Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ "ДТР")

Вступ
Тема роботи«Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ «ДТР»)».
Середнайважливіших проблем діяльності підприємства є забезпечення збереженостіархівних документів. Це складова частина охорони пам'яток історії, культури танауки, що має велике суспільне значення. З давніх-давен, як виникло письмо,перед людством постало питання про можливість збереження надбань культури,науки для наступних поколінь. Всі документи, які виникають під час діяльностісуспільства становлять велику історичну, культурну цінність.
Широкарізновидність документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені,недостатнє вивчення механізму їх старіння і руйнування утруднюють вирішеннянауково-технічних завдань, пов'язаних з пошуком і розробленням оптимальних умовзберігання, технології спеціального оброблення і реставрації документів. Томудоцільно вивчати особливості матеріальної основи документів та способівфіксації інформації. Особа, відповідальна за архівне збереження документівповинна мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивостіпаперу, плівкових матеріалів, їхніх особливостей, оскільки від цього значноюмірою залежить вибір умов і технологій збереження документів, їхня реставраціята довговічність.
Актуальністьобраної теми пояснюється тим, що на підприємстві під час його діяльностістворюється велика кількість документів, багато з яких представляють собоюнаукову цінність для наступних поколінь і проблема збереження таких документівдуже гостро стоїть для підприємств. Процес документування діяльностіпідприємства – дуже складна і важлива процедура, а збереження документів впервісному вигляді – ще важче.
Метою даноїроботи є дослідження проблеми процесу збереження документів підприємства насучасному етапі та перспективи розвитку інформаційних технологій, які покликанізабезпечити краще збереження важливих документів для наступних поколінь.
Дослідженняпроводиться на базі ТОВ «ДТР», яке у процесі своєї діяльності створює багатоважливих документів, що містять цінну інформацію.
Об’єктомдослідження є проблеми збереження документів.
Предметомдослідження є ТОВ «ДТР», перед яким також постає проблема надійного збереженняважливих і цінних документів для подальшого використання.
Проблемамзбереження документів на сучасному етапі розвитку суспільства приділяєтьсязначна увага, розробляються різного роду положення, методичні рекомендації,правила, електронні системи збереження документів.
Проте, існує щечимало проблем, які потребують нагального вирішення. Зокрема, це вдосконаленнязаконодавства щодо збереження документів, розробка і впровадження новітніх досягненьнауки і техніки в галузі збереження цінних документів.

Розділ1. Теоретичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві
 
1.1 Аналіз терміносистеми дослідження
 
Предметомдокументознавства є створення наукового знання про документ у єдності йогоінформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення йфункціонування документів у суспільстві.
У сферіінформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійнозростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентраціята розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе цепризводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, якувони містять.
У той же часзначення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасноїепохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурсирозглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційнимефектом природним ресурсам.
Поняття«документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системідокументознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служатьоб'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичнійобробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації всуспільстві.
Це поняттяшироко використовується у всіх сферах суспільної діяльності в тому числі і вдіяльності ремонтно-транспортних підприємств. Майже в кожній галузі знання єодна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тихоб'єктів, яким надається статус документа. В цьому полягає актуальність даногодослідження.
Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує їїдостовірність, об'єктивність.
Документ — цематеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформленийу заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність.
Юридичначинність документа — це властивість, надана документові правовими нормами, яказасвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознакамита об'єктами його дії.
Документивиконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемнийдоказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Системадокументації — це сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження,призначення, виду, сфери діяльності й однакових вимог до їх оформлення.
Документи, щостановлять одну систему документації (СД), пов'язані єдністю цільовогопризначення й у комплексі забезпечують документування тієї чи іншоїуправлінської функції або виду діяльності.
Забезпеченнядокументування — це лише одна складова ДЗУ, друга його складова — організаціяроботи з документами. Організація роботи припускає організацію документообігу,зберігання й використання документів у поточній діяльності організації.
Документообіг — це сукупність взаємозалежних процедур, що забезпечують рух документів з моментуїх створення (надходження) до завершення виконання або відправлення в зовнішнєсередовище.
Невід’ємноючастиною знання про документ є обізнаність з основними вимогами їх оформлення.Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України.Актуальність даного дослідження полягає у необхідності надання інформації прооснови стандарту України в галузі діловодства.
Отже, документ — основний засіб комунікації. Він повинен мати таку форму й зміст, щоб:
Сприяти більшоперативному руху інформації з інстанцій;
Забезпечуватиточне розуміння змісту документу одержувачем;
Забезпечуватидосягнення цілей менеджменту.
Обсяг інформаціїрізноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадкахпростіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навітьвідкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.
Протягом усьогоперіоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань,які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.
Переломними вдокументознавстві стали 1960-і роки, коли документознавство стає самостійноюнауковою дисципліною. У 1969 р. воно було внесено в номенклатуру спеціальностейнауковців.
В цей часпроцеси комунікації починають розглядатися не тільки в ракурсі одного з їхзасобів – документа, але й більш широко – як інформаційні. Поняття документпоступається поняттю „інформація”, оскільки перше є похідним від другого.Початкове уявлення про предмет документаційної науки було модернізовано і вононабуло інформаційний та кібернетичний зміст.
На початку1960-х рр. починають розвиватися наукові напрямки під назвою документалістиката документознавство. Перша розглядалась як прикладна галузь кібернетики, щозаймається оптимізацією управління документаційними системами всіх типів – відобразотворчого мистецтва до канцелярського справочинства. З цією метоюдокументалістика вивчає структуру та властивості матричних документів, методита засоби їх автоматичної обробки, зберігання, пошуку та використання,документні потоки та документні масиви для оптимізації управління крупними,перш за все багатоканальними документаційними системами. Проте документалістикане відображає всього діапазону досліджень документа, проблем його виробництва,розповсюдження та використання і не може бути узагальнюючою наукою продокумент.
Вцей час документознавство розвивається як новий напрямок, в задачі якого (заК.Г. Мітяєвим) входить вивчення в історичному аспекті розвитку способів,окремих актів і систем документування явищ об`єктивної дійсності і їхрезультатів — створення документів, їх комплексів і систем. Пізніше піддокументознавством стали розуміти науку про правила оформлення адміністративнихдокументів і ведення документаційного господарства. Документознавствоототожнюють з діловодством і розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документознавствазбереглося певною мірою і до наших днів. Природно, що в такому розуміннідокументознавство не могло претендувати на роль узагальнюючої науки продокумент, тому що воно обмежено управлінською сферою. За його межами виявляються інші сфери людської діяльності — наука,техніка, культура, соціальне життя і т.д.
Наприкінці 1960-х років з розвитком інформатики (А.И.Михайлов, А.І, Чорний, Р.С.Гіляревський [35,36]) переосмислюються значною мірою досягнення документацієюнауки, існування останньої у вигляді автономної наукової дисципліни фактичноприпиняється. У 1973 рр. починаються рідкі спроби(Г.Г. Воробйов, К.Н. Рудельсон [35]) узагальнити теоретичні відомості про документ, розробити його концептуальні основиза допомогою інформаційного аналізу.Частина питань, пов'язаних з класифікацією документів, створенням інформаційнихмоделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, ввійшли увідповідні розділи бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства й інформатики.
Увага дотеоретичних проблем документознавства особливо підсилилася в зв'язку зрозробкою і впровадженням Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), а такожу процесі створення інформаційної бази автоматизованої системи управління(АСУ). Для цих цілей у 1966 р. був створений Всесоюзний науково-досліднийінститут документознавства й архівної справи (ВНДІДАС). Саме в ті рокиз'явилися перші спеціальні теоретичні роботи, присвячені з'ясуванню об'єктадокументознавства і його задач.
Починаючи з1960-х років, у нашій країні визначилися два основних центри, активно йефективно ведучі наукові дослідження в області документознавства – це МДІАІ, дев 1964 р. був створений факультет державного діловодства, і ВНДІДАС.
Не останню рольв інтенсифікації наукових документознавчих досліджень зіграв своєрідний “вибухдокументальної активності суспільства” у 1960-і – 1970-і роки. Число копійдокументів в усім світі перевалило тоді за 1 трлн у рік, а в центральнихвідомствах СРСР річний документообіг (з урахуванням розмноження) вийшов за межі1 млн штук. На той час виявилося, що суто діловодний підхід в організації іпроведенні документознавчих досліджень багато в чому себе вичерпав, унаслідоксвоєї обмеженості. У рамках цього підходу вивчалися переважно документипоточного діловодства, так само як і процеси, що відбувалися з уже складеними документами.
Тим часомбурхливий розвиток наук про інформацію, який розпочався в середині 20 сторіччя сприявтвердженню зовсім іншого погляду на документацію. Вона стала розглядатися якєдина інформаційна система, що сприяє досягненню тих або інших управлінськихцілей і задач. При цьому саме поняття керування значно розширилося і сталопредставлятися як упорядкований вплив на які-небудь об'єкти. Системний підхід удокументознавстві дозволив комплексно досліджувати кожен документ або виддокументів, істотно розширив їх кількісні і якісні характеристики. Таким чином,рубіж 1960-х – 1970-х років з'явився своєрідним поворотним моментом у розвиткудокументознавства.
Початоксистемного підходу в документознавчих дослідженнях багато в чому було зв'язаноз появою фундаментальних робіт Г.Г.Воробйова, насамперед його книги “Документ:інформаційний аналіз” (М., 1973). Надалі в рамках цього підходу з'явилисячисленні публікації В.Д.Банасюкевича, Б.С. Ілізарова, М.П. Ілюшенко, В.І. Кокорева,Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларіна, В.М. Магидова, К.І. Рудельсон, Е.А. Степанова,В.Ф. Янкової і інших авторів. Підсумок науковим дослідженням в областідокументознавства 1960-х – першої половини 1980-х рр. був підведений удокторській дисертації А.Н. Сокової (1986) [36].
Аж до середини 1980-х років узагальнюючими науками продокумент вважалися документалістика й інформатика. Однакінформатика (інформацієзнавство) займається вивченням і документної, інедокументної інформації.Поза її полем зору знаходиться документ у його матеріальній іпостасі, умовивиробництва, збереження, організації роботи з документами.Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючу наукупро документ досить складно.
До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт,що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відбиває предметпрофесійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів,музеїв, книгарень і т.п. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльністькомп'ютерної техніки і машиночитаємих носіїв інформації.
Подальший розвиток загальдокументальних підходівзв'язаний з іменами Д.Ю. Тешгова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П.Коршунова, у роботах яких поняття «документ» виступає як самостійна лексичнаодиниця. Авторами найбільш фундаментальнихробіт, присвячених аналізу поняття «документ», класифікації документів, є Ю.Н.Столярів, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов [52,53]. З появою їхніх робіт установленні і розвитку документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства здобувають міждисциплінарнийхарактер, ними займаються бібліотеко- і бібліографознавці, фахівці в галузіінформатики, книгознавці.
Новий етап урозвитку вітчизняного документознавства почався в 1990-і роки, коли під впливомвнутрішніх і зовнішніх факторів відбулася істотна змінаінформаційно-документаційних процесів. У Росії відбулася зміна політичного йекономічного ладу, у роботі з документами стали широко використовуватисяновітні комп'ютерні технології, країна стала швидко входити у світовийінформаційний простір. Пріоритетний розвиток у наукових дослідженнях у цей часодержують такі напрямки як інформаційно-документаційний менеджмент, електроннийдокументообіг, різні аспекти захисту інформації, проблеми експертизи цінностідокументів, створення електронних архівів і інші. Інакше кажучи, подальшийрозвиток документознавства як комплексної наукової дисципліни стимулюється всезростаючими й істотно зміненими соціально-політичними, економічними,культурними, технічними й іншими потребами.
Результатинаукових досліджень обнародуються в монографіях і статтях, у дисертаціях івиступах на наукових конференціях, знаходять висвітлення в учбово-методичнихпосібниках, у методичних рекомендаціях для органів керування і т.д. Із середини1990-х років у Росії виходить спеціалізований інформаційно-практичний журнал“Діловодство”. Теоретичні і практичні питання документознавства, історичні йогоаспекти знаходять висвітлення також на сторінках журналів “Вітчизняні архіви”,“Вісник архівіста”, “Секретарська справа”, “Служба кадрів”, “Керуванняперсоналом” і деяких інших.
На початку 1990-х років відчувається необхідність устворенні науки про документ або комплекс наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починаєвикористовуватися ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука (А.В. Соколов),документаційно-інформаційна наука (Г.Н. Швецова-Водка) і т.п. Ядро такогокомплексу наук про документ складають бібліотеко-, бібліографо-, книго-,архіво-, музеєзнавство й інформатика. Загальним для них є дослідження документа як об'єкта, створеногоспеціально для передачі інформації.
Кожна з цих областей знання має свої спеціальні задачі,форми і методи роботи з документами, однак теорія й історія документа єзагальними для них. До загальнотеоретичноїпроблематики відноситься насамперед функціональний аналіз документів, вивченняїхніх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованої в них інформацією,питання класифікації і типологізації документів і т.п. Вивченнямзагальнодокументних питань і покликано займатися документознавство.
 
1.2Зберігання документів: сутність, методи
Чимдовше існує підприємство, тим більше документів у нього нагромаджується. Частовони зберігаються в коробках, ящиках, зв'язках на підлозі або підвіконнях. Якбагато часу вимагається для пошуку в цих нагромадженнях паперу необхідногодокумента! Крім того, не варто забувати про те, що деякі з документівпідлягають передачі на зберігання в державний архів, для чого їх потрібноупорядкувати відповідним чином, сформувати і оформити справи, скласти описи.
Напідприємстві часто відсутні працівники, що мають уявлення про те, які документинеобхідно берегти, як і протягом якого періоду, який порядок знищеннядокументації з минулим терміном зберігання.
1.2.1Загальні питання організації зберігання документів
Відповідальністьза забезпечення збереження документів покладена на власника або уповноваженийїм орган нарівні з відповідальності за організацію бухгалтерського обліку,забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій в первиннихдокументах [5, ч. 3 ст. 8 ].
Прицьому під документом розуміють матеріальну форму отримання, зберігання,використовування і розповсюдження інформації шляхом фіксації її на папері,магнітному, кино-, фотоплівці або на іншому носії.
Обов'язокюридичних і фізичних осіб забезпечувати збереження Національної архівного фонду(далі — НАФ) і сприяти його поповненню прямо закріплена в [3, ч. 3 ст. 4 ].
Національнийархівний фонд — це сукупність архівних документів, що відображають історіюдуховного і матеріального життя українського народу і інших народів, що маютькультурну цінність і є надбанням української нації.
ФормуванняНАФ здійснюється на підставі експертизи цінності документів. НАФ формується здокументів, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади, органівмісцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій всіх формвласності, громадян і їх об'єднань, а також документів історико-культурноїспадщини України, які створені за межами України або вивезені за межу, ідокументів іноземного походження, які торкаються історії України. Джереламиформування НАФ виступають юридичні і фізичні особи — творці і/або власникидокументів, що підлягають внесенню в НАФ.
Протягомроку з початку діяльності підприємство повинне звернутися до одного з державнихархівів по своєму місцезнаходженню для проведення експертизи цінностідокументів з метою їх можливого внесення до Національного архівного фонду.
Відсутністьу суб'єктів господарювання документів НАФ не означає, що документи, якістворюються в процесі господарської діяльності, не повинні зберігатися.Підприємства і підприємці зобов'язані виконувати вимоги, встановленінормативними документами щодо термінів і порядку зберігання і знищеннядокументів. Недотримання цих вимог спричиняє за собою адміністративну, а вдеяких випадках — кримінальну відповідальність.
1.2.2Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів
Стаття 42 [3]передбачає, що працівники архівних установ, користувачі архівними документами,у тому числі документами НАФ, інші особи, винні в халатному зберіганні,псуванні, незаконному знищенні, підробці, захованні, розкраданні, незаконномувивозі за межі України або незаконній передачі іншому обличчю архівнихдокументів, а також в порушенні порядку доступу до вказаних документів і вінших порушеннях законодавства про Національний архівний фонд і архівніустанови, несуть відповідальність згідно закону.
Знищеннядокументів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, атакож порушення термінів зберігання документів признаються незаконними згідно[7, п. 3.8 ].
Якимиж законодавчими актами і які заходи відповідальності передбачені за вказаніпорушення?
Стаття92 [2] передбачає адміністративну відповідальність за порушення законодавствапро Національні архівні фонди і архівні установи, яке може виявитися вхалатному зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, захованні, незаконнійпередачі іншому обличчю архівних документів, порушенні порядку доступу довказаних документів, а також неповідомленні державної архівної установи пронаявні архівні документи у разі виникнення загрози знищення або значногопогіршення їх стану [17].
Крімтого, порушення термінів зберігання бухгалтерських документів, на думкуГоловного контрольно-ревізійного управління України, вабить адміністративнувідповідальність [2, ст. 1642], оскільки є порушенням встановленого порядкуведення бухгалтерського обліку [18].
Слідствомпорушення вимог до зберігання документів може стати також втрата або знищеннядокументів по податковому обліку, що контролюючими органами цілком може бутикваліфікований як порушення встановленого законом порядку ведення податковогообліку. Відповідальність за такі дії встановлена [2, ст. 163].
Занезабезпечення належного стану первинного обліку, який може, зокрема, знайтипрояв в незабезпечені збереженні документів, на підставі яких він ведеться,закріплена відповідальність [2, ст. 186].
Згідно[3, ч. 1 ст. 43] застосування адміністративних стягнень або кримінальногопокарання не звільняє вину в порушенні законодавства про Національний архівнийфонд і архівні установи від обов'язку відшкодувати збиток, заподіяний власникудокументів Національного архівного фонду або уповноваженому їм особі.
Отже,знаючи, яка відповідальність загрожує за порушення вимог законодавства проНаціональний архівний фонд і архівні установи, у суб'єктів господарювання будебільше стимулів ознайомитися з самими вимогами. Почнемо їх розгляд з термінівзберігання документів.
 
1.2.3Терміни зберігання документів
Згідно[3, ч. 2 ст. 32] мінімальні строки зберігання архівних документів юридичнимиособами визначаються центральним органом виконавської влади у сфері архівноїсправи і діловодства, якщо інше не передбачене законом.
Основнимнормативним актом при визначенні термінів зберігання документів, їх відбору длявіднесення до складу Національного архівного фонду України або для знищеннядокументів є Перелік [7], який призначений для використовування всіма органамидержавної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями іпідприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами — суб'єктами підприємницької діяльності [7, абзац другий п. 1.3]. При цьому дляпідприємств, в діяльності яких створюються документи НАФ, терміни зберіганнявказані в графі 3 вказані Переліки, для підприємств, на яких не створюютьсядокументи НАФ, — в графі 4.
Перелік№41 [7] використовується також при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатурисправ, розробці схем класифікації документів і галузевих переліків документів звказівкою термінів їх зберігання, а також в практиці роботиекспертно-перевірочних комісій (ЕПК) державних архівних установ і експертнихкомісій (ЕК) підприємств.
Розглянемоосновні правила числення термінів зберігання документів, приведених в [7].
Так,згідно [7, п. 2.9] числення термінів зберігання документів проводиться з 1січня року, який слідує за роком завершення їх діловодством. Наприклад,числення строку зберігання справ, завершених діловодством в 2010 році,починається з 1 січня 2011 року.
Длядеяких документів Перелік № 41 визначає термін зберігання шляхом вказівки «75років — «В», де «В» означає вік людини на момент завершення справи. Тривалістьзберігання такої справи після його закінчення діловодством складає різницю між75 роками і віком особи на момент завершення справи.
Термінзберігання документів, для яких в Переліку № 41[7] стоїть відмітка «поки незникне необхідність», визначається самими підприємствами.
Перелік№ 41 для позначення терміну зберігання деяких документів використовує відмітку«до ліквідації організації», що означає, що такі документи зберігаються доініціації процедури ліквідації підприємства, після чого вони підлягаютьекспертизі цінності, за наслідками якої ті з них, які зачіпають права громадяні інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.
Документи,що мають термін зберігання, позначений поміткою «постійно», також підлягаютьекспертизі цінності, після чого вони або відносяться до складу НАФ, абознищуються після практичного використовування [7, п. 2.10].
Післязакінчення термінів зберігання документів в архівних підрозділах підприємстватакі документи передаються в державний архів (архівний відділдержадміністрації, архівний відділ місцевої ради).
Щераз підкреслимо, що терміни зберігання документів, визначені Переліком №41, є мінімальними,їх не можна скорочувати [7, п. 2.11] проте вони можуть бути продовжені, якщопотреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретноїорганізації.
Відзначимо,що в окремих випадках, терміни зберігання документів в архівних підрозділахпідприємств можуть бути змінені за узгодженням з державним архівом (архівнимвідділом держадміністрації, архівним відділом місцевої ради). Так, відповідно[9, п. 4.3.3.2] Правил роботи держархивів продовження термінів зберіганнядокументів в архівних підрозділах дозволяється у разі потреби практичноговикористовування документів із службовою метою або відсутності в архіві вільнихплощ в сховищах.
Скороченняж термінів зберігання документів в архівних підрозділах може здійснюватися увипадках [9, п. 4.3.3.2] Правил роботи держархивів:
— ліквідації юридичної особи — джерела комплектування за відсутностіправонаступника;
— зміни форми власності державної юридичної особи;
— загрози втрати або пошкодження документів.
Достроковийприйом документів на державне зберігання може здійснюватися на платній основі.
Длярозгляду вимог до зберігання документів на підприємстві необхідно визначитися зкласифікацією документів залежно від термінів їх зберігання. Правила № 16 [9]виділяють наступні групи документів, що утворюються в процесі діяльностісуб'єктів господарювання:
1)документи постійного зберігання — до таких документів, зокрема, відносятьсядокументи НАФ;
2)документи зі встановленим терміном зберігання, після закінчення якого вониможуть бути знищені.
Документицієї групи у свою чергу діляться на:
а)документи тривалого (більше 10 років) зберігання;
б)документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Вокрему групу Правила № 16 виділяють документи по особовому складу. Це пов'язаноз тривалим терміном їх зберігання (до 75 років), а також особливою важливістюданих документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різнихвидів допомог.

1.2.4Організація зберігання документів на підприємстві
Відповіднодо [3, ст. 32] підприємства, установи і організації, засновані на приватнійформі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного аботимчасового зберігання документів, які не належать державі, територіальнимобщинам, передавати документи НАФ на зберігання в державні і інші архівніустанови.
Основнівимоги по організації зберігання документів встановлені в Правилах № 16 [9], зсамої назви яких виходить, що вони розповсюджуються не тільки на органидержавної влади і місцевого самоврядування, але і на підприємства, установи іорганізації. Це підтверджує п. 1.2 Правил № 16, в якому вказано, що Правила №16 є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всімапідприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності. В тойже час Правила № 16 не розповсюджуються на фізичних осіб — підприємців.
Відповіднодо п. 2.1 Правил № 16 на підприємствах для зберігання документів, закінчених вділоводстві, створюються архіви. При цьому архів може створюватися або яксамостійна структурна частина підприємства або входити до складу службиділоводства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.д.). Нанечисленних підприємствах відповідальність за роботу з архівними документамипокладається на одного з працівників служби діловодства.
Окрімархіву, на підприємстві створюється експертна комісія, яка здійснює експертизуцінності документів на різних етапах роботи з ними — при складанні номенклатурисправ, формуванні документів в справи, перевірці правильності віднесеннядокументів до справ, під час підготовки справ до подальшого зберігання.
Щорічнона кожному підприємстві повинна бути розроблена номенклатура справ, якаскладається посадовцем, відповідальним за діловодство в структурномупідрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівникомструктурного підрозділу і узгоджується з керівником архіву підприємства.
Створенняархіву і експертної комісії, а також розробка номенклатури справ — це тіорганізаційні моменти, які необхідні для забезпечення зберігання документів напідприємстві. Тепер перейдемо безпосередньо до зберігання документів.
Змоменту створення (отримання)документів до передачі в архів підприємстваздійснюється їх тимчасове зберігання в структурних підрозділах. Після того, якдокументи проходять перевірку і обробку (виконання), відбувається формуваннядокументів в справи і оформлення справ. Перед передачею справ в архівпідприємства складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років)зберігання і по особовому складу.
Напідставі складених описів справи передаються в архів підприємства. Як правило,документи передаються в архів через 2 роки після закінчення їх в діловодстві увпорядкованому стані [9, п. 2.7]. Справи тимчасового зберігання можутьпередаватися в архів підприємства за рішенням його (підприємства) керівника. Вархіві підприємства на підставі описів структурних підрозділів складаютьсязведені описи справ, які є основними обліковими довідниками до документів.Надалі по зведених описах документи передаються на державне зберігання.
Юридичніособи, у власності яких знаходяться документи НАФ, після закінчення термінівтимчасового зберігання таких документів зобов'язані передати їх на постійнезберігання в центральний державний архів України, галузевий державний архів,місцеву державну архівну установу або архівний відділ місцевої влади. Також вдержархіви передаються документи, терміни тимчасового зберігання яких незакінчені, підприємств, що ліквідовуються без правонаступника.
Відноснодокументів, термін зберігання яких закінчився, складається акт про вилученнядля знищення справ. При цьому повинна дотримуватися відповідна процедура.
Напевних етапах обов'язковим є отримання схвалення або узгодження з експертноюкомісією підприємства і експертно-перевірочною комісією державного архіву(експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської влади).
Проілюструємовикладене вище у вигляді схеми (Рис.1).
/>
Рисунок 1 –Зберігання документів на підприємстві

Відзначимотакож, що у разі зміни керівника підприємства повинен бути складений актприймання-передачі, в якому окремим розділом відображаються наявність і стандокументів, що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів і в архіві, атакож обліково-довідкового апарату до них.
Згіднообліковим даним служби діловодства і архіву в акті указуються окремо кількістьдокументів, що знаходяться в діловодстві, і кількість справ, що зберігаються вархіві, у тому числі кількість справ, віднесених до Національного архівногофонду [9, п. 12.1.2].
1.2.5Створення архіву на підприємстві
Якми вже вказували, чинне законодавство передбачає створення на підприємствахархівів для зберігання документів закінчених в діловодстві, користування нимиіз службовою, виробничою, наукової або іншою метою, а також для захистузаконних прав та інтересів громадян [9, п. 2.1]. При цьому архів можестворюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити доскладу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцеляріїі т.і.). На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих відповідальність зароботу з архівними документами покладається на одного з працівників службиділоводства [9, п. 2.2].
Пристворенні архіву повинне бути затверджено відповідне Положення про архівпідприємства [9, п. 2.3] з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівівУкраїни [3, ч. 4, ст. 32]. При розробці Положення про архів підприємства слідвзяти до уваги Типове положення № 58[12], а також Зразкове положення про архів[13].
ВПоложенні про архів підприємства, зокрема, повинні бути вказаний такі завданняархіву :
— прийом від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівнихдокументів;
— контроль спільно із службою діловодства стану зберігання і правильностіоформлення документів в структурних підрозділах підприємства;
— участь в складанні і узгодженні зведеної номенклатури справ, перевіркавідповідності формування документів в справі затвердженій номенклатурі;
— ведення державного обліку документів НАФ і подача відомостей про їх кількістьпо встановленій формі відповідній державній архівній установі, архівномувідділу міської поради;
— проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться назберіганні, складання і подача на розгляд експертної комісії підприємствапроектів описів документів, віднесених до НАФ, описів справ тривалого (більше10 років) зберігання, описів справ речовому доказу складу працівниківпідприємства і актів про вилучення для знищення документів, які не віднесені доНАФ;
— створення і удосконалення довідкового апарату до архівних документів;
— організація в установленому порядку використовування архівних документів, щоналежать державі, територіальним общинам, видача архівних довідок, копій,витягань з документів юридичним особам і громадянам;
— підготовка іпередача документів НАФ до відповідної архівної установи, архівний відділміської поради;
— участь в заходах щодо підвищення кваліфікації за фахом працівниківпідприємства, що відповідають за роботу з документами.
Вштатний розклад вводиться посада завідуючого архівом. На цю посаду керівникомпідприємства може бути призначена особа з вищою освітою і стажем роботи зафахом не менше три роки [9, п. 2.6]. Відзначимо, що Довідник кваліфікаційниххарактеристик пред'являє дещо інші вимоги до особи, що призначається на посадузавідуючого архівом: йому достатньо мати базове або неповну вищу освітувідповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший фахівець) і стаж роботипо веденню архівної справи — не менше одного року.
Колообов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, якізатверджуються керівником підприємства. При цьому необхідно врахувати положенняВипуску 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічноїдіяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників,затвердженого наказом Мінтруда від 29.12.2004 р. № 336, розділ 15 якого,зокрема, розкриває завдання і обов'язки завідуючого архіву, а розділ 3 — архіваріуса. Крім того, в посадові інструкції деяких інших працівників(інспектор по кадрах, завідуючий канцелярії, діловод, секретар керівника,секретар-друкарка, секретар-стенографістка і ін.) доцільно включити положення,що зобов'язали останніх передавати документи в архів підприємства, готувати їхдо здачі в державний архів.
Вархіві складається річний план роботи який підписується керівником архіву(особою, відповідальною за архів) і затверджується керівником підприємства [9,п. 10.1].
1.2.6Експертиза цінності документів
Згідно[3, ч. 1 ст. 6] віднесення документів до НАФ або вилучення з нього документівздійснюється на підставі експертизи їх цінності, яка проводиться експертними іекспертно-перевірочними комісіями за участю власника документів або йогозаконних представників. Крім того, експертиза цінності документів дозволяєвстановити терміни зберігання документів, які не підлягають віднесенню до НАФ,провести грошову оцінку документів.
1.Принципи і критерії експертизи цінності документів
Згідно[6, п. 2] експертиза цінності документів — це всебічне вивчення документів зметою віднесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього,проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категоріїунікальних і встановлення термінів зберігання документів, що не підлягаютьвіднесенню до НАФ.
Висновкиекспертизи є єдиною підставою для включення документів до Національногоархівного фонду, а також для встановлення термінів зберігання документів.
Експертизацінності проводиться за наступними принципами [6, п. 7]:
— об’єктивність — проведення оцінкидокументів на основі неупередженого підходу;
— історизм — облік особливості часу і місця створення документів,загальноісторичного контексту;
— всесторонність і комплексність — вивчення відповідних документів з урахуваннямїх місця в комплексі інших документів.
Основнікритерії, які використовуються при визначенні цінності документів, названі в[6, п. 8]. Серед них:
— походження -функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондосоздателя),значення фізичної особи (фондосоздателя) в житті суспільства, час і місцестворення документа;
— зміст — значущість інформації, що міститься в документі (унікальність ітиповість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;
— зовнішні ознаки — формафіксації іпередачі змісту, посвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереження.
Експертизацінності документів на підприємстві проводиться [9, п. 4.2.2]:
— в поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формуваннядокументів в справи і перевірки правильності віднесення документів в справи;
— під час підготовки справ до подальшого зберігання, у тому числі у складіНаціонального архівного фонду.
Згідноп.п. 4.2.1 Правил № 16 кожне підприємство незалежно від форми власностізобов'язано протягом року після початку своєї діяльності звернутися до одного здержавних архівів по місцю свого знаходження для проведення експертизи цінностідокументів з метою їх можливого віднесення до НАФ.
Крімтого, на власників документів покладений обов'язок у разі виникнення загрозизнищення або значного погіршення стану вказаних документів повідомити про цедержавну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів.Не може власник і знищити документи без попереднього проведення експертизи їхцінності.
2.Створенняекспертної комісії підприємства
Впункті 9 Порядку № 1004 [6] названі такі види експертних комісій:
— Центральна експертно-перевірочна комісія Госькомархива України;
— експертно-перевірочні комісії центральних і галузевих державних архівів,Національної академії наук, державного архіву в АРК, державних архівівобластей, міст Києва і Севастополя;
— експертні комісії архівних відділів рай-держадміністрацій, міських порад, атакож експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування,підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, об'єднаньгромадян, релігійних організацій;
— фондо-закупівельні комісії музеїв, що знаходяться в державній або комунальнійвласності;
— експертно-оцінні комісії бібліотек, що знаходяться в державній або комунальнійвласності.
Звертаємоувагу на те, що в даний час створення експертної комісії фізичною особою — підприємцем чинним законодавством не передбачено.
Завданнямекспертних комісій підприємств є організація і проведення експертизи цінностідокументів, які створені в діловодстві юридичної особи [6, п. 22]. Розглянемо,в якому порядку створюються експертні комісії підприємств.
Керівникпідприємства своїм наказом затверджує Положення про експертну комісіюпідприємства, основою для складання якого є Зразкове положення про експертнукомісії. Цим же наказом затверджується склад експертної комісії, в якийвключаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, досвідченіпрацівники інших структурних підрозділів, а також представники ЕПК державнихархівів (ЕК архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад).
Головоюекспертної комісії призначається, як правило, заступник керівника підприємства,а секретарем — керівник його архівного підрозділу.
Приведемозразковий текст наказу про створення експертної комісії на підприємстві (ДодатокА).
Основнимизавданнями експертної комісії підприємства є:
1)ухвалення рішень про схвалення і представлення експертно-перевірочної комісії(експертної комісії архівного відділу райдержадминистрації, міської поради)проектів наступних документів:
— описи справ постійного зберігання, віднесених до НАФ;
— описи справ по особовому складу;
— номенклатури справ;
— інструкції по діловодству;
— положення про службу діловодства, архівні підрозділи і експертні комісії;
— анотовані переліки унікальних документів НАФ;
— акти про вилучення для знищення документів підприємства, не віднесених доскладу НАФ, терміни зберігання яких закінчилися;
— акти про вилучення документів з складу НАФ;
2)організація і проведення спільно із службою діловодства і архівом підприємстващорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійсненняконтролю за діловодством на підприємстві;
3) участь впідготовці і розгляді номенклатури справ підприємства, методичних посібників зорганізації документів в діловодстві, експертизи цінності документів;
4)розгляд пропозицій структурних підрозділів про встановлення термінів зберіганняокремих видів документів, не передбачених діючими переліками, і представленнярішень з цих питань на твердження в ЕПК відповідного державного архіву;
5)проведення консультацій і інструктажу працівників підприємства з питаньорганізації документів в діловодстві, експертизи цінності документів і їхпідготовки до передачі на подальше зберігання.
Експертнакомісія працює відповідно до затвердженого керівника підприємства річнимпланом. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаютьсяправомочними, якщо на них присутні не менше дві третини складу комісії. Рішенняприймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні,оформляються протоколом, який підписують голова комісії або його заступник ісекретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколукерівником підприємства. Такий порядок зв'язаний з тим, що експертна комісіямає статус дорадчого органу і її рішення не мають обов'язкової сили, поки небуде затверджений керівником підприємства.
Секретар ЕКзабезпечує скликання комісії, складає протокол засідань, доводить до зведенняструктурних підрозділів, окремих посадовців підприємства рішення комісії,здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує їїзберігання.
3.Порядокпроведення експертизи цінності документів
Згідно[9, п. 4.5.1] експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівникамислужби діловодства підприємства спільно з експертною комісією під методичнимкерівництвом архіву підприємства.

Занаслідками проведення експертизи цінності документів:
1)здійснюється відбір документів постійного і тривалого (понад 10 років)зберігання для передачі в архів підприємства;
2)визначаються документи тимчасового зберігання (до 10 років) в структурнихпідрозділах підприємства;
3)вилучаються для знищення документи і справи минулих літ, терміни зберіганняяких закінчилися.
Одночасноз цим перевіряється повнота і якість діючої номенклатури справ, правильністьвизначення термінів їх зберігання, дотримання встановлених правил оформленнядокументів і формування справ.
Відбірдокументів постійного зберігання проводиться на підставі Переліку № 41,галузевих переліків документів, номенклатури справ підприємства шляхом погляданнякожного листа документа. Не дозволяється відбір документів для подальшогозберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурісправ. Існування такої вимоги може стати проблемою у випадку, якщо на підприємствіє інформація з обмеженим доступом — конфіденційна або таємна. Визначення режимудоступу до інформації оформляється у вигляді окремого положення або як додатокдо облікової політики, які набувають чинності з моменту затвердження керівникомі доводяться до зведення всіх працівників підприємства [19]. Тому щоб непорушувати вимоги, пов'язані з режимом доступу до такої інформації, доцільновключити положення, обумовлюючі особливості проведення експертизи цінностідокументів, які містять конфіденційні дані, як в Положення про конфіденційну(або таємницею) інформацію, так і в Положення про експертну комісіюпідприємства.
Підчас проведення експертизи цінності виявляються дублікати документів, чернетки,неоформлені копії, які підлягають вилученню із справ постійного зберігання.
Уразі встановлення в процесі експертизи цінності недостачі документів або справ,що числяться по номенклатурі, здійснюється їх розшук. Якщо документи незнайдені, складається акт про недостачу архівних справ (документів), який затверджуєкерівник підприємства [9, додаток 6], створюється комісія по службовомурозслідуванню, призначається службове розслідування і видається наказ прозалучення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівникомвідповідного структурного підрозділу, надається в архів підприємства.
1.2.7Складання номенклатури справ
Впорядкуваннязберігання документів починається з складання номенклатури справ. Вонаскладається для створення на підприємстві єдиної системи формування справ,забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа, відбору документів надержавне зберігання.
Відповіднодо Закону [3, ст. 1] номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичноїособи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, звказівкою термінів зберігання справ.
Вноменклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльностіпідприємства, окрім технічної документації і друкарських видань (брошур,довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій і т.і.).
Прискладанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в [7,9].
Розрізняютьтри види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.
Типованоменклатура справ встановлює типовий склад справ для організацій, одноріднихпо характеру діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Зразкованоменклатура справ встановлює зразковий склад справ для організацій, одноріднихпо характеру діяльності, але різних по структурі, і має рекомендаційнийхарактер.
Типові ізразкові номенклатури справ розробляються органами вищого рівня дляорганізацій, які належать до сфери їх управління, і використовуються якметодичні вказівки під час складання індивідуальних номенклатури справ.
Незалежновід наявності типової або зразкової номенклатури справ кожна юридична особаповинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальнаноменклатура справ підприємства складається з номенклатури справ окремихструктурних підрозділів.
Порядокскладання номенклатури справ структурного підрозділу наступний: вонарозробляється посадовцем, відповідальним за діловодство в структурномупідрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівникомструктурного підрозділу і обов'язково узгоджується з керівником архівногопідрозділу підприємства.
Вноменклатурі справ структурного підрозділу указуються найменування (заголовки)справ, в які групуються документи після виконання. В заголовках в стислійузагальненій формі висловлюють відомості про склад і зміст документів в справі.Розміщення заголовків в номенклатурі справ повинне відповідати ступенюважливості вирішуваних питання з урахуванням взаємозв'язку документів,включених в конкретні справи. Як правило, першою в номенклатурі розміщуєтьсягрупа справ, яка включає документи органів вищого рівня, далі — групаорганізаційно-розпорядливої документації самого підприємства (накази,розпорядження, рішення і т. п.), планово-звітна документація і листування. Вгрупі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органамивищого рівня.
Кожнасправа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення — індекс.Індекс справи — це цифрове і (або) алфавітно-цифрове позначення справи вноменклатурі справ, яке фіксують на обкладинці справи. Індекс справиструктурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (поштатному розкладу або класифікатору структурних підрозділів) і порядковогономера справи в межах підрозділу. За наявності в справі декількох томів(частин) індекс проставляється на кожному томі з вказівкою: т. 1, т. 2 і т.д.
Післязакінчення року номенклатура справ структурного підрозділу в обов'язковомупорядку закривається підсумковим записом, в якому указуються кількість ікатегорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис скріпляєсвоїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.
Форманоменклатури справ структурного підрозділу приведена в [9, додатку 2].
Прикладзаповнення номенклатури справ у відділі кадрів приведено у Додатку Б.
Номенклатурасправ структурного підрозділу підприємства складається у трьох екземплярах:
першийекземпляр — недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;
другийекземпляр — передається в службу діловодства підприємства;
третійекземпляр — використовується для формування справ і пошуку необхіднихдокументів.
Номенклатурасправ структурного підрозділу після її розгляду і аналізу включається в єдину(зведену) номенклатуру справ підприємства. При складанні зведеної номенклатурисправ вивчається і аналізується не тільки номенклатури справ структурнихпідрозділів, але і діяльність підприємства в цілому. Для цього використовуютьстатут підприємства, положення про структурні підрозділи; штатний розклад;типову і зразкову номенклатури; номенклатури і описи справ за попередні роки;класифікатори документів і кореспондентів, які ведуться на підприємстві; типовіі відомчі переліки документів з вказівкою термінів зберігання документів, атакож враховують плани підприємства наступного року.
Вкінці зведеної номенклатури справ приводяться номенклатури справ первиннихсуспільних організацій, якщо вони створені на підприємстві (наприклад,первинної профспілкової організації).
Формазведеної номенклатури справ визначена в додатку 3 до Правил № 16 [9].
Зведенаноменклатура справ може будуватися за структурним або функціональним принципом.
Структурнийпринцип використовується, як правило, на крупних підприємствах з чітковстановленою структурою. Розділами в такій номенклатурі справ будуть назвиструктурних підрозділів, розташовані відповідно до затвердженої структури іштатного розкладу підприємства. При цьому першим розділом номенклатуриуказується служба діловодства.
Розділиможуть бути, наприклад, такими: канцелярія, плановий відділ, бухгалтерія,відділ маркетингу і збуту і т.д.
Функціональнийпринцип, тобто по напрямах діяльності, використовується у разі розподілуосновних функцій (напрямів діяльності) між працівниками підприємства. Цейпринцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на підприємствах,що не мають структури. Розділи і підрозділи номенклатури справ підприємства,побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції і галузідіяльності і розміщуються в ній по ступеню важливості, наприклад: організаціяроботи, планування, організація виробничої діяльності, облік і звітність,робота з кадрами і т.д.
Взведену номенклатуру справ підприємства включаються назви справ, які фактичнозаведені в діловодстві і відображають всі документовані ділянки роботипідприємства, у тому числі і справи тимчасово діючих органів (наприклад, справиліквідаційної комісії), а також не закінчені діловодством справи, які поступиливід інших підприємств (організацій-попередників) для їх продовження.
Справиз питань, рішення яких триває довше за один рік або які ведуться протягомдекількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ щорокупротягом всього терміну їх рішення або ведення.
Зведенаноменклатура справ схвалюється ЕК підприємства і узгоджується з ЕПК відповідногодержавного архіву, після чого затверджується керівником підприємства.
Державніпідприємства, установи, організації, в діяльності яких не створюються документиНаціонального архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕКвищестоящої організації.
Підприємстванедержавної форми власності протягом року з дня реєстрації погоджують своюноменклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділомміськради. Згодом номенклатура справ подається на узгодження ЕК вищестоящоїорганізації, а при її відсутності номенклатура справ узгоджується власній ЕК.
Одинраз в 5 років зведена номенклатура справ підлягає узгодженню з відповіднимдержавним архівом або вищестоящим органом. Крім того, таке узгодженняздійснюється невідкладно у разі істотних змін у власності майна, структурі,функціях і характері роботи підприємства.
Якв номенклатурі справ структурного підрозділу, так і в зведеній номенклатурісправ підприємства протягом року, на який вона складена, в графі «Прімітки»робляться відмітки про включення нових справ, про перехідні справи, пропосадовці, відповідальні за формування справ, про передачу справ в архівпідприємства або іншим підприємствам для продовження ведення справ.
Вкінці року зведена номенклатура справ обов'язково закривається підсумковимзаписом. Підсумковий запис підписує керівник служби діловодства виробництвапідприємства. Про наявність відкритих за рік справ сповіщається керівник архівупідприємства.
ВДодатку В приведена сводна номенклатура справ підприємства, яка построєна поструктурному принципу.
Зведенаноменклатурасправскладається в чотирьох екземплярах,кожний з яких повинен мати гриф узгодження з відповідною архівною установою абовищестоящим органом, якщо на підприємстві не створюються документи Національногоархівного фонду.
Перший(недоторканний) екземпляр зберігається в службі діловодства, другій — передається в архів підприємства для контролю формування справ в структурнихпідрозділах; третій — прямує у відповідний державний архів або вищестоящий орган,з яким узгоджувалася зведена номенклатура справ; четвертий — розподіляється порозділах між структурними підрозділами для практичної роботи.
Недержавніпідприємства можуть складати зведені номенклатури справ у трьох екземплярах, аякщо у них немає структурного розподілу — в двох екземплярах.
Зведенаноменклатура справ підприємства, як і номенклатури справ структурнихпідрозділів, щорічно не пізніше за грудень переглядаються і уточнюються. Післявнесення змін вони передруковуються і затверджуються керівником підприємства(структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.
1.3Технологія зберігання документів
 
1.3.1Підготовка документів до зберігання
Формуваннясправ
Закінченів діловодстві документи повинні бути сформований в справи згідно номенклатурісправ.
Приформуванні справ слід дотримувати такі правила:
— групувати в справи тільки оригінали (а у разі їх відсутності — завірені вустановленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;
— групувати в справи документи одного року (за винятком особистих, судових іперехідних справ). Особисті справи формуються протягом всього часу роботи особина підприємстві;
— групувати в справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання;
— не включати в справи чорнові, особисті, дублетні документи, а також документи,які підлягають поверненню, і розмножені копії.
Як виняток, внеобхідних випадках документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані зрішенням одного питання, можуть групуватися протягом року в одну справу. Післязакінчення року або рішення питання документи повинні бути розкладений в окремісправи згідно номенклатурі справ за таким принципом:
— в одну справу поміщають документи тільки постійного, а в інше — тількитимчасового зберігання;
— в справу включають документи, що відносяться тільки до одного питання або груписпоріднених питань, які складають єдиний тематичний комплекс, на початку справипоміщають ініціативний документ, потім документ-відповідь і всі інші документив логічній послідовності і хронології;
— документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групують в справи назагальних підставах.
Якщодокументи за змістом і термінам зберігання не можуть бути згрупований в справи,передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням йогоназви і терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.
Справане повинна перевищувати 250 листів (від 30 до 40 мм).
Поширеноюпомилкою підприємств є формування всіх наказів керівника в одну справу.Звертаємо увагу, що накази і розпорядження по основній діяльності, про прийом,звільнення, заохочення, сумісницю працівників, надання відпусток, відряджання,накладенні стягнень на працівників поміщають в різні справи.
Документизасідань колегіальних органів групують в дві справи:
— протоколи і документи до них (доклади, довідки, проекти рішень і т. п.);
— документи по організації і проведенню засідань (порядок, регламент, списокзапрошених і перелік виступаючих денний і ін.).
Листуваннягрупується за змістом і кореспондентській ознаці і систематизував вхронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
Документив особистих справах групуються в хронологічному порядку у міру їх поповнення втакій послідовності:
— внутрішній опис документів, включених в справу;
— заява про прийом на роботу (контракт);
— напрям або уявлення;
— особистий листок по обліку кадрів;
— автобіографія;
— документи про освіту (копії);
— накази про призначення, переклад, звільнення (копії або виписування);
— доповнення до особистого листка по обліку кадрів;
— довідки і інші документи.
Копіїнаказів про стягнення, заохочення, відомості про зміну прізвища в особистусправу не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особистого листкапо обліку кадрів або в трудову книжку. При цьому звертаємо увагу, що відомостіпро стягнення в трудову книжку не вносяться [16, п. 2.2].
Лицьовірахунки працівників підприємства, відомості нарахування заробітної платні іінші аналогічні документи систематизували в межах року по прізвищах валфавітному порядку або щомісячно.

Оформленнясправ
Дляпередачі справ на зберігання їх слід правильно оформити.
Оформленнясправи — це комплекс процесів, направлених на підготовку справи до зберігання ікористування. Вимоги до оформлення справ встановлені розділом 5 Правил № 16 [9].
Оформленнясправ, що підлягають зберіганню і передачі в архів, передбачає:
— перекладання документів в справі з розташуванням їх в прямому порядку, тобтозверху повинні знаходитися більш ранні документи, а знизу — більш пізні;
— нумерацію листів в справі;
— складання (в необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;
— складання засвідчувального напису справи;
— підшивання або палітурку справи;
— оформлення обкладинки (титульного листа) справи.
Всілисти в справі, окрім листів засвідчувального напису і внутрішнього опису,нумеруються арабськими цифрами суцільною нумерацією в правому верхньому куткупростим м'яким олівцем або механічним нумерує. Чорнила, пасту або кольоровіолівці застосовувати для нумерації листів не дозволяється. Листи внутрішньогоопису документів справи нумеруються окремо.
Фотографії,креслення, діаграми і інші ілюстративні документи, які є окремими листами всправі, нумеруються з оборотної сторони в лівому верхньому кутку. Лист знаглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками ит. п.) нумерується якодин лист. Якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вирізки,вставки до тексту, переклади і ін.), то кожний документ нумерується окремо.
Конвертиз вкладеннями, підшиті в справу, нумеруються суцільною нумерацією листівсправи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення вконверті.
Листибільшого, ніж А4, формату, підшиваються за одну сторону і нумеруються як одинлист в правому верхньому кутку, а потім фальцюються у формат А4.
Уразі окремих помилок в нумерації листів допускається використовувати буквеніпозначення листів (1а, 36 і т.і.). При великій кількості помилок листиперенумеровують шляхом закреслення однією косою межею старого номера і поставлянняпоряд нового номера.
Додеяких категорій справ, які містять унікальні документальні пам'ятки, додокументів з грифом «Для службового користування», особистим справам,судово-слідчим справам і ін. складається внутрішній опис документів.Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначаєтьсяінструкцією по діловодству на підприємстві.
Внутрішнійопис документів справи — це обліковий документ, який містить перелік заголовківдо текстів документів в справі з вказівкою порядкових номерів документів, їхіндексів, дат, номерів листів.
Внутрішнійопис складається на окремому листі формою, приведеної в додатку 8 до Правил №16 [9].
Довнутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому указуються цифрами іпрописом кількість документів, включених в опис, і кількість листіввнутрішнього опису. Якщо справа переплетена раніше без внутрішнього опису, тоїї бланк підклеюють з внутрішньої сторони обкладинки справи.
Змінискладу документів в справі (включення додаткових або виключення, замінаоригіналів копіями і ін.) відображаються в графі «Примітки» з посиланням навідповідні виправдувальні документи (акти, накази і т.п.), і до внутрішньогоопису складається новий підсумковий запис.
Внутрішнійопис підписує особа, яка її склала.
Наведемоприклад складання внутрішнього опису особистих справ (Додаток Д).
Вкінці справи складається засвідчувальний напис,який містить відомості про кількість листів, особливостях їх нумерації іфізичному стані документів в справі.
Засвідчувальнийнапис формою згідно додатку 9 до Правил № 16 складають на окремому листі, якийпоміщають в кінці справи, в друкарських екземплярах справ (облікові журнали,звіти і т.п.) — на зворотному боці останнього чистого листа.
Взасвідчувальному написі указують цифрами і прописом кількість листів в справі іокремо, через знак «+»(плюс), кількість листів внутрішнього опису, якщо вона є.
Взасвідчувальному написі обмовляються наступні особливості нумерації документівсправи:
— наявність буквених і пропущених номерів листів;
— номери листів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками і т.п.;
— номери великоформатних листів;
— номери конвертів з вкладеннями і кількість листів вкладень.
Всіподальші зміни в складі і стані справи (заміна оригіналів документів копіями,приєднання нових документів, пошкодження листів) указуються в засвідчувальномунаписі з посиланням на відповідний виправдувальний документ (акт, наказ). Привеликій кількості перенумерованих листів в справі складається новийзаверительний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається всправі постійно.
Засвідчувальнийнапис підписує її укладач.
Наведемоприклад складання засвідчувального напису (Додаток Ж).
Справипостійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складупереплітають в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містятьпервинну бухгалтерську документацію, прошиваються в чотири проколи спеціальнимисуворими нитками або дратвою. Металеві скріпки при цьому віддаляються.
Підчас палітурки або підшивання документів не можна зачіпати текст. Якщо текстдокумента надрукований дуже близько до його лівого краю, край листа документаслідує наростити папером тієї ж якості, що і документ.
Насправах постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання іособового складу оформляються обкладинки справ формою, встановленої додатком 10до Правил № 16.
Передпередачею справ в архів підприємства в текст на їх обкладинках вносятьсянеобхідні уточнення і додаткові відомості: перевіряється відповідністьзаголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів; проставляютьсяномери наказів, протоколів, форм звітності, робляться вказівки на копійністьдокументів і т.д.
Наобкладинці справи проставляються:
— датадокументів (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається здекількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні датидокументів. У разі поставляння точних календарних дат указують число, місяць ірік (місяць — прописом);
— номер по опису і, за узгодженням з архівом підприємства, номер опису і номерархівної фундації;
— у разі зміни назви підприємства (його структурного підрозділу) протягомперіоду, що охоплює документи справи, або при передачі справ в іншепідприємство (структурний підрозділ) указується нова назва підприємства(структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написина обкладинках справ проводяться чітко, розбірливо, чорним світлостійкимчорнилом або пастою.
Складанняописів справ
Передпередачею справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і поособовому складу в архівний підрозділ підприємства на підставі експертизицінності документів необхідно скласти описи справ. У випадку якщо за рішеннямкерівника справи тимчасового (до 10 років) зберігання передаються в архів, наних також слід скласти опис.
Описисправ структурних підрозділів і підприємства в цілому (для підприємств зцентралізованим формування і зберіганням справ) складаються формою,встановленої додатком 1 до Правил № 16 [9].
Описисправ ведуться протягом декількох років з суцільною єдиною нумерацією справ.Справи кожного року складають річний розділ опису.
Описсправ структурного підрозділу складається особою, відповідальною за діловодствов структурному підрозділі, з дотриманням наступних правил:
— номер опису повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу здодаванням першої букви назви категорії документів (постійного зберігання — П;тимчасового зберігання — Т; по особовому складу — ОС) і чотирьох цифр року, вякому заведені включені в опис справи. Наприклад, опис справ постійногозберігання структурного підрозділу № 07, які числяться по номенклатурі справ ізаведені в 2010 році, матиме номер 07 П — 2010;
— графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку(титульний лист) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен матидодаткову графу «Термін зберігання, стаття по переліку»;
— в графі опису «Крайні дати справи, тому, частини» указуються крайні датидокументів — найранішого і найпізнішого документа, внесеного в справу. Число ірік відображаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;
— графа «Примітки» використовується для відміток про особливості фізичного станусправ, про передачу справ іншим структурним підрозділам або іншомупідприємству, про наявність копій документів в справі і інших;
— систематизація справ, включених в опис, повинна відповідати систематизації пономенклатурі справ як структурного підрозділу, так і підприємства в цілому;
— кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. Якщо справаскладається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься вопис під окремим номером;
— у разі внесення в опис декількох справ підряд з однаковим заголовкомприводиться повністю тільки заголовок першої справи, а далі вони замінюютьсясловами «те ж», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис повністю(на кожному новому листі опису заголовок відтворюється повністю);
— справи по особовому складу вносяться в опис в алфавітному порядку, з тематики,хронології.
Вкінці опису робиться підсумковий запис з вказівкою (цифрами і прописом) кількостісправ, що числяться по опису, першого і останнього номерів справ в описі, атакож обмовляються особливості нумерації (буквені і пропущені номери справ).
Врічний розділ опису вносяться також справи, не завершені протягом календарногороку. У такому разі в кінці розділів опису кожного подальшого року ставитьсявідмітка «Документи з цього питання див. також в розділі за_год №_», а графи 4і 5 опису не заповнюються.
Описсправ структурного підрозділу складається в двох екземплярах, перший — передається разом із справами в архів (архівний підрозділ) підприємства, другий- залишається в структурному підрозділі як контрольний і підписується укладачемз вказівкою його посади, узгоджується з керівником служби діловодства ізатверджується керівником структурного підрозділу.
Описсправ структурного підрозділу є підставою для складання зведеного опису справпідприємства.
Наведемо прикладскладання опису справ по особовому складу відділом кадрів підприємства (ДодатокК).
 
1.3.2Зберігання документів
Тимчасовезберігання документів в структурних підрозділах підприємства
Змоменту створення (надходження) і до передачі їх в архів підприємства документизберігаються по місцю формування справ, тобто в структурних підрозділах. Наневеликих підприємствах зберігання може здійснюватися централізований в службіділоводства.
Збереженнядокументів і справ в структурних підрозділах забезпечують керівники цихпідрозділів і посадовці, відповідальні за діловодство. Справи повиннізберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї метиприміщеннях, в шафах і столах, які закриваються. В цілях підвищенняоперативності пошуку документів справи в шафах розташовують відповідно дономенклатури справ, по привласненому в ній індексу, який указують на корінціобкладинки справи.
Документи,створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
Видачасправ в тимчасове користування іншим підрозділам підприємства або іншимпідприємствам здійснюється з дозволу керівника. На видану справу заводитьсякартка-замінник справи (додаток 4 до Правил № 16 [9]), в якій указуються назвасправи, його індекс по номенклатурі, дата видачі, кому справа видана, дата йогоповернення, підписи осіб, які видали і прийняли справу.
Вимоги дозберігання бухгалтерських документів встановлені розділом 6 Положення № 88 [8].Так, первинні документи і облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерськізвіти і баланси до передачі їх в архів підприємства повинні зберігатися вбухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністюосіб, уповноважених головним бухгалтером. Під спеціальним приміщенням, яквказано в листі Мінфіну від 22.07.2002 р. №053-3996 [19], розуміється приміщенняз температурно-вологим режимом, який забезпечує збереження документів і записівв них, а також приміщення, що виключає можливість використовування абовинесення документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головногобухгалтера підприємства.
Бланкистрогої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальнихприміщеннях, які забезпечують їх збереження.
Зберіганняпервинних документів і облікових регістрів, які пройшли обробку і булипідставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів,оформлення і передачу їх в архів забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Видачапервинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів збухгалтерії підприємства працівникам інших структурних підрозділів можепроводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.
Уразі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітівкерівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і наказомпризначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів ірозслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісіїзапрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежногонагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджуєтьсякерівником підприємства. Копія акту прямує органу, у сфері управління якогознаходиться підприємство, а також державної податкової інспекції в 10-дневныйтермін [8, п. 6.10]
Вилученняпервинних документів, облікових регістрів і звітів контролюючими органами можездійснюватися тільки відповідно до чинного законодавства України. При цьомувилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпискувідповідному посадовцю підприємства.
Якщо вилучаютьсятоми документів, які недооформлені, то з дозволу і у присутності представникаорганів, які проводять вилучення, працівники підприємства можуть дооформити цітоми (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати і т.і.).
Приповерненні документів, які були раніше вилучені, вони приймаються під розпискувідповідним посадовцем підприємства. Разом з рішенням про повернення документипідшиваються в ті ж томи, з яких вони були вилучені і в яких знаходяться ухвалипро вилучення.
Передачасправ в архів підприємства
Закінченіділоводством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберіганняпідлягають здачі в архів підприємства для зберігання і подальшоговикористовування. Їх передача здійснюється тільки по описах справ.
Щостосується справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), то вони можутьпередаватися в архів підприємства за рішенням керівника. Проте, як правило,такі справи зберігаються в структурних підрозділах, в яких вони булисформовані.
Підготовкасправ до передачі в архів включає перевірку оформлення справ і документівкожної справи, перевірку правильності формування документів в справи івідповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення яких-небудьнедоліків працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути, а такожвжити заходів до розшуку відсутніх справ.
Приймання(передача) кожної справи здійснюється працівником архіву підприємства уприсутності працівника структурного підрозділу, що здає документи. У всіхекземплярах опису справ проводиться відмітка про ухвалення кожної справи, і вкінці опису указуються цифрами і прописом фактична кількість справ, номеравідсутніх справ, дата приймання-передачі справ і підпису осіб, що здають іприймаючих справи. Доставка справ в архів здійснюєтьсяпідрозділами-здавальниками.
Вархіві підприємства на підставі описів справ структурних підрозділівскладаються річні розділи зведених описів справ підприємства.
Заголовкисправ включаються в зведений опис тільки після звірки з описами справструктурних підрозділів, а для безструктурних підприємств — із зведеноюноменклатурою справ за той же рік, а також перевірки правильності формування іоформлення справ.
Зведенийопис справ складається формою згідно:
— додатку 11 до Правил № 16 — для справ постійного зберігання;
— додатку 13 до Правил № 16 — для справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
— додатку 14 до Правил № 16 — дня справ по особовому складу [9].
Декількарічних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількістьзаголовків справ в яких досягла числа 9999 (або 999, якщо річний документообігпідприємства менше 600 документів), вважаються закінченим описом.
Обов'язковимелементом оформлення закінченого опису справ є титульний лист (додаток 12 доПравил № 16), зміст, передмова і список скорочень, які поміщаються в опис передописовими статтями у вказаній послідовності і складають довідковий апарат доопису. Закінчений опис разом з довідковим апаратом до неї переплітаються втверду обкладинку, всі листи опису нумеруються суцільною нумерацією.
Справи,що створюються в подальші роки, включаються в інший опис, що має наступнийпорядковий номер. При цьому нумерація описів справ постійного зберіганняпроводиться в суцільному порядку починаючи з № 1. Номер вибулого опису іншимописам не привласнюється.
Описисправ тривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються суцільною нумерацією знадбавкою до неї буквеного індексу «Т», наприклад № 4-Т.
Описисправ по особовому складу нумеруються суцільною нумерацією з надбавкою до неїіндексу «ОС», наприклад № 1-ОС. Зупинимося більш детально на складанні описусправ по особовому складу.
Описсправ по особовому складу складається по встановленій формі (згідно додатку 14до Правил № 16 [9]). Заголовки справ опису по особовому складу систематизувалипо номінальній ознаці в такій послідовності:
— накази по особовому складу;
— списки особового складу;
— картки обліку особового складу;
— особисті справи;
— лицьові рахунки по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);
— трудові книжки (незатребувані);
— акти про нещасні випадки і ін.
Особистісправи (особисті картки) вносяться в опис по року звільнення працівника ісистематизували в алфавітному порядку прізвищ звільнених громадян.
Описи справ поособовому складу підписуються укладачем і керівником кадрової служби,схвалюються ЕК підприємства, узгоджуються з ЕПК відповідного державного архиваі затверджуються керівником підприємства.
Підприємства,які передають документи на державне зберігання, складають описи справ поособовому складу у трьох екземплярах а підприємства, які не передають документина державне зберігання, — в двох.
Наведемоприклад складання опису справ по особовому складу підприємства (Додаток Л).
Вимогидо забезпечення збереження документів в архіві
Правила№ 16 містять цілий ряд вимог до приміщень архіву, електро- і протипожежномуустаткуванню архіву, температурно-вологому, світловому і санітарно-гігієнічномурежимам, устаткуванню архіву, розміщенню документів в архівохранилище, а такождо порядку видачі справ з архівохранилища і перевірці наявності і стану справ.
ОкрімПравил № 16, певні вимоги до умов зберігання архівних документів, щозабезпечують їх належне збереження, висуває Положення про умови зберіганняархівних документів. Норми цього Положення є обов'язковими для архівнихустанов, юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться документиНаціонального архівного фонду. Для архівних установ, юридичних і фізичних осіб,у власності яких знаходяться архівні документи, які не входять до складу НАФ,Положення про умови зберігання архівних документів носить рекомендаційнийхарактер.
Необхідністьдотримання вимог до забезпечення збереження документів обумовлена серед іншоготим, що перед прийомом документів на державне зберігання представник державногоархіву перевіряє фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів іскладає відповідний акт у разі виявлення їх пошкоджень. Пошкодження усуваютьсяшляхом фумигации, консервації, реставрації і інших заходів за рахунок засобівпідприємства.
Зупинимосяна основних вимогах до забезпечення збереження документів в архіві.
Вимогидо приміщень архіву. Згідно п.п. 8.1.1 Правил № 16 приміщення архівускладаються з сховища для зберігання документів, робочих кімнат працівниківархіву і окремої кімнати для роботи користувачів з документами. В архівах, дезберігається невелика кількість документів (до 600 подів), допускаєтьсявивчення документів користувачами в робочій кімнаті працівників архіву.Допускається як виняток зберігання архівних документів фізичних осіб вприміщеннях іншого призначення за умови забезпечення їх захисту віднесанкціонованого доступу.
Приміщеннядля зберігання документів повинні бути ізольовано від інших приміщень,віддалено від виробничих, складських, лабораторних і побутових приміщень,пов'язаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин,харчових продуктів і не повинне мати з ними загальних вентиляційних каналів(п.п. 8.1.3 Правил № 16). Забороняється розміщувати документи в приміщенняхбудов, зайнятих службами громадського харчування, харчовими і шкірянимискладами, а також організаціями, що застосовують пожаронебезпечні технології.
Крім того, всховищі архіву заборонено прокладати газові, водопровідні, каналізаційні і іншімагістральні трубопроводи.
Проведеннятруб немагістрального характеру допускається тільки за умови їх ізоляції, якаробить неможливим проникнення викидів з них в сховищі.
Відповіднодо п.п. 8.1.4 Правил № 16 в приміщеннях архіву повинен бути запасний вихід.Зовнішні двері приміщення ізолюються металом, в неробочий час вониопечатуються. Друк разом з ключами від приміщення архіву зберігається учергового по підприємству або у іншому місці згідно правилам внутрішньоготрудового розпорядку.
Правила№ 16 передбачають додаткові вимоги до приміщення архіву, якщо воно розташованона першому поверсі. В цьому випадку на вікнах встановлюються відкидні металевіграти і охоронна сигналізація.
Вимогидо электро- і протипожежному устаткуванню архіву передбачають, зокрема,необхідність проведення електропроводки в приміщеннях архіву тільки вприхованому вигляді або в газових трубах (п.п. 8.2.1 Правил № 16). Крім того,сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнаний пожежноюсигналізацією і засобами пожежегасінні.
Навипадок виникнення пожежі і інших надзвичайних ситуацій в архіві складаєтьсяплан заходів, в якому повинні бути передбачений шляхи евакуації і місце укриттядокументів, перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, списокпрацівників, відповідальних за цю роботу, заходи щодо охорони документів вмісцях евакуації і укриття. План таких заходів узгоджується з відповіднимислужбами (пожежної, охоронної, технічного нагляду) підприємства ізатверджується його керівником [9, п.п. 8.2.4].
Всховищах забороняється куріння і застосування нагрівальних електроприладів.
Основноювимогою до температурно-вологого режиму є вимога до параметрів температури (+17- +19 °С) і відносної вогкості (50 — 55 %).
Щостосується вимог до освітлення, то п.п. 8.3.3 Правил № 16 допускають якприродне, так і штучне освітлення в архівосховищах. При природному освітленніне допускається попадання сонячного проміння на документи, для чого вонипоміщаються в картонажі, теки з клапанами. Вікна в сховищах захищаютьсящільними шторами, жалюзі або віконницями, стелажі розміщуються перпендикулярновікнам. Для штучного освітлення в архівосховищах застосовуються електролампи вплафонах або люмінесцентні лампи фіолетового або жовтого відтінків.
Середвимог до санітарно-гігієнічних режиму слід виділити необхідність проведеннящоденного вологого прибирання підлоги і сухого прибирання полиць, а такожвологого прибирання в санітарні дні (в плановому порядку, але не рідше одногоразу на місяць) стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь.
Вприміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, брудномувзутті, зберігання яких-небудь сторонніх предметів, зберігання і вживанняхарчових продуктів, а також розведення кольорів.
Однієюз вимог до устаткування архіву є вимога до розміщення стелажів в архівосховищах,зокрема:
— ширина головного проходу між рядами стелажів повинна складати 120 см;
— ширина проходів між стелажами — 80 см;
— відстань між полицями — 40 см;
— відстань від підлоги до нижньої полиці — не менше 20 см, а в підвальних іцокольних приміщеннях — не менше 30 см;
— відстань між стелажами і опалювальними системами — не менше 110 см.
Правила№16 допускають в архівах підприємств, де зберігається менше 100 справ, їхрозміщення в шафах, які закриваються і знаходяться в робочих приміщеннях. Ключівід таких шаф повинні бути тільки у керівника архіву (особи, відповідальної заархів) [9, п.п. 8.5.2].
Середвимог до розміщення документів в архівосховище увагу потрібно обернути на те,що документи, що поступають в архів, повинні розміщуватися на стелажах (вшафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одномумісці і були розміщені в порядку щорічних надходжень [9, п.п. 8.6.1]. При цьомудокументи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого(більше 10 років), тимчасового зберігання і по особовому складу. Документиліквідованих підприємств — попередників підприємства зберігаються окремо.
Крім того,Правила № 16 містять пряму заборону на зберігання архівних справ штабелями напідлозі, підвіконнях і в інших, не передбачених для цього місцях.
Перевірканаявності і стану справ в архіві підприємства
Щеоднією мірою по забезпеченню збереження документів архіву є встановлення вимогдо перевірки наявності і стану справ. Згідно Правилам № 16 перевірка наявностіі стани справ проводиться:
— справ постійного зберігання — в плановому порядку один раз в 5 років, а такожперед передачею документів на державне зберігання [9, п.п. 8.8.1];
— справ тривалого (більше 10 років) зберігання і по особовому складу — раз в 10років [9, п.п. 8.8.2].
Перевірканаявності і стани справ може проводитися також позапланово [9, п.п. 8.8.3] втаких випадках:
— після переміщення документів в інше сховище;
— після ліквідації наслідків стихійної біди;
— при зміні керівника архіву (особи, відповідальної за архів);
— під час реорганізації або ліквідації підприємства.
Щорічноперевіряються справи, які протягом року видавалися з архівосховище длякористування.
Перевіркапроводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівникпідприємства, шляхом зіставлення заголовків і інших реквізитів архівного описуз описом справ на обкладинках (титульних листах). Фізичний стан документівсправ визначається шляхом їх візуального посторінкового перегляду іідентифікації документів в середині справи.
Підчас перевірки заповнюється лист перевірки наявності і стану справ формою згіднододатку 23 до Правил № 16, в якому фіксуються всі виявлені недоліки. Напідставі підсумкових записів в листах перевірки складається акт перевіркинаявності і стану справ архівної фундації в цілому формою згідно додатку 24 доПравил № 16, який затверджується керівником підприємства.
Відповіднодо п.п. 8.8.9 Правил № 16, якщо перевіркою виявлена недостача справ,організується їх розшук, для чого необхідно:
— вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видачу справ з архівосховище;
— організувати розшук не виявлених справ в структурних підрозділах, де вони булисформовані;
— перевірити в архівосховище справи структурних підрозділів або інших фундацій, якірозміщені поряд, оскільки справи можуть бути неправильно підкладений;
— вивчити документи справи фундації, в першу чергу акти про вилучення документівдля знищення, про передачу документів іншим установам, на державне зберігання,а також акти і листи попередніх перевірок наявності і стану справ.
Розшукне виявлених справ проводиться протягом року після закінчення перевіркинаявності і стану справ.
Справи,знайдені під час розшуку, поміщаються у відведені їм місця. Справи, причинивідсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів і іншихоблікових документів.
Документами,підтверджуючими відсутність справ, можуть бути:
— акти про вилучення їх для знищення;
— акти про невідновлене пошкодження справи;
— акти передачі справ іншим підприємствам і на державне зберігання.
Якщорозшук справ залишився безрезультатним і їх відсутність не була підтвердженадокументально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюєтьсякартка обліку невиявленої справи формою згідно додатку 28 до Правил № 16.
Якбуло вказане вище, перевірка наявності і стани справ здійснюється також приприйманні-передачі справ у зв'язку із зміною керівника архіву (особи,відповідальної за архів). При цьому перевіряється також наявність і станоблікових документів, довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описівсправ, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек і т. п.), друку іштампів, якими користується архів, стелажного, протипожежного і іншогоустаткування, охоронної сигналізації, а також умов зберігання документів [9, п.12.2].
Дляприймання-передачі архіву наказом керівника підприємства призначається комісіяв складі не менше трьох чоловік, у складі якої обов'язково повинен бутипредставник служби діловодства. Складається акт приймання-передачі справ, обліково-довідковогоапарату до них, а також приміщень, устаткування і інвентарю архіву формоюзгідно додатку 37 до Правил № 16. Акт підписується особами, які здають іприймають справи, членами комісії і затверджується керівником підприємства.
Передачадокументів на державне зберігання
Підприємстваі установи, в діяльності яких створюються документи Національного архівногофонду, передають їх на державне зберігання після закінчення граничних термінівїх зберігання в архіві підприємства. Передача здійснюється щорічно відповіднодо графіка, затвердженим керівником підприємства і відповідного державногоархіву.
Напідприємствах з невеликим об'ємом справ постійного зберігання, а також всуспільних організаціях, що здійснюють діяльність в межах термінів скликання,передача документів на державне зберігання може проводитися один раз в 3 — 5років або після закінчення термінів скликання.
Підприємства,в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду,можуть передавати в державні архіви документи тривалого (понад 10 років)зберігання і по особовому складу.
Завідсутності у підприємств приміщень для зберігання документів передача справ вдержавний архів може здійснюватися достроково на платній основі.
Документипідприємств передаються на державне зберігання у впорядкованому стані поописах, затверджених в установленому порядку. Надходження документівоформляється актом приймання-передачі (додаток 27 до Правил № 16), якийскладається в двох екземплярах. Перший екземпляр разом з документами передаєтьсяв державний архів, а другий залишається в справі фундації архіву підприємства.
Описи,на підставі яких здійснюється передача справ, складаються у трьох екземплярах.На всіх екземплярах описів робляться відмітки про приймання справ в державнийархів. Четвертий екземпляр опису разом з екземпляром акту залишається в архівіпідприємства.
Випадкивідсутності окремих справ обмовляються в акті приймання-передачі документів, апричини відсутності справ — в довідці, прикладеній до акту. Документи вдержавний архів доставляються транспортом і за рахунокпідприємства-здавальника.
Разоміз справами на державне зберігання передається історична довідка пропідприємство або доповнення до неї. Історична довідка виконує функціїдовідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості по історіїпідприємства і його документів. Вона складається під час першого надходженнядокументів в архів. Згодом надається доповнення до історичної довідки.Історична довідка підписується керівником архіву або особою, відповідальною заархів, і друкується в чотирьох екземплярах.
Історичнадовідка містить три розділи: історія підприємства (установи), історія фонду,характеристика документів фонду.
Впершому розділі історичної довідки в хронологічному порядку відображаютьсявідомості про:
— розпорядливих актах про створення, реорганізацію, ліквідаціїпідприємства-фондотворця;
— крайніх датах діяльності підприємства (установи);
— завданнях і функціях підприємства, їх змінах;
— масштабі діяльності підприємства (установи), сіті підвідомчих організацій;
— змінах в найменуванні і підкоренні підприємства (установи);
— структурі підприємства (установи) і її змінах.
Другийрозділ довідки включає:
— кількість справ у фонді і крайні дати документів фонду;
— час надходження документів фонду в архів;
— зміни в складі і об'ємі фонду, їх причини;
— дата першої передачі документів фонду на державне зберігання і назвувідповідного державного архіву;
— ступінь збереження документів фонду.
Втретьому розділі приводяться:
— узагальнена характеристика фонду по видах документів і їх змісті;
— відомості про довідковий апарат до фонду;
— напрями використовування документарної інформації фонду.
Історичнадовідка доповнюється у міру поповнення фонду новими надходженнями.

Передачадля зберігання документів при ліквідації або реорганізації підприємства
Передачадля зберігання справ ліквідовуваного підприємства, терміни зберігання яких незакінчилися, входить в обов'язку ліквідаційних комісій.
Уразі реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємствуправонаступник приймає по акту документи, не завершені в діловодстві реорганизуємогопідприємства в свій архів.
Якщо функціїреорганизуємого підприємства передаються декільком підприємствам, його архівнісправи, віднесені до Національного архівного фонду, передаються відповідномудержавному архіву. Справи по основній діяльності, терміни тимчасовогозберігання яких не закінчилися, передаються органу вищого рівня, якщо він існуєна території АРК, відповідної області, міст Києва і Севастополя. Якщо органіввищого рівня на території вказаних регіонів немає, всі справи по основнійдіяльності передаються відповідному державному або іншому архіву.
Документи,не закінчені в діловодстві, а також документи по особовому складу передаютьсяправонаступникам.
Якщопідприємство ліквідовується без правонаступників, його архівні справи,віднесені до Національної архівної фундації, передаються державному архіву.
Архівнісправи по основній діяльності, терміни тимчасового зберігання яких незакінчилися, документи, не закінчені в діловодстві, а також документи поособовому складу передаються вищестоящому органу, якщо він існує на територіїАРК, відповідної області, міст Києва і Севастополя. За відсутності органіввищого рівня на території вказаних регіонів всі архівні справи і документиповинні бути переданий відповідному державному або іншому архіву.
Такимчином, кожне підприємство незалежно від форми власності, яке ліквідується безправонаступника, зіткнеться з необхідністю забезпечити передачу справ дляподальшого зберігання. Особливо це торкається справ по особовому складу узв'язку з тривалим терміном їх зберігання.
1.3.3Порядок знищення документів з минулим терміном зберігання
Документи,по яких закінчився термін зберігання, передбачений Переліком № 41 [7], можутьбути знищені. Проте при цьому необхідно дотримати певну процедуру, передуючу їхзнищенню, яка встановлена Правилами № 16 [9].
Відбірдокументів, терміни зберігання яких закінчилися, і складання акту про вилученняцих документів для знищення здійснюється після створення зведених описів справпідприємства тривалого (понад 10 років) зберігання і речовому доказу складу завідповідний період. Звертаємо увагу, що забороняється відбір документів дляподальшого знищення на підставі заголовків справ в номенклатурі справ. Повиненбути проведений посторінковий перегляд кожного документа.
Актпро вилучення документів для знищення розглядається експертною комісієюпідприємства одночасно із зведеними описами.
Рішенняекспертної комісії підприємства оформляється протоколом. Приведемо зразок йогоскладання (Додаток М).
СхваленіЕК підприємства акти разом з описами справ по особовому складу подаються наузгодження ЕПК відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення длязнищення документів затверджує керівник підприємства, і лише після цьогопідприємство має право знищити документи. Таким чином, без узгодження акту зЕПК відповідного державного архіву знищувати документи не можна.
Справивключаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберіганнязакінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Наприклад, в 2007 році в актможуть включатися справи з трьохлітнім терміном зберігання, закінченіділоводством до 1 січня 2004 року. Якщо справи повинні зберігатися 5 років, тов акт про вилучення для знищення в 2007 році можуть бути включені справи,закінчені в діловодстві до 1 січня 2002 року. При цьому слід враховуватипримітки до статей Переліку № 41 щодо початку числення термінів зберігання,такі як «Після закінчення терміну договору», «Після висновку об'єкту з експлуатації»і т.п.
Особливослід звернути увагу на примітку «За умови завершення перевірки державнимиподатковими органами з питань дотримання податкового законодавства».
Нагадаємо, щозгідно [4, п.п. 15.1.1] податковий орган має право донарахувати суму податковогозобов'язання не пізніше 1095 днів, наступних за останнім днем граничноготерміну надання податкової декларації, а якщо вона подана пізніше — за днем їїфактичного надання. На цій підставі деякі платники податків вважають, що післязакінчення 3 років берегти документи, пов'язані з численням податків і зборів,не обов'язково навіть в тому випадку, якщо перевірка податкових органів непроводилася.
ПротеДержавний комітет архівів України в листі від 19.09.2003 р. № 02-1163 зпосиланням на ГПАУ роз'яснив, що примітка «За умови завершення перевіркидержавними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства»не втрачає свого значення в умовах дії Закону № 2181. Таким чином, навіть післязакінчення термінів зберігання документи, що мають вказану примітку, не можутьбути знищені якщо перевірка податкових органів за цей період не була проведена.Це зв'язано з тим, що в деяких випадках податкове зобов'язання може бутинараховано без дотримання терміну давності.
Актпро вилучення для знищення складається в двох екземплярах на всі справипідприємства в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення,вносяться в акт під загальним заголовком з вказівкою кількості справ, включенихв кожну групу. Акти мають суцільну нумерацію починаючи з № 1.
Наведемоприклад складання акту про вилучення документів для знищення (Додаток Н).
На практиціразом з актом на узгодження ЕПК відповідного державного архіву подається письмовільної форми з проханням розглянути і погодити акт. Лист може мати наступнийвигляд (Додаток П).
Справи,вилучені для знищення, після узгодження і затвердження актів здаютьсяпідприємствам по заготівці вторсировини по накладних, в яких указується вагамакулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага і номернакладної указуються в актах про вилучення документів до знищення. Актипоміщаються в справу архівної фундації і зберігаються в архіві підприємства.
Якщооб'єм справ, вилучених для знищення, не великий, вони можуть бути спалений, прощо в акті робиться відмітка.
Назакінчення відзначимо, що у підприємств, яким покажуться обтяжливимиперераховані в даному спецвипуску вимоги до зберігання документів, є можливістьзвернутися до державних архівних установ з метою отримання платних послуг.
Річу тому, що згідно чинному законодавству державні архівні установи можутьнадавати платні послуги, перелік яких затверджений ухвалою КМУот 07.05.98 р. №639. В нього, зокрема, включені такі послуги:
— підготовка історичних довідок на архівні фонди і передмов до описів справ;
— визначення фондової приналежності документів;
— систематизація документів для проведення експертизи їх цінності;
— проведення експертизи цінності документів;
— систематизація справ в архівних фондах;
— науково-технічна обробка документів;
— складання описів справ і довідкового апарату до описів, номенклатури справ,актів про вилучення і знищення документів і справ, які не підлягаютьзберіганню, актів про недостачу документів, статистичних звітів про організаціюзберігання архівних документів юридичними особами і паспортів архівнихпідрозділів юридичних осіб;
— узгодження номенклатур справ, описів справ постійного зберігання і по особовомускладу, актів про вилучення для знищення документів, які не підлягаютьзберіганню;
— дострокове ухвалення документів на постійне зберігання;
— депонуюче зберігання документів, що не належать державі;
— консультування з питань організації діяльності служб діловодства і архівнихпідрозділів;
— консультування з питань ведення обліку архівних документів, забезпечення їхзбереження і з інших питань архівної справи.
Перерахованівище послуги виявляються на договірній основі в передбаченому наказом Головногоархівного управління України від 16.09.99 р. № 59 порядку з оплатою відповіднодо цін, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 19.01.2004р. №9.

Розділ2. Практичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві
 
2.1Аналіз стану технології зберігання ділових документів на підприємстві
документзберігання архів цінність
Аналізстану технології зберігання ділових документів розглянемо на прикладі ТОВ«ДТР», яке функціоную на ринку будівельних матеріалів з 2000 року, має юридичнуадресу: м. Луганськ, кв. Волкова, 4/57. Штат підприємства складає 42 чоловіка,тому це підприємство має невеликий рух ділових документів.
Післявиконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їхможна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизаціявиконаних документів, тобто угрупування їх в справи. Державний стандартвизначає справу як «сукупність документів або документ, що відносяться доодного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку».
Щобправильно сформувати справи і забезпечити можливість використовування потрібноїінформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінамизберігання. Спеціальним класифікаційним довідником дозволяючи визначити порядокрозподілу документів в справи, є номенклатура справ.
Номенклатурасправ — систематизований перелік найменований справ, що заводяться в організації,з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку.
Номенклатурасправ — це багатофункціональний документ, що використовується для різної мети:
— номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуваннювиконаних документів в справи (теки). Заголовки справ закріплені в ній,переносяться потім на обкладинки справ;
— кожна справа, включена в номенклатуру, має вказівку терміну зберіганнядокументів, включених в нього. Таким чином з її допомогою намічають орієнтовнітерміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінностідокументів;
— номенклатура справ використовується при побудові информаційно-пошукової системипо документах підприємства. При реєстрації документів в
реєстраційнийіндекс включають індекс справи по номенклатурі. Окрім того, класифікаційнасхема номенклатури може бути використовувана при формуванні довідковоїкартотеки на виконані документи;
— номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ приздачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служитьосновою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років іпостійного;
— номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установиорганізації, підприємства.
Номенклатурасправ, на ТОВ «ДТР», як один з основних інструментів організації діловодстваповинна відповідати визначеним вимогам, найважливіші з яких:
— обхват всіх документів, одержуваних і створюваних в процессе діяльностіорганізації;
— роздільне угрупування в справи документів постійного і тимчасового термінівзберігання;
— конкретне і чітке формулювання заголовка справи, яке повністю відображає складі зміст документів в ньому і виключає можливість включення в справу документів,не відповідних його змісту і терміну зберігання;
— систематизація справ усередині розділів номенклатури в згідно з ступенемважливості і терміном зберігання документації.
НаТОВ «ДТР» розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:
— визначення круга документів для включення в номенклатуру;
— складання заголовків (найменувань) справ;
— розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ;
- визначення термінів зберігання справ;
- визначення системи індексації івстановлення індексів справ;
- оформлення і посвідчення номенклатурисправ.
Основнавимога до номенклатури — обхват всіх документів, що утворюються в процесідіяльності ТОВ «ДТР». При цьому повинна враховуватися документація, якастворювана в самій організації, так і одержувана від інших організацій і осібвключаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.
Вноменклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих груп, створенихдля вирішення якої-небудь конкретної задачі, документи суспільних організацій.
Вноменклатуру справ включаються також документи, не закінчені діловодством, якіпоступили з інших організацій для продовження або закінчення рішення питання;справи з питань, що продовжуються більш одного року (так звані перехіднісправи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього термінурішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, щоутворилися після початку року в результаті появи в діяльності організації новихпитань. Для таких справ в кінці кожного розділу номенклатури передбачаютьдекілька резервних номерів.
Невключаються в номенклатуру друкарські видання (збірки, довідники і т.і.).
Потімробиться складання заголовків справ. Це найскладніша частина роботи прискладанні номенклатури справ.
Заголовоксправи повинен в узагальненій формі стисло, чітко і однозначно відображатиосновний зміст документів комплексу, оскільки саме по заголовку справипроводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід справи (справа,документи, листування) або назва виду документа (накази, акти і ін.), уточнюючідані про зміст документів, кореспондентів, дати, а також вказівкаавтентичності, копійності т.і. В заголовках справ не вживаються формулюваннятипу «Різні матеріали», «Загальне листування» і т.п.
Заголовкисправ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівки навигляд і характер документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт продіяльність ТОВ «ДТР»», «Місячні звіти про відвантаження товарів».
Взаголовку справи, що містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номерабо умовне позначення (шифр): «Річний звіт по окремих показникам фінансовоїдіяльності ТОВ (ф. 10-ф)».
Післяскладання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначаєтьсяпорядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він заснований на облікуорганізаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних їм функцій.
Вноменклатурі справ ТОВ «ДТР» систематизують по ступеню їх важливості зурахуванням взаємозв'язку документів.
Першимипоміщаються справи, включаючі організаційно-розпорядливі документи директивнихі вищестоящих органів, потім — справи, що містять організаційну документацію,що відноситься до діяльності організації в цілому (статут, положення) абоструктурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурногопідрозділу. Далі розташовують справи з розпорядливою документацією самоїустанови або організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів).За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними,квартальними, місячними) листуванням і іншими документами.
Термінизберігання справ установлюють для забезпечення збереження цінних документів.Терміни зберігання — важлива підстава для угрупування документів в справи,оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10років і понад 10 років не могут поміщатися в одну справу.
Термінизберігання встановлюються по переліках документів з вказівкою термінів їхзберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.
Термінизберігання документів — постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15років і т.д.) — встановлюються залежно від значущості документів. Якщо в справімістяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різнимитермінами зберігання, термін зберігання справи встановлюється для найціннішоїдокументації, тобто більший.
Наприклад,якщо в справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки іп'ять років, вся справа зберігається п'ять років.
Термінзберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінченнясправи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченої діловодством в 2008р., обчислюється з 1 січня 2009 р.
Дляпрактичного використовування номенклатури справ велике значення мають умовніпозначення, привласнюванні справам — індекси справ.
ДляТОВ «ДТР» номенклатура будується по виробничій або функціональній схемі. Вцьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01,02, 03 і т.д.
Взведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначенняструктурного підрозділу і порядковий номер справи в межах структурногопідрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформовано вструктурному підрозділі, якому привласнений індекс «03» (збут), і в номенклатурісправ даного підрозділу заголовок справи розташовуються під номером «2» (02).
Індексаціяструктурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік.Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу під одним і тим же індексом.
Номенклатурасправ складається по уніфікованій формі, яка розроблена архівними органами ізакріплена в Державній системі забезпечення документації управління і Основнихправилах роботи відомчих архівів.
Форманоменклатури є таблицею з п'яти граф: індекси справ заголовки справ, кількістьтомів, терміни зберігання і примітки (Додаток В).
Впершій графі проставляють індекс справи, включеної в номенклатуру. В кінцікожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових,не передбачених наперед справ у разі їх появи.
Другаграфа — назви заголовків справ.
Кожнасправа складає один або декілька томів. Це стає відомо після закінченняділоводного року. Тому третя графа — кількість справ (томів, частин) — заповнюється саме тоді.
Вграфі «Строк зберігання і статті по Переліку» указують термін зберіганняконкретної справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Длядеяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а бережуть «доминования потреби» (наприклад, інструктивні листи вишестоячих організацій,прислані для зведення) або «до заміни новими» (наприклад положення,інструкції). В цьому випадку в графі проставляють саме ці відмітки.
Тутже може бути проставлений відмітка, яка означає, що по закінченні діловодногороку справа повинна бути піддана експертизі цінності з можливим виділеннямдеяких документів на постійне зберігання.
Вграфі «Примітки» протягом всього терміну дії номенклатури справ
 своєчаснопроставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, проперехідні справи, про виділення справ до знищення і т.п.
Вкінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії ікількості заведених і включених в номенклатуру справ.
Впідсумковому записі окремо указується кількість справ постійного зберігання зтерміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно.
Крімтого, указується кількість справ, перехідних наступного року.
Післяпідсумкового запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляєтьсядата складання.
Номенклатураскладається особою, відповідальною за забезпечення документації, і узгоджуєтьсяз архівом підприємства організації. Підписує її керівник служби і затверджуєкерівник підприємства. Якщо документи поступають на державне зберіганняноменклатура справ прямує на узгодження в державний архів приймаючий справиданої організації, і лише після цього затверджується керівником організації.
Номенклатурасправ структурного підрозділу повинна складатися в трьох екземплярах.
Номенклатурасправ ТОВ «ДТР» (зведена) повинна складається в чотирьох екземплярах.Погоджують і затверджують два екземпляри, з яких один зберігається ворганізації і є документом постійного зберігання.
Другийекземпляр зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася,третій є робочим, а четвертий використовують для виписувань, які завіряютьсяслужбою і прямують у відповідні структурні підрозділи для закладу справ.
Формуванняпочинається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурісправа заводиться окрема тека (тека-швидкозшивач або тека-реєстратор).
Роботапо формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладкавиконаних документів по теках (справам); розташування документів усерединісправ в певній послідовності; оформлення обкладинок справ.
Формуваннямсправи називається групування виконаних документів в справу відповідно дономенклатури справ і систематизація документів усередині справи.
Післятого, як документи виконані, вони поміщаються у відповідні справи ісистематизували усередині них. Справа вважається заведеною з моменту появи першоговиконаного документа.
Правильнийрозподіл документів в справи має величезне значення, оскільки забезпечуєшвидкий пошук необхідних документів і їх збереження.
Формуванняпочинається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурісправа заводиться окрема тека (тека-швидкозшивач або тека-реєстратор).
Роботапо формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладкавиконавчих документів по теках (справам); розташування документів усерединісправ в певній послідовності; оформлення обкладинок подів.
Великезначення має правильне розташування документів усередині справи. Від того вякій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошукунеобхідної інформації. Документи систематизуються в справах відповідно поокремим принципам. Найістотнішими і практично найзручнішими є:питання-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можутьваріюватися і комбінуватися.
Частішеза інші використовується принцип питання (питання-логічний) згідно якомудокументи розташовують в справах в логічній послідовності рішення того абоіншого питання. Така систематизація співпадає з хронологічним розташуваннямдокументів.
Приалфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів назвиустанов-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць іт.д.
Внумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядковунумерацію (протоколи, накази, квитанції, невигідні і т.д.).
Копіїнаказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. в особистусправу не підшивають, так як ці відомості записуються на додаток до особистоголистка по обліку кадрів.
Разомз принципами систематизації документів при формуванні справ слідуєдотримуватися основних правил, загальних для всіх категорій документів:
— в справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягаючіповерненню документи підшивати в справу забороняється;
— кожний документ, поміщений в справу, оформлений в відповідності з вимогамидержавних стандартів і інших нормативних актів. Тому до підшивання документа всправу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявністьнеобхідних підписів, віз, індексу дат, відміток і т.д.;
— в справу включаються документи в одному екземплярі. Чернетки, розмножені копіїразом з оригіналами не підшиваються. Виключення можуть складати тільки чернеткиособливо цінних документів або копії, на яких є відмітки, візи і т.п., доповнюючизміст перших екземплярів;
— документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремісправи;
— в справи групуються документи одного календарного року, за виключеннямперехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливостіформування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи осібв організації;
— документи поміщаються в справу зі всіма що відносяться до них додатками ідодатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий об'єм, з них формують самостійнусправу.
Товщинакожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що складає приблизно 250листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи. Кількість томівкожної справи указується в номенклатурі справ в кінці року.
Правильнеугрупування документів в справи і їх систематизація в справі значно полегшуютьпроведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшогозберігання і використовування.
ВТОВ «ДТР» організація і зберігання документів знаходиться на високому рівні івідповідає усім вимогам зберігання ділових документів на підприємстві.
Справивважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа.Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі вархів організації. В ТОВ «ДТР» справи зберігаються секретарем.
Справирозміщуються в шафах, що закриваються, що забезпечує їх збереження і захист відпилу і світла. Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності,яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожноїсправи указується його індекс по номенклатурі. Номенклатура справ прикріпляєтьсяна внутрішніх дверцях шафи.
Дляшвидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи пономенклатурі, а потім по номеру справи — потрібну теку з документами.
Дляобліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10років) зберігання складається внутрішній опис.
Внутрішнійопис документів справи — це обліковий документ, що містить перелік документівсправи з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат,номерів листів.
Внутрішнійопис складається для справ, що містять особливо цінні документи документиобмеженого доступу, для особистих справ, а також подів, сформованих по видахдокументів і складних за змістом. Необхідність її складання визначаєтьсяінструкцією по діловодству установи, організації або підприємства.
Внутрішнійопис поміщається на початку справи, і в неї вписуються дані про кожномудокументі, що підшивається. Після закінчення формування справи складаєтьсяпідсумковий запис внутрішнього опису з вказівкою кількості включених в ньогодокументів і кількості листів самого опису.
Документи,вже включені в справу, можуть бути протягом року потрібні працівнику ТОВ «ДТР».В цьому випадку вони можуть бути вийняти з справи тільки відповідальним заформування і зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якомууказується, коли, кому і на якій термін виданий документ.
Післязавершення діловодного року видача документів з справи не допускається. Принеобхідності в тимчасове користування може бути видана справа цілком.
Якщовимагається видати цілком всю справу, заповнюється карту -заступник, в якійуказуються номер виданої справи, дата видачі, кому видана справа, на якийтермін, розписи в отриманні і прийомі після повернення документів.
Карта-заступникпоміщається на місці виданої справи.
Дозвілна видачу справ в інші організації може бути даний тільки керівником ТОВ «ДТР».
Вилученнядокументів із справ на вимогу компетентних органів (наприклад прокуратури іт.д.) може проводитися тільки на підставі письмового розпорядження цих органів,з дозволу керівництва. В цьому випадку обов'язково складається акт провилучення оригіналу документа, а на його місце в справу підшивається завірена копія.
Завершальнийетап роботи з документами в діловодстві — обробка справ для їх подальшогозберігання і використовування. Обробка справ для зберігання включає проведенняекспертизи наукової і практичної цінності документів оформлення справ,складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 літ) термінівзберігання.
Експертизацінності документів — це відбір документів на державне зберігання абовстановлення термінів їх зберігання основі прийнятих критеріїв.
Вузагальненому виді задачі експертизи цінності документів полягають внаступному:
— відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове культурнезначення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання в державні архіви;
— відбір на тимчасове зберігання документів, які не являють історичної цінності,але зберігаючи практичне значення;
— виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і що втратилипрактичне значення;
— встановлення або зміна термінів зберігання документів. Документи оцінюються напідставі принципів історизму системності, цілісності. Критеріями оцінкидокументів являються їх походження, зміст і зовнішні особливості.
Експертизацінності в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, приформуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, атакож при підготовці справ до подальшого зберіганню і при виділенні справ назнищення.
Дляорганізації і проведення експертизи цінності документів, їх відбору назберігання і знищення в ТОВ «ДТР» створюється постійно діюча експертна комісія(ЕК).
Щорічнов ТОВ «ДТР» проводять відбір документів на постійне і тимчасове зберігання, атакож для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів приучасті співробітників відомчого архіву. Він припускає аналіз фактичного змістудокументів, що знаходяться в справі. Не тільки на основі заголовків справ, ашляхом поаркушевого перегляду документів визначається їх наукова і практичнацінність і відповідні терміни зберігання.
Врезультаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів зрізними термінами зберігання:
1)постійного зберігання в державних архівах;
2)тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
3)тимчасового зберігання (до 10 років);
4)підлягаючі знищенню у зв'язку із закінченням терміну зберігання.
Справитимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі у відомчий архів.
Вонизберігаються централізований службою забезпечення документації або вструктурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягаютьзнищенню.
Післязатвердження описів на справи постійного зберігання архівна установа дозволяєустанові знищити документи з тимчасовими термінами зберігання.
Знищеннядокументів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів ісправ підписують голова і члени ЕК, затверджує керівник ТОВ «ДТР».
Оформленнясправи припускає комплекс робіт по підшиванню документів, нумерації листів,складанню засвідчувального напису, складанню (в деяких випадках) внутрішньогоопису документів, внесенню уточнень в реквізити обкладинки справи.
Оформленнясправ починається з моменту їх закладу в діловодстві і завершується в процесіпідготовки до здачі у відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівникамислужби забезпечення документації організації і структурних підрозділів. Оформленняможе бути частковим або повним. Справи тимчасового зберігання (до 10 років)обробляються спрощено (частково). Вони залишаються в швидкозшивачах, листи ненумеруються і здаються в архів по номенклатурі справ. Але справи можуть і нездаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використовуванняв довідковій роботі.
Складатизасвідчувальний напис на обкладинці справи або оборотній стороні останньоголиста забороняється.
Засвідчувальнийнапис пишеться розбірливо. В ньому указуються дата складання, посада і прізвищеукладача, який потім ставить свій підпис.
Післяпідшивання документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинкисправи.
Важливимреквізитом обкладинки справи є вказівка кількості листів в справі якепроставляється на підставі засвідчувального напису справи.
Термінзберігання проставляється на обкладинці справи по номенклатурі справ ТОВ «ДТР»після звірки її з відомчим переліком документів з вказівкою термінів зберіганняабо після уточнення терміну зберігання по рішенню ЕК ТОВ «ДТР». На справахпостійного зберігання пишеться: «Берегти постійно».
Архівнийшифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. В ньому указуютьсяномер фонду, номер опису і номер справи.
Відповідальністьза якісне і своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їхкерівники.
Річнірозділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і поособовому складу складаються по встановленій формі. Сукупність елементів описикожної справи в описі називається описовою статтею.
Описовастаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступніелементи:
— порядковий номер справи (томи, частини) по опису;
— індекс справи (томи, частини);
— заголовок справи (томи, частини), повністю відповідний його заголовку наобкладинці справи;
— дату справи (томи, частини);
— число листів в справі (томи, частини);
— термін зберігання;
— примітка.
Вописах справ постійного зберігання графа термін зберігання опускається.
Кожнасправа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. При наявностідекількох томів (частин) кожний з них також має свій порядковий номер.Систематизацію справ в описи і привласнення номера опису структурногопідрозділи здійснює архів організації.
Вкінці опису робиться підсумковий запис. В ній указується цифрами і прописомчисло справ, що числяться по опису, перший і останній номер справ по опису.
Річнийрозділ описів на справи постійного зберігання для подальшої передачі вдержавний архів, підлягає твердженню ЕПК.
ВТОВ «ДТР» починає проводитися архівне зберігання документів в електроннійформі.
Особливістьелектронного зберігання полягає у напрямі документів в електронний архіввідразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це
дозволяєзабезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошукі розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і(при необхідності) з використанням видаленого доступу (по телефону і черезInternet).
Базаданих про документи формується в процесі їх реєстрації.
Термінизберігання документів не залежать від форми їх існування — паперової абоелектронної — і визначаються, як вже сказано вище, спеціальними довідниками — переліками документів з вказівкою термінів зберігання (типовим і відомчими).Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься вкомп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.
Термінизберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі вреєстраційній картці документа номера справи, в яку поміщається
документ,автоматично визначати його термін зберігання і ініціювати переміщення абокопіювання документа у відповідний розділ архіву.
Післязакінчення діловодного року проводиться сортування у справах всієї бази данихпро документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстраціїдокументів. Дані про документи ТОВ «ДТР» за минулий рік використовуються дляскладання опису всіх документів, згрупованих по справам. Усередині справидокументи розташовуються у порядку надходження (в основному в хронологічномупорядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий списокдокументів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшиваєтьсяна початку справи.
Архівніправила передбачають складання описів справ постійного і довготривалоготермінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складатиподокументні описи, неможливі раніше при традиційної паперової технологіїзважаючи на їх трудомісткість. Такі описи значно полегшують і прискорюють пошукнеобхідних документів в архіві ТОВ «ДТР», забезпечують їх облік і збереження.
2.2Рекомендації щодо удосконалення технології зберігання документів на ТОВ «ДТР»
У сучасномусуспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціальногой політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід наелектронні технології документування, зберігання й передавання документів,тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї,ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання.
Важливоюскладовою організації роботи з документами є налагодження документообігупідприємства, організації, установи, зберігання документів та їх використання впоточній діяльності підприємства.
Документообіг — це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання дозавершення виконання або надсилання, зберігання.
Неодмінноюознакою сьогодення є виконання значного обсягу технічних та логічних операційзі створення та використання документованої інформації. Спеціалісти ТОВ «ДТР»при використанні та аналізі документованої інформації зустрічаються зпроблемами, що перешкоджають ефективній діяльності, а саме: низький рівенькласифікації і кодування документів, їх стандартизації та уніфікації,нераціональні способи складання, обробки та зберігання документів.
Визначеннінедоліки організації документообігу дають змогу виокремити такі основні напрями(етапи) його вдосконалення: організація системи та процесів керуваннядокументації; організація повного і точного документування діяльностіпідприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації;організація раціональної роботи з документами.
На етапіорганізації системи та процесів керування документацією передбачається здійсненняорганізаційно-правового обґрунтування всіх аспектів документування ітехнологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування таформування штату працівників підприємства загалом та служби діловодствазокрема.
Важливимзавданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількостіпрацівників певного рівня і кваліфікації, що відповідають потребам і стратегіїпідприємства. В організаційній структурі ТОВ «ДТР» має бути чітко зафіксованапідпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія,секретаріат тощо) безпосередньо керівникові.
Особливу увагуслід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішньогонормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення,правила, регламенти тощо). На ТОВ «ДТР» основним нормативно-методичнимдокументом, що базується на використанні нових технологій, має бути Інструкціяз діловодства, доповнювана та супроводжувана комплексом локальних документів,наприклад, альбомом уніфікованих форм документів, інструкцією з організаціїроботи з документами, що містять комерційну таємницю, а також номенклатуроюсправ.
Другий етаппередбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксування робочихпроцесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимог кожноїділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службовихдокументів. Слід обирати ту структуру та вид службових документів, щонайповніше відповідає кожній діловій функції, операції та дії.
Впровадження уніфікованоїсистеми управлінської документації передбачає: розроблення інструкції (правил)з оформлювання документів на ТОВ «ДТР»; проведення семінарів і нарад зкерівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичнихзанять (семінарів) з працівниками, що виконують діловодні процеси; забезпеченняпрацівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи,примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування,уніфікованими формами документів ТОВ «ДТР»; вивчення змісту стандартупрацівниками структурних підрозділів та впровадження досвіду його застосування.
Важливим етапомраціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видівноміналів документів, групування їх на: періодичні та постійні (умовнопостійні) форми.
Стандартизаціяділоводства на практиці сприяє чіткості організаційно-управлінської роботи йпідвищує ефективність виконання управлінських рішень у кожному окремо взятомувипадку. І тому, раціоналізація документообігу є одним із важливих критеріївуспішного функціонування підприємства.
Таким чином,дане дослідження організації ТОВ «ДТР» документообігу та виявлення їх недоліківпередбачають підвищення якості документів як носіїв інформації, зменшенняробочого часу, збільшення ефективності праці працівників на підприємствах прискладанні, обробці й зберіганні документів, за рахунок реалізації пропонованихнапрямів раціоналізації документообігу.

Висновки
 
Отже, зповеденого аналізу можна зробити висновки, що проблема збереження документівіснувала з давніх-давен, коли людство тільки винайшло письмо.
Документи яктакі виникли практично одночасно з писемністю: спочатку як засіб спілкування,визначення сімейно-майнових відносин, і, нарешті, передачі інформації.Документи є одним із найважливіших сховищ, людської пам'яті, життєвого досвіду,суспільного знання.
З найдавнішихчасів до нас дійшли різні види документів, відбитки наскальних малюнків танаписів, викопані примітивним інструментальним знаряддям на гладких кам'янихбрилах, єгипетські папіруси, виготовлені з очерету, якого вдосталь росло вдельті Нілу, старослов'янські письмена на берестяній корі, середньовічніманускрипти, написані на вже винайденому тоді папері тощо. За їх допомогою мимаємо можливість пізнавати власну історію, особливості побуту, рівеньсоціальних відносин, події, що відбувались у ті далекі часи.
У ХІХ — ХХ ст.кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, зростаєбезмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя;через те документи доводиться класифікувати. Чужоземні матеріали цього періодувтрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальніматеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви.
Ніхто і ніщо усвіті не зникає безвісти. Кожна людина, група людей чи суспільство, державазалишає більшою чи меншою мірою сліди своєї діяльності. Тому так важливозабезпечити збереження документів. На сучасному етапі збереженням документівзаймається архівна наука. До основних напрямків її діяльності відноситьсявизначення матеріальної основи документів, їх фізичної, хімічної структури. Наоснові цих знань виробляються підходи щодо якісного збереження документів.Визначається якісна і кількісна сторони тривалості збереження документів, щопредставляють історичну, культурну, наукову цінність. Документи, які з часомможуть втратити свій вигляд і характерні властивості документа, підлягаютьреставрації з метою забезпечення їх подальшого збереження.
В результатіпроведеного дослідження діяльності ТОВ «ДТР» був проведений аналіз сучасногостану ведення діловодства на підприємстві, проаналізовано засоби і методизбереження ділової документації, яка може представляти цінність в подальшому.Також було проаналізовано матеріальне забезпечення ТОВ «ДТР» в галузізабезпечення збереження документів, а саме стан архівної установи, правовогозабезпечення збереження документів. Не менш важливими на сучасному етапі єпроблеми впровадження електронного документообігу та електронних архівів напідприємствах з метою забезпечення кращого, надійнішого збереження важливих іцінних документів. Тому рекомендаціями щодо покращення діяльності ТОВ «ДТР» євведення сучасної системи електронного документообігу та електронного архіву.

Використаніджерела
 
1. ККУ -Кримінальний кодекс України від05.04.2001 р. № 2341-111.
2. КоАП — Кодекс України проадміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.
3. Закон № 3814 — Закон України «ПроНаціональні архівні фонди і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.
4. Закон № 2181 — Закон України «Пропорядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами і державнимицільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-111.
5. Закон про бухоблік — Закон України «Пробухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. №996-XIV.
6. Порядок № 1004- Порядок створення ідіяльності комісій по проведенню експертизи цінності документів, затвердженийухвалою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.
7. Перелік № 41 — Перелік типовихдокументів, створюваних в діяльності органів державної влади і місцевогосамоврядування, інших установ, організацій і підприємств, з вказівкою термінівзберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління приКМУ від 20.07.98 р. № 41.
8. Положення № 88 — Положення про документальнезабезпечення записів в бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від24.05.95 р. № 88.
9. Правила № 16 — Правила роботи архівнихпідрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств,установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів Українивід 16.03.2001 р. № 16.
10.  Положенняпро умови зберігання архівних документів — Положення про умови зберіганняархівних документів, затверджене наказом Державного комітету архівів Українивід 15.01.2003 р. №6.
11.  Порядок№ 32 — Порядок надання державними архівними установами допомоги юридичним іфізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, вполіпшенні умов зберігання, реставрації, консервації, створенні фондівстраховки і фондів користування документами, затверджений наказом Державногокомітету архівів України від 25.04.2002 р. № 32.
12.  Типовеположення № 58 — Типове положення про архівний підрозділ органу державноївлади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства,установи і організації, затверджене наказом Державного комітету архівів Українивід 06.08.2002 р. № 58.
13.  Зразковеположення про архів — Зразкове положення про архів (архівному підрозділі)об'єднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих наколективній і приватній формах власності, схвалене протоколом Методичноїкомісії Головного архівного управління при КМУ від 13.11.96 р. № 7.
14.  Зразковеположення про експертну комісію — Зразкове положення про експертну комісіюоб'єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи іорганізації, заснованої на приватній формі власності, затверджене наказомДержавного комітету архівів України від 30.04.2003 р. № 64.
15.  Правилароботи держархивів — Основні правила роботи державних архівів України, схваленіпротоколом колегії Державного комітету архівів України від 03.02.2004 р. № 2.
16.  Інструкція№ 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок, затверджена наказомМіністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерствасоціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58.
17.  ЛистДержавного комітету архівів України от22.01.2003 р. № 05-75
18.  Листвід 16.12.2002 р. № 02-18/724
19.  «Вісникподаткової служби України», 2005 № 27, с. 51
20.  ДСТУ2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний від01.07.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.
21.  ДСТУ2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. –Чинний від 01.01.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.
22.  ДСТУ2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення йогопредмета та вибір термінів для індексування. Основні вимоги. – Чинний від01.01.1995. – К.: Держстандарт України, 1994.
23.   ДСТУ2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічнийопис, аналіз документів. Терміни та визначення. – Чинний від 01.07.1995. – К.:Держстандарт України, 1994.
24.  ЗаконУкраїни «Про Національний архівний фонд і архівні установи». //Відомості Верховної Ради. – 1994. – № 15.
25.  ЗаконУкраїни «Про внесення змін до Закону України „Про Національнийархівний фонд і архівні установи“ (13 грудня 2001 р. № 2888–III).
26.  ЗаконУкраїни „Про внесення змін до деяких законів України у зв'язку зприйняттям Закону України “Про внесення змін до Закону України „ПроНаціональний архівний фонд і архівні установи“» (6 березня 2003 р. №594–IV).
27.  ЗаконУкраїни «Про інформацію» // Голос України. – 1992. – № 13.
28.  ЗаконУкраїни «Про науково-технічну інформацію» // Голос України. – 1993 –№ 23.
29.  ЗаконУкраїни «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україніна 2007-2015 роки» (9 січня 2007 р. № 537-V).
30.  Порядокзберігання електронних документів в архівних установах. (Затверджено наказомДержавного комітету архівів України № 49 від 25.04.2005).
31.  НовийНаціональний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни тавизначення понять» (ДСТУ 2732:2004) розроблено Українським науково-досліднимінститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівівУкраїни на заміну першого термінологічного державного стандарту України зархівної справи та діловодства ДСТУ 2732-94 й затверджено наказом Державногокомітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28травня 2004 р. № 97. Стандарт набув чинності 1 липня 2005 року.
32.  ЛессаГ.Г., ІІІеико В.Н. Информационные технологии в документоведении: Учеб. пособие.- X.: ХГИК, 1997. — 290 с.
33.  БирснбаумИ.Е. История книги. — 2-е изд. — М.: Книга, 1981. — 247 с.
34.   ВоробьевГ.Г. Документ: информационный анализ. — М.: Наука, 1973. — 256 с.
35.   ЗиновьеваН.Б., Саятіна НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции покурсу «Документоведение». — Краснодар, 1995. — 58 с.
36.  ИльюшенкоМ.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системыдокументации. -М.: МГИАИ, 1977. — 132 с.
37.   Книговедение:Энциклопедический словарь / Ред. коллегия: II.М. Сикорский (гл. ред.) и др. — М.: Сов. Энциклопедия, 1982. — 664 с.
38.  КореннойАЛ. Информация и коммуникация. — К.: Наук, думка, 1986. — 143 с.
39.   КрайскаяЗ.В., Чсллини Э.В. Архивоведение: Учеб. для средних спец. учеб. заведений. — М.: Норма, 1996. — 224 с.
40.  КулешовС. Документальні джерела наукової інформації. — К.: УкрІНТЕР, 1995. — 191 с.
41.  МигоньК. Наука о книге. Очерк проблематики. — М.: Книга, 1991. — 198 с.
42.  СергашнЖ.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учеб. для вузов. — М.: Высш.шк., 1986. — 239 с.
43.  СоколовА.В. Информационный подход к документальной коммуникации: Учеб. пособие. — Л.,1988. — 85 с.
44.  СоколовА.В. Эволюция социальных коммуникаций.- Спб., 1995. — 163 с.
45.  СтоляровЮ.Н. Библиотечный фонд: Учебник. — М.: Кн. палата, 1991. — 271 с.
46.  СтоляровЮ.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы.- М., 1995. — Сб. 70. — С. 24-40.
47.  Типологияизданий. — М.: Кн. палата, 1990. — 231 с.
48.  Хан-ПираЭ.И. Архивоведческое терминоведение: Учеб. пособие по спецкурсу. — М.: МГИАИ,1990. — 136 с.
49.  ХойнацькииМ. Основи стандартизації // Вісн. Кн. палати. — 1996. — № 4. — С. 30-32.
50.  ХойнацькииМ. Основи стандартизації // Вісн. Кн. палати. — 1997. — № 3. — С. 20- 24.
51.  ХойнацькииМ. Стан стандартизації в Україні та напрями вдосконалення розроблення державнихстандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи // Вісн. Кн. палати.- 1996. — № 1-2. — С. 17-19.
52.  Швецова-ВодкаГ.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури / Рівн.держ. ін-т культури. — К.: Кн. палата України, 1998. — 80 с.
53.  Швецова-ВодкаГ.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга:Исслед. и материалы. — 1994. — Сб. 69. — С. 37-57.
54.   Швецова-ВодкаГ.Н. Функциональная сущность и свойства книги // Книга: Исслед. и материалы. — 1995. — Сб. 71.
55.  ЛемішН.О. Управлінське документознавство: становлення, тенденції, розвитку //Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки,освіти, практики: Зб.матеріалів V Міжнар. наук. -практ. конф., Київ, 20-22травня 2008р.: тези доповіді / ДАКіМ.-К., 2008.-С.99.
56.  БеспянськаГ. Методика розроблення номенклатури справ підприємства –Секретарь-референт,2007, № 11, с. 9- 15
57.  Хранениедокументов на предприятии – Налоги и бухгалтерский учет, 2007, № 9 (153)Спецвыпуск, с. 111.
58.  ЗагорецькаО. Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства – Секретар-референт,2009, № 6, с. 22-32.
59.  ЗагорецькаО. Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства – Секретар-референт,2009, № 7, с. 12-18.
60.  КушнаренкоН.Н. Документоведение: Учебник – К, Знання, 2006 – 459 с.

ДодатокА
 
Товариствоз обмеженою відповідальністю «ДТР»
НАКАЗ
13.08.2010р. м. Луганськ № 24
Простворення
експертноїкомісії
Вцілях визначення науково-історичної і практичної цінності документів,створюваних в процесі діяльності ТОВ «ДТР» і відбору їх на державне зберіганняі знищення
НАКАЗУЮ:
1.Створити постійно діючу експертну комісію по проведенню експертизи цінностідокументів в складі:
Головакомісії:
заступникдиректора — М.І. Суслов
Секретаркомісії:
завідуючийархівом — З.А. Золотарева
Членикомісії:
завідуючийканцелярією — М.М. Бойко
начальникпланово-економічного відділу — Н.А. Кононов
бухгалтер- К.П. Семенюк
інспекторпо кадрах -Л.Н. Костирева
2.Затвердити Положення про експертну комісію ТОВ «ДТР».
3.Керівникам структурних підрозділів забезпечити дотримання вимог Положення проекспертну комісію ТОВ «ДТР».
4.Голові експертної комісії забезпечити організацію роботи експертної комісіївідповідно до Положення, затвердженого цього наказу.
5. Контроль завиконанням наказу покласти на заступника директора М.І. Суслова.
Директор ТОВ«ДТР» Соложко А.С.

ДодатокБ
 
ТОВ«ДТР»
Відділкадрів
НОМЕНКЛАТУРАСПРАВ
05.11.2006№ 7
на2007 рік
 
Індекс справи
Заголовок справи (тому, частини)
Кількість справ (томів
частин)
Рядків зберігання справи(тому, частини) і номери статі за переліком
Примітка
 
1
2
3
4
5
 
02 Відділ кадрів
  02-01 Документи (положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників підприємства), що стосуються організаційних основ управління 1 До ліквідації підприємства ст. 33, 49 «а»
  02-02 Накази директора ТОВ «ДТР» по особовому складу (про прийом, переклад, звільнення, заохочення, сумісницю, про надання матеріальної допомоги) 1 75 років ст. 16 «б» 02-03 Особисті справи працівників ТОВ «ДТР» 2 75 років — «В» ст. 513 02-04 Колективні договори 1 До ліквідації підприємства ст. 406 02-05 Списки (штатний розклад) працівників ТОВ «ДТР» 1 75 років ст. 525 02-06 Журнал реєстрації наказів по особовому складу 1 До ліквідації підприємства ст. 100 «а» 02-07 Накази директора ТОВ «ДТР» про надання відпусток  1 5 років ст. 16 «в» 02-08
Накази директора ТОВ «ДТР»
з адміністративно-господарських питань про стягнення, відрядження 1 3 роки ст. 16 «г» /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
Начальниквідділу кадрів Малахов М.К.
05.11.2006

СХВАЛЕНОПОГОДЖЕНО
Завідуючийархівом
ПротоколзасіданняЕКГоловко А.І. Головко
структурногопідрозділувід___№___ 05.11.2006
Підсумковийзапис про категорії такількість справ, заведениху2007 роців структурному підрозділіЗа рядками зберігання Усього У тому числі таких, що переходять з позначкою «ЕПК» Постійного - -
- Трівалого (понад 10 років) 8 3
- Тімчасового 14 (до 10 років включно) Разом 22 3
- Секретар Ільіна І.Н. Ильина
11.01.2008
Підсумковівідомості передане до служби документаційного забезпечення управління
Секретар Ільіна І.Н.

ДодатокВ
 
ТОВ«ДТР»
НОМЕНКЛАТУРАСПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ
19.11.2006№ 7 на 2007 рік Директор ТОВ «ДТР»
ВанечкинВ.В.
26.11.2006Індекс справи Заголовок справи (тому, частини)
Кількість справ (томів
частин) Рядків зберігання справи (тому, частини) і номери статі за переліком Примітка 1 2 3 4 5 01 Канцелярія 01-01 Листування із зарубіжними партнерами з виробничих питань 1 5 років ст. 171 01-02 Журнал реєстрації командировочних посвідчень 1 3 роки ст. 552 После закінчення журналу 02 Відділ кадрів 02-01 Документи (положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників підприємства), що стосуються організаційних основ управління 1 До ліквідації підприємства ст. 33, 49 «а» 02-02 Накази директора ТОВ «ДТР» по особовому складу (про прийом, переклад, звільнення, заохочення, сумісницю, про надання матеріальної допомоги) 1 75 років ст. 16 «б» 02-03 Особисті справи працівників ТОВ «ДТР» 2 75 років — «В» ст. 513 06 Бухгалтерія 06-12 Бухгалтерські звіти і баланси, додатки до них — річні 1 До ліквідації підприємства ст. 308 «б» 06-13 Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію 1 3 роки ст. 330 При умові завершення перевірки ДПІ 06-14 Банківські документи 3 3 года ст. 315 За умови завершення перевірки ДПІ
Завідуючийканцелярією Соїчева Н.А.
19.11.2006
Завідуючийархівом Головко А.И.
19.11.2006

ДодатокГ
СХВАЛЕНОПОГОДЖЕНО
Протоколзасідання ЕК Протокол засідання ЕПК
ТОВ«ДТР» Державного архіву
від20.11.2006 № 2  в Луганській області
від23.11.2006№ 7
Підсумковийзапис про категорії та кількістьсправ, заведених у 2007 році в установіЗа рядками зберігання Усього У тому числі
таких, що
переходять з позначкою «ЕПК» Постійного - - - Трівалого (понад 10 років) 25 9 - Тімчасового 57 (до 10 років включно) Разом 82 9 - Завідуючий канцелярією Соїчева Н. А. Соичева
18.01.2008
Підсумковівідомості передано в архів встанови
Завідуючийканцелярією Соїчева Н.А.
18.01.2008

ДодатокД
ВНУТРІШНІЙОПИС
документівсправи № 47
 
№
з/п Індекс документа Дата документа Заголовок документа Номери аркушів справи Примітка 1 2 3 4 5 6 1 02-03-01 17.01.2005 Заявление о приеме на работу Артеменко И.П. 1 2 02-03-02 17.01.2005 Личный листок Артеменко И. П. 2 3 02-03-03 17.01.2005 Автобиография Артеменко И. П. 3 Разом 155 (сто пятьдесят пять) документів
(цифрамиі літерами)
Кількістьаркушів внутрішнього опису 11 (одиннадцать)
(цифрамиі літерами)
Секретарь
03.01.2007Ильина І.Н.

ДодатокЖ
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙНАПИС СПРАВИ № 47 (РОЗДІЛУ ОПИСУ)
Усправі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано_225 (двестидвадцат пять)
(цифрами
____________________________________________________аркуша(ів),
ілітерами)
утому числі: літерні аркуші 2 (два) — 6а. 79а_
пропущеніномери аркушів_____________________________________________+ аркушів
внутрішньогоопису_11 (одиннадцать) Особливості фізичного стану та формування справи Номери аркушів 1 2
СекретарьИльина І.М.
03.01.2007

ДодатокЗ
 
ТОВ«ДТР»
(Найменуванняустанови)
Отделкадров
(Назваструктурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальникотдела кадров
МалаховМ.К. Малахов
20.03.2007
ОПИС№ 02 ОС-2006
2006год
____________________________________________________________
(Назварозділу)
Уцей опис включено6 (шість) справ з № 46 по № 51
(цифрамиі літерами)
утому числі:
літерніномери___-______________________
пропущеніномери ______________________
СекретарІльина
16.03.2007