МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра бухгалтерского учета,
анализа и аудита в торговле
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему: Учет расчетов с подотчетными лицами (поматериалам
ООО “ДетальПлюс”)
ВЫПОЛНИЛ:
студентФЭУТ, 3 курс,
гр.ДГС-1 ………………
(подпись)
ПРОВЕРИЛ:
научныйруководитель,
канд.эк. наук, ……………… ……………… О. В.Долгая
доцент (оценка) (подпись)
МИНСК 2005
СОДЕРЖАНИЕ:
Введение…………………………………………………………………..…………………3
1. Подотчетныесредства как объект бухгалтерского учета……………… ….……5
1.1. Основы регулированияслужебных командировок на территории Республики Беларусь и за пределами РеспубликиБеларусь………………………………………...………5
1.2. Порядок возмещения расходовпо служебным командировкам…………………………………………………………………………………… ….……….10
2. Учет расчетов сподотчетными лицами…………………………………..… ….15
2.1. Документальное оформлениевыдачи, использования и возврата подотчетных сумм………………………………………………………………………………………………15
2.1.1. Документальное оформлениевыдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных нахозяйственно-операционные расходы……………………… ………..…15
2.1.2. Документальное оформлениевыдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на командировочныерасходы……………………………………...… …….17
2.2. Синтетический ианалитический учет расчетов по подотчетным суммам в национальной и иностраннойвалютах………………………………………………………...…21
Заключение………………………………………………………………………… ….…..24
Список использованных источников……………………………………………… …….25
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
В процессефинансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимостьприобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не толькопо безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычноработнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполненияопределенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учетеоперации по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.
Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемыхобъектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах сподотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета иотсутствия контроля за учетом расчетов с работниками предприятия. Нередкоошибки допускают сами руководители организаций.
Основным нормативнымдокументом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета иотчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «Обухгалтерском учете и отчетности». Он определяет правовые иметодологические основы организации и ведения бухгалтерского учета,устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлениюбухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерскогоучета и отчетности в Республике Беларусь. В соответствии с этим законом законодательство Республики Беларусь о бухгалтерском учетеи отчетности должно обеспечивать:
· единообразиеведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций всемиорганизациями;
· сопоставимостьучетной информации различных организаций;
· достоверностьучетной информации каждой организации.
Кроме того, руководительорганизации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимыеусловия для правильного его ведения. Он должен обеспечить неукоснительное выполнениевсеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главногобухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления ипредставления для учета документов и сведений.
/>Правильное ведение учетной политики позволитпредприятию не допустить негативных моментов и ошибок при ведении своейхозяйственной деятельности. Правильное оформление учета расчетов с подотчетнымилицами позволит избежать конфликтные ситуации, которые могут возникнуть междуруководителем предприятия и его работниками.
Учет расчетов сподотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условияхрыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерамиактуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своегосовершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора даннойтемы для написания курсовой работы.
Целью работы являетсярассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО “ДетальПлюс”.
В связи с этим передавтором данной работы стоят следующие задачи:
· ознакомиться стеоретическим аспектом по данному вопросу;
· изучитьдокументальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм приведении расчетов с работниками предприятия;
· ознакомиться снормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;
· на основаниидокументального отражения расчетов с подотчетными лицами (приложеннымидокументами ООО “ДетальПлюс”) проследить взаимосвязь теории с практикой.
ООО “ДетальПлюс” — торговое предприятие частной формы собственности, осуществляющее продажу запчастейоптовым покупателям.
Как и многие другиепредприятия, ООО “ДетальПлюс” стремится увеличивать свою прибыль ирентабельность за счет бесперебойной торговли автозапчастями. Это возможнотолько при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами,при налаживании новых контактов со своими зарубежными коллегами.
Все это вызываетнеобходимость направлять работников в командировки, в том числе и зарубежные,для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров споставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс находит документальноеоформление и на ООО “ДетальПлюс”.
Таким образом, методологическойосновой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведениюбухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебнаялитература и данные общества с ограниченной ответственностью “ДетальПлюс”.
1. ПОДОТЧЕТНЫЕСРЕДСТВА КАК ОБЪЕКТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Подотчетными суммами называются денежные авансы,выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы покомандировкам.[4, с. 284] При отсутствии своей кассы разрешается выдаватькассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денегнепосредственно из кассы банка.
Предприятия выдаютналичные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственныерасходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий,уполномоченным предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций,в том числе и филиалов.[1, с. 536]
Подотчетные суммы наоперационные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки,определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка,осуществляющими их кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицодолжно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.[1, с. 539].
Список работников,имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяетсяприказом руководителя предприятия в начале года.[4, с. 285]
Чаще всего выдаютсяавансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствиис ТКРБ, ст. 91) считается поездка работника по распоряжению руководителяпредприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постояннойработы.
Сумма аванса, выдаваемогопод отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных(в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и другихрасходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только нате цели, на которые они выданы.[4, с. 285]
1.1.Основы регулирования служебных командировок на территории Республики Беларусь иза пределами Республики Беларусь
/>Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов исроки, на которые они выдаются, установлены Правилами ведения кассовыхопераций в Республике Беларусь. В соответствии с данным нормативным актом,к кассовым операциям относятся:
· оприходованиев кассу наличных денег;
· соблюдениепорядка и сроков сдачи наличных денег;
· приемналичных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса;
· выдачаналичных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформлениекассовых документов;
· порядокиспользования выручки;
· порядоки целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;
· ведениекассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.
Выдачи наличных денег подотчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством РеспубликиБеларусь, работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю,использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу в соответствии с Правилами,производятся по расходным кассовым ордерам.
Данным нормативным документомтакже установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условииполного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных подотчет одному лицу, другим лицам запрещается.
Инструкция о мерахответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличнымиденежными средствами в Республике Беларусь устанавливает размеры штрафов в случае несоблюденияПравил ведения кассовых операций. Так за несоблюдениесрока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные идругие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммыневозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочныеи другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскиваетсяштраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.
В соответствии с ПостановлениемМинистерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55 « Обутверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работув учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях прислужебных командировках за границу» назначения, переводыи перемещения работников, направленных в учреждения Республики Беларусь заграницей, оформляются приказами (распоряжениями) государственных органов,направивших их на работу, независимо от наличия приказа по соответствующемуучреждению за границей.
Трудовые и связанныес ними отношения лиц, принимаемых на работу в учреждения Республики Беларусь заграницей из числа местных граждан, регулируются условиями трудового договора с учетомзаконодательства страны проживания. За работником сохраняется заработная плата,но не ниже среднего заработка.
Данное постановление такжеопределяет, что при следовании работника из Республики Беларусь на работу за границудень пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются виностранной валюте, а при следовании из-за границы в Республику Беларусь деньпересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются вбелорусских рублях. Дата пересечения границы при следовании работника за границуи возвращении в республику определяется по отметке контрольно-пропускныхпунктов в заграничном паспорте работника.
Если при направлении наработу день выезда за границу совпадает с днем прибытия к месту назначения заграницей или день выезда из-за границы совпадает с днем прибытия к месту назначенияв Республике Беларусь, то в этих случаях суточные выплачиваются в размере 50 %от установленной нормы. В этом документе также отражаются условия и порядокоплаты труда, виды удержаний из нее, рабочее время и время отдыха, виды иразмеры возмещаемых работнику расходов.
В соответствии с этимпостановлением, в случае временной нетрудоспособности в период работы заграницей работники получают денежную помощь по временной нетрудоспособности виностранной валюте из расчета установленного оклада и количества дней временнойнетрудоспособности, но не более четырех месяцев подряд, а по беременности иродам — за период, предусмотренный законодательством о труде Республики Беларусь,в белорусских рублях на основании листка нетрудоспособности, выданного в порядке,установленном в Республике Беларусь. Данный документ также определяет гарантиии компенсации при служебных командировках за границу.
ПостановлениеМинистерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Обутверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебныхкомандировках в пределах Республики Беларусь» регламентирует документальноеоформление направления работника в командировку, понятие служебнойкомандировки, виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядоки сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию по приезду изкомандировки.
ПостановлениемМинистерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Обустановлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировкахза границу» установлен перечень лиц и нормы оплаты командировочныхрасходов, представленные в виде таблицы, содержащей наименование страны, видиностранной валюты, нормы расходов за проживание вне места постоянногожительства (суточных), а также предельную норму по найму жилого помещения.Например, для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозкигрузов, а также для работников, выполняющих строительно-монтажные работы вРоссийской Федерации, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства(суточных) производится в размере не менее 40 процентов от установленных норм.Так, для должностных лиц, включенных в Перечни кадрового реестра Главыгосударства Республики Беларусь, норма расходов по найму жилого помещенияувеличивается на 50 процентов.
Размеры возмещениярасходов устанавливаются в соответствии с Постановлением Министерства финансовРеспублики Беларусь от 17 октября 2003г. № 143 «Об установлении размероввозмещения расходов при служебных командировках».
Указом Президента РеспубликиБеларусь от 7 августа 2002 г. № 437 «О совершенствовании порядка направленияв служебные командировки за границу» регламентируется:
· продолжительностьслужебной командировки за границу (не должна превышать двух дней без учетавремени на проезд к месту командирования и обратно);
· срокпредоставления Президенту Республики Беларусь информации о результатах служебнойкомандировки руководителями, должности которых включены в перечень высшихгосударственных должностей Республики Беларусь (в течение десяти дней);
· необходимостьобеспечения руководителям государственных органов и других государственныхорганизаций максимальной эффективности служебных командировок за границу и контроляза использованием бюджетных средств на эти цели;
· и некоторыедругие вопросы.
В соответствии сПостановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 сентября 2002 г.№1331 «О совершенствовании организации и финансирования служебныхкомандировок за границу» задания на служебные командировки за границу(отчеты о результатах командировок) утверждаются следующими лицами:
· Премьер-министромРеспублики Беларусь – для заместителей Премьер-министра Республики Беларусь,Руководителя Аппарата Совета Министров Республики Беларусь и его заместителей,должностных лиц, в установленном порядке наделенных полномочиями выступать отимени Совета Министров Республики Беларусь;
· заместителямиПремьер-министра Республики Беларусь – для руководителей республиканскихорганов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненныхПравительству Республики Беларусь;
· руководителямиреспубликанских органов государственного управления и иных государственныхорганизаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, — для своихзаместителей и работников этих государственных органов и организаций, а такжедля руководителей организаций, подчиненных данным органам и организациям;
· руководителемАппарата Совета Министров Республики Беларусь – для работников Аппарата СоветаМинистров Республики Беларусь.
Даннымпостановлением установлено также, что контроль за целевым использованием бюджетныхсредств для командирования за границу осуществляется республиканскими органамигосударственного управления, для которых данные средства предусмотрены вреспубликанском бюджете, и Министерством Финансов.
Кроме того,некоторые вопросы, касающиеся служебных командировок, регламентируются и ТКРБ.В частности Трудовой Кодекс Республики Беларусь освещает следующие моменты:
· понятиеслужебной командировки;
· режимрабочего времени и времени отдыха в служебной командировке;
· направлениев служебную командировку и ее оформление;
· срокпребывания в служебной командировке;
· гарантиии компенсации при служебных командировках;
· гарантиидля работников, направляемых для повышения квалификации и переподготовки.
Такимобразом, выдача наличных денег под отчет работнику предприятия на командировочныеи хозяйственные расходы регламентируется достаточно большим количествомнормативно-правовых актов Республики Беларусь, соблюдение которых являетсяобязательным условием при ведении хозяйственной деятельности любогопредприятия.
1.2.Порядок возмещения расходов по служебным командировкам
В соответствии сзаконодательной базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебнуюкомандировку, возмещаются расходы по проезду к месту назначения и обратно, понайму жилого помещения, суточные и иные расходы.
Так, в соответствии с Инструкциейо порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределахРеспублики Беларусь, командированному работникувозмещаются следующие расходы:
· по проезду к местуслужебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимостипредставленных подлинных проездных документов.
Командированномуработнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях,при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района,с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована безпредставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.
Подлежат возмещению такжерасходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани,аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Расходы за пользование в поездахпостельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проездек месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах безпредставления подтверждающих документов.
Расходы по проездувоздушным, водным и железнодорожным транспортом возмещаются по тарифу второгокласса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на судах – туристическийкласс, на железнодорожном транспорте – купе. В исключительных случаях с предварительногоразрешения нанимателя расходы по проезду могут возмещаться по тарифу первогокласса (на железнодорожном транспорте – вагоны «СВ», на самолетах –«бизнес-класс») [15];
· по найму жилого помещения(исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов иликвитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенныхрасходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатноепомещение). Возмещение расходов за проживание в номерах «люкс»допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.
Командированному работникутакже по представлении подтверждающих документов возмещаются расходы побронированию мест в гостинице. В случае предоставления командированному работникудополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильникаи других предметов культурно-бытового назначения, включенных в составоборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению наосновании подтверждающих документов.
Без представления подтверждающихдокументов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемыхМинистерством финансов Республики Беларусь.
Водителям грузовых автомобилейи работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии сграфиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченныхсчетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежатвозмещению на общих основаниях;
· за проживание внеместа постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов — суточныев размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за времяпребывания в месте служебной командировки. Стоимость завтрака, включенного в счетстоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работникуне возмещается.
При направлении работникав командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях,если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачиваетнаправляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваютсятолько за время нахождения в пути, если в эти дни питание не былопредоставлено.
В случае предоставления командированномуработнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %,двухразового — 30 % установленной нормы.
В случае включения в стоимостьномера (места) в гостинице, где проживает командированный работник, стоимости завтракасуточные возмещаются командированному работнику в размере 70 % от установленнойнормы;
· расходы по междугороднымтелефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях,когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основаниисоответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоровнанимателем.
Для покрытиядополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваютсясуточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерствомфинансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваютсяпо тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.
Расходы по провозу багажавозмещаются в случае выполнения служебного поручения по его провозу. [15]
При командированииработника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том,может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своегопостоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем(оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальностирасстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, атакже необходимости создания работнику условий для отдыха.
В случае временнойнетрудоспособности командированного работника ему на общих основанияхвозмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когдакомандированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваютсясуточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состояниюздоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к меступостоянной работы (но не свыше 40 дней).
В случае стационарноголечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы попроезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временнаянетрудоспособность командированного работника, а также невозможность посостоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены вустановленном порядке.
За время временнойнетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основанияхпособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.
В случае использованиякомандированным работником своих выходных дней в месте командировки до началаили после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях,а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.[2, с.86]
Несколько отличаетсяпорядок возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходыпокрываются иностранной валютой, другие – валютой Республики Беларусь.
Оплата расходов по наймужилого помещения в валюте и проезда производится на основании подтверждающихдокументов. При проезде по территории республики суточные выплачиваются вденежных единицах республики по нормам для оплаты командировок в пределахреспублики. При проезде и за время пребывания на иностранной территории – виностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направленработник в командировку. День пересечения границы при выезде из РеспубликиБеларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте,а день пересечения границы при возвращении в республику – в дни, за которыесуточные выплачиваются в денежных единицах республики по нормам, установленнымдля командировок в пределах республики. В тех случаях, когда работники заграницей обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы засчет принимающей стороны, — суточные не выплачиваются. Если командированныеобеспечиваются только разовым питанием, то суточные выплачиваются в размере 70,а если двухразовым – 30% от нормы.[1, с. 539]
В соответствии сПостановлением «Об установлении размеров возмещения расходов при служебныхкомандировках» с 1 ноября 2003г. установлены следующие размеры возмещениярасходов при служебных командировках:
· суточные – 6000рублей за каждый день командировки;
· суточные приоднодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откудаимеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, — 3000 рублей;
· по найму жилогопомещения без представления подтверждающих документов – 1800 рублей.
Данные размеры возмещениярасходов для органов государственного управления и организаций, финансируемыхиз бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденныхна эти цели.
Таким образом, порядоквозмещения и размеры расходов по командировкам регламентированы нормативнойбазой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов сподотчетными лицами.
2. УЧЕТРАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
2.1. Документальноеоформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм.
Порядок выдачи наличныхденег под отчет заключается, прежде всего, в обязательном предварительномобеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящиехозяйственно-операционные и командировочные расходы.
2.1.1.Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм,выданных на хозяйственно-операционные расходы.
Субъекты хозяйствования,предприниматели с применением наемного труда, в том числе и исследуемоепредприятие, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные ииные виды расходов на следующие сроки:
· не более трехрабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в местенахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемноготруда;
· не более десятирабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне местарасположения субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемноготруда;
· до тридцатирабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработнойплаты.[2, с. 83]
Список работников,имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказомруководителя предприятия в начале года.[4, с. 285]
В соответствии с приказомруководителя ООО “ДетальПлюс” подотчетные лица получают наличные деньги,выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО)(см. приложение). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммысоставляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71К50.
Основными реквизитами расходно-кассовогоордера являются:
· наименованиеорганизации;
· номер документа идата его составления;
· />сумма, подлежащая выдаче;
· ФИО работника,которому необходимо выдать аванс;
· документ, наосновании которого оформляется данный РКО;
· документ, удостоверяющийличность работника;
· сумма прописью иподписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира,выдавшего аванс.
К документам,подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятсякассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением кним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другиеприходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственнымиорганами.[17, с. 183]
Каждый из этихоправдательных документов должен быть установленной формы с содержаниемобязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четкопропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номеркассовой машины, дата совершения операции, сумма.
Приобретенныетоварно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующимпервичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтериисоставляется запись Д44,10 К71.
В исключительных случаяхдопускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих втрудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя сприменением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей,оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами междусубъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка всоответствии с законодательством Республики Беларусь.
В этом случае физическиелица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчетоб израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересахсубъекта хозяйствования. В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии напрямую может составляться запись Д44 К50, исключающая записи Д71 К50 (выданаванс) и Д44 К71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету).
2.1.2. Документальноеоформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных накомандировочные расходы.
Командировка на ООО “ДетальПлюс”оформляется приказом (распоряжением) (см. приложение) с указанием пунктаназначения, наименования предприятия (организации), куда командируетсяработник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированномуработнику выдается командировочное удостоверение (см. приложение),подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательнымиреквизитами командировочного удостоверения являются следующие:
· номеркомандировочного удостоверения;
· штампобъединения, предприятия, учреждения, организации;
· ФИО, должность иместо работы командируемого работника;
· пунктназначения;
· сроккомандировки;
· целькомандировки;
· документ,являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием егономера и даты подписания.
На обратной сторонекомандировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку,прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постояннойработы.
Срок командировкиработника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, несчитая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешениянанимателя не более чем на 10 дней.
Срок командировкирабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных,наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.[2, с. 84]
Лица, убывающие в командировки,на предприятии регистрируются в специальных журналах следующей формы.[5]
Журналучета работников, выбывающих в командировки
из
(наименованиеобъединения, предприятия, учреждения, организации)№№ п/п ФИО команди-рованного работника Занимаемая должность № командиро-вочного удостоверения ФИО, должность работника, подписавшего удостоверение Дата Расписка команди-руемого работника в получении команди-ровочного удостоверения фактического выбытия фактического прибытия
Днем выезда вкомандировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другоготранспортного средства из места постоянной работы командированного, а днемприезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Приотправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаютсятекущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.[16]
Если место отправлениятранспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитываетсявремя, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке,распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), вкоторые они командированы.
Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении изкомандировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работыв выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится всоответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжениюнанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращениииз командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха вустановленном порядке.
Вопрос явки на работу вдень отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается подоговоренности с нанимателем.[2, с. 84]
Направление вкомандировку работника, работающего по совместительству, допускается всвободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основногоместа работы) или в случае направления в командировку одновременно по основнойи совмещаемой работе.
За командированнымработником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за времякомандировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировкесохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по меступостоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбепроизводится за счет предприятия.
При командировке лица,работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на томпредприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременнопо основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеимдолжностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются междукомандирующими предприятиями по соглашению между ними.[2, с. 85]
Кроме приказаруководителя и командировочного удостоверения при направлении работника вкомандировку могут также оформляться и другие документы, в частностидоверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется напредставление интересов предприятия при подписании документов, заключениидоговоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии суставом организации на это прав.
При направлении работникав командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой листна автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиямиИнструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листовслужебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерствафинансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 и согласованной сМинистерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнениепутевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридическоголица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающегоэксплуатацию служебных легковых автомобилей.[16]
На основании приказаруководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма авансавключает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по наймужилья на срок командировки.
Как и при выдачеподотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денегна командировку производится на основании РКО (см. приложение), а в бухгалтериисоставляется запись Д71 К50.
После возвращения изкомандировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе вовремя командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежныхсредств на предприятии составляется авансовый отчет (см. приложение).
Основными реквизитамиавансового отчета являются:
· наименованиеорганизации;
· ФИО и должностьработника;
· номер и датасоставления авансового отчета;
· назначениеаванса;
· сумма и датаполучения аванса, утвержденная бухгалтером;
· и некоторыедругие реквизиты.
На обратной сторонеавансового отчета делаются следующие записи:
· дата;
· порядковый номердокумента;
· кому, за что и покакому документу уплачено;
· сумма оплаты;
· итоговая суммаизрасходованных средств и подпись подотчетного лица.
К авансовому отчетуприкладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:
· командировочноеудостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Еслиработник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дневыбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяютсяпечатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командированработник;
· оплаченныесчета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы понайму жилого помещения и другие расходы;
· проездные билеты,подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
· отчет опроделанной работе (по требованию нанимателя). [16]
Цели служебнойкомандировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведениепереговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др.Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.
Неизрасходованные суммыаванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражаетсябухгалтерской записью Д50 К71 и оформлением ПКО.
В случае непредоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассупредприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их иззаработной платы работника.[17, с. 186]. Данная операция сопровождается записьюД70 К71.
Новый аванс подотчетнымлицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемогопредприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки повключению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организацииили отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняетсоответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.
После проверкибухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятияутверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чемсписывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток приэтом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.
Таким образом, на данномторговом предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляетсяпосредством первичных документов установленной формы, основными из которых являютсярасходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовыйотчет и некоторые другие.
2.2.Синтетический и аналитический учет расчетов по подотчетным суммам внациональной и иностранной валютах.
Синтетический учетрасчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется наактивно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счетаотражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. Покредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная вподотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бываетдебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетнымилицами.[3, с. 434]
Аналитический учет посчету ведется по каждой авансовой выдаче.
В условиях примененияполной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающиманалитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, чтокаждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
При применениисокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами» ведется в журнале-ордере № 03.
Учет наличия и движенияподотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, котораяведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов идругих документов. [2, с. 87]
На основаниижурнала-ордера ООО “ДетальПлюс” (выборочных его работников), приложенного кданной курсовой работе, корреспонденцию счетов по учету расчетов с подотчетнымилицами можно представить в форме следующей таблицы.
Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов пооплате трудаСодержание операций Корреспонденция счетов Сумма дебет кредит Сотруднику предприятия Манулик Т.А. выдан аванс на командировочные расходы 71 50 10830 Списана сумма денежных средств, выданная сотруднику предприятия Олешкевич А. на хозяйственно-операционные расходы 44 71 86017
Кроме приведенных втаблице бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могутсоставляться и другие проводки.
Расходы, оплаченные изподотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты сподотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е.
Д10, 20,26 К71.
Расходы, оплаченные изподотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия,списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» илив дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е.
Д84 К71.
Отнесение на виновных лицнеправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлениемзаписи Д73.2 К71.
На сумму невозвращенных всрок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта суммасписывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.
При направленииподотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностраннойвалюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:
· приходованиевалюты, полученной в банке — Д50.4 К52;
· списание выданнойв подотчет валюты – Д71 К50.4;
· после возвращенияиз командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Д20,26 К71.
Возникающие курсовыеразницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета покредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, апо дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.
Таким образом, всеоперации по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находятподтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица,его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конецпериода по 71 счету.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате всеговышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.
Прежде всего, следуетотметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемогопредприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учетарасчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:
· своевременное, полноеи достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат накомандировочные расходы;
· документальнаяобоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения всостав затрат;
· контроль заэкономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционныецели.
Толькопри решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетнымилицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативныеи сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшегофункционирования.
Знаниевсех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок,расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить изначительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любомпредприятии.
Чтокасается ООО “ДетальПлюс”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицамиведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции,отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредствомсоставления определенных записей на основании первичных и иных документов.
Дляускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО “ДетальПлюс”используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затратывремени на оформление документов и обработку данных и повысить многиеэкономические показатели работы предприятия.
СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:
1. Бухгалтерскийучет / А.И. Балдинова, Т.Н. Дементей, Е.И. Завидова и др.; Под общей редакциейИ.Е. Тишкова. – 4-е издание, переработанное и дополненное. – Мн.: Выш. школа,1999. – 746 с.
2. Бухгалтерскийучет / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский, Е.Н. Ладутько; Подобщей редакцией Н.И. Ладутько. – 2-е издание, переработанное и дополненное. –Мн.: «ФУАинформ», 2001. – 832 с.
3. Бухгалтерскийучет в торговле и общественном питании: Учебно-практическое пособие подредакцией Л.И.Кравченко. – Мн.: «ФУАинформ», 2001 – 648с.
4. Бухгалтерскийучет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общейредакцией О.А. Левковича. – Мн.: Дикта, 2003. – 368 с.
5. В. Паневчик, Н.Самодеева. Документальное оформление командировок // Кадровик. Управлениеперсоналом, 2004, № 3.
6. Закон «Обухгалтерском учете и отчетности» от 25.06 2001г. №42-3.
7. Инструкция омерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетовналичными денежными средствами в Республике Беларусь от 27.06.2003 № 125.
8. ПостановлениеМинистерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55 « Обутверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работув учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях прислужебных командировках за границу».
9. Постановление Министерствафинансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Об утвержденииинструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировкахв пределах Республики Беларусь».
10. ПостановлениеМинистерства финансов Республики Беларусь от 17 октября 2003г. № 143 «Обустановлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».
11. />Постановление Министерства финансовРеспублики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 «Об утверждении инструкции поизготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легковогоавтомобиля».
12. ПостановлениеСовета Министров Республики Беларусь от 27 сентября 2002 г. №1331 «Осовершенствовании организации и финансирования служебных командировок заграницу».
13. ПостановлениемМинистерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Обустановлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировкахза границу».
14. Правила ведениякассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в РеспубликеБеларусь от 26.03.2003 № 57 (с изменениями и дополнениями).
15. П. Колеш. Секретарьи командировки // Секретарское дело, 2003, № 4.
16. С. Большаков. Служебныекомандировки в пределах Республики Беларусь // Кадровик. Управление персоналом,2004, № 2.
17. Татур И.К. Бухгалтерскийучет. Для неучетных специальностей: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2000. – 255с.
18. Трудовой кодексРеспублики Беларусь: Принят Палатой представителей 8 июня 1999 г. – Мн.: ИПА«Регистр», 1999. – 216с.
19. Указ ПрезидентаРеспублики Беларусь от 7 августа 2002 г. № 437 «О совершенствовании порядканаправления в служебные командировки за границу».
20. Материалы ООО “ДетальПлюс”.