Служебные командировки в пределах Республики Беларусь
Командировкидавно стали неотъемлемой составной частью деловой жизни. Встречи с партнерамипо бизнесу, открытие филиалов, поиск поставщиков или подрядчиков, продвижение собственнойпродукции — все это и многое другое требует поездок по Республике Беларусь и заграницу, именуемых «на языке» трудового законодательства служебнымикомандировками.
Длябухгалтера служебная командировка связана в первую очередь с тем фактом, что командированнымработникам должны быть компенсированы затраты на проезд, проживание в гостиницеи некоторые другие произведенные во время таких поездок расходы, а такжевыплачены суточные. Определение состава и размеров этих затрат, которые любойнаниматель должен возместить при направлении своих работников «впутешествие» по нашей стране, регламентируется Инструкцией о порядке иразмерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РеспубликиБеларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусьот 12.04.2000 № 35 (далее — Инструкция № 35), которая несколько месяцев назадбыла изложена в новой редакции постановлением Министерства финансов РеспубликиБеларусь от 29.02.2008 № 29 (далее — Постановление № 29).
Аможет ли работник отказаться от служебной командировки? По общему правилу — неможет, если только в его трудовом договоре прямо не указано, что в командировкион ездить не будет. В то же время Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее- ТК) установлены ограничения для направления в служебные командировки длянекоторых категорий работников.
Во-первых,в соответствии со ст. 263 ТК нельзя отправлять в служебную командировкубеременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, а имеющие детейв возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет) женщины могутнаправляться в служебную командировку только с их согласия. Последнее относитсяи к работникам-инвалидам, которые также должны дать свое согласие нанаправление в служебную командировку (ст. 287 ТК).
Во-вторых,командирование работника, работающего по совместительству, разрешено только всвободное от его основной работы время. При этом необходимо письменное согласиес основного места работы (например, в виде справки), а заработная платакомандированному работнику сохраняется только в той организации, в которой онработает по совместительству. Если же работник направляется в служебнуюкомандировку одновременно и по основному месту работы, и по месту работы посовместительству, то сохранение заработной платы производится у обоихнанимателей, а расходы по оплате командировки они «делят» между собойпо договоренности.
Направление в служебную командировку
Необходимымусловием направления работника в служебную командировку является приказ илираспоряжение нанимателя, в котором должны быть указаны такие обязательныереквизиты, как цель командировки, пункт назначения (наименование организации игород), количество дней командировки (не забудьте, что дни отъезда и приездасчитаются днями командировки) и период, на который командируется работник.Командированному работнику выдается командировочное удостоверение при служебныхкомандировках в пределах Республики Беларусь установленной формы, которая приведенав приложении 1 к Инструкции № 35.
Порядокнаправления в служебную командировку руководителя юридического лицаопределяется собственником имущества, уполномоченным им органом или органом,которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) сруководителем. Решение собственника (собственников) может быть оформлено,например, в виде протокола собрания участников хозяйственного общества,распоряжения учредителя унитарного предприятия, либо руководитель, являющийсяодновременно и собственником имущества юридического лица, сам должен издатьприказ о своем командировании.
Принаправлении в служебную командировку работнику рекомендуется оформлятьписьменное задание на командировку, в котором указываются цель командирования,время командирования, план встреч (переговоров) с представителями организаций ит.п. Задание подписывается (утверждается) руководителем и командированнымработником. Однако при командировании работников в пределах Беларуси оформлениеданного документа не является обязательным (в отличие от командировок заграницу).
Регистрациявсех работников, отбывающих в служебную командировку, должна вестись вспециальном журнале учета работников, выбывающих в командировки, оформленномсогласно приложению 3 к Инструкции № 35. Для этого необходимо назначитьработника, ответственного за ведение данного журнала.
Продолжительность служебной командировки
Срокпребывания в служебной командировке определяется нанимателем с учетом времени,необходимого для выполнения служебного задания, и отражается в приказе онаправлении в командировку. При этом необходимо иметь в виду, что согласно ст.94 ТК направление в командировку на срок свыше 30 календарных дней допускаетсятолько с согласия работника. Кстати, если срок пребывания в служебнойкомандировке достаточно велик, то наниматель должен по просьбе работника переслатьему заработную плату по месту командирования, естественно, за счет организации,которая его туда направила.
Фактическийсрок пребывания в служебной командировке определяется по отметкам накомандировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.Если работник командирован в разные населенные пункты, то подобные отметкиследует делать в каждом из них отдельно, причем все они должны быть завереныпечатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командированработник.
Днем выбытияв служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета,автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работыкомандированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к меступостоянной работы.
А какбыть с определением дня выбытия при отправлении транспортного средства в такназываемое «пограничное» время (близкое к полуночи)? В этом случаебухгалтер должен быть очень педантичным: если выезд (не фактический, а повремени, указанному в билете) произошел до 24 часов включительно (например, в23 часа 59 минут или ровно в полночь), то днем выбытия считаются текущие сутки,но уже в 0 часов 1 минуту работник, направленный в служебную командировку,«потеряет» один день при расчете суточных, потому что под днемвыбытия согласно ст. 94 ТК в этом случае будут пониматься следующие сутки.Аналогичным образом определяется и день прибытия из служебной командировки.
Определениевремени окончания работы в день выбытия в служебную командировку являетсяпрерогативой нанимателя (вернее, оно должно быть с ним согласовано). Точно также решается вопрос о времени выхода на работу в день прибытия из служебнойкомандировки, если работник вернулся к месту постоянной работы до окончаниярабочего дня.
Еслиработник командируется на незначительное расстояние от постоянного местаработы, то определять, имеет ли он возможность ежедневно возвращаться из местакомандирования к месту своего постоянного жительств или нет, также долженнаниматель. Дело в том, что критерий незначительности расстояния в действующемзаконодательстве отсутствует, а п. 5 Инструкции № 35 всего лишь определено, чтопри решении данного вопроса в каждом конкретном случае следует учитыватьрасстояние до места командирования, условия транспортного сообщения и характервыполняемого задания, а также такую «мелочь», как создание работникуусловий для полноценного отдыха. В любом случае принятое решение должно бытьоговорено в приказе (распоряжении) нанимателя.
Гарантии при служебных командировках в пределахРеспублики Беларусь
Основнаягарантия при направлении работника в служебную командировку установлена ст. 95ТК: это сохранение места работы (должности) и заработной платы в течение всегосрока командировки не ниже его среднего заработка.
Следовательно,у работника сохраняются трудовые отношения с нанимателем по основному местуработы, и в личный состав организации, в которую направлен командированныйработник, он не включается. Что касается сохранения заработной платы, то оплатаработнику за дни командировки может производиться согласно установленным напредприятии формам и системам оплаты труда (например, по должностному окладу ипремии), но при условии, что ее размер не будет ниже оплаты, исчисленной посреднему заработку.
Расчетсреднего заработка для исчисления оплаты в течение срока служебной командировкипроизводится в общем порядке, установленном Инструкцией о порядке исчислениясреднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством,утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты РеспубликиБеларусь от 10.04.2000 № 47 (по состоянию на 27.03.2006).
Всоответствии со ст. 92 ТК на работников, находящихся в служебной командировке,распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в тойорганизации, в которую они командированы, но их средний заработок сохраняетсяза все рабочие дни недели по графику их постоянного места работы.
Еслиже работник по распоряжению нанимателя выезжает в служебную командировку вгосударственные праздники, праздничные и выходные дни, то по возвращении изслужебной командировки ему по договоренности с нанимателем предоставляетсядругой день отдыха.
Возможныситуации, когда работник специально направляется в командировку для работы вгосударственные праздники, праздничные и выходные дни. В этом случае оплата закаждый час такой сверхурочной работы в соответствии со ст. 69 ТК производитсяне ниже чем в двойном размере часовых ставок (окладов) сдельных расценок (дляработников с повременной оплатой труда, а также получающих должностные оклады)или не ниже двойных сдельных расценок (для работников со сдельной оплатойтруда). При этом для работников, получающих месячный оклад, оплата производитсяв размере не ниже одинарной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада,если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и вразмере не ниже двойной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячногооклада, если работа производилась сверх месячной нормы. Премия за работу всверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дниначисляется на заработок по одинарным сдельным расценкам или на одинарнуютарифную ставку.
Еслипо основному месту работы командированному был установлен режим гибкогорабочего времени, то во время служебной командировки он не применяется, а учетрабочего времени ведется как при обычном режиме работы.
Компенсация расходов при служебных командировках впределах Республики Беларусь
Статьей95 ТК определен перечень связанных со служебными командировками расходов,подлежащих компенсации, особенности возмещения которых определены Инструкцией №35. К их числу относятся расходы:
1) по проезду к месту служебнойкомандировки и обратно. При командировках в пределах Республики Беларусь всоответствии с п. 6.1 Инструкции № 35 расходы по проезду транспортом общегопользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к меступостоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинныхпроездных документов. Кроме того, командированному работнику возмещаются такжерасходы по бронированию билетов и за пользование в поездах постельными принадлежностямипри проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах,но только при наличии подтверждения их оплаты (нам не очень понятно, как подобноеподтверждение удастся получить в реальной поездке. Будем брать необходимыесправки, не имеющие никакой юридической силы, у проводников?). Напомним, чтоаналогичной нормой старой редакции Инструкции № 35 (п. 7.1) устанавливалосьпрямо противоположное — право на получение возмещения расходов за пользование впоездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратнов плацкартных, купейных и мягких вагонах без представления подтверждающихдокументов.
Как иранее, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одногоадминистративного района оплата за проезд может быть компенсирована безпредставления проездных документов по минимальной стоимости проезда, но толькос разрешения нанимателя (до вступления в силу Постановления № 29 в этомположении уточнялось, что подобная компенсация возможна в исключительныхслучаях). Возмещению подлежат также расходы по проезду транспортом общегопользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся зачертой населенного пункта.
Крометого, Инструкция № 35 дополнена положением, согласно которому стоимостьвыдаваемого в поездах международного сообщения набора питания, включенная вцену железнодорожного билета, возмещению не подлежит;
2) по найму жилого помещения (исключаявремя нахождения в пути). Данные расходы оплачиваются в размере стоимостипредставленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов),подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера(одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более) (п. 6.2Инструкции № 35). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда(категории) (было — в номерах «люкс») допускается с разрешениянанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником.
До 20марта 2008 г. командированный работник мог поселиться в номере «люкс»только в исключительных случаях и опять-таки после получения соответствующегоразрешения нанимателя. Кроме того, расходы по найму жилого помещения ранееоплачивались только в размере стоимости подлинных оплаченных счетов иликвитанций, и никакие «другие документы» в качестве подтвержденияпонесенных затрат на проживание в командировке не принимались. Не было вИнструкции № 35 и точно установленного ограничения на величину даннойкомпенсации — «не выше стоимости одноместного номера (одного места вномерах с количеством мест для проживания два и более)».
Как ипрежде, работнику должны быть возмещены расходы по бронированию мест вгостинице (необходимы подтверждающие документы), а также стоимостьдополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (пользованиетелевизором, холодильником и другими «принадлежностями» современныхгостиничных номеров), но только при условии представления подлинных документов,подтверждающих оплату дополнительных услуг (в старой редакции Инструкции № 35говорилось просто о представлении подтверждающих документов). К сожалению,завтрак, пусть даже и включенный в стоимость номера (места) за проживание вгостинице, в число таких дополнительных услуг по-прежнему не входит, и егостоимость командированному работнику не будет возмещаться, какие бы документыон ни представил, отчитываясь по командировке.
Известно,что при отсутствии подтверждающих документов возмещение расходов по наймужилого помещения при служебных командировках в пределах нашей страныпроизводится в размерах, устанавливаемых Министерством финансов РеспубликиБеларусь *. Постановлением № 29 данная норма уточнена, и теперь подобноевозмещение запрещено в случаях, когда принимающая командированного работникасторона предоставляет ему жилое помещение за свой счет либо когда расходы напроживание оплачиваются нанимателем «по безналу». А чтобы невозникало вопросов при определении количества суток для оплаты расходов понайму жилого помещения, в Инструкцию № 35 введено правило, согласно которомувремя, составляющее менее половины суток, исключается из расчета, а равноеполовине суток и более - принимается за полные сутки.
Ещеодно нововведение напрямую затрагивает интересы водителей грузовых автомобилейи работников, командированных вместе с ними. В случае если они в соответствии сграфиком движения должны останавливаться в пути следования на отдых и при этомне могут представить оплаченные счета (в «дальнобойных» рейсах иногдаприходится останавливаться, «где ночь застанет», например, «напостой» в какой-нибудь деревенской избе), то расходы по найму жилогопомещения за время нахождения в пути подлежат им возмещению на общихоснованиях;
3) за проживание вне места постоянногожительства (суточные). Суточные возмещаются за все календарные дни пребывания вкомандировке по нормам, установленным Министерством финансов РеспубликиБеларусь. На сегодняшний день согласно Постановлению № 197 они составляют15 000 руб. за каждый день командировки (7 500 руб. — при однодневныхслужебных командировках и командировках в такую местность, откуда можноежедневно возвращаться к месту жительства). За время нахождения в пути суточныевыплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.
Исключениеиз данного правила составляют случаи, когда принимающая командированногоработника сторона обеспечивает его за свой счет питанием либо расходы напитание оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления. Тогдасуточные положены работнику только за время нахождения в пути, да и то если вэти дни питание ему не предоставлялось.
Вслучае, когда бесплатное питание во время нахождения в командировкепредоставляется один в день, то суточные выплачиваются в размере 70% установленнойзаконодательством нормы. Двухразовое бесплатное питание дает право только на30% от установленной нормы суточных.
Неизменилось правило, согласно которому использование командированным работникомсвоих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания никакне учитывается при компенсации ему понесенных за эти дни расходов: оплатапроезда производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилогопомещения за эти дни не возмещаются.
Такжеосталась «нетронутой» и норма (п. 6.4 Инструкции № 35), разрешающаявозмещать командированному работнику расходы по международным телефоннымпереговорам, но только в случаях, когда они производились в интересахвыполнения служебного задания. Расходы оплачиваются на основании соответствующихквитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.
Длянанимателей, в коллективном договоре (соглашении) которых определены своисобственные размеры возмещения командировочных расходов (а такое право дает имст. 95 ТК), напомним, что они не могут быть ниже установленных Министерствомфинансов Республики Беларусь размеров.
ПОРЯДОК расчетов по служебным командировкам впределах Республики Беларусь
Согласноп. 10 Инструкции № 35 наниматель обязан не позже чем за день до отъезда вслужебную командировку выдать командированному работнику денежный аванс впределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебнойкомандировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Следуетотметить, что это правило зачастую нарушается (преимущественно в организацияхнегосударственной формы собственности), особенно если расходы на служебнуюкомандировку составляют не очень значительные суммы. Другими словами, работникотправляется в командировку «за свои», о организация потом возмещаетему понесенные расходы «по факту».
Всвою очередь, работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы,связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 (а прииспользовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15) рабочих днейпо истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения изкомандировки (исключая день прибытия), предъявить в бухгалтерию организацииавансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованныеналичные деньги.
Вавансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения,проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебнойкомандировке, а также другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчетудолжны быть приложены следующие документы:
- командировочноеудостоверение, оформленное в установленном порядке;
- проездныедокументы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки иобратно;
- оплаченныесчета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы понайму жилого помещения и иные расходы;
- отчет опроделанной работе (как уже упоминалось выше, этот документ не являетсяобязательным при командировках в пределах Республики Беларусь, однаконаниматель может ввести правило представления такого отчета своим приказом).
Выдачаналичных денег под отчет производится только при условии полного отчета поранее полученным суммам.
Занарушения, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет и сдачейнеизрасходованного их остатка в кассу организации, законодательством РеспубликиБеларусь установлена ответственность. Если должностное лицо (кассирюридического лица) или индивидуальный предприниматель нарушает порядок ведениякассовых операций (а выдача и возврат любых подотчетных сумм регламентируютсяименно этим порядком), то в соответствии со ст. 11.7 Кодекса РеспубликиБеларусь об административных правонарушениях его ожидает штраф в размере от 4до 20 базовых величин. Подобное повторное нарушение, совершенное в течение одногогода после наложения указанного административного взыскания, наказывается ужештрафом в размере от 20 до 30 базовых величин.
Всоответствии с ч. 2 ст. 107 ТК удержания из заработной платы работников дляпогашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжениюпоследнего, в том числе и для погашения неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного на служебную командировку, правда, только еслиработник не оспаривает основания и размер подобного удержания. При этом необходимопомнить, что наниматель должен сделать распоряжение о таком удержании непозднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашенияаванса.
Приведемпример расчета по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь(стоимость железнодорожных билетов и проживания в гостинице, а также времяотправления поездов условные).
Пример1
Приказомпо организации, расположенной в г. Минске, работник направлен в служебнуюкомандировку в г. Брест сроком на 4 дня. Ему было определено задание покомандировке и выдано командировочное удостоверение с отметкой о выбытии из г.Минска 14 апреля 2008 г. Возвратиться в г. Минск работник должен был17 апреля 2008 г. вечером.
Работникубыл выдан денежный аванс из следующего расчета:
— 2билета на поезд стоимостью 30 000 руб. каждый, всего — 60 000 руб.;
— 3дня проживания в гостинице (одноместный номер) стоимостью 70 000 руб. задень, всего — 210 000 руб.;
— суточные за 4 дня по нормам, установленным Постановлением № 197, всего -60 000 руб. (15 000 х 4 дня).
Общаясумма аванса составила 330 000 руб. (60 000 + 210 000 + 60 000).
Как ипланировалось, работник выехал в командировку 14 октября 2008 г. Однако в связи с тем что служебное задание он выполнил раньше запланированного срока,его возвращение в г. Минск состоялось не 17, а 16 октября 2008 г. Кроме того, свободных мест в гостиницах г. Бреста не было, и работник остановился на проживаниеу своих родственников.
Повозвращении из командировки работник 18 октября 2008 г. (трехдневный срок сдачи авансового отчета об израсходованных в служебной командировкеденежных суммах не был нарушен) представил в бухгалтерию организации авансовыйотчет с приложением следующих документов:
— билет на пассажирский поезд № 659 «Минск — Брест» (купейный вагон),дата отправления из г. Минска — 14 октября 2008 г., время отправления — 23.43, дата прибытия в г. Брест — 15 октября 2008 г., время прибытия — 9.33, стоимость - 30 000 руб.;
— билет на скорый поезд № 28 «Брест — Минск» (купейный вагон), датаотправления из г. Бреста — 16 октября 2008 г., время отправления — 19.30, время прибытия в г. Минск — 23.41 в тот же день, стоимость — 40 000 руб.
Несмотряна тот факт, что командированный работник брал в поезде № 659 «Минск- Брест» постельные принадлежности, документов, подтверждающих их оплату,у него не было, поэтому данные расходы ему не могут быть возмещены.
Расходы,возмещаемые по данному авансовому отчету:
— оплата за проезд — 70 000 руб. (30 000 + 40 000);
— суточные в пределах Республики Беларусь — 45 000 руб. (15 000 х3 дня);
— расходы по найму жилого помещения в пределах Республики Беларусь безпредставления подтверждающих документов в соответствии с Постановлением№ 197 — 9 000 руб. (4 500 х 2 дня).
Общаясумма возмещаемых расходов по рассматриваемой служебной командировке составляет124 000 руб. (70 000 + 45 000 + 9 000).
Неиспользованныев служебной командировке денежные средства в размере 206 000 руб.(330 000 — 124 000) были возвращены работником в кассу организации.
Налогообложение командировочных расходов
Налогна прибыль.
Согласноп. 4-2.35 ст. 3 Закона Республики Беларусь «О налогах на доходы иприбыль» (далее — Закон о налоге на прибыль) к затратам по производству иреализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемым при налогообложении,относятся расходы на командировки в соответствии с нормами, установленными впорядке, определенном ТК. К учитываемым при налогообложении расходам накомандировки также относятся расходы, связанные с оформлением заграничныхпаспортов и других выездных документов, уплатой государственной пошлины, сборовиностранных представительств, а также комиссионных при обмене чеков в банке наиностранную валюту.
В п.7.7-1 ст. 3 Закона о налоге на прибыль уточнено, что расходы на командировки,произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК, при расчетеоблагаемой налогом прибыли не учитываются.
Всвою очередь, в ст. 95 ТК содержится отсылочное положение: порядок и размерывозмещения расходов при служебных командировках должны определятьсяПравительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Напомним, чтосогласно действующему до сих пор постановлению Кабинета Министров РеспубликиБеларусь от 18.10.1994 № 126 «О предоставлении Министерству финансов праваустанавливать нормы оплаты командировочных расходов» нормы расходов накомандировки устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь. Как мыуже упоминали выше, в настоящее время действуют нормы расходов на командировкив пределах Беларуси, определенные Постановлением № 197.
Такимобразом, затраты на командировки в пределах Беларуси, связанные с производствоми реализацией продукции, относятся к прочим затратам по производству иреализации продукции, товаров (работ, услуг), уменьшающим налогооблагаемуюприбыль, но только в пределах норм, установленных Постановлением № 197.
Связанныеже со служебными командировками дополнительные выплаты работникам, производимыесверх норм возмещения, установленных законодательством Республики Беларусь, вбольшинстве случаев производятся в виде исключения по решению руководителя иосуществляются за счет внереализационных расходов, не учитываемых приналогообложении.
Отдельноследует остановиться на вопросах исчисления налога на прибыль при направленииработников организации в служебные командировки на легковом автомобиле.
ПостановлениемСовета Министров Республики Беларусь от 03.05.1999 № 638 «О расходах насодержание служебного легкового автотранспорта» (по состоянию на15.09.2004) установлено, что юридические лица и их обособленные подразделениявключают в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ,услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении, расходы насодержание только одной единицы служебного, кроме специального, илииспользуемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределахустановленных норм. При этом к расходам на содержание служебного легковогоавтотранспорта, кроме специального, в соответствии с совместным разъяснениемМинистерства экономики от 05.09.2001 № 13-13/4898 и Министерства финансовРеспублики Беларусь от 05.09.2001 № 15-9/700 «О порядке включения всебестоимость продукции (работ, услуг) затрат по специальным и служебнымлегковым автомобилям» (далее — Разъяснение) относятся:
- стоимостьгорючесмазочных материалов (ГСМ);
- расходы напроведение всех видов ремонта;
- расходы напроведение технического осмотра и технического обслуживания транспортногосредства.
ПостановлениемСовета Министров Республики Беларусь от 07.06.2001 № 851 «Об упорядочениииспользования служебных и специальных легковых автомобилей» (по состояниюна 15.09.2004) установлено, что юридические лица, в том числе имеющиеобособленные подразделения, и индивидуальные предприниматели с учетом спецификипроизводственного процесса, выполнения работ, оказания услуг определяютколичество специальных легковых автомобилей с лимитом пробега не более 2 тыс.км в месяц, затраты по которым включаются в затраты по производству иреализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании иналогообложении. При этом к специальным легковым автомобилям относятсяавтомобили, укомплектованные специальным технологическим оборудованием, имеющиеспециальные световые и (или) звуковые сигналы, надписи и (или) цветографическуюокраску, и легковые автомобили оперативного назначения. Перечень специальных легковыхавтомобилей утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от21.09.2001 № 1398 (по состоянию на 29.07.2006).
Ещеодним постановлением Совета Министров Республики Беларусь — от 22.08.2001 №1268 (по состоянию на 16.07.2007) утвержден Перечень специальных легковыхавтомобилей, на которые не распространяется лимит пробега не более 2 тыс.километров в месяц, к которым относятся автомобили скорой медицинской помощи,инкассации, учебные, газотехнические, испытательные, милиции, ГАИ, государственнойслужбы медицинских судебных экспертиз, Министерства по чрезвычайным ситуациям,государственной инспекции охраны животного и растительного мира при ПрезидентеРеспублики Беларусь и медицинской помощи.
СогласноРазъяснению в случае, когда у организации (индивидуального предпринимателя)имеется в наличии несколько единиц специальных легковых автомобилей, затраты поих содержанию, учитываемые при ценообразовании и налогообложении, включаются врасчет в пределах общего лимита пробега по этим специальным легковымавтомобилям с учетом имеющегося в наличии их количества.
Крометого, говоря о включении в состав расходов на содержание служебного легковогоавтотранспорта стоимости ГСМ, необходимо отметить, что согласно п. 2.6.8Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции(работ, услуг) (далее — Основные положения по составу затрат), стоимостьтоплива включается в состав затрат только в пределах установленных норм егорасхода. Такими нормами являются линейные нормы расхода топлива, установленныеМинистерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь для конкретноймарки автомобиля. Для определения же точных норм расхода топлива на конкретныемарки автомобилей и коэффициентов корректирования линейных норм расхода топливав зависимости от условий эксплуатации следует руководствоваться Инструкцией опорядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств,машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерстватранспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 16.06.2005 № 28 (по состояниюна 09.01.2008).
Подоходныйналог.
Всоответствии с п. 1.3 ст. 12 Закона Республики Беларусь «О подоходномналоге с физических лиц» (далее — Закон о подоходном налоге) не подлежат налогообложениювсе виды предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь ипостановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (заисключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации заизнос транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений,принадлежащих работнику), в том числе связанных с возмещением командировочныхрасходов.
Приоплате нанимателем плательщику расходов на командировки как на территорииБеларуси, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаютсясуточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных Министерством финансовРеспублики Беларусь, а также фактически произведенные и документальноподтвержденные целевые расходы, связанные с командировками. К таким расходам, вчастности, относятся расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы зауслуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или навокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа,расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрациислужебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменомналичной валюты или чека в банке и (или) небанковской кредитно-финансовойорганизации на наличную иностранную валюту или с получением наличнойиностранной валюты с использованием банковской пластиковой карточки.
Принепредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату расходов понайму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения впределах норм, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. Суммыже превышения этих размеров облагаются подоходным налогом в общеустановленномпорядке.
Обязательныевзносы по государственному социальному страхованию.
Говоряоб обязательных отчислениях по государственному социальному страхованию,следует отметить, что в соответствии со ст. 2 Закона Республики Беларусь«Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населенияМинистерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» объектом дляначисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населенияМинистерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее — Фонд)являются все виды выплат в денежном и (или) натуральном выражении, начисленныхв пользу работников по всем основаниям независимо от источников финансирования,включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренныхперечнем видов выплат, на которые не начисляются обязательные страховые взносыв Фонд, утверждаемым Советом Министров Республики Беларусь.
Такиеосвобождаемые от обложения обязательными страховыми взносами выплатыустановлены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 №115 «Об утверждении Перечня видов выплат, на которые не начисляются взносыпо государственному социальному страхованию в Фонд социальной защиты населенияМинистерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию отнесчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусскоереспубликанское унитарное страховое предприятие „Белгосстрах“»(по состоянию на 26.04.2007). Согласно п. 6 этого нормативного акта неначисляются взносы по государственному социальному страхованию, а также пообязательному страхованию от несчастных случаев на производстве ипрофессиональных заболеваний в «Белгосстрах» на суммы, выплачиваемыев возмещение расходов, компенсации (в том числе надбавки и компенсации взаменсуточных), выплачиваемые работникам в пределах норм, установленныхзаконодательством Республики Беларусь, а также суммы, выплачиваемые ввозмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работникамитрудовых обязанностей.
Служебныекомандировки напрямую связаны с выполнением работниками своих трудовыхобязанностей, поэтому все возмещаемые нанимателем командировочные расходы в пределахнорм, установленных законодательством Республики Беларусь, а такжедополнительные расходы, связанные с командировками (например, расходы потелефонным переговорам при условии, если они производились в интересахвыполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов)с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем и т.п.),освобождаются от обложения обязательными страховыми взносами в Фонд и взносовпо обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве ипрофессиональных заболеваний в «Белгосстрах».
Экологическийналог.
УказомПрезидента Республики Беларусь от 07.05.2007 № 215 «О ставках налога заиспользование природных ресурсов (экологического налога) и некоторых вопросахего взимания» (по состоянию на 02.09.2008) (далее — Указ № 215)установлены ставки экологического налога за выбросы загрязняющих веществ ватмосферный воздух согласно приложению 2 к данному законодательному акту. Приэтом согласно п. 2-1.1 Указа № 215 определено, что не облагаются экологическимналогом только объемы выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух отпередвижных источников, рассчитанные исходя из количества израсходованноготоплива на передвижение за пределами территории Республики Беларусь.
Следовательно,при служебных командировках на автомобильном транспорте в пределах нашей странынеобходимо исчислять и уплачивать экологический налог в части налога за выбросызагрязняющих веществ в атмосферный воздух. При этом не имеет значения, на какомавтомобиле осуществляется поездка: принадлежащем организации, взятом в арендуили безвозмездное пользование либо на личном автомобиле работника, используемомдля нужд нанимателя.
Длярасчета налога за выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух отпередвижных источников выбросов в зависимости от видов используемого моторноготоплива к ставкам налога, указанным в приложении 2 к Указу № 215, необходимоприменяются следующие коэффициенты: дизельное топливо — 0,8, сжиженный и сжатыйгаз — 0,3, биодизельное топливо — 0,6 (п. 3.2 Указа № 215).
Лимитына выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух от передвижных источниковне устанавливаются, а значит, вся сумма исчисленного налога за выбросызагрязняющих веществ в атмосферный воздух включается в себестоимость и взатраты, учитываемые при налогообложении.
Особенностиисчисления налога на добавленную стоимость по расходам, связанным сосуществлением командировочных расходов, читайте на с. ХХ.
Бухгалтерский учет служебных командировок
Всоответствии с п. 2.2.10.3 Основных положений по составу затрат в себестоимостьпродукции (работ, услуг) затраты на командировки, связанные с производственнойдеятельностью, включаются в полном объеме. При этом к расходам на служебныекомандировки, кроме затрат на проезд к месту командировки, по найму жилья исуточных, относятся в том числе и фактические расходы по оформлению заграничныхпаспортов (других выездных документов), уплате государственной пошлины, сборыиностранных представительств, а также комиссионные при обмене чеков в банке наиностранную валюту.
Согласнопояснениям к сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Инструкции поприменению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденнойпостановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89 (посостоянию на 13.11.2003) (далее — Инструкция по применению Типового планасчетов), этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах сработниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные иоперационные расходы (а значит, и по командировочным выплатам тоже).
Взависимости от целей служебной командировки для списания расходов на нее могутбыть использованы различные счета бухгалтерского учета, например:
· 07«Оборудование к установке» — для приобретения и доставки оборудования,требующего монтажа;
· 08 «Вложенияво внеоборотные активы» — для приобретения и доставки основных средств,приобретении нематериальных активов и других внеоборотных активов;
· 10«Материалы» — для приобретения и доставки сырья, материалов, топлива,запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п.ценностей;
· 15«Заготовление и приобретение материальных ценностей» — для заготовленияи приобретения оборудования и материальных ценностей, относящихся к оборотнымактивам;
· 20 «Основноепроизводство», 23 «Вспомогательные производства», 25«Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственныерасходы», 44 «Расходы на реализацию» — при отнесении расходов наслужебные командировки, связанные с хозяйственной деятельностью организации(для заключения договоров на поставку продукции (товаров), выполнение работ,оказание услуг, проверки деятельности филиалов и других обособленных подразделений,участия в выставках, ярмарках, семинарах, изучения рынков сбыта и т.п.);
· 41«Товары» — для приобретения товаров.
Рассмотримпорядок бухгалтерского учета расходов на служебные командировки на условномпримере.
Пример2
Возьмемисходные данные примера 1. Напомним, что работник был направлен в служебнуюкомандировку из г. Минска в г. Брест, и ему был выдан денежный аванс общейсуммой 330 000 руб. При этом фактические расходы по командировке составиливсего 124 000 руб.
Предположим,что часть аванса в размере 206 000 руб. (330 000 — 124 000),которую работник должен был возвратить в кассу организации как неиспользованную,он истратил, находясь в командировке, и смог внести в кассу только100 000 руб.
Руководительорганизации издал приказ об удержании оставшейся части аванса, выданного накомандировку, в размере 106 000 руб. (206 000 — 100 000) иззаработной платы работника, который был ознакомлен с приказом и подписал его.Заработная плата работника составляет 1 000 000 руб. Так как неизрасходованнаяпо назначению сумма аванса меньше 20% от заработной платы, причитающейся квыплате работнику ((1 000 000 - 1 000 000 х 9%) х 20% = 182000 руб.), то ее можно удержать из его заработной платы сразу.
Дляупрощения примера предположим, что заработная плата сотрудника облагаетсяподоходным налогом по ставке 9%, стандартные налоговые вычеты не учитываются, ауплата обязательных страховых взносов в Фонд и налога на добавленную стоимостьпо железнодорожным билетам не принимаются во внимание.
Вбухгалтерском учете организации указанные хозяйственные операции отражаютсяследующим образом:Содержание операции Дебет Кредит Сумма выдан аванс на служебную командировку 71 50 330 000 руб. включены в себестоимость командировочные расходы в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь (оплата за проезд, суточные и расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов) 20, 25, 26, 44 71 124 000 руб. (70 000 + 45 000 + 9 000) возвращена в кассу часть неиспользованного аванса на служебную командировку 50 71 100 000 руб. отражена задолженность работника по невозвращенной в установленные сроки в кассу организации части неиспользованного аванса на служебную командировку 94 71 106 000 руб. начислена заработная плата работнику за октябрь 2008 г. 20, 25, 26, 44 70 1 000 000 руб. начислен подоходный налог, подлежащий уплате в бюджет 70 68 90 000 руб. (1 000 000 х 9%) удержана невозвращенная часть аванса из причитающейся к выплате заработной платы 70 94 106 000 руб. выдана заработная плата работнику 70 50 804 000 руб. (1 000 000 — 90 000 — 106 000)
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. КонституцияРеспублики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.
2. Трудовойкодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года / Мн.: Амалфея 1999. – 240с.
3. ЗаконРеспублики Беларусь «О пенсионом обеспечении» от 17 апреля 1992г. № 1596-XII. (Ведомости Верховного Совета РеспубликиБеларусь, 1992г., №17, ст. 275) (с учетом изменений на 11.07.2007г.).
4. ДмитрукВ. Н. Трудовое право. / Учебное пособие. – Мн.: Амалфея, 2000.
5. Комментарийк Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. ИздательствоАмалфея. / 2003. – 1120с.
6. Трудовоеправо: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ.ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 — 592с.
7. Трудовоеправо: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея,2002 — 672с.
8. Трудовоеи социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн.: Амалфея,1999.-664с.
9. Трудовоеправо: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред.В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.: Амалфея, 2006с.
10. Трудовоеправо Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. – Мн.: УП«Молодежное», 2003.
11. Трудовоеправо Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. – Мн.: Дикта2004. – 75с.