Содержание
Введение
1. Принципы,критерии экспертизы ценности документов
2. Сопроводительноеписьмо
3. Задача
Заключение
Использованная литература
Введение
Управленческаядеятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Онаохватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевуюпроизводственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. Впроцессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количествоинформации.
Наоснове информации принимаются управленческие решения, информация служитдоказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективностьуправления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, котораяфиксируется в документах.
Документ,зафиксировав информацию,тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другомулицу, а также многократное использование информации.
Такимобразом, документирование управленческой деятельности заключается в записи поустановленной форме необходимой для управления информации, то есть в созданиидокументов. Кроме того, документирование во многих случаях являетсяобязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Документыкак источники информации неравноценны.
Однисодержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества,развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документахотражается работа конкретных организаций.
Особоезначение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихсягосударственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства,имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечноехранение.
Документы«по личному составу», которые содержат информацию о трудовойдеятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность дляконкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затемуничтожаются.
Посрокам хранения документы подразделяются на три группы:
• документыпостоянного хранения;
• документыдлительного (свыше 10 лет) хранения;
• документывременного хранения (до 10 лет включительно).
Впроцессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:
• отбор ценныхдокументов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременноепрактическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
• выделение куничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетныхдокументов.
Экспертизаценности документов — это отбор документов на государственное хранение илиустановление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Врезультате проведения экспертизы ценности:
· устанавливаетсякомплекс документов постоянного хранения;
· производитсяотбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими срокамихранения;
· определяютсяуникальные и особо ценные дела;
· осуществляетсяполноценное комплектование архива организации и государственных архивовдокументами, представляющими интерес для науки и истории.
1. Принципы,критерии экспертизы ценности документов
Экспертиза ценностидокументов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексностии всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемымикритериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхожденияотносятся:
— роль и местоорганизации (лица) в системе государственного управления или конкретнойотрасли, значимость выполняемых ею функций;
— время и местообразования документов.
К критериям содержанияотносятся:
— значимость события(явления, предмета), отраженного в документах;
— значение содержащейся вдокументе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение,вид и разновидность документа.
К критериям внешнихособенностей документа относятся:
— юридическаядостоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
— наличие резолюций,пометок;
— особенности передачитекста;
— особенностиматериальной основы документа;
— особенности физическогосостояния документа.
Подготовка документов ксдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:
-проведение экспертизыценности документов;
-оформление дел;
-составление описей дел;
-составление актов овыделении к уничтожению документов и дел.
Под экспертизой ценностидокументов понимается изучение документов на основе принципов и критериев ихценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их дляхранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма,комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения ихэкономического, научно-технического и социально-культурного значения. Ккритериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешниеособенности.
Экспертиза ценностидокументов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа»,начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачейдел на государственное хранение.
Выделяются следующиеэтапы проведения экспертизы ценности документов:
-определение сроковхранения документов по перечню при составлении -номенклатуры дел;
-систематизациядокументов в дела соответствующих сроков хранения;
-корректирование сроковхранения документов при передаче дел в ведомственный архив;
-корректирование сроковхранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственныйархив.
Экспертиза ценностидокументов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения,фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертнаякомиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссийструктурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждаетсяприказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболееквалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельностиучреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива ибухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает подпредседательством одного из заместителей первого руководителя.
Экспертная комиссияявляется совещательным органом, которая работает в постоянном контакте сэкспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от неенеобходимые организационно-методические указания. Решения экспертной комиссииутверждаются руководителем учреждения, фирмы.
Положение об экспертнойкомиссии разрабатывается на основе типового положения, утвержденногоРосархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.
Основные функцииэкспертной комиссии:
-рассмотрение проектовсводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимыхв номенклатуру;
-организация ежегодногоотбора документов для хранения;
-рассмотрение годовыхразделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения(свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе;
-рассмотрение актов овыделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
-организация рассмотренияпредложений об изменении сроков хранения документов;
-участие в подготовке ирассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;
-рассмотрение актов онеисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченныхделах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;
-проведение инструктажей,консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке,использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;
-методическое руководствои контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений иподведомственных организаций.
Экспертиза ценностипроводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержаниядокументов, степени их ценности. В результате может потребоватьсяпереоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резкоувеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения,заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертнаякомиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянныйсрок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовкамидел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершенияэкспертизы ценности документов.
В результате проведенияэкспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:
1. Дела постоянногохранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.
2. Дела долговременногохранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет).
3. Дела временногохранения (до 10 лет).
4. Дела, подлежащиеуничтожению в связи с истечением срока хранения.
По окончании проведенияэкспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного идолговременного срока хранения приступают к их оформлению.
Оформление дела — этоподготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Делаоформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии сОсновными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводитсяработниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведениикоторых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи ипод контролем ведомственного архива.
Экспертиза ценностиконфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объемедокументов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразнодокументы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документовдля архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительноеколичество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифаконфиденциальности с существенной части документов.
Экспертизой ценностидолжны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного храненияза соответствующий период времени, поскольку документы выделенного храненияявляются составной частью документального фонда предприятия. К проведениюэкспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаютсячлены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).
Экспертиза ценностидокументов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в деловида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статейперечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильностьформирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела,отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срокахранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности сотдельных документов или с дела в целом.
При уточнении сроковхранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовыхдокументов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств идругих учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения».Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся вдеятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности такихдокументов следует руководствоваться методическими рекомендациями «Отборна государственное хранение управленческих документов, образующихся вдеятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственныхструктур)», в которых содержится примерный перечень документов постоянногосрока хранения.
При проведении экспертизыценности научно-технических документов необходимо использовать «Переченьнаучно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивыРоссии».
Если на предприятииимеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическимирекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериевоценки документов, к важнейшим из которых относятся:
-содержание документа(значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальностьинформации или ее повторяемость, целевое назначение документа);
-происхождение документа(место и время издания);
-внешние особенностидокумента (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическоесостояние).
Срок хранения дела вцелом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся вделе. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путемизучения содержания документа и определения его срока хранения на основеперечней документов с указанием сроков хранения или критериев определенияценности документов.
Результаты экспертизыценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради)эксперта. В ней отражаются:
-номер дела (документавыделенного хранения), его заголовок;
-операции (с обоснованиями),которые необходимо произвести:
-какие документы и вкакое дело перешить,
-какие документы подлежатуничтожению,
-с каких документов можноснять гриф конфиденциальности;
-какими должны бытьуточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.
По завершении экспертизывсех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертоврассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:
-какие дела и документывыделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности,сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивноехранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);
-какие документы из какихдел и в какие дела необходимо перешить;
-какие дела, документы издел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
-с каких дел, документоввыделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен бытьснят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит лидокумент, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела илидолжен оставаться в нем.
Протокол заседанияподписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителемпредприятия.
2. Сопроводительноеписьмо
Составьте сопроводительноеписьмо генеральному директору ЗАО «Интерком» с просьбой рассмотретьпретензию на полученные в соответствии с контрактом №… от 00.00.00, трансп. №…, по железнодорожной накладной № … товары (наименование товара, количество), вкоторых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты производственного характера
Сопроводительное письмо –деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативныхправовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющихадресной части.
Текст сопроводительногописьма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами,которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначалаговорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличииприложения, которую ставят непосредственно под текстом.
/>
3.Задача
В больницу скорой мед.помощи МВД г. Ростова-на-Дону на имя главного врача Перкова В.И. поступилописьмо от главврача госпиталя Беликова М.И., находившегося в зоне боевыхдействий Чечни, с сообщением о ходе выполнения боевого задания врача ВоронцоваС.В., спасшего солдата федеральных войск после тяжелого ранения в бедро. Вписьме сообщается о том, что при отсутствии медикаментов и анестезии, ВоронцовС.В. проявив смекалку и мастерство, спас нуждающегося в скорой помощи бойца. Вписьме Беликов М.И. обращается с предложением объявить благодарность ВоронцовуС.В. и наградить его медалью за мужество. В больнице СМП МВД гл. врач ПерковВ.И. издал приказ о награждении Воронцова С.В. и распоряжение о проведениипрофсоюзного собрания коллектива больницы по указанному событию. В ходесобрания был составлен протокол. Составьте необходимые документы.
/>
/>
/>/>
Заключение
Экспертиза ценности документовявляется тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранениядокументов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используютсредства для долговременного хранения документов, а при небольшом срокецелесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Целесообразностьиспользования традиционных средств оперативного хранения документов должныопределяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним наоснове заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения порационализации документооборота следует отметить как необходимость,повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационнойслужбы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранениядокументов.
Использованная литература
1. Приказ от 19января 1995 г. N 2 об утверждении примерного положения о постоянно действующейэкспертной комиссии учреждения, организации, предприятия;
2. Основные правилаработы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85,Приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263);
3. Основные правилаработы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Росархива от06.02.2002);
4. Основные правилаработы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N263);
5. Березина Н.М.,Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.-СПб. ПИТЕР, 2007;
6. Спивак В.А. «Документированиеуправленческой деятельности (Делопроизводство)» СПб.: ПИТЕР, 2007.