ПетербургскийГосударственный Университет
путей сообщения
Факультет:«Экономика и социальное управление»
Кафедра:«Информатики и информационной безопасности»
Курсоваяработа на тему: «Создание и обработка базы данных».
Вариант № 9.
Реки РФ.
Проверил:
Абросимов А. В.
Выполнила:
Студентка Иванова Елена
группы МК-609
Санкт-Петербург
2007 г.
Содержание
Аннотация
1.Электронная таблица EXCEL
1.1 Основные положения
1.2 Постановка задачи
1.3 Создание базы данных
1.4 Поиск данных
1.5 Использование функций для получения итоговых значений
1.6 Построение диаграммы
2.Макросы
2.1 Общие сведения
2.2 Построение макроса «Диаграмма»
3.Система управления базами данных ACCESS
3.1 Общие положения
3.2 Разработка структуры базы данных
3.3 Создание таблиц в режиме Конструктора
3.4 Заполнение таблиц данными
3.5 Запросы на выборку
3.6 Запросы на обновление
3.7 Создание и редактирование форм
3.8 Создание и редактирование отчетов
Список используемой литературы
Аннотация
Иванова Елена Александровна.Создание и обработка баз данных. – Пояснительная записка к курсовой работе. — СПб.: ПГУПС, 2007, — 26 с. В работе рассмотрены способысоздания баз данных с помощью программ EXCEL и ACCESS.Даны общие характеристики по каждой. Описаны методы работы с базами данных наконкретных примерах.
/>1. Электронная таблица EXCEL
/>
1.1 Основныеположения
/>/>Постановка задачи:
Создать базу данных,содержащую следующие элементы:
название реки;
протяжённость судоходнойчасти;
глубина фарватера;
количество месяцевнавигации в году;
название водоёма, кударека впадает;
название области, гдерека имеет наибольшую протяженность.
1.2 Функции,выполняемые информационной технологией
1. Заполнение иредактирование таблиц базы данных.
2. Формирование спискарек, протяжённостью которых не ниже запрашиваемой величины.
3. Формирование спискарек, впадающих в выбранный пользователем водоём.
4. Подсчет общейпротяженности рек по областям.
5. Формирование отчета,включающего: название реки, число месяцев навигации и глубину фарватера суказанием реки, имеющей наименьшее количество месяцев навигации в году.
1.3 Созданиебазы данных
В ячейки А1 – G1 вводим соответственно: порядковыйномер, название реки; протяженность судоходной части; глубина фарватера; количествомесяцев навигации в году; название водоема, куда река впадает; названиеобласти, где река располагается. Выделяем эти ячейки и выполняем команду«Формат – Ячейки – Выравнивание». В окне «Выравнивание» устанавливаем тип: погоризонтали – по центру; по вертикали – по центру; и устанавливаем флажокпараметру «Перенос по словам». Затем изменяем ширину столбцов.
При выделенныхзаполненных ячейках выполняем команду «Данные – Форма». Заполняем форму
/>
значениями первой записи,т.е. данными первой реки.
Получаем таблицу:
/>
1.4 Поискданных
1.Необходимо сформироватьсписок рек, протяженностькоторых не ниже запрашиваемой величины. Вводим курсор в пределы таблицы и выполняем команду «Данные– Фильтр – Автофильтр». После этого в каждой ячейке заголовка столбцов появитсякнопка раскрывающегося списка. Щелкаем на кнопке поля «Протяженность» и изпоявившегося списка выбираем команду «Условие», после чего на экран выводитсяпользовательский автофильтр.
/>
В левом верхнем окошкевыбираем операцию «больше или равно», а в соседнем – 2000 и щелкаем «ОК»._На экран выводится требуемый список:
/>
2.Далее необходимосформировать список рек, впадающих в выбранный пользователем водоем. Вводим курсор в пределы таблицы ивыполняем команду «Данные – Фильтр – Автофильтр». После этого в каждой ячейкезаголовка столбцов появится кнопка раскрывающегося списка. Щелкаем на кнопкеполя и из появившегося списка выбираем интересующий нас водоем. Например, Карскоеморе.
После чего получаем интересующийнас список:
/>
1.5 Использованиефункций для получения итоговых значений
Чтобы вычислить суммарнуюпротяженность рек по областям, необходимо ввести курсор в пределы таблицы,затем выполнить команду «Данные-итоги», появляется окно:
/>
После этого в каждойячейке заголовка столбцов появится кнопка раскрывающегося списка. Выбираем прикаждом изменении: «Протяженность суд. ч.», операция: «сумма», добавить итогипо: «назв. области».
/>
И получаем следующиезначения:
/>
Чтобы вернуться кисходной таблице, нужно нажать: «Данные-итоги-убрать все».
1.6 Построение диаграммы
Выделяем диапазон ячеек,в которых хранятся данные (столбцы «Дата выдачи» и «Дата списания»), щелкаем назначке «Мастер диаграмм». На экране появляется окно мастера диаграмм.
/>
Далее нажимаем кнопку«Готово» и получаем диаграмму:
/>
2. Макросы
2.1 Общиесведения
Макрос представляет собойпрограмму, написанную на языке Visual Basic For Application, созданную либо программистом, либомакроредактором, т.е. автоматически.
Макрос позволяетзапомнить действия пользователя, в том числе и ошибочные, и свести множествоего действий к одному или нескольким.
2.2Построение Макроса «Диаграмм»
Нужно создать макрос графикасредней глубины рек, впадающих в Карское море.
Нужно в начальной таблицевыбрать Сервис-Макрос – Начать запись и присвоить ему имя Макрос1. Далеевыбираем Данные — Сортировка. В первом окне: название куда впадают и ОК.Получаем:
/>
Затем, выбираемДанные-Итоги и заполняем окна:
/>
Нажимаем ОК. получаем:
/>
Затем сворачиваем окна.Выбираем мастер диаграмм – круговую — далее ряд. Выделяем диапазон данных иполучаем диаграмму:
/>
Затем Сервис – Макрос — Закончитьзапись. Теперь можно выводить эту диаграмму намного легче. Нужно всего лишьзайти в Сервис-Макрос-Макросы и выбрать Макрос 1.График высвечиваетсяавтоматически.
Программа: «Окно VisualBasic»
Sub Макрос 1()
'' Макрос 1 Макрос
' Макрос записан18.04.2007 ()
''Range(«H12»).Select
Range(«A1:G11»).SortKey1:=Range(«F2»), Order1:=xlAscending, Header:= _
xlGuess,OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _
DataOption1:=xlSortNormal
Selection.SubtotalGroupBy:=6,Function:=xlAverage, TotalList:=Array(4),_
Replace:=True,PageBreaks:=False, SummaryBelowData:=True
Charts.Add
ActiveChart.ChartType= xl3DPie
ActiveChart.SetSourceDataSource:=Sheets(«Лист1»).Range(«D6:D16»),PlotBy:= _
xlColumns
ActiveChart.LocationWhere:=xlLocationAsObject, Name:=«Лист1»
ActiveChart.HasTitle= False
End Sub
3. Системауправления базами данных ACCESS
3.1 Общиеположения
Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД),предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа кданным и их обработки.
База данных (БД) представляет собойорганизованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведенийо явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию особытиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являютсязарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данныестановятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применивпри этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают всвоих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтомуможно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД,предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управленияэтой информацией.
Базы данных содержатразличные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшейбазы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы истроки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.
Основными свойствамиполей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длинуданных, размещаемых в этом поле, и др.
/>
3.2 Разработкаструктуры БД
Необходимо создать базуданных на основе задания, изложенного в пункте 1.2.
Для этого разобьемисходную таблицу на три:1 «название реки»; «название водоема, куда рекавпадает»; «протяженность»; «глубина»; «код водоема»; «код области»2 «кодводоема»; «водоемы».3 «код области»; «область». После запуска Microsoft Access нажимаем на кнопку «Новая база данных». В диалоговомокне «Файл новой базы данных» задаем базе данных имя и место, где она должнабыть сохранена. После этого откроется окно базы данных.
/>
3.3 Созданиетаблиц в режиме Конструктора
В окне базы данных щелкаемна кнопке «Создание таблицы в режиме конструктора». На экране появляется окноконструктора таблиц.
/>
В строки колонки «Имяполя» вводим соответственно «река», «протяженность», «глубина», «навигация»,«Код водоема», «Код область». В качестве ключевого поля выбираем поле «Река»типа «Текстовый», которое будет выводить порядковые номера записей. С помощьюэтого поля можно создать связь данной таблицы с другими. Задаем таблице имя «Реки»
/>
Аналогичным образомсоздаем «Водоемы»:
/>
и «Области»:
/>
В окне базы данных теперьбудут находиться также названия этих таблиц.
Рисунок 16.
3.4Заполнение таблиц данными
В окне базы данныхщелкаем дважды на значении «Река». На экран выводится таблица вида:
/>
При необходимостиизменяем ширину столбцов. Затем вводим в столбцы данные. Получаем следующуютаблицу:
/>
Аналогичные действиявыполняем с двумя другими таблицами и получаем результат, представленный нарисунках соответственно:
/>
/>
Далее необходимо создатьсвязи между таблицами с помощью ключевых полей. Выполняем команду «Сервис –Схема данных». На экране появляется окно
«Схема данных» и окно«Добавление таблицы».
/>
Добавляем две указанныетаблицы и нажимаем кнопку «ОК». В окне схемы данных появляются списки полейдвух таблиц. Методом протаскивания помещаем ключевое поле одной таблицы наключевое поле другой. Аналогично с остальными таблицами. На экране появляетсяокно «Изменение связей». Ставим галочку в окне «обеспечение целостности данных»и «каскадное обновление связанных полей».
/>
После щелчка на кнопке«Создать» связь между таблицами отображается в виде линии. В результатеполучаем схему, показанную ниже.
/>
Данная схема позволяетвключать данные из разных таблиц в запросы и отчеты.
3.5Запросы на выборку. Параметрические запросы
/>
Запрос на выборкупозволяет вывести на экран таблицы, содержащей сводные данные по какому-либокритерию отбора. Из таблицы Реки необходимо выбрать реки, протяженность которых более 2000. В окне базы данных необходимо выбратьобъект «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса в режиме конструктора».Откроется окно «Запрос на выборку». Также открывается диалоговое окно«Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запросавыбираем Реки, а затем щелкаем на кнопке «Добавить». Далее необходимоперетащить имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса вего нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым, осуществив выбор полей,включаемых в результирующую таблицу. Критерии поиска задаются в строке Реки.Для вывода в результирующей таблице списка протяженности рек необходимо вячейку строки «Условие отбора» поля протяженность рек ввести критерий выбора:>=2000.
/>
Результирующую таблицуможно просмотреть, щелкнув на кнопке «Запуск», расположенной наинструментальной панели, или выполнив команду «Запрос — Запуск».
При закрытии диалоговогоокна необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен.
/>
Для просмотрарезультирующей таблицы сохраненного запроса необходимо в окне базы данных щелкнутьна кнопке «Открыть». Запрос также открывается двойным щелчком на его значке,отображенном в окне базы данных.
Результирующая таблицапоказана ниже.
/>
При закрытии диалоговогоокна необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен.
Параметрический запрос
Параметрический запросотличается от запроса на выборку тем, что критерии отбора задаютсянепосредственно при выполнении запроса. Рассмотрим это на примере:форматирование списка. Выполняем действия аналогичные действиям по созданиюзапроса на выборку, только в ячейке строки «Условие отбора» и столбца вводим вквадратных скобках запись «Введите название водоема». Тогда при выполненииданного запроса будет появляться диалоговое окно.
В окно вводим названиеодного водоема, например Карское море, и получаем результирующую таблицу.
/>
Получаем результат:
/>
3.6 Запросына обновление
При выполнении запроса наобновление результирующая таблица не формируется. Итогом такого запроса будетизменение данных в таблице, выбранной в качестве источника. Предположим мыхотим переделать в разделе «глубина реки» глубину из метров в футы только тамгде код водоема 2.
В запросах заходим вконструктор и добавляем графу «реки» и « области». Перетаскиваем в графу поле«глубину», «реку» «область» и «код области». В графе «Область-условие отбора»пишем 2.Нажимаем Запрос — обновление. В нижней таблице появляется новая графа«обновление». В графу «глубина-обновление» вводим [глубина]*0,35.
/>
Все данные в таблице вграфе глубина с кодом 2 будут изменены и переведены из метров в футы.
3.7Создание и редактирование форм
Формы предоставляютвозможность вводить и отображать данные более удобным для пользователяспособом. Формы используются обычно в базах, в которых часто изменяются илипоявляются новые данные.
В окне базы данныхщелкаем на значке объекта «Форма», а затем щелкнуть на кнопке «Создать». Впоявившемся окне «Новая форма» выбираем пункт «Автоформа: ленточная», а заоснову берем таблицу «Общие сведения». В результате получаем форму,представленную ниже.
/>
Аналогичным способомсоздаем автоформу «в столбец» для таблицы «Общие сведения».
/>
Возможно также созданиеформ с помощью мастера форм. В окне «Создание форм» выбираем доступные поля инажимаем на кнопку «Далее». В следующем окне «Создание форм» выбираем тип формыи щелкаем на кнопке «Готово».
/>
/>
Форматировать формуможно, выполнив команду «Конструктор». Возможно изменение цвета и размерашрифта и цвета фона.
3.8Создание и редактирование отчетов
Основное назначениеотчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так жекак и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов.Используется также автоматическое создание отчётов.
Последовательность действийпри формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы.Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и заданиетребуемого порядка сортировки. Необходимо сформировать отчет, содержащийследующие данные: название реки, число месяцев навигации, глубину фарватера суказанием реки, имеющий наименьшее количество навигации. Для этого в базе данных в графеотчеты выбираем «создание отчета с помощью мастера». Высвечивается таблица, вкоторой в графе «таблицы и запросы » выбираем «реки». Далее переносим в правоеокно из левого река, протяженность, глубина. Далее и готово. Высвечиваетсятаблица:
/>
Далее нажатием«конструктор» высвечивается таблица, в которую вставляем в «примечание отчета» название:мин глубина и формулу минимальной глубины:=min([глубина]). Получаем требуемый отчет:
/>
/>
Списокиспользованной литературы
1. Абросимов А.В. Система управлениябазами данных ACCESS. – Методические указания. – СПб.:ПГУПС, 2003. – 38 с.
2. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер,2001. – 640 с.