--PAGE_BREAK--1. Аналитическая часть 1.1. Место и роль компании ООО «Екатеринбург-2000» в телекоммуникационной отрасли России.
ООО «Екатеринбург-2000» (торговая марка «Мотив») образовано 1 апреля 1996 года группой военных связистов. Предоставляет услуги сотовой радиотелефонной связи на территории Свердловской области в двух стандартах: с 1996 г. по настоящее время — стандарта AMPS/D-AMPS — 800 (лицензия № 32812 Мининформсвязи РФ); с 2002 г. по настоящее время — стандарта GSM-1800 (лицензия № 19964 Мининформсвязи РФ).
В 2004 году «МОТИВ» расширяет спектр предлагаемых услуг связи и передачи данных. Отныне абоненты «МОТИВа» могут воспользоваться услугами местной телефонной связи, передачи данных и доступа в Интернет.
В этом же году компания одной из первых в России отменила плату за входящие звонки, что стало революционным событием на рынке сотовой связи Свердловской области.
Услугами компании пользуются 1,5 млн. абонентов (треть населения Свердловской области). Связь предоставляется в 619 населенных пунктах и покрывает свыше 80 % территории области.
С конца 2007 года позиционирует себя как телекоммуникационная группа «Мотив», в которую также входят ООО «Европейско-Азиатские магистрали» (внутризоновая связь), ООО «Мобифон-2000» (создано для предоставления услуг международной и междугородной связи), ЗАО «Пермская телефонная компания».
Группа компаний «МОТИВ» развивает 10 современных телекоммуникационных направлений. Среди них — сотовая связь, фиксированная местная и зоновая связь, междугородная и международная связь, передача данных, доступ в Интернет, телекоммуникационное обеспечение строящихся объектов, организация виртуальных частных сетей, предоставление услуг Контакт-центра на аутсорсинг.
Помимо дополнительных услуг, компания предоставляет сервисы:
- GPRS(англ. General Packet Radio Service — пакетная радиосвязь общего пользования) — надстройка над технологией мобильной связи GSM, осуществляющая пакетную передачу данных. GPRS позволяет пользователю сети сотовой связи производить обмен данными с другими устройствами в сети GSM и с внешними сетями, в том числе Интернет.
- EDGE(англ. EnhancedDataratesforGSMEvolution) — цифровая технология для мобильной связи, которая функционирует как надстройка над 2Gи 2.5G(GPRS)-сетями. На основе EDGE могут работать: ECSD — ускоренный доступ в Интернет по каналу CSD, EHSCSD — по каналу HSCSD, и EGPRS — по каналу GPRS.
- IVR (англ. Interactive Voice Response) — система предварительно записанных голосовых сообщений, выполняющая функцию маршрутизации звонков внутри call-центра, пользуясь информацией, вводимой клиентом с помощью тонального набора.
- USSD (Unstructured Supplementary Service Data) — стандартный сервис в сетях GSM, позволяющий организовать интерактивное взаимодействие между абонентом сети и сервисным приложением в режиме передачи коротких сообщений.
- MMS (аббр. англ. Multimedia Message Service — служба мультимедийных сообщений) — это система, позволяющая посылать и принимать мультимедийные (изображения, мелодии, видео) сообщения при помощи сотового телефона.
- SMS (англ. Short Message Service — служба коротких сообщений) — технология сотовой связи, позволяющая осуществлять приём и передачу текстовых сообщений сотовым телефоном.
Следуя стратегии персонально ориентированного маркетинга, в течение всего 2008 года «МОТИВ» интенсивно развивал сеть Офисов продаж и обслуживания абонентов. В течение года было открыто 9 собственных Офисов компании в Бисерти, Нижних Сергах, Нижней Туре, Ирбите, Качканаре и других городах области. Оператор занимает лидирующие позиции по количеству Офисов продаж и обслуживания в Екатеринбурге: их в столице Урала 5. Количество офисов за пределами Екатеринбурга – 23.
Приоритетом компании является высокий уровень качества связи и обслуживания абонентов. Сотовая Связь МОТИВ стремится предоставлять услуги связи на высоком уровне качества с максимально широкими возможностями для абонентов. В основе этого лежит постоянное расширение технологических возможностей. Компания стремится быть лидером:
- в предоставлении высококачественного обслуживания, удовлетворяющего потребности и ожидания клиентов;
- по введению широкого спектра новых услуг с минимальным временем выхода на рынок и отвечающим потребностям клиентов.
В отличие от других компаний, сотовая связь МОТИВ – это яркий пример локального оператора, работающего на территории одного региона. Это позволяет оператору лидировать среди остальных компаний сотовой связи региона.
Еще одним важным достоинством является то, что «Мотив» продает свои услуги дешевле остальных конкурентов. Среднемесячный доход с абонента сотовой связи (показатель ARPU) в Свердловской области – $8,9. показатель «Мотива» – не более $6. Местные власти также благоволят «Мотиву», отдав ей тендер на обслуживание правительства Свердловской области. Компания с самого начала имеет прямые городские номера. На местном рынке такой собственностью может похвастать только государственная «Уралсвязьинформ».
Другой секрет успеха – это уважение к абоненту. Мы прозрачны, понятны абонентам, и это касается как сути продукта, так и формирования ценовой политики. В наших тарифах и дополнительных опциях легко разбираются представители всех слоев общества, и мы никого не сбрасываем со счетов, разрабатывая свои новинки.
Учитывая то, что количество жителей Свердловской области составляет 4,5 миллиона, можно с уверенностью говорить, что каждый третий житель субъекта Федерации – абонент компании «МОТИВ».
Миссия компании звучит следующим образом: «Формирование и удовлетворение потребностей клиентов в телекоммуникационных и информационных услугах, интеграция в Глобальное информационное общество XXIвека».
«МОТИВ» сегодня – это:
1)широкая география присутствия;
2)уникальный пакет лицензий на предоставление телекоммуникационных услуг;
3)круглосуточная служба справочного обслуживания и технической поддержки;
4)открытый и гибкий подход к своим клиентам и партнерам;
5)доступные цены и условия подключения.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.2. Технико-экономическая характеристика предприятия
Экономическую деятельность и финансовое состояние можно проанализировать по данным таблицы (табл. 1.1).
Анализируя данные (табл. 1.1) можно сделать вывод, что на конец 2008г. основные фонды стали использоваться более эффективно: на 1 руб. фондов получено 152,60 руб. выручка от реализации, что больше по сравнению как с 2007г., так и с 2006г. При этом затраты фондов на 1 руб. выручка от реализации, наоборот, снизились на 1,31 руб., по сравнению с 2006г., и составляет 6,55 руб.
Доля заработной платы, приходящейся на единицу реализации продукции в 2008г. снизилась и равна 16,84 руб., что по сравнению с 2007г. меньше на 10,42 руб. Снижение произошло за счет зачисленного роста выручки и снижения затрат на оплату труда.
Таблица 1.1
Уровень чистой прибыли генерируемой активами ООО «Екатеринбург-2000» в 2008г. вырос в 3 раза по сравнению с 2007г. и равен 0,89 % (за счет увеличения чистой прибыли и активов компании). Рост говорит о том, что в 2008г. не были созданы излишние производственные запасы, которые могли быть, и не реализованы вообще. Увеличилась прибыльность собственного капитала, инвестируемого в компанию, которая составляет 122,10%. Соответственно рентабельность реализации товаров повысилась в 2008г., которая составила 0,20%. Поэтому финансовое состояние в 2008г. ООО «Екатеринбург-2000» более устойчиво по сравнению с прежними периодами.
Обобщающую характеристику хозяйственной деятельности дают величина чистой прибыли и показатели финансового положения (табл. 1.2).
Таблица 1.2
Динамика показателей прибыли
Наименование показателей
2006г., тыс.руб.
2007г., тыс. руб.
2008г., тыс.руб.
Абсолютное отклонение, тыс. руб.
Темп роста, %
2007г.
2008г.
2007г.
2008г.
Выручка от реализации
2231935
2686418
3565184
454483
878766
120,36
132,71
Себестоимость
2012242
2412714
3254431
400472
841717
119,90
134,89
Валовая прибыль
219693
273704
310753
54011
37049
124,58
113,54
Расходы периода (коммерческие расходы)
205511
273724
356100
68213
82376
133,19
130,09
Прибыль (убыток) от продаж
14182
-20
-45347
-14202
-45327
-0,14
-226735
Сальдо операционных расходов
-1602
1072
7757
2674
6685
-66,92
723,60
Прибыль (убыток) от финансово-хозяйственной деятельности
12580
1052
-37590
-11528
-38642
8,36
-3573,19
Сальдо внереализационных результатов
-6453
-8692
-1905
-2239
6787
134,69
21,92
Проценты к получению (уплате)
-378
11360
50699
11738
39339
-3005,29
446,29
Прибыль (убыток) до налогообложения
5748
3720
11204
-2028
7484
64,72
301,18
Чистая прибыль (убыток) отчетного периода
2575
1482
7154
-1093
5672
57,55
482,73
Нераспределенная прибыль
-2871
-1389
5770
1482
7159
48,38
-415,41
Из полученных данных (табл. 1.2) видно, что прибыль от продажпо отношению к предыдущим периодам снизилась. В 2007г. по сравнению с 2006г. на 14202 тыс. руб. Снижение свидетельствует об увеличении расходов периода, в 2008г. по сравнению с 2007г. увеличилась на 30,09 %. Коммерческие расходы в 2008г. растут быстрее, чем валовая прибыль, которая всего лишь увеличилась на 13,54 % по сравнению с 2007г. Полученные данные можно увидеть на графике (рис. 1.1.)
Рис. 1.1. Графическая динамика показателей прибыли
На незначительное увеличение валовой прибыли повлияло несоответствие роста себестоимости проданных услуг и выручки от реализации.
В динамике финансовых результатов можно отметить положительные изменения: прибыль за анализируемый период увеличилась по сравнению с предыдущим периодом. На рост в большей степени повлияли проценты к получению, которые в 2008г. составили 50699 тыс. руб., что больше на 39339 тыс. руб. по сравнению с 2007г.
Таким образом, увеличение процентов к получению свидетельствует, что ООО «Екатеринбург-2000» в 2008г. получила доход от неосновной деятельности.
Для принятия решения по управлению финансовыми ресурсами предприятия необходимо провести анализ структуры баланса.
Вертикальный (структурный) и горизонтальный анализ является одним из основных видов анализа финансовых отчетов, которые позволяют сравнить каждую позицию отчетности с предыдущим периодом, а также определить структуру итоговых финансовых показателей, с выявлением влияния каждой позиции отчетности на результат в целом (табл. 1.3).
Сумма валюты анализируемого баланса в 2008г. увеличилась на 24,17 % по сравнению с 2007г. и составляет 803954 тыс. руб.
Рост актива баланса произошел в большой степени за счет оборотных активов, которые в 2008г. больше на 154212 тыс. руб., чем в 2007г., также и занимают наибольший удельный вес (96,17 %). Оборотные средства выросли за счет дебиторской задолженности, которая увеличилась на 24,93 % в 2008г., что свидетельствует о росте покупателей и заказчиков; запасов (на 71817 тыс. руб.) и прочих оборотных активов.
Рост суммы пассива баланса произошел в значительной степени за счет краткосрочных обязательств, которые увеличились в 2008г. на 23,02 % относительно 2007г., также занимают наибольший удельный вес в его структуре (99,27 % в 2007г.).
Таблица 1.3
Анализ бухгалтерского баланса с 2006г по 2008г
Наименование
показателей
2006г.
2007г.
2008г.
Абсолютное
отклонение,
тыс. руб.
Темп роста, %
тыс. руб.
уд.вес,
%
тыс. руб.
уд.вес,
%
тыс. руб.
уд.вес,
%
2007г., тыс. руб.
2008г., тыс. руб.
2007г.,
%
2008г,
%
Внеоборотные активы
24712
4,66
28519
4,4
30797
3,83
3807
2278
115,4
107,99
Основные средства
17303
69,83
21118
6107
23387
75,86
3815
2269
122,05
110,74
Долгосрочные финансовые вложения
7409
29,98
7400
25,95
7409
24,06
-9
9
99,88
100,12
Отложенные налоговые активы
1
1
1
100
100
Оборотные активы
505381
95,34
618945
95,6
773157
96,17
113564
154212
122,47
124,92
Запасы
99979
19,78
158576
25,62
230393
29,8
58597
71817
158,61
145,29
Налог на добавленную стоимость
24703
4,8
24881
4,02
23855
3,09
178
-1026
100,72
95,88
Дебиторская задолженность
304166
60,29
362291
58,53
452607
58,54
58125
90316
119,11
124,93
Краткосрочные финансовые вложения
70962
14,04
68996
11,15
63270
8,18
-1966
-5726
97,23
91,7
Денежные средства
5571
1,1
4187
0,67
2592
0,34
-1384
-1595
75,16
61,91
Прочие оборотные активы
14
0,01
440
0,05
14
426
3142,83
Баланс
530093
100
647464
100
803954
100
117371
156490
122,14
124,17
Капитал и резервы
-2780
-0,52
-1298
-0,2
5861
0,73
1482
7159
46,69
-451,54
Продолжение таблицы 1.3
Уставный капитал
76
-2,73
76
-5,86
76
1,3
100
100
Добавочный капитал
15
-0,54
15
-1,15
15
0,25
100
100
Нераспределенная прибыль отчетного года
-2871
103,27
-1389
107,01
5770
98,45
1482
7159
48,38
-415,41
Долгосрочные обязательства
Краткосрочные обязательства
532873
100,52
648762
100,2
798093
99,27
115889
149331
121,75
123,02
Баланс
530093
100
647464
100
803954
100
117371
156490
122,14
124,17
В целом в компании ООО «Екатеринбург-2000» наблюдается тенденция роста объема реализации продукции, услуг. Анализ состояния и использования оборотных средств свидетельствует о повышении качества использования оборотного капитала. Большая часть текущих активов находится в сфере обращения, которая составляет 518909 тыс. руб., а наибольший удельный вес в структуре активов занимает дебиторская задолженность. Происходит незначительное увеличение денежной наличности, что создает определенные финансовые затруднения. Отсутствие легкореализуемых активов, свидетельствует о невозможности покрытия своих краткосрочных обязательств. ООО «Екатеринбург-2000» практически не обеспечена собственным оборотным капиталом и испытывает финансовые затруднения, не имея достаточного количества средств для осуществления расчетов в установленные сроки, зависит от своих кредиторов.
Однако, в деятельности компании есть положительные стороны. Так, использование основных фондов стало более эффективным на 19,86 %. За счет эффективного использования оборотных средств из оборота было высбождено 49515 тыс. руб. в 2008г., что приводит к снижению убыточности предприятия. Значит, можно сказать, что оборотные средства в компании ООО «Екатеринбург-2000» стали использоваться более рационально, принося дополнительный доход компании.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.3. Организационная структура предприятия Организационная структура компании ООО «Екатеринбург-2000» представлена на рис. 1.1. Функциональные обязанности работников
Генеральный директор.
Оперативное управление:
- постановка задач сотрудникам, контроль их выполнения;
- разработка долгосрочного и краткосрочного планов развития продаж и их выполнение;
- управление контрольными показателями (критическая задолженность, сбор денежных средств и т.д.).
Коммерческая дирекция. Занимается осуществлением финансово-хозяйственной деятельности компании в области материально-технического обеспечения. Координирует работу подчиненных ему служб и подразделений.
Дирекция по
IT
. Поддерживает в рабочем состоянии информационную систему компании;разрабатывает и внедряет новые проекты и услуги в области информационных технологий. Занимается обеспечением работоспособности офисной техники, развитием и поддержкой корпоративной сети компании, а также информационной безопасностью.
Цель работы отдела: обеспечение эффективного развития компании путем регулирования различных видов его информационной деятельности.
Техническая дирекция. Обеспечение компании требуемой коммуникационной и компьютерной техникой и оборудованием, подготовка перспективных и оперативных планов ремонта и своевременной замены устаревшей или вышедшей из строя техники. Отдел занимается внедрением готовых программ и программных комплексов и обеспечивает функциональность программного и технического обеспечения установленного оборудования.
Служба персонала.Занимается приемом новых сотрудников, (регулирование процесса приёма на работу, увольнения с предприятия, регламентация доступа к информации).
Юридическая служба. Занимается правовым обеспечением деятельности компании, ведёт подготовку юридических документов, собирает информацию для выставления претензий и разрешением спорных ситуаций в арбитражном суде.
Отдел
PR. Занимается формированием и поддержкой имиджа компании. Осуществляется организация пресс-конференций, опросы общественного мнения, представление компании на выставках и презентациях, а также взаимодействие со средствами массовой информации. Анализирует PR-стратегии конкурентов, выявляет их сильные и слабые стороны.
Цель работы отдела:
– формирование положительного имиджа компании;
– налаживание и поддержка обратной связи с целевой аудиторией для привлечения в компанию новых клиентов и сохранения уже существующей клиентской базы.
Дирекция по абонентскому обслуживанию. Отдел осуществляет полный цикл работ с абонентами компании:
– заключение договоров с клиентами;
– консультации абонентов по пользованию услугами: вопросы оплаты, статистики (трафик Интернет, междугородние и международные звонки) и многое другое;
– подключение абонентам новых услуг;
– настройка абонентского оборудования;
– контроль над качеством и сроками выполнения работ по обслуживанию абонента, которое осуществляется другими отделами компании;
– подготовка индивидуальных условий предоставления услуг в соответствии с потребностями абонента.
Дирекция по продажам. Занимается организацией сбыта продукции компании. Задачами являются: проведение собеседований, повышение квалификации сотрудников, ведение кадровой работы
1. Обеспечение 100%-ого выполнения заданий и обязательств по поставкам товаров и услуг в соответствии с заключенными договорами.
2. Организация деловых контактов с потенциальными покупателями.
3. Формирование и управление сетью филиалов в регионах.
Дирекция по маркетингу.Занимается осуществлением разработки маркетинговой политики компании на основе анализа потребительских свойств услуг с целью создания наиболее выгодных предложений для клиентов компании.
Основными функциями отдела маркетинга являются:
1. Анализ внутренней и внешней среды предприятий;
2. Анализ конкурентов, сегментирование рынка и позиционирование товара;
3. Ценообразование;
4. Формирование ассортимента и формулирование требований к качеству продукции и обслуживанию клиентов;
5. Продвижение продукции;
6. Формирование и поддержание имиджа компании и торговых марок.
Коммерческая Дирекция по IT Техническая Служба Юридическая Отдел PR
дирекция дирекция персонала служба
Дирекция по Отдел
абонентскому кадров
обслуживанию
Отдел найма
Дирекция по и развития
продажам персонала
Дирекция по Отдел охраны
маркетингу труда
Центр абонентского Служба Служба Контакт- Отдел по работе
обслуживания абонентских поддержки центр с абонентами
операций обслуживания фиксированной связи
Отдел Отдел по работе Отдел офисного Отдел региональных
платежей с корпоративными обслуживания офисов обслуживания
клиентами и VIP- г.Екатеринбурга
клиентами
Отдел Претензионный Отдел кредитования Группа по Отдел по взысканию
роуминга отдел и авансового работе с дебиторской
контроля платежными задолженности
системами и
банками
Отдел Отдел регламентации Отдел информационной
контроля бизнес-процессов поддержки
качества
Отдел Справочно- Отдел Отдел Отдел
коммерческой информационный обслуживания технической дистанционного
информации отдел фиксированной поддержки обслуживания
связи
Отдел новых Отдел маркетинговой Отдел рекламы
продуктов информации
Организационная структура компании ООО «Екатеринбург-2000» Рис. 1.1.
продолжение
--PAGE_BREAK--1.4. Экономическая сущность задачи автоматизации совершенствования учета, ведения и анализа реестра договоров
Под информационными технологиями в учете понимают человеко-машинные системы, созданные на базе современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций учета. Информационные технологии определяют способы, методы и средства сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации в информационные системы. Технологический процесс обработки информации информационных систем состоит из отдельных операций, реализуемых с использованием комплекса технических и программных средств. Комплекс технических и программных средств постоянно расширяется, в сторону применения различных информационных сред, включая мультимедиа.
К организации информационной технологии учета реестра договоров предъявляется ряд требований: повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии компании; повышение качества учета за счет достоверности и оперативности исходных данных; улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетно-вычислительных функций, и повышение производительности труда работников.
В условиях современного рынка, в условиях постоянно усиливающейся конкуренции на рынках телекоммуникаций, без элементарной автоматизации эффективно развиваться практически невозможно. Основная задачаавтоматизации – получить конкурентные преимущества за счет использования передовых технологий, которые предназначены существенно повысить эффективность деятельности.
Основными показателями, которыми руководствуется потребитель при выборе оператора связи, являются зона покрытия и тарифы за услуги связи. Причём, второй показатель, как показывает практика, напрямую зависит от первого.
Ручная обработка большого объема информации не исключает ошибки, упущения в работе и неполное отображение необходимой информации. Все это в совокупности непосредственно влияет на качество работы, на выполнение поставленных целей, а также может стать причиной серьезных экономических просчетов.
Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления, включает в себя совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.
Особенности учетной информации:
- отражает информационные процессы, свойственные сложному объекту регулирования, где имеет место большое число взаимосвязей внутреннего и внешнего характера;
- отличается массовостью выполняемых однородных арифметических операций, производимых над группами данных и сложностью выполняемых расчетов, что является предпосылками использования вычислительной техники;
- характеризуется цикличностью обработки, связанной с особенностями ведения учета, подвергается одинаковой обработке за одни и те же временные периоды при изменении содержания и числового наполнения;
- отличается сложностью расчетов.
Учет договоров – задача, от эффективности решения которой зависит эффективность работы компании в целом. Совершенствование информационных процессов ведет к большим экономическим выгодам: экономии рабочего времени на поиск, оформление и анализа информации, оформления документов, сбора и передачи исходных и результативных данных, четкая и быстрая работа с договорами облегчит учет и контроль, без которого серьезный бизнес невозможен.
1.5. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи учета реестра договоров
Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, методов и способов накапливания, обработки и передачи информации с помощью электронных вычислительных машин и других технических средств.
В настоящее время все предприятия испытывают потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.
Автоматизированная обработка экономической информации с применением средств связи и оргтехники вооружает непосредственных исполнителей точными сведениями об объеме работы, проделанной за любой отрезок времени, об использовании трудовых и материальных ресурсов, о себестоимости и трудоемкости отдельных видов продукции и др. На основе этих данных осуществляются расчеты экономической эффективности производства.
Дальнейшая автоматизация управленческого труда служит средством сокращения и удешевления аппарата управления.
Использование современных информационных технологий в сфере управления обеспечивает повышение качества экономической информации, ее точности, объективности, оперативности и как следствие этого, возможности принятия своевременных управленческих решений.
Автоматизация учета реестра договоров позволяет значительно сократить издержки, уменьшает время на поиск договоров, повышает качество обслуживания клиентов, устраняет ошибки, содействует эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Целью ИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету абонентов и реализации услуг.
Сотрудники компании более половины рабочего времени затрачивают на поиск договоров, поскольку они хранятся в разных отделах и единой базы договоров нет. Трудоемкость учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления договоров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Массовые повторяющиеся операции по оформлению договоров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.
Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.
Важными характеристиками технических средств являются:
- надежность функционирования системы;
- функциональная полнота системы;
- быстродействие;
- минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.
Цель использования вычислительной техники – избежать потерь, неизбежных при традиционных методах ввода данных и их обработки.
А результатом использования вычислительной техники и новейшего программного обеспечения является автоматический, защищенный и контролируемый обмен информацией, а также:
- экономия времени и денег: устраняется повторный ввод одного и того же документа;
- уменьшение ошибок и повышение точности взаимодействия: осуществляется автоматическая проверка данных перед их введением в систему.
1.6. Обоснование проектных решений по информационному и
программному обеспечению
Информационное обеспечение-совокупность форм документов нормативной базы (внемашинное информационное обеспечение) и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации (внутримашинное информационное обеспечение), которая используется в информационный системе при ее функционировании. При проектировании информационного обеспечения руководствуются следующими принципами:
- целостность и единство информации;
- контроль и защита от несанкционированного доступа;
- стандартизация и унификация данных;
- адаптивность;
- минимизация усилий по вводу и выводу информации.
Требования, предъявляемые к информационному обеспечению:
1) полнота – достаточность информации для выполнения всех функций, предусмотренных к автоматизации;
2) использование всего набора классификаторов, существующих на предприятии для кодирования информации;
3) информационное обеспечение данной системы должно быть совмещено с информационным обеспечением других систем, взаимодействующих с данной;
4) формы документов должны отвечать требованиям стандартов унифицированной системы документации, или нормативным документам заказчика;
5) в информационной системе должны быть предусмотрены необходимые средства по контролю и обновлению данных в информационных массивах, контролю идентичности информации в базе данных.
В данном дипломном проекте целесообразнее использовать локальную базу данных, хранящуюся на сервере, применение которой позволит уменьшить время работы с базой данных и уменьшить сложность настройки прикладного программного обеспечения.
Входными документами для разрабатываемой программы являются договора заключённые с абонентами компании.
Выходными документами разрабатываемой программы являются отчеты, карточка клиента.
Предполагаются следующие информационные решения, касающиеся
разрабатываемого программного средства:
- ввод информации в базу данных осуществляется вручную с бумажных носителей. Информация записывается в базу автоматически;
- обработка данных осуществляется в диалоговом режиме;
- пользователь получает информацию из базы данных на экран ПЭВМ, кроме того, информация может выдаваться на принтер в случае распечатки различных стандартных форм. Информация выдается распределенно, т.к. каждый пользователь может получить различные виды информации, работая с одной и той же базой данных;
- база данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат MicrosoftAccess2000).
Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.
Задачи информационного обеспечения:
- представление полной, достоверной и своевременной информации для принятия управленческих решений;
- полное отображение объекта управления в системе показателей;
- обеспечение взаимной увязки задач, решаемых в различных функциональных подсистемах;
- минимизация затрат на организацию информационных процессов;
- организация эффективного хранения и поиска данных;
- обеспечение своевременности получения, обработки и выдачи информации конкретным пользователям;
- разработка методических материалов, обеспечивающих функционирование перечисленных компонентов.
К операционной системе можно выдвинуть следующие требования:
§ требование надежности (критически важные структуры ядра системы, коды драйверов устройств должны быть доступны только для чтения, операционная система должна позволять пользователям и системным администраторам восстанавливать предыдущее состояние компьютерной системы без потери данных);
§ требование понятности пользователю (интерфейс операционной системы должен быть «дружественным», изменение настроек системы может производиться в диалоговом режиме);
§ требование защиты информации (операционная система должна иметь средства аутентификации и идентификации, иметь встроенные средства аудита доступа к информации);
§ требование минимизации затрат на сопровождение и поддержку;
§ требование эргономичности.
К системе управления базами данных, используемой для разработки и использования базы данных, можно выдвинуть следующие требования:
§ требование надежности (СУБД должна позволять пользователям и системным администраторам восстанавливать предыдущее состояние СУБД без потери данных);
§ требование защиты информации (СУБД должна иметь средства аутентификации и идентификации, иметь возможность разграничения доступа к объектам базы данных – различные группы пользователей должны иметь различные права на доступ к объектам базы данных);
§ требование модифицируемости (база данных должна быть легко расширена при помощи добавления новых объектов);
§ требование минимизации затрат на сопровождение и поддержку;
§ требование эргономичности.
Программное обеспечение – совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и прикладное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).
К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows ХР.
Для эффективной работы с большим информационным потоком, база данных в составе ЭИС должна отвечать следующим требованиям:
· хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;
· простота обращений пользователей к БД;
· возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;
· поиск информации по различным группам признаков;
· возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.
Для создания базы данных, а также самого разрабатываемого программного средства, осуществляющего доступ к данным базы, было принято решение использовать MicrosoftAccess2003.
Access— это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Accessможно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.
Система Access— это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access(например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.
В Accessв полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Accessснабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Accessподдерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.
Реляционная обработка данных в Accessза счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Accessможет использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQLServer.
Система Accessподдерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.
Мастер (Wizard) — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Accessоколо ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.
Accessпозволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII(в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML.
Связывание (присоединение) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCIIи SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Accessс их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxProи SQLServer.
Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG(WhatYouSeeIsWhatYouGet— что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.
В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов. Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра.
Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.
Одна из самых мощных возможностей Accessодновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета.
Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.
В Accessиспользуется то же самое графическое приложение, что и в MicrosoftWord, Excel, PowerPointи Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа AccessGraph.
1.7.
Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи,
обработки и выдачи информации
Ежедневно в компанию поступает большое количество договоров, заключенных с абонентами компании. Далее, необходимо по наличию документов оформить карточку клиента в системе и присвоить учётный номер договору. Для уменьшения рисков, связанных с возникновением ошибок и предлагается в наибольшей степени автоматизировать процесс сбора, передачи, обработки и выдачи информации.
Технология переработки информации начинается с формирования информационного ресурса, которые в последующем должен перерасти в информационный продукт.
Для реализации совершенствования автоматизации анализа и учёта реестра договоров было проанализировано состояние договоров компании ООО «Екатеринбург-2000»: все ли документы имеются для заведения карточки клиента в системе (для физических и юридических лиц), срок действия договора, тарифный план, необходимые подписи. Была рассмотрена структура и функциональность отделов компании. Немаловажными являются требования к организации сбора информации: достоверность, полнота, своевременность, точность.
Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации с пакета документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.
Сбор заключается в определении и регистрации на носителе данных количественных и качественных значений показателей, отражающих состояние объекта. Сбор данных отличается большой трудоемкостью, требует участия многих специалистов. Операции могут выполняться как вручную, так и с использованием техники.
Передача информации в системе производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПК). Последнее обеспечивает повышение оперативности.
Обработка информации – выполнение арифметических операций. При обработке экономической информации наибольший удельный вес имеет получение итогов.
Этап обработки информации на ЭВМ является наиболее автоматизированным. Здесь основную нагрузку несут программные средства. Их взаимосвязанная автоматическая работа обеспечивает математическую и логическую обработку информации, вывод по заданным формам результатных данных.
Обработка данных. Сортировка, корректировка, накопление и обработка являются основными в процессе функционирования системы. Существуют виды сортировки: упорядочение, распределение, объединение. Сортировки подразделяются также на внутренние и внешние.
Корректировка – процесс, позволяющий поддерживать файлы данных в актуальном состоянии. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение. Объектами корректировки могут быть записи файлов или отдельные поля записи. Корректировка автономных файлов существенно отличается от корректировки базы данных; во втором случае корректировка осуществляется по соответствующим связям файлов.
Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.
Вывод информации. По способу отображения информации различают.
- вывод данных на бумагу, машинные носители;
- вывод на видеотерминалы.
продолжение
--PAGE_BREAK--2. Проектная часть
2.1. Содержательная постановка задачи совершенствования учета, ведения и анализа реестра договоров в компании
Главной целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы учета реестра договоров в компании ООО «Екатеринбург-2000».
Основные задачи системы:
- автоматизация учета договоров;
- оформление необходимых документов;
- оперативное формирование журналов и отчетов;
- повышение скорости получения информации.
Можно выделить следующие цели автоматизированного варианта решения задачи:
- сокращение времени обработки и получения данных о договорах компании;
- автоматизированный учет договоров;
- автоматизированная подготовка документов;
- повышение степени достоверности информации о договорах компании;
- повышение степени защищенности информации;
- повышение степени достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Целесообразность решения задачи заключается в том, что она уменьшает ручной труд, сокращает затраты, количество ошибок, повышает оперативность получения информации.
Методом решения задачи являются программные средства, которые реализуются посредством MicrosoftAccess для Windows.База данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат MicrosoftAccess2000). Обновление файла базы данных происходит по мере необходимости при корректировке данных хранящихся в базе. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.
Процесс обработки данных предполагается осуществлять в диалоговом режиме. Данный режим обработки наиболее понятен пользователю, а значит повышает эффективность работы с программой.
Следует отметить, что для повышения эффективности процесса управления учета договоров работу с проектируемой программой необходимо осуществлять постоянно.
Требования к программному обеспечению. Система, работающая в операционной среде MSWindows98 и выше, использующая высоконадежную и профессиональную СУБД.
Основные преимущества:
- устойчивость при работе с программой, гарантированную полноту сохранности информации;
- режим реального времени, возможность в любой момент получить отчет, соответствующий текущему состоянию;
- простота освоения, встроенная система гипертекстовой справкой позволяет начинать работу с программой любому пользователю, знакомому с основными работами в операционной среде MSWindows;
- минимальные требования к аппаратному и системному обеспечению.
Технологический метод решения задачи. Применяется счетно-аналитический метод решения задачи с использованием типовых проектных решений:
- сбор и регистрация данных;
- ввод данных;
- обработка данных;
- корректировка;
- накопление данных;
- вывод информации на экран или печать.
Требования к организации сбора входной информации. К основным требованиям организации сбора входной информации относятся:
- своевременность;
- точность;
- постоянство обновления;
- контроль информации;
- достоверность.
продолжение
--PAGE_BREAK--2.2. Алгоритм решения задачи
Алгоритм решения задачи учета договоров состоит из следующих этапов:
1) сбор информации об адресах офисов, тарифных планах, стандартах связи, Правилах предоставления услуг сотовой связи, абонентских номерах;
2) создание и заполнение справочников на основе собранных данных (создание справочников Место заключения договоров, Тарифные планы, Стандарты связи, Типы абонентов, Данные о номерах телефонов);
3) создание форм – Главная форма, Договора, Абоненты (физические лица), Абоненты(юридические лица), Место заключения договоров, Тарифные планы, Стандарты связи, Типы абонентов, Данные о номерах телефонов.
4) формирование выходных документов – Карточка договора.
5) формирование отчетов –Реестр договоров, Договор.
да
нет
продолжение
--PAGE_BREAK--Рис. 2.1 Блок-схема алгоритма решения задачи
2.3. Информационное обеспечение задачи
2.3.1. Характеристика входной информации
Для формирования базы данных необходимо заполнить справочники нормативно-справочной информации (НСИ). НСИ выполняет роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задачи. Информация, поступает от пользователя в систему во время диалога, по содержанию является либо командами, выполняя те или иные операции, либо данными.
Данные –это информация числового или текстового характера, помещаемая в базу данных. Занесение данных ведется с использованием экранных форм в соответствующие справочники.
В данной задаче создаются файлы базы данных реляционного типа, которые связаны с файлами баз данных входной оперативной информации.
При ведении системы нормативно-справочной информации (НСИ) соблюдаются следующие принципы организации:
- уникальность и единство обозначения одного и того же объекта для любой задачи в рамках системы, что обеспечивает информационную связь между задачами;
- возможность подключения новых классификаторов и справочников и сопряжения их с существующими;
- взаимоувязка элементов НСИ;
- оперативность внесения изменений в элементы НСИ.
Входная информация может располагаться на различных носителях: первичные документы, машинные носители. Справочники разработанной базы данных: Место заключения договоров, Тарифные планы, Стандарты связи, Типы абонентов, Данные о номерах телефонов.
Справочник Место заключения договоров хранит информацию о населенных пунктах, в которых заключаются договора.
Таблица 2.1 Структура таблицы Место заключения договоров
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код офиса
Длинное целое (автоинкремент)
Наименование офиса
Текстовое
30
Справочник Тарифные планы хранит информацию о тарифных планах.
Таблица 2.2
Структура таблицыТарифные планы
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код тарифного плана
Длинное целое (автоинкремент)
Наименование тарифного плана
Текстовое
25
Справочник Стандарты связи хранит информацию о стандартах связи.
Таблица 2.3
Структура таблицыСтандарты связи
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код связи
Длинное целое (автоинкремент)
Наименование стандарта связи
Текстовое
10
Справочник Типы абонентов предназначен для хранения данных о юридических типах абонентов.
продолжение
--PAGE_BREAK--Таблица 2.4 Структура таблицы Типы абонентов
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код типа
Длинное целое (автоинкремент)
Наименование типа
Текстовое
30
Справочник Данные о номерах телефонов предназначен для хранения информации о номерах SIM-карт и абонентских номерах.
Таблица 2.5
Структура таблицыДанные о номерах телефонов
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код устройства
Длинное целое (автоинкремент)
Номер устройства
Текстовое
20
Номер абонентского телефона
Текстовое
20
При вводе информации производится автоматическая подстановка данных из справочников при выборе нужных из ниспадающего списка. За вводимой информацией осуществляется следующий контроль: контроль формата записи; контроль предельных значений; логический контроль; контроль состава показателей в документе, которые не должны повторяться.
Рис. 2.2. Экранная форма Справочник Место заключения договоров
Рис. 2.3. Экранная форма Справочник Тарифные планы
Рис. 2.4. Экранная форма Справочник Стандарты связи
Рис. 2.5. Экранная форма Справочник Типы абонентов
Рис. 2.7. Экранная форма Справочник Данные о номерах телефонов
Входные документы содержат первичную информацию, отражающую состояние объекта.
Входными документами по автоматизации учета являются:
- данные для загрузки файлов информационной базы (задаются в режиме диалога при выполнении соответствующей сервисной программы);
- данные, вводимые с абонентского договора;
- данные, вводимые с пакета документов клиента;
На основании договоров с абонентами формируется таблица Договора. Таблица заполняется с соответствующего бумажного документа с помощью экранной формы (рис.2.6). Структура таблицы Договора представлена в таблице 2.6.
Таблица 2.6
Структура таблицыДоговора
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
№ договора
Длинное целое (автоинкремент)
Код абонента
Числовой
Код связи
Числовой
Код устройства
Числовой
Код тарифа
Числовой
Условие 1
Логический
Условие 2
Логический
Дата заключения
Дата/время
Код офиса
Числовой
Рис. 2.6. Экранная форма таблицы Договора
На основании заведенного договора и пакета документов клиента формируется таблица Абоненты. Она заполняется с соответствующего бумажного документа с помощью экранной формы (рис.2.8). Затем, из исходных данных формируются две отдельные формы: одна для физических лиц, другая – для юридических лиц. Структура таблицы Абоненты представлена в таблице 2.7.Структура форм Абоненты (Физические лица) и Абоненты (Юридические лица) представлена на рис.2.9. и рис.2.10. соответственно.
Таблица 2.7
Структура таблицыАбоненты
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код Абонента
Длинное целое (автоинкремент)
Код типа
Числовой
ФИО абонента
Текстовое
50
Дата рождения
Дата/время
Документ
Текстовое
15
Серия
Числовой
Номер документа
Числовой
Дата выдачи
Дата/время
Кем выдан
Текстовое
50
Адрес
Текстовое
50
Почтовый адрес
Текстовое
50
Контактный телефон
Числовой
Контактный факс
Числовой
E-mail
Текстовое
25
Наименование организации
Текстовое
30
Грузополучатель
Текстовое
50
ИНН
Числовой
КПП
Числовой
Расчетный счет
Числовой
Корреспондентский счет
Числовой
Банк
Текстовое
25
БИК
Числовой
Должность руководителя
Текстовое
30
Уполномоченное лицо
Текстовое
30
Номер доверенности
Числовой
От (дата)
Числовой
По документу
Текстовое
30
Рис. 2.8. Экранная форма таблицы Абоненты
Рис. 2.9. Экранная форма таблицы Абоненты (Физические лица)
Рис. 2.10. Экранная форма таблицы Абоненты (Юридические лица)
2.3.2. Характеристика выходной информации
Выходная документация содержит в себе сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки (табл. 2.8).
Таблица 2.8
продолжение
--PAGE_BREAK--Структура и периодичность выходной информации
Документ
Периодичность
Реестр договоров
Ежемесячно
Карточка договора
По требованию
В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические отображения. Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатных устройствах.
В результате системы составляются следующие выходные документы:
Рис. 2.11. Экранная форма «Реестр договоров»
Рис. 2.12. Договор на заключение с абонентом.
2.3.3. Используемые классификаторы и системы кодирования
Классификаторы позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество, также обеспечивают сокращение объема хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации и ее обработку.
Кодированием называется процесс присвоения объектам кодовых обозначений. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов и в обеспечении достоверности кодируемой информации.
Выбор системы классификации зависит от количества классификационных признаков. Различают иерархическую и многоаспектную системы классификации.
Иерархическая система предполагает разбиение на подмножества, которые находятся в соподчиненности между собой.
Системы кодирования делятся на регистрационные и классификационные. Для идентификации объектов, которые не требуют предварительной классификации и не зависят от решаемой задачи, используется регистрационная система кодирования.
Различают порядковую и серийно-порядковую системы кодирования. При порядковой объекты регистрируются в последовательном порядке, признаки классификации отсутствуют. При серийно-порядковой кодируются объекты с одинаковыми признаками, находящимися в соподчиненности между собой. Таким образом, существует возможность расширения кодируемого множества объектов и разбиение по признакам классификации.
При проектировании системы классификации и кодирования были учтены следующие требования:
В компании ООО «Екатеринбург-2000» для учета договоров применяется порядковая система кодирования, т.к. порядковая система наиболее соответствует простоте и стабильности номенклатур применяемых на предприятии, где каждому элементу кодируемого множества присваивается номер по порядку, без какого – либо пропуска номеров, что обеспечивает сплошное использование емкости кода и его минимальную длину, но не оставляет резерва для включения дополнительных позиций.
2.4. Схема взаимосвязей программных модулей и файлов
В данной структуре представлена взаимосвязь «один ко многим», где одной записи данных первого объекта (родительской, основной) будет соответствовать несколько записей второго объекта (дочерний, подчиненный) ( рис.2.13)
Технология внутримашинной организации задается последовательностью реализуемых процедур -схем взаимосвязи программных модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это -ввод, контроль, перезапись информации с одного носителя на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод на печать и т.п.).
Рис. 2.13. Схема взаимосвязи таблиц базы данных
Модуль работы со справочниками включает в себя справочники:
§ место заключения договоров;
§ тарифные планы;
§ стандарты связи;
§ типы абонентов.
Назначением данного модуля является поиск и подготовка справочной информации.
Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режимам, под диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. К диалоговой системе относятся главное меню и диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы, активизируемые пользователем или программные события.
Модуль «Формирование входной информации» предназначен для ввода первичных данных и просмотра ранее занесенных. Данный модуль включает в себя заведение договоров, тарифных планов, стандартов связей, городов, типов абонентов с помощью специальных форм. Использование форм дает преимущества:
- при вводе данных в поля автоматически проверяется допустимость данных в соответствии с правилами целостности;
- поле ввода может быть представлено в виде списка допустимых значений, из которых выбирается нужное;
- командные кнопки формы могут выполнять действия, связанные с текущей записью, выводимой в форме.
Модуль «Формирование документов» выполняет функции формирования печатных форм. Отчеты формируются, используя запросы, которые обрабатывают исходную информацию в соответствии с заданными параметрами пользователя. Отчеты используются для представления данных в таком виде, чтобы обеспечить полезность информации и возможность принятия решений.
2.5. Руководство пользователя
продолжение
--PAGE_BREAK--Область применения
Автоматизированная картотека договоров может использоваться в других подсистемах для анализа и прогноза. Справочники могут использоваться такими отделами как, Контакт-центр и Служба по абонентскому обслуживанию.
Краткое описание возможностей. Программа позволяет формировать справочники типы абонентов, тарифные планы, стандарты связи, место заключения договоров (населенные пункты), вести автоматизированный учет договоров, формировать выходную информацию по всем договорам, формировать отчеты об абонентах компании.
Уровень подготовки пользователей. Базовые навыки владения компьютером, специальных знаний не требуется. Назначение и условия применения
Назначение. Создание автоматизированной системы позволит вводить данные в базу с контролем информации, ускорит работу специалиста, повысит качество обработки документов.
Автоматизация также позволит избежать ошибок, возникающих при заполнении вручную. Это снизит затраты на обнаружение и исправление ошибок. Кроме того, система позволит правильно и вовремя формировать выходные документы, необходимые для отчетности.
Цели автоматизации:
- повышение эффективности работы с клиентами;
- оперативное получение необходимой информации;
- повышение эффективности обработки данных;
- повышения качества контроля работы;
- автоматизация отчетов;
- повышение эффективности работы за счет использования новых информационных технологий.
Условия применения.
- ОС Windows95/98 и выше
- MSAccess1997 и выше
Подготовка к работе
Программа загружается из файла «Договора.mdb». При запуске программы открывается окно MSAccess(см. рис. 2.14).
Рис. 2.14. Окно программы при запуске
Описание операций
1. Работа с договорами.
Работа с системой начинается с главной формы «Работа с договорами», на которой расположены кнопки Список договоров, Абоненты (физические лица), Абоненты (юридические лица) (рис. 2.15).Открыть форму для заведения договора можно нажатием кнопок Абоненты (физические лица) для заведения физических лиц, и Абоненты (юридические лица) для заведения юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, расположенной на главной форме «Работа с договорами». Окно формы Абоненты (физические лица) (рис. 2.16), окно формы Абоненты (юридические лица) (рис. 2.17).
Рис. 2.15. Главная форма программы «Работа с договорами»
Рис. 2.16. Окно программы заполнения договоров для физических лиц
Рис. 2.17. Окно программы заполнения договоров для юридических лиц
Перемещение между записями осуществляется с помощью кнопок, расположенных вверху окна. Для того чтобы завести новый договор необходимо нажать на кнопку с карандашом, для удаления записи нажать на кнопку с корзиной, расположенные вверху формы. Сохранение записи происходит с помощью кнопки сохранить, расположенной вверху окна. Поиск договора осуществляется через кнопку найти запись. После заполнения всех реквизитов, необходимо сохранить запись. Выйти из формы можно нажав на кнопку закрытия окна, расположенную в правом верхнем углу окна.
2. Заполнение справочников.
Заполнение справочников начинается с выбора справочника из меню Справочники главного меню программы. В программе имеются пять различных справочников: типы абонентов, тарифные планы, стандарты связи, место заключения договора, данные о номерах телефонов. В форме типы абонентов (рис.2.18) заводятся наименования юридических типов клиентов.
Перемещение между записями осуществляется с помощью кнопок, расположенных внизу окна. Для того чтобы добавить новую запись необходимо нажать на кнопку с карандашом, для удаления записи нажать на кнопку с корзиной. После заполнения юридических типов, необходимо сохранить запись Сохранение записи происходит с помощью кнопки сохранить, расположенной внизу окна. Выйти из формы можно нажав на кнопку закрытия окна, расположенную в правом верхнем углу окна.
Рис. 2.18. Окно программы заполнения справочника Типы абонентов.
В форме тарифные планы заводятся наименования тарифных планов компании (рис.2.19).
Рис. 2.19. Окно программы заполнения справочника Тарифные планы.
В форме стандарты связи заводятся наименования стандартов связи на предоставление услуг сотовой радиотелефонной связи (рис.2.20).
Рис. 2.20. Окно программы заполнения справочника Стандарты связи.
В форме место заключения договоров заводится наименование населенных пунктов, в которых заключаются договора (рис.2.21).
Рис. 2.21. Окно программы заполнения справочника Место заключения договров.
В форме данные о номерах телефонов заводятся данные о номерах SIM-карт и абонентских номерах (рис.2.22).
Рис. 2.22. Окно программы заполнения справочника Данные о номерах телефонов
3. Работа с отчетами.
Для формирования отчета необходимо выбрать название отчета Список договоров из главного меню программы (рис. 2.23).
Для распечатки отчетов необходимо нажать кнопку Печать на панели инструментов, либо зайти в меню Файл и выбрать пункт Печать.
Рис. 2.23… Окно программы работы с отчетами
4. Выход из программы.
Для выхода из программы следует выбрать пункт «Выход» из главного меню.
продолжение
--PAGE_BREAK--