Федеральное агентство пообразованию
Государственноеобразовательное учреждение высшего профессионального образования
«Уфимский государственныйавиационный технический университет»
Кафедра АСУ
Курсовой проект подисциплине
«Проектированиеинформационных систем»
Тема курсовой работы:
Проектирование модуля АИСДОУ «Оформление обходного листа на принятие сотрудника»
Уфа-2009
Содержание
1. Характеристикапредприятия
1.1 Общие положенияпредприятия
1.2 Организационнаяструктура предприятия
2. Описаниепостановки задачи
3. Описание существующегопроцесса
3.1 Мнемосхемасуществующего процесса
3.2 Функциональная модельсуществующего процесса
4. Описание недостатковсуществующего процесса и предложения автоматизации
5. Описание предлагаемогопроцесса
5.1 Мнемосхемапредлагаемого процесса
5.2 Функциональная модельпредлагаемого процесса
6. Обоснование выборапрограммного продукта для реализации предлагаемой системы
7. Описание сквозногопримера работы программы, подтвержденное экранными формами
Заключение
Список литературы
1. Характеристикапредприятия
Уфимскийгосударственный авиационный технический университет (УГАТУ) являетсягосударственным образовательным учреждением высшего профессиональногообразования (высшим учебным заведением) федеральной подчиненности.
Университетбыл организован в 1932 году в г. Рыбинске и получил наименование «Рыбинскийавиационный институт имени Орджоникидзе» (приказ Главного управленияавиационной промышленности НКТП от 11 июля 1932г. №368). Приказом НародногоКомиссара авиационной промышленности СССР от 10 октября 1942 года № 403 былоустановлено постоянное местонахождение института в г. Уфе с присвоениемнаименования «Уфимский авиационный институт имени СергоОрджоникидзе».
За большие заслугив подготовке квалифицированных специалистов и развитии научных исследованийУказом Президиума Верховного Совета СССР от 30 июня 1982 г. № 7436-Х Уфимскийавиационный институт имени Серго Орджоникидзе награжден орденом Ленина.
Приказомминистра науки, высшей школы и технической политики Российской Федерации от 24декабря 1992 года № 1133 институт переименован в Уфимский государственныйавиационный технический университет.
УГАТУ — крупный учебно-научно-инновационный комплекс, одно из ведущих высших учебныхзаведений России. В вузе обучается более 18 тысяч студентов. Подготовкуспециалистов на 59кафедрах ведут около 1000 преподавателей, среди нихболее 50 членов различных государственных и общественных академий России изарубежных стран, 164 доктора наук, профессора, 626 кандидатов наук, доцентов.
1.1 Общиеположения предприятия
1. Поступающий наработу (далее — поступающий), предъявляет администрации:
1) паспорт или инойдокумент, удостоверяющий личность и выданный в установленном порядке(свидетельство о рождении, удостоверение беженца, вид на жительство и т.п.);
2) трудовую книжкуустановленного образца, за исключением случаев, когда трудовой договорзаключается впервые или работник поступает на работу на условияхсовместительства;
3) страховоесвидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документывоинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военнуюслужбу;
5) документ обобразовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении наработу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
6) документ омедицинском освидетельствовании — при заключении трудового договора с лицом, недостигшим возраста восемнадцати лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренныхТрудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
7) согласие вписьменной форме одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки ипопечительства – при заключении трудового договора с учащимся, достигшимвозраста четырнадцати лет;
8) справкуо характере и условиях труда по основному месту работы – при приеме на тяжелуюработу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда на условиях внешнегосовместительства;
9) иные(дополнительные) документы, если их представление предусмотрено Трудовымкодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ ипостановлениями Правительства РФ. При истребовании дополнительных документовадминистрация обязана ознакомить поступающего с актом законодательства, обязывающимпредставлять указанный документ при поступлении на работу.
2. При заключении трудовогодоговора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственногопенсионного страхования оформляются в университете (управлением кадров).
3. Поступающий на должностьнаучно-педагогического работника, кроме документов, указанных в пункте 1.настоящих Правил, обязан представить автобиографию, копию диплома о высшем профессиональномобразовании, копии документов, подтверждающих наличие ученой степени и ученогозвания, список научных трудов по установленной форме.
4. Прием на работу безпредставления документов и документных форм, указанных в пунктах 1., 3.настоящихПравил, не допускается.
5. Администрация невправе требовать от поступающего документы, помимо предусмотренныхзаконодательством.
6. По инициативепоступающего, в дополнение к документам, обязательным для представления припоступлении на работу, администрация принимает и рассматривает рекомендации, выданныепоступающему по месту его прежней работы.
7. Поступающему может бытьпредложено заполнить личный листок по учету кадров и (или) анкету поустановленной в университете форме.
8. Отбор кандидатов надолжности административно-управленческого, административно-хозяйственного, инженерно-техническогои учебно-вспомогательного персонала может производиться с использованиемтестирования по методикам, принятым в университете.
9. Прием на руководящиедолжности по решению администрации может производиться по результатамквалификационного экзамена в соответствии с утвержденной в университетепрограммой аттестации руководящих кадров.
10. Должностинаучно-педагогических работников замещаются в порядке, предусмотренномзаконодательством, уставом университета и изданными в соответствии с нимилокальными нормативными актами университета.
11. Прием на работуосуществляется на основании трудового договора, заключаемого в письменнойформе. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которыхподписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику,другой хранится у администрации.
Форматрудового договора устанавливается администрацией с учетом мнения профкомаработников университета.
1.2 Организационнаяструктура предприятия
Ректорат:
— Ректор
— Проректорпо учебной работе
— Проректорпо учебной работе
— Проректорпо НиИД
— Проректорпо режиму
— Проректорпо капитальному строительству
— Проректорпо административно-хозяйственной работе
Сфераинформационного обеспечения:
— Библиотека
— Редакционно-издательский отдел
— Уфимскийрегиональный центр информатизации
— Редакциягазеты «Авиатор»
— Музейуниверситета
— Группахудожников
— Множительный центр
— Отделинтеллектуальной собственности
Сферасоциального обслуживания:
— Студенческий городок
— База отдыха«Авиатор»
— Спортивныйлагерь «Агидель»
— Медицинскийпункт
Аппаратуправления университета:
— Учебноеуправление:
— Отделорганизации учебного процесса
— Отделорганизационно-методического обеспечения
— Отделобразовательных технологий
— Отделдовузовской подготовки и связей с общественностью
— Управлениекадров
— Планово-финансовое управление:
— Бюджетныйотдел
— Планово-производственный отдел НИЧ
— Бухгалтерия
— Общийотдел:
— Канцелярия
— Машинописное бюро
— Архив
— Узел связи
— Первыйотдел
— Второйотдел
— Юридическийотдел
— Отделкапитального строительства
— Отделаспирантуры и докторантуры
— Отделдовузовской подготовки
— Отделметрологии
— Коммерческий отдел
— Отделмеждународных отношений
— Отделохраны труда
— Штабгражданской обороны
2.Описание постановки задачи
Модуль «АИСДОУ оформление обходного листа на принятие сотрудника в ГОУ СПО УГАТУ.
Данный модульАИС ДОУ должен обеспечивать автоматизацию документооборота (процесса оформленияобходного листа).
Далееприведены мнемосхемы и функциональная модель существующего механизма оформленияи утверждения обходного листа.
Цель работы –создание более гибкой системы оформления обходного листа модуля АИС ДОУ,используя современные информационные технологии, и средства автоматизированногопроектирования.
3. Описаниесуществующего процесса
Существующийпроцесс оформления обходного листа не имеет автоматизированного механизма. Весьпроцесс проходит вручную.
Принимаемый сотрудникберет обходной лист для заполнения в отделе кадров. Затем проходит вводный инструктажна рабочем месте у ответственного за технику безопасности. После подписываетобходной лист у начальника подразделения. Согласуют данный обходной листначальник отдела по охране труда, председатель профкома работников и начальникотдела мобилизационной подготовки. После согласования проректор по режиму исоциальной работе утверждает обходной лист принимаемого сотрудника.
3.1 Мнемосхемасуществующего процесса
Мнемосхеманаглядно отображает происходящие процессы, заполнения, инструктаж, подписания, согласованияи утверждения обходного листа с задействованными в этом процессе лицами.Стрелками показано взаимодействие между элементами.
Мнемосхемасуществующего процесса:
/>
3.2 Функциональнаямодель существующего процесса
На входе кмоделям идет заявление на принятие. Оно поступает на вход заполнения обходноголиста. Управление – должностные инструкции работников и стандарт ГОУ ВПО УГАТУ,кроме утвержденного обходного листа. На выходе утверждения – утвержденный обходнойлист.
Функциональнаямодель существующего процесса:
/>
/>
/>
1. Описаниенедостатков существующего процесса.
-Неавтоматизированныйпроцесс
-Сотрудникуво всех отделах маршрута следования документа нужно приходить получать документв ручную.
— Отсутствиеинформации у пользователей о текущем этапе прохождения документа
-Увеличение временипрохождения документа из-за отсутствия автоматизации
5. Описаниепредлагаемого процесса
5.1 Мнемосхемапредлагаемого процесса
Предлагаемыйпроцесс автоматизирует деятельность по этапам проектирования.
Вводитсясервер документооборота. Загрузку на сервер производит отдел кадров. Остальныеучастники процесса взаимодействуют с документами также через сервер. Этоэкономит временные затраты. Теперь каждый пользователь может видеть на какомэтапе находится документ, у кого на подписании, согласовании и т.д.
Мнемосхемапредлагаемого процесса:
/>
5.2Функциональная модель предлагаемого процесса
На входе кмоделям идет заявление на принятие. Оно поступает на вход заполнения обходноголиста. Управлением в автоматизированном процессе является АИС ДОУ, поступающийна все этапы проектирования. На выходе утверждения– утвержденный обходной лист.
Функциональнаямодель предлагаемого процесса:
/>
/>
/>
6.Обоснование выбора программного продукта для реализации предлагаемой системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»– система электронного документооборота, позволяющая построить полноценнуюсистему управления бизнес-процессами и документами организации.«ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешнойорганизации электронного документооборота в любой компании, независимо отчисленности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамкахнебольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом,так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемойинформационных потоков. Разработчиком системы является российская компанияCognitive Technologies.
«ЕВФРАТ-Документооборот»— система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая всебе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкостьпроектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстромувводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций вовнедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяютучесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых иминформационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время системаустановлена более чем в 3000 организаций.
Функционалсистемы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизацияделопроизводства и организация корпоративного документооборота):
автоматизироватьрегистрацию документов и заданий;
обеспечитьэффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
осуществлятьмгновенный поиск информации;
контролироватьвыполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
проводитьмониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счетформирования различных журналов и отчетов;
организоватьдолговременное хранение документов организации;
обеспечитьразграничение прав доступа сотрудников к информации.
Подсистемавзаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе«ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративныйдокументооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможностьне только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать иконтролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении.Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисовбыстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешнимадресам с использованием почтовых программ.
Новыевозможности системы ЕВФРАТ-Документооборот, представленные в данной версиипродукта:
— почтовыйклиент для связи системы ЕВФРАТ-Документооборот с электронной почтой;
— регистрациянового документа на основе ранее зарегистрированного;
— принятие кисполнению или отказ от исполнения поручений с оповещением контролирующего;
— возможностьпроверки дублирования значений реквизитов в базе (недопущение повторнойрегистрации одного и того же документа);
— поддержкаавтоподатчика при сканировании и возможность выбора формата сохраненияизображения;
— поддержкаиерархических (многоуровневых) словарей;
— возможностьнастройки состава, расположения и названий столбцов в папках главного окна;
— обновленнаяотчетная система с возможностью вывода отчетов в форматах doc, rtf, xls, html;
— возможностьзапуска Сервера Документооборота в качестве службы (сервиса) операционнойсистемы;
— возможностьзапуска утилиты «Обслуживание Сервера» (например, процесса архивированияданных) из командной строки;
— гибкиенастройки путей к базам данных и архивирования (совместный перенос всех частейбазы, перенос данных без удаления, настройка размеров архивных томов присоздании резервной копии данных);
— возможностьудаления регистрационных форм из хранилища;
— обмендокументами между Серверами ЕВФРАТ-Документооборот.
7.Описание сквозного примера работы программы, подтвержденное экранными формами
В системедокументооборота «Евфрат документооборот» в приложение «Администратор» вразделе «сотрудники предприятия» создаются пользователи системыдокументооборота, задаются необходимые им права доступа, назначаются логины ит.д.
В системедокументооборота «Евфрат документооборот» в приложение «Дизайнер маршрутов»графически создаём объекты:
— вводныйинструктаж- ответственный за ТБ РыжовВ.Н;
— подписание-Зав. Кафедрой Куликов Г.Г.
— согласование-нач. отдела по охране труда Загиров Н.А.
-согласование-председатель профкома работников Середа Н.В.
— согласование –нач. отдела мобилизационной подготовки Ухин Г. И.
— утверждение– проректор по режиму и соц. Работе Кочкин А.В.
/>
ДалееСтрелками указывается направление движения документа от ответственного за ТБ допроректора. Документ проходит подписание, согласование, а далее приходит наутверждение проректору.
/>
Пользователимогут заходить в систему документооборота «Евфрат» под своим логином, например Рыжов– логин Rijov. Следующие его действия – документ – зарегистрировать новыйдокумент, появляется бланк регистрации нового документа, в нём надо добавитьдокумент обходной лист, и лицо на которое возложен контроль, в нашем случае этоРыжов В.Н. Также устанавливается текущая дата и дата исполнения согласования,регистрационный номер документа. Далее на панели инструментов выбираетсямаршрут следования документа, который мы уже разработали в «Дизайнеремаршрутов» и данный маршрут автоматически регистрируется и заполняется даннымис объектов системы.
/>
Далее всистеме «Евфрат документооборот» каждый пользователь должен принять документ нарассмотрение и решить принять его или нет. Например, пользователь КуликовГ.Г.когда заходит в систему под своим логинов может видеть входящее сообщение,содержащее присланный на согласование документ, ознакомившись с ним, онпринимает решение, и закрепляет его нажатием кнопки на панели инструментов –«Принять», либо «Отказать».
Система незакончит свою работу, и документ не будет считаться выходным, пока его неутвердят все члены цепочки маршрута.
/>
Документподписан и одобрен всеми пользователями. Проректор утвердил обходной лист.Система закончила свою работу.
Заключение
Данная работапоказывает возможности системы документооборота «Евфрат» по автоматизациипроцесса документооборота в оформлении обходного листа. Существовавший процесс оформленияобходного листа не имел автоматизированного механизма. Весь процесс проходилвручную, что требует затрат времени и предоставляло прочие неудобства.
Мыблагополучно ликвидировали эту проблему, путем внедрения автоматизированнойсистемы документооборота «Евфрат». Он позволил:
— повыситьэффективность работы с документами;
— посравнению с бумажным документооборотом существенно сэкономить время на всехэтапах деятельности сотрудников;
— улучшитьисполнительскую дисциплину за счет контроля исполнения поручений, эффективнойсистемы уведомлений и напоминаний, формирования сводных отчетов и журналов;
— организовать единое информационное пространство компании с разграничением правдоступа пользователей.
Евфрат-Документооборотнеприхотлив в использовании аппаратных и программных средств. Он является масштабируемойи гибкой в настройке системой, легко адаптируемой к особенностямдокументооборота в компании любого уровня.
Списоклитературы
1) web сайт УГАТУ – asu.ugatu.ac.ru
2) Лабораторныйпрактикум по ИСУД «Евфрат — документооборот»
3) Лабораторныйпрактикум по CASE-технологиям, BP-Win
4) Конспектпо дисциплине «Проектирование информационных систем»
5) Положение о курсовомпроектировании. – Уфа: УГАТУ, 2006. – 14 с.