Оглавление
Введение
1. Понятие электронных таблиц и табличных процессоров
1.1 Основные элементы электронной таблицы
1.2 Типы данных, используемых в электронных таблицах
1.3 Используемые типы функций
1.4 Области применения табличных процессоров
1.5 Обзор наиболее популярныхтабличных процессоров
1.5.1 Quattro Pro
1.5.2 SuperCalc
1.5.3 OpenOffice Calc
2. Microsoft Excel 2007
2.1 Новый интерфейс
2.2 Вкладки
2.3 Новые дополнительные возможности Excel 2007, 2010
3. Использованиевозможностей Excel 2007
3.1 Анализ данных
3.2 Выпадающий список на листе Excel
Заключение
Глоссарий
Списокиспользованной литературы
Приложения
/>Введение
Применение современных информационных технологий имеетрешающее значение для повышения эффективности производства и бизнеса.
Как известно, целью экономической деятельности любой фирмыкак в сфере материального производства, так и в сфере обслуживания населенияявляется производство товаров или услуг с требуемым качеством и минимальнымизатратами трудовых и материальных ресурсов, в конечном итоге — получениеприбыли. Достижение этой цели — задача многоплановая, решение которой зависитот творческих способностей всех сотрудников фирмы, т.е. от того, какие решенияпринимает каждый участник производственного процесса от руководителя дорядового исполнителя на своем участке производства.
Однако, задача это весьма проблематичная и порою сложновыполнимая, так как приходится обрабатывать огромные массивы информацииматематического, расчетного и экономического характера. И именно табличныепроцессоры могут помочь в обработке этой информации, позволяя быстро, удобно иточно обработать любые массивы информации.
Процесс принятия оптимального решения определяется обработкойи анализом достаточно большого объема информации и включает в себя следующиеэтапы:
1. Сбор и анализ информации по решаемой задаче;
2. Определение вариантов допустимых решений;
3. Выбор оптимального варианта — принятие решения;
4. Оформление решенной задачи в форме системы техническойдокументации, действующей на предприятии.
В современных экономических условиях решение поставленныхзадач обеспечивает применение автоматизированных систем обработки информации смаксимальным использованием пакетов прикладных программ.
Сегодня мы являемся свидетелями уникального технологическогоявления — практически ежегодного появления компьютеров и прикладных программныхпродуктов с новыми техническими характеристиками.
Следует отметить два важных свойства современных прикладныхпрограммных систем:
во-первых, они позволяют разрабатывать автоматизированныесистемы обработки информации специалистам, не владеющим профессионально языкамипрограммирования;
во-вторых, модификации прикладных программных систем, какправило, обладают преемственностью с предыдущими версиями.
Как показала практика, наибольшее применение получили такиепрограммные системы, как текстовые редакторы, системы управления базами данных(СУБД), электронные процессоры (электронные таблицы), графические редакторы (втом числе системы автоматизированного проектирования CAD/CAM) и коммуникационныепрограммы.
Актуальность представленной темы состоит в том, чтоэлектронные таблицы являются основой при автоматизации любых расчетов: отпростых арифметических операций до создания сложных математических системинтеллектуального анализа данных, которые находят применение в системахуправления качеством продукции промышленных предприятий и используются крупнымиторговыми фирмами при анализе рынков сбыта.
Именно табличным процессорам и будет уделено особое вниманиев процессе разработки данной дипломной работы.
Объект исследования – табличные процессоры.
Предмет исследования – основные характеристики и возможноститабличных процессоров.
Цель выпускной квалификационной работы – исследование, анализи оценка возможностей и особенностей табличных процессоров.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующиезадачи:
• определить назначение и области применения табличныхпроцессоров;
• рассмотреть особенности функционирования конкретныхтабличных процессоров: OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel 2007, Zoho Sheet,EditGrid;
• провести сравнительный анализ, посредством которого выявитьдостоинства и недостатки рассмотренных табличных процессоров.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трехглав, заключения, глоссария, библиографического списка, приложения.
Во введении обоснована актуальность дипломной работы,поставлена цель, сформулированы задачи, определен объект и предметисследования.
Первая глава раскрывает понятие, характеристики, назначение иобласти применения табличных процессоров, а также содержит обзор наиболеепопулярных табличных процессоров.
Вторая глава проводит характеристику табличного процессора Excel 2007.
Третья глава представляет примеры использования возможностей Excel 2007. В заключении представлены краткие выводы о проделаннойработе.
Глоссарий включает в себя набор терминов встречающихся вданной дипломной работе.
/>1. Понятие электронных таблиц и табличных процессоров/> 1.1 Основные элементы электронной таблицы
В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы:дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональныйкомпьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, чтопозволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатыватьих. Класс программного обеспечения, используемый для этой цели, называетсятабличными процессорами или электронными таблицами. Основное назначениетабличных процессоров – обработка таблично организованной информации,проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представленияхранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм. Табличныйпроцессор или электронная таблица – это интерактивная система обработки данных,в основе которой лежит двухмерная таблица. Ячейки таблицы могут содержатьчисла, строки или формулы, задающие зависимость ячейки от других ячеек.Пользователь может просматривать, задавать и изменять значение ячеек. Изменениезначение ячейки ведет к немедленному изменению значений зависящих от нее ячеек.Табличные процессоры обеспечивают также задание формата изображения, поиск,сортировку. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяетполучать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по заданнымформулам выполняется автоматически. Изменение содержимого, какой-либо ячейкиприводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые связаны с ней формульнымиотношениями. Электронные таблицы используются во всех сферах человеческойдеятельности, но особо широко используются для проведения экономических ибухгалтерских расчётов.
В настоящее время наиболее популярными и эффективнымипакетами данного класса являются Excel, Calc, Quatro Pro, Lotus 1–2–3.
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычнойтаблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты,даты, формулы, числа.
Результат вычисления формулы в клетке является изображениемэтой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случайформул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекспрограмм – табличный процессор.
Главное достоинство электронной таблицы – это возможностьмгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями приизменении значения любого операнда.
При работе с табличным процессором на экран выводитсяпрямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительныетексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным (рис.1). То есть программные средства для проектирования электронныхтаблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создаватьтаблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощьюэлектронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские иинженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложныйэкономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различныххозяйственных ситуаций и т.д.
Функции табличных процессоров весьма разнообразны:
- создание иредактирование электронных таблиц;
- созданиемноготабличных документов;
- оформление ипечать электронных таблиц;
- построениедиаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
- созданиемноготабличных документов, объединенных формулами;
- работа сэлектронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данныхпо запросам;
- создание итоговыхи сводных таблиц;
- использование припостроении таблиц информации из внешних баз данных;
- созданиеслайд-шоу;
- решениеоптимизационных задач;
- решениеэкономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;
- разработкамакрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.
Строки, столбцы, ячейки и их адреса
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк истолбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строкначинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для даннойпрограммы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z,затем от АА до AZ, ВА до BZ и т. д.
Максимальное количество строк и столбцов определяетсяособенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, Современныепрограммы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого нетребуется.
Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющуюсвой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используютсяссылки (например, А2 или С4).
Ячейка – область, определяемая пересечениемстолбца и строки электронной таблицы.
Адрес ячейки – определяется названием (номером)столбца и номером строки.
Ссылка – способ (формат) указания адресаячейки.
Указание блока ячеек
В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек,также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек можетрассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а такжепрямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей (рис. 1).Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, междукоторыми, например, ставится разделительный символ – двоеточие илидве точки подряд .
/>
Рис. 1.Вид электронной таблицы на экране
Пример
Адрес ячейки, образованной на пересечении столбца G и строки3, будет выражаться ссылкой G3.
Адрес блока, образованного в виде части строки 1, будетА1… Н1.
Адрес блока, образованный в виде столбца B, будет В1… В10.
Адрес блока, образованный в виде прямоугольника, будетD4..F5.
Каждая команда электронной таблицы требует указания блока(диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.
Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственнымнабором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующихдиапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавишуправления курсором. Удобнее задавать диапазон выделением ячеек.[2]
Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровневсех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравниваниедля символьных данных и основной формат для цифровых данных с выравниваниемвправо.
Блок ячеек – группа последовательных ячеек. Блокячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или егочасти), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).
Типовая структура интерфейса
Как видно на рис. 1, при работе с электронной таблицей наэкран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Панель управленияобычно включает: Главное меню, вспомогательную область управления, строку вводаи строку подсказки. Расположение этих областей на экране может бытьпроизвольным и зависит от особенностей конкретного табличного процессора.
Строка главного меню содержит имена меню основных режимовпрограммы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающемуменю, содержащему перечень входящих в него команд. После выбора некоторыхкоманд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.
Вспомогательная область управления включает:
∙ строку состояния;
∙ панели инструментов;
∙ вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.
В строке состояния (статусной строке)пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файлатекущей электронной таблицы, номере текущего окна и т.п. Панельинструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количествокнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполненияопределенных команд меню и функций программы. Чтобы вызвать на экран те областитаблицы, которые на нем в настоящий момент не отображены, используются вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки. Бегунки(движки) линеек прокрутки показывают относительную позицию активной ячейки втаблице и используются для быстрого перемещения по ней. В некоторых табличныхпроцессорах на экране образуются специальные зоны быстрого вызова. При щелчкемыши в такой зоне вызывается соответствующая функция. Например, при щелчке мышина координатной линейке вызывается диалог задания параметров страницы.
Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь можетпросматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строкиввода – возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, aне ее результат. Строку ввода удобно использовать для просмотра илиредактирования текстовых данных.
Строка подсказки предназначена для выдачи сообщенийпользователю относительно его возможных действий в данный момент.
Приведенная структура интерфейса является типичной длятабличных процессоров, предназначенных для работы в среде Windows. Длятабличных процессоров, работающих в DOS, чаще всего отсутствуют командныекнопки панелей инструментов и линейки прокрутки.
Рабочее поле – пространство электронной таблицы,состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.
Панель управления – часть экрана, дающая пользователюинформацию об активной ячейке и ее содержимом, меню и режиме работы.
Текущая ячейка и экран
Текущей (активной) называется ячейка электроннойтаблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущейячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как построке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движениякурсора.
Возможности экрана монитора не позволяют показать всюэлектронную таблицу. Мы можем рассматривать различные части электроннойтаблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором. При такомперемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются наэкране взамен тех, от которых мы уходим. Часть электронной таблицы, которую мывидим на экране монитора, называется текущим (активным) экраном.
Окно, рабочая книга, лист
Основные объекты обработки информации – электронные таблицы –размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие илизакрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в которых ониразмещены. Табличный процессор дает возможность открывать одновременномножество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. Существуютспециальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры оконна экране. Окна, которые в настоящий момент мы видим на экране, называются текущими(активными).
Рабочая книга представляет собой документ,содержащий несколько листов, а которые могут входить таблицы, диаграммы илимакросы. Вы можете создать книгу для совместного хранения в памяти интересующихвас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Все листырабочей книги сохраняются в одном файле. Заметим, что, термин «рабочая книга»не является стандартным. Так, например, табличный процессор Framework вместонего использует понятие Frame (рамка).[4]/> 1.2 Типы данных, используемых в электронных таблицах
Типы входных данных
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного изследующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а такжедаты.
Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Онимогут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве ихпервого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки или пробел.
Пример.Символьные данные:
Ведомость по начислению премии Группа Зин-509-01
Числовые данные не могут содержать алфавитных испециальных символов, поскольку с ними производятся математические операции.Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа,стоящий перед ним.
Пример.Числовые данные:
100 –135
123.32 .435
Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, – результатвычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формуламожет включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых сданными из других ячеек.
Пример. Предположим, что в ячейке находится формула +В5 + ( С5 + 2 * Е5) / 4. Вобычном режиме отображения таблицы на экране вы увидите не формулу, а результатвычислений по ней над числами, содержащимися в ячейках В5, С5 и Е5.
Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем,для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции,стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считатьчастным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые идругие функции.
Пример.Ячейка содержит функцию вычисления среднего арифметического значения множествачисел, находящихся в ячейках В4, В5, В6, В8. в следующем виде:
@AVG (В4… В6, В8).
Даты. Особым типом входных данныхявляются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, какдобавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разностидвух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата можетвыражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня поЮлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода иотображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат:
– ДД–МММ–ГГ (04–Янв–95);
– МММ–ДД–ГГ (Янв–04–95);
– ДЦ–МММ (04–Янв);
– МММ–ГГ (Янв–95).
Внимание! Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первымсимволом, который должен трактоваться не как часть данных, а как командапереключения режима:
если в ячейке содержатся числа, то первый их символ являетсялибо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);
если в ячейке содержится формула, то первый ее символ долженбыть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретноготабличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знакчисла (плюс или минус), знак равенства и т.п.;
ячейка, содержащая функцию, всегда использует в качествепервого специальный символ @ ;
если ячейка содержит символьные данные, ее первым символомможет быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.
Логические данные используется в логических формулах ифункциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом:если вводится любой отличное от нуля число (целое или дробное), то после нажатияклавиши в этой ячейке будет выведено «Истина».Ноль отображается в соответствующей ячейке как «Ложь».
Это представление данных связано с понятием логическойпеременной, которая используется в алгебре логики. Одна служит для описаниявысказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина»(логическая единица) либо «ложь» (логический нуль). [8]
Форматирование числовых данных в ячейках
Вы можете использовать различные форматыпредставления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы. Поумолчанию числа располагаются в клетке, выравниваясь по правому краю. Внекоторых электронных таблицах предусмотрено изменение этого правила.Рассмотрим наиболее распространенные форматы представления числовых данных.
Основной формат используется по умолчанию,обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятсяили вычисляются.
Формат с фиксированным количествомдесятичных знаковобеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемойустановленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой(десятичной точки). Например, если установлен режим форматирования, включающийдва десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как12345,00, а число 0.12345 – как .12.
Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентовсо знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков).Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0.123на экране появится 12.3%, а при вводе 123 – 12300.0%.
Денежный формат обеспечивает такое представлениечисел, где каждые три разряда разделены запятой. При этом пользователем можетбыть установлена определенная точность представления (с округлением до целогочисла или в два десятичных знака). Например, введенное число 12345 будетзаписано в ячейке как 12,345 (с округлением до целого числа) и 12,345–00 (сточностью до двух десятичных знаков).
Научный формат, используемый для представленияочень больших или очень маленьких чисел, обеспечивает представление вводимыхчисел в виде двух компонентов:
– мантиссы, имеющей один десятичный разряд слева отдесятичной точки, и некоторого (определяемого точностью, заданнойпользователем) количества десятичных знаков справа от нее;
– порядка числа.
Пример.Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е+04 (еслиустановленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е+04 (при точности в 2разряда). Число .0000012 в научном формате будет иметь вид 1.2Е–06./>1.3 Используемые типы функций
Вычисления в таблицах производятся с помощью формул.Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула.
Формуланачинается со знака плюс или левой круглой скобки и представляет собойсовокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций.
При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый вматематике порядок выполнения арифметических операций.
Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных вопределенном порядке. В качестве операндов используются данные, а также ссылкиотдельных ячеек или блоков ячеек. Операторы в формулах обозначают действия,производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различаютарифметические (алгебраические) и логические формулы.
В арифметических формулах используются следующие операторыарифметических действий:
+ сложение,
– вычитание,
* умножение,
/ деление,
^ возведение в степень.
Каждая формула в электронной таблице содержит несколькоарифметических действий с ее компонентами. Установлена последовательностьвыполнения арифметических операций. Сначала выполняется возведение в степень,затем – умножение и деление и только после этого – вычитание и сложение. Есливы выбираете между операциями одного уровня (например, между умножением иделением), то следует выполнять их слева направо. Нормальный порядок выполненияопераций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми.
Арифметические формулы могут также содержать операторысравнения: равно (=), не равно (), больше (>), меньше (=). Результатом вычисления арифметической формулыявляется число.
Логические формулы могут содержать указанные операторысравнения, а также специальные логические операторы:
#NOT# – логическое отрицание «НЕ»,
#AND# – логическое «И»,
#OR# – логическое «ИЛИ».
Логические формулы определяют, выражение истинно или ложно. Истинным выражениямприсваивается численная величина 1, а ложным – 0. Таким образом, вычислениелогической формулы заканчивается получением оценки «Истинно» (1) или «Ложно»(0).
Пример.Приведем несколько примеров вычисления арифметических и логических формул последующим данным: A B C 1 3 5 2 2 3 12 1 3 4 7 6
Формула Результат Объяснение =А1+В1*3 18 Содержимое ячейки В1 умножается на 3, и результат складывается с содержимым ячейки А1. (Умножение выполняется первым). =А2–В3+С2 –3 Содержимое ячейки В3 вычитается из содержимого ячейки А2, а затем к результату добавляется содержимое ячейки С2. (Сложение и вычитание как действия одного уровня выполняются слева направо). =В2/(С1*А2) 2 Содержимое ячейки С1 умножается на содержимое А2, и затем содержимое ячейки В2 делится на полученный результат. (Любые действия в скобках выполняются первыми). =В1^С1–В2/А3 22 Содержимое ячейки В1 возводится в степень, определяемую содержимым ячейки С1, затем определяется частное от деления содержимого ячейки В2 на содержимое ячейки А3. Полученное частное вычитается из первого результата. (Возведение в степень выполняется первым, затем выполняется деление и только потом – вычитание). =А1>0#OR#C3>0 1 Поскольку содержимое ячеек А1 (3>0) и С3 (6>0) представляет собой положительные числа, всему выражению присваивается численная величина 1 ('Истинно').
По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при ихвводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходныхданных, формулы могут включать функции. [3]
Функции
Под функцией понимают зависимость одной переменной (у) отодной (х) или нескольких переменных (х1, х2, ..., xn). Причем каждому наборузначений переменных х1, х2, ..., xn будет соответствовать единственное значениеопределенного типа зависимой переменной y. Функции вводят в таблицу в составеформул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следующиевиды функций:
математические;
статистические;
текстовые;
логические;
финансовые;
функции даты и времени и др.
Математические функции выполняют различные математические операции, например,вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан вградусы и т. п.
Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайныхвеличин или их распределений, представленных множеством чисел, например,стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т. п.
Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностьюсимволов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные ит.п.
Логические функции используются для построения логических выражений, результаткоторых зависит от истинности проверяемого условия.
Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, напримеропределение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита,определение амортизационных отчислений и др.
Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имяфункции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенныхзапятыми. Приведем примеры наиболее часто встречающихся функций.
Пример 8. SUM(Список) – статистическая функция определения суммы всех числовыхзначений в Списке. Список может состоять из адресов ячеек и блоков, а такжечисловых значений.
SUM(B5..E5)
SUM(A3..E3, 230)
AVERAGE(Список) – статистическая функция определения среднегоарифметического значения всех перечисленных в Списке величин.
AVERAGE(5, 20, 10, 5)
AVERAGE(B10..B13, B17)
МАХ (Список) – статистическая функция, результатом которойявляется максимальное значение в указанном Списке.
МАХ (В3… В8, А3., А6)
IF(Условие, Истинно, Ложно) – логическая функция, проверяющаяна истинность заданное логическое условие. Если условие выполняется, торезультатом функции является значение аргумента «Истинно». Если условие невыполняется, то результатом функции становится значение аргумента «Ложно».
IF(B4
– если ячейка В4 содержит число меньше 100, то функцииприсваивается значение 100, если же это условие не выполняется (т.е. содержимоеячейки В4 больше или равно 100), функции присваивается значение 200. [4]/>1.4 Области применения табличныхпроцессоров
Современные табличные процессоры позволяют применять многочисленныесредства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написаниеконкретных приложений на их основе. Кроме того, они обладают широкимиграфическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются ваналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.
Основное назначение табличного процессора – автоматизацияРасчетов в табличной форме.
Например, в табличном процессоре можно вести журналуспеваемости. Преподаватели смогут заносить в него оценки учащихся, австроенные формулы позволят высчитывать средний балл для каждого ученика, общуюуспеваемость группы по предмету и др. Каждый раз, когда учитель вносит новуюоценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.
По сравнению с бумажной предшественницей электронная т. к.лица предоставляет пользователю гораздо больше возможностей для работы. Вячейках таблицы могут записываться различные числа, даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяютпрактически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейкеновый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяетактивно использовать электронные таблицы:
— для автоматизации вычислений;
— для представления результатов вычисленийв виде диаграмм;
— для моделирования, когда исследуетсявлияние различных значений параметров.
Табличный процессор получил широкое распространение во всейэкономической системе: в бухгалтериях фирм и предприятий, в экономическихотделах, в коммерческих банках и других организациях, что связано с большимколичеством экономических операций и их универсальностью.
Табличный процессор является неотъемлемой частью прикладногопрограммного обеспечения АРМ экономиста, что связано с его функциональнымивозможностями. Табличный процессор позволяет автоматизировать процесс обработкиэкономической информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их ипредставлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когдаклиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядностьпредоставляемой информации, а для экономистов все важнее становится обработка ихранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, каксоставление списков, сводных таблиц, возможность использования формул,копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данныхс помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних базданных, обеспечение безопасности.
1.5 Обзорнаиболее популярных табличных процессоров
Наиболее популярными электронными таблицами для персональныхкомпьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, QuattroPro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 былфактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее времяон утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировалиявное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое. 1.5.1 Quattro Pro
Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программаQuattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любуювычислительную систему – от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.
В новой версии в верхней части экрана находитсяпрограммируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяетпереключаться между графическим и текстовым режимами.
Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств:
- удобныйпользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самойнестандартной форме;
- многооконныйрежим работы;
- доступ к любымнеограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболеепопулярных СУБД;
- хорошее качествопечати входных документов;
- легкость созданияпрограммы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки иредактирования созданных программ и т.д.
Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Proявляются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным даннымагрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ;результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенныхфункций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новымидля данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций,разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программылинейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записатьна рабочий лист и работать с нею. Кроме обычных команд работы с базами данных,Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, иискать в них нужную информацию. [5-6]1.5.2 SuperCalc
SuperCalc – это один из пакетов прикладных программ. Основноеприменение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости онпозволяет решать большинство финансовых и административных задач:
- прогнозированиепродаж, роста доходов;
- анализ процентныхставок и налогов;
- учет денежныхчеков;
- подготовкафинансовых деклараций и балансовых таблиц;
- бюджетные истатистические расчеты;
- объединениетаблиц;
- сметныекалькуляции.
SuperCalc выполняет арифметические, статистические,логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск исортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графическиевозможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков,облегчая тем самым труд пользователя.
Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от Aдо DW.
По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строки 127 столбцов.
Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальнуюкоманду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается.
Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещатьс помощью клавиатуры.
На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины.
Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебныестроки:
1 – строка состояния (STATUS LINE), где автоматическиотображаются содержимое, координаты активной клетки и др.
2 – строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечиваетсяинформация об ошибках
3 – строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы,набираемые на клавиатуре.
4 – строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначениеотдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ.
При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы:
Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличныйкурсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода.
Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началомработы на клавиатуре.
Командный режим устанавливается несколькими способами.Наиболее распространенный способ – перед набором команды нажимается команда ссимволом “\”. []
1.5.3 OpenOffice Calc
Электронные таблицы OpenOffice Calc обладают на данныймомент наибольшими возможностями среди всех свободно распространяемых программподобного класса. Эта программа является частью проекта OpenOffice, цельюкоторого является предоставить пользователю аналог коммерческого продуктаMicrosoft Office, и практически неотличима от MS Excel по функциональности.Подробная встроенная документация и удобная система справки позволяютпользователю быстро освоить все особенности работы с данным программнымпродуктом.
Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. Послестарта программы в меню Файл следует выбрать пункт Открыть, если вы собираетесьредактировать уже существующий файл, или в пункте Создать выбрать опцию Документэлектронной таблицы. Рабочая книга по умолчанию содержит 3 листа, но есликоличество листов в книге или их название вас не устраивает, то вы можете легкодобавить, удалить или переименовать их. Двойной щелчок в области заголовковлистов книги приводит к появлению меню, позволяющему выполнить указанныеоперации.
Контекстные меню программы, которые появляются при нажатииправой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими какячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т. д. Процессввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calcпрактически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электроннымитаблицами.
OpenOffice Calc может размешать в ячейках своих таблиц числа(используя запятую для отделения дробной части), формулы и текст. Ккаждой ячейке может быть добавлен комментарий (меню Вставка, пункт Примечания),который автоматически отображается при подведении курсора к ячейке (если в менюСправка включена опция Подсказка). О наличии комментария свидетельствуетнебольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном менюможно отметить пункт Показать примечания для постоянного их отображения. Щелчокв поле комментария позволяет приступить к его редактированию.
Форматирование данных и ячеек
/>При создании практически любогодокумента в той или иной форме используется форматирование. Электронные таблицыне являются исключениями и любая программа для их создания поддерживаетвозможности форматирования. Особенностью этой программы является каквозможность использования изначально заданных форматов, так и создания своихсобственных стилей ячеек.
Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячееких следует выделить, затем с помощью пункта Ячейка… из меню Формат или пунктаФормат ячеек контекстного меню открыть окно Атрибуты ячейки, которое содержитвкладки, позволяющие задать параметры форматирования. На вкладке Числа можновыбрать формат числа. С помощью вкладки Шрифт можно установить тип, размер ицвет шрифта.
Рассмотрим несколько поподробнее вкладку Выравнивание. Онапредназначена для управления выравниванием содержимого ячейки. Кроме того,здесь устанавливается расстояние от линий сетки и направление письма.Переключатели По горизонтали и По вертикали позволяют задать выравниваниесодержимого ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении.
Если переключатель По горизонтали установлен в режимСтандарт, то используются стандартные правила выравнивания: числа выравниваютсяпо правому краю, а текст – по левому.
Круглая кнопка позволяет при помощи мыши плавно изменять уголнаклона письма. Вертикальная кнопка устанавливает отображение содержимогоячейки по вертикали, как бы в столбик.
Если указана опция Разрыв строки, то будет разрешенавтоматический разрыв строки на краю ячейки. Отметим, что нажатие комбинацииклавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также приведет к разрыву строки.
При работе с ячейками электронной таблицы, также как и стекстовыми документами, можно использовать как жесткое, так и мягкоеформатирование: либо непосредственно в ячейке задать определенный размершрифта, либо создать стиль с необходимым размером шрифта и применить его кячейке. Для документов, с которыми приходится работать часто, и которые приэтом должны выглядеть одинаково, рекомендуется применять мягкое форматирование,т. е. воспользоваться стилем, а при работе с документами, которыенеобходимо только быстро напечатать, допустимо применение жесткогоформатирования. Стили ячеек обеспечивают особое удобство и позволяют получатьнекоторые интересные эффекты.
OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме,так и автоматически – в зависимости от определенных условий. Если вы хотитеособым образом выделить некоторые данные в таблице, например, все значения вышесреднего выделить зеленым цветом, а значения ниже среднего – красным, тожелаемого результата довольно просто достичь при помощи условногоформатирования. Есть две возможности связать автоматическое присвоение форматаячейки с некоторыми условиями.
Первая из них – присвоение формата формулой. Функция СТИЛЬможет быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе сфункцией ТЕКУЩ вы можете задать, например, цвет ячейки в зависимости отзначения. Использование формулы =...+СТИЛЬ( ЕСЛИ( ТЕКУЩ() >3; «красный»; «зеленый»))вызывает окрашивание ячейки в красный цвет, если значение больше 3, и назначаетстиль с именем «зеленый» в ином случае (разумеется, если указанные стилиопределены).
Другая возможность – использование условного формата. Припомощи пункта Условное форматирование из меню Формат в диалоге допускаетсязадание до трех условий, которые должны быть выполнены, чтобы ячейка или группавыделенных ячеек получила определенный формат. При изменении данных стилиформатирования будут изменяться автоматически.
Формулы
/>При задании формул наряду сосновными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множествоспециальных функций, которые можно ввести в интерактивном режиме при помощиАвтопилота функций. OpenOffice Calc поддерживает, в частности, многиестатистические методы: от регрессионных расчетов до доверительных интервалов.Особенно интересна возможность изменять отдельные параметры в вычислениях,зависящих от многих факторов, и прослеживать, как это влияет на результат. Этотак называемые расчеты «что было бы, если». Например, при расчете кредита путемпростого изменения периода, процентной ставки или сумм выплаты можно сразу жеувидеть, как изменяются остальные факторы. []
Как и все другие средства работы с электронными таблицами,OpenOffice Calc позволяет использовать относительные и абсолютные ссылки. Передкаждым значением, которое должно использоваться как абсолютное, ставится знакдоллара $. Для превращения текущей ссылки, в которой находится курсор в строкеввода, из относительной в абсолютную и наоборот, следует использоватькомбинацию клавиш Shift+F4.
Практически все функции (за исключением математических инекоторых статистических) в программе OpenOffice Calc локализованы, т. е.используют русскоязычные имена. К таковым относятся и все функции из разделаДата&Время (однако функция ПАСХАЛЬНОЕВОСКРЕСЕНЬЕ() определяет датукатолической, а не православной Пасхи).
Для ввода функций в ячейку можно воспользоваться мастеромфункций. Выберите ячейку, в которую надо ввести функцию, и нажмите кнопку />, которая находится на панели инструментов, или выберитекоманду Функция… из меню Вставка. Перед вами появится окно Автопилот функций,в котором надо выделить функцию и нажать кнопку Далее>>или OK, после чего появится окно ввода аргументов выбраннойфункции. Функцию можно вводить не только с помощью мастера функций, но ивручную, если вы помните, как она называется и сколько у нее параметров.
Для задания суммы чисел, находящихся в столбце или строкеследует использовать кнопку />. В ячейке появитсяформула вида =СУММ(...). Программа пытается догадаться, каков интервалсуммирования. Если вас не устраивает предложенный диапазон, то выделите левойкнопкой мыши требуемую область ячеек так, чтобы вокруг нее появилась краснаярамка. То же самое можно сделать и вручную, указав диапазон ячеек в строкеформул. Отметим, что пустые ячейки при суммировании трактуются как содержащиенулевые значения.
Познакомимся поподробнее с функцией ДАТА, обеспечивающей вводдат в электронную таблицу. OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, ноотображает в ячейке в формате даты, выравнивая их (аналогично числам) поправому краю. Конечно, можно отформатировать ячейку, содержащую дату, и вчисловом формате. Синтаксис функции – ДАТА(Год; Месяц; День). Год – целое числоот 1600 до 3000, при вводе от 0 до 29 добавляется 2000, а при вводе числа от 30до 99 – 1900. Месяц – число от 1 до 12, задающее номер месяца. День – число от1 до 31, которое устанавливает день месяца. Когда значения месяца и дня большедопустимых, они пересчитываются на следующую позицию (год, месяц) спереполнением. Формула =ДАТА(00;12;31) дает 31.12.2000, а при вводе=ДАТА(00;13;31) получится дата 31.01.2001.
В программе OpenOffice Calc можно просто ввести даты в формате«месяц.число.год» (без указания кавычек, иначе ввод будет интерпретирован кактекст), например, «5.17.2» для 17 мая 2002 года. В этом случае любой ввод созначениями, выходящими за границы допустимых, трактуется не как дата, а кактекст. Функция ТДАТА() возвращает дату и время в соответствии с системнымвременем компьютера, которые обновляются при каждом пересчете документа.
Для того чтобы задать имя области (ячейки), необходимо этуобласть сначала выделить и с помощью пункта Имена – Задать меню Вставка (илипри помощи комбинации клавиш Ctrl+F3) вызвать диалоговое окно Присвоить имя.Имя должно начинаться с буквы, отличаться от стандартных имен ячеек и не можетсодержать пробелов. После ввода имени следует нажать кнопку Добавить. В этом жедиалоге можно задать имена других областей, введя сначала имя, а затем выделивячейки листа, которые должны получить это имя. В нем можно присвоить имена дажечасто используемым формулам или элементам формул.
Мощным инструментом при работе с электронными таблицамиявляется подбор параметра. С помощью этого инструмента можно узнать значение,которое при подстановке в формулу дает желаемый результат. Для того чтобывоспользоваться подбором параметра нужно иметь формулу с несколькимипостоянными значениями и одним переменным.
Диаграммы
/>Все рассмотренные нами программыподготовки электронных таблиц в той или иной степени могут отображатьрезультаты расчетов в виде диаграмм. Однако ни одна из них не может на данныймомент сравниться с программой OpenOffice Calc, предлагающей богатый выборразличных типов диаграмм, из которых можно выбрать наиболее подходящие длядемонстрации структуры ваших данных.
Для представления данных в виде диаграммы их следуетпредварительно выделить (вместе с заголовками, если таковые имеются), послечего из меню Вставка выбрать пункт Диаграмма. В открывшимся окне Автоформатдиаграммы нужно выполнить ряд действий, позволяющий выбрать тип диаграммы,указать расположение рядов данных, задать заголовок диаграммы, наименованиеосей и т. д. Если требуется вставить диаграмму в документ, состоящий изнескольких таблиц, то можно установить, в какую таблицу должна быть вставленадиаграмма. После заполнения нужных полей нажмите на клавишу Готово и диаграммабудет размещена на листе.
Заметим, что при составлении диаграмм допускаетсямногократное выделение, т. е. выделенные данные не обязаны располагаться втаблице в виде непрерывной области. Многократное выделение осуществляется принажатой клавише Ctrl. Если вы используете многократное выделение, то убедитесь,что этот набор разрозненных ячеек целесообразно использовать для составлениядиаграммы.
OpenOffice Calc позволяет изменять отдельные элементыдиаграммы. Выделение диаграммы или ее части осуществляется щелчком мыши, приэтом появляются восемь зеленых квадратиков, расположенных по периметру.
Курсор, попадая в выделенную таким образом область,приобретает вид крестика. Нажатие на левую кнопку мыши позволяет перемещатьвыделенный объект. Для удаления выделенного объекта выберите из контекстногоменю пункт Вырезать.
Щелчок правой кнопкой мыши приводит к появлению менюформатирования диаграммы, пункты которого позволят откорректировать видпрактически любой части диаграммы: установить границы диапазонов на осяхдиаграммы и масштаб, изменить прозрачность области диаграммы, задать какой–либофон, управлять отображением сетки и многое другое.
Если вы поместили диаграмму на задний план электроннойтаблицы, то выделить ее просто щелчком мыши уже не удастся.
Откройте панель Функции рисования и выберите инструментВыделение. Теперь щелчком выделите диаграмму.
При создании линейчатых диаграмм (графиков) допускаетсяиспользование различных символов, которые могут быть выбраны из файлов срисунками или из так называемой Галереи. В ней содержится большое количестворисунков для оформления границ ячеек, фоновых изображений, маркеров и «трехмерных»объектов.
Тип диаграммы можно изменить в любой момент. В диалоге,который появится благодаря выделению диаграммы и вызову команды Формат – Типдиаграммы, представлены различные типы диаграмм.
Просмотрите в этом диалоге все типы диаграмм: двумерные (2–М)и трехмерные (3–М). В 3–М–диаграммах можно настроить направление освещения,окружающий свет и цветовой фильтр. Такие диаграммы можно вращать и наклонятьпри помощи мыши.
Ниже приведены четыре диаграммы, соответствующие одному итому же набору данных, полученному в результате последнего корректногомногократного выделением из рассмотренного выше примера.
Одна из них – цилиндрическая с глубиной, являющаясяразновидностью 3–М гистограммы. Для лучшего обзора она была немного повернута.Другая является обычной круговой 3–М диаграммой. Оставшиеся две относятся квиду 2–М диаграмм: линия с символами, полученными из Галереи, и гистограмма,использующая различные заливки и фон.
2. Microsoft Excel2007
Прикладная программа Microsoft Excel 2007, которая являетсяодним из компонентов Microsoft Office 2007, предназначена для работы сэлектронными таблицами данных. Excel часто называют табличным процессором.
Microsoft Office Excel – основной, в настоящее время,редактор, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы,анализировать данные. Версия Microsoft Office Excel 2007, помимо новыхвозможностей, отличается еще и новым интерфейсом, а, следовательно, и новымиметодами и приемами работы.2.1 Новыйинтерфейс
Итак, Excel является приложением, которое имеет различныеинструменты (меню и панели инструментов) для создания и обработки электронныхтаблиц. При запуске Excel на экране отображается окно приложения, в которомоткрывается новая чистая рабочая книга: Книга1, можно создавать книги и наоснове шаблонов, встроенных в редактор.
Рабочая книга Excel состоит из рабочих листов, каждый изкоторых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочихлиста, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенныхвнизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы или удалитьих из книги.
В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office длявыполнения своей работы пользователи использовали систему меню, панелейинструментов, диалоговых окон. Эта система работала хорошо, когда в приложенияхбыло ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намногобольше функций, система меню и панелей инструментов работает не так хорошо.Слишком много программных возможностей многим пользователям трудно найти.
При планировании выпуска системы 2007 Microsoft Officeразработчиками была поставлена задача сделать основные приложения MicrosoftOffice удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейсMicrosoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу сприложениями Microsoft Office и дает им возможность более быстро получить лучшиерезультаты.
Целью переработки дизайна пользовательского интерфейсаOffice Fluent было упрощение для пользователей процедур поиска и использованиявсего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того,предполагалось предотвратить загромождение рабочей области и, следовательно,отвлечение внимания пользователей для того, чтобы они могли больше времени иэнергии тратить на свою работу
Книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется на дискев виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.
Если развернуть окно рабочей книги, то окно приложения скнигой будет иметь следующий вид (рис.2.1).
/>
Рис. 2.1 Развернутое окно рабочей книги
Окно приложения Microsoft Excel 2007 состоит из основных областей:
1. Кнопки Office(см. Приложение А)
2. Панели быстрого запуска
3. Ленты (см. Приложение Б)
4. Строки формул
5. Рабочей книги с вложенными рабочими листами (электроннымитаблицами)
6. Строки состояния
Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel2007 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждогоприложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов. (рис. 2.2).
/>
Рис.2.2 Лента
Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущихверсий приложения Microsoft Excel нельзя.
Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочуюобласть, ленту можно скрыть (свернуть- см. 2.3).
/>
Рис.2.3 Панель быстрого доступа
Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна.2.2 Вкладки
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная,Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.
Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ееназванию (имени).
Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия.Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска,содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когданеобходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметкастраницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставкапредназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.
Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик (см.рис.2.4).
/>
Рис.2.4 Установка Вкладки «разработчик»
На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов иформ, а также функции для работы с XML(см. рис.2.5)./>
Рис.2.5 Вид вкладки «Разработчик»
Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок,например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которыепоявляются автоматически при переходе в соответствующий режим или при выделенииобъекта или установке на него курсора.
В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок,например, при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет иФормат .
Для вставки диаграммы как показано на рисунке 2.6, сначалавыделяется область данных, затем во Вкладке ВСТАВКА выбирается тип диаграммы,после этого активизируется Вкладка РАБОТА С ДИАГРАММАМИ.
/>
Рис.2.6 Вкладка РАБОТА СДИАГРАММАМИ.
Элементы управления на лентах вкладок объединены в группы,связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеютсягруппы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установкипараметров абзацев, работы со стилями и редактирования.
Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиесякнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки(кнопки) группы.
2.3 Новые дополнительные возможности Excel2007, 2010
При больших объёмах обработки информации свою работу сданными в Microsoft Office Excel 2007, 2010 можно улучшить:
используя дополнительное расширение — новые утилиты в видепанели Excel 2007 можно существенно повысить свою производительность за счётувеличения скорости и автоматизации:
- поиска данных,поиска повторов данных, самых встречающихся элементов, поиска отрицательных,максимальных значений, констант, счёта выделенных ячеек, строк, столбцов,импорта данных из других баз (в т.ч. из баз данных Access, *.dbf), экспортаданных в текстовые файлы, в т.ч. примечаний, извлечения чисел из текста, разбортекста из выбранных ячеек по колонкам;
- проверки и поискаошибок по цепочке связанных формулами ячеек с указанием ячейки — первоисточникаошибки и всех ячеек получателей ошибки (поиск ошибки, а не просто просмотрсвязанных ячеек);
- преобразованияформул в значения, чисел в текст, перевода ячеек в целом и слов в ячейках поотдельности, в т.ч. имён, реверс текстовых данных, контроль ячеек с текстом напредмет кодировки символов (рус.англ.), транслитерация;
- поиска ячеек сформулами, ячеек с формулами содержащими ссылки на другие источники: листы, атакже на другие файлы, ячеек с пропущенными формулами независимо от цветашрифта и цвета заливки фона;
- повышенияскорости оформления табличных данных и заголовков таблиц;
- удаления двойныхпробелов, удаления лишних строк, ячеек (раздельно) не содержащих данные, переносастрок, колонок одним движением, оценкой объёмов печати, управления печатьючётных, нечётных страниц, управления колонтитулами для печати, изменениярегистра символов в выбранных ячейках, переноса слов в ячейках;
- автоматическогосоставления на отдельном листе содержания файла по названиям листов с переходомпо ссылкам на эти листы, сортировки листов книги;
- забыв пароль — работа с паролями листов, книг, файлов Excel (числовыми);
- непосредственнаяработа из Excel с Internet;
- примененияновинки — синхронизации выделенного диапазона ячеек во всех листах книги;
- применения работыс цветом, звуком, скрытыми именами диапазонов ячеек;
- переписи нарабочий лист наименований файлов выбранных папок на дисках и т.д. и т.п.
Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel могли содержатьпользовательские панели инструментов.
Все новые дополнительные пункты меню расположены в линейкеменю в последовательности выполняемых действий. Называется новый дополнительныйпункт главного меню «Надстройки»(см.рис.2.7).
При этом появляется дополнительный пункт (один) в главномменю и серия новых дополнительных пунктов в подменю (более 80 шт) открывающихдополнительные возможности.
/>
Рис.2.7 Надстройки
Малоиспользуемые новые дополнительные пункты меню Excel 2007можно убрать (с возможностью последующего восстановления) вручную (или всесразу одной кнопкой), выбрав тем самым наиболее подходящий вариант для удобнойповседневной работы.
Новые дополнительные возможности представлены также и новымифункциями Excel 2007 Microsoft office:
- файловые функции,дисковые функции
- функции адресовэлектронной почты и гиперссылок
- функции чисел:миллионы, тысячи, случайные числа в указанном диапазоне, извлечения чисел изтекстовых ячеек или извлечения только текста
- функции адресов иперечня адресов ячеек, диапазонов по условию
- функции формул
- функции шрифтов,размера строки, колонки, цвета
- функции поискакрайних значений, уникальных значений, примечаний
- функцииопределения типа объекта
- функции реверса,транслитерации текста, проверки кодировки русских символов.
Модифицированная формула поиска в таблице данных (ищетзначение во всей таблице, а не только в первой колонке, находит указанное, а необязательно первое вхождение данных в таблице, возвращает значение ячейки понайденной строке по указанному номеру столбца для вывода данных) функциисортировки и конкатенации значений указанных ячеек
функции звукового и цветового контроля за правильностьюзаполнения ячеек данными по установленному условию. Всего более 70 новыхдополнительные функций Excel.
Все новые дополнительные возможности офисной программыдоступны без всякой инсталляции, справочная информация прямо в файле, прижелании справка может быть удалена в целях сокращения размера файла.
3. Использование возможностей Excel 2007 3.1 Анализ данных
Мощная программа Excel 2007 дает возможность анализировать,совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованныхрешений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результатыинтерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать ииспользовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможностивизуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленныхдиаграмм и таблиц. Службы Excel Services и сервер Microsoft Office SharePointServer 2007 обеспечивают совместное использование и управление электроннымитаблицами, содержащими важную деловую информацию.
Ниже приведен пример анализа учета рабочего временисотрудников офиса. В лист1 записаны коды и фамилии сотрудников, в лист2расписаны рабочие время и занесены формулы подсчета количеств отработанныхчасов (Рис.3.1-3.2).
/>
Рис.3.1 Лист1. Таблица подстановки
/>
Рис.3.2 Лист 2. Анализ данных
В Office Excel 2007 стало проще выполнять анализданных благодаря усовершенствованному созданию сводных таблиц, условномуформатированию и полной поддержке служб аналитики SQL Server 2005 AnalysisServices. Новые средства анализа данных и визуализации помогают выполнятьанализ данных, выявлять тенденции, а также облегчают доступ к данным компании.
В состав Office Excel 2007 входит полностьюпереработанное средство создания диаграмм, которое помогает представлятьрезультаты анализа в виде выразительных диаграмм. Построение диаграмм и работа с нимивыполняется единообразно во всех приложениях, поскольку средство построениядиаграмм Office Excel 2007 совместимо с программами Microsoft Office Word 2007и Microsoft Office PowerPoint 2007. 3.2 Выпадающий список на листе Excel
Рассмотрим задачу: Необходимо сделать так, чтобы водной из ячеек листа был выпадающий список с наименованиями, при выборе изкоторого, товар отображался бы рядом в виде фотографии: позволяющий выбиратьизображение (например, фотографию товара).
Действия для решения поставленной задачи:
Шаг 1. Создаем список и даем ему имя
1) Создаем на Листе1 мы каталог с фотографиями товаров, состоящий из двух столбцов (Модель и Фото)и шапки (рис. 3.3):
/>
Рис.3.3 Список товаров с фотографиями
2) Теперь надо датьимя нашему списку, чтобы ссылаться на него в будущем. Идем в меню Вставка — Имя- Присвоить (Insert — Name — Define)(рис.3.4), вводим имя (например Фотоальбом)и в качестве адреса указываем:
=СМЕЩ (Лист1!$A$1;1;0; СЧЁТЗ(Лист1!$A:$A)-1;1)
/>
Рис.3.4 Присвоение имени списку
Эта формула определяет последнюю занятую ячейку в столбце А ивыдает на выходе диапазон с А2 до этой найденной ячейки. Такая относительносложная конструкция нужна, чтобы впоследствии дописывать новые модели к нашемусписку и не думать об исправлении диапазона. Если дописывать точно ничего непридется, то можете вместо ввода этой страшноватой формулы просто указать=A2:A5
Шаг 2. Выпадающий список для выбора модели
1) Перейдем на Лист2 и создадим там ячейку с выпадающим списком для выбора пользователем моделителефона (пусть это будет A1). Выделяем ячейку и идем в меню Данные — Проверка(Data — Validation), далее в поле Допустимые значения выбираем Список, а вкачестве Источника указываем наш Фотоальбом:
/>
Рис.3.5 Сопоставление из списка
Шаг 3. Копируем фотографию
Перенесем первую фотографию из фотоальбома к выпадающемусписку. Выделите ячейку с первой фотографией и, удерживая Shift, откройте менюПравка (рис.3.6). Там должен появиться невидимый ранее пункт Копироватьрисунок:
/>
Рис.3.6 Копировать рисунок
Копируем, переходим на Лист 2 к выпадающему списку и в любуюпустую ячейку недалеко от него вставляем (меню Правка — Вставить).
Шаг 4. Создаем динамическую ссылку на выбранную фотографию
Теперь необходимо сделать ссылку, которая будет указывать наячейку с выбранной фотографией. Открываем меню Вставка — Имя — Присвоить ивводим:
/>
Рис.3.7 Ссылка
Имя нашей ссылки, допустим, будет Фото, а формула
=СМЕЩ(Лист1!$B$2; ПОИСКПОЗ(выбор; Фотоальбом;0)-1;0;1;1)
Шаг 5. Привязываем фотографию к ссылке
Осталось выделить скопированную фотографию на Листе 2 ивписать в строку формул = Фото
и нажать Enter. Получим результат выбора из списка (рис.3.8)
/>
Рис. 3.8 Результат выбора из списка
Заключение
Электронные таблицы в настоящее время стали неотъемлемойчастью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняетсябольшим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы,благодаря наличию разнообразных инструментальных средств – табличныхпроцессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбратьнаиболее подходящий к данной задаче.
Электронные таблицы позволяет автоматизировать процессобработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их ипредставлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когдапользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядностьпредоставляемой информации, а для инженерно – технических работников все важнеестановится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую рольтакие функции табличного процессора, как составление списков, сводных таблиц,возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление,анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечениеинформации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.
Этим же объясняется широкое применение их в различныхобластях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационныхсистем, которые облегчают доступ пользователя к информации по практически любойобласти науки, техники, культуры, здравоохранения, обучения, а в будущем – кзнаниям, накопленным человечеством за время его существования. Кроме того,табличные процессоры, как составная часть автоматизированных информационныхсистем применяются на производстве: в них вводится информация о ходе выполненияпроизводственных заказов, о наличии инструментов, сырья и т.д. В деловой сфере,где постоянно обновляются сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковскаяинформация без таблиц и средств работы с ними так же не обойтись.
Перспективные направления в разработке электронных таблицосновными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяетособое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этомее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основныеусилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. ПакетQuattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ниодна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболеепривлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.
Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, внастоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft –80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором местепо объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронныхтаблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.
Постоянное совершенствование имеющихся пакетов электронныхтаблиц, появление новых делают работу с данными все более и более простой,доступной для пользователя любой квалификации.
Новый Microsoft Office 2007 будет содержит множество новыхфункций, включая принципиально новый пользовательский интерфейс и новые форматыфайлов на базе XML. Таблицы Office Excel 2007 могут содержать до миллиона строки до 16 тысяч столбцов. тысяч столбцов.
Excel 2007 дает возможность анализировать, совместноиспользовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений.Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представлениясводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенноесредство составления формул, мощные возможности визуализации данных изначительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц.
В последнее время стало возможным в табличных процессорахсоздание гипертекстовых ссылок в таблице с целью перехода в другие файлы,находящиеся на компьютере пользователя, в локальной сети или в сети Internet.Данные и диаграммы можно сохранить как отдельную Web – страницу или добавлять ксуществующей странице.
Таким образом, в данной выпускной работе были определеныосновные понятия табличного процессора, был сделан обзор популярным табличнымпроцессором, исследованы и анализированы новые возможности MS Excel 2007. Приведены некоторые примеры, демонстрирующие новые возможносьти Excel 2007.
/>Глоссарий
№пп
Понятие
Определение 1. Табли́чный проце́ссор категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. 2. Абсолютная ссылка ссылка на ячейку, не изменяющаяся при копировании формулы, например $A$1. 3. Адрес ячейки (ссылка) состоит из номра строки и названия столбца, на пересечении которых находится ячейка. 4. Автофильтр возможность наложить на столбец до двух условий отбора. 5. Активная ячейка та, в которой находится курсор, и только в нее можно вводить данные. 6. Диаграмма графическое представление данных. 7. Диапазон прямоугольная область ячеек. 8. Книга файл, объект обработки Microsoft Excel с произвольным именем и расширением xls. файл, используемый для обработки и хранения данных в Excel. В каждом файле размещается от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Каждый лист состоит из 65 536 строк и 256 столбцов. 9. Маркер данных столбик, закрашенная область, точка, сегмент или другой геометрический объект диаграммы, обозначающий точку данных или значение ячейки. 10. Информационная технология это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности. 11. Информационный процесс это процесс, в результате которого осуществляется прием, передача (обмен), преобразование и использование информации. 12. Информация сведения об окружающем мире, которые повышают уровень осведомленности человека. 13. Буфер обмена область памяти для временного хранения объектов при выполнении операций копирования или перемещения. 14. Вкладка элемент управления диалогового окна или окна приложения, представляющий отдельную страницу. Содержит другие элементы управления. 15. Главное (стартовое) меню один из основных системных элементов управления Рабочего стола операционных систем Windows, предназначенный для быстрого доступа к приложениям и служебным функциям операционной системы. Вызывается щелчком на кнопке Пуск. 16. Ярлык указатель на объект. 17. Рабочий стол графическая среда, на которой отображаются объекты и элементы управления Windows. 18. Окно это сложный графический объект, осуществляющий взаимодействие программы с пользователем и другими программами. 19. Контекстное меню меню, содержащее команды, применимые к выбранному объекту. Вызывается щелчком правой кнопкой мыши на любом объекте Windows. 20. Стиль характерный вид, разновидность чего-либо, выражающаяся в каких-нибудь особенных признаках, свойствах художественного оформления.
Списокиспользованной литературы
1. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA иOffice ХР. Офисное программирование. –М.: Русская редакция, 2004. –693 с.
2. Гарнаев А. Использование MS Excelи VBA в экономике и финансах. –СПб.: БХВ–Петербург, 2002. –420 с.
3. Ефимова О.В., Морозов В.В.,Угринович Н.Д. Курс компьютерной технологии с основами информатики. –М.: АБФ,ACT, 1999. –482 с.
4. Каратыгин С. и др. Базы данных:Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системыуправления базами данных. Т.1 /Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. –М.:ABF, 1995. –533 с.
5. Ковальски С. Excel 2000 безпроблем. – М.: Бином, 2000. –210 с.
6. Информатика: учебник. КурносовА.П., Кулев С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: подред. А.П. Курносова Воронеж, ВГАУ, 1997. –238 с.
7. Информатика: Учебник. /Под ред.Н.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика, 2002. –768 с.
8. Пакеты прикладных программ: Учеб.пособие для сред, проф. образования / Э. В. Фуфаев, Л. И. Фуфаева. —М.:Издательский центр «Академия», 2004. –352 с.
9. Кронан Д. Microsoft Office Excel2003 / Пер. c англ. Вереиной О.Б. — М.: НТ Пресс; Мн.: Харвест, 2005 –224 с.
10. Егоренков А. Изучаем MS Office XP.Word XP для начинающих. Издательство «Лист», 2004, 288 с.
11. Егоренков А.А. Изучаем MicrosoftOffice XP: Word XP для начинающих. — М.: Лист Нью, 2004 — 288 с.
12. Шпак Ю.А. Microsoft Office 2003.Русская версия / Под ред. Ковтанюка Ю.С. — К.: Юниор, 2005 — 768 с.
13. Алекс Экслер. Microsoft Office2003: Word, Excel, Outlook. Изд-во: НТ Пресс, 2005. — 176 с.
14. Программное обеспечениеперсонального компьютера. www.tspu.tula.ru/ivt/umr/po/lection.htm/.
15. Прохоров А. Н. Учебный курс Работав современном офисе. www.intuit.ru/department/office/od/.
16. Работа с MS Excel.avanta.vvsu.ru/met_supply/381/Index.htm/.
17. Практикум по экономическойинформатике: Учебное пособие. Часть 1. /Под ред. Шуремова Е.Л., Тимаковой Н.А.,Мамонтовой Е.А. – М.: Изд-во «Перспектива», 2000. – 300 c.
18. Карлберг К. Бизнес-анализ спомощью Excel 2000./ Пер.с англ.:- М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 480с.
19. Попов А.А. Excel: практическоеруководство. — М.: ДЕСС КОМ, 2001. – 301 с.
20. Microsoft Excel. Версия 2002. Шагза шагом: Практ. пособие/ Пер. с англ. – М.: Издательство ЭКОМ, 2003. – 368 с.
21. Забиралов С.В., Киселев В.Г.,Усков А.В. Word: шаг за шагом: Уч.-метод. пособие.- Н.Новгород: Изд.Нижегородского ун-та, 2005. – 85c.
22. Паненко И.Г. Офисные программы.Шаг за шагом. — М.: Эксмо, 2007. – 384 с.
23. Стоцкий Ю., Васильев А., Телина И.Office 2007. Самоучитель. – Спб.: Питер, 2007. – 524 с.
24. Киселев В.Г. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА ВEXCEL 2007: Практикум. — Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2009. –80 с.
25. MS Office 2007. Самоучитель,Сергеев, издательство Вильямс
26. MS Office 2007.Мюррей К.
27. Microsoft Office Excel 2007Долженков В.А., Стученков А.Б.
28. Microsoft Office Excel 2007:профессиональное программирование на VBA, Джон Уокенбах
29. Microsoft Office Excel 2007.Библия пользователя, Джон Уокенбах
30. Бизнес-анализ с помощью MicrosoftExcel, 2-е исправленное издание 2007
ПриложенияПриложение А
А Кнопка «Office»
/>
Приложение Б
Панели Excel 2007
/>
Приложение В
Шаблон «Табель»
Средствами MS EXCEL вкадровой работе можно решать задачу «Учет использования рабочего времени». Воснове решения этой задачи лежит создание таблицы Табель.
С целью упрощениясоздания таблиц типа Табель и их унификации разработаем шаблон следующего вида (рис.1):
/>
Рис.1 Шаблон
Для вычисленияколичеств рабочих дней можно использовать следующие формулы:
Ø S12 – СУММ (C12:Q12)+СЧЁТЕСЛИ(C12:R12;«к»)
Ø S13 – СУММ (C13:R13)
Ø S14 — СУММ(C14:R14)+СЧЁТЕСЛИ(C14:R14;«к»)
Ø S15 — СУММ(C15:R15)
Система таблицпозволяет проводить анализ использования рабочего времени за разные периодывремени.
Для решения этойзадачи в шаблон табеля надо добавить еще одну таблицу (рис. 2).
/>
Рис. 2 Форма анализаданных
Приложение Г
IШаблон таблицы «Возрасти стаж работы"№ Дата рождения
Возраст
(полных лет) Дата начала работы
Стаж работы
(с долями года) 1 2 … …. …. … 3 4 5 6 7
Использованы функции:
ГОД (дата) — возвращает год аргумента.
СЕГОДНЯ () — возвращает текущую дату.
ДОЛЯГОДА (нач_дата; кон_дата; базис).Эта функция возвращает долю года, которую составляет количество дней междуначальной и конечной датами.
нач_дата — это дата, котораясоответствует начальной дате; кон_дата — это дата, которая соответствуетконечной дате, параметр «базис» может быть опущен (он определяет типиспользуемого способа вычисления дня).