ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ПЕНЗЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯАКАДЕМИЯ
КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕТЕХНОЛОГИИ
Лабораторная работа №9
ТабличныйпроцессорMicrosoft Office Excel.
Работа с электронной таблицей как с базойданных
Вариант 5
Выполнила:
студентка гр. 09эм2зи
Гурьева Г.А.
Принял:
доцент каф. ИКТ
Фролов В.Н.
Пенза, 2009 г.
Цель работы: изучение и освоение инструментальных средств Excel для управлениябазами данных.
Выполнение работы:
/>
Форма для заполнения БЗ
/>
Сортировка по возрастанию по полю «Произведение»
/>
Наложение условия по списку по полю даты
/>
Результат наложения условия
/>
Наложение условия в поле «Срок хранения»
/>
Результат выполнения условия
/>
Применение расширенного фильтра
/>
/>
Контрольные вопросы
1) Дайте определение следующим понятиям:БД, поле, запись.
База данных – коллекция информации (данных), организованнаятаким образом, что возможен быстрый поиск и простая обработка данных.
Поле – элементарная единица логической организации данных,которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту.
Запись – совокупность логически связанных полей. Экземплярзаписи – отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения её полей.
2) Каковы основные правила формированиясписка на рабочем листе Excel?
При работе со списком, перед обращением к команде менюДанные в обязательном порядке необходимо активизировать любую ячейку внутрисписка. В этом случае Excel автоматически распознает интервал списка.
3) Что понимается под структурой списка?
Cтруктурасписка – состав полей списка и их характеристика.
4) Как осуществляется ввод данных всписок?
Для выполнения основных действий со списком необходимоиспользовать стандартную экранную форму (рисунок 2), которую можноактивизировать с помощью пункта меню ДАННЫЕ => ФОРМА. Для добавления,удаления и просмотра данных необходимо использовать соответствующие кнопкиформы.
5) Как выполнить простую сортировкусписка? Многоуровневую сортировку?
Чтобы расположить записи в поле АВТОР по алфавиту, выделитьлюбую ячейку данного поля и нажать кнопку (Сортировка по возрастанию) панелиинструментов СТАНДАРТНАЯ;
Чтобы расположить записи в поле ДАТА_ВЗЯЛ в порядкеубывания, выделить любую ячейку данного поля и нажать кнопку (Сортировка поубыванию) панели инструментов СТАНДАРТНАЯ.
Сортировать можно и часть списка, предварительно еевыделив. После сортировки изменяется расположение строк списка (записей БД),поэтому, если результаты сортировки по каким-либо причинам не устраивают, этодействие можно отменить с помощью кнопки (Отменить) панели инструментовСТАНДАРТНАЯ.
Используя команду меню ДАННЫЕ=>СОРТИРОВКА, можноотсортировать список за один прием максимум по трем полям (первичный индекс,вторичный индекс и т.д.). В случае необходимости можно произвести сортировку иболее чем по трем столбцам. В этой ситуации список сортируется последовательно,начиная с наименее важного поля.
6) Как выполнить фильтрацию (выборку)данных в электронной таблице? Какие существуют варианты фильтрации?
Для фильтрации данных в MS Excelиспользуются команды «Автофильтр» и «Расширенный фильтр».
Длявыполнения фильтрации необходимо:
- активизироватьлюбую ячейку с данными и выбрать в меню Данные/Фильтр/Автофильтр;
- послеэтого в ячейках с названиями полей появятся кнопки как у выпадающих списков;
- щелкнутьпо кнопке в ячейке с названием поля и тем самым раскроется список;
- выбратьусловие.
7) Каковы преимущества использованиярасширенного фильтра?
Расширенный фильтр по сравнению с автофильтром обладаетследующими преимуществами:
— позволяет создавать критерии с условиями по несколькимполям
— позволяет создавать критерии с тремя и более условиями
— позволяет создавать вычисляемые критерии
— позволяет помещать в другое место рабочего листа копиювыборки, полученную в результате фильтрации
8) Как выполнить фильтрацию данных спомощью расширенного фильтра?
Для установки расширенного фильтра необходимо:
— активизировать любую ячейку списка;
— щелкнуть мышкой по кнопке ДАННЫЕ;
— в раскрывшемся меню щелкнуть мышкой по строке ФИЛЬТР;
— в появившемся меню установить флажокна строке РАСШИРЕННЫЙФИЛЬТР, щелкнув мышкой по строке;
— в появившемся окне определить условия фильтрации;
9) Какие правила действуют при созданииинтервала критериев?
При создании интервала критериев необходиморуководствоваться следующими правилами:
— диапазон условий должен состоять не менее чем из двухстрок;
— интервал критериев долежен располагаться вне списка илина другом листе;
— в интервале критериев не должно быть пустых строк;
— если условия располагаются в одной строке, то этоозначает одновременность их выполнения, т.е. считается, что между нимипоставлена логическая операция «И»;
— для истинности критерия, состоящего из условий,располагающихся в разных строках, требуется выполнение хотя бы одного из них,т.е. считается, что они соединены логической операцией «ИЛИ»;
10) Что такое вычисляемый критерий и каковыправила его создания?
Вычисляемый критерий представляет собой формулу, в которойобязательно имеется ссылка (для реализации каких-либо вычислений) насоответствующую ячейку первой строки списка. Так как эта формула являетсялогическим выражением, то в ячейке, ее содержащей, отображается результатвычисления – ИСТИНА либо ЛОЖЬ – для первой записи списка. А в результатепроцесса фильтрации в списке будут скрыты те записи, для которых при вычисленииформулы получается значение ЛОЖЬ.
11) Дайте характеристику используемых вамифункций при решении задачи отбора данных с использованием вычисляемых критериев.
СЕГОДНЯ() – возвращаетчисловое значение текущей даты.
ЕСЛИ – проверяет, выполняется ли условие, и возвращает однозначение, если оно выполняется и другое значение, если нет.
И – проверяет, все ли аргументы имеют значение ИСТИНА, ивозвращает значение ИСТИНА, если истины все аргументы.
ИЛИ – проверяет имеет ли хотя бы один из аргументовзначение ИСТИНА, и возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Значение ЛОЖЬвозвращается только в том случае если, все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.