1.Мета, завдання та правила контролю за виконанням службових документів
Насьогодні в Україні нормативно-правове регулювання організації діловодстваздійснюється за такими актами: Примірна інструкція з діловодства уміністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрівАвтономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженапостановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. №1153, Інструкція зділоводства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевогосамоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах,організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації,затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. №348,та Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ,видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційнуінформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету МіністрівУкраїни від 27 листопада 1998 р. №1893. Дотримання стандартів зділоводства у практичній роботі органів управління та документування сприяєвстановленню чіткого організаційно технічного порядку, викоріненню бюрократизмуй тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогускоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контрольза проходженням та ви конанням документів.
Контроль завиконанням службових документів та прийняттям рішень – невід'ємна функція управління,необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складовачастина діловодного процесу.
Метаконтролю – сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завданьта доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної дляоцінки діяльності підрозділів та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконуютькерівники всіх рангів, другу – документаційна служба установи зі службоюконтролю виконання, яка входить до її складу. Контроль за строками фактичноговиконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчихдокументів зосереджуються у документаційної служби установи і ведеться вканцелярії співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові,секретаріату, відділу листів (скарг) громадян, у структурних підрозділах – секретарями,інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів. Головнимифункціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю застроками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролюта веденням наступного (підсумкового) контролю.
Попереджувальний(поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа таздійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання,сигналізування спеціалістам, керівництву структурного підрозділу та установипро наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документомабо дорученням.
Наступний(підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижневе,щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни уструктурних підрозділах. Підсумки наступного контролю находять відображення упідсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання, якіконтролюються. Цей контроль в обов'язковому поєднанні із контролемпопереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців,стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в установі тількинаступного контролю виконання документів не допускається.
Завданняконтролю– забезпечення своєчасного та якісного виконання документів, підвищеннявідповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни. Контролюпідлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язковийконтроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів,розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету МіністрівУкраїни. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені урозпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника,безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками,відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції.Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Загальнийвідділ, а в структурних підрозділах – здійснюють працівники, відповідальні заїх виконання. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконаннядокументів здійснює секретар.
Здійсненняконтролю за виконанням документів
Контрольза виконанням документів включає такі дії:
– постановкадокументів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованихдокументів;
– перевіркасвоєчасного доведення документів до виконавців;
– облікі узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
– інформуваннякерівника про хід чи підсумки виконання документів (доручень);
– повідомленняпро хід і підсумки виконання документів на нарадах;
– зняттявиконаних документів з контролю;
– формуваннякартотеки виконаних документів.
Контрольза виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках(РКК). При прийнятті документа на контроль на лівому полі його першого аркушаставиться штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передаєтьсявиконавцеві, а додатковий примірник РКК – до контрольної картотеки.
Реєстраційно-контрольнікартки документів, що знаходяться на контролі, групуються в спеціальній контрольнійкартотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінамивиконання документів та за виконавцями. Документ вважається виконаним, якщопорушені в ньому питання вирішено і в разі необхідності кореспондентові дановідповідь по суті.Після виконання документ знімається з контролю. Знятидокумент з контролю може особа, яка поставила його на контроль; при цьому надокументі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про підсумкивиконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і подаютьсякерівництву установи.
Контрольяк одна із функцій управління включає в себе:
–контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;
–контроль за термінами виконання документів;
–контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.
Нормативними документами ОДПС передбачено обов’язковий контроль завиконанням таких документів:
– закони України;
– постанови Верховної Ради України;
– доручення Комітетів Верховної Ради України;
– укази Президента України;
– розпорядження Президента України;
– доручення Президента України;
– доручення Адміністрації Президента України;
– постанови Кабінету Міністрів України;
– розпорядження Кабінету Міністрів України;
– доручення Кабінету Міністрів України;
– звернення народних депутатів України та депутатів місцевих раднародних депутатів;
– рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;
– звернення органів ДПС України;
– звернення міністерств, відомств, установ, підприємств,організацій;
– звернення громадян;
– власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);
– вихідні документи, на які очікуються відповіді.
Ворганах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів.
Допершого рівня контролю належать такі документи:
–закони України;
–постанови Верховної Ради України;
–укази Президента України;
–розпорядження Президента України;
–доручення Президента України;
–постанови Кабінету Міністрів України;
–запити та звернення народних депутатів України.
Контрольза виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставленихзавдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюютьсяпопередні перевірки і регулювання ходу виконання. До другого рівня контролюналежать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання. Контрольза виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повиненвстановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконаннямдокументів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівниківструктурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання нимидокументів. Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюєтьсяконтрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою службиділоводства установи, організації.
Контрольза виконання документів включає такі види роботи:
–постановку документів на контроль;
–формування картотеки контрольних документів;
–перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
– перевірку ходу виконання документів (для документів першогорівня контролю);
– облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;
– інформування про хід та підсумки виконання документів;
– зняття документів з контролю;
– формування картотеки виконаних документів.
Початокконтролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться наконтроль, проставляється штамп «Контроль» або позначка «К». Одночасноділоводною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із якихпередається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається доконтрольної служби та поміщається у контрольну картотеку.
Приоформленні контрольної картотеки в «ручному режимі» незалежно від обсягукарток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека складається, як правило,з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один– для карток до прострочених документів і ще один – для карток до документів,терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди).Усерединісекторів контрольні картки можуть розміщуватися за індексами структурнихпідрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі контрольнихдокументів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотекаможе будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншимиознаками.
Ворганах державної податкової служби України документи ставляться наавтоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване формуваннякартотеки контрольних документів. Порядок здійснення контролю за документами,які належать до першого рівня контролю, визначає керівник органу державноїподаткової служби в процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписаннівнутрішніх і вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадовуособу) покладаються обов’язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого наконтроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні перевіркиі регулювання ходу виконання документів, які належать до першого рівня контролю.Після вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець оформляє надокументі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду документапереносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, дезасвідчуються підписом, як правило, керівника структурного підрозділу. Карткапередається до контрольної служби у день виконання документа.
Даніпро наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюютьсяі доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів,виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни єважливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівниківуправлінського апарату.
Термінивиконання документів
Документиможуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Термінивиконання можуть вказуватися як в самому документі, так і встановлюватисяактами законодавства.
Документибез зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30календарних днів, а документи з позначкою «терміново» – протягом 7 робочих днівз дати підписання документа.
Метазаконногоконтролю за виконанням службових документів полягає у встановленні правових засад організаціїділоводства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінськихдокументів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформаціїв органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також напідприємствах, в установах та організаціях всіх форм власності.
Основнимизавданнями законного контролю є:
– визначити основніпринципи державної політики з діловодства;
– впровадити правові засадиорганізації діловодства в країні для їхньої сумісності з законодавчими нормамиорганізації архівної справи, електронного документообігу, інформаційноїдіяльності;
– розмежувати повноваженнясуб'єктів організації діловодства в країні;
– утвердити норму щодонеухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативнихдокументів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції зділоводства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів настворення управлінських документів;
– впровадити єдині нормистворення управлінських документів та організації роботи зі службовимидокументами в умовах застосування електронного документостворення тадокументообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;
– забезпечити прававласності установ на їх службові документи та документаційні фонди;
– встановитивідповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метоюзапобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у томучислі під час ліквідації та реорганізації установ;
– визначити загальні засадизастосування державної та інших мов у діловодстві.
ЗастосуванняЗакону дасть змогу:
– забезпечити реалізаціюдержавної політики з діловодства;
– запровадити законодавчерегулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практикистандартизації процесів керування документацією;
– забезпечити прозорістьрішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;
– уніфікувати законодавствоз організації діловодства, архівної справи та застосування електронногодокументообігу;
– забезпечити неухильневиконання суб'єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документуванняуправлінської інформації, строків та організації зберігання службовихдокументів;
– підвищити рівеньнормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства вкраїні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах,установах, організаціях;
– оптимізувати процесидокументостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;
– створити умови длязбереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту їх службовоїінформації.
Цей Закон визначає порядок організаціїдержавного контролю (державного нагляду) за господарською діяльністю, головніпринципи його здійснення, а також права та обов'язки органів державної влади таїх службових осіб, уповноважених здійснювати державний контроль (нагляд) – контролюючіоргани, і суб'єктів господарювання під час здійснення державного контролю(нагляду), з метою налагодження паритетних стосунків між органами контролюта суб'єктами господарської діяльності.В цьому Законі нижченаведенітерміни, вживаються у такому значенні:
Державний контроль (нагляд) – сукупність заходів, що здійснюються державними органами в межахсвоєї компетенції з метою забезпечення додержання норм чинного законодавства.
Контролюючі органи – це вищі, центральні та місцеві органи державної виконавчоївлади, їх територіальні відділення та представництва, виконавчі органимісцевого самоврядування, уповноважені здійснювати державний контроль і нагляд,що відповідно до наданих їм повноважень збирають, перевіряють та оцінюютьінформацію про господарську діяльність суб'єктів господарювання і вживають доних, у разі необхідності, запобіжних, відновлювальних і примусових заходів.
Поточний контроль виконання резолюційздійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету авторарезолюції. ПК знаходяться в цій папці з моменту винесенняконтрольної резолюції до затвердження автором резолюції звітувідповідального виконавця.
Загальний контроль виконання резолюційздійснюється за допомогою відбору ПК за різними реквізитами резолюцій, який здійснюєтьсяза допомогою функції Пошук. При цьому відбір може здійснюватися:
· длякожної картотеки і для всіх картотек одразу;
· за визначенийперіод часу реєстрації РК або накладення резолюції;
· за авторамиі виконавцями резолюцій;
· за контрольнимичи неконтрольними резолюціями;
· за резолюціями,що знаходяться на контролі чи є знятими з контролю;
· за резолюціями,виконаними у термін чи з порушенням терміну.
Також контроль виконання можназдійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітнимиформами системи автоматизованого документообігу. Ще один спосіб ефективногоконтролю за ходом процесу по виконанню резолюції – наскрізнавзаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовкивнутрішнього чи вихідного документу. Контрольні терміни виконаннядокумента, визначені в резолюції, автоматично доводятьсядо виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності.При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідаютьза окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт MicrosoftProject. У менших робочих групах контрольні механізми системиавтоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти із спискамизадач, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlookбезпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядатина більш складному прикладі, коли виконанням резолюції займається великийпідрозділ. Крім безпосереднього контролю в кабінеті, системаавтоматизованого документообігу і діловодства забезпечує наступні видиконтролю з використанням звітів:
· Відомостіпро документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудьструктурного підрозділу, що має власну картотеку, по групахдокументів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуютьсядокументи, що знаходяться в поточній картотеці.
· Зведенняпро виконання контрольних документів. Це зведення містить дані про кількістьвиконаних і контрольних документів, що знаходяться на виконанні.Зведення формується по документах поточної картотеки, тобтов зведенні враховуються документи, резолюції на яких накладеніпосадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення провиконання контрольних документів може бути узагальненимчи по відповідальних виконавцях. При цьому зведення може складатисядля документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звітпотрапляють дані про кількість документів, що мають контрольні резолюції)і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звітпотрапляють дані про кількість контрольних резолюцій).
Окремий аспект контролю – протоколюваннядій користувача з ПК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін,внесених до ПК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основногоі додаткового розділів ПК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної змінив протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дійі прізвище користувача.
2. Охарактеризуватидокумент: положення про структурний підрозділ
ПОЛОЖЕННЯ – це правовийакт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки й організацію роботипідприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а такожпідпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.
За змістомрозрізняють такі положення:
• пропідприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурніпідрозділи – комісії, бюро, групи тощо (дод. 9) з регламентацією порядку їхутворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи;
• щорегулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретногопитання;
• проорганізацію й проведення різних заходів – культурно- й спортивно-масових,конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи,які є організаторами заходів.
Завиготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положеннярозробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні– створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положеньбезпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проектположення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівниквищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другомупримірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку провиконавця.
Положення пропідприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу. Положеннянабуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчомудокументі, яким затверджено положення). Положення оформляють на загальних абоспеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межіпідприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Заголовок дотексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення пропсихологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерствофінансів України».Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен зяких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськимицифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. Наприклад: типове положення процентралізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурнийпідрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації абодиректором установи. Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення маєтакі реквізити:
1. Назвавідомства та організації.
2. Грифзатвердження.
3. Назва«Положення».
4. Місце«видання», дата.
5. Індекс.
6. Заголовок.
7. Відміткипро погодження.
8. Візи.
9. Текст.
10. Підписи.
Текстположення про структурний підрозділ розбивається структурно на розділи:
– загальніположення (цілі та задачі структурного підрозділу);
– організаційнийзв'язок;
– регламентаціядіяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб);
– фінансово-матеріальнабаза (ОФ та обігові кошти, порядок розпорядження ними);
– звітністьта ревізійна діяльність;
– порядокліквідації та відповідальність керівника.
ПОЛОЖЕННЯпро структурний підрозділ. Структура тексту:
1. Загальні положення. 1.1іт. д.
2. Основнізадачі в функції.
3. Права,обов'язки начальника канцелярії.
4. Управлінняслужбою.
5. Майно ікошти.
6. Контроль,перевірка і ревізування діяльності.
7. Реорганізація та ліквідація.
У Положенніпро структурний підрозділ оговорено, що структурний підрозділ утворюється йогокерівником з метою створення організаційних, економічних та правових умов дляреалізації інноваційної політики, охорони законних прав на технології та їх об'єкти,у тому числі на науково-технічні розробки і об'єкти права інтелектуальноївласності, забезпечення їх санкціонованого використання підприємствами,установами та організаціями, що належать до сфери управління центральногооргану виконавчої влади, Національної та галузевої академії наук Українивиходячи з потреб держави і суспільства. Структурний підрозділпідпорядковується керівнику центрального органу виконавчої влади, установНаціональної та галузевих академії наук України або одному з його заступниківвідповідно до розподілу обов'язків. У своїй діяльності структурний підрозділкерується Конституцією і законами України, актами Президента України, КабінетуМіністрів України, наказами центрального органу виконавчої влади у технологій,інноваційної діяльності, інтелектуальної власності та сфері трансферу, а такожцим Положенням. Також прописані усі основні завдання структурного підрозділу таусі права. У положенні зазначені усі права та обов’язки керівника структурногопідрозділу. Деякі із них:
здійснює керівництводіяльністю структурного підрозділу, несе персональну відповідальність завиконання покладених на структурний підрозділ завдань;
забезпечує вмежах своєї компетенції збереження у структурному підрозділі інформації зобмеженим доступом згідно із законодавством;
погоджує вустановленому порядку положення про структурні підрозділи підприємств, установта організацій, а також функціональні обов'язки їх працівників;
організовуєразом з кадровою службою за погодженням з керівництвом центрального органу виконавчоївлади, установ Національної та галузевих академії наук України роботу з доборупрацівників структурного підрозділу, підвищення їх кваліфікації, координуєроботу з формування кадрового резерву цього підрозділу, визначає функції, правата ступінь відповідальності його працівників, здійснює розподіл обов'язків міжними, забезпечує додержання зазначеними працівниками правил внутрішньоготрудового розпорядку; виконуєінші завдання, покладені на нього. Закінчується положення про структурний підрозділпідписом керівника структурного підрозділу і розшифровкою підпису.
У положенні прописані мета створення структурного підрозділу,ціль, кому підпорядковується структурний підрозділ, ким керується, основні завдання структурногопідрозділу, сутність його роботи, а токож те на що структурний підрозділ маєправо.
У типовому положенні прописані права та обов’язки керівника підрозділуі закінчується положення підписом керівника.
Списоквикористаної літератури
1. А.Н.Віденко «Сучаснеділоводство», Київ «Либідь» 1998 р.
2. А.С. Головач «Зразкиоформлення документів», Донецьк «Сталкер» 1997 р.
3. С.В. Глущик, О.В. Дияк,С.В. Шевчук «Сучасні ділові папери», Київ «А.С.К.» 1998 р.