--PAGE_BREAK--
4.Расчет штата работников информационно-консультационной службы
4.1. Краткая характеристика Советского района г. Челябинска
Советский район – один из административных районов города. Образован 10 сентября 1937 года. Советский район расположен в юго-западной части города и граничит с Ленинским, Центральным, Тракторозаводским районами.
В подчинении администрации Советского района находятся администрации поселков Новосинеглазово, Федоровка, Смолино.
Площадь района составляет 77 км2, численность населения – 140,1тыс. человек (25% от численности населения г.Челябинска). На территории района расположено несколько тысяч предприятий различных форм собственности, из них 30 крупных и средних предприятий машиностроения, лесной и деревообрабатывающей, легкой и пищевой промышленности (Управление Южно-Уральской железной дороги, завод им.Колющенко, «Трубодеталь», АМЗ, «Южуралкондитер», винодельческий комбинат и др.), а так же 142 организации и учреждений социальной сферы ( — 11 ВУЗов, среди них – УралГАФК, ЧГАКИ, танковый институт, Челябинский институт Московского Государственного Университета коммерции и др.; — 6 средних специальных учебных заведений, среди них – колледж промавтоматики, индустриальный, экономический и др.; — 6 профессиональных училищ; — 22 общеобразовательной школы; — 1 интернат; — 1 центр развития творчества, — 1 детский дом; — 40 дошкольных учреждений, — 4 школы искусств; — 20 библиотек; — 5 домов культуры и клубов; — 1 краеведческий музей; -1 Музей декоративно-прикладного искусства Урала; — 4 театра, из них: театр драмы, театр юных зрителей, Новый Художественный театр, «Манекен»; — 2 стадиона; — 1 лыжная база; — 3 водных станции; — 13 больниц, поликлиник и диспансеров) и др.
Жилищный фонд района составляет 2, 54 млн.м2.
Советский район – самый транспортный район, в нем находятся западные и южные автомобильные «ворота» города. В районе начинаются автодорожные тракты – Уфимский и Троицкий, по которому проходит «Меридиан».[7, c.792]
4.2. Методика расчета затрат в информационно-консультационной службе в АПК
Консультационныеуслуги, оказываемые консультантам ИКС, прежде всего, различаются по форме общения. От формы предстоящего ответа зависит оперативность работы консультанта. Для разработки нормативов времени принята следующая классификационная форма общения с учетом коэффициента дифференциации (К1) (таб.3).
Таблица №3- Классификация форм общения
№ п/п
Формы общения
с учетом коэффициента дифференциации (К1)
1
Ответ по каналам телефонной связи — а
1,0
2
Ответ при личной встрече — б
1,1
3
Письменный ответ — в
1,2
4
Ответ по факс-модемной связи — г
1,3
Перечень услуг ИКС можно разделить на ряд типовых процедур, которые осуществляют консультанты различных групп.
Согласно должностным обязанностям для всех категорий консультантов выделяются следующие признаки подготовки ответов на вопросы клиентов (таб. 4), различающихся по степени сложности (К2).
Таблица № 4- Признаки классификации услуг, оказываемых консультантам
№ п/п
Виды услуг
К2
1
Подготовка ответов, не требующих привлечения дополнительной информации и формируемых на основе личных знаний консультантов. Формы общения: а, б, в, г.
1,0
2
Подготовка ответов, требующих привлечения дополнительной информации из собственной картотеки ИКС. Формы общения: а, б, в, г.
1,3
3
Подготовка ответов, требующих привлечения дополнительной информации из источников вне системы ИКС. Формы общения: а, б, в, г.
1,6
4
Подготовка ответов, требующих дополнительных консультаций, изучения проблемы, экспертной оценки результатов. Формы общения: б, в, г.
До 1,9
5
Подготовка ответов, требующих проведения специальных исследований, взысканий, проведения опытов на Олях и фермах. Формы общения: в.
До 30,0
Перечень приведенных признаков подготовки ответов охватывает не весь диапазон возникающих ситуаций, а так же не учитывает систематизацию консультационных услуг, которые охватывает ИКС. С учетом систематизации (отнесение проблемы к определенному виду по признакам принадлежности) время на подготовку ответов может быть скорректировано с помощью коэффициента К3 (таб.5) .
Таблица № 5 –Систематизация оказываемых услуг
№ п/п
Признаки принадлежности
К1
1
Социальные: проблемы сельских жителей в части семейных отношений, здоровья, отдыха, пенсий и т.п.
1,0
2
Юридические: правовые и трудовые взаимоотношения, судебные процедуры, разрешение споров по кредиторской и дебиторской задолженности.
1,1
3
Мониторинговые: сбыт с/х продукции, материально-техническое снабжение, совершенствование рыночных отношений и др.
1,2
4
Технические: механизация трудоемких процессов в с/х производстве.
1,3
5
Технологические: обновление технологических процессов в растениеводстве и животноводстве.
1,4
6
Экологические: борьба с сорняками, защита растений и животных от вредителей и болезней, защита окружающей среды и др.
1,5
7
Экономические: бизнес-планирование, анализ хозяйственной деятельности предприятий, окупаемость инвестиций и др.
1,6
8
Финансовые: финансы, кредиты, налоги, бухгалтерский учет и отчетность.
1,7
9
Организационные: организация предприятий, реорганизация, реформирование, банкротство, разработка стратегии развития производства, реализация инновационных проектов.
1,8
В подготовке ответов принимают участие различные группы консультантов на всех уровнях функционировали службы. Более сложные запросы передают для подготовки на более высокий уровень. Предлагается привлечениевнештатных консультантов, специалистов-практиков с учетом квалификации вводится поправочный коэффициент К4 – коэффициент должностной направленности.
Таблица № 6 –Классификация консультантов по иерархическому уровню
№ п/п
Классификация консультантов
К4
1
Штатный консультант-организатор районной ИКС
1,0
2
Отраслевой консультант (в штате образовательного или исследовательского учреждения районного уровня)
0,8
3
Внештатный консультант (в штате районных организаций управления, снабжения, сбыта)
0,9
4
Штатный консультант-организатор региональной ИКС
1,3
5
Отраслевой консультант (в штате региональных образовательных, повышения квалификации, отраслевых и комплексных исследовательских институтов)
1,1
6
Внештатный консультант (в составе управленческих, правовых, снабженческо-сбытовых, иных структур регионального уровня)
1,2
7
Отраслевой консультант (в составе головных НИИ, ВУЗов, институтов повышения квалификации)
1,3
8
Штатный консультант головного информационно- консультативного центра
1,5
9
Внештатные консультанты (министерств, ведомств, федеральных органов власти, биржевых и рыночных структур)
1,4
продолжение
--PAGE_BREAK--
В трехуровневой структуре ИКС, по принятой системе оказания консультационных услуг, наиболее сложные запросы ответы готовятся на региональном и федеральном уровнях. Но основная масса потока запросов формируется и обрабатывается в районных ИКС. Затраты времени на подготовку ответа приняты за базу и приравнены к 1,0 час рабочего времени консультанта. На подготовительно-заключительные работы отводятся затраты времени в размере 30 минут. Время на оформление, передачу вопроса запрашиваемому не входит в состав основного времени и зависит от степени организации процесса работы ИКС, быстродействия каналов связи, умения уважительно, но лаконично обращаться с клиентами и т.п. При оценке загрузки штата консультантов следует ориентироваться на чистое время, а не на все вспомогательные операции, тогда у штата будет постоянно действующий стимул эффективно организовать свой труд.
Формула для получения итоговых затрат времени Т0на подготовку ответа консультантом в зависимости от формы общения с клиентом (табл. №3), признаков классификации (табл. №4) и систематизации (табл. №5) услуг, должностной направленности (табл. №6):
(1)
где:
Тn– затраты времени на подготовительно-заключительные работы (Тn= 0,5 часа);
n— число вариантов подготовки ответов;
Тб — затраты времени на подготовку ответа, принятые за базовые (Тб = 1,0 часа).
4.3.Расчет штата районной Информационно-консультационной службы на примере Советского района г. Челябинска
Проведем расчет штата районной ИКС Советского района г. Челябинска по следующим группам клиентов службы ИКС:
1. Население
Численность населения района составляет 140,1тыс. человек, что является 25% от численности населения г.Челябинска. В службу ИКС в месяц обращается каждый двухсотый житель (с одним вопросом) Советского района для решения социальных вопросов, что составляет около семисот вопросов в месяц:
140100 / 200 = 700 вопр/мес.
Рассчитаем затраты времени на подготовку ответа на запрос каждого клиента.
Подготовкой ответов занимаются штатные консультанты-организаторы районной ИКС (К4 = 1,0), приготовленный им ответ по запросу, который передается по каналам телефонной связи (К1 = 1,0), не требует привлечения дополнительной информации и формируется на основании достаточных собственных знаний консультанта (К2 = 1,0), т.к. по признаку систематизации услуг вопрос отнесен к социальному, то коэффициент К3 = 1,0.
Тогда затраты чистого времени (Т0) на подготовку ответа составят:
Т0= 0,5 + 1,0 * 1,0 * 1,0 * 1,0 * 1,0 = 1,5 часа.
Теперь определим сколько всего консультанты районной ИКС затрачивают времени в месяц на подготовку ответов. Для этого необходимо количество вопросов, поступаемых в месяц в ИКС, умножить на затраты чистого времени(Т0) на подготовку одного ответа:
700 * 1,5 = 1050 часов.
На основе проведенных расчетов получили, что штатные консультанты-организаторы на подготовку ответов затрачивают 1050 часов в месяц.
2. Крупные и средние предприятия
На территории района расположено несколько тысяч предприятий различных форм собственности, из них 30 крупных и средних предприятий машиностроения, лесной и деревообрабатывающей, легкой и пищевой промышленности (Управление Южно-Уральской железной дороги, завод им.Колющенко, «Трубодеталь», АМЗ, «Южуралкондитер», винодельческий комбинат и др.).
Из них каждое второе предприятие обращается в районную ИКС с 6 вопросами в месяц, что в сумме составляет 90 вопросов в месяц.
Подготовкой ответов занимаются штатные консультанты-организаторы районной ИКС (К4 = 1,0), распределяя вопросы, основываясь по степени их принадлежности к следующим группам:
1.Социальные: проблемы, здоровья, отдыха, пенсий и т.п.;
2.Юридические: правовые и трудовые взаимоотношения, судебные процедуры, разрешение споров по кредиторской и дебиторской задолженности;
3.Мониторинговые: сбыт с/х продукции, материально-техническое снабжение, совершенствование рыночных отношений и др.;
4. Технические: механизация трудоемких процессов в с/х производстве;
5.Экономические: бизнес-планирование, анализ хозяйственной деятельности предприятий, окупаемость инвестиций и др.;
6. Финансовые: финансы, кредиты, налоги, бухгалтерский учет и отчетность;
7. Организационные: организация предприятий, реорганизация, реформирование, банкротство, разработка стратегии развития производства, реализация инновационных проектов.
Для передачи ответов клиенту консультантом-организатором используются: телефон – для решения проблем предприятий АПК по каналам телефонной связи; факс-модемная связь – для решения проблем посредством передачи информации для предприятия АПК в электронном виде; так же консультационные услуги, которые предоставляются посредством личной встречи, либо письменный ответ, посредством корреспонденции почты России.
Таблица №7 — Расчет затрат времени консультантов ИКС на работу с крупными и средними предприятиями, в месяц
Наименов. задаваемых вопросов
кол-во вопр
К3
Описание формы общения
кол-во вопр.
К1
Описание услуг
кол-во вопр.
К2
То
Общи
затр.вр., ч
экономические
27
1,6
по телефонну
13
1,0
не треб. доп.информ.
13
1,0
2,1
27,3
при личной встрече
7
1,1
информ. из собв.ИКС
4
1,3
2,788
11,152
информ. из вне ИКС
3
1,6
3,316
9,948
писменный ответ
7
1,2
информ. из вне ИКС
7
1,6
3,572
25,004
финансовые
23
1,7
по телефонну
12
1,0
не треб. доп.информ.
12
1,0
2,2
26,4
при личной встрече
6
1,1
информ. из собв.ИКС
3
1,3
2,931
8,793
информ. из вне ИКС
3
1,6
3,492
10,476
факс-модемная связь
5
1,3
информ. из собв.ИКС
3
1,3
3,373
10,119
информ. из вне ИКС
2
1,6
4,036
8,072
мониторинговые
9
1,2
по телефону
5
1,0
не треб. доп.информ.
5
1,0
1,7
8,5
при личной встрече
4
1,1
не треб. доп.информ.
2
1,0
1,82
3,64
информ. из собв.ИКС
2
1,3
2,216
4,432
технические
4
1,3
при личной встрече
2
1,1
информ. из собв.ИКС
1
1,3
2,359
2,359
информ. из вне ИКС
1
1,6
2,788
2,788
писменный ответ
2
1,2
информ. из вне ИКС
2
1,6
2,996
5,992
юридические
9
1,1
по телефону
5
1,0
не треб. доп.информ.
5
1,0
1,6
8,0
при личной встрече
4
1,1
информ. из собв.ИКС
4
1,3
2,073
8,292
организацион.
9
1,8
при личной встрече
5
1,1
информ. из собв.ИКС
5
1,3
3,074
15,37
писменный ответ
4
1,2
информ. из вне ИКС
4
1,6
3,956
15,824
социальные
9
1,0
по телефону
5
1,0
не треб. доп.информ.
5
1,0
1,5
7,5
при личной встрече
4
1,1
информ. из собв.ИКС
4
1,3
1,93
7,72
227,681
--PAGE_BREAK--