--PAGE_BREAK--
Отправка сообщения
Итак, наше сообщение полностью готово к отправке. Нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная (Standard). Сообщения будет отправлено через учетную запись, указанную по умолчанию в диало говом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Account) (см. раздел «Новая учетная запись»).
Если вы имеете более чем одну учетную запись, воспользуйтесь еще одним нововведением Outlook 2002 — раскрывающимся списком Учетные записи (Accounts), в котором можно выбрать ту запись, через которую вы хотите отправить созданное сообщение. Тем самым получатель сообщения будет видеть адрес указанной учетной записи (и отвечать на него).
Поскольку ранее мы установили параметры проверки орфографии, то автоматически при отправке сообщения появится диалоговое окно Орфография (Spelling), предлагающее заменить или исправить то или иное неверное слово (если, конечно, такое встретится). Предположим, что произошла опечатка в слове «Данное».
Рис. 9.28. Диалоговое окно Орфография
В поле Нет в словаре (Not in dictionary) указано слово, которое Outlook считает неверным (при этом оно выделяется в тексте сообщения), в поле Заменить на (Change To) можно ввести исправленное слово или же выбрать его из списка предлагаемых замен — Варианты (Suggestions). Если ошибочное слово, с вашей точки зрения, верно, например это ваша фамилия, можно либо пропустить изменение его орфографии, нажав кнопку Пропустить, либо добавить в словарь пользователя, нажав кнопку Добавить (Add). Если вы не хотите тратить время на проверку орфографии сообщения, просто нажмите кнопку Отмена и согласитесь с предупреждением об отправке непроверенного до конца сообщения.
Если на вкладке Доставка почты (Mail Setup) диалогового окна Параметры (Options) не стоит флажок Отправлять сообщения немедленно (Sent immediately when connected), то Outlook переместит сообщение в папку Исходящие (Outbox). Сообщения, находящиеся в этой папке, фактически еще не отправлены, но формально абсолютно готовы к отправке. Таким образом, накопив определенную партию готовых сообщений, можно отправить их все разом, а не поодиночке. Данный подход очень удобен, поскольку, во- первых, суммарно на отправку сообщений затрачивается меньше времени (если ваш провайдер не имеет посекундной тарификаций), а во-вторых, есть возможность достать еще не отправленное сообщение и отредактировать перед окончательной отправкой.
И наконец, чтобы отправить окончательный вариант сообщения, нажмите кнопку Отправить/Получить (Send/Receive) на панели инструментов Стандартная.
После нажатия кнопки Отправить/Получить (Send/Receive) появится диалоговое окно Ввод сетевого пароля (Connect To), отображающее действия вашего компьютера и модема по подключению к провайдеру, после чего последуют набор номера и характерный шум от модема, оповещающий о его соединении с сервером провайдера. Как правило, после этого выполняется проверка имени и пароля пользователя, но в нашем случае этого не требуется.
После успешной установки соединения происходит отправка и прием сообщений. Графически этот процесс отображается в новом диалоговом окне Outlook — Ход отправки и получения сообщений Outlook (Outlook Send/ Receive Progress), изображенном на рис. 9.29.
В верхней части этого диалогового окна располагается индикатор прогресса, отображающий количество выполненных задач. Под задачей в данном случае подразумеваются отправка и прием сообщений по одной из учетных записей. В нижней части дается детальное описание каждой из задач. Если вы не хотите, чтобы данное диалоговое окно появлялось при каждой процедуре отправки и приема сообщений, включите соответствующий флажок под индикатором прогресса.
Диалоговое окно дополнительной информации содержит две вкладки Задачи (Tasks) и Ошибки (Errors). На вкладке Задачи (Tasks) в колонке Имя (Name) отображаются учетные записи, участвующие в выполнении процедуры отправки и приема сообщений, в колонке Выполнение (Progress) в виде индикатора прогресса — выполнение задания для каждой учетной записи. Если задача выполнена успешно, то слева от ее названия появляется зеленая галочка, в противном случае — красный восклицательный знак, сигнализирующий о наличии ошибки в процессе выполнения задачи. И наконец, в колонке Осталось (Remaining) отображается время, оставшееся до конца отправки и приема сообщений для данной учетной записи. Если при выполнении задачи произошла ошибка, ее код и описание можно просмотреть на соответствующей вкладке Ошибки (Errors), если же все задачи были выполнены успешно, эта вкладка остается пустой. Еще одним из преимуществ нового Outlook является синхронизация процесса отправки и приема сообщений: если раньше приходилось ждать, пока выполнится одна из задач, то теперь все они выполняются почти одновременно (синхронно).
Рис. 9.29. Диалоговое окно Ход отправки и получения сообщений Outlook
При необходимости пользователь может отменить выполнение задач для определенной учетной записи, для чего следует ее выделить и нажать кнопку Отменить задачу (Cancel Task). Для отмены всех задач для всех учетных записей нажмите кнопку Отменить все (Cancel All). Пользователь может посмотреть информационную панель, нажав кнопку « Подробности (« Details).
После успешной отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent). Таким образом, вы всегда сможете отследить или возобновить в памяти посланную корреспонденцию.
Помимо отправки и приема сообщений одновременно по всем учетным записям пользователь может только отправить сообщение или выполнить необходимые процедуры только для одной из учетных записей.
Пример 9.19. Отправка сообщения
> Сервис > Отправить/Получить >
Ну что ж, сообщение успешно отправлено, и мы переходим к его приему и работе с полученным сообщением.
Замечание
Естественен вопрос: «Почему сразу после отправки мы не получили созданное сообщение?» Как вы помните, сервер, через который отправляется наше сообщение, удален и ему требуется немного времени для перенаправления полученного сообщения далее по адресу. Но за это время процесс проверки вашего почтового ящика уже завершился. В следующий раз сообщение обязательно перейдет по назначению, т. е. к вам.
Как было сказано, после отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent Items), однако в ряде случаев пользователю бывает необходимо уже отосланное сообщение отправить заново (например, в случае неработоспособности сервера) или перенаправить другому пользователю, фактически не меняя контекст сообщения.
Пример 9.20. Отправить заново
{В папке Отправленные}
>Действия > Отправить заново...
{Появится сообщение/готовое к редактированию и вторичной отправке}
Иногда после отправки пользователю возникает необходимость отозвать уже отосланное сообщение. Например, если поступила более оперативная информация или отосланное сообщение было написано «сгоряча». Outlook и здесь предоставляет ряд услуг, способных «вернуть поезд».
Пример 9.21. Отзыв сообщения
(В папке Отправленные}
> Действия > Отправить заново...
удалить непрочитанные копии
Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей
ОК
БЛОК 4 Порядок визуального просмотра содержимого диска.Открытие документа, запуск программ, типы запускаемых файлов.
Просмотр документов с помощью диалогового окна Открытие документа
Может случиться так, что вы присвоите документу самое емкое и содержательное имя в мире, а через несколько дней совершенно забудете, о чем, собственно, шла речь в этом документе. Или другой случай: вы написали книгу и забыли название главы 8. «Ну, и в чем проблема? — удивится читатель (не такой опытный пользователь, как автор). — Я открою файл и посмотрю!».
Разумеется, вы можете поступить именно так. Но есть способ получше! Word позволяет с помощью окна Открытие документа взглянуть на документ еще до того, как вы его откроете, и сэкономить таким образом ваше время и силы.
Выберите команду Файл>Открыть.
Можно также щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов или нажать комбинацию клавиш — выбор за вами. Появится диалоговое окно Открытие документа.
Щелкните на кнопке раскрытия списка Представления.
Кнопка Представления находится в диалоговом окне Открытие документа. После щелчка на этой кнопке появится меню.
Выберите команду Просмотр.
Вид диалогового окна Открытие документа изменится. Теперь в его правой части вы сможете увидеть содержимое любого выбранного вами файла (рис. 10.2).
Рис. 10.2. Так можно ознакомиться с содержимым документа, не открывая его
В окне просмотра документ можно прокручивать.
Чтобы просмотреть какой-либо файл, щелкните на нем кнопкой мыши.
Вы откроете файл, если щелкнете на кнопке Открыть. Можно просто взглянуть на документ, щелкнув на кнопке Отмена.
Диалоговое окно Открытие документа будет оставаться в режиме Просмотр до тех пор, пока вы не выберете в раскрывающемся списке другой режим. (Обычно Word находится в режиме Список.)
Если в диалоговом окне Открытие документа в поле Тип файлов выбран элемент Все файлы, то можно просмотреть не только документы Word, но и другие файлы — графические, текстовые и даже таблицы Excel.
При просмотре некоторых типов документов Word выводит на экран диалоговое окно Преобразование файла. Щелкните на кнопке ОК, если желаете открыть этот документ, в противном случае щелкните на кнопке Отмена.
Если вы захотите просмотреть таким образом документ Web-страницы, сохраненный на диске, Windows может попытаться выйти в Internet, чтобы обновить информацию, содержащуюся в документе. (Вряд ли кому-то в голову придет такая безумная идея, но все-таки мое дело предупредить.)
Если вы заглянете в файл загадочного типа, который Word не может открыть в окне предварительного просмотра, то получите сообщение Просмотр невозможен. Ну и не надо.
Все вопросы, касающиеся открытия документа, изложены в главе 8.
Запуск программ
Поскольку в Windows двойной щелчок на значке приводит к запуску программы, связанной с этим значком, запустить программу, работая в проводнике, очень легко. Достаточно дважды щелкнуть мышью на нужном значке, и программа будет запущена, а ее окно появится на рабочем столе.
Запущенной программе, которая имеет окно на рабочем столе Windows, соответствует кнопка на панели задач, и проводник не является исключением. Чтобы вернуться к этой программе, нужно нажать соответствующую кнопку на панели задач Windows. Завершить работу запущенной программы можно, нажав кнопку в правом верхнем углу рабочего окна программы. Подобным образом можно запускать из проводника столько программ, сколько вам нужно.
Другим способом запуска программ является двойной щелчок на файле, с которым связана программа. Например, при двойном щелчке на звуковом файле запустится проигрыватель Windows Media, а при двойном щелчке на текстовом документе будет запущен текстовый редактор. При установке большинства программ в Windows XP они связываются с определенными типами файлов. Например, вначале текстовые документы с расширением doc связаны с текстовым редактором WordPad. Однако после установки пакета программ Microsoft Office файлы данного типа будут связаны с мощным текстовым редактором Microsoft Word.
Типы файлов
Batch file (Пакетный файл) — То же самое, что и командный файл. Содержит команды операционной системы.
Binary file (Двоичный файл) — Содержит данные или команды в двоичном виде.
Command file (Командный файл) — Содержит команды операционной системы.
Data file (Файл данных) — Содержит данные.
Directory file (Файл директории) — Содержит информацию о файлах, находящихся в директории.
Executable file (Исполняемый файл) — Содержит программу или команды в
исполняемом формате.
Library file (Файл библиотеки) — Содержит функции в объектном формате.
Map file (Файл карты) — Содержит карту программы.
Object file (Объектный файл) — Содержит код программы (функции) после
Компиляции.
Text file (Текстовый файл) — Содержит текст (который можно читать); это может быть файл, который создан редактором текстов или любой файл в формате ASCII.
Идентифицировать тип файла можно по расширению. Это несколько символов в названии файла, как правило, три после точки (точек в названии может быть и несколько, тогда нас интересует последняя из них). Изначально Windows скрывает расширение от пользователя, полностью полагаясь на свои силы в определении формата файла. Чтобы включить отображение расширения, надо зайти в пункт «Свойства папки» (folder options) раздела «Сервис» в окне «Мой компьютер».
В появившемся окошке «Свойства папки» на закладке «Вид» убрать галочку в пункте «Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов
Теперь можно переходить непосредственно к определению типа файла. Далее представлен список расширений, сортированный по типу содержимого. Для поиска по странице нажмите Ctrl + F .
Графические.
art, ais, bmp, ddf, dib, rle, crw, thm, djv, djvu, iw4, emf, fpx, gif, icl, icn, ico, cur, ani, iff, lbm, ilbm, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, kdc, mag, pbm, pcd, pcx, dcx, pgm, pic, pct, pict, pix, png, ppm, psd, psp, ras, rsb, sgi, rgb, rgba, bw, int, inta, sid, tga, tif, tiff, xif, ttf, ttc, wmf, xbm, xpm.
Открываются множеством разнообразных программ, самой популярной из которых можно назвать ACDSee от Acdsystems .
Видео, аудио.
Asf, asx, wpl, wm, wmx, wmd, wmz, wma, wax, wmv, wvx, cda, avi, wav, mpeg, mpg, mpa, mp2, mp 3, mpv2, mp 2, v m 2, pls, mid, midi, rmi, aif, aifc, aiff, au, snd.
Можно открыть c помощью Windows media player из стандартной поставки Windows, или использовать какой — либо проигрыватель от сторонних производителей, например Zoomplayer от Inmatrix. Некоторые из этих форматов являются всего лишь контейнерами и могут содержать аудио и видео потоки, сжатые разными способами, для проигрывания которых необходимы, так называемые, кодеки (слово codec образовано от coder decoder). Некоторые кодеки могут быть скачаны автоматически программой Windows media player, другие легко найти в популярных наборах, таких как: ffdshow, K — Lite .
Архивы, образы дисков.
Rar, zip, cab, arj, lzh, ace, tar, gzip, uue, bz2, jar, iso, – Winrar
7z – 7zip
Nrg, iso, cue, bin, img, ccd, sub – ultraISO, Nero burning rom
Документы.
pdf — Adobe reader
htm, html, mht, mhtml – Internet Explorer из стандартной поставки Windows
txt, rtf, wri, doc – WordPad из стандартной поставки Windows
doc, xml, dot, olk, pab, scd, wpd, wps – Microsoft Word
xml, prn, csv, mdb, mde, iqy, dqy, oqy, rqy, wq1, wks, dbf, xlm, xla, xlc, xlw, xls, xlt, xll, xlb, slk, dif, xlk, bak – Microsoft Excel
mdb, adp, hta, asp, mda, mdw, mde, ade, dbf, db, tab, asc – Microsoft Access
dwt, asp, aspx, js, vbs, css, xml, xsd, xsl, xslt, dtd – Microsoft FrontPage
xml, xsn, xsf – Microsoft InfoPath
one – Microsoft OneNote
pst, vcf, vcs, or4, or5, pab, sc2, scd — Microsoft Outlook
ppt, pps, ppa, pot – Microsoft PowerPoint
mpp, mpd, mpt, mpw, mpx – Microsoft Project
pub – Microsoft Publisher
vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vsw, svg, svgz, dwg, dxf, emz, emf – Microsoft Visio
mdi – Microsoft DocumentImaging
Word, Excel, Access, FrontPage, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Project, Publisher, Visio, DocumentImaging являютсякомпонентамипакетаMicrosoft Office.
ttf fon – файлы шрифтов, для установки и использования необходимо перетащить в папку Fonts, находящуюся в директории, куда установлена Windows (например C :\ windows или C :\ winnt ).
БЛОК 5
Excel
. Абсолютные ссылки, смешанные ссылки, ссылки на другие листы рабочей книги, ввод в формулу, объемные ссылки.
Абсолютная и смешанная ссылки
Если вы хотите, чтобы в формуле осуществлялась ссылка на конкретную ячейку, необходимо задать абсолютную ссылку. После перемещения и копирования такой формулы ссылка на ячейку не изменяется, поскольку абсолютная ссылка задает фиксированную позицию на рабочем листе, которая находится на пересечении данного столбца и данной строки.
Признаком абсолютной ссылки является знак доллара ($). Наличие двух таких знаков означает, что в какое бы место рабочего листа мы ни копировали формулу, она не изменится:
=$А$1
Это продемонстрировано на рис. 3.4, где формула с абсолютной ссылкой на ячейку А1 копируется из ячейки В2 в ячейки С4 и D6.
Рис. 3.4. При копировании формулы с абсолютной ссылкой ссылка не изменяется
Широкие возможности предоставляют смешанные ссылки. Это ссылки с одним знаком доллара — перед именем столбца или перед номером строки. Например, если в ячейке В2 имеется формула:
=А$1
то после копирования ее в любое место рабочего листа изменится лишь название столбца, а строка 1 будет присутствовать в формуле всегда.
Ссылки на другие рабочие листы
Копирование ячеек с формулами
При копировании числовых или текстовых данных с одного листа на другой используют буфер обмена. Если копируемая ячейка содержит формулу со ссылками на другие ячейки, то при выполнении операции вставки возникает ошибка (# ССЫЛКА), т.к. на новом листе ссылки оказываются неверными. При копировании зависимой ячейки возможны два варианта.
вставить на другой лист только числовое значение ячейки;
скопировать содержимое ячейки с учетом ссылок.
Копирование числового значения:
— поместить содержимое ячейки (диапазона) в буфер обмена;
— перейти на другой лист и выбрать команду Специальная вставка в меню Вставка (или в контекстном меню ячейки вставки);
— установить переключатель Значение.
В этом случае на новом листе будет храниться только число, которое уже не зависит от содержимого ячейки листа-источника.
Копирование с сохранением зависимостей:
— перейти на лист-адресат, активизировать ячейку вставки и ввести знак «=»;
— щелкнуть на ярлыке листа-источника и выбрать ячейку, предназначенную для копирования, – ее адрес с именем листа отобразится в строке формул (например, =Лист1!F8;
— нажать клавишу .
При таком способе копирования изменение значения влияющих ячеек на листе-источнике влечет изменение скопированного значения на листе-адресате.
Формулы со ссылками на другие листы
Формула на любом листе рабочей книги может содержать ссылки на ячейки других листов. В этом случае адресу ячейки в формуле должно предшествовать имя листа с восклицательным знаком.
Например:
=Лист1!$А$2*Лист2! В5
Для этого по ходу ввода формулы следует щелкать на ярлыках нужных листов и выбирать в них ячейку или диапазон, на которые должна быть ссылка.
Ввод формул
Самым простым способом задания формулы является ее непосредственный ввод в строку формул. У этого варианта есть лишь один недостаток — вы должны помнить правила построения формул Excel, названия встроенных функций и методы ссылок на ячейки листа.
Ввод формулы сложения
Формулы для выполнения таких элементарных действий над числами, как сложение, вычитание, умножение и т. д., достаточно просты. Вводить их можно при помощи диалогового окна Мастер функций. Но поскольку это занимает немало времени, лучше воспользоваться комбинированным методом. В частности, операцию сложения можно задать тремя способами, описанными ниже.
Использование диалогового окна Мастер функций
Выделив ячейку D8, вызовите диалоговое окно Мастер функций (рис. 2.8). В данном случае нас интересует функция суммирования СУММ, которая относится к категории Математические. Эта функция выполняет суммирование всех чисел в интервале указанных ячеек. Синтаксис ее таков:
СУММ(число1; число2; ...)
где число1, число2,… — это аргументы, для которых требуется определить сумму (допустимое число аргументов — от 1 до 30).
После нажатия кнопки ОК появится панель функции СУММ, которую можно также назвать диалоговым окном этой функции. В поле ввода Число1 Excel попытается автоматически определить, что мы собираемся суммировать. Если программа «не угадала», следует, удерживая нажатой левую кнопку мыши, выделить область для суммирования значений ячеек на рабочем листе. Если же Excel правильно выбрала область ячеек, то при необходимости можно перейти к области Число2 и выделить следующий диапазон суммирования. Таким образом, программа предоставляет возможность суммировать значения нескольких несмежных диапазонов ячеек. Выбрав суммируемые значения, нажмите кнопку ОК. Формула суммирования в ячейке D8 будет выглядеть так:
=СУMМ(В8: С8)
Следует отметить, что данный метод ввода формулы сложения является самым трудоемким.
Опишем панель функций на примере панели функции СУММ, показанной на рис. 2.15. На этой панели представлены:
Имя функции (в левом верхнем углу).
Поля ввода аргументов. Если формула относительно проста, то ввод аргумента возможен как с клавиатуры (например, ввод текста, имени другой функции, формулы, а также адреса ячейки или диапазона ячеек), так и путем выделения ячейки или диапазона ячеек непосредственно на рабочем листе, когда речь идет о вводе адреса ячейки или области ячеек, на которые ссылается этот аргумент.
Знаки равенства (расположены справа от полей ввода на сером фоне окна панели формул). После каждого знака равенства указано значение введенного в поле ввода аргумента.
Предварительный результат вычисления функции с учетом заданных аргументов (располагается ниже полей ввода аргументов).
Описание операции, которую выполняет функция.
Надпись, объясняющая, что представляют собой аргументы функции (обновляется при перемещении табличного курсора из одного поля ввода аргумента в другое).
Окончательное значение, которое получается в результате вычисления функции.
Рис. 2.15. Панель функции СУММ
Использование клавиатуры
Формулу сложения можно ввести с клавиатуры. Для этого необходимо:
Выделить ячейку D8 на рабочем листе.
Ввести знак равенства и отметить ячейку В8.
Ввести знак сложения, выделить ячейку С8 и нажать.клавишу [Enter].
Адреса ячеек также можно ввести с клавиатуры, предварительно переключившись на английский шрифт (иначе Excel выдаст в ячейке значение #ИМЯ?).
После произведенных действий в ячейке D8 появится формула:
=B8+С8
Функцию СУММ можно задать при помощи клавиатуры, но для нашего примера это не самый удачный способ.
Применение кнопки Автосумма
Это самый простой метод выполнения операции сложения. Выделите ячейку D8 и нажмите кнопку Автосумма стандартной панели инструментов. Excel опять попытается угадать область суммирования (как и в случае применения Мастера функций). В ячейке D8 появится следующая формула:
=СУММ(В8: С8)
Конечно, данный метод очень удобен. Однако это не значит, что необходимо пользоваться только им. В каждом конкретном случае пользователь должен сам определить, какой путь является наиболее эффективным для выполнения операции.
продолжение
--PAGE_BREAK--