Содержание:
1. Классификация программ офисного назначения
2. История возникновения и назначения электронных таблиц
3. Связные листы. Построение диаграмм
Литература
Приложение 1
Приложение 2
1. Классификация программ офисного назначения
Программы офисного назначения – это те программы, которые применяютсяпрактически во всех деловых применениях компьютеров. Это редакторы текстов,табличные процессоры, программы подготовки презентаций и всякие полезные мелочи– записные книжки, организаторы рабочего времени и т.д. Именно такой наборпрограмм (иногда с небольшими вариациями) обычно входит в комплекты офисныхпрограмм Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Perfect Office фирмы Corelи т.д.
Редакторы документов – это наиболее широко используемый вид прикладных программ.Ведь практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостьюподготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетови т.д. Редакторы документов позволяют делать это гораздо удобнее и созначительно лучшими результатами, чем с помощью пишущей машинки.
Редакторы документов ориентированы на работу с документами, то есть стекстами, состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т.д.Они позволяют использовать различные шрифты символов, абзацы произвольнойформы, автоматически переносят слова на новую строку, позволяют делать сноски,включать рисунки, автоматически нумеруют страницы и сноски и т.д. Наиболеемощные редакторы документов позволяют проверять правописание, набирать тексты внесколько столбцов, создавать таблицы и диаграммы, строить оглавления, предметныеуказатели и т.д. Всего существует несколько сотен редакторов текстов, от самыхпростых до весьма мощных и сложных. При работе в DOS можно порекомендовать несложный, хотя и обладающийограниченными возможностями, редактор ЛЕКСИКОН, а также более мощные редакторы Microsoft Word или WordPerfect фирмы Corel. При этом WordPerfect 6.0 работает в режиме WYSIWYNG (WYSIWYN – сокращение английской фразы «что Вы видите, то иполучите», то есть что на экране, то и на печати), то есть выводит на экранстраницу точно в том виде, в котором она будет печататься.
При работе в Windows, Windows 95, Windows NT и OS/2 можноиспользовать очень мощные и удобные редакторы Microsoft Word и Corel WordPerfect. Они,естественно, работают в режиме WYSIWYNG, то есть могут выводить на экран страницу точно в том виде, в которомона будет печататься. По возможностям эти редакторы лишь немного уступаютпрофессиональным издательским системам. Кроме того, эти редакторы содержатмножество средств автоматизации делопроизводства – рассылку стандартных писем,заполнение бланков по шаблонам и т.д. Имеются и более простые редакторыдокументов – Word Pro фирмы Lotus,Just Write фирмы Symantec и др.
Табличные процессоры обеспечивают работу с большими таблицами. При работе стабличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клеткахкоторой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчетазначения в клетке по имеющимся данным. Все распространенные табличныепроцессоры позволяют перевычислять значения элементов таблиц по заданнымформулам, строить по данным таблицы в таблице различные графики и т.д.Современные табличные процессоры поддерживают трехмерные таблицы, позволяютсоздавать собственные входные и выходные формы, включать в таблицы рисунки,использовать средства автоматизации – макрокоманды, работать с базами данных ит.д. Множество возможностей современных табличных процессоров носит чистодекоративный характер – включение звуковых эффектов, создание слайд-шоу и т.д.,здесь фантазия разработчиков неисчерпаема. Наибольшей популярностью пользуютсятабличные процессоры Microsoft Excel (для Windows), Lotus 1 – 2 – 3 и Quattro Pro (для DOS и Windows).
Программы подготовки презентаций у нас популярны гораздо меньше, чемна Западе, что отражает недостаточную развитость деловой культуры. На Западе жепрезентации применяются очень широко – на деловых совещаниях, в рекламе, приобучении и т.д. Программы подготовки презентаций могут оформлять слайды дляпрезентаций, помещая туда красивые диаграммы, рисунки, надписи и т.д., послечего эти слайды можно напечатать на специальном слайд-принтере или же наобычном струйном или лазерном принтере, если Вы используете слайд-проекторбольшого формата. Но слайд-проектор применять не обязательно – программыподготовки презентаций позволяют, и показать презентацию с помощью компьютера(на мониторе большого размера или специальной демонстрационной панели). В этомслучаи Вы можете управлять презентацией, выбирая те или иные варианты еёпродолжения, использовать заранее подготовленное звуковое сопровождение и т.д.Примером таких программ являются PowerPoint фирмыMicrosoft, Freelance Graphics фирмы Lotus, Charisma фирмы Micrografx, Harvard Graphics фирмы Software Publishing.
Персональные информационные менеджеры. Программ, используемых для организацииработы, очень много. Хорошим примером может служить Lotus Organizer фирмы Lotus.Программа выводит на экран блокнот с перекидными страницами, имеющий 6стандартных разделов: календарь, список текущих дел, адресную книгу,планировщик и записную книжку. Можно добавлять собственные разделы, а такжесоздавать несколько таких блокнотов, защищая их с помощью пароля. Программапозволяет назначать разовые и повторяющиеся мероприятия, напоминать о делах,которые необходимо выполнять регулярно. Имеются средство набора телефонногономера, система регистрации звонков и многие другие функции. Аналогичныесредства предлагает программа Sidekick фирмыStarfish Software.
Программы планирования. При необходимости составлять планы работ, требующиекоординации многих людей и ресурсов (пример – планирование работ по постройкедома), используются специальные программы планирования типа Microsoft Projekt, TimeLine фирмы Symantec и др. Эти программы позволяютсоставлять планы в удобной и наглядной форме, учитывать множество ресурсов,необходимых для достижения поставленных целей, управлять несколькими задачами врамках одного проекта, выводить разнообразные отчеты, диаграммы Гантта,календари, индивидуальные графики ресурсов, и т.д.
Среди прочих офисных программ отметим:
· Программыраспознавания символов (FineReader фирмы Бит, Cunieform фирмы Cognitive Technologies и др.) позволяют выводить с помощьюсканера напечатанные тексты (машинописные, тексты книг, газет, журналов ит.д.), делая ненужным утомительный и трудоемкий ручной ввод текстов склавиатуры. Программы распознают тексты на русском, английском, немецком ифранцузском языках, в том числе смешанные тексты. Качество распознавания сильнозависит от качества текста;
· Программы-переводчики(Stylus фирмы ПроМТ, Сократ фирмы Арсеналъ идр.) позволяют переводить с более или менее пристойным качеством тексты срусского языка на английский и обратно (Stylus также позволяет переводить с немецкого и французскогоязыка на русский и обратно);
· Программы-словари(Мультилекс фирмы МедиаЛингва, Контекст фирмы Информатик, Лингво фирмы Бит идр.);
· Программыпроверки правописания и грамматики – ОРФО фирмы Информатик, Пропись фирмы Агамаи др., — позволяют встроить проверку правописания и грамматики во многиередакторы документов и в издательские системы. Фирма Microsoft приобрела лицензию на использованиеОРФО в русской версии Microsoft Word для Windows 95. А Пропись позволяет встраиватьфункции проверки правописания и грамматики даже в такие программы, где этифункции вообще не было предусмотрено (скажем, Notepad из Windows).
2. История возникновения и назначения электронных таблиц
Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардскогоуниверситета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin) в 1979г.Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерскойкниги, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston),который разбирался в программировании, разработали первую программу электроннойтаблицы, названную ими VisiCalc.
VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально онапредназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом былатрансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкоеповышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличногопроцессора VisiCalc. В скоропоявившихся электронныхтаблицах-аналогах (например, SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.
Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus1 – 2 – 3. Lotus был первым табличным процессором,интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику ивозможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы то же, чтоVisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1 – 2 – 3 компания Lotus в первый же год повышает свой объемпродаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией –производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызваннойпоявлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International,которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но позначительно более низким ценам.
Следующий шаг – появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила болеепростой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительнорасширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходнойинформации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы,как правило, ведет к усложнению работы с программой.
Разработчикам Excel удалосьнайти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы иработу с ней. Благодаря этому Excelбыстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящеевремя, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии электронной таблицы, в которой использована трехмернаятаблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.
Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать вшироком круге экономических приложений и могут удовлетворить практически любогопользователя.
Таким образом, электронная таблица – компьютерный эквивалентобычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов:тексты, даты, формулы, числа.
3. Связные листы. Построение диаграмм
Связные листы. Новая рабочая книга Excel стандартно содержит три рабочих листа с именами Лист1, Лист 2, Лист . Имена листов рабочей книги показываются в виде ярлычков внижней части окна. Активный лист выделен, его содержимое видно на экране.Активизировать нужный лист можно щелчком левой кнопки мыши на ярлычке илинажатием кнопок для прокрутки листов, расположенных слева от ярлычков.
Листы рабочей книги можно переименовать, давая им содержательные имена;можно удалять листы и вставлять новые. Можно также перемещать и копироватьлисты в рамках одной рабочей книги, а также из одной книги в другую. Длявыполнения всех перечисленных операций следует использовать команды, вызываемыеиз строки меню, или же команды контекстного меню.
В формулах можно ссылаться не только на данные в пределах одного рабочеголиста, но и на данные, расположенные в ячейках других листов рабочей книги идаже в другой рабочей книге.
Ссылка на ячейку другого листа уточняется именем листа, записываемымперед ссылкой на ячейку и отделяемым от неё восклицательным знаком, например, Лист1! С1. ссылку на другой лист можно набрать на клавиатуре или использоватьлевую кнопку мыши.
Построение диаграмм. Для построения диаграмм используется специальное средство Excel, называемое Мастером диаграмм.Процесс построения диаграммы состоит из определенной последовательности шагов.
Перед вызовом Мастера диаграмм рекомендуется выделить ряды данных,по которым будет строиться диаграмма. Выделенная область должна содержать рядыс числовыми данными для создания собственно диаграммы; в неё также можновключить текстовые наименования строк и столбцов таблицы для оформлениядиаграммы.
Для вызова Мастера диаграмм необходимо после выделения рядовданных щелкнуть мышью на кнопке панели инструментов Стандартная иливыполнить команду меню Вставка/Диаграмма… После этого появляется диалоговоеокно, соответствующее первому шагу Мастера диаграмм (на рис. 1)
/>
Рис. 1 Первый шаг Мастера диаграмм: выбор типа диаграммы
Типы стандартных и нестандартных (вкладка Нестандартные) диаграммпредставлены в окне Тип. Для каждого стандартного типа диаграммы возможен выборподтипа диаграммы, вид которых представлен в окне Вид. Например, для диаграммытипа Гистограмма можно выбрать один из семи подтипов.
На первом шаге Мастера диаграмм необходимо выбрать и выделить типдиаграммы из предлагаемого списка, а затем выбрать и выделить картинку,определяющую подтип. Если после этого нажать и удерживать нажатой кнопкуПросмотр результата, то вместо окна Вид появляется окно Образец, в которомотображается диаграмма, соответствующая выбранному типу и подтипу. Изменяя типи вид диаграммы, можно выбрать подходящее графическое представление данных. Дляперехода к следующему шагу следует нажать кнопку Далее.
На втором шаге Мастера диаграмм можно изменить или определить исходныеданные – источник данных диаграмм. Окно второго шага содержит вкладки Диапазонданных и Ряд.
Вкладка Диапазон данных активна по умолчанию, в ней источникданных рассматривается как один объект, который можно изменить илиопределить (если это не сделано перед вызовом Мастера диаграмм) в полеввода Диапазон.
Вкладка Ряд выбирается, если источник данных рассматривается как совокупностьобъектов – рядов данных, которые можно добавлять, удалять, переопределять.Поле ввода Подписи оси Х позволяет указать ряд, который используется в качествекатегорий (меток оси Х). Для перехода к следующему шагу следует нажатькнопку Далее.
На третьем шаге Мастера диаграмм определяются параметрыдиаграммы, размещаемые на шести вкладках окна третьего шага.
Вкладка Заголовки содержит поля ввода для названия диаграммыи для названий осей ( в плоском случае ось Х обычно называют осью категорий,а ось Y – осью значений).
Вкладка Легенда содержит элементы управления для настройкилегенды. Легенда – это объект диаграммы, содержащий обозначения и названиярядов данных. Если легенда должна присутствовать на диаграмме, то этонеобходимо отметить флажком Добавить легенду и в группе Размещениеместо для первоначального размещения легенды.
Вкладки Оси и Линии сетки позволяют определить наличие илиотсутствие осей и линий сетки.
Вкладка Таблица данных позволяет присоединить к диаграмме таблицус данными, на основе которых построена диаграмма.
Вкладка Подписи данных позволяет определить вид подписи или еёотсутствие. Мастер диаграмм предлагает различные виды подписей дляразных типов диаграмм; например, в качестве подписи можно выбрать категорию илизначение. Однако подписи загромождают диаграмму, поэтому их следуетиспользовать только в случае необходимости.
На четвертом шаге Мастера диаграмм определяется место размещениядиаграммы: на имеющимся листе, то есть на одном из рабочих листовэлектронной таблице, или на отдельном специальном листе диаграмм.
После размещения диаграммы выделяют её маркерами. Это позволяетперемещать диаграмму и изменять её размеры, чтобы добиться сбалансированностиобъектов диаграммы и тем самым улучшить её восприятие. Если в момент построениядиаграммы какие-либо её параметры не были определены или возникла необходимостьв их изменении, то это можно сделать в режиме редактирования диаграммы.
Литература:
1. АмелинаН.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Практикум по электронным таблицам вэкономике. – М., «Издательство ПРИОР», 2000. – 128с.
2. Дубина А.Г., Орлова С. С., Шубина И.Ю., Хромов А. В. Excel для экономистов и менеджеров. – СПб. Питер, 2004. –245 с.: ил.
3.Информатика: Учебник – 3-е перераб. изд./ Под ред. Проф. Н.В. Макаровой. – М.:Финансы и статистика, 1999. – 768с.: ил.
4.Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие/ С.В. Назаров, В.И.Першиков, В.А. Тифинцев и др.; Под ред. С.В. Назарова. – М.: Финансы истатистика. – 1995. – 248с.: ил.
5.Острейковский В.А. Информатика: Учеб. для вузов. – М.: Высш. шк., 2000. – 511.:ил.
6. КенинА.М., Печенкин Н.С. Окно в мир компьютеров. Научно-популярное издание/Екатеринбург. Издательство «Деловая книга», 1996. – 496с., ил. 3-е издание,дополненное и переработанное
7. ФигурновВ.Э. IBM PC для пользователя. Изд. 7-е, перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М,1999. – 640с.: ил