Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательноеучреждение высшего профессионального образования
Институт экономики, управления иправа
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Информационные системыв экономике»
Специальность 080109.65«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Тема работы: “Внедрение информационнойсистемы как способ совершенствования бизнес-процессов предприятия”
Выкса – 2011
Введение
Необходимость успешногофункционирования в условиях жесткой конкурентной среды диктует свои требованияк эффективности бизнес-процессов предприятия. Решение задачи повышенияэффективности неразрывно связано с обеспечением информационной поддержкипроцессов, поэтому сегодня практически ни у кого не вызывает сомненийнеобходимость построения информационной системы предприятия. Большинство людей,принимающих решения в этой области, разделяют мнение, что вопросы построенияинформационной системы следует решать в контексте задач совершенствованиябизнес-процессов. Существует и ясное понимание того, что максимальноэффективной будет система, обеспечивающая непрерывное информационноесопровождение производственного цикла – от разработки нового изделия до выпускаготовой продукции.
В то же время, несмотряна высокую готовность предприятий к внедрению информационных систем, подходы ких построению и методам внедрения, мягко говоря, разнообразны. При этом любоепредприятие, приступающее к внедрению информационной системы, стремитсяосуществить этот процесс в минимальные сроки и с высоким качеством, предъявляяв связи с этим повышенные требования к организации процесса внедрения.Современные методы внедрения основаны на так называемом процессном подходе, асамо такое внедрение принято называть процессно-ориентированным или простопроцессным. О сути процессного подхода мы подробно поговорим чуть позже, а показаметим, что сама возможность его применения предъявляет определенныетребования к внедряемой системе. Прежде всего, в такой системе необходимывозможность воспроизводить бизнес-процессы предприятия и наличие инструментовдля их совершенствования. Среди прочих требований ключевыми являются наличиеединой информационной среды и возможность совместной работы пользователей содними и теми же информационными объектами.
Известно, что в основепроцессов производственного планирования и управления лежит информация,появляющаяся на стадии конструкторской и технологической подготовкипроизводства. Следовательно, эффективность работы всей информационной системынапрямую зависит от актуальности и полноты данных, получаемых на этой стадии.Другими словами, конструкторская и технологическая подготовка производстваслужат информационной основой для решения производственных вопросов.
Автоматизация работыконструкторов и технологов начиналась с развития АРМ (автоматизированныхрабочих мест), то есть средств для решения инженерных задач и выпускасоответствующей документации. Когда в электронном виде стали появляться большиеобъемы информации, появилась потребность управлять этой информацией – на сценуначали выходить PDM- и PLM-системы. Таким образом, результаты работы локальныхсредств автоматизации интегрируются третьей системой, а локальные АРМ получаютвозможность пользоваться общей справочной информацией.
В нашем случае мы имеемдело с принципиально иным способом работы с конструкторской и технологическойинформацией. Система TechnologiCS (а в дальнейшем речь пойдет именно о ней)представляет собой прежде всего централизованное хранилище информации обизделиях (базу данных). С этой точки зрения она очень похожа на традиционныесистемы управления предприятием (АСУП). Тем не менее есть и существенноеотличие, позволяющее преодолеть традиционный изъян подобных систем –недостаточную актуальность данных и часто возникающую необходимость в повторномвводе информации. TechnologiCS предоставляет владельцам информации – конструкторами технологам – возможность непосредственной работы с базой данных. При этомдоступ к базе осуществляется через удобный интерфейс, в каждом конкретномслучае ориентированный на выполнение определенной функции (аналогично АРМ);предусмотрены и все необходимые средства автоматизации для решения инженерныхзадач.
В задачу авторов этихстрок не входит исчерпывающий сравнительный обзор всех известных способовпостроения информационных систем – тем более что разные источники по-разномутрактуют понятие единой информационной среды. Отметим лишь один очевидный факт:возможность совместной работы пользователей с одними и теми же информационнымиобъектами (например, составом изделия или технологическим процессом) возможнапри том способе построения информационной системы, который реализован вTechnologiCS.
Предметом дальнейшегорассмотрения станет подготовка к внедрению информационной системы в областиконструкторской и технологической подготовки производства (на примере крупногомашиностроительного предприятия – Новосибирского завода химконцентратов).
1. Процессный подход
Под бизнес-процессомпринято понимать цепь логически связанных повторяющихся действий, которыесовместно реализуют некую бизнес-задачу или цель предприятия. Современнаяпроцессно-ориентированная организация (рис. 1) – это совокупностьспециализированных функциональных отделов с одной стороны, и совокупностьбизнес-процессов – с другой. В каждом из отделов реализуются отдельные функциибизнес-процессов, а сотрудники таких организаций помимо классическогофункционального подчинения подчиняются в рамках выполняемых бизнес-процессовсоответствующим владельцам этих процессов.
/>
Рис. 1 — Процессно-ориентированная организация
Приходится признать, чтона сегодня многие машиностроительные предприятия России являютсяфункционально-ориентированными организациями (рис. 2), структура которых вотличие от процессных организаций имеет вертикальную топологию, построенную всоответствии с выполняемыми функциями, и строгую иерархическую подчиненностьсверху вниз.
/>
Рис. 2 — Функционально-ориентированная организация
Недостатки такойорганизации – это и отсутствие владельцев процессов, ответственных за конечныйрезультат, и наличие непроизвольной разрушительной конкуренции междуподразделениями, и оторванность сотрудников от конечного результата.Бизнес-процессы таких предприятий сегментированы, то есть существуют в рамкахотдельно взятых функциональных подразделений, а эффективность функций,выполняемых отдельными структурами, зачастую достигается в ущерб эффективностивсего процесса. В такой организации чрезвычайно усложнены взаимодействие иобмен информацией между подразделениями, попытка внедрить на подобныхпредприятиях информационную систему путем последовательной автоматизацииотдельных функций приводит в лучшем случае к невозможности интегрироватьвнедренную функциональность, а в худшем – к провалу проекта. Затративзначительные средства, предприятие не получает ожидаемой отдачи от инвестиций.
При внедренииинформационных систем в функционально-ориентированных организациях весьмаострой оказывается проблема перестройки деятельности предприятия в контекстеосмысления и совершенствования бизнес-процессов. Изменить ситуацию и призванпроцессный подход, то есть применение в организации системы процессов наряду сих идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов. Преимуществаэтого подхода становятся очевидны при сравнении процессной и функциональнойорганизации, а дополнительным аргументом в его пользу является ориентация наприменение процессного подхода в системе менеджмента качества:
2. Функциональное ипроцессное внедрение ИС
Функциональными илипроцессными могут быть и подходы к внедрению информационных систем. При этомсущественные различия двух разных подходов хорошо заметны уже на стадииподготовки проекта внедрения.
Если предприятиесобирается автоматизировать деятельность отдельных сотрудников или службпредприятия (применительно к нашей предметной области речь, как правило, идетоб инструментах конструкторов или технологов), то налицо функциональный подход:стремление автоматизировать отдельные функции предприятия. Наилучший извозможных результатов такой автоматизации – сокращение времени выполнения иповышение качества этих функций (в данном случае – разработки соответствующейдокументации). При этом от системы обычно требуется обеспечить пользователяммаксимум удобства при выполнении соответствующих функций, а вопросы дальнейшегоиспользования возникающей информации отодвигаются на второй план.
Гораздо большего эффектаможно добиться, применив процессный подход и осуществив процессное внедрение.Объектом автоматизации в этом случае служат сквозные бизнес-процессы –следовательно, при постановке задачи очень важно правильно идентифицировать теиз них, которые должны быть реализованы с использованием информационной системы.Разумеется, выбор автоматизируемых процессов должен соответствоватькорпоративной стратегии повышения эффективности. Выбранные бизнес-процессыподвергаются анализу и затем проектируются с точки зрения реализации винформационной системе. При таком подходе достигается синергический эффект отавтоматизации отдельных функций, поскольку в системе организуется совместнаядеятельность сотрудников и служб предприятия. На основании спроектированныхпроцессов определяется объем внедряемой функциональности (конфигурация рабочихмест), которая покрывает потребности процессов, и только после этого происходитреализация выбранных процессов в системе.
Деятельность,предшествующая реализации, относится к стадии подготовки проекта внедрения. Вслучае функционального внедрения подготовка занимает непродолжительное время:на начальных этапах функциональный подход может принести быстрый результат.Подготовка процессного внедрения требует довольно продолжительного времени иболее существенных затрат – но это внедрение обеспечивает результатыпринципиально иного уровня, многократно превосходящие все возможныепреимущества первого варианта.
Говоря о процессномвнедрении, нельзя не упомянуть об инструментарии, применяемом для моделированиябизнес-процессов. Сам по себе процессный подход не предъявляет особыхтребований к инструментам описания и проектирования бизнес-процессов, однакоиспользование специализированных инструментов вместо стандартных офисныхпрограмм имеет массу неоспоримых преимуществ. Среди множества представленных нарынке инструментальных средств наиболее эффективным следует, пожалуй, признатьпрограммный продукт ARIS (этот вывод подтверждается результатами исследований,опубликованными Gartner Group в январе 2004 г.). ARIS (Architecture ofintegrated Information Systems – архитектура интегрированных информационныхсистем) представляет собой методологию и базирующееся на ней семействопрограммных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer. Чтобы дать некотороепредставление об ARIS, перечислим ее основные преимущества:
представлениебизнес-процессов в виде графических моделей;
наличие единого стандартамоделирования;
ориентация на процессныйподход;
наличие единогорепозитория (базы данных), позволяющего использовать в разных диаграммах одни ите же объекты, совмещая различные точки зрения на организацию;
возможность генерацииразнообразных отчетов по разработанной модели – в том числе и отчетов,специально разработанных пользователем;
возможность организациисовместной работы в сетях Internet и Intranet.
Кроме того, разработчикомARIS является консалтинговая компания, что означает быструю реализациюпрограммных модулей, ориентированных на использование новых методик, и учетопыта консультантов при дальнейшем развитии системы.
2.1 Информационнаясистема и процессный подход
информационныйсистема организация автоматизация
Рассмотрим несколькотипичных случаев автоматизации на производственном предприятии.
Отсутствие автоматизации.
Подразделения предприятияиспользуют только бумажные документы. Получая информацию в виде документов извнешнего мира или из других подразделений, они обрабатывают ее в соответствиисо своими функциями, порождая при этом новые документы, которые являютсявходными для других служб или отправляются во внешний мир.
Основной носительинформации – документ, обработка информации носит последовательный характер.
На предприятии действуетавтоматизированная система управления (АСУП).
Наряду с прямымиспользованием бумажных документов (случай 1) часть из них вводится в системудля последующей обработки и получения сводной информации. Сводные данные (опятьже в виде бумажных документов) используются службами-потребителями этойинформации. При очевидных достоинствах такой способ имеет столь же очевидныенедостатки. Достаточно сказать, что база данных предприятия отделенадокументами от источника информации (конструктора, технолога) и ее потребителя(служб МТС, плановых, производственных подразделений). На ввод информациитратится определенное время – следовательно, снижается уровень актуальностиданных, увеличивается вероятность ошибок как при вводе, так и при использованииданных.
В этом случае, несмотряна появление централизованного хранилища информации (базы данных), характербизнес-процессов по сравнению с первым вариантом практически не меняется. Остаетсянеизменным и последовательный характер обработки информации.
2.2 Варианты сиспользованием локальных средств автоматизации
Когда предприятие поотдельности автоматизирует те или иные функции, складывается картина такназываемой лоскутной автоматизации. Качество реализации этих функций,несомненно, становится выше, сокращается и время их выполнения, но результатыработы локальных систем воплощаются в виде всё тех же документов. Не меняется испособ обработки документов (в том числе при взаимодействии с АСУП), причемсовершенно неважно, выводятся ли документы на бумагу или происходит обменэлектронными файлами.
Использованиетрадиционных PDM- и PLM-систем оставим за рамками разговора – это темаотдельной дискуссии. Тем более, как уже сказано, существуют различные трактовкисамого понятия «единая информационная среда» и принципов организации совместнойработы с информацией...
Что же дает внедрениесистемы TechnologiCS в плане применения процессного подхода и совершенствованиябизнес-процессов?
Единая информационнаясреда источников и потребителей информации прежде всего позволяет кардинальноизменить назначение бумажного документа и рассматривать его не как носительинформации, а как отчет, сформированный на основе соответствующегоинформационного объекта базы данных. Бумажный документ становится носителемюридического статуса и представляет собой набор данных из базы, распечатанныйна бланке. При этом файл (электронный документ) сохраняется в централизованномэлектронном архиве, являющимся неотъемлемой частью системы, и связывается собъектом базы данных, на основании которого он был получен. Создателиинформации (конструкторы, технологи) и ее потребители работают ссоответствующим информационным объектом напрямую, имея при этом доступ кэлектронным документам в рамках прав, предоставленных им системой. Порядокорганизации работы с документами при их использовании в качестве носителейинформации и отчетов по базе данных показан на схемах (рис. 3, 4).
/>
Рис. 3 — Вариантыпередачи информации через документы
/>
Рис. 4 — Непосредственнаяработа пользователей с базой данных
Перечислим основныепреимущества рассматриваемого способа работы – с точки зрения организациипроцессов на предприятии:
Реальная совместнаяработа с информацией в большинстве случаев позволяет перейти отпоследовательного способа обработки информации к параллельному. Другимисловами, появляется возможность распараллелить бизнес-процесс, существенносократить сроки разработки и сэкономить время для таких операций, каксогласование, утверждение документации, внесение конструкторских итехнологических изменений.
Работа в единойинформационной среде делает процесс прозрачным и управляемым; каждый егоучастник видит и результат, и собственную роль в процессе. Подобная организацияработы позволяет выстроить в рамках процесса цепочки взаимодействияфункциональных подразделений и отдельных сотрудников.
При проектированиипроцессов с учетом использования информационной системы, как правило,выявляется ряд документов, полностью или частично дублирующих друг друга, атакже документы, которые вообще могут быть выведены из употребления, посколькусодержащаяся в них информация может быть получена гораздо более эффективнымспособом.
Документ, получаемый ввиде отчета из базы данных и сохраненный в архиве, становится частьюинформационной базы предприятия и его интеллектуальной собственностью. Этоснижает влияние человеческого фактора, а также риск искажения или утратыинформации.
К сожалению,перечисленные нами плюсы подобного способа работы с информацией создаютопределенные проблемы при внедрении информационных систем. Функциональныеподразделения предприятия обычно предпочитают наводить порядок в своейфункциональной области и не склонны становиться частью большого целого.Подразделение стремится оттачивать и совершенствовать собственные функции, неслишком задумывается об эффективности всего процесса и без особого энтузиазмавоспринимает необходимость реорганизации деятельности в соответствии стребованиями оптимизации бизнес-процессов:
Принципы, на которыхбазируются современные IT, предполагают организацию совместной деятельностисотрудников предприятия и являются выражением процессного подхода. Принимаяпроцессный подход, предприятие непременно должно принять концепцию процессноговнедрения и согласиться с ней. В противном случае проект будет обречен нанеудачу с самых первых шагов.
Известно, что идеальныхсистем не бывает – и система TechnologiCS, несмотря на ее непрерывноесовершенствование и быстрое развитие, в этом смысле не исключение. Привнедрении она накладывает некоторые ограничения на способы реализациипроцессов, поэтому проектирование процессов «как должно быть» оказываетсянеизбежным компромиссом между требованиями процесса и возможностями системы.Важно, что TechnologiCS способен обеспечить сквозную, несегментированнуюреализацию процессов конструкторской и технологической подготовки производства,а также эффективное использование данных для решения задач производственногопланирования и учета, таким образом обеспечивая автоматизацию процесса в целом.
3. Опыт реальныхпроектов
Итак, мы достаточноподробно обосновали необходимость осуществления процессно-ориентированноговнедрения информационной системы на предприятии. Разумеется, существует рядважных вопросов, которые необходимо решить на стадии подготовки к внедрению.Опыт организации крупных проектов показывает, что при обсуждении предстоящеговнедрения с представителями предприятия обычно возникают три основные проблемы:
Отсутствие четкосформулированной цели внедрения. Пожелания заказчика нередко сводятся кавтоматизации получения всех существующих на предприятии документов иливнедрению всей функциональности системы в как можно большем количествеподразделений и служб.
Обсуждая готовящийсяпроект, исполнитель и предприятие-заказчик часто говорят на разных языках,произнося при этом одни и те же слова. В отсутствие единого и однозначногопонимания существующей ситуации, требований к системе и конечной цели возникаютнеизбежные проблемы при внедрении, что приводит к необоснованным затратамдополнительных ресурсов со стороны как исполнителя, так и заказчика.
Как правило, вследствиеестественного сопротивления любым изменениям, предприятия не вполне готовыизменять существующие бизнес-процессы.
Решение этих проблем наэтапе подготовки и реализация ряда мероприятий, предваряющих проект внедрения,позволяет снизить риски, а в результате сократить затраты на проект, провестиего в кратчайшие сроки и строго по разработанному плану.
Подходы, преимуществакоторых мы постарались обосновать выше, использовались при подготовке проектавнедрения системы TechnologiCS для автоматизации процессов конструкторской итехнологической подготовки производства на Новосибирском заводехимконцентратов. Работы выполнены проектной группой, состоящей из специалистовкомпании CSoft, консультантов компании «Логика бизнеса» и сотрудниковпредприятия.
Руководство предприятияне пришлось убеждать в необходимости именно процессного внедрения, тем болеечто незадолго до этого под руководством консультантов компании «Логика бизнеса»на заводе был выполнен пилотный проект по описанию и совершенствованиюбизнес-процессов планирования. Предприятие проявило высокую готовность кизменениям бизнес-процессов в заявленной предметной области, а детальноезнакомство с возможностями TechnologiCS убедило заказчика в принципиальнойприменимости процессного подхода – сквозной автоматизации процессовконструкторской и технологической подготовки производства.
В общем случае проектпроцессного внедрения информационной системы включает следующие этапы:
подготовка проекта;
концептуальноепроектирование;
реализация;
заключительнаяподготовка;
ввод в эксплуатацию иподдержка.
На этапе подготовкиопределяются стандарты проекта (в том числе стандарты моделированиябизнес-процессов), выполняется моделирование бизнес-процессов «как есть».Детальность проработки модели и необходимые для этого ресурсы в значительноймере определяются состоянием предприятия.
Следующий этаппредполагает проектирование бизнес-процессов «как должно быть» с точки зренияреализации процессов в информационной системе. Получить оптимальный результатпри минимальных трудозатратах позволяет применение референтных моделей, такженазываемых ссылочными моделями или моделями-прототипами. Они представляют собоймодели бизнес-процессов, разработанные на основе наиболее успешного опытавнедрения проектов на предприятиях данной отрасли.
На этом же этапеуточняется детальный объем проекта, определяются роли конечных пользователей впривязке к выполняемым функциям бизнес-процесса.
Этап реализации включаетвыполнение соответствующей настройки системы на основе модели бизнес-процессов«как должно быть», а также создание процессно-ориентированных учебных курсов ипользовательской документации.
В ходе заключительнойподготовки производится процессно-ориентированное обучение пользователей итестирование бизнес-процессов, реализованных в системе.
Ввод в эксплуатацию ипоследующая поддержка сопровождаются постоянным мониторингом внедренныхбизнес-процессов. Анализируются «узкие» места, осуществляются поддержкапользователей и непрерывное совершенствование процессов.
В рамках этой статьи мыограничимся обзором первых двух этапов внедрения системы на Новосибирскомзаводе химконцентратов.
3.1 Подготовка проекта
Важнейшей частью этогоэтапа стала разработка стандарта моделирования бизнес-процессов и подготовкадокумента «Соглашения о моделировании». Документ содержит перечень, свойства,правила наименования, описание взаимосвязи диаграмм и объектов, используемыхдля моделирования бизнес-процессов, а также применяемых при моделированииграфических нотаций. Соглашения о моделировании определяют необходимое идостаточное подмножество методологии ARIS, обеспечивающее достижение целеймоделирования, и устраняют риски, связанные с непониманием, возникающим междузаказчиком и исполнителем.
Интервьюированиеэкспертов и изучение нормативной документации предприятия позволили создатьмодель бизнес-процессов «как есть». Модель, созданная с использованиеминструментов ARIS, обеспечила проведение экспертизы, после чего группавнедрения совместно с экспертами предприятия сформулировала предложения посовершенствованию бизнес-процессов. Заметим, что создание модели «как есть» ужесамо по себе позволяет понять многие преимущества и слабые стороны существующихбизнес-процессов, а значит и суть необходимых изменений:
Предложения экспертов,сопоставленные с концепцией, на которой основана TechnologiCS, и анализом еефункциональных возможностей, позволили четко определить цель проекта.
Выполненный напредприятии незадолго до начала внедрения пилотный проект по описанию исовершенствованию бизнес-процессов планирования снизил влияние риска,связанного с сопротивлением предстоящим изменениям.
Таким образом уженачальный этап подготовки исключил возникновение проблем, которые моглисущественно осложнить внедрение.
Концептуальноепроектирование
Эта фаза началась сразработки референтной модели, описывающей функциональность и информационныеобъекты системы TechnologiCS с учетом требований документа «Соглашения омоделировании». Разработка такой модели позволила формализованно подойти крешению задачи проектирования процессов «как должно быть» с учетом реальных возможностейсистемы и значительно упростила выполнение работ данного этапа.
Далее на основе общейконцепции системы, опыта реальных внедрений и с учетом предложений, высказанныхна предыдущем этапе, было выполнено проектирование бизнес-процессов «как должнобыть». По созданной в ARIS модели с помощью специально разработанных программ(скриптов отчетности) был произведен автоматический расчет количества рабочихмест с привязкой к бизнес-ролям и конкретным исполнителям функцийбизнес-процессов. Для каждой бизнес-роли автоматически формировались профилиполномочий.
Результатом работы наэтом этапе стало появление детально проработанного документа «План перехода кпроцессам «как должно быть»» (рис. 5).
/>
Рис. 5 — Подготовка кпроцессному внедрению информационной системы
Выводы
Наибольший эффект отиспользования информационной системы можно получить, напрямую связывая задачиее внедрения с применением процессного подхода, то есть выполняя процессноевнедрение.
Моделированиебизнес-процессов наиболее эффективно с применением специализированныхинструментов и проверенных методологий.
Чтобы внедрениеинформационной системы стало принципиально возможным, необходимо еще на этапепринятия решения и подготовки к внедрению осуществить ряд мероприятий,касающихся как анализа ситуации на предприятии, так и анализа самойинформационной системы.
Для успешного внедрениясистемы необходим серьезный объем подготовительной работы.
Опыт, полученный в ходеподготовки к внедрению системы TechnologiCS на крупном машиностроительномпредприятии, показал очевидные преимущества процессного внедрения. Предприятиеприступило к процессу внедрения системы, располагая всеми необходимыми знаниямив следующих областях:
формализованное описаниеситуации, в которой предприятие находилось до внедрения,
формализованное описаниецелевой ситуации, формирующейся в результате внедрения,
обоснованный объемфинансовых ресурсов, необходимых на приобретение лицензий программногообеспечения,
обоснованный объемтрудозатрат, необходимый для осуществления всего проекта; сроки проведения этихработ,
обоснованный объемфинансовых ресурсов, которые необходимо затратить на привлечение внешнихконсультантов,
обоснованный объемвнутренних трудовых ресурсов, занятых в рамках проекта.
Всё это позволилоразработать детальный план внедрения информационной системы и оптимизироватьресурсы, необходимые для перехода предприятия к процессно-ориентированномухарактеру деятельности.
Список используемойлитературы
1. Балдин К.В. Информационные системыв экономике: Учебник – 4-е изд. перераб. и доп./ К.В. Балдин.- М.: «Дашков и К/>», 2007. – 395 с.
2. Балдин К.В., Уткин В.Б.,Информационные системы в экономике: Учебник.- 5-е изд. перераб. и доп./ К.В.Балдин, В.Б. Уткин.- М.: «Дашков и К/>», 2008. — 395 с.
3. Барановская Т.П., Лойков В.И.,Информационные системы и технологии в экономике/ Т.П. Барановская, В.И. Лойко. — М.: Финансы и статистика, 2005.- 416 с.
4. Информационные системы в экономике/ Под ред. Г.А. Титаренко.- М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2008. — 463 с.
5. Фрионова Л.Р. Документационноеобеспечение маркетинговой деятельности предприятия / Л.Р. Фрионова.-Издательство Пензенского государственного университета, 2003. — 178 с.