.В., Махначева Т.О. Формирование информационно-аналитической базы банковского надзора //Деньги и кредит. 2006. № 4. С. 27-30.