ВВЕДЕНИЕ
В настоящее времяразвитие информационных технологий привело к появлению методов и средств,обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющиеавтоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать иотслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений,связанных с документами.
Рост сектора информации является лишь одной причиной,по которой управление процессом связи приобретает для производительности всеболее важный характер. Технический прогресс в обработкеинформации – компьютеры, спутники связи, всемирная телекоммуникационная сеть –радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократиливремя на ее передачу.
Задачанакопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла передчеловечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основнымиинструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первоекардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретениемкнигопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информациистала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественноназывать “бумажной информатикой”.
Воздействие роста объема информации и сокращение времени ее передачи несовсем однозначно. Понятно, что улучшение качества информации, имеющейся вмомент принятия решения, позволяет руководству принять обоснованное,своевременное решение. Однако огромный объем циркулирующей в настоящее времяинформации все больше затрудняет нахождение и выделение нужных и относящихся кделу сведений. Информация является одним из основных ресурсов ростапроизводительности. Более эффективное использование информации необходимо дляобеспечения производительности организации в целом.
Однимиз первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике былитак называемые административные системы обработки данных: автоматизациябанковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетови т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет тообстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы.Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная длярешения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимоеинформационной базы соответствующей системы.
Внедрение техники и технологии в область обработки информации привело кповышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизации исборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Точнотакже, как не выдержали конкуренции те организации, которые продолжалииспользовать старую технологию производства, в информационном обществе несмогут конкурировать организации, не использующие информационные технологии.
Обработка информации базируется наметодах и средствах офисной автоматизации:
•обработка текста,
•электронные таблицы,
•деловая и презентационная графика,
•планирование работ и совещаний,
•генерация отчетов из базы данных,•мультимедиа.
Известно, что в офисе низкая эффективность работы служащих значительнозамедляет производительность труда в целом по предприятию. Становитсянеобходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить заэффективностью организации деятельности современного офиса с точки зренияпринятия обоснованных и своевременных управленческих решений.
Но если учесть, что во все области деятельности человека, в том числе и всферу управления, стремительно входят компьютерные технологии, обеспечениенеобходимой эффективности труда офисных служащих в современных условияхстановится реально выполнимой задачей. Особое значение приобретают компьютерныетехнологии в тех структурах, где основная деятельность связана с приемом,обработкой и передачей информации. В первую очередь к таким структурамотносятся все подразделения, обеспечивающие систему управления организациилюбого уровня: фирмы, банка, государственного учреждения, высшего учебногозаведения, школы, предприятий социально-культурного назначения и т.д.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальномносителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Методический кабинет — это отдел,отвечающий за организацию учебной работы. Это центр обработки всей методическойдокументации в котором: накапливаются все методические документы,статистическая обработка, и получение отчета. Информационно-программные средства автоматизацииучреждений делятся на следующие категории:
•функциональные и интегрированныепакеты офисной автоматизации;
•системы для организации групповойработы;
•системы управления электроннымидокументами;
•средства управлениядокументооборотом./>
Управление любым предприятием или организацией можно представить какинформационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результатеобработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действиякоторых контролируются.
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которыхфиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:
- в пространстве:внутри предприятия и за его пределами;
- во времени: отместа создания или получения документа до его отправки адресату или передачи нахранение.
Развитие техники и новых информационных технологий позволяетреорганизовать процесс управления. Современная работа с документами характеризуетсявнедрением в процесс работы компьютерной, организационной техники(многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.
Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решенияосновных задач на современном этапе.
- Для созданиядокументов используются текстовые редакторы. Специальные программныепереводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык.Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагментырасчетов, различные диаграммы.
- Для обменаинформацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные,глобальные), что ускоряет процесс обмена.
- Для регистрациидокументов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизацииуправления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрироватьвнутренние и внешние документы ставить их на контроль, вести ежедневники.
- Для хранения исистематизации документации используются системы управления базами данных. Спомощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но иосуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших ивведение новых.
Многие прикладные программы для создания и оформления текстовыхдокументов предоставляют возможность проверки орфографии, что является ещеодним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.
Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростомпроизводства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повыситьэффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство.В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводствастановятся:
- оперативность всоставлении и прохождении документа;
- высокое качестводокументов;
- оптимальностьдокументооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократногодублирования и волокиты при прохождении и т.п.);
- безбумажныетехнологии обмена информацией, где это возможно.1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ1.1 Цельразработки
Цель разработки этой программы: систематизация, автоматизация поиска иповышение скорости ввода данных по всем видам пособий; автоматизация созданияпечатных документов, сокращение бумажного документооборота, автоматизацияархивирования документов. В этом ряду особое место занимают базы данных идругое программное обеспечение, связанное с их использованием в качествеинструмента для учебной части и рационализации труда. Их использованиепозволяет сократить время, требуемое на работу с пособиями. Достижение этихцелей при проектировании значительно упростит процесс обработки документации,хранение архивных данных.1.2 Анализиспользования разработки
Данный продукт разработан под конкретные требования, предъявляемые кработе современного учреждения. Его применение возможно в условиях деятельностилюбого образовательного учреждения, что позволяет привести работу сдокументацией на более высокий уровень, поднять на более высокий уровень обменинформацией между всеми методическими комиссиями.1.3 Анализметодов решения проблемы
Организация хранения и поиска документов
Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработкиинформации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи,предусматривающие запрограммированные решения. Решение задач поиска,систематизации и обработки информации выполняется различными способами взависимости от рода данных, способа их хранения, специфики производства идругих факторов.
Активное использование компьютера для создания документов может породитьпроблему организации хранения и последующего поиска нужного документа.
Далее рассмотрим некоторые общие подходы к решению этой проблемы.
В настоящее время многие крупные компьютерные фирмы занимаютсяразработкой и внедрением комплексных систем управления документацией. Этисистемы, как правило, ориентированы на использование в крупных компаниях, вкоторых придают большое значение управлению ресурсами, в том числе трудовыми,как одной из важнейших управленческих задач. К, системам такого типа можноотнести:
q БОСС-Референт (компания АйТи,Москва);
q Ефрат-документооборот (компания Cognitive Technologies);
q Золушка (фирма НТЦ ИРМ, Москва);
q Дело (компания «Электронные офисныесистемы»);
Каждая из этих систем имеет свои функциональные особенности, разныйинструментарий и поддержку разных серверов баз данных (МS SQL Server, ORACLE,Lotus Domino et..), но все обеспечивают выполнение комплекса функцийкадровой службы. Но для решения конкретно поставленной задачи не нашлосьготового программного продукта.
Значительно меньше программных продуктов, рассчитанных на малыепредприятия/организации.
При использовании только стандартных программ для создания и работы сдокументами организация хранения электронного вида документа — файла — полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенноважна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в определенныймомент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS 9Х и MS Office, можно достаточно эффективно управлять файловойсистемой. Все эти базовые возможности можно разделить:
- на средства иметоды организации хранения;
- средстваорганизации поиска.
Применение приложения MS Office в данном проекте решает вопросавтоматизации таких процессов, как хранение, поиск информации, ее тиражирование.Максимально упрощено получение нужной информации, что облегчает условия трудапользователя. 1.4 Анализсредств программирования1.4.1 Описание языка
БД MS Access– это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания иобслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.
/>Главноеокно MS Access
/>
/>
В MS Accessсуществуют режимы работы:
1. режим запуска,
2. режимконструктора
3. оперативныйрежим.
/>Элементы БДAccess:
Таблица – это основной объект базы данных, вкотором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, ихтипы, свойства). Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы (при наличиидостаточного количества системных ресурсов). Можно импортировать таблицы исвязывать с таблицами из приложений и БД.
Запрос– позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц.Выборка может происходить одновременно из 16 таблиц, в запрос можно включать до255 полей одновременно Результатом выполнения запроса является результирующаятаблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована приобработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять илидобавлять данные в таблицы.
Форма– это объект, предназначенный для ввода и отображения данных в более удобномвиде. Форма может содержать элементы управления и внедрённые объекты – рисунки,графики.
Отчёт– это объект, предназначенный для печати данных. В Access можно не толькокрасиво оформить отчёт, но и обработать данные с помощью языка программированияAccess VBA.
Макрос– это набор из одной или нескольких макрокоманд (иногда говорят просто –команд), выполняющих определённые операции (открытие форм, печать отчётов…).Позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. Microsoftрекомендует для процедур автоматизации или обработки событий использоватьпрограммный код Access VBA, так как в будущем макросы использоваться не будут.
Модули– прописаны на VBA, используются для описания процедур обработки событий:нажатие кнопки, настройка меню, панелей инструментов и т.д.
Таблицаявляется основным структурным элементом БД. В ней хранятся все необходимыесведения. Таблицу можно создавать различными способами: в режиме конструктора,в режиме таблицы, с помощью мастера таблиц, с помощью импорта таблиц, а такжеможно использовать связь таблиц из другой базы данных или электронной таблицы Excel.
В режимеконструктора в бланке таблицы можно установить свойства полей, главные изкоторых Имя поля (не более 64 символа), Тип данных, Размер поля.
/>
Для выводаданных удобно использовать такое свойство, как формат поля, а при вводе данныхможно вводить маску ввода.
/>
Очень важно при разработке базы данных правильно определить тип данных. ВMS Access различают следующие типы данных: Текстовый, МЕМО,Счётчик, Числовой, Логический, Денежный, Дата/Время, Поле объекта OLE.
MS Access предоставляет простые и удобныесредства сортировки и фильтрации данных в таблице. Эти средства позволяютизменить представление данных в соответствии с некоторыми критериями. В состав MS Access входят также средства поиска и замены, которые позволяютнайти данные по определённому значению поля.
Важную роль в базах данных играют запросы. Они являются важныминструментом в любых системах управления базами данных. Запросы используютсядля выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.
Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался дляпользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языковпрограммирования по определённым условиям.
Для создания запросов необходимо выполнения следующих условий:
- необходимоуказать таблицу или таблицы, из которых нужно получить данные;
- необходимоуказать поля таблиц;
- необходимоуказать условие отбора или составить выражение для вычислений или измененияданных таблиц.
При составлении выражений используют операторы, константы, идентификаторыи функции.
С помощью запросов можно получить любые интересующие вас ответы, изменитьданные в таблицах, а также удалить ненужные записи, обновить, добавить втаблицу нужные записи.
В Access существуют четыре типа запросов для различных целей:
- Запросы навыборку (Select queries) отображают данные из одной или нескольких таблиц ввиде таблицы.
- Запросы спараметром(Parameter queries) – это такие запросы, свойства которыхизменяются пользователем при каждом запуске.
- Перекрёстныезапросы (Crosstab queries) собирают данные из одной или нескольких таблиц вформате, похожем на формат электронной таблицы.
- Запросы сгруппировкой данных
- При обобщенииданных используются команда å - групповые операции и в строке групповые операцииуказываются статистические функции: Count, Max, Sum, Avg.
- Запросы наизменение (Action queries) используются для создания новых таблиц изрезультатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С ихпомощью можно добавлять или изменять записи согласно выражениям, указываемых врежиме конструктора запроса.
Для работы в базе данных обычно создают формы для ввода просмотра данных.Формы могут содержать элементы управления.
Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базыданных. Хотя для выполнения ввода и редактирования данных можно использоватьтаблицы, формы предоставляют преимущества для предоставления данных вупорядоченном и привлекательном виде. Правильно разработанная форма ускоряетпроцесс ввода данных и минимизирует ошибки.
В формах можно осуществлять проверку корректности данных, содержащих втаблице.
Форма позволяет осуществлять вычисления и выводить результат на экран.
Форма предоставляет возможность управления работы базы данных.
Содержание и вид формы зависит от того, для какого вида работ онапредназначена. Формы можно разделить на три основных категории:
1. Управлениятранзакциями
Такие формы выполняют функции добавления новых записей в таблицы илиизменения существующих записей, работают непосредственно с таблицами.
2. Доступ кданным
Фомы этой категории предназначены для представления такой информации, какдиаграммы, отчёты, таблицы, но не позволяют пользователю добавлять илиредактировать данные. Формы, предназначенные только для доступа к данным, вкачества источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные,находят средние значения.
3. Администрированиебаз данных
Эта категория форм предназначена для выполнения административных функций– главная кнопочная форма, которая содержит кнопки, открывающие различные формыдля ввода и просмотра данных, печати (просмотра) отчётов, выполняющихуплотнение БД, резервное копирование.
Существуют три способа создания форм:
— Автоматическое создание форм стандартного вида – автоформа встолбец, ленточная, табличная, сводная, диаграмма. Необходимо указать вкачестве источника данных таблицу или запрос;
— создание с помощью мастера форм– позволяет создавать форму, содержащую поля из одной или нескольких таблиц илизапросов, определяет внешний вид формы, Так как поля, выбранные дляотображения в форме, взяты из двух различных таблиц, то мастер формпредоставляет возможность выбрать тип представления данных. Выбираем основнойтип данных, для просмотра которых была предназначена форма;
—.создание формы – диаграммыудобно выполнять, используя в качестве источника данных данные запросов,таблиц.
/>
Сводная таблица аналогична сводной таблицы в MS Excel.
Создание формы в режиме Конструктора используется чаще при созданииглавной кнопочной формы.
Форму можно разделить на три основные части: заголовок формы, область данныхи примечание формы. Для изменения внешнего вида форм используется режимконструктора
Для оформления, создания удобного пользовательского интерфейса в формахможно использовать элементы управления. Наиболее часто используются Текстовыеполя (рис1), Переключатели (рис2), Вкладки (рис 3)
/>
В MS Access существует возможность вывода на печать любогообъекта – таблицы, формы, но объект Отчёт – предназначенный специальнодля печати данных
В MS Access отчёты делятся на пять основных типов, так называемыхмакетов:
- отчёты в однуколонку;
- ленточные отчёты;
- многоколоночныеотчёты;
- групповые/итоговыеотчёты;
- почтовыенаклейки.
Удобнее всего создавать отчёты с помощью мастера отчётов: имеетсявозможность указывать различные поля из различных таблиц, подводить итоги –сумму, среднее, минимальные и максимальные значения.
В конструкторе в отчёт можно вносить изменения отформатировать отчёт,добавить вычисляемые поля: например: =Sum([Оклад])*0,5
Для установки параметров страницы используем команду: Файл – Параметрыстраницы – вкладка Поля, Страница.
Access позволяет распечатать многоколоночные отчёты – Отчёт – Создать– Почтовые наклейки, можно выбрать размер наклейки, а количествострок и столбцов определяется автоматически.
В разделе примечание группы можно добавлять итоговые формулы:
Для выполнения часто повторяемых событий создаются макросы. Макрос – этопоследовательность макрокоманд, которая запускается в автоматическом режиме.
Созданный макрос можно связать с кнопкой или пунктом меню.
С помощью построителя выражений можно указать условие выполнения макроса.
Проверка Данных
При вводе данных достаточно просто допустить ошибку или забыть ввестиинформацию. Ошибки и опечатки в ваших данных делают базу данных менее удобной,а порой даже трудной для работы. Одним из преимуществ системы баз данныхявляется то, что оно может проверять вводимые вами данные, иногда дажеотказывая вам в сохранении информации, не соответствующей правилам ввода. Этотпроцесс называется проверкой на валидность, или просто проверкой данных, изаключается в проверке вводимой информации на соответствие данному полю.
В Access проверка информации осуществляетсянесколькими методами, большинство из которых не требуют от вас навыковпрограммирования. Для формы с различными типами вводимых данных вы, какправило, используются одним или несколько приведенных ниже методов проверки.
Типы данных. Этот наиболее простая форма проверки, используемая в любомбазе данных. Разумеется, Accessне позволяет вам хранить данные в поле, если тип данных не соответствует типуинформации, для которого предназначено данное поле. Если тип данных несоответствует типу информации, для которого предназначено данное поле.Например, Access позволяет ввести в поле Дата толькозначение даты.
Параметр Inputmask. Этот параметр помогает пользователям вводить в поля данные,которые имеют символы формирования, такие как дефис или скобки в постовыхиндексах или телефонных номерах. Accessпозволяет вводить только те значения которые удовлетворяют маски ввода.
Параметр Required. С помощью настройки этого параметра для поле втаблице вы можете обеспечить заполнение этих полей данными. Если пользовательоставляет незаполненным необходимое для заполнения поле или сохраняя запись безввода значения в поле, в котором это необходимо, Access отображает сообщение с предупреждением.
Параметр ValidationRule. Настройка этого параметра для полей, таблиц или элементовуправления в формах позволяет принимать только те видимые данные, которыесоответствуют установленным вами правилам проверки. При обновлениипользователем поля или сохранении им записи Access проверяет данные на соответствие их всемустановленным вами правилам проверки в случае ошибки выдает сообщение. Выможете ввести текст этого сообщения, настроив параметр ValidationText.
Процедура события BeforUpdate. Если вы хотите обеспечитькомплексную проверку полей, для которой нельзя написать выражение проверки, выможете написать процедуру события, которая будет проверять данные. В отличие отдругих форм проверки, в которых Accessавтоматически отображает сообщение, ваша процедура события BeforUpdate будет отображать сообщение иотменять обновление.
В формате Контакты уже используются маски ввода. В этом разделе выдобавите другие выражения проверки, сначала настроив свойства в таблицеКонтакты, а затем создав процедуру события BeforUpdate для проверки данных каждый раз присохранении записи пользователем.
Проверка ввода данных
1. На панелиинструментов нажать кнопку Свойства.
2. В перечне свойствщелкнуть на параметр Условие на значение и ввести (“1” OR“2” OR“высшая”). Имеется ввиду, что на полекатегория накладывается условие, т.е. можно вводить 1 либо высшая в противномслучае будет выводиться сообщение.
3. Щелкнуть на параметрСообщение об ошибке и ввести Вводится только 1, 2 или высшая!!!
/>
Модуль – это набор процедур Visual Basic. По сравнению с макросом модульболее гибкий и удобный инструмент, но он доступен более опытным пользователям.Поэтому в Access существует возможность преобразования макросов в модули: врежиме конструктора сохранить макрос как модуль.
Поддержка синхронизации поля со списком
Несмотря на, что поле со списком Найти запись выполняет все, чтоот него требуется, можно придраться к тому, что оно не отображает имя текущегоконтакта. Можно перейти к другой записи другим способом, нежели использованиеполя со списком Найти запись оно продолжает отображать имя предыдущегоконтакта и, таким образом остается не синхронизированным. Так как этот недочетявляется довольно существенным можно добавить строку кода в модуль формы чтобырешить эту проблему.
1. Открыть вкладку Событияв перечень свойств.
2. На параметре ТекущаяЗаписьи затем нажать кнопку построения.
/>
3. Выбрать Программы,добавить процедуру события Form_Current.
4. Нажать клавишу Tabи ввести строку кода:
Private Sub Form_Current()
cbofam = Фамилия
End Sub
Этот код устанавливает значение поля со списком на значение элемента Фамилия.Т.е.каждый раз при переходе к новой записи поле со списком будет обновляться и также отображать эту запись.
Настройка приложения с помощью VBA
Чтобы решить проблему прямой возможности изменения данных в базе сделаемформу доступной только для чтения по умолчанию, чтобы пользователи не могливносить изменения, не сделав специальный запрос на изменение данных. Такимобразом, пользователи будут открывать форму и просматривать конкретнуюинформацию не беспокоясь о возможности случайно внесения изменений. Чтобысделать форму доступной только для чтения, нужно просто установить значенияпараметра AllowEdits на «Нет». Так же понадобится разработать способ, с помощьюкоторого пользователи будут сообщать вам о надобности изменения данных.Нужнодве дополнительные кнопки в вашем форме: одна для оповещения о желаниипользователя внести изменения, и вторая для сохранения измененной записи.
1. Открыть вкладку Данныев перечень свойств.
2. Щелкнуть напараметре Разрешить изменения (AllowEdits) и установить его значение на «Нет»
/>
Изменение записи
1. На панелиэлементов, щелкнув на инструмент Мастера(Control Wizards), чтобы включить его, и затем щелкнуть на элементе Кнопка.Отказаться от Мастера, а настраивать его параметры вручную.
2. При выключенииэлементе Мастера кнопка появится сразу, но будет иметь имя по умолчанию.
3. Нажать кнопку Свойствана панели инструментов.
4. В поле свойства Имявведите ИзменитьЗапись.
5. Нажать Enter и в поле свойства Подпись ввести &ИзменитьЗапись.
/>
6. Щелкнув правойкнопкой мыши на кнопке Изменить запись и в появившемся меню выбрать Обработкасобытий.
7. ВыбратьПрограммы. Откроется модуль формы Ввод пособий и будет создана процедурасобытий Click для кнопки.
Private Sub ИзминениеЗаписи _Click()
Me.AllowEdits=True
End Sub
Знак равенства (=) в коде означает «присвоить значение выражения слевавыражению слева от знака». Слева от знака в нашем случае находится выражениеMe.AllowEdits, которое ссылается на свойство формыРазрешитьИзменение(AllowEdits); для ссылки на свойство текущей формыиспользуется ключевое слово Me,после которого вводится точка и далее имя свойства. Этот код дает команду Visual Basic присвоить выражению слева значение True(Истина). Установка свойства назначение True в коде Visual Basic – это то же самое, что и выбор значения Да (Yes) в перечне свойств формы. Чтобыустановить значение параметра Нет (No) в коде, присвоить ему значение False (Ложь).
Возвращение формы
Когда пользователь щелкает по кнопке Изменить запись код выполняет иделает форму доступной для изменения. при перемещении пользователя к другойзаписи или сохранении текущей записи необходимо вернуть форму в состояние, вкотором она доступна только для чтения, чтобы записи не были подверженыслучайным изменениям до тех пор, пока снова не будет нажата кнопка Изменитьзапись.
Существует два случая, которые необходимо учесть:
— Каждый переходпользователя к следующей записи.
— Каждое сохранениетекущей записи с использованием любого метода.
1 случай:
1. Открыть вкладку Событияв перечне свойств
2. Щелкнуть насвойстве Текущая запись и затем нажать кнопку построения.
/>
3. Выбрать Программы.В окне Visual Basic будет создана процедура Form_Current.
4. Нажать Enter и затем Tab после чего ввести код:
Private Sub Form_AfterUpdate()
Me.AllowEdits = False
End Sub
2 случай:
1. Выбрать элемент Кнопка.
2. В примечанииформы щелкнуть справа от кнопки Изменить запись. Откроется Мастерсоздания кнопок.
3. В списке Категориивыбрать Обработка записей.
4. В списке Действиявыбрать Сохранить запись.
5. Выбрать надписькнопки – Текст. И ввести фразу &Сохранить запись.
6. Ввести СохранитьЗаписьв качестве имени кнопки.
/>
Добавление строки кода в процедуру события, чтобы настроитькурсор
Чтобы начать ввод информации нужно сначала щелкнуть по полю Тема работы вФорме. Но будет гораздо удобнее, если курсор будет автоматически перемещаться вполе Тема работы после нажатия кнопки. Чтобы это сделать необходимо, дописатьфразу в код Visual Basic:
Тема_работы.SetFocus
/>
Эта строка установка курсора на указанный объект формы или элементуправления, а именно на поле Тема работы.
Создание собственной строки меню
1. В меню Виднавести указатель мыши на пункт панели инструментов и выбрать Настройка.
2. Открыть вкладку Панелиинструментов, нажать кнопку Создать и ввести имя для новой строкименю.
3. В окне Созданиепанели инструментов ввести Строка меню Subscribers.
4. В диалоговой окнеНастройка нажать кнопку Свойства.
5. В поле Типвыберите Строка меню.
6. В диалоговом окнеНастройка открыть Команды. В списке Категории выберите Встроенные меню.
7. В списке Командыперетащите меню Файл на собственную строку меню.
/>
8. Перетащить менюПравка из списка Команды а так же процедуру для меню Вид, Записи, Окно,Справка, перетащить каждую из них на собственную строку.
Добавление собственного меню Сервиса
1. В списке Категориящелкнуть на пункт Новое меню.
2. В списке Командыперетащить Новое меню на созданную строку меню между меню Записии Окно.
3. Щелкнуть наимеющемся тексте в поле Имя, ввести С&ервис.
4. Удерживая клавишуCtrl перетащить команды Орфография,Параметры замены, Параметры.
/>
Создание новой панели инструментов
1. В меню Видв пункте меню Панели инструментов выбрать Настройка.
2. Нажать кнопку Создать.
3. В поле Панелиинструментов ввести Преподаватели.
4. Щелкнуть правойкнопкой мыши на одной из панели инструментов и выбрать меню Преподаватели.
5. На панелиинструментов нажать кнопку Вид: Конструктор.
6. Установитьпараметр Панель инструментов на значение Преподаватели.
Добавление стандартной кнопки на панель инструментов
1. В диалоговом окнеНастройка открыть вкладку Команды.
2. В списке Категориивыбрать Правка. В списке команды отобразятся стандартные команды правки.
3. Выбрать команды Вырезать,Копировать, Вставить и Отменить в списке Команды иперетащить их на панели инструментов.
4. Щелкнуть правойкнопкой мыши на кнопку Отменить и в появившимся меню выбрать Начатьгруппу. И между кнопками Вставить и Отменить появитсяразделительная линия.
2. СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ2.1 Постановказадачи2.1.1 Назначение задачи
Стремительноепроникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности и егоиспользование для оформления и хранения документов открывает новые возможностидля ускорения процесса обработки информации, и, следовательно, принятия решенияи эффективного управления.
Эффективностьработы малого предприятия определяется объемом, скоростью и качествомвыполняемых работ как на предприятии в целом, так и на уровне каждого из егоподразделений. Важными составляющими эффективной работы предприятия являютсяавтоматизация обработки документации. Документы предприятия являются, восновном, типовыми документами и операции по обработке этих документов могутбыть автоматизированы в рамках системы автоматизации предприятия.
Отсутствиеавтоматизации процессов учета документации приводит к нерациональномуиспользованию трудовых и финансовых ресурсов малого предприятия, снижениюконкурентоспособности и уменьшении прибыли.
Для организации эффективной работы с документацией предприятиянеобходимо:
— координация деятельности по сбору и обработке документации попредприятию в целом;
— определение основных видов документации;
— определение основных направлений развития технологии обработкиинформации;
— организация оперативной регистрации, поиска необходимой документации;
— определение потребности в информации всех подразделений предприятия,оперативное получение необходимых отчетов и запросов.
Документацияпредприятия должна соответствовать современным требованиям, согласно государственнымстандартам
Такимобразом, проблема состоит в реализации системы обработки информации,позволяющей накапливать, хранить и обрабатывать (анализировать) документы. Дляреализации необходимо создать реляционную базу данных, в которой можно будетосуществлять процесс автоматизации обработки документации. 2.1.2Технико-математическое описание задачи
Создание комплексной автоматизированной системы предполагаетиспользование всего комплекса технических средств обработки информации, переходк единой системе обработки всех видов информации.
В последние годы устройства автоматизированной обработки текстовойинформации стали широко использоваться руководителями всех уровней, которые навыведенном, на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, чтоупрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовкиуправленческих решений.
Для организации эффективной работы с документацией необходимо напредприятии иметь локальную сеть между различными структурными подразделениями.
В этой связи при системном подходе к автоматизации предприятий на первыйплан выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость,безопасность.
Так как представление структуры базы данных, экранных форм, запросов,отчетных форм в Microsoft Access обеспечивается внутренней реализацией СУБД (вотличие от распространенных СУБД типа dBase, FoxPro, и т. д., в которых этихарактеристики описываются программным путем), то представление полногопрограммного кода базы данных, написанной на Microsoft Access являетсяневозможным, в связи с отсутствием такового.
Однако, при создании экранных форм для присвоения различных функцийэлементам управления — кнопкам — использовался внутренний язык СУБД — AccessBasic. Некоторые процедуры, написанные на этом языке, представлены в приложении
В базе данных «Методический кабинет» для генерации отчетов,получения некоторых данных используется запросы. Хотя эти запросыгенерировались визуальными средствами, но есть возможность представить их ввиде SQL-запроса.
Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базамиданных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей втаблицы.
Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался дляпользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языковпрограммирования по определённым условиям.
Для проверки условий используются выражения, которые должны содержать, покрайней мере, одну операцию и, по крайней мере, одну константу, идентификаторили функцию.
Для создания выражений в Access существует шесть типов категорийоператоров: арифметические операторы, операторы присваивания и сравнения,логические операторы, операторы слияния строковых значений (конкатенации&), операторы — разделители(восклицательный знак и точка),операторы сравнения.
В сочетании с операторами выражения создают константы. Существуютконстанты трёх видов:
1) числовыеконстанты – это последовательность цифр (знак числа, десятичная точка)
2) текстовые(строковые) константы.
3) константы типа Дата/Времязаключаются в знаки #, например #10:20:30#.
Идентификатор – это обычно имя объекта. Объекты в Access это таблицы,поля, запросы, формы, отчёты. Иногда имя идентификатора состоит из именисемейства и объекта, тогда отделяются «.» или «!».
В Access и VBA определены 140 различных функций и сгруппированы поназначению, например: функции даты и времени, текстовые функции, функцииобщего назначения, функции преобразования типов (математические, финансовые),функции специального назначения: статистические, динамического обмена.
В современных СУБД с интерактивным интерфейсом можно создавать запросы,используя другие средства, например Query by Examply (запрос по образцу).Однако применение SQL зачастуюпозволяет повысить эффективность обработки данных в базе. Например, приподготовке запроса в среде Accessможно перейти из окна Конструктора запросов (формулировки запроса пообразцу на языке QBE) в окно сэквивалентным оператором SQL.Подготовку нового запроса путем редактирования уже имеющегося в ряде случаепроще выполнить путем изменения оператора SQL. В различных СУБД состав операторов SQL может несколько отличаться.
Язык SQL не обладает функциями полноценногоязыка разработки, а ориентирован на доступ к данным, поэтому его включают в составсредств разработки программ. В этом случае его называют встроенным SQL. Стандарт языка SQL поддерживают современные языкипрограммирования: PL/1, COBOL, PASCAL и др.
Для построения и выполнения произвольной запросной функции в Access очень удобным и доступным являетсяязык запросов по образцу QBE,поддержанный мощным интерфейсом пользователя. Язык SQL в некотором роде скрыт от пользователя, хотя весьмаважен при составлении VBA-программв приложениях.
Язык SQL в Access может применяться при разработкеэкранных форм, отчетов, а также при создании макрокоманд и программ на VBA.2.1.3 Требования к программе2.1.3.1 Требования к функциональным характеристикам
Подход к обработке информации как кпроизводственному процессу широко принят специалистами по автоматизации системорганизационного управления. Считается, что рационализация информационногопроцесса с распространением на него элементов производственной деятельности(нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда.Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является егопродуктивность: качество, количество и скорость обработки информации.
Любая организация обрабатываетинформацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных,документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических).Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах:документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону;данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информациявырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации можетвключать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой,накопление информации.
Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общейинформационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом,снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании,специализирующейся в области информационного обеспечения процессов, заключаетсяв создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволятзаказчику перейти от частичной автоматизации к интегрированным системам,обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимуюинформацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятияуправленческих решений.
Существуют критерии, для каждого автоматизированных систем обработкиинформации для любого типа предприятий:
Система должна быть понятной.
Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы.Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основнымпроцессам, происходящих на предприятии.
Система должна быть удобной.
Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда онаудобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Неисключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютернойквалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход:«разработаем сложную систему, а людей потом научим», системаподбирается под человека и должна быть удобна для него
Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи,когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьнуюинформацию от числовой), будет защищать вас от грубых ошибок. Однако это вовсене означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средстваанализа и защиты информации. Так как же оценивать с позиций надежностиразрабатываемую систему? Эта задача распадается на три самостоятельные части.
Система должна быть адекватной.
Как уже отмечалось, переходная экономика характеризуется обилиемизменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условияхразрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказатьсянеадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможностьнастройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что системаизначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.
В основу проектирования БД должны быть положены представления конечныхпользователей конкретной организации – концептуальные требования к системе.
При рассмотрении требований конечных пользователей необходимо приниматьво внимание следующее:
- База данныхдолжна удовлетворять актуальным информационным потребностям организации.Получаемая информация должна по структуре и содержаниюсоответствовать решаемым задачам.
- База данныхдолжна обеспечивать получение требуемых данных за приемлемое время, то естьотвечать заданным требованиям производительности.
- База данныхдолжна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечныхпользователей.
- База данныхдолжна легко расширяться при реорганизации и расширении предметной области.
- База данныхдолжна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды.
- Загруженные вбазу данных корректные данные должны оставаться корректными.
- Данные довключения в базу данных должны проверяться на корректность.
- Доступ к данным,размещаемым в базе данных, должны иметь только лица с соответствующимиполномочиями.
При проектировании дипломного проекта в качестве клиентской части былавыбрана Система Управления Базами Данных Microsoft Access. Microsoft Access –это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. УспехMicrosoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанногокак на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Опишем основныеэргономические особенности данной СУБД на которые мы ориентировались приразработке клиентской части:
- MS Access имеетодин из самых лучших наборов визуальных средств среди аналогичных программныхпродуктов. Вся работа с базами данных интегрирована в окне базы данных.
При разработке программы широко используются такие современные решения,как панели инструментов, технология Drag&Drop (перетащи и брось), панелисвойств, гипертекстовые ссылки и др.
— При создании форм, отчетов, запросовсуществует возможность воспользоваться большим количеством встроенных шаблонови «помощников», следовательно, сокращается процесс написания программы.
— Широко развитый пользовательскийинтерфейс.
— Существует возможность создавать вклиентских приложениях все элементы стандартного интерфейса Windows-приложений:окна, кнопки, полосы прокрутки, кнопки выбора, кнопки переключения и многиедругие.
— Широкие возможности документированияи создания помощи пользователям.
— Окна подсказок, «ярлыки» подсказок,отличная документация на русском языке и встроенная система помощи –отличительные особенности СУБД Microsoft Access.
— Одно из основных преимуществ MSAccess – тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office. 80%пользователей в мире применяют этот пакет для организации работы в офисе идома. Следовательно, проектируемая нами система может быть легко применена иперенесена между множеством компьютеров.
— MS Access использует самый популярныйна сегодняшний день язык программирования Visual Basic. Это позволяетрассчитывать на широкую поддержку со стороны пользователей и стороннихразработчиков.2.1.3.2 Требования к надежности
Программадолжна обеспечивать стабильное выполнение операций по обслуживанию базы данных,корректный ввод и вывод данных, а также минимальное время на восстановлениепосле сбоя. Наибольшее количество ошибок возникает при некорректной работепользователя или повреждении данных и кода программы. Для исключения неверногофункционирования или отказа работы программа должна обеспечивать следующийконтроль своей работы:
— контроль хранения данных в таблицах,обеспечивается за счет указания поэлементной структуры типов хранимых данных.При повреждении пользователь должен информироваться о такой ситуации, ошибочныеданные удалятся из базы;
— контроль ввода обеспечивается путемфильтрации действий пользователя в соответствии с данными структуры таблицы.Ошибочный ввод пользователя должен отслеживаться и запрещаться, а также принеобходимости пользователь должен информироваться о неверно занесенных данных;
— должен быть предусмотрен режимвосстановления ошибочно удаленной информации непосредственно в ходе работыпользователя с программой;
Контроль периода выполнения программы заключается в отслеживаниипрограммных ошибок в ходе выполнения программы и ее соответствующая реакция.При возможности продолжения работы после сбоя работа должна быть продолжена суведомлением пользователя о характере ошибки. При полном отказе системыпользователь также должен быть по возможности уведомлен.
Для контроля ввода данных можно использовать маску ввода.Маскаввода(Input Mask) задает строку символов, облегчающую ввод данных в поле.Например, удобно создать следующую маску ввода для поля Телефон,позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточныесимволы: "(«000») «00-00-00.
В Access реализованы способы защиты баз данных: парольная защита, защитана уровне пользователей и шифрование.
Парольная защита является простым и часто достаточным средством обеспечениязащиты БД от открытия несанкционированными пользователями. Используемый приэтом пароль называют паролем базы данных.
Зная пароль БД, любой пользователь сможет ее открыть и использовать, атакже выполнить все необходимые операции с ней. Установка пароля может бытьзапрещена в случае, если для БД установлена защита на уровне пользователя иналожен запрет на парольную защиту.
Парольная защита может использоваться в дополнение к защите на уровнепользователя. В этом случае устанавливать парольную защиту может пользователь,обладающий правами администратора БД.
Таким образом, для установки обоих видов защиты БД сначала защищают науровне пользователя, и потом устанавливают пароль.
Если парольная защита действует наряду с защитой на уровне пользователя,то пользователю предоставляется возможность выполнять над объектами БДдействия, предусмотренные правами доступа.
Метод парольной защиты достаточно надежен, так как пароль система Access шифрует и к паролю нет прямогодоступа. Он хранится вместе с защищаемой БД, а поэтому открыть БД не удается ина другом компьютере с установленной там системой. 2.1.3.3 Требованияк составу и параметрам технических средств
1. Приложение MicrosoftAccess2000 является реляционной СУБД, которая можетфункционировать под управлением Windows95/98, Windows NT4.0 и выше.
2. Приложение MSAccess предназначено для разработки настольных (desktop) БД, созданияприложений БД архитектуры клиент – сервер, HTML – документов для работы вINTERNET.
3. Системныетребования
Для нормальной работы с MS Access 2000 компьютер должен удовлетворятьследующим требованиям:
1) процессор Pentium с тактовой частотой 75 МГц;
2) 16 Мбайтовосновной памяти при работе под управлением Windows 95/98 или 32 Мбайта — Windows NT4.0;
3) около 90 МБсвободного дискового пространства при обычной установке.2.2. Описание алгоритма
Для организации регистрации, контроля, поиска исистематизации документации необходимо выполнить предварительную работу.
Все документы образовательного учреждения должны бытьвыполнены с учётом единых требований к оформлению документации,регламентированных стандартами. Для оформления информационных документов необходимо создать бланкпредприятия, в котором будут отражены все реквизиты, эмблема образовательногоучреждения.
Для регистрации документации необходимо создать тематическиепапки.
/>
Для оформления документации необходимы данные о структуре предприятия,сотрудниках, поэтому при разработке информационно-справочной системы былисозданы две базы данных Сотрудники и Документация САКСЭС. БД попреподавателям в дальнейшем будет разворачиваться.
Для создания базы данных разработана инфологическая модель (см. Приложение1).
На основании инфологической модели были созданы реляционные модели базыданных. Схема базы данных Методический кабинет (см. Приложение 2)
При создании информационно-справочной и поисковой системыобразовательного учреждения используются различные способы создания таблиц: вконструкторе, с помощью мастера таблиц, используется связь между таблицами.
При создании таблиц в режиме Конструктора вводятся основныесвойства полей, маски ввода, описание полей:
/>
Для организации изменения, поиска документов используется тип поля Гиперссылка
/>
Для ввода данных создана таблица Методические пособия, в которой данные опреподавателях заполняются с помощью подстановки из таблицы Преподаватель.
/>
Для создания удобного интерфейса пользователя создана управляющая форма сдвумя кнопками Ввод данных, Отчетность (см. Приложение 3). Для удобнойработы указали параметры запуска Сервис – Параметры запуска –вывод формы/страницы Главная форма.
Для ввода данных организована форма: Ввод данных с двумя вкладкамиМетодические пособия, Справочная информация и кнопка для закрытия формы.
На вкладке Методические пособия находятся три кнопки: Вводпособий, Поиск пособий по преподавателям, Поиск пособий понаименованию.
/>
На вкладке Справочная информация находятся четыре кнопки: Методическиекомиссии, Преподаватели, Наименование пособий, Вид пособий.(см. Приложение 3).
Для ввода данных создана форма Методические пособия1, в которойработа с документами организована с помощью гиперссылки:
/>
В базе данных Методический кабинет для поиска документов иотображения данных созданы две составных форм: Преподаватель сподчинённой формой Методические пособия (см Приложение 4); Классификаторкод работы с подчинённой формой Методические пособия.
Для справочной информации созданы формы: МК, Преподаватель,Классификатор вид работ, Классификатор код работы.
Для получения итоговых сведений в базе данных Методический кабинет созданаформа Отчет, в которойвыбирается запрос: Количествопреподавателей в МК Количество методичек в МК, Количество страницу преподавателя, Председатели в МК, Запрос по наименованиям работс помощью элемента управления Поле со списком и кнопка для просмотразапроса. В Приложении 5 приведены примеры некоторых запросов.
В базе данных Методический кабинет предусмотрено выдача четырехотчётов: Бэйджики Преподаватели, Преподаватели в МК, Методическиепособия по МК и Наименования работ.
В отчёте Бэйджики Преподаватели использовался вид отчёта почтовыенаклейки, а также эмблема предприятия.
В отчёте Преподаватели в МК применяется группировка тем работ понаименованию МК и фамилии преподавателя .
В отчёте Методические пособия по МК применяется группировкапреподавателей по наименованию МК.
Отчёт Наименования работ выполнен на основе ЗапросаНаименования работ.
В Приложении 6 приведён пример отчёта Наименования работ.
Для автоматизации работы созданы пять макросов:
Макрос autoexec связан с главной формой и позволяет автоматически еёразвернуть на весь экран.
/>
Макрос 1 (см Приложение 7) связан с элементом управления Поле сосписком и выполняет функции выбора запросов.
Макрос 2 предназначенный для поиска методических пособий по фамилиипреподавателя.
Макрос 3 (см Приложение 8) связан с элементом Группа переключателейи выполняет функции выбора отчётов.
Макрос Для поиска предназначенный для поиска методических пособий понаименованию.
/> 2.4 Средстваотладки программы
Для отладки программы ввести необходимо в каждую тематическую папкувнести (набрать или скопировать) 2-3 документа. Несколько пособий должны бытьзарегистрированы за год. В формах с помощью гиперссылок провести регистрациюдокументов, 2.5 Оценкарезультатов решения задачи
База данных Методический кабинет является информационно-справочнойи поисковой системой. С помощью этой системы можно не только систематизироватьдокументацию, но и создавать новые документы с помощью шаблонов, а такжерегистрировать документы по годам и удалять нужные документы. С помощью формможно вводить необходимые сведения о преподавателях, пособиях, а с помощьюзапросов можно получать итоговые результаты.
Базу данных Методический кабинет можно изменить в случае большогоколичества пособий какого-либо направления.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА3.1 Организация работы по внедрению программного продукта заказчика
Более 90% компьютеров в мире используют операционные системы семействаMicrosoft Windows, а более 80% пользователей используют офисный пакетприложений Microsoft Office – выбор был сделан именно в пользу данных систем.Таким образом, пользователь получает возможность работать в дружественной емусреде, а так же избегает дополнительных финансовых затрат. Необходимо отметить,что данные два программных продукта (Windows 95 и Microsoft Office 97) насегодняшний день являются образцом эргономических разработок в областикомпьютерной индустрии.
Хотя использование стандартных средств и является важной частью приразработке программ, однако при проектировании систем автоматизации необходимоучитывать особенности работы людей не связанных с компьютерами. Например,работник учебной части может плохо знать основы работы на компьютере. Задачейразработчика является создать такую систему, при которой пользователь данногопрограммного продукта будет чувствовать себя комфортно и эффективность егоработы не уменьшится. Именно поэтому данный дипломный проект разрабатывался подконкретного заказчика, поэтому обладает индивидуальным интерфейсомпользователя. Поэтому каждое диалоговое окно проекта соответствует выполняемойработе пользователя, а достижение цели работы достигается нажатием одной — двухкнопок.
На предприятии необходимо выполнить или собрать документы в электронномвиде, все документы расположить по тематическим папкам.
4. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ4.1 Технико-экономические расчеты экономической целесообразностиразработки программы
Произведем расчет затрат на проектирование и внедрение программы впроизводство ВИТ – себестоимость программы.
Статьи затрат на проектирование программы «Методический кабинет»
Таблица 1Наименование Единица измерения Цена, руб. Обслуживание служебно-бытовых помещений
м2/ч 0,49 Электроэнергия тыс.кВт.ч. 242 Зарплата программиста час 10 Офисная бумага лист 0,5 Стоимость черной краски картридж 950 Первоначальная стоимость компьютера штук. 25000
Технические характеристики используемого оборудования
Таблица 2Наименование Единица измерения Величина Потребляемая компьютером электроэнергия (включая монитор) Вт 330 Потребляемая принтером эл. энергия Вт 12 Количество задействованных компьютеров штук 2 Количество задействованных программистов чел. 1 Объем документации к программе листов 50 Площадь служебного помещения
м2 10 Кол-во листов печатаемых без замены краски штук 3000 Срок изготовления программы часов 120 Использование компьютера 1,2 часов 120 Печать одного листа секунд 10 Срок эксплуатации ЭВМ год 5 Поиск данных (ручной режим) час 0,1 Поиск данных (автоматизированный режим) час 0,017
Произведем расчет затрат при проектировании изделия
Потребляемые энергоресурсы
A=P*t (Дж), (1)
где А- потребляемая энергия;
P –получаемая мощность;
t –время работы.
Цена полученных энергоресурсов
Sэ=A*Sэ1 (руб.), (2)
где Sэ – цена потребляемой энергии;
А — потребляемая энергия;
Sэ1 – цена за 1 потребленной энергии.
Цена красящего вещества картриджапринтера на лист документа
Sср.=Sс/Сср. (руб.), (3)
где Sср. – цена краски на печатаемый лист;
Сср. – максимальное кол-во листов, которое можно напечатать,не меняя картриджа;
Sс – цена картриджа с краской.
Цена печати
Sр.=(Sср.+Sрр)*Сср. (руб.), (4)
где Sр – стоимость печати;
Sср. – цена краски на печатаемый лист;
Sрр – цена листа бумаги;
Сср. – количество листов.
Оплата рабочих площадей
Ss=Ss1*Сs*t (руб.), (5)
где Ss – стоимость оплаты рабочих площадей;
Ss1– стоимость одного квадратного метра площади;
Сs – площадь помещения;
t –время работы.
· Амортизацияоборудования
·
А=Сn*Ha/100 (руб.), (6)
где А – величина амортизации;
Сn – первоначальная стоимостьоборудования;
Ha – норма амортизации =100/Тэ %, (7)
где Тэ – срок эксплуатации.
Относительная экономия текущих затрат
ΔСn=Трj*Цр–Тmj*Цm (руб.), (8)
где Трj– время выполнения операции ручным способом;
Тmj — время выполнения операцииавтоматизированным способом;
Цр – стоимость часа при ручном счете;
Цm – стоимость часа приавтоматизированном счете.
· Себестоимостьпрограммы
Сс=Ss+Sр+Sэ+Sзп+А (руб.), (9)
где Сс – себестоимость программы;
Ss – стоимость оплаты рабочих площадей;
Sр – стоимость печати;
Sэ – цена потребляемой эл.энергии;
Sзп – зарплата рабочих;
А – величина амортизации.
Произведем расчет основных затратных статей, основываясь на данных таблиц1 и 2.
Используя формулу (1) рассчитаем количество потребляемой энергиикомпьютерами и принтером:
Компьютер 1,2: 330*120=39600 Вт.
Принтер: 12*0,14=1,68 Вт
Где 0,14 – время печати 50 листов документации при скорости 10 сек. налист.
Рассчитаем денежные затраты с использованием формулы (2) для каждого изприведенных устройств:
Компьютер 1,2: 39,600*0,213=9,59 руб.
Принтер: 12*0,213=0,0040 руб.
Общая сумма затрат на эл.энергию составит:
9,59+0,0040=9,60 руб.
Применяя формулу (3), подсчитаем цену краски на один лист документации:
950/3000=0,31 руб.
Цена на печать всей документации, находится по формуле (4):
(0,31+0,5)*50=40,5 руб.
Находим оплату рабочих площадей по формуле (5):
0,49*10*120=588 руб.
Используя формулу (7) найдем норму амортизации для используемыхкомпьютеров:
100/5=20%
Далее найдем амортизационные отчисления за каждый час работы компьютера:
25000*20/100*1995=2,51 руб.
Общая сумма амортизации составит:
2,51*2*120=602,4 руб.
Определим себестоимость программы:
9,60+40,5+588+(10*120)+602,4=2440,50 руб.
Исходя из полученных в ходе расчетов данных, установим соответствующуюцену программы с использованием затратного метода и получением прибыли вразмере 30 % от себестоимости изделия, используя формулу (19):
2440,50*1,3=3172,65 руб. 4.2 Сводныеэкономические показатели и выводы по проделанной работе
Приведенные выше расчеты относятся к созданию эталонной (дистрибутивной)копии программы.
Последующие копии программы могут продаваться по цене соответствующийжелаемой прибыли: 732,15 руб. и стоимости тиражирования документации напрограмму 40,50 руб. Итого использование предприятием одной копии обойдется поцене 3172,65 руб.; каждая следующая копия по цене: 772,65 руб.
Относительная экономия рассчитывается по формуле (7) составит около
(0,1*10)-(0,017*10)=1-0,17=0,83 руб.
Снижение стоимости работы произошло вследствие замены болееквалифицированного сотрудника не менее квалифицированного, соответственно сменьшей часовой тарифной ставкой а программу может так же взыматьсялицензионная плата, т.е. средства дающие право организации пользоваться этойпрограммой в течении указанного промежутка времени. Данная плата можетвзыматься в качестве доли от гарантированного экономического эффекта прииспользовании программной разработки. Такой метод наиболее эффективен и гибокдля получения от программного изделия максимальной прибыли на протяжении всего времениего использования. Обычно это позволяет пользователю программы гарантированополучать квалифицированную помощь со стороны разработчика изделия, иобновленных версий программы по сниженной цене (стоимость новых модулей,тиражирование изделия и сопроводительной документации). Такой политикипридерживаются многие компании производящие программные изделия разного уровня сложности,и она доказывает свою состоятельность в современном быстро изменяющемся мире.
5. МЕРОПРИЯТИЯ ПОМЕРАМ БЕЗОПАСНОСТИ И ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ 5.1. Общиетребования
Взаимодействиечеловека со средой обитания может быть позитивным или негативным, характервзаимодействия определяют потоки веществ, энергий и информации.
Опасность – негативное свойство живой и неживой материи, способноепричинять ущерб самой материи: людям, природной среде, материальным ценностям.
При идентификации опасностей необходимоисходить из принципа «все воздействует на все». Иными словами, источникомопасности может быть все живое и неживое. Опасности не обладают избирательнымсвойством, при своем возникновении они негативно воздействуют на всю окружающуюих материальную среду. Влиянию опасностей подвергается человек, природнаясреда, материальные ценности. Источниками (носителями) опасностей являютсяестественные процессы и явления, техногенная среда и действия людей. Опасностиреализуются и виде энергии, вещества и информации, они существуют впространстве и времени.5.2. Электробезопасность при эксплуатации технических средств
Защитное отключение электроустановок обеспечивается путем введенияустройства, автоматически отключающее оборудование – потребитель тока привозникновении опасности поражения током.
Повышение электробезопасностидостигается также путем применения изолирующих, ограждающих, предохранительныхи сигнализирующих средств защиты.
Образующиеся заряды статическогоэлектричества устраняют чаще всего путем заземления электропроводных частейпроизводственного оборудования.
К средстваминдивидуальной защиты от статического электричества относятсяэлектростатические халаты и специальная обувь, подошва которой выполнена изкожи либо электропроводной резины, а также антистатические браслеты.5.3. Требование к помещению
Рабочее помещение должно быть просторным. Каждый день его нужнопроветривать, чтобы в воздухе не накапливались электромагнитные волны. Возлекомпьютера должны стоять кактусы и аквариум, создавая влажность помещению, илистакан с водой.
Для ряда технологических процессов важное значение имеет внутренняяотделка помещений, в частности, использование материалов, которые не собираютвредные вещества и не превращаются в дальнейшем в источник их выделения. В этихпомещениях полы, стены, потолки должны быть плотными, гладкими, с закругленнымиуглами, должны допускать влажную уборку. В случае значительных тепло- ивлаговыделений важное значение имеет теплоизоляция стен и перекрытий с цельюпредупреждения образования на них конденсата в холодный период года.
6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью данного дипломного проектаявляется создание информационно-справочной системы «Методическийкабинет».
Влюбой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такойорганизации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективнуюработу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однакокрупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системыавтоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлятьбольшими объемами данных.
Темпывнедрения новых технологий в компьютерной отрасли в современном мире оченьвысоки. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментальнореализовать технические новшества в аппаратных средствах, программномобеспечении и парадигмах вычислений, стимулирующих развитие всей технологииуправления информацией. Однако для успешной реализации крупных системуправления требуются применить нестандартный подход, творческое решение.Использование основ эргономики при проектировании, реализации и внедрениисистемы управления позволит решить многие «психологические» и «технологические»проблемы предприятий.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Р. Дженнингс, Microsoft Access вподлиннике 2 тома»BHV — Санкт-Петербург", 2000
2. А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, Базыданных учебник, Санкт-Петербург, Корона, 2003
3. О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, Базыданных, Москва, Форум — Инфра-М, 2003
4. Т. Карпова, Базы данных: модели,разработка, реализация, Питер, 2001
5. С. Симонович, Специальнаяинформатика, Москва, АСТпресс, 2002
6. Б. Карпов, MS Access, 2000.Справочник, Питер, 2001
7. Научно-методический журнал. Классныйруководитель, Москва, 2001
8. Т.К. Практическаяпедагогика, Москва, 1999
9. .В.И. Загвязинский,Теория обучения современная интерпретация, Москва, 2001
10. Р.Ахаян и др. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, «Питер»,1997г.
11. Боуман Джудит, Эмерсон Сандра, Дарновски Марси. «Практическое руководствопо SQL. 3-е издание». Пер с англ. – Киев, Диалектика. 1997.
12. Дейт, К. «Введение в системы баз данных».-М.: Наука, Диалектика. 1980.
13. Р.Ахаян и др. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, «Питер»,1997г.
14. Г.Саливан, Д.Бенаш «Секреты MS Access 97», Санкт-Петербург, «BHV», 1997г.
15. «Гражданская оборона». Под редакцией А.Т.Алтунина, «Военноеиздательство»,