Введение
Документы сопровождают любую часть нашейжизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию,фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.
На сегодняшний день любая профессиональнаядеятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведениемопределенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, уставфирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительныхи т.д. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе рядфункций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.
В сфере рыночной экономики очень важноправильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильноорганизованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится не только знаниеделопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить рабочие места компьютернойтехникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшнийдень в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с внедрениемновейший техники и технологии в обработку передачу и хранения документов, это болеевысокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительностьи качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие требованияк квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.
В данной контрольной работе будет рассмотреныраспорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственнойдеятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, спомощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией,причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.
С помощью распорядительных документов:
· Совершенствуется организацияуправления
· Совершенствуются способыи средства осуществления основной деятельности
· Разрешаются многиевозникающие проблемы и ситуации.
Поэтому актуальность данной темы высока,так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятиемили отраслью и т.д., на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайнезатруднено.
Целью данной работы является:
Изложение изученного материала по дисциплине«Делопроизводство» на тему:
«Этапы подготовки и оформления распорядительныхдокументов»
Основные задачи, поставленные в даннойтеме:
1. дать определение терминам– «делопроизводство»; «документ»; «распорядительный документ»,
2. описать этапы подготовкираспорядительных документов,
3. перечислить основныевиды распорядительных документов,
4. предоставить примерыоформления распорядительных документов.
Основныепонятия дисциплины и темы
Слово "дело — производство"появилось несколько веков назад и означало «дело производить» (делатьдело) т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы,закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.
В другомисточнике "дело — производство" определяется как: Делопроизводство– «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы софициальными документами», т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами,с их созданием и обработкой.
Обратимся к понятию «документ». Встаром ГОСТ 16487-83 документ определялся как «материальный объект с информацией,закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».Новое определение документа дано в Законе «Об информации, информатизации и защитеинформации»: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальномносителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Аналогичноеопределение дано и в новом ГОСТ Р 51141-98.
Вместо термина «делопроизводство» последнеевремя все чаще используют термин «документационное обеспечение управления». Единаягосударственная система делопроизводства в новой редакции получила название Государственнойсистемы документационного обеспечения управления. В новом ГОСТ на термины и определения«документационное обеспечение управления» также рассматривается как синоним термина«делопроизводство», а «документированная информация» – как синоним термина «документ».
В связи с компьютеризацией управления ипереходом к хранению информации на нетрадиционных носителях, сегодня документационноеобеспечение управления понимают как создание документированной информационной базына различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализацииего функций.
Более широкий термин, который также можносегодня встретить – информационно-документационное обеспечение управления, включающийв себя помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, втом числе работу с базами данных.
Итак, делопроизводство – это процесс созданиядокумента и последующей работы с ним, а документ – это носитель информации. Информация,согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации»– это «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимоот формы их представления».[1]Таким образом, в конечном счете все сводится к обработке информации, а компьютер– только более удобное средство для работы с ней.
Теперь определим, какие документы относятсяк «распорядительным документам».
К наиболее распространённым видам распорядительных документов,издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления,решения, приказы, указания. Посредством этих документов решаются важнейшие вопросыуправления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимопринять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполненияпостановлений, решений и приказов. Постановление принято определять как «правовойакт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управленияв целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед даннымиорганами, и установления стабильных норм правил поведения.
Правовой акт — это документ, содержащийподзаконное официальное решение, принятое органом власти или должностным лицом водностороннем властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому илииному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную закономформу и порождающее юридические последствия.
Все распорядительные документыдолжны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений,противоречащих законодательным актам.
В итоге можно сказать:
Распорядительные документынеобходимы для того, чтобы регулировать
деятельность, с помощью которойосуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимоот характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формыи других факторов.
С помощью распорядительныхдокументов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способыи средства
осуществления основной деятельности, обеспечениеорганизации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы иситуации.
Этапы подготовкираспорядительных документов
Подготовка основных видов распорядительныхдокументов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс,имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальнойдеятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовкираспорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа,согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадияобсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Процедуру составления и оформления распорядительногодокумента желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаютсяпоследовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которыхобеспечивает юридическую полноценность документа.
Подготовка проекта распорядительного документаможет быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельнымдолжностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документовмогут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированныеспециалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качестводокумента, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемогодокумента, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм,глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
Юридическим основанием разработки распорядительногодокумента может быть издание документа органами власти и управления, конкретноепоручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительнойдеятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение илиструктурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительногодокумента по какому-либо вопросу. Перваястадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого — определениекруга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческогодействия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства,ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданномуи аналогичным вопросам.
Изучение законодательных актов и правительственныхдокументов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность,государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросураспорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос обих замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительногодокумента требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса.Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предметуизучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают ксоставлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулированииосновных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затемотредактировать и уточнить части в порядке согласования.
Завершающим этапом работы с проектамираспорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписанияподлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениямиили должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путемвизирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжениявизируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящегопроект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственнымиза исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнениекоторых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовымиорганами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствиидокумента законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельныхформулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры,здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующихпроекты распорядительных документов.
Согласование проводит структурное подразделениеили лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования,как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектомпишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительныепоправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документатщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровыхданных, фамилий, имен и отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемыхколлегиальными органами, — постановлений и решений — обсуждаются и принимаются назаседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанныепроекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документовпредставляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем илиего заместителем. Постановление и решение имеют две подписи — председателя и секретаря(управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа,изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписанияне вносятся.
Распорядительные документы вступают всилу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаевсрок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительногодокумента до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируютсяи рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
Оформление распорядительного документа
Текст распорядительного документа чащевсего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной.Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Онапризвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечисленыфакты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ актавышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ(чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер,полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующаячасть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документахнесет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимостиот вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил»)- в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю»- в распоряжении; «приказываю» — в приказе. Вид распорядительного документапредопределяет и характер изложения его текста.
В распорядительных документах (приказ,распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а такжедокументах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти отпервого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»,«прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагаютот третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
Слова «постановляет» («ПОСТАНОВИЛ»),«решает» («РЕШИЛ'), „предлагаю“, „ПРИКАЗЫВАЮ“печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяютсяи таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаютсяэти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решенияхперед словами „постановляет“ и „решает“ указывается названиеколлегиального органа.
Правительство Российской Федерации постановляет
Коллегия решает
Затем с новой строки с абзаца следуеттекст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенножесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранееизданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различныхтолкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: „поднять“,»повысить", «усилить», «улучшить», «активизировать»,«обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты,проверка их выполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагаетразличные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты,которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация,структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемоедействие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указыватьи обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемоедействие выражается глаголом в неопределенной форме — «подготовить», «зачислить»,«организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать»и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемыхработ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительныйсрок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.
В конце текста распорядительного документапомещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданиемданного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указываетсялицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительныедокументы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктахтекста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит«Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно неоформляется.
Пример оформления приказа:
/>
/>
Текст распорядительного документа должениметь заголовок, в котором чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовокначинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощиотглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...»,«О введении...», «О создании...») или существительных, указывающихна предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для рядатиповых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации,ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей междуруководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численностьи штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе нановый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределенне только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеюттакже кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставленииотпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются унифицированнымиформами первичной учётной документации, утверждёнными Постановлением Госкомстатаот 30 октября 1997 г. № 71 а. При оформлении таких приказов фактически только заполняютсяпредложенные формы.
Подготовив текст распорядительного документа,приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке,формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения- автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок,текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими инекоторыми
центральными органами федеральной исполнительнойвласти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальнымиисполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболееважных и принципиальны тзадач, стоящих перед данными органами, и установления стабильныхнорм и правил.
Руководящие коллегиальныеорганы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.
Постановления оформляютсяв соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их издания могутбыть законы Российской
Федерации, постановления СоветаФедерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативныеправовые акт для постановлений федеральных органов исполнительно власти (в том случае,если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственнойисполнительной ил распорядительной деятельности, а также необходимость правовогорегулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановленияиздаются по инициативе организации).
Структура текста постановления,как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части.
Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранеизданные постановления или другие нормативные правовые акты. Однако
иногда постановление не нуждается в вводнойчасти и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постановление,и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной, например:
Правительство Москвы
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Распорядительная часть текстастроится также по стандартнодля всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каждом из которыхсодержится определенное поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлениеммогут утверждаться другие документы, как правило организационные (инструкции, положенияи др.).
Отметка о наличии таких приложенийдолжна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утвержденииданного документа, сразу же после окончания текста данного пункта, например:
1. Утвердить Положение о порядкеаттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальныхобразовательных учреждений (Приложение 1).
Если утверждается один документ,то в тексте это указывается следующим образом:
Утвердить прилагаемое ПоложениеНа самом документе, который утвержден постановлением, на первом листе в правом верхнемуглу делается отметка, например: на первом экземпляре документа:
Приложение 1 ПостановлениюПравительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562 на экземплярах,размножаемых большими тиражами и доводимых до широкого круга исполнителей, на первомлисте каждого экземпляра:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 28 декабря 1998 г. № 1562
Постановления оформляютсяна общем бланке с указанием вида документа – «постановление». Дата постановления- это дата заседания коллегиального органа.
Постановления коллегии министерства,руководящего органа общественной организации имеют, как правило, две подписи – руководителяколлегиального органа и ответственного секретаря.
Постановления ПравительстваРоссийской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силупосле их регистрации и официального опубликования.
Образец оформления постановления приведенв прил.
Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальнымии совещательным органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешениянаиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления,советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические,педагогические советы и др.
Решениями также называютсясовместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющимиправо издават различные по форме распорядительные документы, т. е. действующие наоснове коллегиальности и единоличного принятия решения.
Решение, принимаемое одниморганом, оформляется с соблюдение всех требований к оформлению распорядительныхдокументов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющивводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Образец оформления решенияприведен в прил. 2.
Совместные решения (приказы,постановления) оформляются начистом листе бумаги. В заголовочной части этих документовуказывается полное наименование всех организаций, издающих данный документ.
Регистрационный номер включаетв себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой,например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текст от первоголица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместныхраспорядительных
документах располагаются наодном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая — от 5-гоположения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятсяпо полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительныхдокументах.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителеморганизации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешенияосновных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
В отдельных случаях приказможет касаться широкого круга организаций
и лиц, например приказ вышестоящейорганизации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.Приказыпо содержанию и способам оформления бывают двух видов:
по основной деятельности;
по личному составу.
Приказы по основной деятельностирегулируют:
деятельность самой организациипо вопросам ее создания, реорганизации,
ликвидации, ее структурныхподразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
организационно-правовое положениесотрудников;
порядок финансирования, материально-техническогообеспечения,
научно-техническую политику,информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядокосуществления
специальных для каждой организациивидов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).[2]
В вводной части приказа поосновной деятельности могут быть:
ссылка на законодательныйили правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, изданный ранее даннойорганизацией, например:
В соответствии с приказомКомитета социальной защиты населения Москвы от 20.04.2005 № 78 «Об организации дежурствав период праздничных дней»
ПРИКАЗЫВАЮ:...
ссылка на ранее изданный правовойакт (приказ, например), если вновь издаваемый правовой акт дополняет, изменяет илиотменяет его;
цели и задачи предписываемыхдействий, факты или события, послужившие основой для издания приказа, например:
В связи с тем, что приказМинистерства образования Российской Федерации от 31.05.2000 № 1620 «Об утвержденииТипового положенияо филиалах государственных и муниципальных образовательных учрежденийсреднего профессионального образования» не прошел государственную регистрацию вМинистерстве юстиции Российской Федерации
ПРИКАЗЫВАЮ:...
цели и задачи предписываемыхдействий, факты или события, послужившие основой для издания приказа, например:
Для взаимной увязки и устранениямножественности нормативных актов по организации справочно-кодификационной работыпо законодательству по социальной защите населения в органах социальной защиты
ПРИКАЗЫВАЮ:...
Как правило, в приказах поосновной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи,когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводнаячасть опускается.
Приказ подписывает руководительорганизации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если втексте не оговорены другие сроки.[3]
Если руководитель находитсяв отпуске или в длительной командировке, приказ подписывает его заместитель, официальноисполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия, при этомна приказе в подписи должна быть указана и его фактическая должность, например:
И.о. директора техникума — заместитель директора по учебной работе личная подпись А. П. Чадаева
Приказы по личному составу(так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнениеработников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов,вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д.
Оформление приказов по личному составуимеет свои особенности. Специфика данного вида документов заключается в том, что:их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированныхсистем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации(УСОРД) и
Унифицированной системы первичнойучетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формыпервичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
содержание текста приказовпо личному составу должно соответствовать Трудовому кодексу РФ.
Требования к оформлению документов,в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов». В рамках данной системы возможносоставление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приемена работу одного или нескольких работников, так и по нескольким основаниям, когдав одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т. д.- так называемый сводный приказ по личному составу).[4]
Если приказ по личному составуоформляется по УСОРД, то он оформляется на общем бланке организации (с угловым илипродольным вариантом расположения реквизитов заголовочной части бланка) с указаниемполного наименования организации, а также сокращенного наименования, если оно имеетсяу организации, вида документа (ПРИКАЗ), даты составления, регистрационного номера,места составления.
Номер и дата приказа проставляютсяпри регистрации после его подписания.
Система индексации приказовсоздается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрациии существующего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличияхранения документов в электронной форме.
Заголовок приказа, как правило,должен отвечать на вопрос «о чем?»:
«О вынесении дисциплинарноговзыскания» — или же, если приказ сводный, «По личному составу».
В тексте приказа по личномусоставу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствуетвводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обозначающегоконкретное действие, например «ПРИНЯТЬ», либо, в случае сводного приказа, с распорядительногослова «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие: «ПРИНЯТЬ»,«ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. — и пункты нумеруются. Данные слова в приказах пишутся прописнымибуквами и без кавычек.[5]
Собственно текст, касающийсяконкретного работника, начинается с указания его фамилии, имени, отчества (фамилия,как правило, также пишется прописными буквами), должности, далее — наименованиеструктурного подразделения, в которое он принимается (переводится и т.д.) на работу(наименование организации в тексте не указывается, так как оно есть в заголовочнойчасти бланка), дата начала указанного действия (при необходимости — его продолжительность),условия приема, характер работы, оплату труда. При необходимости в тексте приказа(или в конце текста) приводятся ссылки на соответствующие статьи Трудового кодексаРФ. После текста каждого пункта приказа с новой строки без абзаца должно быть напечатанослово «Основание:» (без кавычек, с прописной буквы) и перечислены все документы,послужившие основаниями для издания данного приказа. Недопустимо вместо документовдавать ссылки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ. При указании
конкретного документа в «Основании»всегда должны быть перечислены:
· наименование видадокумента;
· автор документа;
· дата и регистрационныйномер;
· заголовок документа(при необходимости).
В тех случаях, когда в качествеоснований указано несколько документов.
«Основание» оформляется также, как реквизит «Отметка о Приложении», т. е. все документы нумеруются. Визы согласованияна приказах по личному составу проставляются до подписания приказа на оборотнойстороне последнего листа подлинника документа. Состав визирующих лиц в каждой организацииопределяется исходя из конкретных условий и наличия в штатном расписании тех илииных должностей.[6]Так, при приеме на работу приказы могут визировать: руководитель структурного подразделения,куда работник принимается на работу, руководитель кадровой службы, главный бухгалтер(в случае, если на работу принимается материально-ответственное лицо или работник,которому устанавливаются надбавки к заработной плате) и др.
Приказ подписывает руководитель,а ниже его подписи — на лицевой стороне приказа — проставляется отметка об ознакомлениилиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную подпись и дату,расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролироватьправильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. СогласноТрудовому кодексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работникупод расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Образец оформления приказаприведен в прил. 3.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единоличноруководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешенияоперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касаетсяузкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения издают: Президент РоссийскойФедерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительствсубъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативнымвопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практикетакже издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, илируководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.[7]
Распоряжение оформляется ссоблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформленияданного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат»,который отсутствует на приказах, постановлениях и ре-шениях. Данный реквизит, какправило, приводится в обобщенном виде: Начальникам структурных подразделений завода Текст распоряжения также состоит из двухчастей — вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ»или «ОБЯЗЫВАЮ». Распоряжение имеет одну подпись — руководителя или заместителя (главногоспециалиста), или руководителя структурного подразделения. Образец оформления распоряженияприведен в прил.4. Указание — правовой акт, издаваемый органом государственногоуправления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, атакже по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций идругих актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указание как вид документабыло введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, котороеиздавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено,имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностныхлиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельнымпунктам, как в другие виды распорядительных документов. Образец оформления распоряженияприведен в прил. 4.
Заключение
Делопроизводство появилось очень давно и означало дело-производить(делать дело) т.е. решать вопрос. Сегодня есть более емкое определение делопроизводству.
Делопроизводство – «отрасль деятельности,обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами»,т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой.На сегодняшний день, работа с документами происходит на компьютере, что значительнооблегчает процесс создания и обработки.
Документ – как уже рассматривалось вышеэто материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способомдля её передачи во времени и пространстве.
На сегодняшний день информатизация сферыделопроизводства активно идет. На Росийском рынке появляется много отечественныхинформационных систем, таким как: «АСД-98»; «ИПС»; «ДЕЛО» и т. д., которые позволяют ускорить и облегчитьпроцесс работы с документами. В связи с этим меняются понятие о документе. Например,в Федеральном законе об информации, информатизации и защите информации оно такое: документ – зафиксированная на материальномносителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Распорядительные документы – документы,посредством которых решаются административные и организационные вопросы т.е. важнейшиевопросы деятельности организации. Эти документы регулируюти координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализациюпоставленных перед ним задач. Наиболее распространенные виды распорядительныхдокументов это постановления, решения, приказы, указания.
Этапы подготовки распорядительных документовпредставляет собой достаточно сложный процесс, отличающийся в конечной стадии оформлениядокументов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения)и единоначалия (приказ, распоряжение).
Можно выделить четыре основных стадииподготовки документов:
· Изучение существавопроса;
· Подготовка проектадокумента;
· Согласование документа;
· Подписание документа.
Процедуру составления и оформления распорядительногодокумента желательно описать в инструкции по делопроизводству.
Подготовка проекта распорядительного документаможет быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельнымдолжностным лицам.
Главное условие, обеспечивающее качестводокумента, достаточная компетентность лиц, его готовящих.
Юридическим основанием разработки распорядительногодокумента может быть издание документа органами власти и управления, конкретноепоручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительнойдеятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение.
Текст распорядительного документа чащевсего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введениемв существо рассматриваемого вопроса.
Основную нагрузку в распорядительных документахнесет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме (указываетсядействие или что нужно сделать т.е. требования). В конце текста распорядительногодокумента помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменениюс изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указываетсялицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительныедокументы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Гербили эмблема, наименование учреждения — автора, название вида документа, дата, индекс(номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.[8]Подробное составление распорядительных документов описано выше.
Примеры распорядительных документов находятсяв приложении №1;2;3 и 4.
делопроизводстводокументирование распорядительный документ
Библиография
1. http://www.dist-cons.ru«Дистанционный консалтинг»
2. ГОСТ 16487-83 Делопроизводствои архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984, с. 2.
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28
4. Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования кдокументам и службам документационного обеспечения. М., 1991
5. Документационное обеспечениеуправления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина.— 6-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2008. — 224 с.
6. Единая государственнаясистема делопроизводства (Основные положения). М., 1975
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. — М.: ЮНИТИ, 2002.
8. Федеральный закон«Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.– СобраниеЗаконодательства Российской Федерации, 1995, №8, ст. 609.