Кафедраэкономической кибернетики
Контрольнаяработа
подисциплине:
«Системаобработки экономической информации»
Бухгалтерскиеинформационные системы для малого и среднего бизнеса
Содержаниеконтрольной работы
1. Система автоматизации бухгалтерского учета
2. Состав и характеристика нормативно-справочной информации
Список литературы
1. Системаавтоматизации бухгалтерского учета
Казалось бы недавноиспользование вычислительной техники для целей автоматизации учетахозяйственной деятельности могли позволить себе только крупные предприятия.Сегодня к традиционному перечню обязательных навыков бухгалтера можно отнестиумение вести учет с использованием компьютерных программ. Рассмотрим новыетехнологические решения в области автоматизации бухучета для малого и среднегобизнеса.
Для целей автоматизациибухучета деятельность предприятия удобно представлять в виде последовательностиотдельных хозяйственных операций. И задача бухгалтера на начальном этапезаключается в том, чтобы из всей совокупности характеристик конкретнойхозяйственной операции выделить необходимые параметры и ввести их в программу.Для этого могут быть использованы диалоговые формы «Операция» или «Документ»
«Операция» – этоэлектронный бланк для записи всей совокупности проводок, характеризующихотдельную хозяйственную операцию. Корреспондирующие счета и другие параметры впроводках вводятся бухгалтером непосредственно с клавиатуры или путем выбора изсписков. Программа только осуществляет контроль корректности вводимойинформации.
«Документ» – этокомплексное средство ввода учетной информации, поддерживающее обычнуютехнологическую процедуру выписки первичного документа, но не на бумажномбланке, а в его электронном аналоге – диалоговой форме документа. Внесенная вдиалоговую форму информация используется программой для формирования и печатипервичной (бумажной) формы документа и автоматического формированиябухгалтерских проводок.
/> /> /> /> /> /> /> /> />
Рис.1. Этапы и средствабухучета в 1С
Как уже отмечалось,каждая хозяйственная операция может быть охарактеризована стандартным наборомпараметров. Значения некоторых параметров (например, наименованиеорганизации-контрагента, наименование товара, наименование объекта основныхсредств и т.д.) могут повторяться в различных хозяйственных операциях. Впрограмме предусмотрена возможность организации списков таких повторяющихзначений в виде справочников. Так например, список сотрудников фирмы хранится всправочнике «Сотрудники», а список основных средств – в справочнике«Необоротные активы». Каждое поле в диалоговой форме «Документ» или «Операция»имеет определенный тип значения. Если этот тип – число, строка или дата, тоданное поле может заполнятся непосредственно с клавиатуры. А если этот тип –элемент справочника то при обращении к такому будет автоматически появлятьсясписок элементов соответствующего справочника из которого бухгалтеру необходимовыбрать нужное значение. Кроме того, элементы большинства справочниковхарактеризуются не только наименованием, но и рядом других параметров.Например, для основных средств – это инвентарный номер, первоначальнаястоимость, счет учета, счет и статья списания износа, дата ввода в эксплуатациюи др. Эти параметры могут автоматически использоваться программой приформировании проводок и печатных форм документов
Для удобства работы ссодержимым справочников программа предоставляет ряд сервисных функций: быстрыйпоиск по наименованию элемента, поиск по значению произвольного параметра,сортировка элементов в списках, группировка элементов и др.
В соответствии с закономУкраины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерскийучет – это процесс выявления, измерения регистрации, накопления, обобщения,хранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутреннимпользователям для принятия решений.
Выявление и измерениеучетной информации как первый этап процесса ведения бухгалтерского учета впрограмме сводится к заполнению диалоговых типа «Документ» или «Операция».
Следующий этап –регистрация хозяйственных операций – организуется путем формированиярегистрационных записей в электронных журналах. Эта процедура осуществляетсяпрограммой автоматически после заполнения и сохранения диалоговых формдокументов и операций. Существуют два вида журналов общие и специализированные.К общим журналам относится Журнал операций и Полный журнал документов. В этихжурналах регистрируются буквально все вводимые в программу операции. В специализированныхжурналах регистрируются только документы, отражающие специальные участки учета.Например, в журнале «Приходные накладные» регистрируются лишь приходныенакладные.
Все записи в журналахрасполагаются в хронологическом порядке и содержат наиболее общиехарактеристики регистрируемой операции: наименование и номер документа, дата ивремя, сумма и т.д. Кроме того в специализированных журналах может выводится болеедетальная информация о зарегистрированных документах
Журналы позволяют:
просматривать реестрыдокументов и операций за определенную дату или диапазон дат;
делать общий анализвведенных хозяйственных операций как по всем, так и по отдельным участкамучета;
просматривать ианализировать проводки, сформированные этими документами.
Этап накопления учетнойинформации реализуется программой через механизм бухгалтерских проводок. Послезаполнения и регистрации диалоговых форм типа «Операция» и «Документ» программаавтоматически изменяет остатки на бухгалтерских счетах в соответствии с темипроводками, которые сформированы этими формами. В наиболее простом вариантеучета, когда на счетах накапливается информация только в денежном выражении, впроводках, помимо кодов корреспондирующих счетов, достаточно задавать значениеодного параметра – сумму проводки. В программе для каждого бухгалтерского счетав Плане счетов могут быть дополнительно заданы параметры накопления информациив разрезе количественного, валютного и аналитического учета. В этом случае впроводках по данному счету в обязательном порядке должен присутствовать такойпараметр, как количество, если установлен количественный признак, а такженаименование валюты, курс валюты и валютная сумма, если установлен валютныйпризнак. Если для счета устанавливается признак ведения аналитического учета,то программа будет накапливать для данного счета информацию о состоянии идвижении каждого отдельного аналитического объекта. Признак веденияаналитического учета на счете устанавливается путем указания в плане счетовконкретного вида субконто для данного вида. Вид субконто – это наименованиегруппы однотипных объектов аналитики. Как правило, каждому виду субконтосоответствует одноименный справочник
Итак План счетоводнозначно определяет структуру учетной информации, накапливаемой программой врезультате обработки каждой введенной в программу бухгалтерской проводки.
Программа хранит набухгалтерских счетах накопленную информацию не только по состоянию на датупоследней введенной информации, но и сохраняет промежуточные итоги в виденачального и конечного сальдо, а также оборотов за каждый месяц всего периода учетапо отдельным счетам включая аналитические объекты. Кроме того, все введенныепроводки в хронологическом порядке регистрируются в журнале проводок. Накопленнаяза определенный учетный период информация может быть представлена бухгалтерудля оценки и анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют иобъектов аналитики посредством определенного набора стандартных отчетов, такихкак «Анализ счета», «Оборотно-сальдовая ведомость», «Главная книга» и др.Стандартные отчеты могут быть сформированы на любой диапазон дат и в любоймомент времени
Обобщение учетнойинформации в целях предоставления сведений о результатах деятельностипредприятия различным заинтересованным лицам осуществляется посредствомформирования регламентированных отчетов. По содержанию регламентированныеотчеты – это Баланс, Отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежныхсредств, Декларация об НДС и другие налоговые и статистические отчеты,предоставляемые различным фондам. Работа с регламентированными отчетами аналогичнаработе со стандартными отчетами, поскольку также осуществляется путем вызовадиалоговой формы настройки параметров. Все отчеты заполняются автоматически наоснове анализа и дополнительной обработки накопленной учетной информации. Крометого, существует возможность прямо из отчета выходить на документы и операции,участвующие в формировании любой отчетной суммы и в случае необходимости,исправлять допущенные на этапе ввода ошибки. Важно также и то, что программадополнительно поддерживает режим «ручного» заполнения и редактирования сумм вотчетах.
Мы рассмотрели в общемтехнологические аспекты реализации процедуры бухгалтерского учета. А еслиговорить про уровень автоматизации отдельных этапов указанного процесса, тонаиболее тяжелым в этом смысле является этап введения хозяйственных операций.Сложность заключается в том, что наравне с широким спектром объектов учетасуществует огромное количество схем движения этих объектов.
Тем не менее, программапозволяет вводить проводки любой хозяйственной операции с помощью диалоговогоокна «Операция». С другой стороны, эта форма ориентирована только на ручнойввод проводок, что значительно снижает уровень автоматизации.
Всего программа включает38 видов различных документов, которые позволяют автоматизировать огромноеколичество бухгалтерских процедур Следует отметить, что «Документы» формируютпроводки не только для целей бухгалтерского учета, но и налогового тоже. Дляэтого в программе предусмотрено использование дополнительных (внутренних)внебалансовых счетов. Например все суммы валовых доходов и расходовнакапливаются на счетах «ВД» и «ВР» соответственно. А суммы балансовойстоимости основных средств – на счетах «ОС1», «ОС2» и «ОС3» соответственно дляпервой, второй и третьей групп. В дальнейшем программа имеет возможностьобращаться к остаткам на счете соответствующей группы основных средств длярасчета суммы амортизации и внесения этой суммы на валовые расходы.
Таким образом,учетно-аналитические возможности программы определяются составом ифункциональным наполнением таких средств, как «План счетов», «Документы»,«Справочники», «Журналы», «Отчеты». Совокупность этих средств объединеноназванием «Конфигурация». Поскольку 1С: ориентирована на широкое полепользователей, то ее конфигурация отражает только общие (типовые)технологические схемы учета и не учитывает специфики отдельных предприятий. Сучетом всего вышеперечисленного такую конфигурацию называют типовой. Для многихпредприятий Типовая конфигурация может быть принята без каких либо существенныхизменений или служить базой для реализации своих собственных моделей учета. Какименно вносятся изменения в конфигурацию? Для этого предусмотрено специальныйрежим работы – Конфигуратор. Запустив программу в этом режиме, пользовательполучает возможность не только вносить изменения в уже существующие средстваконфигурации (изменить состав проводок, которые формируются документом,добавить новую колонку в любом журнале, заменить параметры счета в Плане счетов),но и создавать новые документы, справочники, журналы, отчеты и т.д. Также длякаждого работника который работает с программой, можно установить пароль иопределить список средств, которые будут доступны для работы. Радисправедливости следует отметить, что внесение серьезных изменений вконфигурацию требует некоторых навыков и знаний в области в областимакропрограммирования на встроенном языке 1С. С другой стороны в комплектпоставки программы входит набор технической документации, который довольнодетально описывает как процедуры конфигурирования, так и встроенный языкпрограммирования.
2.Состав ихарактеристика нормативно-справочной информации
Значительное место в БДавтоматизированной системы учета занимает нормативно-справочная информация(НСИ). Нормативную информацию составляет совокупность норм, нормативов, цен,расценок, тарифов, процентных ставок и других величин, вычисленных до началаформирования бухгалтерской информации в процессе технической подготовкипроизводства, ценообразования и т.д.
Состав показателей НСИохватывает натуральные, абсолютные и относительные данные.
Специфика информации обобъектах учета диктует необходимость группировки НСИ по этим объектам (НСИ дляучета основных средств, учета производственных запасов и т.д.), причем каждаяиз характеристик объекта также имеет свои отличительные черты и должна, повозможности, иметь единообразное представление.
По назначению НСИиспользуются для:
идентификации единицинформации;
информационно-поисковыхцелей;
формированияхарактеристик объектов учета;
обеспеченияинформационных взаимосвязей и расчетов.
В зависимости отназначения НСИ группируются в различные информационные совокупности:
по структуре построенияНСИ может быть представлена в виде списка, таблицы или в линейном виде;
по сфере примененияразличается универсальная и специальная НСИ;
по источнику формированияНСИ делится на первичную и производную.
Универсальная НСИпригодна для использования в нескольких автоматизированных информационныхсистемах. В более узком смысле (с точки зрения бухгалтерского учета, контроля иаудита) универсальная НСИ обслуживает функционирование всех учетных задач.
Специальная НСИ участвуетв решении конкретных задач или определенного комплекса задач. К специальной НСИотносятся локальные классификаторы и словари.
К первичной НСИ относятсяданные учетного и нормативного характера. Производная НСИ формируется врезультате преобразования первичной НСИ.
Первичную и производнуюНСИ, используемую без какой-либо предварительной доработки, в пределахбухгалтерского учета называют базовой НСИ.
Необходимо, чтобы всяНСИ, формируемая другими автоматизированными системами, для решения учетныхзадач представлялась в готовом к потреблению виде, не требующем какого-либопреобразования, т.е. она должна быть базовой НСИ.
В системе НСИ выделяютсяследующее виды данных: классификаторы, справочники, таблицы соответствия ивходимости, словари.
Классификаторы информации— это систематизированные перечни наименований и кодовых обозначенийклассифицируемых объектов. Для НСИ объектами классификации могут быть различныеэлементы данных, сгруппированные по определенным признакам.
Общегосударственныеклассификаторы должны создаваться для решения задач по различным функциямуправления. Данные классификаторы разделяют на три вида:
1) общая для всехинформационных систем информация, описывающая различные ресурсы предприятия, — это классификатор единиц измерения, кодов предприятий и т.д.;
2) классификаторы,содержащие уникальную для различных информационных систем информацию,отражающую характеристику ресурсов, — классификаторы основных средств,материальных ценностей, трудовых, денежных ресурсов;
3) классификаторы,используемые только в пределах учета, контроля, анализа и аудита, — этоклассификаторы синтетических счетов, субсчетов и кодов аналитического учета,хозяйственных операций и т.д. Перечень основных классификаторов НСИ,используемых при автоматизации учета, контроля, анализа и аудита, приведен втаблице 1.
Таблица 1. Переченьосновных классификаторов НСИ, используемых при автоматизации учета, контроля,анализа и аудитаНаименование Система кодирования Классификатор календарных месяцев Код двузначный, соответствует порядковому номеру месяца Классификатор календарных лет №ед четырехзначный, соответствует порядковому номеру года Классификатор календарных кварталов Кодовое обозначение соответствует порядковым номерам кварталов Классификатор структурных подразделений Кодовое обозначение пятизначное 1 знак — номер предприятия, последующие два знака — номер высшего структурного подразделения, последние два знака соответствуют низшим звеньям управления Классификатор учетных номенклатур Кодовое обозначение семизначное два знака — синтетический счет, один знак — субсчет, четыре знака — код аналитического учета Классификатор профессий рабочих Кодовый словарь разрабатывается в соответствии с тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих Классификатор видов оплат и удержаний Классификатор разрабатывается на предприятии на основании введенных форм и видов оплат и удержаний Классификатор типовых хозяйственных операций Классификатор разрабатывается на основании анализа хозяйственных операции и соответствующих им бухгалтерских проводок Классификатор номенклатура-ценник готовой продукции, выполненных работ и услуг Классификатор разрабатывается на предприятии самостоятельно Классификатор экономических элементов Классификатор разрабатывается самостоятельно Структура классификатора наименование элемента и его код Классификатор статей калькалькуляции Классификатор разрабатывается с учетом специфики учета затрат на производство и имеет следующую структуру наименование статьи и ее код Код калькуляции состоит из двух знаков первый знак позволяет получить затраты в целом по статье, второй знак дает возможность дифференцировать затраты по их видам в разрезе подстатей Классификатор групп основных средств Классификатор разрабатывается в соответствии с требованиями и группировками, принятыми при составлении годового отчета, форма N 3 Классификатор инвентарных номеров Классификатор разрабатывается на основании имеющихся основных средств с присвоением инвентарных номеров Инвентарные номера присваиваются по порядково-серийной системе кодирования Классификатор норм амортизационных отчислений Классификатор разрабатывается согласно существующих норм амортизационных отчислений Классификатор поставщиков, подрядчиков Классификатор разрабатывается предприятием самостоятельно на основании имеющихся на предприятии расчетов со сторонними организациями Классификатор хозяйственных операций Классификатор разрабатывается на основании анализа проведенных по учету хозяйственных операций
Справочник представляетсобой сборник справок, т.е. фрагментальных сведений, получаемых по запросу.
Справочники служат дляописания объектов учета, установления взаимосвязи информации посредствомидентификации сходных признаков, для распечатки в выходных документахпостоянных реквизитов.
По содержанию и сфереприменения могут быть разнообразные справочники. Они могут содержать описаниевозможных значений объектов, субъектов, процессов и их отдельных свойств.
Справочники, подобноклассификаторам, могут быть как общего, так и локального назначения. Переченьсправочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля,анализа и аудита, приведен в таблице 2.
Структура показателей икодовое обозначение НСИ должны быть едиными для всех информационных системпредприятия. Система кодирования НСИ должна обеспечивать сопоставимостьреквизитов и показателей по содержанию и наименованию, а также их взаимоувязкупри переходе с одного уровня управления на другой и при обмене информациеймежду различными информационными системами и органами управления. НСИ,поступающая от других автоматизированных систем, по содержанию и структуреданных должна соответствовать требованиям бухгалтерского учета в смежнойавтоматизированной системе. Работы по ведению НСИ должны быть направлены наподдержку созданной БД в рабочем состоянии и обеспечивать контроль за всемиизменениями по ее корректировке.
Таблица 2. Переченьосновных справочников, используемых в автоматизированной системе учета,контроля и аудитаНаименование Система и состав справочников Справочник списочного состава Табельный номер, фамилия, имя, отчество, код подразделения, должность, вид оплаты, категория работника, оклад, дата приема на работу, постоянные доплаты Справочник видов оплаты и удержаний Код видов оплат и удержаний, наименование, код производственных затрат Справочник номенклатура-ценник материальных ценностей Код материала, наименование, учетная цена, код счета Справочник внешних организаций Код организации, наименование организации, юридический адрес, банковские реквизиты, код организации Справочник допустимости корреспонденции счетов Код дебета основного счета, субсчет, код корреспондирующего счета, субсчет, допустимость корреспонденции Справочник материально-ответственных лиц Код структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, табельный номер Справочник договоров Код плательщика, наименование плательщика, банковские реквизиты, способ расчета, количество и сумма поставок продукции по месяцам, метод исчисления наценок Справочник формирования годовой и периодической отчетности Код строки, код графы, код формы, код операции, счет, субсчет, код аналитического учета
Организация нормативногохозяйства представляет собой процесс создания и ведения нормативно-справочнойинформации, в котором выделяются следующие основные операции:
создание системыобозначения экономической информации;
подготовка и сдачапервичных документов в службу нормативного хозяйства;
создание информационногофонда НСИ на машинных носителях;
поддержаниеинформационного фонда НСИ в рабочем состоянии;
создание информационногофонда НСИ в виде эталонных и контрольных экземпляров;
оповещение пользователейинформационного фонда НСИ о производимых изменениях;
выдача информации поразовым запросам пользователей.
Основные данные,необходимые для создания информационного фонда НСИ, содержатся в учетной итехнологической документации. В настоящее время на многих предприятияхвнедряются и действуют единые типовые системы документации. С целью исключениядублирования информации все документы должны быть увязаны в единую систему иотвечать основным требованиям электронной обработки информации.
Зафиксированная вразличных действующих документах нормативно-справочная информация должна бытьупорядочена и приспособлена к нуждам автоматизированной обработки информации. Сэтой целью формируются дополнительные документы, содержащие промежуточныеданные, получаемые из действующих документов. Выбор показателей и ихрасположение в промежуточных документах должны соответствовать структуресоздаваемых баз данных. Корректировка базы данных НСИ производится на основанииизвещения об изменениях. При этом проставляется дата изменения и составляетсясписок измененных показателей. Если объем изменений НСИ велик, целесообразно непроизводить корректировку существующей БД, а создавать новую.
По множествам объектамкодирования, которые носят систематический характер (например, дата, номероперации и т.д.), НСИ не разрабатывается. Иногда в документе, содержащемнормативно-справочную информацию, отдельной позицией показывается примерприсвоения кодовых обозначений.
Разработканормативно-справочной информации начинается после согласования системыклассификации и кодирования. Источниками для разработки НСИ могут бытьдействующие на предприятии классификаторы (общегосударственные, отраслевые илокальные), а также учетные, контрольные, технологические и другие документы.Процесс разработки НСИ включает несколько этапов, перечень и последовательностьвыполнения которых указывается в план-графике, например:
разработка образцов формнормативно-справочной информации;
присвоение перечнякодируемой информации;
присвоение кодовэлементам номенклатуры;
составление НСИ и еепередача другим лицам для практического использования.
Для каждой формы НСИразрабатывается инструкция по ее ведению и использованию.
Для малого исреднего бизнеса разработаны следующие програмне продукты корпорации «Парус», они приведены втаблице 3.
Программные продукты корпорации«Парус»Программный продукт Автоматизируемые функции и задачи Класс предриятий Парус-Предприятие 4.32
Производство
Бухгалтерский учет
Налоговый учет
Товарный учет
Начисление зарплаты
Кадровый учет Малые и средние предприятия Парус-Предприятие-7.20
Бухгалтерский учет
Налоговый учет
Складской учет
Учет реализации товаров и услуг
Администрирование системы Малые и средние предприятия Парус-Зарплата 7.40
Начисление зарплаты (все виды начислений и удержаний)
Табель учета рабочего времени сотрудников Малые и средние предприятия Парус-Консолидация 7.40
Получение сводной отчетности
Анализ информации (отчеты, графики)
Обмен информацией между подотчетными предприятиями и центром
Хранение первичных и консолидированных отчетов Малые и средние предприятия Парус-Менеджмент и Маркетинг 7.40
Сбор и обработка информации о контрагентах
Анализ работы менеджеров по сбыту и анализ продаж компании
Определение процедур и правил работы менеджеров по сбыту и обслуживанию
Оценка результативности маркетинга
Учет рабочего времени сотрудников компании
Контроль качества продукции и предоставляемых услуг Малые и средние предприятия
Списокиспользованной литературы
1. Гужва, В.М.Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальнийпосібник / В. М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ,2001. — 400 с.
2. Гуржій, А.М.Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А. М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В. В. Самсонов. — Х.: Компанія СМІТ, 2003. — 352 с.
3. Іванюта, П. В.Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст]: навчальнийпосібник / П. В. Іванюта; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітетстатистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавськафілія. — К.: ЦУЛ, 2007. — 180 с.
4. Івахненков, С.В.Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту [Текст]: навчальний посібник / С. В. Івахненков. — 4-ге вид., випр. і доп. — К.:Знання, 2008. — 343 с.
5. Клименко, О.В.Інформаційні системи і технології в обліку [Text]: навчальний посібник / О. В.Клименко; Мін-во освіти і науки України, Полтавський ун-т споживчої кооперації. — К.: ЦУЛ, 2008. — 320 с.
6. Писаревська, Т.А.Інформаційні системи обліку та аудиту [Текст]: навчальний посібник / Т. А.Писаревська; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ, 2004. — 369 с.
7. Терещенко, Л.О.Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: навчальний посібник / Л.О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ, 2005. — 187 с.
8. Шквір, В.Д.Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: практикум / В. Д. Шквір,А. Г. Загородній, О. С. Височай. — К.: Знання, 2006. — 429 с.
9. Шквір, В.Д.Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: навчальний посібник / В.Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височай. — 3-те вид., перероб. і доп. — К.:Знання, 2007. — 439 с.