Ведение документации

Содержание:

1. Документация. Классификация документов. Требования, предъявляемые к оформлению документов

2. Понятие износа. Нормы амортизации. Порядок начисления износа. Отражение в учете

3. Список используемой литературы

1. Документация. Классификация документов. Требования, предъявляемые к оформлению документов

Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация -- один из элементов метода бухгалтерского учета. Это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией. В этом смысле документация является основой учета, определяет его правильность и достоверность.

Документы как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные записью в бухгалтерском учете приобретают доказательную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров.

Бухгалтерским документом следует считать любой материальный носитель информации об объектах бухгалтерского учета, который позволяет юридически доказательно подтверждать соглашение хозяйственных операций и право на их совершение. Для придания документам юридической силы они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в Положении о документах и документообороте. Особое значение приобретают документы при осуществлении контроля за соблюдением государственной дисциплины, за законностью совершаемых операций. Одной из важнейших форм последующего контроля являются документальные ревизии, проводимые систематически. Каждый документ имеет так называемые реквизиты, основное назначение которых -- индивидуализация хозяйственных операций, устранение возможности их смешивания.

К основным реквизитам относятся:

· номер и название документа

· дата составления документа (число, месяц, год);

· название организации

· содержание хозяйственной операции;

· стоимостные и натуральные измерители

· подписи уполномоченных лиц:

а) дающих указание на совершение хозяйственной операции

б) проверяющих правильность совершения хозяйственной операции,

в) совершающих хозяйственные операции;

· наименование и адреса сторон, принимающих участие в хозяйственных операциях или сделках (фирма, юридическое лицо).

В связи с большим разнообразием носителей исходной информации (первичных документов) возникает необходимость в их классификации по ряду признаков:

1. По назначению:

- распределительные

- исполнительные

- бухгалтерского оформления

-комбинированные

2. По объему:

- первичные

- сводные

3. По способу составления:

- разовые

- накопительные

4.По месту составления:

- внутренние

- внешние

5. По количеству учетных позиций:

- односторонние

- многосторонние

6. По степени механизации заполнения

- заполненные вручную

- заполненные частично механизированным путем

- механизированные

Классификация документов имеет не только теоретическое, но и практическое значение: зная особенности каждого документа можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.

Бухгалтерские документы оформляются лицами, имеющими на то право. Устанавливается определенный регламент по их заполнению.

Основные требования, предъявляемые к заполнению документов:

1) записи должны быть разборчивы и выполняться любыми чернилами, кроме красных (красным цветом в бухгалтерском учете оформляются отрицательные числа сторнировочные записи);

2) в документах не должно быть помарок, тем более подчисток;

3) бухгалтерская обработка документов состоит из следующих стадий:

а) контроль документа:

формальная проверка, во время которой проверяю фактическое заполнение реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу;

арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали;

проверка по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, которые дали разрешение на проведение данной операции;

б) таксировка документов. Предусматривает переход от натуральных и трудовых показателей к денежным;

в) группировка показателей и их запись в соответствующие документы.

2. Понятие износа. Нормы амортизации. Порядок начисления износа. Отражение в учете

В процессе производственного использования основные средства подвергаются физическому и моральному износу и в результате этого утрачивают свою первоначальную и потребительскую стоимость.

Физический износ представляет собой снижение первоначальной стоимости основных средств в результате потери ими физических качеств в процессе эксплуатации. Его величина зависит от множества факторов, в том числе от качества их изготовления, от свойств материалов, из которых они произведены, и т.д. Уровень физического износа находится в непосредственной зависимости от степени эксплуатации основных средств и возрастает с увеличением сменности их использования, загруженности в течение рабочей смены и т.д.

Моральный износ это техническое старение машин, оборудования и других основных средств до наступления срока их полного физического износа. Он обусловливается воздействием технического прогресса и ростом производительности труда, в результате которых появляются машины и оборудование мёньшей стоимости, но более производительные.

Моральному износу в большей мере подвержена активная часть основных производственных фондов.

Для обобщения информации об амортизации, накопленной за время эксплуатации объектов основных средств (их износе), в бухгалтерском учете предназначен счет 02 “Амортизация основных средств”. Этот счет пассивный. По кредиту этого счета

отражают сумму начисленной амортизации основных средств, а по дебету -- умёньшение.

К счету 02 “Амортизация основных средств” могут быть открыты субсчета:

02-1 “Амортизация собственных основных средств”.

На нем учитывается движение амортизации основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности.

02-2 “Амортизация имущёства, сданного в лизинг”.

На нем учитывается движение амортизации основных средств, сданных в долгосрочную аренду.

Сумма начисленной амортизации по объектам основных средств, используемым в предпринимательской деятельности, отражается в учете следующими записями:

Д-т счета 23 “Вспомогательные производства”

Д-т счета 25 “Общепроизводственные расходы”

Д-т счета 26 “Накладные расходы” и другие счета

К-т счета 02 “Амортизация основных средств”.

Сумма начисленной амортизации по объектам основных средств, не используемых в предпринимательской деятельности, отражается в учете следующими записями:

Д-т счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»

Д-т счета 91 «Операционные доходы и расходы»

К-т счета 02 «Амортизация основных средств»

При выбытии (продаже, списании, частичной ликвидации, передаче безвозмездно и др.) объектов основных средств сумма начисленной по ним амортизации списывается следующей записью:

1) Д- т счета 02 «Амортизация основных средств»

К-т счета 01 «Основные средства» -- на сумму начисленной амортизации;

2) Д-т счета К-т счета 91 ”Операционные доходы и расходы”

К-т счета “Основные средства” -- на остаточную стоимость основных средств.

По основным средствам, сданным в аренду на `условиях возврата, арендодатель сумму начисленной амортизации отражает следующей записью:

Д-т счета 91 «Операционные доходы и расходы»

К-т счета 02 «Амортизация основных средств»

Аналитический учет по счету 02 “Амортизация основных средств” ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств, При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных об амортизации основных средств, необходимых для управления организацией и составления бухгалтерской отчетности,

Синтетический учет по счету 02 ведется в журнале-ордере №10-С.

В процессе эксплуатации основные средства постепенно, но постоянно изнашиваются, теряют свои технические качества и уменьшают первоначальную балансовую стоимость.

Различают износ физический и моральный. Возмещение балансовой стоимости происходит путем начисления амортизации в течение всего срока полезного использования до полного погашения стоимости данного объекта.

В Республике Беларусь появилась необходимость разработки и реализации новой амортизационной политики.

Необходимо представлять различие между понятиями «износ основных средств» и «амортизация основных средств». Износ -- это технико-экономический показатель степени физической изношенности объекта или моральное устаревание по сравнению с новыми аналогами.

Амортизация -- это экономический показатель степени восстановления затраченного капитала в основные средства и нематериальные активы.

Сумма амортизации включается в издержки производства обращения и возвращается организации в составе выручки за реализованную продукцию (работы, услуги). Организации таким образом, получают возможность устаревшие объекты основных средств и нематериальных активов списывать и приобретать новые, более современные высокопроизводительные средства, а также возводить здания, сооружения.

Основные средства предполагают соблюдение двух условий:

1) использование их в хозяйственной деятельности организации более 12 месяцев;

2) их стоимость должна превышать величину, установленную в учетной политике организации в соответствии с законодательством.

Нематериальные активы представляют совокупность не имеющего материально-вещественной формы оцениваемого имущества, сохраняющего свое содержание и используемого организацией в хозяйственной деятельности в течение длительного (более 12 месяцев) периода.

В случаях временного прекращения эксплуатации основных средств и нематериальных активов, участвующих в предпринимательской деятельности, а также по объектам, предоставленным за плату во временное владение и пользование (когда это не является предметом деятельности организации), амортизация в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 91 «Операционные доходы и расходы» в Корреспонденции с кредитом счетов 02 «Амортизация основных средств» и 05 «Амортизация нематериальных активов».

Амортизация от стоимости основных средств и нематериальных активов, не участвующих в предпринимательской деятельности, относится на внереализационные расходы в следующих случаях:

в случаях начисления амортизации по объектам:

-- переданным сторонним организациям по договорам безвозмездного пользования и по этой причине не участвующим в предпринимательской деятельности;

-- не участвующим в предпринимательской деятельности, находящимся в производственных подразделениях организации, а также по объектам, не участвующим в предпринимательской деятельности, находящимся в обслуживающих производствах и хозяйствах организации (при осуществлении ими коммерческой деятельности);

по объектам, не участвующим в предпринимательской деятельности и временно не эксплуатируемым вне зависимости от места нахождения отражается по дебету счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» в корреспонденции с кредитом счетов 02 «Амортизация основных средств» и 05 «Амортизация нематериальных активов».

Важным первоначальным моментом амортизационной политики является правильное определение организациями сроков полезного использования, нормативных сроков службы и норм амортизации основных средств и нематериальных активов. Необходимо четко знать содержание всех этих понятий. Есть понятие «срок службы» -- это фактический срок службы основных средств и нематериальных активов, в течение которого объект охраняет свои потребительские свойства.

Срок полезного использования применяется для установления продолжительности функционирования основных срёдств и нематериальных активов в процессе предпринимательской деятельности и представляет собой расчётный, ожидаемый период их эксплуатации, в течение которого они смогут приносить доход (выгоду).

Нормативный срок службы основных средств, не используемых в предпринимательской деятельности, устанавливается применительно к каждой позиции основных средств, включенных в действующую классификацию. По видам основных средств, не включенных в действующую классификацию, нормативный срок службы устанавливается решением комиссии на основании технической документации (технические паспорта и д.р.), а при ее отсутствии -- экспертным путем. Нормативный срок службы основных средств, бывших в эксплуатации, определяется с момента их ввода в эксплуатацию первым балансодержателем или собственником.

Нормативный срок службы по нематериальным активам определяется исходя из срока службы, устанавливаемого патентами, лицензиями и другими документами. При невозможности определения нормативного срока службы норма амортизации рассчитывается па 10 лет (но не более срока деятельности организации), а по товарным и фирменным знакам -- на срок 40 лет.

Широкое применение получил такой термин, как амортизируемая - стоимость, т.е. та стоимость, от величины, которой рас считываются амортизационные начисления.

Амортизируемая стоимость может быть первоначальной стоимостью, остаточной (недоамортизированной) стоимостью.

Величина недоамортизированной стоимости представляет собой разницу стоимости,- по которой эти объекты (бывшие и бывшие в эксплуатации) числятся в бухгалтерском учете или учете у индивидуального предпринимателя, и величины накопленной амортизации.

Накопленная амортизация -- суммы амортизационных отчислений, включенные в издержки производства, расходы на реализацию, операционные, внереализационные расходы или списанные за счет целевых поступлений (финансирования), уточненные по рёзультатам переоценок, проведенных по решениям Правительства Республики Беларусь.

В настоящее время всем организациям предоставлено право устанавливать амортизируемую стоимость объектов в размер их недоамортизированной (остаточной) стоимости на начало каждого отчетного года (с учетом проведенных переоценок) и распределять эту стоимость на остаточный срок полезного использования выбранным способом (или на остаточный нормативный срок службы в случае неучастия объекта в предпринимательской деятельности линейным способом).

Амортизируемая стоимость основных средств будет изменяться в тех случаях, когда проведены: модернизации, реконструкция, частичная ликвидация, дооборудование, достройка, проведение организациями, имеющими специальную лицензию, техничёского диагностирования с соответствующим освидетельствованием, оформленные в качестве капитальных вложений актами сдачи-приемки выполненных работ, а также при проведении переоценки основных средств и нематериальных активов по решению Правительства Республики Беларусь.

Норма амортизации устанавливается в процентах не менее чем с шестью знаками после запятой.

Нормативный срок службы основных средств определяется собственником средств при приобретении и вводе их в эксплуатацию.

По объектам, ранее находившимся в эксплуатации, нормативные сроки службы и равные им по величине сроки полезного использования могут быть комиссией по проведению амортизационной политики уменьшены вдвое, но не ниже, чем до трех лет по зданиям, сооружениям и передаточным устройствам и до двух лет -- по другим объектам основных средств.

Время использования нематериальных активов (срок службы) устанавливается патентами, лицензиями правообладателя.

При невозможности определения нормативного срока службы нематериального актива комиссия своим решением устанавливает сроки:

по фирменным наименованиям и товарным знакам на срок до 40 лет, но не более срока деятельности организации, по другим объектам до 20 и 1 0 лет, но i-е более срока деятельности организаций.

Комиссия по проведению амортизационной политики имеет широкие полномочия.

Комиссия организации по проведению амортизационной политики осуществляет:

1. выделение из всего состава имущества организации амортизируемого имущества (включая отнесение однотипных объектов к основным и оборотным средствам);

2. разделение амортизируемых объектов на участвующие и не участвующие в предпринимательской деятельности исходя из функций объекта, порядком заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности, соответствующими записями в коллективном договоре и по другим законным основаниям;

3. распределение амортизируемых объектов по укрупненным группам на основании действующей классификации;

4 оценку технического состояния, эксплуатационных характеристик и условий функционирования объектов;

5. выбор и пересмотр нормативных сроков службы и/или сроков полезного использования исходя из установленных базовых режимов работы; определение ресурса каждого объекта, в отношении которого принято решение о начислёнии амортизации производительным способом;

6. выбор способа и метода начисления амортизации (при принятии метода уменьшаемого остатка -- коэффициента ускорения) для каждого объекта;

7. принятие решения о применении поправочных коэффициентов при режимах, отличающихся от базовых, установленных собственником, и определение величин этих коэффициентов;

8. установление и пересмотр амортизируемой и недоамортизированной стоимости при принятии амортизируемых объектов к учету, изменении условий их функционирования и проведении переоценок;

9. определение целесообразности изменения амортизируемой стоимости объекта по результатам проведения технического диагностирования с соответствующим освидетельствованием;

10. принятие решения о порядке распределения сумм начисленной амортизации в течение отчетного года (исходя из месячной нормы или суммы);

11. распределение месячных норм (сумм) амортизационных отчислений на протяжении года при сезонном характере работы организации исходя из `годовой нормы (суммы) амортизации и длительности срока (количества месяцев) эксплуатации в течение года, утверждение сезонных месячных норм;

12. определение (при выработке амортизационной политики на текущий год) порядка расчета амортизации исходя из недоамортизированной (остаточной) стоимости и остаточных сроков службы на 1 января текущего года или исходя из переоцененной амортизируемой стоимости и рассчитанных ранее норм амортизации.

Результаты работы данной комиссии оформляются протоколами. Бухгалтерии и руководителям организации следует внимательно изучить порядок начисления амортизации при изменении условий использования основных средств.

3. Список используемой литературы:

1. «Бухгалтерский учет» Левкович О.А., Бурцева И. Н. Минск 2006г.

2. «Бухгалтерский учет» Падутько Н.И. Минск 20007г.

3. «Теория бухгалтерского учета» Снитко Н. А. Минск 2007г.