Кафедра экономической кибернетики
Контрольная работа
По предмету «Информационные системы и технологии в финансовыхорганизациях»
ПЛАН
1. Система автоматизации бухгалтерскогоучета.
2. Системы управлениябазами данных
2.1. Определения иосновные понятия
2.2. Свойства СУБД итехнология использования
Использованная литература
1. Система автоматизации бухгалтерского учета
Казалось бы недавно использованиевычислительной техники для целей автоматизации учета хозяйственной деятельностимогли позволить себе только крупные предприятия. Сегодня к традиционномуперечню обязательных навыков бухгалтера можно отнести умение вести учет сиспользованием компьютерных программ. Рассмотрим новые технологические решенияв области автоматизации бухучета.
Для целей автоматизации бухучетадеятельность предприятия удобно представлять в виде последовательностиотдельных хозяйственных операций. И задача бухгалтера на начальном этапезаключается в том, чтобы из всей совокупности характеристик конкретнойхозяйственной операции выделить необходимые параметры и ввести их в программу.Для этого могут быть использованы диалоговые формы «Операция» или «Документ»
«Операция» – это электронный бланк для записи всейсовокупности проводок, характеризующих отдельную хозяйственную операцию.Корреспондирующие счета и другие параметры в проводках вводятся бухгалтеромнепосредственно с клавиатуры или путем выбора из списков. Программа толькоосуществляет контроль корректности вводимой информации.
«Документ» – это комплексное средство ввода учетнойинформации, поддерживающее обычную технологическую процедуру выписки первичногодокумента, но не на бумажном бланке, а в его электронном аналоге – диалоговойформе документа. Внесенная в диалоговую форму информация используетсяпрограммой для формирования и печати первичной (бумажной) формы документа иавтоматического формирования бухгалтерских проводок.
/> /> /> /> /> /> /> /> />
Рис1: Этапы и средства бухучета в 1С
Как уже отмечалось, каждая хозяйственная операция можетбыть охарактеризована стандартным набором параметров. Значения некоторыхпараметров (например, наименование организации-контрагента, наименование товара,наименование объекта основных средств и т.д.) могут повторяться в различныххозяйственных операциях. В программе предусмотрена возможность организациисписков таких повторяющих значений в виде справочников. Так например, списоксотрудников фирмы хранится в справочнике «Сотрудники», а список основныхсредств – в справочнике «Необоротные активы». Каждое поле в диалоговой форме«Документ» или «Операция» имеет определенный тип значения. Если этот тип –число, строка или дата, то данное поле может заполнятся непосредственно склавиатуры. А если этот тип – элемент справочника то при обращении к такому будетавтоматически появляться список элементов соответствующего справочника изкоторого бухгалтеру необходимо выбрать нужное значение. Кроме того, элементы большинствасправочников характеризуются не только наименованием, но и рядом другихпараметров. Например, для основных средств – это инвентарный номер,первоначальная стоимость, счет учета, счет и статья списания износа, дата вводав эксплуатацию и др. Эти параметры могут автоматически использоватьсяпрограммой при формировании проводок и печатных форм документов
Для удобства работы с содержимым справочников программапредоставляет ряд сервисных функций: быстрый поиск по наименованию элемента,поиск по значению произвольного параметра, сортировка элементов в списках,группировка элементов и др.
В соответствии с законом Украины «О бухгалтерском учетеи финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет – это процесс выявления,измерения регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации одеятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятиярешений.
Выявление и измерение учетной информации как первыйэтап процесса ведения бухгалтерского учета в программе сводится к заполнениюдиалоговых типа «Документ» или «Операция».
Следующий этап – регистрация хозяйственных операций –организуется путем формирования регистрационных записей в электронных журналах.Эта процедура осуществляется программой автоматически после заполнения и сохранениядиалоговых форм документов и операций. Существуют два вида журналов общие испециализированные. К общим журналам относится Журнал операций и Полный журналдокументов. В этих журналах регистрируются буквально все вводимые в программуоперации. В специализированных журналах регистрируются только документы,отражающие специальные участки учета Например, в журнале «Приходные накладные»регистрируются лишь приходные накладные.
Все записи в журналах располагаются в хронологическомпорядке и содержат наиболее общие характеристики регистрируемой операции:наименование и номер документа, дата и время, сумма и т.д. Кроме того вспециализированных журналах может выводится более детальная информация озарегистрированных документах
Журналы позволяют:
- просматривать реестры документов и операций за определенную дату илидиапазон дат;
- делать общий анализ введенных хозяйственных операций как по всем, так ипо отдельным участкам учета;
- просматривать и анализировать проводки, сформированные этими документами.
Этап накопления учетной информации реализуетсяпрограммой через механизм бухгалтерских проводок После заполнения и регистрациидиалоговых форм типа «Операция» и «Документ» программа автоматически изменяетостатки на бухгалтерских счетах в соответствии с теми проводками, которыесформированы этими формами. В наиболее простом варианте учета, когда на счетахнакапливается информация только в денежном выражении, в проводках, помимо кодовкорреспондирующих счетов, достаточно задавать значение одного параметра – суммупроводки. В программе для каждого бухгалтерского счета в Плане счетов могутбыть дополнительно заданы параметры накопления информации в разрезеколичественного, валютного и аналитического учета. В этом случае в проводках поданному счету в обязательном порядке должен присутствовать такой параметр, какколичество, если установлен количественный признак, а также наименованиевалюты, курс валюты и валютная сумма, если установлен валютный признак. Еслидля счета устанавливается признак ведения аналитического учета, то программабудет накапливать для данного счета информацию о состоянии и движении каждогоотдельного аналитического объекта. Признак ведения аналитического учета насчете устанавливается путем указания в плане счетов конкретного вида субконтодля данного вида. Вид субконто – это наименование группы однотипных объектованалитики. Как правило, каждому виду субконто соответствует одноименныйсправочник
Итак, План счетов однозначно определяет структуруучетной информации, накапливаемой программой в результате обработки каждойвведенной в программу бухгалтерской проводки.
Программа хранит на бухгалтерских счетах накопленнуюинформацию не только по состоянию на дату последней введенной информации, но исохраняет промежуточные итоги в виде начального и конечного сальдо, а такжеоборотов за каждый месяц всего периода учета по отдельным счетам включаяаналитические объекты. Кроме того, все введенные проводки в хронологическомпорядке регистрируются в журнале проводок. Накопленная за определенный учетныйпериод информация может быть представлена бухгалтеру для оценки и анализабухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют и объектов аналитикипосредством определенного набора стандартных отчетов, таких как «Анализ счета»,«Оборотно-сальдовая ведомость», «Главная книга» и др. Стандартные отчеты могутбыть сформированы на любой диапазон дат и в любой момент времени
Обобщение учетной информации в целях предоставлениясведений о результатах деятельности предприятия различным заинтересованным лицамосуществляется посредством формирования регламентированных отчетов. Посодержанию регламентированные отчеты – это Баланс, Отчет о финансовыхрезультатах, отчет о движении денежных средств, Декларация об НДС и другиеналоговые и статистические отчеты, предоставляемые различным фондам. Работа срегламентированными отчетами аналогична работе со стандартными отчетами,поскольку также осуществляется путем вызова диалоговой формы настройкипараметров. Все отчеты заполняются автоматически на основе анализа и дополнительнойобработки накопленной учетной информации. Кроме того, существует возможностьпрямо из отчета выходить на документы и операции, участвующие в формированиилюбой отчетной суммы и в случае необходимости, исправлять допущенные на этапеввода ошибки. Важно также и то, что программа дополнительно поддерживает режим«ручного» заполнения и редактирования сумм в отчетах.
Мы рассмотрели в общем, технологические аспектыреализации процедуры бухгалтерского учета. А если говорить про уровеньавтоматизации отдельных этапов указанного процесса, то наиболее тяжелым в этомсмысле является этап введения хозяйственных операций. Сложность заключается втом, что наравне с широким спектром объектов учета существует огромноеколичество схем движения этих объектов.
Тем не менее, программа позволяет вводить проводкилюбой хозяйственной операции с помощью диалогового окна «Операция». С другойстороны, эта форма ориентирована только на ручной ввод проводок, чтозначительно снижает уровень автоматизации.
Всего программа включает 38 видов различных документов,которые позволяют автоматизировать огромное количество бухгалтерских процедурСледует отметить, что «Документы» формируют проводки не только для целейбухгалтерского учета, но и налогового тоже. Для этого в программе предусмотреноиспользование дополнительных (внутренних) внебалансовых счетов. Например всесуммы валовых доходов и расходов накапливаются на счетах «ВД» и «ВР»соответственно. А суммы балансовой стоимости основных средств – на счетах«ОС1», «ОС2» и «ОС3» соответственно для первой, второй и третьей групп. Вдальнейшем программа имеет возможность обращаться к остаткам на счетесоответствующей группы основных средств для расчета суммы амортизации ивнесения этой суммы на валовые расходы.
Таким образом, учетно-аналитические возможностипрограммы определяются составом и функциональным наполнением таких средств, как«План счетов», «Документы», «Справочники», «Журналы», «Отчеты». Совокупностьэтих средств объединено названием «Конфигурация». Поскольку 1С: ориентированана широкое поле пользователей, то ее конфигурация отражает только общие(типовые) технологические схемы учета и не учитывает специфики отдельныхпредприятий. С учетом всего вышеперечисленного такую конфигурацию называюттиповой. Для многих предприятий Типовая конфигурация может быть принята безкаких либо существенных изменений или служить базой для реализации своихсобственных моделей учета.
Как именно вносятся изменения в конфигурацию? Для этогопредусмотрено специальный режим работы – Конфигуратор. Запустив программу вэтом режиме, пользователь получает возможность не только вносить изменения вуже существующие средства конфигурации (изменить состав проводок, которыеформируются документом, добавить новую колонку в любом журнале, заменитьпараметры счета в Плане счетов), но и создавать новые документы, справочники,журналы, отчеты и т.д. Также для каждого работника который работает спрограммой, можно установить пароль и определить список средств, которые будутдоступны для работы. Ради справедливости следует отметить, что внесениесерьезных изменений в конфигурацию требует некоторых навыков и знаний в областив области макропрограммирования на встроенном языке 1С. С другой стороны вкомплект поставки программы входит набор технической документации, которыйдовольно детально описывает как процедуры конфигурирования, так и встроенныйязык программирования.
2.Системы управления базами данных
2.1Определения и основные понятия
Система управления базами данных (СУБД)является универсальным программным средством, предназначенным для создания иведения (обслуживания) баз данных (БД) на внешних запоминающих устройствах, атакже доступа к данным и их обработки. СУБД поддерживают один из возможныхтипов моделей данных — сетевую, иерархическую пли реляционную, которые являютсяодним из важнейших признаков классификации СУБД. СУБД обеспечивают многоцелевойхарактер использования базы данных, защиту и восстановление данных. Наличиеразвитых диалоговых средств и языка запросов высокого уровня делает СУБДудобным средством для конечного пользователя.
Основными средствами СУБД являются:
средства задания (описания) структурыбазы данных;
средства конструирования экранных форм,предназначенных для ввода данных, просмотра и их обработки в диалоговом режиме;
средства создания запросов для выборкиданных при заданных условиях, а также выполнения операций по их обработке;
средства создания отчетов из базы данныхдля вывода на печать результатов обработки в удобном для пользователя виде;
языковые средства — макросы, встроенныйалгоритмический язык (Dbase, Visual Basic или другой), язык запросов (QBE —Query By Example, SQL) и т.п., которые используются для реализациинестандартных алгоритмов обработки данных, а также процедур обработки событий взадачах пользователя;
средства создания приложенийпользователя (генераторы приложений, средства создания меню и панелейуправления приложениями), позволяющие объединить различные операции работы сбазой данных в единый технологический процесс.
База данных — это совокупность данных,организованных на машинном носителе средствами СУБД. В базе данныхобеспечивается интеграция логически связанных данных при минимальномдублировании хранимых данных. БД включает данные, отражающие некоторуюлогическую модель взаимосвязанных информационных объектов, представляющихконкретную предметную область. База данных организуется в соответствии смоделью и структурами данных, которые поддерживаются в СУБД.
СУБД в многопользовательских системах.База данных, как правило, содержит данные, необходимые многим пользователям.Получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данныхвозможно при установке СУБД в локальной сети персональных компьютеров исоздании многопользовательской базы данных.
В сети СУБД следит за разграничениемдоступа разных пользователей к общей базе данных и обеспечивает защиту данныхпри одновременной работе пользователей с общими данными. Автоматическиобеспечивается защита данных от одновременной их корректировки несколькимипользователями-клиентами. В сети с файловым сервером база данных можетразмещаться на сервере. При этом СУБД загружается и осуществляет обработкуданных базы на рабочих станциях пользователей. Концепция файлового сервера влокальной сети обеспечивается рядом сетевых операционных систем.
В сети, поддерживающей концепцию«клиент-сервер», используется сервер баз данных, который располагается намощной машине, выполняет обработку данных, размещенных на сервере, и отвечаетза их целостность и сохранность. Для управления базой данных на сервере используетсяязык структурированных запросов SQL (Structured Queries Language). На рабочихстанциях-клиентах работает СУБД-клиент. Пользователи могут взаимодействовать нетолько со своими локальными базами, но и с данными, расположенными на сервере.СУБД-клиент, в которой поддерживается SQL, в полном объеме может посылать насервер запросы SQL, получать необходимые данные, а также посылать обновленныеданные. При этом с общей базой данных могут работать СУБД разного типа,установленные на рабочих станциях, если в них поддерживается SQL. Подключениеиз СУБД к серверам баз данных SQL может быть осуществлено с помощью драйверовODBC. ODBC (Open Database Connectivity, открытый стандарт доступа к базамданных), поддерживает стандартный протокол для серверов баз данных SQL.
2.2 СвойстваСУБД и технология использования
К основным свойствам СУБД и базы данныхможно отнести:
– отсутствие дублирования данных вразличных объектах модели, обеспечивающее однократный ввод данных и простоту ихкорректировки;
– непротиворечивость данных;
– целостность БД;
– возможность многоаспектногодоступа;
– всевозможные выборки данных и ихиспользование различными задачами и приложениями пользователя;
– защита и восстановление данных приаварийных ситуациях, аппаратных и программных сбоях, ошибках пользователя;
– защита данных отнесанкционированного доступа средствами разграничения доступа для различныхпользователей;
– возможность модификации структурыбазы данных без повторной загрузки данных;
– обеспечение независимости программот данных, позволяющей сохранить программы при модификации структуры базыданных;
– реорганизация размещения данныхбазы на машинном носителе для улучшения объемно-временных характеристик БД;
– наличие языка запросов высокогоуровня, ориентированного на конечного пользователя, который обеспечивает выводинформации из базы данных по любому запросу и предоставление ее в видесоответствующих отчетных форм, удобных для пользователя.
СУБД является основой созданияпрактических приложений пользователя для различных предметных областей.
Критерии выбора СУБД пользователем. ВыборСУБД для практических приложений пользователем определяется многими факторами,к которым относятся:
– имеющееся техническое и базовоепрограммное обеспечение, их конфигурация, оперативная и дисковая память;
– потребности разрабатываемыхприложений пользователя;
– тип поддерживаемой модели данных,специфика предметной области, топология информационно-логической модели;
– требования к производительностипри обработке данных;
– наличие в СУБД необходимыхфункциональных средств;
– наличие русифицированной версииСУБД;
– уровень квалификации пользователейи наличие в СУБД диалоговых средств разработки и работ с БД.
Установка СУБД. СУБД является программнымпродуктом, поставляемым в виде пакета прикладных программ, который должен бытьустановлен (инсталлирован) на компьютер с учетом его конфигурации, ресурсов иоперационной системы, а также требований к набору функций.
Процесс поэтапного внедрения. Послеустановки СУБД можно осуществлять создание БД, в том числе задавать структуруБД, производить ввод данных, а также выполнять любые действия, предусмотренныефункциональными возможностями СУБД. Следует заметить, что современные СУБД дляПК обладают достаточной гибкостью. Это позволяет на самых ранних этапах разработкиприложений пользователя приступать к созданию отдельных частей БД. Такая БД помере углубления разработки может легко расширяться и модифицироваться. Такимобразом, облегчается ускоренное освоение персоналом технологии работы с БД,изучение возможностей СУБД и поэтапное внедрение.
Разработка структуры базы данных.Разработка приложений на основе СУБД предполагает подготовку решений поструктуре БД. Эти решения непосредственно связаны с внемашинной сферой — сописанием внемашинной ИБ, ее документов, содержащих необходимую информацию, атакже с постановкой и алгоритмизацией задач по обработке этой информации.
На начальном этапе разработки структурыБД целесообразно построение информационно-логической модели, отражающейлогическую структуру информации предметной области. Такая модель, отвечающаятребованиям нормализации данных, является основой создания реляционных базданных.
Создание базы данных средствами СУБД. Всоответствии с разработанной структурой базы данных осуществляется ее созданиесредствами СУБД на машинном носителе и ввод в эксплуатацию. Для обеспеченияпроцессов создания БД и ее эксплуатации необходимо знание возможностейинструментальных средств СУБД. При этом следует руководствоватьсярекомендациями по технологии использования средств СУБД. Такая технологиядолжна определять все необходимые процессы, включая первоначальный ввод,загрузку БД и контроль данных, выполнение операций по внесению изменений,реализацию запросов для получения нужных справок, восстановление БД и т. п.Одним из важнейших этапов этой технологии является подготовка экранных формввода-вывода для загрузки информации с документов внемашинной сферы в базуданных, корректировки данных и их просмотра.
Обработка данных средствами СУБД.Добавление, удаление, изменение и выборка данных производится при помощи языказапросов, встроенного алгоритмического языка и других средств СУБД. Реализациязапросов обеспечивается диалоговой системой команд с меню или запросами попримеру QBE (Query By Example). В первом случае отдельный запрос выполняетсяодной или несколькими командами языка СУБД. Последовательность команд языкаСУБД образует программу — командный файл (СУБД Dbase). Во втором — длявыполнения запроса пользователь выбирает последовательно один или несколькопунктов меню или указывает в запросе пример (образец), по которому составляетсязапрос, а также при необходимости условия выбора и операции вычисления, которыенеобходимо выполнять с данными (СУБД Paradox, Access). Последовательностькоманд меню и запросов может быть заполнена в программе-макросе и в дальнейшемвыполнена так же, как командный файл.
СУБД может иметь включающий или базовыйязык программирования. В СУБД с включающим языком используется один изуниверсальных алгоритмических языков (С, Pascal и т. п.). Прикладная программа,написанная на включающем языке, может инициировать команды СУБД. В СУБД сбазовым языком применяется собственный алгоритмический язык, позволяющий кромеопераций манипулирования данными выполнять различные вычисления и обработкуданных. Стандартным реляционным языком запросов является язык структурированныхзапросов SQL (Structured Queries Language).
Использованная литература
1. Гужва,В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальнийпосібник / В. М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ,2001. — 400 с.
2. Гуржій, А.М.Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А. М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В. В. Самсонов. — Х.: Компанія СМІТ, 2003. — 352 с.
3. Іванюта, П. В.Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст]: навчальнийпосібник / П. В. Іванюта; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітетстатистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавськафілія. — К.: ЦУЛ, 2007. — 180 с.
4. Івахненков, С.В.Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту [Текст]: навчальний посібник / С. В. Івахненков. — 4-ге вид., випр. і доп. — К.:Знання, 2008. — 343 с.
5. Клименко, О.В.Інформаційні системи і технології в обліку [Text]: навчальний посібник / О. В.Клименко; Мін-во освіти і науки України, Полтавський ун-т споживчої кооперації. — К.: ЦУЛ, 2008. — 320 с.
6. Писаревська, Т.А.Інформаційні системи обліку та аудиту [Текст]: навчальний посібник / Т. А.Писаревська; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ, 2004. — 369 с.
7. Терещенко, Л.О.Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: навчальний посібник / Л.О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ, 2005. — 187 с.
8. Шквір, В.Д.Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: практикум / В. Д. Шквір,А. Г. Загородній, О. С. Височай. — К.: Знання, 2006. — 429 с.
9. Шквір, В.Д.Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: навчальний посібник / В. Д.Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височай. — 3-те вид., перероб. і доп. — К.:Знання, 2007. — 439 с.