Компьютерный / машинный документ – это документы, создаваемые, обрабатываемые, хранимые и предоставляемые адресату с помощью компьютерной техники и современных электронных средств передачи информации[19].
Помимо указанных терминов в настоящее время в отечественном праве широко используют ряд синонимов, имеющих ограниченное значение, потому охваченных понятием машинного документа. В ФЗ об ЭЦП есть понятие «электронный документ», в ФЗ о бухгалтерском учете – «документы на машинном носителе».
«Электронный документ» - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
У нас в праве документы отражаются в двух видах – это документы-доказательства (где важна информация в документе) и документы - вещественные доказательства (где важны следы на документе).
Каковы особенности машинных документов?
1. Возможность обособления процедуры подготовки первичной информации и процедуры создания итогового документа.
2. Отделение содержания документа от его материального носителя без утраты и изменения содержания документа.
3. Возможность неоднократного изменения формы предоставления документированной информации без изменения её содержания.
4. Возможность изменения содержания документа без изменения формы его представления и носителей.
5. Возможность изменения содержания документа без изменения реквизитов.
1.1. История появления компьютерных / машинных документов.
А) До СССР. Термин «документ» введен Петром I, в переводе с латинского языка означает «письменное доказательство». Он рассматривался как письменный источник закрепленной на нем информации. В середине 20-го века в документалистике (а потом и в праве) документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде. Начиная с этого времени в праве существуют две концепции:
- документы – письменные доказательства (традиционная концепция),
- концепция документа, который получил название «информационный». В этой концепции «документ» – это любой материальный носитель, предназначенный для передачи информации во времени и пространстве.
Б) СССР. Первыми новыми типами неписьменных документов, получивших официальное закрепление, были микрофильмы в 1979 году. Было издано положение, согласно которому микрофильм стал использоваться в качестве документа. В 1990 году документы, которые можно было использовать, пополнились аудио, видео и фотодокументами.
В) РФ. Впервые на законодательном уровне определение документа, не связанного с его письменной формой было утверждено 23.11.1994 в ФЗ «Об обязательном экземпляре документа»:
Документ – это материальный объект, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Прогресс этого определения был в отделении понятия документа от его письменной формы.
Тем не менее, буквальное прочтение исключало из сферы применения закона компьютерные документы в форме двоичного кода, поскольку законодатель пытался дать исчерпывающее определение всех форм фиксации документов, где компьютерного документа не было.
В итоге, окончательно компьютерные документы были легализованы после ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» 25.01.1995 (не путать с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» 27.07.2006) и первой части ГК РФ. В ст. 160 и 434 ГК РФ содержались указания на условия признания юридической силы машинных документов. А в ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) было введено понятие документа, полученного из автоматизированной информационной системы.
Г) В настоящее время действует определение документированной информации, которое сформулировано в ФЗ «Об информации»:
Документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном законодательством случае, её материальный носитель.
В ч. 2 ст. 11 ФЗ «Об информации» говорится о необходимости документирования в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. В ч. 3 ст. 11 того же закона перечисляются условия, при которых электронные сообщения и обмен такими сообщениями признаются электронными документами и обменом электронными документами. В ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта 27.02.1998 №28, «документ» и «документированная информация рассматриваются» как синонимы.
1.2. Части документа (в том числе компьютерного / машинного документа):
1) Содержание документа – это информация, независимо от формы её представления, зафиксированная путем её документирования. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Содержанием может выступать любая информация: сведения, сообщения и данные независимо от формы представления.
2) Материальный носитель документа.
Законодатель не раскрывает это понятие, но есть ряд понятий в правовых актах, который позволяет нам понять, что это такое. Например, в статье 1 ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в РФ» материальный носитель, содержащий информацию, определяется как дактилоскопические карты, носители магнитных и иных видов записи.
Ст. 2 ФЗ «О государственной тайне»: носитель сведений гостайны – это материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения гостайны находят свое выражение в виде символов образов, сигналов, технических решений и процессов.
ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело»: носитель документированной информации – это материальный объект, используемый для закрепления речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде.
Следовательно, материальный носитель документа – это материальный объект, в т.ч. физическое поле, в котором информация отображена в виде символов и сигналов и обладающий реквизитами, позволяющими определить данную информацию или в установленных законом случаях материальный носитель.
3) Реквизиты документа, функция которых определить содержание документа или в установленных законом случаях материальный носитель.
Право знает довольно значительное количество реквизитов тех или иных документов. Можно выделить две большие группы функций реквизитов:
- Информационная группа функций: т.е. когда, кем составлен документ. Дата, название организации, ФИО.
- Удостоверительная или защитная группа функций. Выполняя эту функцию, реквизиты подтверждают подлинность сведений, содержащихся в документе, и защищают их от фальсификации.
Для нас наиболее важна удостоверительная функция реквизитов. Анализ законодательства подсказывает, что эта функция реквизитов отделяет документированную информацию от недокументированной обычной информации. ФЗ использует термин «определить информацию». Задача определения информации с помощью реквизитов заключается в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего потребителю. И при необходимости подтверждение этого тождества в предусмотренной законом форме.