Учет кассовых операций осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.
Банк России установил единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, изложенные в приложении к Порядку ведения кассовых операций.
Ревизия проводится внезапно. Во время ревизии прекращаются прием и выдача денежных средств. Посторонние лица в кассовое помещение не допускаются. Перед началом ревизии проверяются наличие у кассира обязательства о материальной ответственности, приказ о его назначении на работу, расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций.
Перед началом ревизии у ревизора должен быть акт ревизии наличных денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), фактически находящихся в кассе организации. В преамбуле акта содержится расписка кассира о том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственных лиц, сдавших и принявших ценности, и бухгалтерии).
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается.
В кассовом листе по строке «В том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии» отражается сумма денег, выданная по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые еще не закрыты, и номер расходного ордера по ним не присвоен. На момент ревизии все кассиры-раздатчики должны сдать деньги главному кассиру и расписаться в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
В присутствии членов комиссии кассир вносит в кассовую книгу неотраженные кассовые ордера и выводит остаток. После проверки кассового отчета инвентаризационная комиссия приступает к подсчету фактического наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе.
Главный кассир открывает сейф и в присутствии комиссии подсчитывает деньги и другие ценности, а затем их пересчитывает ревизор. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не принимаются. При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются. В виде исключения разрешается засчитывать выплаченные суммы по платежным ведомостям, по которым выплата еще не закончена и не истек срок разрешительной надписи, как наличные деньги. Все предъявленные кассиром частные расписки и другие незаконные документы перечисляются в акте ревизии с указанием, когда, кому, для какой цели, сколько и по чьему распоряжению (или без распоряжения) выданы деньги.
Наличные деньги пересчитываются полистно по купюрам, пачки денег следует распечатать и проверить количество денег в них прямым счетом. Закончив пересчет наличных денег, ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных билетов), бланков строгой отчетности, ценных бумаг. Фактические остатки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. Ревизор обязан тщательно проверить достоверность представленных объяснений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других Ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Наличие бланков ценных бумаг и других документов строгой отчетности проверяется по видам бланков (по акциям, например, именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров этих бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При проверке расходных и приходных кассовых ордеров, подшитых к отчету кассира, ревизор устанавливает наличие номера, даты и подписи. Случай расхождения дат составления приходного кассового ордера и фактического оприходования в кассу поступивших сумм может свидетельствовать о незаконном использовании в течение какого-либо срока денежных средств для других целей или о попытке скрыть фактическое поступление денег в кассу.
На практике встречаются следующие приемы использования недоброкачественных первичных документов:
• к отчету подшиваются первичные документы, изъятые из архива, которые могут отличаться цветом, видом (пожелтевшие, выцветшие, помятые, проколотые, со следами от подшивки), формой, подтертыми датами, подписями и т.п.;
•травление, подчистка, дописка документов и т.п.;
• качественно сделанные копии.
Ревизор должен отличать признаки копий, произведенных на средствах тиражирования. С помощью лупы или на просвет ревизор может обнаружить внесенные исправления или копирование документов. Подделку документов проще обнаружить при внимательной сверке номеров, дат, подписей. Обычно учесть в копии все отметки в документе, проходящем через многих исполнителей, не удается.
Документы, не соответствующие требованиям Положения о ведении кассовых операций, не признаются оправдательными. В процессе ревизии необходимо тщательно проверять достоверность операций, отраженных в таких документах.
При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте ревизии указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Недостача взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Ревизия отражения кассовых операций в учете. Одновременно с ревизией кассы предприятия ревизор проверяет правильность отражения приходно-расходных операций на соответствующих счетах баланса. На каждом первичном документе или кассовом отчете бухгалтер предприятия должен указывать балансовый счет. Например, если из кассы выдана подотчетная сумма работнику, на расходно-кассовом ордере в графе «Дебет» должно быть указано «71», т.е. приводится номер счета «Расчеты с подотчетными лицами». Если такой порядок не соблюдается, ревизор отмечает это как нарушение. В ревизионной практике известны случаи обнаружения хищений денежных средств, совершаемого путем составления подложных закупочных актов на приобретение товаров (которые, как правило, осуществляют подотчетные лица). В закупочных актах указывались более высокие цены на товары, чем те, по которым они фактически приобретены, в результате чего разница присваивалась.
Ревизор проводит сплошным или выборочным методом сверку и остов по дебету и кредиту, а также остатков денег, показанных в кассовых отчетах, журналах, ведомостях и книгах. При обнаружении случаев неоприходования денег или разрыва между датами получения денег согласно выписке банка и оприходования их по кассе ревизор обязан выяснить причины и определить виновных лиц, обязанных письменно объяснить указанные злоупотребления и нарушения Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка средств следует определить, правильно ли отражены по кассе наличные деньги, внесенные в банк на счета ревизуемой организации. Для этого ревизор составляет отдельную ведомость, где указывает дату и номер расходного кассового ордера, номер и дату квитанции банка о приеме денег, сумму и дату выписки банка, в которой отражено поступление денег. При анализе полноты и своевременности оприходования поступивших наличных денег из прочих источников рекомендуется проводить встречные проверки.
Ревизорами были вскрыты случаи хищений денежных средств, полученных в кассу с расчетного счета, путем умышленного завышения итогов за месяц в журнале-ордере по кредиту счета 50 «Касса» (в корреспонденции с различными счетами, например, 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») и одновременно в дебетовой ведомости к нему (в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета»). Учитывая такую возможность, ревизор должен наряду с проверкой документальной обоснованности записей в указанном регистре производить также арифметическую проверку подсчетов месячных итогов.
Одновременно с кассовыми операциями следует проверять реальность денежных средств в пути, к которым относятся:
• денежные средства, сданные в банк, по которым еще нет банковской выписки о зачислении на расчетный счет организации;
•денежные средства, сданные инкассаторам на перевозку в банк или из банка;
•денежные средства, перевозимые инкассаторами из операционной кассы в кассу организации.
При ревизии этих средств сначала проверяется фактическое состояние денежных средств в пути на день ревизии (или на другое ближайшее число) путем тщательной проверки каждой квитанции банка или копии препроводительной ведомости на выручку, сданную в банк, но не зачисленную на расчетный счет организации на эту дату. Затем проверяются обороты, т.е. операции с денежными средствами в пути, посредством сверки квитанций банка или копий препроводительных ведомостей на сданную выручку с выписками банка о зачислении сумм на расчетный счет организации. В результате этого выясняются полнота и своевременность зачисления, а также отражения банком денежной выручки организации на его расчетном счете