Инженерный документооборот предприятия

НижегородскийГосударственный Технический Университет
Институт радиоэлектроникии информационных технологий
Курсовая работа
по дисциплине «Системы автоматическогопроектирования»
на тему:
Инженерный документооборотпредприятия
Выполнил: Васин Иван
Руководитель: КузнецовВ.В.
Нижний Новгород
2010
Оглавление
1.        Введение
2.        Электронныйархив
3.        Управлениеключевой системой
4.        Пакетдокументов
5.        Проблемыорганизации инженерного документооборота
6.        Рассмотрениеконкретных систем
6.1     1СДокументооборот 8
6.2     AutoEDMS3.0 (ACS Telecom)
6.3     Cadmandu3.0 (AutoMate)
6.4     FileManager 2.27 (Synergis Technologies, Inc.)
6.5     AM-WorkFlow3.12 (Cyco International)
6.6     RxEDM1.0 (Rasterex International)
6.7     ViewBase4.11 (Softdesk Imaging Group)
Заключение
Список используемыхисточников
1. Введение
В процессеконструкторской и технологической подготовки производства (ТПП) появляется ииспользуется большое количество документов, причем часть из них создаетсяразличными средствами конструкторской разработки, частично используется ранееразработанная документация (в бумажном и электронном виде), множестводокументов возникает при технологическом проектировании, а также оперативномпланировании и управлении производственным процессом.
Инженерныйдокументооборот – решение позволяющее организовать на предприятии системуэлектронного документооборота, как офисных документов, так и специализированныхинженерных данных (архив 3D моделей, CAD/CAE данными разработанными в системахPro/ENGINEER, Autocad, MathCAD и прочее). Тем самым оно позволяет организоватьпараллельную и совместную работу, в том числе специфических подразделений,таких как проектно-конструкторское и прочие.
Система электронногодокументооборота (рис.1) предназначена для автоматизации процессовдокументационного обеспечения управления предприятием, включая:
1.        процессыподготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительныхдокументов (подсистема «Электронный архив»);
2.        процессыподготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов(подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
3.        управлениеделопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранениядокументов – подсистема «Делопроизводство»).
Объектом автоматизацииявляются процессы:
·         созданиедокументов;
·         подготовки,учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно –распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно –справочных и других управленческих документов;
·         работыс документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
/>
Рисунок 1
Внедрение«Инженерного документооборота» позволяет предприятию автоматизировать:
— управлениеэлектронным документооборотом (согласование документов в электронном виде,автоматическая рассылка уведомлений, построение отчетов по состоянию разработкии т.д.),
— визуализациюхранимых документов (чертежи, 3D модели, и т.д.) без использования программногообеспечения, в котором они созданы, а так же функцию «красного карандаша» длявнесения замечаний.
— управлениехранением структурированных CAD-данных,
— управлениепроцессом разработки изделия,
— интеграциюс приложениями Microsoft Office, предоставив web-ориентированное рабочеепространство, поддержку коллективных обсуждений, баз знаний и т.п.
— управлениесовместным доступом к данным через web-интерфейс для членов рабочих групп.
Практическина всех отечественных предприятиях даже при использовании электронных средствпроектирования и конструирования главным носителем информации все-таки остаетсячертеж на бумаге. Тем не менее его утвержденная растровая копия может и должнаучаствовать в инженерном документообороте наравне с электронными документами.
Дляфизического хранения и обработки всей накапливаемой информации и электронныхдокументов необходимо выделение достаточных по производительности файловогосервера (или нескольких серверов), систем хранения больших объемов данных исредств резервного копирования. Существующие аппаратные средства позволяюторганизовать как оперативный доступ к хранимой информации, так и ее надежноедолговременное хранение.
Определим тотнеобходимый уровень функциональных возможностей, которому должнасоответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любаясистема должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации — отего первичной регистрации до списания в дело.
Жизненныйцикл документа состоит из двух основных стадий:
1.        Стадияразработки документа, которая может включать: собственно разработку содержаниядокумента; оформление документа; утверждение документа.
Втом случае если документ находится на стадии разработки, то он считаетсянеопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретногопользователя.
2.        Стадияопубликованного документа, которая может включать:
·         активныйдоступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;
·         уничтожениедокумента. Когда документ переходит на вторую стадию, он считаетсяопубликованным, тогда права на документ остаются только одни — доступ начтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблонстандартного бланка предприятия.
Организация работысовременного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Срокиподбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должныпревышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные,аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержатинформацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтомуоперативную и максимально полную подборку можно получить, только используякомпьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого всистемах инженерного документооборота предусмотрена организация электронногоархива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело,заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов,при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п.– все процедуры автоматизируются.
2. Электронный архив
Электронный архивпредприятия — это комплекс программного и аппаратного обеспечения,предназначенный для решения следующих задач:
·         Организацияхранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольногоколичества электронных документов на разнообразных носителях. Носителиэлектронных документов характеризуются двумя основными параметрами, стоимостьюхранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причемэти два параметра обратно пропорциональны друг другу — в зависимости отрешаемых задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбиратьопределенный носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок храненияинформации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения,которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступатребуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранениядостаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно длятаких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данныхносителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между носителями.Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором(например, после истечения 90 дней со дня создания документа он долженавтоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации),либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому илииному документу.
·         Организацияучета бумажных и микрографических документов. Архивная система кроме работы сэлектронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы- система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа иподдерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возвратдокумента и т. п.
·         Организацияпоиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо ихбыстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то дляпояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска.Существует два подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что впроцессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задачасостоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документаили документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подходсостоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этогоподхода присущи такие понятия, как полнота — соответствие между найденнымидокументами по данному запросу и действительному списку документов и шум — соответствиедокументов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.
·         Поддержказащиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы. Архивнаясистема должна иметь защиту на уровне документа — каждый документ должен иметьассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с нимопределенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа:
полныйконтроль над документом;
праворедактировать, но не уничтожать документ;
правосоздавать новые версии документа, но не редактировать его;
правоаннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;
право читатьдокумент, но не редактировать;
право доступак карточке, но не к содержимому документа;
полноеотсутствие прав доступа к документу;
·         Поддержкапросмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ.Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра,позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузкиресурсоёмких приложений.
·         Поддержкааннотирования документа. Иногда для обеспечения коллективной работы сдокументом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяяего основного содержания. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятсяв слоях, которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего этикомментарии.
·         Поддержкаколлективной работы с документом. Выражается в поддержке целостностидокументов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки ивозврата документов на/c редактирования, что предотвращает одновременноередактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самымвозможные конфликты. Для того чтобы позволить в рамках одного документа,работать, одновременно, нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсиидокумента — один документ может содержать несколько версий, а каждая версия — несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии(подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (вразных форматах).
·         Поддержкасоставных документов. Каждый документ может представлять собой совокупностьдругих документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а вделопроизводстве такой документ носит название «дело», по своимхарактеристикам он аналогичен простому документу. Документы могут бытьобъединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти связиопределяют, какие версии объединяются в контейнер, например, последняя по дате,последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти связи определяют, какбудет осуществляться сборка документа в составной документ. Для составныхдокументов должно существовать приложение, которое будет осуществлятьокончательную сборку такого документа.
·         Поддержкараспространения опубликованных документов. Как только документ публикуется егоиногда необходимо распространять. Это происходит двумя основными путями, либочерез систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путемпубликации на Web-сервере.
Кроме базовых архивныхзадач существует ряд пограничных функций, связанных с документами разных типов(электронных, бумажных, микрографических) и переводом их из одного типа вдругой. Данная проблема подразделяется на два основных класса.
·         Персональныйввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажныхдокументов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. Послеоперации сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточкидокумента.
·         Массовый(поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит втом, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качествепримеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можнопривести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, системуобработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.
Приреализации технологии массового ввода документов можно рассматривать дваосновных класса задач.
Задачаизвлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма срезультатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет,извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае насинтересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображениядокументов.
Задача извлечения данныхиз бумажных документов с сохранением изображения документа. Если выобрабатываете не форму с опросами населения, а платежное поручение клиента, тоимеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для тогослучая, когда потребуется анализ исходного документа.
При организации системдокументооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизациии контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.
·         Свободнаямаршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов документов.Последовательная маршрутизация — документ последовательно проходит одногоисполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другомуможет происходить по истечении контрольного времени, либо после завершенияработы одним из них. Параллельная маршрутизация — документ одновременнопоступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либовсе пользователи завершат работу с документом.
·         Системыэлектронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающеймаршрутизацию документов является система электронной почты, котораяосуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличаетсяот распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращаетсяв начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит кисполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложенийсистема электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизациюдокументов.
 Свободнаямаршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполненияпонимается следующая функциональность:
Контроль доставки задания- инициатору выдается информация о том, что его задание достигло местаназначения (исполнителя).
Контрольпрочтения задания — инициатору выдается информация о том, что с его заданиемознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.
Контроль выполнения — инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.
Мониторинг задания — инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.
Извещение онарушении сроков исполнения — система документооборота может известитьинициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.
Историявыполнения заданий.
Контролькачества исполнения — означает, что, если пользователь говорит о том, чтозадание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено,инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.
Информация может выдаватьсяв виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или ввиде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощьюсообщения по электронной почте.
·         Маршрутизациядокументов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткаямаршрутизация). Маршруты могут быть более сложными, чем простыепоследовательные или параллельные:
комбинированныеиз последовательных и параллельных элементов;
условные, спереходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.
Такие маршруты становятсясложными для их задания «на лету», поэтому в этом случае используетсяспециализированный графический редактор, позволяющий создать маршрут. Инициаторвызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы — инициирует его. Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивнойсистемой, и реальные приложения для работы с документами не могут быть основанытолько на файловой системе. И вот почему. Любой процесс маршрутизациидокументов — это движение одного документа, а не множества его копий, как этопроисходит в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо нетолько по соображениям экономии пространства, но и в основном для поддержанияего целостности — в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вноситьизменения в документ.
Рассмотренныевозможности и функции обеспечивают построение любой частной системыдокументооборота на любом предприятии в любой предметной области. Естественно,для построения частного решения можно ограничивать функционал системы взависимости от предъявляемых заказчиком требований.
3. Управление ключевой системой
Важную роль всистеме электронного документооборота играет администрация системы. Онаобеспечивает контроль за соблюдением абонентами единых правил работы, участвуетв разборе конфликтных ситуаций, управляет ключевой системой и, что очень важно,поддерживает у всех абонентов справочники открытых ключей в актуальномсостоянии. Справочники меняются регулярно: при любом изменении списка участников,при замене каких-либо ключей. Необходимость замены ключей возникает, скажем, вслучае их компрометации — под этим понимают ряд событий, при которых ключеваяинформация становится недоступной или возникает подозрение онесанкционированном доступе. К таким событиям относятся утрата ключевых дискет;утрата дискет с последующим обнаружением; повреждение дискет; увольнениесотрудника, имевшего доступ к ключевой информации; нарушение правил хранения иуничтожения (после окончания срока действия) секретных ключей и др.
Привозникновении подобного события участник системы обязан незамедлительноуведомить администрацию системы (или ее подразделение — центр управленияключевой системой) о факте компрометации. В свою очередь, администрация должнаблокировать открытый ключ участника в справочнике и оповестить об этом другихучастников (обновить у них справочники). Фиксация момента уведомленияадминистрации о компрометации ключей очень важна. Действительными считаютсятолько те документы участника, которые были получены до этого момента. Данныйфакт учитывается при разборе конфликтных ситуаций: прежде всего проводитсяпроверка, являлся ли ключ отправителя действующим на момент получения документаадресатом.
В том случае,когда в корпоративной системе документооборота предусмотрен обмен электроннымидокументами лишь между центром (банком, брокерской фирмой, холдингом) и егоклиентами, клиентам достаточно знать только один открытый ключ ЭЦП этогоцентра, последний же использует справочник открытых ключей всех клиентов. Еслиже в системе предусмотрена возможность обмена электронными документами междуабонентами напрямую, то справочники с перечнями открытых ключей должны быть увсех участников и обновляться одновременно.
4. Пакет документов
Организация системы электронногодокументооборота не сводится к установке программного обеспечения. Значительноболее сложным и трудоемким процессом (по крайней мере, на начальном этапе)является подготовка документов, подробно описывающих все процедурыфункционирования системы, а также обучение сотрудников, которые будутобеспечивать ее работу. Упрощает ситуацию то, что образцы подобных документовуже существуют и можно заказать разработку всего пакета компании, имеющей опытуспешного применения ЭДО. Идеально, если эти документы прошли «проверку боем»,то есть на их основе рассматривался конфликт в суде. Администрацию системыможно организовать на базе сторонней фирмы, располагающей соответствующимислужбами, квалифицированными сотрудниками, необходимыми комплектами договоров,определенным опытом обслуживания таких систем. Риск раскрытия конфиденциальнойинформации при этом отсутствует, поскольку секретными ключами участниковадминистрация не обладает — она оперирует только справочниками открытых ключей.Важно, чтобы генерация ключей (включая секретные) проводилась уполномоченнымисотрудниками участников (пусть и на территории лицензированной администрации./> 
5. />Проблемы организации инженерного документооборота
Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие вбольшинстве случаев при внедрении автоматизированных систем управленияпредприятием и рекомендации по их решению.
Отсутствиепостановки задачи менеджмента на предприятии.
Наверное, этот пункт является наиболее значимым и сложным. Онявляется более глобальным и включает в себя не только методологии управления,но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинстворуководителей управляют своим предприятием, только исходя из своего опыта,своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о егосостоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать вкаком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или наборположений, исходя из которых он принимает управленческие решения, делодостаточно быстро заходит в тупик.
Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшимфактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия в целом, так и науспех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматьсявнедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетированиене поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательныйпроцесс.
К сожалению, на настоящий момент в России до конца несложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российскоеуправление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента(которая во многом не является адекватной существующей ситуации) исоветско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общимижизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночнойконкуренции.
Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобыпроект внедрения автоматизированной системы управления предприятием оказался удачным- максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно,планируется автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого необойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затратына консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проектаавтоматизации.
Необходимостьв частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия при внедренииавтоматизированной системы управления предприятием.
Прежде чем приступать к внедрению автоматизированной системыуправления на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизациюего структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этаповпроекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия вовсех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результатеобследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративнойинформационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, про принципу«как есть», однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело втом, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мествозникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий ворганизационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшитьпроизводственные и логистические издержки, а также существенно сократить времяисполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Под терминомреорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западномпонимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческойдеятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, гдеона объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активноститекущей коммерческой деятельности.
Необходимостьв изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса
Эффективно построенная информационная система не может невнести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования иконтроля, а также управления бизнес-процессами.
Во-первых, одними из самых важных для руководителяособенностей корпоративной информационной системы, являются модулиуправленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональноеподразделение может быть определено как центр финансового учета, ссоответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в своюочередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, ипредоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткогоконтроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
При наличии автоматизированной системы управленияпредприятием, руководитель способен получать актуальную и достовернуюинформацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек иизлишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю вудобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которыемогут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однакосправедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли приниматьуправленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложеномнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право нажизнь и при наличии автоматизированной системы управления предприятием, однакочасто он негативно отражается на объективности менеджмента.
Внедрение автоматизированной системы управления предприятиемвносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ,отображающий в информационном поле течение или завершение того или иногосквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически,на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники,ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости,вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчикразместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенномучислу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматическисоздается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счетпересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, гдепроисходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие.На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на ихзакупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизируетпроизводственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку.Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывовпоставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этапвыполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругомсотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческоевоздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшитьих.
Не стоит полагать, что работать при наличииавтоматизированной системы управления предприятием станет проще. Наоборот,существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качествообработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятияв целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственностиисполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будетсправляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вноситьорганизационные и технологические реформы, которые впоследствии положительноскажутся на процветании предприятия.
Сопротивление сотрудников предприятия При внедренииавтоматизированных систем управления предприятием в большинстве случаеввозникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое являетсясерьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать илисущественно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческимифакторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например,кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологическитяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить своюнезаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за своидействия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свойбизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группеспециалистов, проводящей внедрение автоматизированной системы управленияпредприятием, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:
·    Создатьу сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;
·    Наделитьруководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивлениеиногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникаетдаже на уровне топ-менеджеров;
·    Всегдаподкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданиемсоответствующих приказов и письменных распоряжений.
Временноеувеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы управленияпредприятием
На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастаетнагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполненияобычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания итехнологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе кпромышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вестидела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционнымиспособами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранеесистемы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могутзатягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работыпо прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающимзанятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо веденияразъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологийсотрудниками необходимо:
·    Повыситьуровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений иблагодарностей;
·    Принятьорганизационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.
Формированиеквалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы
Внедрение большинства крупных систем автоматизации управленияпредприятием производится по следующей технологии: на предприятии формируетсянебольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полноеобучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная частьработы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобнойтехнологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычнозаинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могутоперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатациисистемы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегдасущественно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочейгруппы является залогом успешной реализации проекта внедрения.
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такойгруппы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовыхкомпьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведениябизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человекзанимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно являетсявторой и в иерархии руководства компании. В отечественной практике, привнедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или емуаналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующиепринципы:
·    Специалистоврабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знаниесовременных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем),коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.
·    Сособой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администраторасистемы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
·    Возможноеувольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайненегативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбиратьиз преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этойпреданности в течение всего проекта;
Послеопределения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проектадолжен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов иотчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодомдолжен быть один день.
6. Рассмотрение конкретных систем
6.1 «1СДокументооборот 8»
Программныйпродукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новойтехнологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемникомпрограммного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 летприменяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен дляавтоматизации документооборота.
«1С: Документооборот8» позволяет:
• упорядочитьработу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересеченияфрагментов при одновременной работе;
• сократитьвремя поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработкидокументов;
• повыситькачество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решениябольшого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
«1С: Документооборот8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как вбюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределеннаяхолдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшоепредприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена иадаптирована под специфику конкретной организации.
«1С: Документооборот8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействиясотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
•централизованное безопасное хранение документов,
• оперативныйдоступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрациявходящих и исходящих документов,
• просмотр иредактирование документов,
• контрольверсий документов,
• работа сдокументами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, •аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами,приложениями и т.д.,
•полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
•коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения иконтроля исполнения документов,
•маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов вотдельности,
•автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет иконтроль рабочего времени сотрудников.
«1С: Документооборот8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или черезИнтернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.
Бизнес-процесс– это устойчивая последовательность действий сотрудников организации.Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительноускоряет выполнение конечной задачи.
В программе«1С: Документооборот 8» реализованы бизнес-процессы следующих видов:
•Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с егорезолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение:документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру длясоблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может бытьназначен ответственным исполнителем.
• Согласование:приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласованиеуказанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса дляознакомления с результатами согласования или отправки на повторноесогласование.
• Утверждение:документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к авторудокумента для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация:документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверенияпечатью организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление:с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователямпо списку для ознакомления.
• Поручение:с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам ипроверять их исполнение.
Каждыйбизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованныеопределенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначаласформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, какисполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнениедля инициатора бизнес-процесса.
Можноназначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например,документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программаавтоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный моментвыполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можноадресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:
• Всеруководители автора бизнес-процесса,
• Всеподчиненные автора бизнес-процесса,
•Непосредственный руководитель автора документа,
• Всеруководители автора документа.
Состав ролейуникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться инастраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачиавтоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
Для каждогобизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь можетвызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процессабудет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любоймомент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто изсотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка итиповая блок-схема бизнес-процесса Согласование.
Новыйбизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан наосновании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программепредусмотрен отдельный список, например, список согласований.
Для каждоговида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться присоздании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит • такиесведения, как:
•маршрутизация,
• сроки,
• важность,
• наименование,
• описание идругие.
В карточкевида документа можно указать перечень связанных с ним шаблоновбизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при созданииновых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенномпримере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблономСогласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора(простое) и Регистрация договора.
При созданиибизнес-процесса на основании какого-либо входящего документа вида Договорпользователь сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон.
Для анализахода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов, примерыкоторых приведены ниже.
Заключение
Прикладноерешение «1С: Документооборот 8» разработано на платформе«1С: Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость,настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичностьприкладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работупользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.
Платформа«1С: Предприятие 8» поддерживает работу с различными СУБД — файловыйрежим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
Сервер«1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде MicrosoftWindows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбораархитектуры, на которой будет работать система, и возможность использованияоткрытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.
6.2 AutoEDMS3.0 (ACS Telecom)
AutoEDMSимеет простой интерфейс, так что этот продукт может сразу же после приобретенияпомочь вам в решении ваших проблем. Входящая в поставку инструкци содержитосновную информации, которая требуется дл того, чтобы начать работать спрограммой. Две страницы документации дают информацию о содержании титульныхблоков и общую информацию, такую как данные проекта, адреса и т.п. Кроме того,при желании вы можете переключиться на списковый просмотр Query. Более того, выможете сразу же создать свой собственный бланк, содержащий пиктограммы, поляданных, картинки, и т.д. При создании бланка с помощью Formbuilder выодновременно создаете базу данных. Formbuilder мощное и простое средство,позволяющее вам разработать свой собственный интерфейс.
Системныйадминистратор AutoEDMS может использовать язык ACL для создания и настройкисобственных приложений и приложений, созданных ACS Telecom или стороннимиразработчиками. Кроме того, ACL имеет дополнительную возможность доступа к DDEи к утилите AutoEDMS ELC (Embedding and Linking Control), позволяющей создаватьсвои собственные функции. AutoEDMS обладает всеми возможностями, выделенными втаблице сравнительных характеристик. Наиболее впечатляющими возможностямиявляются: работа с любым языком, использующим таблицу кодировки ASCII, сбольшим количеством баз данных, генерация запросов к базам данных, системазащиты файлов и хорошая система просмотра файлов всех основных продуктовWindows. AutoEDMS также позволяет добавлять голосовые сообщени к файлу ипечатать файлы без установки соответствующей им программы.
Редактироватьлюбой файл в базе данных относительно просто, при условии подключениясоответствующей этому файлу программы к средствам запуска AutoEDMS.
AutoEDMSподдерживает стандарты ISO 9000, DOD, FDA и NRC AM-WorkFlow. Такжепредусмаетривает автоматизированный вход в систему, что, если дополнительнореализовать возможности контроля за процессом обработки файлов любой программойс помощью ELC, может сделать AutoEDMS базовым компонентом в Windows. Некоторыепрограммы Windows не поддерживают DDE. Функция AutoEDMS ELC подменяетиспользование DDE для контроля работы с файлами и, в результате, обеспечиваетнаилучшую «защиту от дурака» при контроле любых действий с файлами вWindows. Того же эффекта можно достичь при создании макросов и связей DDE сдругими продуктами, но установка каждой программы на рабочей станции потребуетсоздания этих связей вручную. AutoEDMS же делает это автоматически.
Для тогочтобы работать с комментариями в AutoEDMS надо использовать созданныесторонними разработчиками программы. Однако с помощью ACL комментарии вносятсяв файл чертежа AutoCAD, при этом они автоматически выделяются, а рисунки могутобновляться с достаточной степенью безопасности. Среди всех рассмотренныхсистем AutoEDMS единственная, не имеющая интегрированного модуля комментариев,но приобретение модулей RxHighlight или ViewBase, входящих в состав другихпродуктов, удовлетворит любые нужды. Конечно, это означает, что вы станетезависеть от циклов работы нескольких разработчиков — то есть при обновленииверсии вам потребуется проверить, будут ли совместимы комментарии, сделанныепредыдущей версией программы.
Как только увас есть бланк (экранная форма) AutoEDMS, приспособленный для ваших нужд, всевозможности программы становятся вам легко доступны, логически организованы исовместимы со стандартами Windows. В большинстве случаев AutoEDMS опережаетсвоих конкурентов по своей интеграции со средой Windows и GUI (графическиминтерфейсом пользователя). Технически AutoEDMS работает не из AutoCAD, ноAutoEDMS контролирует работу файлов AutoCAD через ELC, так что для управленияфайлами не нужны действия внутри AutoCAD'а. Уместнее будет сказать, чтоAutoEDMS работает «под» AutoCAD. Несмотря на это, если вы хотитедополнить команды AutoCAD, относящиеся к управлению документами, такими, какнайти файл или сделать XREF (внешнюю ссылку) или вставить файл как блок, выможете создать связь через ELC.
В программеесть несколько различных видов защиты, начиная от ограничения доступапользователей к определенным рабочим местам, до защиты проектов и внешнихпрограмм через систему паролей. AutoEDMS использует входящий в поставку модуль(DLL) Btrieve. Использование Btrieve обеспечивает работу по технологииклиент-сервер в любой сети, поддерживающей Btrieve, с возможностью доступасредствами глобальной сети к файлам на удаленном сервере. AutoEDMS динамическиотслеживает карту соответствия логических и физических имен сетевых устройств,так что файлы присоединяются к настоящему имени каталога, к которому ониотносятся, а не к логическому имени. Наконец, AutoEDMS поставляетс скомпилятором экранной подсказки, позволяющим создавать файлы подсказки. Издесь-то и кроетс причина, по которой AutoEDMS, как и многие другиетестированные продукты, не имеет полностью совместимой с Windows системыподсказок, поскольку адаптация и разделение файлов подсказки с пользователямиDOS затрудняет предоставление полноценной системы экранной помощи в стилеWindows.
Заключение
Несомненно,AutoEDMS — один из самых сильных продуктов среди тестированных, если не считатьвозможностей создания комментариев. Документация очень содержательна, агибкость создания интерфейса и баз данных будет очень важна для многихпользователей. Версия Windows значительно облегчила процедуру установки, чемдолжна порадовать системных администраторов.
6.3 Cadmandu3.0 (AutoMate)
Пользовательскийинтерфейс Cadmandu прост и изящно скомпонован. В нем множество перекрывающихсясвязанных форм, показывающих вам путь к нужным областям программы.
CadmanView — средство просмотра чертежей, легко доступное из основного окна. Оно выполнено всоответствии со всеми стандартами Windows и являетс мощным инструментом. Всеосновные компоненты пользовательского интерфейса Cadmandu имеют независимыйразмер и расположение на экране Windows, что отличает его от прочихрассмотренных продуктов. Последовательно проводимая политика простоты дляпользователя, отличающая предыдущие версии, была применена и при разработкеинтерфейса Windows, что позволило достичь еще более удобного и красивогодизайна.
AutoMate (впрошлом Baratek Inc.) гораздо дальше ушла от предыдущей версии своей программы,ориентированной на DOS, чем какая-либо другая фирма, продукты которой здесьрассмотрены. Продукт определенно улучшился, и интеграция с интерфейсом Windowsвесьма удачна. Хотя интерфейс пользователя слишком зависит от ниспадающих менюс командами, требующими определенного времени для освоения, но это не такая ужнепреодолима проблема.
Cadmanduпредусматривает практически все возможности, имеющиеся у других продуктов заисключением Work In Progress (WIP). Философией AutoMate является постулат, чтоWIP настолько варьируется у разных компаний, что адаптация является лучшимспособом предоставления этой возможности. Отметим, что Cadmandu в настоящеевремя работает только с одной базой данных. Скорее всего до интерфейса кразличным базам данных у разработчиков просто не дошли руки, и существущееположение вещей — просто наследие от версии для DOS. Нехватка типов полей базданных происходит от того, что AutoMate предполагает использование своегопродукта дл специализированных задач. Возможности формировани запросов к базеданных ограничены по сравнению с другими продуктами. Важно заметить, однако,что AutoMate планирует поддерживать структуры SQL. CadmanView и модуль созданиякомментариев могут работать с весьма разнообразными форматами файлов,предоставляя большую гибкость и ничем не ограничива разработку базы данныхпользователя.
Cadmanduможет выводить чертежи AutoCAD непосредственно на плоттер или в файл черезспециальный модуль, входящий в комплект поставки.
AutoMateпредоставляет возможность адаптации своего продукта для удовлетворенияспециальных потребностей пользователя. Для эффективной работы Cadmandu его надонастраивать. Эта особенность имеет как свои преимущества, так и недостатки, ипоэтому до приобретения продукта стоит обсудить с поставщиком (официальнымпредставителем AutoMate) предполагаемые задачи, которые будут решаться спомощью Cadmandu.
Защита файловбазируется на девяти приоритетных уровнях, привязанных к функциям менюCadmandu. Она также привязана к специфике работы с инженерной информацией,точнее с неким ее подмножеством и выполняет то, что этим подмножествомобуславливается. Несмотря на то что это самый негибкий из всех рассмотренныхпродуктов, Cadmandu имеет несколько превосходных черт, которые при определенныхусилиях по адаптации сделают продукт идеальным для ваших нужд.
Заключение
Cadmanduсоздан для управления графической информацией и процессом создания чертежа, и всущности не приспособлен для управления другими файлами вашей системы.Фиксированный формат интерфейса может заставить вас обращаться ккомпании-поставщику дл многочисленных доработок, если с самого начала вы невполне представляли себе то, что вам нужно. Например в США покупатели Cadmandu3.0 получают бесплатное сопровождение в течение одного года, в том числеполучение новых версий продукта. Когда у Cadmandu появится редакторпользовательских экранных форм, такой, как у AutoEDMS или AM-WorkFlow, то числоприверженцев этого продукта существенно возрастет. У компании есть много плановна будущее по доработке и развитию новых версий Cadmandu. Планируется создатьболее гибкую структуру баз данных, допускающую пользовательскую адаптацию, атакже контроль и управление версиями документов.
6.4 FileManager 2.27 (Synergis Technologies, Inc.)
File Managerиспользует для работы с данными подход, основанный на принципе картотеки — информация о документе представляется в виде «библиотечной карточки»- экранной формы, так же, как и в аналогичном продукте, ориентированном наработу в DOS. Для одной и той же базы данных можно создавать различныекарточки, так что выводимая информация адаптируется дл потребностейопределенной группы пользователей. За одним исключением — эти карточки не имеютграфических элементов. Концепция Библиотек и Рабочих областей осталась отверсии для DOS. В качестве дополнительной функции File Manager можетиспользовать цикл подтверждения внесения изменений в чертеж. При попытке записатьв библиотеку чертеж с изменениями пользователь должен «авторизовать»и подтвердить необходимость замены старого варианта чертежа на новый. Посравнению с предыдущей версией добавлен автоматический вход в систему. Модульпросмотра/внесения комментариев использует преимущества Windows GUI, нобиблиотечные карточки, листинги рабочих и библиотечных областей и широкоеиспользование ниспадающих меню в главном интерфейсе документов почти полностьюповторяют версию продукта для DOS. Для тех пользователей, которые сейчаспереходят с DOS на Windows, это, может быть, и удобно, но тех, кто долгое времяработает в Windows, интерфейс может разочаровать.
File Managerимеет несколько «родимых пятен», оставшихся в наследство от версиидля DOS. Особенно это касается пользовательского интерфейса и процедурнастройки. Установка библиотек в File Manager все еще требует задания команднойстроки в DOS и в UNIX независимо от того, используете вы UNIX или нет, что, всущности, было странностью еще первоначального, DOS-овского продукта.
File Managerможет выводить рисунки AutoCAD на плоттер напрямую, без загрузки AutoCAD. FileManager имеет разумное количество функций в разных категориях. Обеспечиваетсяодносторонняя привязка к атрибутам файла рисунка AutoCAD, но она можетиспользоваться только дл редактирования атрибутов в карте библиотеки. FileManager поддерживает архивирование и восстановление файлов, однако архив долженбыть скопирован с архивного носителя целиком в архивный каталог до того, какможет быть выполнен выбор и восстановление отдельных файлов. File Manager, каки некоторые другие продукты, не имеет встроенного таймера с фиксацией егопоказаний в поле базы данных, чтобы, например, отслеживать врем создания иредактирования каждого документа. File Manager имеет только одноиндексированное поле дл сортировки и поддерживает только одну базу данных.
File Managerдостаточно гибкий продукт, включающий возможность обновления файлов,многопользовательское внесение комментариев, а также отслеживаниемногопользовательских комментариев на разных слоях. Файлы могут быть проверены,помечены, скопированы или просмотрены другими пользователями, но они не могутутверждаться более чем одним пользователем. Вы можете комментировать чертежиAutoCAD, растровые файлы форматов TIFF или RLC. Кроме того, File Manager можетсоздавать собственные файлы в формате RLC, которые будут выводиться на экранбыстрее, чем чертежи AutoCAD. File Manager позволяет также устанавливатьграницы безопасности на дисковом пространстве, так что никака модификация файланевозможна, если нет достаточного места на диске. Стоит отметить, что защитадоступа к файлам основана только на групповом методе.
Заключение
File Managerбезусловно должен быть популярен среди пользователей, которые хотятодновременно работать как с DOS, так и с Windows. Базовая концепция Рабочихобластей и Библиотек все еще достаточно привлекательна, и, в сочетании снеплохим интерфейсом на основе Windows, остается наиболее удачной среди всехрассмотренных.

6.5AM-WorkFlow 3.12 (Cyco International)
Из всех TDM,ориентированных на Windows и рассмотренных в этой статье, AM-WorkFlow легчевсего освоить без предварительного изучения документации. Наверное потому, чтоAM-WorkFlow фокусируется только на управлении чертежами — более сложнаядокументная среда усложнила бы программу. В соответствии с утверждениями Сусо,фирма вскоре планируют увеличить количество типов документов, поддерживаемыхпродуктом.
AM-WorkFlowтакже имеет интерфейс на основе библиотечной карточки. У него есть возможностьсоздани карточек в процессе работы с помощью простого рисовани их на экране.Таким образом, нет ничего проще дл адаптации вашего интерфейса к базе данных,чем нарисовать необходимые экранные формы. AM-WorkFlow поставляется скарточками-образцами (шаблонами), которые могут быть адаптированы длясоответствия нуждам самых разных пользователей. Вы можете использовать этикарточки-образцы для создания собственного интерфейса. Все стандартные функции,которые могут понадобиться, доступны с титульной карточки, разработанной длархитекторов. Модули совместимы по интерфейсу не во всех случаях, однако вследующих версиях это должно быть исправлено.
AM-WorkFlowимеет программируемый язык, известный как BaseLISP для адаптации AM-WorkFlow кAutoCAD и другим внешним программам. BaseLISP понравитс пользователям AutoLISP,но может оказаться слишком непонятным для многих администраторов, не работавшихс AutoCAD.
Типы полейбазы данных AM-WorkFlow достаточно разнообразны, а гибкость его настроекпозволяет создавать базы данных, отвечающие практически любым требованиям.AM-WorkFlow может архивировать и создавать резервные копии как ваших файлов,так и библиотечных файлов AM-WorkFlow. AM-WorkFlow имеет возможности просмотрарисунков и создания комментариев, базирующиеся на давно известных разработкахСусо, впрочем до сих пор этот мощный и популярный продукт является одним излучших. AM-WorkFlow в настоящий момент не поддерживает ряд форматов файлов, анастройка на запуск из него других программ происходит не так гладко, как вряде прочих рассмотренных продуктах. Однако AM-WorkFlow очень удобен, если надоработать в основном с чертежами AutoCAD и обеспечивать процесс проектирования.Тесное взаимодействие между AM-WorkFlow и AutoCAD делают связь между вашимичертежами и AM-WorkFlow очень мощной, но связи с Windows гораздо слабее. Выможете перетаскивать (drag and drop) файлы с вашими чертежами в чертежи AutoCADкак блоки или Xref, и AM-WorkFlow отследит новые связи, но такой тип сложнойинтеграции с начинается и заканчивается на AutoCAD. База данных AM-WorkFlowнаписана в формате, совместимом с dBASE, что будет полезно для генерации вашихсообщений и анализа, если вы работаете в dBASE. AM-WorkFlow может выводитьрисунки на плоттер напрямую. Модули комментария/просмотра и создания бланков неявляются продуктами Windows, а работают из среды DOS. Этот недостаток Сусообещает устранить в следующей версии. Сусо также обещает в скором временидобавить поддержку большего количества форматов файлов, характерных дляWindows-приложений.
Следует такжедобавить, что у Сусо есть продукт промежуточного уровня, известный какAutoManager Organizer, имеющий такие же возможности интерфейса и функции, как иAM-WorkFlow. Этот продукт позволяет постепенно и экономно приспособиться кработе с TDM, и очень хорош, если вам требуется испытательный срок дл того,чтобы понять, что, собственно, вы хотите от вашего TDM.
Заключение
AM-WorkFlow — замечательный продукт, выполненный на базе AutoCAD, и имеющий интерфейс,одинаковый на всех платформах. Он идеально подходит для процессапроектирования, но весьма затруднительно будет использовать его для тех, ктонепосредственно не связан с производственным процессом, например, для нуждуправленческого персонала. Желание обеспечить совместимость платформ заставляетразработчиков большинства продуктов TDM ориентироваться на возможности средыWindows, но AM-WorkFlow — не тот случай.
6.6 RxEDM 1.0(Rasterex International)
Пользовательскийинтерфейс RxEDM очень прост и доступен благодаря тому факту, что вам требуетсработать c тремя модулями (RxIndex, RxHighlight и RxForm), а не вкомбинированном интерфейсе. RxEDM не находится на том же уровне сложности, какнекоторые другие рассмотренные продукты. С другой стороны, он был полностьюпереработан и перенастроен на интерфейс Windows, что означает, что он не тащитза собой тяжкого наследия DOS. Экран помощи в RxHighlight, например,обеспечивает все гипертекстовые возможности, предоставляемые Windows. Приработе в режиме просмотра/комментария можно использовать «птичийглаз», что, конечно же, очень удобно на больших рисунках. Плохо то, что,когда вы импортируете файл в RxIndex, продукт проявляет странную склонностьсообщать вам, что вы забыли заполнить поле диалогового окна, находящегос прямонад полем, которое вам нужно заполнить. Если же вы заполняете поля и затемвыбираете импорт, то RxIndex очищает поле и говорит, что вы опять забыли егозаполнить.
Посколькуэтот продукт полностью отошел от своего DOS-собрата, его интерфейс ивозможности разработаны с учетом ожиданий пользователей Windows. Выглядит онсовсем как программа, написанная для Windows, но в действительности многиестандартные возможности, например, «drag and drop», отсутствуют. Чтокасаетс связей между модулями, составляющими RxEDM, то здесь нет никакихнеожиданных сюрпризов.
В сравнении сдругими тестированными продуктами RxEDM отстает в защите файлов. Возможностипросмотра не самые сильные в группе, но более чем адекватные в случае прямойподдержки сканированных файлов. Имеетс непосредственный вывод на печатьвекторных и растровых изображений. При необходимости вы можете из RxEDMзапустить AutoCAD и любые другие программы. Возможности создания комментариевсредние, зато количество и типы файлов, которые могут быть просмотрены, нестоль ограничено, как у других продуктов. Список поддерживаемых файлов обширен,и некоторые пользователи будут приятно удивлены тем, что программа работает сфайлами MicroStation DGN точно так же, как с обычным набором файлов,относящимся к AutoCAD. Поддержка баз данных в целом средняя. У RxHighlight естьценна функция circulation slip, с помощью которой изображение можетциркулировать между всеми, кто над ним работает, для внесения комментариев. Выможете также использовать функцию сравнения, чтобы определить различия двухфайлов.
Заключение
RxEDM — золотая середина между библиотекой рисунков и более сложными TDM. Многиепользователи решат, что именно этот продукт наиболее полно отражает их нужды вуправлении документами и что еще какие-то возможности на самом деле не нужны.Однако, если ваша цель — проводить деятельность TDM в соответствии с нормами,задаваемыми ISO 9000, то вам, вероятно, придетс поискать что-нибудь другое.
6.7 ViewBase4.11 (Softdesk Imaging Group)
Softdeskдобавила во ViewBase много новых ниспадающих меню и некоторое количество хорошоразработанных пиктограмм и кнопок. Как в случае с RxHighlight и CadmanView,инструменты внесени комментариев не появляются до тех пор, пока вы их невключите — это очень упрощает интерфейс. Одна из основных задач ViewBase Tools- расширение и унификаци пользовательских интерфейсов CAD Overlay for Windows иAutoCAD for Windows. В основе ViewBase Manager лежит FoxPro, поэтому ондовольно ограничен в своих возможностях и неказист внешне. Если вы пользовательFoxPro, то вы сможете создать свой интерфейс для базы данных. КомпонентыViewBase, как и RxEDM, разработаны для продажи по одиночке, и есть даже версияViewBase Tools для работы с AM-WorkFlow. Более унифицированный и полный продуктможно было бы, только приветствовать, так как среди ViewBase Tools есть такие,которых не имеет ни один из тестированных продуктов.
Безиспользования версии FoxPro для разработчиков, гибкость и способность кадаптации раздела управлени базами данных существенно ограничиваются. Тотпростой факт, что пакетный импорт файлов не обеспечивается, может исключитьViewBase из вашего рассмотрения. Также не поддерживаются пароли пользователя, иинтерфейс базы данных связан недостаточным количеством доступных полейспецификаций.
Управлениебазами данных и возможности защиты файлов крайне бедны в сравнении с другимирассмотренными здесь TDM. С другой стороны, возможность просмотра/комментирования одна из лучших, если не лучшая. ViewBase обрабатывает множествотипов изображений, выводит их на плоттер или принтер напрямую. Возможностьпросмотра включает в себя послойное комментирование, комментируемое изображениеможно сделать серым, чтобы высветить комментарии. Весьма продвинуты функцииманипулирования растровыми изображениями — поворот, инверсия и зеркальноеотображение. ViewBase manager имеет прямую поддержку сканирующего программногообеспечения, что порадует пользователей CAD Overlay.
Обесоставляющие ViewBase хорошо интегрированны в среду Windows. Вы можетенастраивать другие программы для работы с ViewBase, используя макроязык. Такиевозможности Windows, как drag and drop и ассоциирование файлов с загрузкойпрограмм, отсутствуют, за исключением того, что касается AutoCAD. Такое жерасхождение между ViewBase Tools и ViewBase manager существует при установке иинтеграции функций. ViewBase Tools логичен и легок в использовании, новозможности ViewBase manager явно не звездные.
Заключение
SoftdeskImaging Group считает, что их продукт предназначен для пользователей, которымнужен сильный интерфейс для просмотра файлов и создания комментариев, работа сосканированными фоновыми изображениями и с чужим менеджером баз данных дляадаптации интерфейса управления файлами. При использовании ViewBase Work InProcess, маршруты файлов и адаптация интерфейсов баз данных должныобслуживаться с помощью других продуктов.
Заключение
Роль системавтоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условияхконсервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностямироссийского законодательства, требующего четкого документального подтверждениявсех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однакоразвитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план,существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам,количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, аэлектронных — на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не толькобумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавнопереориентировались на работу с электронными документами, став системами электронногодокументооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционномделопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведениекартотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможностьсвязи карточки с электронным образом документа (текстом, графическимизображением, аудио- или видеозаписью).
В своюочередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового вводабумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результатевысвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышаетсядоступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей,снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, посколькуюридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но проценттаких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их вэлектронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступностьв тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодняотсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПОпостепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только свеб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ переднастольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс длявсех категорий пользователей, независимо от их роли и географическогоместоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержкупользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов,устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единогохранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтомупортальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлеченияк бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно илинецелесообразно включать в корпоративную сеть.
Разумеется,использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применениемих в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и каксамостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единыйперсонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям икорпоративной информации. КИП является еще одной технологией консолидацииинформационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированныеинформационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложенияорганизации, включая СЭУД.
Современныепорталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только сподключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, такихкак сотовые телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начиналаавтоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, долженбыть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированнойинформацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочнойперспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобныесистемы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решаетлокальную задачу автоматизации. Главное — у организации должна быть четкоспланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые илиразрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимымиинтеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятияопределяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическимуровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другимифакторами.
Список используемых источников
1.    Пахчанян А. Обзор системэлектронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2
2.    Кузнецов С. Л. Выбор иопытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3
3.    Баласанян В. Концепцияавтоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2007. №1
4.    www.IT.ru/ Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления.
5.    www.v8.1c.ru/ Бизнес-процессы.