Автоматизация работы конечного пользователя

Министерство образования Российской Федерации Филиал государственного образовательного учреждения Высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов в г. Пскове Отчет По курсовому проекту по теме Автоматизация работы конечного пользователя вариант 5 Оценка текущего запаса готовой продукции на складе Выполнил студент 1 курса Заочного отделения зачетной книжки 230005

Питикова Ирина Александровна телефона 113 Преподаватель Бусарова Ирина Васильевна г. Псков 2004 год Содержание 1. Предметная область автоматизации 1.1 Описание предметной области и функции решаемой задачи. 1.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи. 2. Постановка задачи 2.1 Организационно-экономическая сущность задачи.

2.2 Описание выходной информации. 2.3 Описание входной информации. 2.4 Входная запросная информация 3. Разработка информационного обеспечения задачи 3.1 Информационный анализ предметной области. 3.2 Выделение информационных объектов задачи. 3.3 Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели. 3.4 Определение логической структуры базы данных. 4.

Описание технологии и алгоритмов решения задачи. 4.1 Общие сведения о содержании и алгоритме решения задачи 4.2 Технология ввода и накопления входной информации 4.3 Функционально-технологическая схема и алгоритм получения отчета оп оценке текущего запаса готовой продукции. 1. Предметная область автоматизации 1.1 Описание предметной области и функции решаемой задачи.

Продукция, выпущенная производственными цехами, сдается на склад готовой продукции, накапливается там до требуемой нормы отгрузки и далее по команде приказу на отгрузку, поступающей из отдела сбыта осуществляется отправка группы изделий конкретному потребителю в соответствии с договором. Сдача цехом изделий на склад сопровождается цеховой накладной, в которой обычно указывается номер цеха, дата, перечень изделий, их реквизиты и т.п. При отгрузке складом готовой продукции конкретному заказчику

выписывается товаро-транспортная накладная и счет-фактура. Первый документ подтверждает отгрузку и указывает какие конкретно изделия отправлены по соответствующему договору, а второй является документом на оплату и представляется заказчиком в банк. Основными задачами складского хозяйства являются - организация надлежащего хранения материальных ценностей в частности готовой продукции - бесперебойное обслуживание производственного процесса - отгрузка готовой

продукции. В предметной области комплекса задач, к которому относится анализ текущих запасов, рассматриваются процессы учета товаров на складе на нескольких складах, оформление документов по отгрузке и при оприходовании товара на склад, а также сравнение текущего запаса готовой продукции с нормативным запасом, определяемым из справочника готовой продукции в условии данной задачи указано, что нормативный остаток составляет 15 от плана выпуска готовой продукции. Таким образом, можно выделить функции, которые должны быть реализованы

в рассматриваемой задаче - учет поступления готовой продукции на склад - учет отгрузки готовой продукции - сравнение текущего запаса с нормативным запасом. Необходимо обозначить известный ряд ограничений, существенных для процессов, относящихся к задаче - один цех может выпускать несколько наименований готовых изделий - число цехов, выпускающих готовую продукцию, не превосходит 4 - число складов готовой продукции не более 2 - число заказчиков не превосходит 999

- номенклатура готовых изделий не более 100 - готовое изделие закреплено за одним складом готовой продукции и выпускается только одним конкретным цехом - отгрузка по одному договору производится только одному заказчику - номер договора неизменен и уникален - рассматриваются только договора текущего года - количество готовой продукции измеряется целым числом у изделия только одна единица измерения - номера цехов и номера складов не изменяются - накладная цеха на сдачу готовой продукции на склад всегда привязана к одному

складу, может содержать несколько наименований изделий, ее номер уникален - документ об отгрузке готовой продукции ТТН всегда привязан к одному договору, может содержать несколько наименований, номер уникален - одному документу об отгрузке соответствует один приказ на отгрузку, поступающий из отдела сбыта, приказ может содержать несколько наименований, номер уникален - нормативный остаток продукции на складе составляет 15 от плана выпуска готовой продукции - план выпуска продукции неизменен в течение рассматриваемого периода

- номера цехов, складов, фамилии материально-ответственных лиц являются неизменными. 1.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи Входная информация разделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную информацию. Условно-постоянная информация включает в себя справочные данные о номенклатуре изделий, их наименовании, единицах измерения и ценах. Эта информация отражена в справочнике готовой продукции.

Кроме того, постоянной на рассматриваемый период является размер плана выпуска готовой продукции и как следствие, размер нормативного остатка на складе. Понятие нормативного остатка включает в себя данные - номенклатура изделия - наименование - единица измерения - количество планового объема выпуска - размер нормативного остатка на складе 15 от плана. Оперативно-учетная информация содержит в себе данные оперативного учета, включает в себя данные об

остатке товаров на складе на начало периода оборотные ведомости, данные о поступлении продукции из цехов на склад по цеховым накладным, данные об отгрузке согласно товаро-транспортных накладных документ об отгрузке всегда привязан к одному договору и, соответственно заказчику, данные об остатке товаров на складе на конец месяца оборотные ведомости. 2. Постановка задачи 2.1 Организационно-экономическая сущность задачи. Своевременное получение информации о состоянии текущего

запаса готовой продукции на складах путем автоматизации решения позволяет оперативно и своевременно выяснить причины образования ненормативного остатка по конкретному виду продукции и принять необходимые меры для обеспечения бесперебойного функционирования предприятия и самого процесса отгрузки и реализации готовой продукции. Для эффективного контроля за текущим запасом на складах готовой продукции необходимо вести автоматизированный учет поступления продукции на склад, отгрузки ее покупателям и производить

анализ, оценку запасов с целью своевременного выявления недостаточного количества товара или же его переизбытка. В данной задаче необходимо иметь возможность по запросу пользователя получать результаты такого анализа для любого задаваемого в запросе изделия. Автоматизированный учет поступления товаров и их отгрузки должен осуществляться на основе данных из цеховых накладных при поступлении и товаротранспортных накладных при отгрузке.

По мере поступления эти данные должны вводится, накапливаться и храниться в базе данных в течение регламентированного периода. На основе хранимых данных об остатке на начало периода, поступлении и отгрузке по запросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ текущего запаса для заданного изделия и выдача отчета. Отчет должен содержать сведения о количестве изделий на складе каждого наименования и соответствия их количества нормативному запасу, с указанием недостаточности запаса данного изделия или его переизбытка.

Кроме того, по отдельному запросу пользователя должен сформироваться отчет по складу, включающий в себя номер склада готовой продукции, наименования изделий хранящихся на данном складе, их единицы измерения, цена за единицу измерения, количество и общая стоимость продукции на данном складе. 2.2 Описание выходной информации. Выходной информацией для пользователя являются два документа - отчет по складам, содержащий сведения о номере склада, наименовании склада, фамилии материально-ответственного

лица начальника склада, перечень изделий в количественно-суммовом выражении - отчет по изделиям, содержащий наименование изделия, номер выпускающего его цеха, количество, кому отпущено. Эти документы должны выводится на экран и на печать. Форма 1. Форма выходного документа задачи с результатом анализа текущего запаса готовой продукции. Отчет по складам на 200 г. за период год, квартал, месяц, неделя

Предприятие учреждение Номер склада Наименование склада Материально ответственное лицо начальник склада Телефон Наименование изделияКод изделияЕдиница измеренияЦенаОстаток на начало периодаПоступило готовой продукции на складОтгруженоОстаток на конец периодаНорма запасаОтклонениеКоличествоСуммаКоличеств оСуммаКоличествоСуммаКоличествоСуммаизбы токнедостаточность Форма 2. Форма выходного документа с указанием цехов-изготовителей и потребителей

данной продукции. Отчет по изделиям на 200 г. за период год, квартал, месяц, неделя Предприятие учреждение Номер склада Наименование склада Материально ответственное лицо начальник склада Телефон Наименование изделия Код изделия Единица измерения Цена изделия ОстатокПоступление за отчетный периодОтгруженоОстаток на дату запросаНорма запасаОтклонение

избыток , недостаточность -КоличествоСуммаНомер цеха поставляющего данное изделиеДата и номер цеховой накладнойКоличество СуммаДата и номер приказа на отгрузкуДата и номер ТТНПотребительДата отгрузкиколичествосуммаКоличествоСумма 2.3 Описание входной информации Структуры входных документов, содержащих информацию, на основе которой может быть решена рассматриваемая задача и получены выходные документы, приведены в формах.

В порядке подготовки документов к машинной обработке для удобства ввода и обработки информации на компьютере в документы введены коды изделия и заказчика. Условно-постоянная информация Для расшифровки кодов изделий в процессе решения задачи, получения достоверных сведений о наименовании, единице измерения и цене каждого из изделий необходима информация из Справочника готовой продукции, выпускаемой на предприятии.

Справочник является первичным носителем этих сведений, и поэтому они должны загружаться в базу данных с него. Форма 3. Справочник готовой продукции Код изделияНаименование изделияЕдиница измеренияЦена за единицу Форма 4. План выпуска готовой продукции Цех Квартал Код изделияНаименование изделияЕдиница измеренияКоличество Оперативно-учетная информация Данные об остатке товара на складе, о его движении в течение отчетного

периода и об остатке товара на конец отчетного периода поступают в базу данных из оборотных ведомостей. Форма 5. Оборотная ведомость по материальным запасам на 200г. Учреждение Номер склада Материально-ответственное лицо п.п.наименованиекодЕдиница измеренияОстаток на 1Оборот за Остаток на 1дебеткредитКоличествоСуммаКоличествоСум маКоличествоСуммаКоличествоСумма Сведения, характеризующие поступление товара на склад готовой продукции содержатся в цеховой накладной

на сдачу готовой продукции на склад. Данные из этого документа код изделия, наименование, единица измерения и количество поступают в базу данных. Форма 6. Цеховая накладная на сдачу готовой продукции на склад НАКЛАДНАЯ 200г. От цеха На склад п.п.Код изделияНаименование изделияЕдиница измеренияКоличество Сдал Принял Сведения же характеризующие отгрузку, находятся в товаро-транспортной накладной ТТН. Для решения задачи, данные должны обязательно поступать в базу данных.

Форма 7. Документ с информацией по отгрузке ТОВАРО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ от 200г. Поставщик и его адрес Рсчет Грузоотправитель Ст.отправления Плательщик и его адрес Рсчет Грузополучатель Ст.назначения Договорзаказ от 200г. Код изделияНаименование изделияЕд. измеренияКоличествоЦенаСуммаИтого

Данные, представленные в ТТН табличным образом относятся к Спецификации ТТН, которая может выпускаться и в виде отдельного документа, связанного с соответствующей ТТН. Остальные реквизиты ТТН такие как наименование, адрес и банковские реквизиты поставщика, станция отправления относятся к справочной информации, которая к моменту решения задачи уже должна находится в БД. Она должна поступать в БД с документов условно-постоянной информации на этапе первоначальной загрузки,

так как эти документы являются первичными и соответственно достоверными носителями этой информации. Из Справочника готовой продукции берутся наименование изделия, единица измерения, цена, из Договора - дата заключения, наименование заказчика и его банковские реквизиты. 2.3 Входная запросная информация Для получения отчета по складам или отчета по изделиям с результатами анализа текущего запаса на складе необходимо обеспечить диалог с пользователем для вода номера склада

или кода изделия. Такая информация вводится с клавиатуры на сообщение запрос на экране в процессе решения задачи. Введите номер склада Сформировать отчет по складу Введите код изделия Сформировать отчет по изделию 3. Разработка информационного обеспечения задачи Разработка информационного обеспечения включает в себя подготовку документов, содержащих информацию, необходимую для решения задачи, и анализ этой информации.

Такой анализ позволяет провести формализацию данных, которая имеет целью их однозначное определение для хранения, поиска и обработки во внутримашинной сфере. Необходимо разработать логическую структуру базы данных, на основе которых будет осуществляться решение задачи и определить состав тех данных, которые необходимы для получения выходной информации. 3.1 Информационный анализ предметной области Произведем анализ исходной информации предметной области

с целью определения состава и структуры информации для последующей формализации и построения информационно-логической модели данных. Приведенные выше формы входных документов, а также дополнительные сведения из описания предметной области позволяют определить роль реквизитов во взаимосвязанной информации, содержащейся в документе. На основе такого анализа установим функциональные зависимости реквизитов в соответствии с рекомендациями и требованиями нормализации данных.

Рассмотрим информацию содержащуюся в цеховой накладной на сдачу готовой продукции на склад форма 6. В ее заголовочной части содержатся реквизиты номер документа, дата, номер цеха, номер склада на который поступила готовая продукция, общие для всего документа. Среди этих реквизитов особое место занимает номер накладной, поскольку он уникален, то есть значение его не может повториться, он выполняет роль идентификатора всей информации по поступлению готовой продукции

на склад, содержащейся в документе с данным номером. Остальные реквизиты заголовочной части накладной однозначно определяются номером цеховой накладной. Табличная часть цеховой накладной содержит реквизиты, имеющие множество значений, так как цеховая накладная может содержать как разные номера складов-получателей, цехов производящих готовую продукцию так и несколько наименований готовых изделий. Среди этих реквизитов важными являются - номер цеха - номер склада - код

изделия, который является идентификатором каждой строки документа. Таким образом, количественные данные о поступлении продукции на склад однозначно определяются номером документа общим идентификатором всего документа, а также кодом изделия поскольку в ограничениях оговорено, что каждое изделие привязано только к одному цеху-изготовителю, а каждый цех изготовитель сдает продукцию только на один конкретный склад, то кодом изделия, таким образом, определится и цех и склад.

Из этого следует, что поиск данных может быть осуществлен при задании составного ключа номер цнакладной код изделия На основании проведенного анализа установим функциональные зависимости реквизитов цеховой накладной. Рис.1 Функциональные зависимости реквизитов цеховой накладной Наименование реквизитов цеховой накладнойУсловное имя реквизитаФункциональные зависимости1.Номер цнакладнойNCN .Номер цехаNC3. Номер складаNS4.Дата пост. продукцииDPP5.

Код изделияKI6.Наименование изделияNI7.Единица измеренияEI8.Количество пост.прод.KPP Аналогично проанализируем информацию, содержащуюся в товаро-транспортной накладной ТТН. В заголовочной части содержатся реквизиты номер документа, дата отгрузки, код заказчика, общие для всего документа. Причем каждый из них имеет единственное значение, так как один документ ТТН всегда привязан к одному договору и соответственно к одному заказчику.

Среди этих реквизитов особую роль играет номер ТТН. Поскольку номер ТТН уникален, он выполняет роль идентификатора всей информации по отгрузке изделий, содержащейся в документе с данным номером. Остальные реквизиты заголовочной части ТТН однозначно определяются номером ТТН. Табличная часть ТТН содержит реквизиты, имеющие множество значений в соответствующих столбцах, так как

ТТН может содержать несколько наименований отгруженных изделий. Среди этих реквизитов особую роль играет код изделия, который является идентификатором каждой строки документа. Так5им образом, количественные данные об отгрузке, содержащиеся в каждой строке, идентифицируются однозначно определяются общим идентификатором документа номером ТТН, а также кодом изделия. То есть поиск этих данных может быть осуществлен лишь при задании составного

ключа номер ТТН код изделия. Описательные реквизиты изделия в том числе единицы измерения и заказчика определяются однозначно их кодами, которые в этом случае являются простыми ключами. На основе проведенного анализа установим функциональные зависимости реквизитов документа. Рис.2 Функциональные зависимости реквизитов ТТН Наименование реквизитов ТТНУсловное имя реквизитаФункциональные зависимости1.

Номер ТТНNTTN . Код заказчикаKZ3. Код изделияKI4.Наименование изделияNI5.Единица измеренияEI6.Цена за ед. изделияCEI7. Адрес заказчикаAZ8.Наимен. заказчикаNZ9.Дата отгрузкиDOTG10.Сумма к оплатеSUM11.Колич. изд. отгруж.KLOTG12.Общая сумма отгруж.OSUMOTG Отдельно следует обратить внимание на реквизиты документа Оборотная ведомость. Особенность его заключается в том, что он, являясь отдельным документом, несущим в себе определенную первичную информацию является в то же время промежуточным отчетом, накапливающем

в себе информацию о приходе и расходе отгрузке товара в течение месяца. В заголовочной части содержатся реквизиты общие для всего документа дата, номер склада. Идентификатором документа является составной ключ дата номер склада. Код изделия является идентификатором каждой строки документа. Остаток на начало в количественно-суммовом выражении является остатком на конец предыдущего периода.

В дебетовой приходной части отражается общий объем поступления товара на склад в течение месяца исходя из сгруппированной суммы данных цеховых накладных за этот месяц. В кредитовой расходной части отражается общий объем отгруженной готовой продукции, согласно данных из ТТН текущего месяца. Остаток продукции на складе на конец периода рассчитывается по формуле ОПСОНМКЦН-КТТН Где ОПС остаток продукции на складе

ОНМ остаток продукции на начало месяца равна ОПС из оборотной ведомости за предыдущий месяц КЦН количество продукции по цеховым накладным КТТН количество продукции по ТТН. Функциональные зависимости реквизитов оборотной ведомости будут несколько иного характера, чем у предыдущих двух документов. Дата, на которую сформирована оборотная ведомость будет определять тот временной период, в течение которого будут группироваться данные из

ТТН и цеховых накладных. Номер склада, по которому формируется оборотная ведомость, определяет номенклатуру изделий, хранящихся на складе, а код этих изделий в свою очередь определит наименование изделий, их единицу измерения и цену. Рис.3 Функциональные зависимости реквизитов оборотной ведомости Наименование реквизитов оборотной ведомостиУсловное имя реквизитаФункциональные зависимости1.Дата оборотной ведомостиDOV 2.Номер складаNS3. Код изделияKI4.Наименование изделияNI5.ЦенаCEI6.Единица измеренияEI7.Остаток

на началоON8.Приход дебетDEBET9.Расход кредитKREDIT10.Остаток на конецOK 3.2 Выделение информационных объектов задачи Проанализируем установленные функциональные взаимосвязи реквизитов и установим для каждого из зависимых реквизитов, от каких реквизитов он зависит. Таблица 1. Соответствие описательных и ключевых реквизитов Ключевые реквизитыЗависимые реквизитыТип документа информационной единицы, содержащей реквизитDOVOKОборотная

ведомостьNSKIОборотная ведомостьKINIОборотная ведомость, цеховая накладнаяТТНKICEIОборотная ведомость, ТТНKIEIОборотная ведомость, цеховая накладная, ТТНNCNKPPЦеховая накладнаяNCNDPPЦеховая накладнаяKINSЦеховая накладнаяKINCЦеховая накладнаяNTTNKZТТНNTTNDOTGТТНNTTNSUMOTGТ ТНNTTNKLOTGТТНNTTNJSUMOTGТТНKZAZТТНKZNZТ ТНKISUMOTGТТНKIKLOTGТТН Таким образом, выделены все информационные объекты, отображающие данные, которые используются в рассматриваемой

задаче. 3.3 Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели. Связи между выявленными информационными объектами определяются реальными отношениями между объектами. При этом важно учитывать, что в одной цеховой накладной может быть несколько изделий поступивших на склад, в одной ТТН несколько строк по отгрузке изделий, а в оборотной ведомости перечислен весь ассортимент изделий, хранящихся на данном складе согласно условию количество складов готовой продукции не более

двух. Каждое изделие жестко привязано к конкретному выпускающему цеху и конкретному складу готовой продукции. Рис.4 Информационно-логическая модель данных CNNCN KI TTNNTTN KI OVDOV NSKI 3.4 Определение логической структуры базы данных Логическая структура базы данных определяется совокупностью логически взаимосвязанных таблиц, каждая из которых имеет структуру, определяемую реквизитным составом конкретного информационного объекта.

Логические связи между таблицами соответствуют структуре связей между объектами и структура этих связей имеет вид Рис 5 Логическая структура базы данных задачи CN NCNNCNSDPPKIKPP IZDKINICEIEI TTNNTTNKZKIKLOTGOSUMGOVDOVNSKIONDEBKROK 4. Описание технологии и алгоритмов решения задачи. 4.1 Общие сведения о содержании и алгоритме решения задачи

По мере поступления документов, содержащих данные о поступлении товара на склад и его отгрузки, должен осуществляться ввод этих данных в базу данных, где они должны храниться. Таким, образом, осуществляется накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетной информации. При оценке текущего запаса необходимо сравнить данные остатка по оборотной ведомости с нормой запаса готовой продукции. Необходимо учесть, что норма запаса готовой продукции соответствует 15 от плана выпуска

этой продукции. Эта информация постоянна на рассматриваемый период. По условию задачи необходимо обеспечить анализ состояния текущего запаса по заданному пользователем изделию или же складу в целом. В первом случае надо по запросу пользователя для задаваемого им изделия формировать отчет, содержащий сведения о текущем запасе конкретного изделия. Для ввода запроса пользователю в диалоге должна быть выведена экранная форма, где он может непосредственно

с клавиатуры ввести код изделия. Отчет должен выводится на экран и принтер. Во втором случае необходимо сформировать оборотную ведомость и отчет по складу. Для этого пользователь должен с клавиатуры, введя номер склада получить, по его выбору либо оборотную ведомость, либо, как требует условие задачи отчет по складу. При этом, по желанию пользователя он должен иметь возможность перейти из отчета по складу в отчет по

тому изделию которое он выберет из отчета по складу. Т.е. находясь в отчете по складу, выбрав код изделия, пользователь должен иметь возможность сформировать отчет по этому изделию. 4.2 Технология ввода и накопления входной информации Для решения рассматриваемой задачи должен производится ввод и накопление оперативно-учетной информации о поступлении готовой продукции на склад, согласно цеховых накладных, и его отгрузке, согласно

ТТН. Справочная информация об изделиях, выпускаемых предприятием, плане выпуска о договорах и заказчиках должна быть ранее загружена в базу данных в процессе решения других задач данной предметной области с соответствующих документов Справочник готовой продукции, План выпуска готовой продукции, Договора. В соответствии с этим технология ввода входной информации и решение рассматриваемой задачи приведены ниже. Рис 6.

Технологическая схема ввода информации и решения задачи оценки текущего запаса готовой продукции 4.3 Функционально-технологическая схема и алгоритм получения отчета оп оценке текущего запаса готовой продукции. Алгоритм решаемой задачи должен обеспечить сравнение остатка продукции по коду изделия, согласно оборотной ведомости с данными справочника Плановый выпуск готовой продукции в размере 15 от него по коду соответствующего изделия. План KI х 15 норма запаса KI NZ KI NZ KI сравнить

Остаток на конец KI OK KI OK KI NZ KI избыток продукции на складе OK KI NZ KI недостаточность продукции на складе Рассматриваемая задача может быть разделена на две взаимосвязанных между собой подзадачи, в каждой из которых формируется свой выходной документ Отчет по изделию и Отчет по складу. Подзадача получения отчета может быть разбита на несколько основных этапов модулей. Подзадача А алгоритм получения отчета по изделиям

Подзадача В алгоритм получения отчета по складам с переходом по выбору пользователя в отчет по изделиям. Блок-схема А. решения подзадачи получения отчета по изделиям. Блок-схема В. решения подзадачи получения отчета по складам.