--PAGE_BREAK--2 Word. Принципы работы функции слияния. Создание основного документа из источника данных
Текстовый процессор Microsoft Word обладает достаточно большим набором функций, которые позволяют не только быстро, красиво и удобно оформлять документы и текстовые материалы, но также автоматизировать отдельные процессы, например, печать поздравлений и почтовых конвертов при массовой рассылке.
Однако большинство пользователей персональных компьютеров даже не подозревают о некоторых весьма полезных функциях Word.
Назначение функции «Слияние»
Функция «Слияние» предназначена для того, чтобы за максимально короткий срок подготовить документы или иные материалы, отличающиеся друг от друга несколькими реквизитами или фразами. Как это можно применить на практике?
Пример 1
Вы хотите подготовить письма-поздравления и отправить их почтой всем своим клиентам. Как привило, письма будут иметь одинаковый текст. Но их вежливее сделать именными, т.е. обращаться в каждом их них к конкретному человеку. Если подходить к созданию поздравлений индивидуально (каждое письмо редактировать, изменяя адресную часть, а потом распечатывать его), то при большом количестве писем-поздравлений такая работа может занять несколько часов или даже целый день. А на подписание конвертов или их печать уйдет еще больше времени, чем на подготовку самих поздравлений.
Именно для решения таких задач удобнее всего будет использовать функцию «Слияние». Вам достаточно будет создать одно поздравление, содержащее типовой текст для всех экземпляров, и всего лишь один конверт с обратным адресом вашей компании. А затем добавить для изменяющейся информации специальные поля-заполнители, в которые в процессе слияния будет подставляться уникальная для каждого экземпляра информация.
Функция «Слияние» в программе MSWordпозволит, во-первых, сэкономить драгоценное время, а во-вторых, избавиться от рутинных операций по редактированию каждого экземпляра письма.
Функцию «Слияние» можно использовать для подготовки:
– поздравлений и приглашений, писем с иным содержанием;
– почтовых конвертов;
– электронных сообщений;
– этикеток, наклеек и т.д.
Принципы работы функции «Слияние»
Сначала рассмотрим основные принципы работы этой функции, а затем подробно и на примерах разберемся, как подготовить письма-поздравления, заполнить для них почтовые конверты, а также сделать рассылку поздравлений по электронной почте.
В процессе слияния участвуют три элемента:
1. Основной документ, который содержит постоянную информацию и поля-заполнители. В процессе слияния именно в поля-заполнители подставляются уникальные данные каждого документа или материала. Основной документ готовится в текстовом процессоре MS Word.
2. Файл данных или источник данных, содержащий уникальные для каждого документа сведения – они и будут подставляться в основной документ в процессе слияния. В качестве источника данных могут использоваться следующие типы файлов:
– лист или определенный диапазон ячеек в файле формата XLS, подготовленного в табличном процессоре MS Excel;
– файл текстового процессора MS Word в формате DOC, состоящий из одной таблицы;
– таблица или запрос, являющиеся частью файла базы данных в формате MDB и подготовленные в MS Access;
– текстовый файл формата TXT со столбцами, разделенными запятыми или знаками табуляции, и рядами, разделенными абзацами;
– список контактов MS Outlook, книга электронных адресов MS Outlook Express или MS Exchange;
– файл формата HTML, состоящий из одной таблицы.
3. Конечный набор документов, которые автоматически создаются в процессе слияния основного документа с источником данных.
Поэтому вначале необходимо подготовить основной документ и источник данных, а затем уже осуществить их слияние.
При работе с функцией «Слияние» можно использовать:
– специальную область задачи или
– панель инструментов «Слияние».
Чтобы открыть область задач (Рисунок 1), необходимо в строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем «Слияние».
Перед нами появится область задач, которая содержит пошаговые инструкции по выполнению процедуры слияния. С помощью кнопок «Далее» и «Назад», расположенных в ее нижней части, осуществляется переход к следующему шагу или возврат к предыдущему.
Также слияние можно производить с помощью панели инструментов «Слияние». При этом необходимо отметить, что данная панель инструментов имеет некоторые дополнительные возможности, которые отсутствуют в области задач. Поэтому мы рассмотрим более подробно функцию «Слияние», реализуемую именно с применением панели инструментов «Слияние» (Рисунок 2).
Панель инструментов «Слияние» можно разместить в пиктографическом меню MS Word несколькими способами:
1. В строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем – «Показать панель инструментов слияния» (Рисунок 1).
2. В строке меню выбрать команду «Вид», далее – «Панели инструментов» и затем – «Слияние».
Рисунок 1
Условные обозначения:
1 – строка меню;
2 – команда «Слияние»;
3 – область задач.
Рисунок 2 Панель инструментов «Слияние»
Условные обозначения:
1 – пиктограмма «Выбрать тип документа»;
2 – пиктограмма «Открыть источник данных»;
3 – пиктограмма «Адреса слияния», используемая для выбора и сортировки записей источника данных;
4 – пиктограмма «Блок адреса», позволяющая добавить в основной документ поле-заполнитель «AddressBlock» и выбрать для него формат;
5 – пиктограмма «Строка приветствия», позволяющая добавить в основной документ поле-заполнитель «GreetingLine»;
6 – пиктограмма «Вставить поля слияния»[1];
7 – меню «Добавить поле Word», использующееся для вставки специальных полей;
8 – пиктограмма «Поля/данные», позволяющая выводить на экран поля слияния или результаты слияния;
9 – пиктограмма «Затенение полей», позволяющая в общем тексте выделить поля слияния;
10 – пиктограмма «Сопоставление полей», позволяющая вручную выбрать данные для определенного поля слияния;
11 – пиктограмма «Размножить наклейки»;
12 – пиктограммы «Первая запись», «Предыдущая запись», «Перейти к записи», «Следующая запись», «Последняя запись» (позволяют найти конкретный готовый документ. Другой способ сделать это – ввести его номер);
13 – пиктограмма «Найти запись», открывающая диалоговое окно «Найти запись» для поиска готовых документов с конкретными данными;
14 – пиктограмма «Поиск ошибок», позволяющая получить отчет об ошибках;
15 – пиктограмма «Слияние в новый документ» (используется для создания нового полного документа, содержащего все только что созданные готовые документы, по одному готовому документу на страницу или раздел);
16 – пиктограмма «Слияние при печати»;
17 – пиктограмма «Слияние по электронной почте» (позволяет отправить готовые электронные сообщения. Для использования данной пиктограммы файл данных должен содержать столбец со списком адресов электронной почты каждого получателя);
18 – пиктограмма «Слияние при отправке по факсу» (данная пиктограмма будет активна только в том случае, если на компьютере установлены программное обеспечение для факса и факс-модем. При этом файл данных должен содержать столбец, в котором указан номер факса каждого получателя).
продолжение
--PAGE_BREAK--Создание поздравления
Перейдем к подробному описанию самого процесса. В качестве примера выберем создание поздравлений с Международным женским днем и почтовых конвертов к ним.
Подготовка источника данных
Начнем работу с подготовки файла данных (или источника данных) для слияния.
Как было отмечено выше, в качестве источника данных могут выступать различные типы файлов. В качестве примера мы выбрали наиболее распространенный и доступный вариант – файл формата XLS, подготовленный в программе MS Excel.
Если вы систематически проводите отправку одинаковых писем одной и той же группе людей, то лучше подготовить источник данных один раз, а потом по мере необходимости обращаться к нему. Это означает, что после создания его нужно будет поддерживать в актуальном состоянии (при необходимости корректировать адрес, добавлять новых «членов группы» и т.д.). Это, во-первых, позволит систематизировать информацию, которую все равно в том или ином виде вам приходится хранить, а во-вторых, избавит вас от необходимости создания источника данных каждый раз заново.
Необходимо сразу предусмотреть все категории данных, которые могут вам понадобиться в письмах или на почтовых конвертах. Например, обязательно должны присутствовать следующие категории данных:
– фамилия (в именительном падеже);
– имя и отчество, указанные полностью (для обращения в тексте письма);
– фамилия в дательном падеже (для указания на почтовом конверте);
– инициалы (для указания на почтовом конверте);
– пол (для написания обращения «Уважаемый/Уважаемая» в текстовой части письма (Рисунок 18));
– почтовый адрес;
– адрес электронной почты (для отправки писем по электронной почте);
а для должностных лиц необходимо также указать:
– наименование должности (в дательном падеже для отображения в реквизите «Адресат»);
– наименование организации.
Рисунок 3 Источник данных
Условные обозначения:
1 – строка, представляющая собой одну полную запись;
2 – столбец, представляющий собой категории данных.
В источнике данных все сведения должны быть организованы в столбцы и строки (Рисунок 3). При этом столбцы представляют собой категории данных (например, все почтовые адреса, все фамилии и т.д.), а каждая строка – полную запись, т.е. все сведения, которые должны или могут быть включены в один создаваемый документ или материал. Именно столбцы и строки позволяют вставлять во время слияния уникальные сведения в поля-заполнители и тем самым создавать необходимое количество документов или материалов.
Создание основного документа из источника данных
Прежде всего необходимо открыть новый документ и разместить панель инструментов «Слияние» в пиктографическом меню. Затем – выбрать тип документа, нажав на соответствующую пиктограмму () (Рисунок 4).
В результате на экране появится окно «Тип основного документа», в котором надо установить переключатель напротив одного из типов документа и нажать на кнопку «ОК». Для своего поздравления мы выберем тип «обычный документ Word».
Затем следует написать постоянный текст поздравления, отформатировать его и сохранить созданный документ (Рисунок 5).
Рисунок 4
Условные обозначения:
1 – панель инструментов «Слияние»;
2 – пиктограмма «Выбрать тип документа»;
4 – окно «Тип основного документа».
Рисунок 5
Добавляем поля-заполнители
После того как основной документ оформлен, можно переходить к добавлению полей-заполнителей. Для этого нажмите на пиктограмму «Открыть источник данных» () на панели инструментов «Слияние» (Рисунок 5). После этой операции на панели инструментов «Слияние» станут доступными пиктограммы, которые нам понадобятся для дальнейшей работы.
Напомним, что мы готовим поздравления с Международным женским днем, а файл данных создали не только для текущего слияния, но и для использования в дальнейшем. Поэтому источник данных содержит, как данные о женщинах, которых мы собираемся поздравлять в данный момент, так и о мужчинах. Соответственно, из нашей рассылки нам необходимо исключить ненужные строки. Для этого нажмем на панели инструментов на пиктограмму «Адреса слияния» () и тем самым откроем окно «Получатели слияния» (Рисунок 6). Оно предназначено для выбора тех записей, которые должны использоваться при слиянии. То есть с его помощью можно отключить ненужные строки с данными.
Рисунок 6 Окно «Получатели слияния»
В первом столбце окна «Получатели слияния» отмечаются значком галочка» те строки, которые должны участвовать в дальнейшем слиянии. По умолчанию на всех строках установлены данные значки, поэтому нам необходимо убрать «галочки» в ненужных строках.
Чтобы быстрее осуществить эту операцию, мы можем отфильтровать данные по столбцу «Пол». Для этого нажимаем в заголовке столбца на кнопку в виде перевернутого треугольника () и в появившемся меню выбираем значение «м». Когда данные отфильтрованы, нажимаем на кнопку «Очистить все» и затем снимаем фильтрацию. В итоге в источнике данных «галочками» остаются отмечены только записи, содержащие данные о женщинах (Рисунок 7).
Рисунок 7 Окно «Получатели слияния» с выборочным выделением строк для дальнейшего слияния
Рисунок 8 Окно «Добавление поля слияния»
Условные обозначения:
1 – пиктограмма «Вставить поля слияния»;
2 – окно «Добавление поля слияния».
Теперь можно переходить к добавлению полей-заполнителей, а точнее, в нашем случае, – к одному полю-заполнителю, которое будет использоваться для обращения. Для того чтобы добавить поле, нажмем на панели инструментов «Слияние» на пиктограмму «Вставить поля слияния» () и в открывшемся окне «Добавление поля слияния» выберем строку «Имя и Отчество» (Рисунок 8).
После вставки поля-заполнителя на палении инструментов «Слияние» активировались пиктограммы для просмотра результатов и осуществления самого слияния.
Теперь добавим перед полем-заполнителем «Имя и Отчество» прилагательное «Уважаемая», а после – восклицательный знак (Рисунок 9). Наш основной документ готов, сохраним его и можем запускать сам процесс слияния.
продолжение
--PAGE_BREAK--