Содержание
Аннотация
Введение
1. Компонентысистемы баз данных
2. Этапыпроектирования и разработки базы данных
3. Построениемодели предметной области
4.1 Назначениеи функции базы данных кадров
4.2 Концептуальноепроектирование
4.3Разработкадаталогической и физической моделей данных
5.Загрузка данных
6.Разработка запросов и способы обработки данных запросами
6.1 Конструированиезапросов, виды запросов
6.2 Построительвыражений
6.3 Использованиегрупповых операций в запросах
7. Датыи их использование в базах данных
8. Проектированиеи разработка форм
9. Разработкаотчетов
10. Созданиемакросов
11. Проектированиеи разработка приложений пользователя
12. Созданиекнопочной формы
Литература
Аннотация
Цельюкурсового проектирования является приобретение практических навыков по созданиюсистем автоматизированного сбора и обработки данных, информации.
Основнымсодержанием данной работы являются: на этапе проектирования – разработкаинформационно – логической (концептуальной) модели базы, на этапе разработки исоздания – конструирование структуры объектов, их создание, тестирование.Разработка алгоритма и его реализация для решения простейшей задачипользователя.
Проектированиебазы данных будет на основе системы управления базами данных MicrosoftAccess, которая входит встандартный набор прикладных программ пакета MicrosoftOffice.
Введение
Базыданных — это совокупность структур, предназначенных для хранения большихобъемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, ихвыборку, сортировку и другие подобные действия.
Сбазами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД. СУБД (система управлениябазами данных) — программа, которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение,поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. СУБД подразделяются наиерархические, сетевые и реляционные в зависимости от данных которые ониобрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER,FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS. кадры база данные
MicrosoftAccess XP — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощьюможно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать исортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формыдля ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекраснооформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткампользователей.
Основнымипонятиями СУБД ACCESS являются:
· Данные– систематизированная и структурированная каким-либо образом информация.Существуют три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Иерархическиструктурированные данные состоят из нескольких записей, одна из которых определенакак корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья. Сетевая модельподобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что междузаписями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так жездесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой. Реляционнаямодель представляет собой данные, упорядоченные в таблицы, чаше всегодвухмерные;
· Моделиданных – представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемнойсреды. Модели данных используются как для концептуального, так и длялогического и физического представления данных.
Accessтакже предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данныхразличных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE,Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В составпакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic),дающий возможность формирования специализированных систем управления базамиданных.
1.Компоненты системы данных
Системауправления базами данных (СУБД) — это набор программ, используемых дляопределения, администрирования и обработки баз данных и связанных с нимиприложений. База данных, управляемая такой системой, является, в сущности,структурой, которую создают, чтобы хранить в ней нужные данные. А СУБД — этоинструмент, используемый для создания этой структуры и работы с данными,которые в ней хранятся.
СУБДиспользуется разработчиками и пользователями, обращающимися к СУБД напрямую иликосвенно, через прикладные программы. На рисунке 1 представлена схема компонентовсистемы базы данных.
/>
Рис.1.Компоненты системы базы данных
Базыданных состоят из четырех основных компонентов: Данных пользователя,метаданных, индексов и метаданных приложений.
Данныепользователей представляются в виде отношений – двумерных таблиц данных.Столбцы таблицы содержат поля, или атрибуты, а строки содержат записи оконкретных объектах делового мира.
Базаданных состоит как из данных, так и из метаданных. Метаданные — это данные,которые являются описанием структуры данных, находящихся внутри базы. Зная, какрасположены данные, можно их получить. Так как описание структуры базы данныхнаходится в самой базе, то она является самоописательной. База данных являетсяинтегрированной, ибо содержит в себе не только элементы данных, но исуществующие между ними взаимосвязи. В базе данных метаданные хранятся вобласти, которая называется словарь данных. Он описывает таблицы, столбцы,индексы, ограничения и другие компоненты, из которых состоит база данных.
Индексы,которые хранятся в базе данных, призваны улучшить её производительность идоступность. Метаданные приложений описывают структуру и форматпользовательских форм, отчетов, запросов и других компонентов приложений.
ВAccess в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Системаподдерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных науровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаленияданных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимостиданных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как оносуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания,что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типыполей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO,логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальнойобработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полнуюподдержку пустых значений. Реляционная обработка данных в Access за счет гибкойархитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Accessможет использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентскогокомпонента таких продуктов, как SQL Server.
2.Этапы проектирования и разработки базы данных
Основнаяцель системы управления базами данных заключается в том, чтобы предложитьпользователю абстрактное представление данных, скрыв конкретные особенностихранения и управления ими. Следовательно, отправной точкой при проектированииБД должно быть общее описание информационных потребностей пользователей,которые должны найти свое отражение в создаваемой базе данных.
Преждечем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базыданных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватнойтребованиям, эффективной базы данных.
Этапыпроектирования базы данных:
· Определитецель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должнасодержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будетнепосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должнапокрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализироватьформы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнитьсоздаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.
· Разработатьна бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. Припроектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основнымипринципами: информация в таблице не должна дублироваться. Не должно бытьповторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только водной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делаетработу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информациив разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса ителефоны клиентов.
· Каждаятаблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждуютему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг отдруга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах,с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.
· Определитьнеобходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельнуютему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названиемкомпании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полейдля каждой таблицы необходимо помнить: каждое поле должно быть связано с темойтаблицы.
· Нерекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатомвыражения. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля«Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).
· Задатьключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разныхтаблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должнасодержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значениекаждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.
· Определитьсвязи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определенияключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Дляэтого нужно определить связи между таблицами.
· Ещераз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательноэто сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
· Добавитьданные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечаютпоставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создаватьлюбые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
· Использоватьсредства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует дваинструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблицисследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру исвязи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базуданных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.
ВMicrosoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеетсявозможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы,отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требуетотдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможностьсразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеминеобходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начальногосоздания базы данных. В обоих случаях останется возможность в любое времяизменить и расширить созданную базу данных.
Естьдве стратегии разработки баз данных: сверху вниз и снизу вверх. Разработкасверху вниз идет от общего к частному. Она начинается с изучения стратегическихцелей организации, способов, при помощи которых эти цели могут быть достигнуты.Отталкиваясь от этой общей модели, разработчики двигаются «вниз», к все болееподробным описаниям и моделям.
Приразработке снизу вверх уровень абстракции меняется в обратном направлении:исходным пунктом является необходимость в конкретной системе.
Напрактике считается наиболее рациональным сочетание обоих подходов.
3.Построение модели данных предметной области
Предметнойобластью в данном случае являются кадры организации. Любая фирма стремится к наиболееэффективному управлению персоналом и достижению поставленных целей. Для этогонеобходимо иметь полную и достоверную информацию о сотрудниках, иметьвозможность пользователям решать свои функциональные задачи.
4.1.Назначение и функции базы данных кадров
Вкаждой организации есть отдел кадров. Это функциональный отдел в структуреуправления организацией. Одна из функций отдела – ведение базы работников:ведение учета претендентов на вакантные должности, отбор претендентов дляприема на работу, оформление документов при приеме на работу, ведение наличиявакантных должностей, ведение учета поощрений, наказаний, отслеживаниеквалификационного движения, должностные перемещения, утверждение разрядов.
Пользователямибаз данных являются руководители верхнего уровня, работники отдела кадров ибухгалтерии. В любой организации составляются штатное расписание, котороезапланировано для работы.
4.2Концептуальное проектирование
Базаданных является моделью части реального мира, которая представляет интерес дляданного исследования. Часть реального мира, модель которой разрабатывается,называется предметной областью. Полнота описания предметной области зависит отцелей создаваемой информационной системы. Для описания предметной области можетиспользоваться естественный язык, но его использование имеет много недостатков.Наиболее важные – громоздкость описания, неоднозначность трактовки. Поэтому дляэтих целей используются формализованные языковые средства. Формализованноеописание предметной области является концептуальной моделью.
Основнымикомпонентами концептуальной модели являются:
· Данные,циркулирующие в данной предметной области;
· Описаниеклассов, объектов предметной области и связей между ними;
· Описаниеинформационных потребностей пользователей.
Средиметодов концептуального моделирования наибольшей популярностью пользуетсяER-моделирование. ER-модель представляет собой графическое описание предметнойобласти в терминах «объект-свойство-связь». Основными понятиями модели являютсякласс объектов (совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств),свойства (атрибуты объекта) и связи (зависимость между атрибутами классовобъектов), а так же класс принадлежности является обязательным, если всеэкземпляры этого класса обязательно участвуют в рассматриваемой связи, впротивном случае класс принадлежности является необязательным.
Дляпредставления классов, экземпляров классов и связей между ними используютсяграфические средства:
· ДиаграммыER-экземпляров;
· ER-диаграммы.
Диаграмма(Рис.2) показывает, какую конкретную должность занимает каждый из работников.При этом связь М:1 (многие — к одному) указывает, что одну должность можетзанимать несколько работников, а класс принадлежности О-О(обязательный-обязательный) показывает, что каждый должность должна быть занятаработниками.
/>
Рис.2. Диаграмма ER-экземпляров
Нарисунке 3 представлена диаграмма ER-типа, соответствующая рассмотреннойдиаграмме ER-экземпляров.
/>
Рис.3.Диаграмма ER-типа
Примерконцептуальной модели данных предметной области представлен на рисунке 4.
/>
Рис.4. Концептуальная модель предметной области
4.3Разработка даталогической и физической моделей данных
Даталогическаямодель базы данных является моделью логического уровня и строится дляконкретной СУБД, в среде, в которой проектируется база данных, в данном случаеэто СУБД Access.
Придаталогическом моделировании необходимо спроектировать структуру таблиц сучетом требований к реляционным моделям в среде СУБД Access.
Обычноисходная реляционная модель формируется из ER-модели путем преобразованияклассов объектов и процессов в самостоятельные отношения – таблицы.
Врезультате моделирования может быть получена реляционная модель следующеговида:
КАДРЫ(Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата Рождения, Образовании)
Должность(Код Должности, Название, Оклад, По Штату)
Зарплата(ТабНомер, Фамилия, Имя, Отчество, Оклад, ДоплСложн, ДоплУдален, НадбКласс,Премия, НазваниеДолжн, Зарплата)
ДоплатаСложность(КодСложн, Название, Надбавка)
ДоплУдаленность(КодВредности, Название, Надбавка)
АрхивУдаленных (ТабНомер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата Найма)
НадбавкаКласс(КодКласс, Класс, Надбавка)
Претенденты(КодПретед,ФИО, Образование, ДатаРождения, Адрес, На должность)
Наследующем этапе реализуется физическая модель в СУБД Access. Создаются таблицыклассов объектов с соответствующими типами данных и свойствами полей (Рис.5).
/>
Рис.5.Структура таблиц с типами данных
Спомощью инструментальных средств в окнах Схема данных и Изменение связейустанавливаются связи между полями таблиц (Рис.6.1 и Рис. 6.2).
/>
Рис.6.1. Схема данных
/>
Рис.6.2. Установка связи «один-ко-многим»
Приформировании таблиц следует рационально использовать внешнюю память. Для этогоуказываем Размер поля необходимый для нашего случая 20 символов, а не 50(Рис.7).
/>
Рис.7.Размер текстового поля «Название»
5.Загрузка данных
Послесоздания всех полей и определения их свойств в таблицу можно вводитьинформацию. Для этого необходимо войти в режим таблицы. Новая таблица Accessсостоит из одной пустой записи. Чтобы её заполнить, необходимо ввести несколькострок с данными.
Послеввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. На листе данных активнаязапись обозначается треугольным маркером, а пустая — звездочкой.
Дляобозначения записи, в которой выполняется ввод, используется изображениекарандаша. Все маркеры появляются в левой части листа данных.
Записьтаблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. Переходить от записи кзаписи и от поля к полю таблицы позволяют также клавиши управления курсором.
Спомощью клавиш Tab и Enter можно перемещаться по полям слева направо, апосредством клавиш Shift+Tab – в обратном направлении.
Вактивном поле появляется мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, чтоможно начинать ввод. Переход в другое поле расценивается программой какподтверждение ввода, выполненного в предыдущем поле.
Послеактивизации любого поля записи в строке состояния появляется комментарий,который введен пользователем в поле Описание при составлении таблицы.
Такжезагрузка данных на этапе проектирования может производиться с помощью форм.
Довольночасто в таблицу вводятся некорректные данные. Чтобы избежать таких ошибок,можно задать условия и значения. Например, на рисунке 8 для ввода корректныхданных используется маска ввода.
/>
Рис.8. Маска ввода для поля Дата Рождения
6.Разработка запросов и способы обработки данных запросами
6.1Конструирование запросов, виды запросов
Запросыпредназначены для отбора данных, которые удовлетворяют заданным критериям. Ввиде таблицы появляется временный набор записей. Здесь отображаются такжезаписи, добавляемые, удаляемые или изменяемые в исходных таблицах.
ВAccess запросы делятся на QBE –запросы(Query By Example — запрос по образцу),параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL-запросы(Structured Query Language – структурированный язык запросов), при которыхприменяются операторы и функции языка SQL. Access легко преобразовывает QBE –запросв SQL-запрос, и наоборот.
ВAccess можно формировать запросы следующих видов:
· Однотабличныезапросы:
Допустим,что требуется получить данные из таблицы Кадры, Фамилии работников и дату найма(Рис.9).
/>
Рис.9. Однотабличный запрос
· Многотабличныезапросы:
Требуетсяузнать фамилии работников с окладами больше 4000 рублей (Рис.10).
/>
Рис.10. Многотабличный запрос
· Запросына создание таблиц:
Пустьдля нашего предприятия необходимо создать таблицу, в которой была бы указаназарплата сотрудников со всеми надбавками и премиями (Рис.11).
/>
Рис.11. Фрагмент бланка запроса на создание таблицы Т-Зарплата
· Запросна добавление:
Втаблицу Т-Должность добавим еще одну запись «Маляр» (Рис.12).
/>
Рис.12. Запрос на добавление записи в таблицу Т-Должность
· Запросна обновление:
Допустим,что при введении данных о сотрудниках была допущена ошибка. Имя программистаИванова не Петр, а Иван. С помощью запроса на обновление исправим данную ошибку(Рис.13).
/>
Рис.13.Запрос на обновление
· Запросна удаление:
Предположим,что произошло увольнение работника. Его данные были занесены в таблицуТ-АрхивУволенных. Теперь необходимо удалить запись о данном сотруднике изтаблицы Т-Кадры (Рис.14).
/>
Рис.14. Запрос на удаление
6.2Построитель выражений
Дляформирования условий отбора, для создания выражений в вычисляемых полях удобноиспользовать Построитель выражений. В поле записи формируются выражения, влевой части нижней половины окна содержатся папки, открытие которых позволяетраскрыть содержание папки и вставлять объекты из следующей части в выражения.Перейти в окно построителя выражений можно, нажав кнопку Построитель на панелиинструментов конструктора запросов или выбрав команду Построить вконтекстно-зависимом меню. Вид окна построителя представлен на рис.15.
/>
Рис.15.Построитель выражений
6.3Использование групповых операций в запросах
Групповыеоперации позволяют выделять группы записей с одинаковыми значениями в указанныхполях. Нажав на кнопку Групповые операции на панели инструментов, в бланкезапроса появится дополнительная строка Групповая операция, позволяющаявыполнять статистические операции со значениями конкретных полей.
Групповыеоперации используются в запросах на выборку. В запрос включаются поля, покоторым надо произвести статистические вычисления.
Девятьстатистических функций, встроенных в Access:
НазваниеФункция
LastПоследнее значение в группе
FirstПервое значение в группе
VarВариация значений поля
StDevСтандартное отклонение величин ноля от среднего
CountЧисло значений поля в группе без учета пустых значений
МахМаксимальное значение
MinМинимальное значение
AvgСреднее значение поля
SumСумма значений поля по всем записям
Нарисунке 16 представлен запрос с группировкой, с помощью которого можно определитьзначение среднего оклада, суммарную величину окладов по должностям согласноштатному расписанию, среднеквадратическое отклонение от среднего значенияоклада.
/>
Рис.16.Запрос с использованием групповых операций
7.Даты и их использование в базах данных
Операциис данными, осуществляемые пользователями, регистрируется во времени. Ввод,корректировка, удаление и другие операции регистрируются во времени. Датыиспользуются в различных вычислениях.
Операторыработы с датами:
Date()- вывод текущей даты (число, месяц и год);
Year(Date())- вывод текущего года;
Month(Date())-вывод текущего месяца;
Day(Date())- вывод текущего дня.
Определениестажа
Стажвычисляется путем определения количества лет между датой найма и текущей датой(Рис.17).
/>
Рис.17. Определение стажа
Начислениенадбавки за стаж:
/>
Рис.18.Определение стажа
8.Проектирование и разработка форм
Пользовательимеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером.Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняетвсю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашениена ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастерможно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройкиформы следует переключиться в режим конструктора.
Недостаткомформ, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержатпояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля болееудобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяетпередвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных инастраивать любые другие параметры формы.
Любойэлемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства. Выбортакой команды открывает окно свойств, подобное окну свойств формы. ВкладкаМакет содержит параметры форматирования объекта. Вкладка Данные — описаниеисточника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данныеполя. Вкладка События (Event) позволяет писать функции отклика на различныесобытия (например, перемещение мыши на объект). Параметры, не вошедшие впервыетри группы, размещаются на вкладке Другие (Other). Вкладка Все (АН)обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.
Следовательно,создание формы может осуществляться двумя способами:
· Созданиеформы с помощью мастера;
· Созданиеформы в режиме конструктора.
Такжеформы могут быть созданы на основе
· Однойтаблицы;
· Несколькихтаблиц;
· Запросовдля ввода данных в связные таблицы.
Рассмотримсоздание однотабличных форм на основе таблицы Т-Кадры (Рис.19, Рис.20):
/>
Рис.19.Однотабличная форма
/>
Рис.20.Однотабличная форма с использованием панели элементов
Спомощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты.Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панельэлементов имеется и в конструкторе отчетов, а все операции одинаково применимыкак к формам, так и к отчетам.
Элементыуправления форм:
· Надпись(Label) — Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовоеполе, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительныенадписи могут использоваться для заголовков и пояснений.
· Поле(Text Box) — Используется для ввода и отображения информации полей таблиц изапросов, а также для вывода результатов вычислений.
· Группапереключателей (Option Group) — Группа переключателей ссылается на некотороеполе таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенномуцелочисленному значению этого поля.
· Выключатель(Toggle Button) — Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или«истина» соответствует утопленное положение выключателя.
· Переключатель(Option Button) — Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечентолько один из них (его кружок выглядит зачерненным).
· Флажок(Check Box) — Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченныйквадратик соответствует величине «да», а пустой — «нет».
· Полесо списком (Combo Box) — Разрешает как непосредственный ввод значения в поле,так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений.
· Список(List Box) — Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешаетнепосредственный ввод значений.
· Кнопка(Command Button) — Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которойможно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многиедругие операции.
· Рисунок- Рисунок любого графического формата с рамкой
· Линия(Line) — Добавляет прямую линию
· Прямоугольник(Rectangle) — Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветнойграницей любой толщины
· Другиеэлементы (More Controls) — Открывает меню с элементами управления, не вошедшимив панель элементов.
Рассмотримформу созданную на основе многотабличного запроса. В ней отражаются фамилиисотрудников, чей оклад составляет более 4000 руб. Также с помощью данной формывозможно ввести данные в связанные таблицы Т-Кадры и Т-Должность (Рис.21).
/>
Рис.21. Форма на основе многотабличного запроса
Создадимформу, с помощью которой можно было бы редактировать данные в таблице Т-Кадры(Рис. 22).
/>
Рис.22.Форма с ComboBox для редактирования данных таблицы Т-Кадры
9.Разработка отчетов
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя.
Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Источникамиданных для отчетов могут быть данные одной таблицы, данные из нескольких таблици запросы как однотабличные, так и многотабличные. Пи выборе полей для отчетадопускается выбор нескольких таблиц или нескольких запросов. В практическойдеятельности наибольшее применение находят отчеты на основе многотабличныхзапросов.
Воднотабличных отчетах могут создаваться вычисляемые поля для расчета итоговыхрасчетов.
Существуеттри режима работы с отчетами: режимы просмотра образца, предварительногопросмотра и конструктора.
Режимпросмотра образца отчета доступен только из режима конструктора. Этот режимиспользуется для проверки макета отчета, и в нем отображается только частьданных, которая необходима для демонстрации заполнения каждого из элементовотчета. Поскольку в таком режиме отображается лишь часть данных, созданиеотчета для просмотра значительно ускоряется.
/>
Рис.23. Режим конструктора
Режимконструктора (Рис.23) позволяет разрабатывать отчеты, а так же модифицироватьих структуру и внешний вид. В этом режиме отображается Панель элементов, спомощью которой в отчете создаются элементы управления. Некоторые элементыуправления могут быть созданы с помощью мастера элементов, который осуществляетпошаговое руководство процессом их создания.
Отчет,как и форма, состоит из нескольких частей, которые называются разделами. Онвключает заголовок и примечание отчета, заголовки и примечания групп, верхний инижний колонтитулы, область данных. Все разделы, за исключением области данных,являются необязательными, поэтому их можно добавлять к отчету или удалять изнего в режиме конструктора с помощью команд меню Вид.
Вразделе заголовка можно размещать рисунки, текст и другие элементы управления.Все они выводятся в верхней части первой страницы отчета. Раздел примечаниемдобавляется к отчету вместе с разделом заголовка и выводится на последнейстранице отчета.
Длядобавления областей заголовка и примечания отчета следует активизироватькоманду Вид ► Заголовок/примечание отчета.
Разделобласти данных, к которому можно отнести и заголовки, и примечание групппредназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел можетсодержать различные элементы управления для отображения данных каждой записиисточника (таблицы и запроса).
Спомощью команды Вид ►Колонтитулы в отчет добавляется верхний и нижнийколонтитулы. Установив напротив этой команды флажок, можно удалить из отчетаобласти колонтитулов. При этом если области колонтитулов содержат какие-тоэлементы, Access выдастпредупреждение о том, что при удалении областей будет удалено и их содержимое.
Размерыразделов отчета устанавливается таким же способом, как и в форме. Нужно толькоучесть, что размер отчета в режиме конструктора по вертикали не определяетразмер готового отчета при его предварительном просмотре или печати, которыйзависит от количества записей, включенных в отчет.
Отчетможно вывести на печать, как из окна базы данных, так и из окон конструктораотчета или его предварительного просмотра. При этом Accessучитывает настройки, заданные в диалоговом окне Параметры страницы, котораяоткрывается с помощью команды Файл ►Параметры страницы. Параметры,заданные в этом окне, Accessсохраняет вместе с проектом отчета.
Выводотчета на печать осуществляется посредством команды Файл ►Печать. Врезультате ее активизации открывается диалоговое окно печать, предназначенноедля установки традиционных параметров печати. Если активен режимпредварительного просмотра, можно воспользоваться кнопкой Печать панелиинструментов.
Например,создадим расчетную ведомость для нашего предприятия для регистрации выдачизарплаты и отчет, содержащий фамилии работников и их зарплату, сгруппированныепо должностям с итоговыми вычислениями.
Нарисунке 24 приведен пример такого отчета.
/>
Рис.24. Расчетная ведомость для регистрации выдачи зарплаты
Надпись«Зарплата за декабрь» сделана с помощью Панели элементов, элемент Label.
10.Создание макросов
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Создание макроса:
· В окне базы данных выбрать вкладку Макросы;
· Следует нажать кнопку Создать;
· В ячейке столбца Макрокоманда нажать кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд;
· Выбирается имя макрокоманды;
· Вводится текст комментария к макрокоманде (необязательно).
· В нижней половине окна, при необходимости, указывают аргументы макрокоманды.
· Для добавления в макрос других макрокоманд переходят на следующую строку и повторяют шаги с 3 по 6. Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке.
Создадиммакрос для открытия формы и перехода на запись для ввода новых данных (Рис.25,Рис.26).
/>
Рис.25.Окно макроса с макрокомандами
/>
Рис.26.Таблица Т-Кадры, открытая с помощью макроса
11.Проектирование и разработка приложений пользователя
Приложениепользователя образуется объединением некоторого множества задач предметнойобласти. Задача может быть определена как совокупность действий по формированиювыходной информации на основе выходных данных.
Разработкаприложения:
· Потабельному номеру данные сотрудника вызываются из таблицы Т-Кадры и добавляютсяв таблицу Т-АрхивУволенных;
· Вформе Ф-АрхивУволенных, открытой на последней записи, вводятся дополнительныеданные об увольнении;
· Закрываетсяформа Ф-АрхивУволенных;
· Удаляетсязапись увольняемого работника из таблицы Т-Кадры.
Длявыполнения данной задачи создадим макрос со следующими макрокомандами (Рис.27)
/>
Рис.27.Фрагмент макроса Архив Уволенных
12.Создание кнопочной формы
Дляорганизации работы пользователя, выполнения своих функциональных обязанностейможет быть создано большое количество объектов. Для удобства и эффективнойработы с ними их необходимо группировать, организовывать удобный доступ к ним.Это осуществляется посредством интерфейса. При создании интерфейса приложенияособую роль играют формы, так как они являются основным диалоговым средствомработы пользователя с базой данных.
Кнопочныеформы представляют собой обычное меню. Они не содержат ничего, кроме кнопок,позволяющих разработчику, пользователю переходить от одних объектов приложенияк другим.
Технологиясоздания кнопки в кнопочной форме следующая:
· Конструкторомсоздать форму без выбора источника данных.
· Используяпанель элементов создать кнопку. На панели элементов активизируется кнопка ивычерчивается курсором в нужном месте формы. Панель элементов должна бытьоткрыта соответствующей кнопкой в меню.
· Взависимости от функционального значения кнопки, может быть изменена надписькнопки и создана надпись, поясняющая функциональное назначение кнопки.
· Вконтекстном меню кнопки предлагается выбор способа обработки выбранного события– создания процедуры обработки события или запуск одного из раннее созданныхмакросов для его запусков.
Нарис.28 показано окно для выбора события в Access.
/>
Рис.28.Свойства кнопки Архив Удаленных
КнопкаАрхив Уволенных выполняет формирование таблицы Т-Архив Удаленных и удаляетуволенного сотрудника из таблицы Т-Кадры.
Принажатии кнопки Т-кадры, можно просмотреть содержимое данной таблицы и внестиизменения.
КнопкаДанные о кадрах позволяет открыть форму и внести изменения в таблицу Т-Кадры.
КнопкаРасчет зарплаты производит формирование таблицы Стаж, а затем, складывая всенадбавки, выдает конечную зарплату работников.
КнопкаОтчет по зарплате за декабрь позволяет просмотреть раннее сделанный отчет. база данные сотрудник
Нарисунке 29 представлена кнопочная форма:
/>
Рис.29.Кнопочная форма
Литература
1. АлександрКузнецов, MicrosoftAccess 2003 Русская версия. –Питер. 2006.
2. ГэриХанен, Джеймс Хансен. Базы данных: разработка и управление: Пер. с англ. –М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 1999.
3. ДигоС.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник. М.: Финансы истатистика, 2005.
4. МихееваВ.Д., и др. MicrosoftAccess 2003. – СПб.: БВХ –Петербург, 2004.
5. Информатика:Практикум по технологии работы на компьютере/ под ред. Н.В. Макаровой. – М.:Финансы и статистика, 2000, 2002.