МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ
ДАЛЬНЕВОСТОЧНАЯ АКАДЕМИИЯГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
Факультет государственного имуниципального управления Специальность 080504.65 «Государственное и муниципальноеуправление» Кафедра менеджмента, государственного и муниципального управления
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине «Информационные технологии»
Разработка и создание презентации базы данных «Деканат ВУЗа»
Студент группы А.А. Горюнов
Научный руководитель,
Т.Н. Парамонова, доцент
Хабаровск 2010
Содержание
Введение
1. Назначение и область применениямультимедийных презентаций
1.1 Преимущества мультимедийныхпрезентаций
1.2 Варианты использованиямультимедийных презентаций
2. Назначение и основные возможности«Microsoft Power point»
2.1 Основные возможности «MicrosoftPower Point»
2.2 Группы инструментов среды«Power Point»
2.3 Запуск «MS Power Point»
2.4 Режимы просмотра
3. Проектная часть. Создание презентациипроцесса разработки базы данных «Деканат ВУЗа»
3.1 Основные правила созданияпрезентации
3.2 Основные отличия «MicrosoftPowerPoint» от предыдущих версий
3.3 Требования к аппаратному обеспечениюдля просмотра презентации, созданной в «Microsoft PowerPoint 2007»
Заключение
Список использованных источников илитературы
Приложения
Введение
В современноммире все сферы деятельности людей подвержены влиянию новых информационныхтехнологий (НИТ), что приводит к многообразным преобразованиям в сфересоциальных отношений, материального и духовного производства.
Презентация –это представление обществу или узкому кругу специалистов недавно созданныхматериальных или иных вещей с определенными целями. Создание презентации товараотличается от создания презентации корпорации, хотя и в одном, и в другомслучае преследуется, по сути, рекламная цель. В основном преследуетсяинформативная цель; потребители знакомятся с новыми марками товаров и услуг нарынке, новым расписанием работы магазинов. А форма презентации такова, чтобыубедить клиентов в предпочтении именно данной марки товара, данной фирмы,данного торгового знака и поддержать их узнаваемость, тем самым расширить свойбизнес. Самым сложным является создание презентации какого-либо проекта, посколькуона направлена на поиск людей и организаций, заинтересованных в разработке иреализации данного проекта. Презентация должна быть подана в таком виде, чтобыубедить присутствующих в аудитории в целесообразности их участия в проекте.Катализатором служит, естественно, будущая финансовая прибыль от реализацииэтого проекта.
В принципе,мультимедийные презентации, как действенный вид рекламы, не так давно овладелиумами наших бизнесменов, и они еще до конца не оценили значимость иэффективность такой рекламы. А, поскольку создание презентаций адоптирует их кпросмотру на мониторе, то чаще всего презентации ограничиваются анимационнымироликами с управлением их в интерактивном режиме. В общем, действуем попринципу – лучше один раз увидеть, чем десять раз услышать. И это правильно,потому, что 70% всей информации запоминается через «уши и глаза». Созданиепрезентаций – это незаменимый инструмент ведения бизнеса, обладающийубедительными методами, но, помимо этого – это еще и требование времени.Покупатель, избалованный огромным ассортиментом товаров и услуг, предпочитаетузнавать обо всех новых достижениях, что называется, «из первых рук». Особойпопулярностью для создания презентаций среди всех программ пользуется программаPowerPoint офисного пакета Microsoft Office.
Созданиепрезентаций PowerPoint – это удобная и доступная форма, что называется«быстрого реагирования» – ноутбук на плечи, диски в сумку, машина к подъезду, иможно проводить презентацию в любом месте, где есть «лампочка Ильича». Но, еслик слайдам, как в хорошем рецепте, добавить грамотный текст, приправитьэлегантным дизайном и украсить эффектным рассказчиком, то лишь тогда блюдо подназванием товар, услуга или проект приобретет привлекательный для покупателявид.
Сочетание звука,изображения и текста обусловливает дидактические возможности мультимедийныхтехнологий и повышает эффективность восприятия представляемой информации.
Цель работысостоит в рассмотрении процесса разработки концепции базы данных деканата.
Исходя изпоставленной цели, были определены следующие задачи: изучить основныевозможности Microsoft Power Point 2007 и с его помощью создать презентацию,отражающую процесс разработки базы данных деканата.
Объектомтеоретического исследования является процесс создания базы данных деканата, апрактического – реализация описания процесса создания базы данных в видепрезентации Microsoft PowerPoint.
Хронологическиерамки. В качестве исходных данных для базы данных планируется использоватьданные из деканата за 2009-2010 гг.
Практическая значимостьсостоит в том, что разрабатываемая база данных сможет использоваться в деканателюбого вуза./>/>
1. Назначение и область применениямультимедийных презентаций
/>
1.1 Преимуществамультимедийных презентаций
Мультимедийныепрезентации год от года становятся все более востребованной и эффективнойформой рекламы, постепенно тесня традиционные способы продвижения товаров иуслуг. Стремительное развитие и масштабность применения в сфере бизнесамультимедийных презентаций объясняется в первую очередь многочисленнымипреимуществами использования мультимедиа в качестве маркетингового инструмента[20, С.119]:
Информационнаяемкость. Возможность в одной мультимедийной презентации разместить большойобъем графической, текстовой и звуковой информации, позволяет в полной мерепродемонстрировать преимущества и достоинства рекламируемого продукта.
Компактность. Вкачестве носителей для мультимедийной презентации могут быть использованыразличные типы дисков, USB-карты или электронные визитные карточки, нонезависимо от формы и емкости, все эти типы носителей отличаются компактностьюи удобством хранения. Мини-диск, USB-карта или USB-часы можно носить в кармане,портмоне или даже на руке, при этом в каждом из носителей может быть размещенодо нескольких десятков мультимедийных презентаций.
Эмоциональнаяпривлекательность. Мультимедийные презентации дают возможность представитьинформацию не только в удобной для восприятия последовательности, но и эффектносочетать звуковые и визуальные образы, подбирать доминирующие цвета и цветовыесочетания, которые создадут у зрителей позитивное отношение к представляемойинформации.
Наглядность.Наглядность — это ключевой аргумент использования мультимедийных презентаций. Илучше всего он выражается расхожей фразой: «лучше один раз увидеть, чем сто разуслышать», или даже прочесть. Отличительные особенности, специфические свойстваи преимущества рекламируемого продукта можно предельно реалистичнопродемонстрировать именно с помощью современных графических и видео технологиймультимедийных презентаций.
Мобильность.Все, что нужно для демонстрации – это носитель и компьютер, телевизор или дажекарманный компьютер. Оптимальным решением может стать презентация в сочетании сноутбуком, что особенно важно при выездных контактах. Нет нужды возить в машинекипы листовок или брошюр и переживать при поломке автомобиля с рекламнымиматериалами в багажнике. Носитель, ноутбук или карманный компьютер – это все,что Вам понадобиться для проведения мультимедийной презентации.
Интерактивность.Возможность непосредственно воздействовать на ход презентации — это одно изважнейших преимуществ мультимедиа. Выбрать язык презентации, нужный дляпредставления раздел или блок информации — неоспоримое достоинствомультимедийных презентаций, которое дает возможность фокусировать вниманиесобеседников на выбранных именно Вами ключевых моментах;
Экономическаявыгода. Тиражирование мультимедийных презентаций на дисковые носители илиэлектронные визитные карточки стоит гораздо ниже, чем печать среднего по объемуи качеству полиграфии буклета. При этом следует учитывать и возможностьмногократного использования одной мультимедийной презентации, ее дополненияновыми текстовыми и графическими материалами, модификации интерфейса извукового ряда.
Многофункциональность.Однажды созданная презентация может иметь до десятка различных способовиспользования, начиная от применения мультимедиа для поддержки PR-акций ивыставочных мероприятий, до демонстрации при личных контактах с потенциальнымклиентом или партером.
/>1.2 Варианты использованиямультимедийных презентаций
Мультимедийнаяпрезентация – это мощный и многофункциональный маркетинговый инструмент.Возможность использовать мультимедиа в самых разных отраслях бизнеса позволяетпрактически неограниченно расширять сферу применения интерактивных презентаций [18,С.23].
Образовательныепрограммы, тренинги и семинары. Прогрессивные технологии в сфере образования насовременном этапе очень востребованы. В частности, все большую популярностьприобретают презентации с анимированными схемами производств, которые нагляднодемонстрируют технологический процесс производства. Графическое отображениемаркетинговых процессов, диаграммы продаж и схемы финансовых операций – всеэто, и многое другое, в легкой для восприятия и запоминания форме можноотобразить именно в мультимедийной презентации. При этом использованиепрезентации в ходе обучающих семинаров или тренингов, дает возможность в сжатыесроки изложить учебный материал и представить информацию в более эмоциональнопривлекательной форме.
Интернет-приложение.Мультимедийная презентация является отличным приложением к любому корпоративномусайту, Интернет-проекту или электронному магазину, так как с помощьюмультимедиа можно создать оригинальную фотогалерею товаров, быстро сформироватьпрайс-листы и список продукции. Кроме того, мультимедийная презентация легкоадаптируется для использования в качестве промо-сайта.
Каталогипродукции и услуг. Использование каталогов традиционно считается одним из самыхэффективных методов при продвижении товаров и услуг. Однако современный рыноктребует не только постоянного обновления ассортимента, но и наличие актуальнойинформации о скидках, ценах, производителе и дистрибьюторе продукции.
Оптимальнымвариантом решения подобной проблемы является использование мультимедийнойпрезентации, выполненной в виде интерактивного каталога товаров и услуг. Использоватьинтерактивный каталог целесообразно не только в отделе продаж, но и при ведениискладских операций. Грамотно структурированная презентация позволяетпользователю легко ориентироваться по таким разделам продукции как: новыепоступления, товары со скидкой, продовольственные, промышленные товары, бытоваяхимия, косметика и парфюмерия и пр. Список разделов, конечно, зависит отспецифики деятельности конкретной компании, поэтому детальная структура блокови модулей мультимедийной презентации может быть различной.
Все товары иуслуги сопровождаются подробным описанием свойств, срока годности, реквизитовкомпании-производителя, ценами, фотографиями и другими дополнительнымисведениями. Демонстрировать интерактивный каталог можно как в присутствииклиента, отвечая на возникающие в ходе презентации вопросы, так и размещать егов Интернет-магазине, дарить в качестве сувенира или раздаточного рекламногоматериала.
Почтоваярассылка. При рассылке мультимедийных презентаций курьерской доставкой илипочтой обычно используется сочетание презентации и носителя. Мини-диск илиэлектронная визитная карточка выполняют роль оригинального рекламногоматериала, привлекая внимание клиента нестандартной формой носителя. Рассылкапо электронной почте отличается только тем, что по адресам клиентов илипартнеров отправляется файл, содержащий саму мультимедийную презентацию. Однакокак в случае рассылки традиционной, так и электронной почтой, отклик получателяпрезентации в несколько раз больше, чем при использовании общепринятых рекламныхпечатных материалов.
Ресторанноеменю. В настоящее время процесс автоматизации ресторанного бизнеса стремительнонабирает обороты. Тем более это касается заведений быстрого питания, где времяобслуживания посетителей сокращается до минимума. Система электронногомультимедийного меню позволяет клиенту не только самостоятельно выбиратьпонравившиеся блюда, закуски или напитки, но и без участия официантапросматривать и оплачивать счет. Мультимедийная меню-презентация предоставляетпосетителю возможность листать разделы, в которых блюда и напитки сгруппированыпо определенным критериям, выбирать и просматривать описания, времяприготовления, фотографии блюд и закусок.
Конференции,симпозиумы, конгрессы. Любой доклад, сопровождаемый мультимедийной презентацией,позволяет представить значительно больший объем информации и нагляднообосновывать свои аргументы. Динамичный доклад, сопровождаемый яркой иэффектной мультимедийной презентацией, привлекает значительно больше внимания.
Выставочныемероприятия. Мультимедийная презентация является оптимальным вариантомоформления выставочного стенда, привлекая внимание посетителей выставкидинамичным сюжетом рекламного ролика и выразительным звуковым рядом. Крометого, дополнительным вариантом использования презентации на выставке являетсяраспространение носителей в качестве раздаточного материала. Несмотря на обычнохорошую распространяемость рекламной полиграфии на выставках, большинствокрасочных буклетов и листовок рано или поздно оказываются в мусорной корзине.Тогда как мультимедийные презентации, тиражированные на мини-носителях, будутобязательно просмотрены.
Приложение ккупленной продукции. Обычно разработка мультимедийных презентаций, которыепредназначены для приложения к покупке, проводится с учетом определенныхкритериев: яркий юмор, увлекательная сюжетная линия и впечатляющий видеоряд.Маркетинговая эффективность такой мультимедийной презентации, записанной наносителе и прилагаемой к покупке, возрастает не менее чем на порядок. Ведьпокупатель, просмотрев ее, обязательно покажет своим друзьям и знакомым, темсамым, организовывая своеобразную «вирусную рекламу». В случае, если носитель сзаписанной на нем презентацией прилагается к покупке компьютера, сканера илипринтера, мультимедийная презентация может быть использована как оболочка длядрайверов или утилитов, в то же время, выполняя и рекламную функцию.
Использованиеносителя презентации в качестве дисконтной карты. Поддержка лояльностипотребителя к брэнду с помощью мультимедийных презентаций особенно эффективна,когда мини-носитель с презентацией является одновременно и дисконтной картой напоследующие приобретения. В этом случае, оптимальным вариантом станетиспользование в качестве носителя электронной визитной карты [16, С.155].
Личные контактыв деловом общении. Личные встречи с клиентами, партнерами или инвесторамиявляются неотъемлемой частью любого бизнеса. При этом важным факторомпроведения результативных контактов является грамотное и наглядное изложениепредложения.
Во-первых, спомощью мультимедийной презентации преимущества и достоинства продукции илиуслуг компании будут продемонстрированы максимально наглядно и реалистично.Во-вторых, деловое общение с использованием интерактивной презентации будетпроходить более динамично и эффективно, так как, управляя сюжетом и порядкомпредставления информации, можно сфокусировать внимание собеседников на ключевыхмоментах общения. В-третьих, мультимедийная презентация является важнейшиминструментом продаж, что особенно важно для менеджеров по сбыту. И, наконец,презентовав носитель с мультимедиа, можно быть уверенным, что после окончанияпереговоров собеседники самостоятельно смогут повторно и более внимательнопосмотреть мультимедийную презентацию, детально изучив преимущества компании.
Дополнение кпечатной полиграфии. Мультимедийная презентация может стать удачным дополнениемк традиционной рекламной полиграфии. Упакованный в полиэтиленовую оболочку иликрасочную бумажную упаковку, мини-носитель с презентацией прикладывается кобложке профильного журнала. В этом случае, мультмедийная презентация особеннорезультативна, так как будет просмотрена именно потенциальными клиентамицелевой аудитории. Экономические затраты при реализации такого способараспространения презентации по стоимости сопоставимы с обычной рекламой наобложке журнала. При этом, эффективность воздействия мультимедийной презентациина порядок превосходит стандартную печатную рекламу.
Рекламные акции.При организации PR-акций и масштабных публичных мероприятий, важным факторомявляется не только привлечение внимания аудитории, но и возможность длительноевремя это внимание удерживать. В этом случае использование мультимедийнойпрезентации на большом экране позволяет привлечь и удержать вниманиепосетителей акции. Кроме того, интерактивная презентация значительно повышаетпрестиж и узнаваемость брэнда, усиливая результативность PR-акций.
Широкоформатныеэкраны. Все более популярным способом использования мультимедийных презентацийстановится их трансляция на широкоформатных экранах. Светодиодные табло,плазменные панели или телевизионные экраны, установленные в кафе, барах,кинотеатрах и клубах, являются идеальным способом эффективной представлениямультимедийной презентации. Низкая стоимость, ориентированность на конкретнуюцелевую аудиторию и возможность практически непрерывной демонстрации – этонеотъемлемые преимущества использования мультимедийных презентаций в публичныхместах [10, С.112].
BTL-акции.Мультимедийные презентации, предназначенные для дополнения BTL-акций, обычноразрабатываются с учетом их максимальной креативности. При этом сюжетпрезентации должен быть построен так, чтобы его было интересно не толькосмотреть самим, но и показать друзьям и знакомым. Таким образом, значительноувеличивается время просмотра презентации и количество вовлеченных в BTL-акциюпотенциальных клиентов.
Информационныекиоски в публичных местах. Как правило, информационные киоски и банкоматыустанавливаются в гипермаркетах, аэропортах, торговых или развлекательныхцентрах. На сенсорном экране киоска посетитель может просмотреть картуторгового центра и расположение интересующих его магазинов или объектов. Приэтом в качестве экранной заставки или вставок между основными разделами меню,может использоваться презентация услуг или продукции компании. Ненавязчивые,короткие и яркие мультимедийные презентации привлекают внимание пользователейинформационными киосками и значительно повышают узнаваемость брэнда.Телевизионные рекламные ролики.
Мультимедийныепрезентации – универсальный маркетинговый продукт, поэтому при их разработкеобязательно учитывается возможность последующей адаптации для трансляции нателевидении. Как правило, для этой цели используется первая частьмультимедийной презентации – рекламный ролик. Причем экономические затраты наизготовление мультимедийного ролика значительно ниже, чем съемки стандартногорекламного ролика.
Экранныезаставки. Мультимедийная презентация может быть использована не только вкачестве рекламного продукта. Одним из способов формирования корпоративногостиля и культуры компании является использование мультимедийных презентаций:презентация адаптируется для ее применения в качестве хранителя экрана илиэкранной заставки. Использование мультимедийной презентации в роликорпоративного хранителя экрана или экранной заставки позволяет повыситьавторитет компании не только в глазах клиентов и партнеров, но и сотрудников.
Оптимизациякорпоративного документооборота. Современные мультимедийные презентации — этоне только красочное и эффектное шоу. Новым и весьма перспективным направлениемв использовании презентаций является внедрение мультимедиа в процесс работы скорпоративными документами. Для этой цели используется специализированнаяразновидность презентации, которая выполняет функцию программной оболочки. Онапозволяет объединить электронные документы компании, а удобная системанавигации по структуре разделов, и возможность в любое время просмотретьвыбранный документ, обеспечивает максимальную открытость и прозрачность системыдокументооборота [10, С.118].
/>
2. Назначения и основные возможности «MicrosoftPower Point»/>/>
2.1 Основныевозможности «Microsoft Power Point»
Программа MSPower Point является специализированным средством автоматизации для создания иоформления презентаций, призванных наглядно представить работы исполнителягруппе других людей. Программа обеспечивает разработку электронных документовособого рода, отличающихся комплексным мультимедийным содержанием и особымивозможностями воспроизведения. MS Power Point позволяет разрабатывать следующиедокументы [7, С.14]:
1. презентации,рассчитанные на распечатку на прозрачной пленке с целью их демонстрации черезоптический проектор;
2. презентации, рассчитанныена распечатку на 35-мм диапозитивной фотопленке с целью их демонстрации черезоптический слайд-проектор;
3. презентации,рассчитанные на воспроизведение через компьютерный проектор;
4. материалыпрезентации для автономного показа на экране компьютера;
5. материалыпрезентации для публикации в сетевом окружении с последующим автономнымпросмотром;
6. материалыпрезентации для рассылки по электронной почте с последующим автономнымпросмотром адресатами;
7. материалыпрезентации для распечатки на бумаге с целью последующей раздачи.
Любой документMS Power Point представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров,называемых слайдами. Каждый слайд в документе имеет собственный уникальныйномер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от места слайда.Последовательность слайдов в документе линейная. Слайды могут содержать объектысамого разного типа, например: фон, текст, таблицы, графические изображения ит.д. При этом на каждом слайде присутствует как минимум один объект — фон, которыйявляется обязательным элементом любого слайда (см. Приложение А, С.).
Таблица 2.1 — Параметры объекта «Слайд» Параметр Назначение параметра Вид фона Можно изменять путем установки шаблона Цвет фона Можно изменять (широкая палитра). В пределах о одного слайда изменять нельзя Вид перехода
Характеризует переход от одного слайда к другому
«по кнопке» или автоматически Звук Наличие или отсутствие звукового сопровождения Эффект анимации Объект может прилетать, появляться и т.д.
/>
2.2 Группыинструментов среды «Power Point»
В процессесоздания презентации будут использованы предоставляемые средой Power Pointгруппы инструментов (см. Приложение Б, С.). />/>
2.3 Запуск «MSPower Point»
Запуск программыможно осуществить разными способами [7, С.12]:
1. Наиболеепростой из них заключается в использовании кнопки Панели быстрого запуска илиРабочего стола.
2. Если такихкнопок нет, то выполните команду Пуск-Программы-Microsoft PowerPoint.
После запускапоявляется окно программы с открытым диалоговым окном MS Power Point. В окнепредлагается выбрать форму работы по созданию презентации:
1. Мастеравтосодержания можно использовать для быстрого создания презентации с типовойструктурой. В этом случае на экран поступит диалоговое окно Мастера, которыйбудет задавать вопросы. Пользуясь вашими ответами, Мастер за несколько шаговсоздаст «черновик» профессиональной презентации из 8-15 слайдов, которыйприблизительно будет соответствовать вашему замыслу. Затем эту презентациюследует отредактировать.
2. Шаблоноформления позволяет взять за основу своей презентации один из готовых шаблоновPower Point. При выборе этого раздела и нажатии кнопки OK, на экране появитсядиалоговое окно Создать презентацию с тремя вкладками. На вкладке Шаблоноформления можно выбрать дизайн оформления слайдов.
3. Пустуюпрезентацию. Если активизировать этот раздел, то о создании своей презентациивам придется позаботиться самим.
Открытьпрезентацию. Этот раздел позволяет загрузить готовую презентацию с жесткогодиска, или другого съемного носителя.
В левой частиокна приложения находится область Структура или Слайды для переключения междурежимами Слайды и Структура. По умолчанию в области Структура — Слайдыустанавливается режим Слайды, т.е. отображается панель Слайды. В этом режиме вэтой области отображаются миниатюрные изображения слайдов, входящих впрезентацию.
Окно PowerPointсодержит основные элементы управления (см. Приложение В, С.)
/>
2.4 Режимыпросмотра
В режимеСтруктура в этой области отображается иерархическая структура, содержащаязаголовки и тексты слайдов презентации. Перед заголовком каждого слайда стоитномер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположенпосле каждого заголовка.
В центреприложения находится область слайда, в которой отображается слайд. Режимобычный — это основной режим для создания, редактирования и форматированияотдельных слайдов.
Ниже главногоокна находится область заметок. В этой области к каждому слайду можно добавитьзаметки докладчика, которые не отображаются в режиме показа слайдов.
Строка менюпредоставляет доступ ко всем важным командам программы PowerPoint. Панелиинструментов предоставляют быстрый доступ к используемым командам. В PowerPoint используется группа команд меню Показ слайдов вместо меню Таблицаредактора Word.
На панелиформатирования размещены следующие инструменты: Конструктор и Создать слайд.При выборе кнопки Конструктор в области задач отображается панель Дизайнслайда, в которой размещены три раздела: Шаблоны оформления; Цветовые схемы;Эффекты анимации. С помощью команд этих разделов можно к слайду применитьшаблон оформления, цветовые схемы и эффекты анимации [7, С.35].
При выборе напанели инструментов команды Создать слайд, в области задач отображается панельРазметка слайда, с помощью которой можно изменять разметку слайдов (Макеттекста, Макет содержимого, Макет текста и содержимого).
Бегунок линиипрокрутки позволяет переходить между слайдами, а не по тексту в пределах одногослайда. Кроме того, во время перетаскивания бегунка редактор показывает номер иназвание каждого слайда. Кнопки режима просмотра слева от горизонтальной полосыпрокрутки, позволяют быстро переключиться в один из режимов просмотра PowerPoint (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов). В левой частистроки состояния отображается номер слайда, над которым идет работа в данныймомент, и тип создаваемой презентации.
Режимыпросмотра: Для эффективного применения PowerPoint при создании и редактированиипрезентаций необходимо использовать различные режимы просмотра документов.Режимы представляют собой разные способы отображения слайдов на экране. Косновным режимам, применяемым в PowerPoint, относятся: обычный режим и режимсортировщика слайдов.
Переключениережимов отображения можно осуществлять в меню Вид (Обычный, Сортировщикслайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Переключение режимов можно такжеосуществлять с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосыпрокрутки (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов).
Режимыотображения слайдов: Режим «Обычный». В этом режиме в окне приложенияотображаются три области: Структура-Слайды; область Слайда; Заметки к слайду.Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы. Режим «Сортировщикслайдов» – это режим, в котором все слайды презентации отображаются видеминиатюр. В этом режиме можно легко перемещать слайды, изменяя порядок ихследования в презентации. Режим «Показ слайдов» — это режим, с помощью которогоможно просмотреть презентацию на экране. Режим «Страницы заметок» – режимпросмотра, в котором к каждому из слайдов можно добавить заметки докладчика. Вверхней половине страницы появляется уменьшенное изображение слайда, а в нижнейполовине отображается большая панель для текста заметок.
/>
3. Проектнаячасть. Создание презентациипроцесса разработки базы данных «Деканат ВУЗа»
/>/>/>/>/>
3.1 Основныеправила создания презентации
Рассмотрим общиеправила, которыми пользовались при создании презентации базы данных деканата [12,С.53]:
Прежде чемприступить к созданию презентации, следует четко представлять (понимать), чтонужно донести до аудитории, что ей (аудитории) рассказать. Поэтому необходимопросмотреть как можно больше литературы по данной теме, составить списокматериалов и иллюстраций, которые необходимы. Определить, какие материалы ииллюстрации необходимо отсканировать, найти в Интернете или, наконец,нарисовать самим.
Необходимознать, кто будет слушателями. Тогда можно будет настроиться на аудиторию и темсамым задать нужный лад. Это является важным шагом к успеху.
В презентации недолжно быть ничего лишнего. Каждый слайд должен представлять собой звено,логически связанное с темой повествования, и работать на общую идеюпрезентации.
Не следуетперегружать слайды лишними деталями (не увлекаться анимацией). Анимацию следуетиспользовать только с целью привлечения внимания к основным, ключевым моментамслайда. Не нужно забывать, что звуковые и визуальные эффекты не должныотвлекать внимание от основной (важной) информации.
Остановимсяболее подробно на основных этапах создания презентации.
Этап 1. Начало работы. Выбор темы, постановка цели и задач презентации. В настоящей работе вкачестве темы презентации был выбран процесс разработки базы данных деканата.
Этап 2. Определение содержания и дизайна презентации
1. Составлениеплана будущей презентации. Желательно, чтобы план был подробным. Необходимо набумаге нарисовать, структуру презентации, схематическое изображение слайдов ираспределить, какой текст, рисунки, фотографии или другие материалы будутвключены в тот или другой слайд. Составление списка рисунков, фотографий,звуковых файлов, видеороликов (если они необходимы), которые будут размещены впрезентации. Определение текстовой части презентации
2. Определениеусловий демонстрации. От этого будет зависеть объем текстовой информации,располагаемой на слайдах, и, как мы говорили выше, размер шрифта и виднавигации.
3. Определениеколичества слайдов в презентации (оно может потом изменяться).
4. Определениепримерного дизайна слайдов. Цветовая гамма фонов слайдов, формат заголовков(желательно, чтобы во всех слайдах был выдержан один формат и соблюден единыйстиль).
Этап 3. Порядок создания презентации [12, С.58]:
1. Ввод иредактирование текста. Создаются текстовые слайды, на каждом слайде вводитсятолько текстовая информация. После ввода текста необходимо определиться с егорасположением на каждом слайде, продумать его форматирование, т.е. определитьразмер, цвет шрифта, заголовков и основного текста. При подборе цвета текста следуетпомнить, что текст должен быть «читаем», то есть фон слайдов не должен«глушить» текст. Не использовать редкие виды шрифтов, их может не быть надругих компьютерах, с помощью которых презентация будет демонстрироваться вдругих аудиториях. Определить, не перегружены ли слайды текстом, возможно,придется часть текста включить в устный доклад, а если презентациядемонстрируется без сопровождения докладчика, то необходимо продуматьсодержание текста так, чтобы он не потерял смысл и был доступен для понимания.И не забывать об орфографии, ничто не портит так представление о вас и вашейработе, как орфографические ошибки в тексте презентации.
2. Графики,диаграммы, таблицы. Если планируется разместить в презентации графики идиаграммы, то продумать их расположение, определите, читаются ли надписи, и неперегружать один слайд несколькими графиками или диаграммами – информация будетхуже восприниматься. То же самое относится и к таблицам, текст в таблицахдолжен быть хорошо виден, для наглядности в таблицах можно применять слабую (поцвету) заливку ячеек.
3. Изображения,рисунки, фон. Очень важным является фон слайдов, он создает определенноенастроение у аудитории и должен соответствовать теме презентации. Серьезныепрезентации не должны быть пестрыми, содержать яркие, «ядовитые» цвета и менятьцветовую гамму от слайда к слайду. Если презентация состоит из несколькихбольших тем, то каждая тема может имеет свою цветовую гамму, но не сильноотличаться от общей цветовой гаммы презентации. Не рекомендуется делать фонслишком пестрым, это отвлекает аудиторию и затрудняет чтение текста.Размещенные в презентации графические объекты должны быть, в первую очередь,оптимизированными, четкими и с хорошим разрешением. Графические объекты нерасполагаются в средине текста, это плохо смотрится.
4. Следующий шагв создании презентации – это вставка анимации. С помощью анимационных эффектовможно существенно улучшить восприятие презентации и обратить внимание аудиториина наиболее важные моменты, отраженные на слайдах или в самой презентации.Прежде чем применять эффекты анимации, необходимо внимательно изучить возможностивнутрислайдовой и межслайдовой анимации и продумать, как и где ее применять.Необходимость и тип анимации должен быть логически увязан со структуройдоклада, зритель должен быть готов увидеть объекты расположенные на слайде вопределенном месте, а не бегать глазами по слайду. Можно использовать указкуили указатель мышки для подсказки зрителям в поиске того, о чем уже началиговорить. Делать небольшие паузы между слайдами, чтобы аудитория успела усвоитьто, что рассказывает докладчик. Выступление должно быть энергичным, но неоглушать слушателей.
5. Звуковоесопровождение. Если решено в презентации использовать звуковое сопровождение,то это нужно делать аккуратно. Музыка не должна в первую очередь заглушатьдокладчика, раздражать слух, иметь резкие переходы, а также усыплятьслушателей. Звуковое сопровождение должно органично вписываться в темупрезентации. Если нет уверенности в необходимости или выборе звуковогосопровождения презентации, то лучше вообще от него отказаться.
6. Доводкапрезентации. Доводка презентации заключается в неоднократном просмотре всейпрезентации, определении временных интервалов, необходимых аудитории дляпросмотра каждого слайда, и времени их смены. Слайд должен быть на экранестолько времени, чтобы аудитория могла рассмотреть, запомнить, осознать егосодержимое. Между тем большой интервал между сменами слайдов снижает интерес.Возможно, при окончательном просмотре придется поменять местами некоторыеслайды для создания более логической структуры презентации или внести в неедругие коррективы./>/>
3.2 Основныеотличия «Microsoft PowerPoint» от предыдущих версий
Microsoft OfficePowerPoint 2007 дает пользователям возможность быстро создавать впечатляющиединамические презентации, объединяя рабочий процесс пользователя и удобныеспособы совместного использования информации. Получив пользовательскийинтерфейс Microsoft Office Point и новые средства форматирования и работы сграфикой, Office PowerPoint 2007 демонстрирует новый уровень возможностей длясоздания превосходно оформленных презентаций.
Созданиединамических презентаций. Пользовательский интерфейс Microsoft Office Point иновые возможности по работе с графикой позволяют быстро создавать эффектнооформленные динамические презентации [13, С.35].
Более высокиерезультаты за более короткое время благодаря пользовательскому интерфейсуMicrosoft Office. Пользовательский интерфейс Microsoft Office в OfficePowerPoint 2007 облегчает и делает интуитивно понятным создание, просмотр исовместное использование презентаций. Теперь все богатые функции и возможностиPowerPoint собраны в оптимизированной, упрощенной рабочей среде, которая сводитк минимуму лишние действия пользователя, помогая ему достигать нужныхрезультатов быстрее и легче.
Создание мощныхдинамических диаграмм SmartArt. С помощью Office PowerPoint 2007 можно легкосоздавать диаграммы взаимодействий, рабочих процессов и иерархическиедиаграммы. Можно даже преобразовать в диаграмму SmartArt маркированный списокили изменить и обновить существующие диаграммы. Теперь пользователи могут слегкостью использовать широкий набор параметров форматирования с помощьюконтекстных меню диаграмм в интерфейсе Office Fluent.
Гарантированноактуальное содержимое. С помощью библиотек слайдов PowerPoint можно с легкостьюповторно использовать слайды существующих презентаций, хранящиеся на сайте,поддерживаемом сервером Microsoft Office SharePoint Server 2007. Это не толькосокращает количество времени, требуемого для создания презентации, но ипозволяет синхронизировать слайды, вставленные с данного сайта, с версией насервере, что гарантирует актуальность содержимого.
Быстрое ипростое создание презентаций благодаря многократному использованиюпользовательских макетов. В Office PowerPoint 2007 можно разработать исохранить пользовательские макеты слайдов, чтобы больше не тратить время накопирование и вставку макетов в новые слайды или удаление лишнего содержимогоиз слайда с подходящим макетом. Библиотеки слайдов PowerPoint упрощают использованиетаких слайдов другими пользователями, помогая выдерживать согласованноепрофессиональное оформление презентаций.
Согласованноеоформление одним щелчком мыши. Темы Office PowerPoint 2007 позволяют однимщелчком изменить компоновку и форматирование всей презентации. При изменениитемы презентации изменяется не только цвет фона, но и цвет диаграмм, таблиц,графиков и шрифтов и даже стиль маркера списков. Применяя тему, можно бытьуверенным, что вся презентация получит более профессиональный и согласованныйстиль.
Радикальноеизменение фигур, текста и графики с помощью новых средств и эффектов. Теперьнабор средств работы с текстом, таблицами, диаграммами и другими элементамипрезентации стал намного богаче, чем когда-либо прежде. Оптимизированный интерфейспользователя и контекстные меню «Office PowerPoint 2007» делают эти средствалегко доступными, позволяя достигать более впечатляющих результатов.
Эффективныйобмен презентациями. Новый уровень совместного многократного использованияинформации [13, С.39].
Взаимодействие спользователями на разных платформах и устройствах. Преобразование файлов вформат «XML и PDF» гарантирует возможность доступа к презентациям «PowerPoint»других пользователей на любой программной платформе.
Уменьшениеразмеров документа и улучшение возможностей восстановления файлов. Новый сжатыйформат «Microsoft Office PowerPoint XML» значительное сокращает размер файла иповышает вероятность восстановления данных при повреждении файла. Этот новыйформат обеспечивает огромную экономию пространства хранения и уменьшаеттребования к пропускной способности и нагрузку на персонал ИТ-подразделений.
Интеграцияпрезентаций, сохраненных с помощью служб «Microsoft Windows SharePoint Services»,с «Microsoft Office Outlook 2007». С помощью «Office Outlook 2007» можно влюбом месте и в любое время использовать данные, сохраненные в службах «WindowsSharePoint Services». Любые изменения в презентации, сохраненной в «Outlook2007», будут отражены в серверной версии при восстановлении подключения к сети.
Многократноеиспользование содержимого и обмен им. Библиотеки слайдов PowerPointоптимизируют возможности использования содержимого из одной библиотеки,позволяя хранить презентации в виде отдельных слайдов на узле, поддерживаемомсервером «Office SharePoint Server 2007», и легко использовать содержимое в «PowerPoint».Это не только сокращает время создания презентации, но и обеспечиваетсинхронизацию вставляемых слайдов с серверной версией, что гарантируетактуальность содержимого.
Использование «MicrosoftOffice Groove 2007» для рецензирования в режиме реального времени. С помощью «Groove2007» можно выполнять рецензирование презентации «PowerPoint» в режимереального времени в рабочей области «Groove». Возможности совместной работы надпрезентацией в режиме реального времени расширяются за счет встроенных врабочую среду функций сведений о присутствии и мгновенного обмена сообщениями.
Библиотекислайдов «PowerPoint» экономят время на создание содержимого и гарантируютобновленное состояние презентаций.
Сохранение вформате «PDF или XPS» в программе выпуска 2007 системы «Microsoft Office»возможно только после установки соответствующей надстройки. Дополнительныесведения см. на странице, посвященной установке и использованию надстроек PDFили XPS.
Эффективноеуправление презентациями. Защита презентаций с использованием прав доступа ипростое начало процедуры рецензирования.
Запуск рабочегопроцесса рецензирования или утверждения непосредственно из «Office PowerPoint2007». С помощью «Office PowerPoint 2007 и Office SharePoint Server 2007» можноотправить презентацию на рецензирование коллегам или создать формальный процессутверждения и сбора подписей на этой презентации. Это делает процесс совместнойработы простым и логичным [13, С.47].
Защита личнойинформации в документах. Инспектор документов помогает найти и удалить изпрезентации нежелательные комментарии, скрытый текст и личные данные приподготовке размещения презентации в общем доступе.
Более безопасныйобщий доступ к презентациям «PowerPoint». К презентациям «PowerPoint» можнодобавить электронную подпись, которая гарантирует, что презентация неизменялась после отправки, а также пометить презентацию как «окончательную»,чтобы исключить нежелательные изменения. С помощью элементов управлениясодержимым можно создать и развернуть структурированные шаблоны «OfficePowerPoint 2007», которые помогут пользователю правильно ввести сведения, атакже защитить и предохранить данные презентации, которые не должны бытьизменены.
/>
3.3 Требования каппаратному обеспечению для просмотра презентации, созданной в «MicrosoftPowerPoint 2007»
Системныетребования для Office Basic 2007 [17, С.33]:
— операционнаясистема Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2) или более поздняяверсия или Microsoft Windows Server 2003 или более поздняя версия;
— компьютер ипроцессор ПК с процессором 500 МГц или более, 256 или более МБ ОЗУ; дисководдля DVD-дисков; ПК с процессором 1 ГГц и 512 МБ ОЗУ (или более мощныйкомпьютер) необходим для работы с Microsoft Office Outlook 2007 с диспетчеромконтактов;
— жесткий диск.Для установки необходимо 2ГБ; часть этого объема будет освобождена послеустановки, когда исходный установочный файл будет удален;
— разрешениеэкрана Минимум 800x600 точек; рекомендовано 1024x768 или более;
— подключение кИнтернету Для загрузки и активации продуктов понадобится широкополосноеподключение к Интернету со скоростью 128 кбит/с и выше;
— дополнительныекомпоненты Microsoft Internet Explorer 6.0 с установленными пакетамиобновления, для пользователей Outlook 2007 понадобится Microsoft ExchangeServer 2000 или более поздней версии
/>
Заключение
В условияхнасыщенного рынка, привередливого потребителя и глобальной конкуренции все чащеприходится задумываться не только об акциях продвижения, стимулирования сбыта,но и о позиционировании, а вернее о концепции визуальной подачи товара,продукта, услуги или самой компании.
Причемвизуальная подача должна замыкаться не на простых рекламных имиджах дляпечатных модулей, наружной рекламы или 30ти секундных роликах для ТВ, и даже некорпоративных фильмах. Наиболее полноценно, выгодно и открыто преподнестипродвигаемый продукт, услугу иди фирму позволяют презентации.
На сегодняшнийдень различные виды презентаций — один из самых комфортных и эффективныхспособов ознакомления целевой аудиторией с продвигаемым объектом, будь тотовар, продукт или услуги. Презентация — это также удобный способ демонстрациидостижений или возможностей компании, описания методов производства или свойстввыпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развитияфирмы, а возможно и привлечения инвестиций. С помощью презентации можно легкореализовать коммуникативную задачу обучения сотрудников, бизнес слушателейсеминара или лекции, повышения лояльности клиентов и бизнес партнеров. Каквидим целей использования презентаций достаточно много — причем достигаются онипутем использования разных форматов презентаций.
На более высокомуровне по сравнению с печатными презентациями стоят компьютерные презентации(электронные презентации), позволяющих выйти за границы печатных каталогов ибуклетов. Электронные презентации можно размещать в Интернете — на сайтекомпании, рассылать по электронной почте (pdf презентации), использовать наконференциях, семинарах, презентациях в качестве видео презентаций (мультимедиапрезентации, мультимедийные презентации). Такие презентации в зависимости отформата могут отличаться динамикой, а возможно и полноценной анимацией(анимационные презентации), оригинальной подачей информации, возможностьюдобавления звука, музыки и многим другим. Компьютерные презентации не завязанына печатный тираж, могут использоваться на различных носителях, будь токомпьютер, плазма или проектор, в них достаточно просто вносить изменения.Главное достоинство — масса. Компьютерные презентации также можно условноразделать на несколько типов. Давай пройдемся от простейших к более сложным.
Наиболее простыми распространенным вариантом презентации является презентация в форматеРowerРoint (презентация Power Point), получившая широкое распространение вбизнес среде.
Формат PowerPoint позволяет интегрировать в презентацию видео и аудио файлы, создаватьпримитивную анимацию на уровне «слайд шоу». Главный плюс данного форматапрезентации — возможность без особых знаний и умений вносить изменения впрезентацию, адаптируя ее под разные аудитории и цели. Главный минус данногоформата — «подвисание» интегрированных в презентацию файлов, а главноепримитивизм картинки — дизайна, а зачастую полное отсутствие вкуса усоздателей.
При изготовлениипрезентаций РowerРoint с привлечением профессиональных дизайнеров можнодобиться сочетания информации и качественного визуального воплощения отдельныхимиджей, созданных специально для презентации. Причем, акцент на имиджевойсоставляющей любой презентации позволяет добиться важного эмоциональноговосприятия в рамках рекламных коммуникаций. Презентации сделанные с европейскимкачеством — это текст и картинка, представляющие собой единую «обертку», вкоторую завернута та или иная информация. Потребитель, не отвлекаясь отинформации, подсознательно впитывает ее на эмоциональном и интуитивном уровнеблагодаря эстетичному исполнению презентаций, европейскому дизайну ипрофессиональной работе менеджеров арт-отдела (дизайн студии). />/>
Список использованных источников илитературы
1. Безека, С.В.PowerPoint 2007. Как создать красочную и информатиную презентацию = созданиепрезентаций в PowerPoint 2007 / С.В.Безека. – М.: НТ Пресс, 2008. – 194 с.
2. Белянин, М.Microsoft Office 2007 / М.Белянин. – М.: НТ Пресс, 2007. – 256 с.
3. Боргено, Я.Я.Офисные технологии / Я.Я.Боргено, М.В.Кирсанова. – М.: Инфра-М, 2008. – 256 с.
4. Будо, А.Е. MicrosoftOffice: Учеб. пособие / А.Е. Будо. – Хабаровск: ДВАГС, 2008. – 129 с
5. Буковецкая, О.А.Создание презентаций на ПК / О.А.Буковецкая. – М.: АСТ, 2009. – 144 с.
6. Васильев, А.Н. MicrosoftOffice 2007. Новые возможности / А.Н.Васильев. – СПб.: Питер, 2007. – 160 с.
7. Вашкевич, Э.В.Видеосамоучитель. PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере /Э.В.Вашкевич. – СПб.: Питер, 2008. – 240 с.
8. Веверка, П.Microsoft Office 2007 ля чайников. Полный справочник / П.Веверка. – М.:Диалектика, 2009. – 768 с.
9. Гилген, Р. Мояпервая книга о Microsoft Office PowerPoint 2007 / Л.Гилген. – М.: Эксмо, 2008.– 384 с.
10. Крапивенко, А.В.Технологии мультимедиа и восприятие ощущений: учебное пособие / А.В.Крапивенко.– М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2009. – 271 с.
11. Киселев, Г.М.Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MSOffice 2007). Учебное пособие / Г.М.Киселев. – М.: Вильямс, 2009. – 272 с.
12. Кушнер, М. Созданиепрезентаций для чайников. Организация, создание и разработка, примеры /Малкольм Кушнер. – М.: Диалектика, 2009. – 544 с.
13. Лоу, Д. MicrosoftOffice PowerPoint 2007 для чайников / Д.ЛОу. – М.: Диалектика, 2009. – 304 с.
14. Мединов О. Office2007. Мультимедийный курс / О.Мединов. – М.: Вильямс, 2008. – 176 с.
15. Минько, П.А.Microsoft Office PowerPoint 2007. Просто как дважды два / П.А.Минько. – М.:Эксмо, 2009. – 304 с.
16. Назаров, С.В.Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / С.В. Назаров,В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 342 с.
17. Перри Г. MicrosoftOffice 2007. Все в одном / Г.Перри. – Вильямс, 2008. – 608 с.
18. Попов, К.А. Учебныйкурс пользователя: В 2 ч.: Ч. 1: Основы работы в Microsoft Windows и средстваработы с растровой графикой// Ч. 2: Возможности текстового редактора MicrosoftWord и создание презентаций средствами Microsoft PowerPoint / К.А.Попов. – М.:Учитель, 2007. – 257 с.
19. Преппернау, Дж.Microsoft Office PowerPoint 2007. Русская версия / Дж.Преппернау, Дж.Кокс. –М.: Эком, 2008. – 448 с.
20. Саак, А.Э.Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В.Пахомов, В.Н. Тюшняков.- М.: Экономика, 2005.-320 с.
21. Тихомиров, А.Н.Самоучитель Microsoft Office 2007. Все программы пакета / А.Н. Тихомиров. – М.:Вильямс, 2009. – 608 с.
22. Черников, Б.В.Информационные технологии в вопросах и ответах / Б.В. Черников. – М.: Финансы истатистика, 2008. – 320 с.
/>Приложение
Объекты в PowerPoint
/>
/>Группы инструментов в PowerPoint
/>
/>
Основныеинструменты Power Point
/>