--PAGE_BREAK--2. ОбъектыMicrosoft Access 2000 иMicrosoft Access 2002
СУБД MicrosoftAccess 2000 и MicrosoftAccess 2002 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.
Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.
Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.
Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.
Страницы – это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.
Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.
Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual
Basic
for
Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.
Таблицы Режимы создания таблиц
Создание таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных (см. рис. 3). В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера иСоздание таблицы путём ввода данных.
Таблица БД создаётся в два этапа. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, т. е. формируются записи.
Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка на кнопке Создатьвыбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц,Режим таблицы.
Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.
Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.
Режим Импорт таблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.
В Режиме таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режиме конструктора.
Создание таблиц в режиме конструктора
Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных.
После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц.Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко. Окно конструктора таблиц после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы).
В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.
Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов «. », «! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.
Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Возможные типы данных рассмотрены в разд. 1. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка (см. рис. 5). Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.
Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.
Размер поля – свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размеры полей для различных типов данных Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.
Формат поля – свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных Числовой, Дата/время, Денежный, Логический.
Свойство Число десятичных знаков задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.
Свойство поля Маска ввода позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных. Например, для поля Табельный номер (тип поля Текстовый) целесообразно задать маску типа 0000. Это будет означать, что в данное поле должны быть введены четыре цифровых символа (от 0 до 9). Для заполнения данными поля, допустим, Номер телефона имеет смысл задать шаблон вида 000-00-00. В этом случае при вводе данных пользователю не нужно будет набирать символ « – ». Символ «» в шаблоне означает ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), символ « 9 » – ввод цифры или пробела (ввод не обязателен), символ « L » – ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод обязателен), символ « ? » – ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод не обязателен). Назначение других символов в шаблоне пользователь может узнать из справки, предварительно установив курсор в строку Маска ввода и затем нажав клавишу [F1].
Подпись – свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.
Значение по умолчанию – это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.
Свойство Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия ввод будет запрещён и Access выведет текст, заданный свойством Сообщение об ошибке. Например, для поля Оклад в строку Условие на значение будет введено выражение >=3000
AND где ключевое слово ANDуказывает на логическую операцию И. Выражение можно ввести непосредственно с клавиатуры или с помощью Построителя выражений, вызываемого на экран щелчком на кнопке с тремя точками. При вводе данных в поле Оклад, которые не удовлетворяют заданному ограничению, на экран выводится сообщение, допустим, Введите правильно оклад. Это сообщение пользователь заносит в строку Сообщение об ошибке.
Чтобы при вводе данных случайно не пропустить (т.е. не заполнить) некоторое поле, оно объявляется обязательным. Для этого надо установить курсор в строку свойства Обязательное поле, щёлкнуть на кнопке выбора данных из списка и выбрать значение Да.
Поле может быть индексировано. С этой целью в строке свойства Индексированное поле указывается вариант Да (Совпадения не допускаются). Это позволит сократить время, необходимое для поиска записи по содержимому индексированного поля.
Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Допустим, необходимо сделать ключевым поле Табельный номер. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт Ключевое поле. При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.
Закончив создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных.
продолжение
--PAGE_BREAK--Ввод данных в таблицу
После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы – вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.
Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift+ Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо – Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево
При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить в неё записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки (см. рис. 6), а затем нажать на клавишу [
Delete] или выполнить команду Правка
® Удалить (команда Удалить из меню Правка). Данные, занесённые в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели Таблица в режиме таблицы.
Изменение структуры таблицы
Для изменения структуры таблицы (добавления нового поля, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типа данных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор. С этой целью маркируют таблицу в окне базы данных и выполняют щелчок на кнопке Конструктор, что приводит к появлению на экране окна конструктора таблиц
Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимо предварительно выделить строку (с именем поля), выше которой будет добавлена новая пустая строка, и выполнить команду Вставка
® Строки. В появившуюся пустую строку вводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит с помощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей.
Для удаления полей необходимо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [
Delete] или выполнить команду Правка
® Удалить.
Следует помнить, что некорректное изменение типа данных или какого-либо свойства поля может привести к потере данных, о чём система предупреждает пользователя.
Создание межтабличных связей
Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.
Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды Сервис
® Схема данных или со щелчка на кнопке Схема данных на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне Схема данных и выбором из контекстного меню команды Добавить таблицу. На вкладке Таблицы окна Добавление таблицы можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке Добавить, после чего в окне Схема данных открываются списки полей таблиц, например таблицы Сотрудник, содержащей поля Табельный номер, Фамилия и инициалы, Подразделение, Должность, Оклад и Зарплата, и таблицы Адрес с полями Табельный номер, Фамилия и инициалы, Дата рождения и Адрес проживания В обеих таблицах ключевым является поле Табельный номер. Это поле в таблице Сотрудник перетаскивается мышью на поле Табельный номер таблицы Адрес, и на экране появляется окно Изменение связей
На левой панели окна Изменение связей будет отображено поле Табельный номер таблицы Сотрудник, которая считается главной, а на правой панели высвечивается поле Табельный номер таблицы Адрес, которая является связанной, т. е. отображаются имена полей, участвующих в связи (в окне поля можно изменять). В окне Изменение связей можно установить флажок параметру Обеспечение целостности данных. В этом случае данные из ключевого поля главной таблицы Сотрудник удалять нельзя.
После щелчка на кнопке Создать окна Изменение связей в окне Схема данных установленная между таблицами связь отобразится в виде линии Межтабличную связь можно удалить или изменить, если её выделить в окне Схема данных, нажать на правую клавишу мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.
Запросы продолжение
--PAGE_BREAK--Формирование запросов на выборку
Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Принципы формирования запросов можно рассмотреть на примере создания запроса, позволяющего выбрать из таблицы Сотрудниктолько работников определенной должности, например мастеров. В этом случае критерием поиска является наименование должности мастерполя Должность. Результатом поиска будут записи, у которых содержимое поля Должность соответствует критерию поиска. Причем по желанию пользователя в эти записи могут входить не все поля, содержащиеся в записях таблицы Сотрудник. Допустим, в них будут отсутствовать поля Табельный номер и Зарплата.
Как и при создании таблиц, пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью Конструктора. Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса врежиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать, а затем выбрать команду Конструктор). Эти действия вызовут открытие окна Запрос навыборку; чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу.
Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, например Сотрудник, а затем выполняется щелчок на кнопке Добавить. Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке Закрыть, и окно Добавлениетаблицы закроется.
В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке Добавить, а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке Закрыть. Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только при наличии связей между выбранными таблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку.
Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:
· в нижней части бланка запроса в строке Поле выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;
· в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;
· в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише [Ctrl]), которые затем перетащить в строку Поленижней части бланка;
· для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку Поле.
В нижней части бланка запроса имеется также строка Сортировка. При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка, затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки – повозрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).
В каждой ячейке строки Вывод на экран проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция Вывод на экранактивна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо. Например, надо отсортировать данные по возрасту сотрудников, а поле Дата рождения не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае флажок поля Дата рождения сбрасывается щелчком по значку Ú.
Критерии поиска задаются в строке Условие отбора. Для вывода в результирующей таблице списка сотрудников определенной должности необходимо в ячейку строки Условие отбораполя Должностьввести какое-либо значение, например мастер. Если необходимо вывести список работников нескольких должностей, например мастеров и инженеров, то в строке Условие отбора указывается одно из значений поля Должность – мастер, а в строке или – другое значение этого поля – инженер. Этот критерий поиска можно задавать и в одной строке Условие отбора, введя в ячейку поля Должность выражение: мастер
OR инженер, в котором ключевое слово OR указывает на использование в выражении логической операции ИЛИ.
Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка сотрудников, родившихся позже определенной даты, допустим позже 01.01.70, необходимо ввести в ячейку поля Дата рождения выражение > 01.01.70(после запуска запроса Access преобразует это выражение: > #01.01.70#).
Для того чтобы вывести список сотрудников, оклад которых больше или равен 3000 рублей, но меньше или равен 8000 рублей, в ячейку поля Оклад вводится выражение >=3000
And . Заполнив бланк запроса, можно просмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке
!
(Запуск), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду Запрос
® Запуск.
При закрытии диалогового окна Запросна выборку необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью командыФайл
® Сохранить.
Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке Открыть. Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.
продолжение
--PAGE_BREAK--