Основные применения компьютеров в административном управлении следующие.
Электронный офис. Это система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники. В нее обычно входят такие компоненты, как:
текстовые редакторы; интегрированные пакеты программ; электронные таблицы; системы управления базами данных; графические редакторы и графические библиотеки (для получения диаграмм, схем, графиков и др.); электронные записные книжки; электронные календари с расписанием деловых встреч, заседаний и др.; электронные картотеки, обеспечивающие каталогизацию и поиск документов (писем, отчетов и др.) с помощью компьютера; автоматические телефонные справочники, которые можно листать на экране, установить курсором нужный номер и соединиться. Более подробно многие из перечисленных компонент описаны в главе 6 «Программное обеспечение».
Автоматизация документооборота с использованием специальных электронных устройств:
адаптера (лат. adaptare — приспособлять) связи с периферийными устройствами, имеющего выход на телефонную линию; сканера (англ. scan — поле зрения) для ввода в компьютер документов — текстов, чертежей, графиков, рисунков, фотографий. Электронная почта. Это система пересылки сообщений между пользователями вычислительных систем, в которой компьютер берет на себя все функции по хранению и пересылке сообщений. Для осуществления такой пересылки отправитель и получатель не обязательно должны одновременно находиться у дисплеев и не обязательно должны быть подключены к одному компьютеру.
Отправитель сообщения прежде всего запускает программу отправки почты и создает файл сообщения. Затем это сообщение передается в систему пересылки сообщений, которая отвечает за его доставку адресатам. Спустя некоторое время сообщение доставляется адресату и помещается в его «почтовый ящик», размещенный на магнитном диске. Затем получатель запускает программу, которая извлекает полученные сообщения, заносит их в архив и т.п.
Система контроля исполнения приказов и распоряжений.
Система телеконференций. Это основанная на использовании компьютерной техникисистема, позволяющая пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а иногда, и во времени, участвовать в совместных мероприятиях,таких, как организация и управление сложными проектами.
Пользователи обеспечиваются терминалами (обычно это дисплеи и клавиатуры ), подсоединенными к компьютеру, которые позволяют им связываться с другими членами группы. Для передачи информации между участниками совещания используются линии связи.
Работа системы регулируется координатором, в функции которого входит организация работы участников совещания, обеспечение их присутствия на совещании и передача сообщаемой ими информации другим участникам совещания.
В некоторых системах телеконференцсвязи участники имеют возможность «видеть» друг друга, что обеспечивается подсоединенными к системам телевизионными камерами и дисплеями.