МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ ІТУРИЗМУ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙУНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
КУРСОВА РОБОТА З ТЕМИ:
СПІЧРАЙТЕР ЯК ВИДРЕФЕРЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Черкаси 2010
ЗМІСТ
Вступ
Розділ 1. Теоретичнаоснова спічрайтерства
1.1 Структура наукової теоріїспічрайтерства
1.2 Методологічна культураспічрайтерства
1.3 Методи наукових дослідженьспічрайтерства
Розділ 2. Практичнаоснова спічрайтерства
2.1 Вимоги до оформлення службовихдокументів спічрайтером
2.2 Оформлення службового листаспічрайтером
2.3 Створення документів спічрайтером
Висновок
СписоквикористанОЇ літератури
ВСТУП
Актуальністьтемидослідження полягає в тому, що у вітчизняному мовознавствіпрактично немає робіт із типології і лінгвістики політичного виступу, тексту іполітичної мови в цілому, нерозроблена термінологія і підходи для їхнього аналізу, а також на розробку проблем типології текстів дляспічрайтера.
Спічрайтинг(Speechwriting — англ. «написання мові») — підготовка і написання текстів дляусних виступів перед аудиторією. Послуги спічрайтерів особливо вимогливі всоціально-політичних процесах суспільства. Дане явище широко поширене вполітичних технологіях. Написання тексту в спічрайтинзі відбувається підконтролем політика. При необхідності вказується, які правки варто внести дотексту виступу, на чому зробити акцент і чому, або навпаки, приділити мінімумуваги при написанні мови. Завдання спічрайтера — передати думки максимальноцікаво для аудиторії, щоб виступ запам'ятався і залишив приємні враження.
Професіяспічрайтера не менш складна і відповідальна, ніж інші професії сфери: журналісти,редактори, поліграфісти та ін. Адже спічрайтер повинен відмінно знати не тількитеорію своєї роботи, але і бути чудовим практиком. Фахівець враховує цілівиступу, аудиторію, характер виступаючого, його манеру говорити, лексичний запасі складає такий текст, якийсправитьнаслухачівпотрібневраження.
Мета ізавдання дослідження. Метою дослідження є багатоаспектний аналіз спічрайтерства,як виду референтської діяльності, а саме – структурно-семантичнихпрагмалінгвістичних, аргументаційних та денотативно-дискурсивних особливостейспічрайтерства як професії. Це викликало необхідність вирішити таке колозавдань:
— визначитизагальні соціолінгвістичні параметри спічтрайтерства та його роль у політичномужитті в умовах глобалізації;
— розглянути вимогидо оформлення документів спічрайтерами;
— розглянутипрагмалінгвістичні особливості побудови плану повідомлення та його складовиходиниць; розглянути аргументаційні прийоми, що застосовується у такому типідискурсу
Об`єктомдослідження єсама професія спічрайтера та її діяльність.
Предметомдослідження єте, на що спрямована діяльність спічрайтера.
Методи дослідження: теоретичні – аналіз джерел з даної проблеми, систематизація і узагальнення наукового матеріалу, зібраного у процесі дослідження; практичні – опис зібраного практичного матеріалу, узагальнення спостережень над ним.
Методологічну основу роботи склали теорія пізнання, філософські вчення про свідомість, історичні процеси, людське буття, ідеї вчених, філософів, зокрема Ніцше, Шопенгауера, Ейнштейна, дослідження психологів та психоаналітиків.
Джерельна базароботи. Підчас виконання роботи було використано щонайменше 10 джерел, з них: підручникитаких авторів як А. Колесніков, Н. Гоманьков, Е. Калиновський, В. Кулябина. Такожбула використана література Наталії Земної і газета Зелена планета плюс. Крімтого були використані різні інструкції, постанови і розпорядження.
Завдання роботи:
1) Проаналізуватидіяльність спічрайтера в інформаційній сфері.
2) Визначитиінформаційні потреби організації в спічрайтері.
Розділ 1. Теоретична основа спічрайтерства
1.1 Структуранаукової теорії спічрайтерства
Теорія є найадекватнішоюформою наукового пізнання. Вона охоплює сукупність абстрактних пізнавальнихуявлень, ідей, понять, концепцій, які обслуговують практичну діяльність людей.Традиційно її протиставляють практиці. Теорія (грец. theoria – розгляд,міркування, вчення) – система достовірних знань про дійсність, яка описує,пояснює, передбачає явища конкретної предметної галузі.
Вона дає знання,істинність якого перевірена практикою, забезпечує вивчення об’єкта пізнання вйого внутрішніх зв’язках і цілісності, пояснює різноманітність існуючихфакторів і може передбачати існування нових, ще невідомих.
За переконаннямнімецько-американського теоретика, фізика Альберта Ейнштейна (1879-1955),наукова теорія повинна відповідати таким критеріям:
1. Несуперечити даним досвіду, фактам.
2. Бутиперевіреною на наявному дослідному матеріалі.
3. Вибудовуватисяна логічно простих засадах (основних поняттях і співвідношеннях між ними).
4. Міститинайбільш витлумачені терміни. Це означає, що з двох теорій, якіпослуговуватимуться однаково “простими” основними положеннями, перевагу буденадано тій, яка відчутніше ( більш визначено) обмежує можливі апріорні (незалежно від досвіду) якості систем.
5. Не бутилогічно довільно обраною серед приблизно рівноцінних і аналогічно побудованихтеорій ( у такому разі вона видається найціннішою).
6. Відзначаєтьсякрасою і гармонійністю.
7. Поєднувати вцілісну систему абстракцій різноманітні об’єкти.
8. Мати широкусферу застосування з урахуванням того, що в межах вживання її основних понятьвона ніколи не буде спростована.
9. Вказувати шляхдля створення нової, загальнішої теорії, в координатах якої вона залишитьсяграничним випадком.
У сучаснійметодології спічрайтерства виокремлюють п’ять основних елементів теорії.
1. Вихідні засади(фундаментальні поняття, принципи, закони, рівняння, аксіоми тощо.)
2. Ідеалізованийоб’єкт (абстрактна модель суттєвих властивостей і зв’язків досліджуванихпредметів.
3. Логіка теорії(сукупність певних правил і способів доведення, спрямованих на поясненняструктури і зміну знання).
4. Філософськіустановки і ціннісні фактори.
5. Сукупністьзаконів і тверджень, що випливають як наслідки із засад конкретної теоріївідповідно до її принципів.
Помилково було бототожнювати теорію з наукою, оскільки між ними існує багато суттєвихвідмінностей. Якщо теорія протиставляється (хоч і відносно) практиці то наукапоєднує і теорію, і практику. Теорію можуть змінювати одна одну, окремі з нихстають “морально” застарілими, інші з’являються, а наука завжди залишиться однієюй тією самою. У межах певної науки не рідко співіснують, конкурують кільканаукових теорій, які пропонують різноманітні методи і практичні рекомендації (наприклад, економічні теорії).
Структурабільш-менш цілісних наукових теорій, як правило, складається з таких розділів:
- структурапредмета дослідження ;
- законифункціонування теорії;
- класифікаціярізновидів предмета дослідження;
- генезис ірозвиток теорії.
Як найскладнішеформа вираження наукових знань, теорія виникає лиже на досить високому щаблірозвитку пізнання певної сукупності явищ і охоплює елементи, що становлятьпростішу форму вираження знань. Основним і найважливішим елементом науковоїтеорії вважають принцип, що органічно пов`язує інші елементи в єдине ціле, уструнку систему.
Принцип – (лат.principium – начало,основа) – вихідний пункт теорії; те, що становить основу певної сукупностізнань.
У науковій теоріїпринципи є стрижнем, навколо якого синтезуються всі поняття, судження, законитощо, розкриваючи, обґрунтовуючи і розвиваючи його.
Кожна науковатеорія має свою теоретичну основу, свій принцип, що синтезує. В іншому разійшлося б не про теорію, а про механічну суму понять, суджень, законів, хоч іпов`язаних між собою, але не об’єднаних у струнку систему єдиним,фундаментальним положенням, ідеєю. Принципи істотно відрізняються від усіхінших елементів теоретичної системи. Він є головним, визначальним у фундаментітеорії і підпорядковує собі всі інші її елементи. Кожний з них своєріднохарактеризує центральний принцип. Сукупно всі елементи теоретично всебічно іглибоко обґрунтовують його, створюючи єдину струнку систему конкретної теорії.Поки немає синтезуючого принципу, немає і теорії.
Принципирізняться за багатьма ознаками. А кожна теорія, як правило, формується наоснові кількох принципів різного рівня спорідненості. Водночас вони не повинніформально-логічно суперечити один одному. А принципи меншого рівняспорідненості конкретизує принцип більшого рівня спорідненості.
Наприклад, назламі ІІ і ІІІ тисячоліть американський дослідник Г. Манків сформулював такідесять економічних принципів, що становлять основу сучасного господарськогопоступу.
1. Суспільнийвибір в умовах обмеженості ресурсів.
2. Порівняннявитрат і благ альтернативних варіантів дій.
3. Отримуваніграничні блага мають перевищувати його граничні витрати.
4. Будь-якуекономічну програму необхідно розглядати з точки зору не лише їїбезпосереднього впливу на результати чи поведінку людей, а й непрямого впливу,що виявляється через стимулювання .
5. Обмін товарамидає змогу кожній людині спеціалізуватись у тій сфері діяльності, в якій вона єнайвправнішою. А країнам спеціалізація й міжнародна торгівля забезпечуютьбільший простір національного продукту за незмінних затрат праці.
6. Фірми, домашнігосподарства взаємодіють на ринку на основі інформації про ціни та особистоїзацікавленості, пристосовуючись до попиту і пропозиції й відповідно координуючисвою діяльність.
7. Рівень життянаселення зумовлений здатністю країни виробляти товари і послуги.
8. Рівеньінфляції в економіці залежить від кількості грошей в обсягу.
9. Державневтручання в економіку виправдане, якщо воно спрямоване на забезпеченняефективності та соціальної рівності.
10. Зміна обсягудержавних витрат, ставки податків та кількості грошей в обігу дає змогувпливати на рівень інфляції і безробіття.
Порівняння цихпринципів з принципами економічного розвитку, сформульованими двісті і більшероків тому А. Смітом та його послідовниками, свідчить, що за багатьма аспектамивони співвідносні з сучасними трактуванням економічної структури. Це засвідчуєяк єдність і неперервність історичного процесу, так і наявність суттєвихвідмінностей між різними епохами й людськими цивілізаціями.
Отже, основнимелементом у структурі теорії діяльності спічрайтера, який визначає її зміст, єпринцип. Він утворює верхній рівень теорії. На цьому рівні функціонують йосновні поняття, судження і закони. Вони незалежні, не зумовлені одне одним.Проте вони пов’язані з основним принципом теорії і не можуть як логічно, так іза змістом суперечити йому. Разом із ним вони утворюють єдине ціле. Головнийпринцип теорії об’єднує основні поняття, судження і закони у цілісність, ядроякої, як і всієї теорії, складають фундаментальні закони.
1.2 Методологічнакультура спічрайтерства
Діяльність людиниу будь-якій сфері передбачає використання різноманітних методів (грец. methodos– спосіб пізнання) опанування дійсності. На практиці метод реалізується яксукупність прийомів, операцій, спрямованих на теоретичне відображення абопрактичне опанування об’єкта пізнання, діяльності. У процесі науковихдосліджень використовуються різноманітні методи пізнання, вивчення якихздійснює спеціальна наука – методологія.
Методологія (грец. methodos – спосібпізнання і logos – вчення) – вчення про способи організації і побудовитеоретичної й практичної діяльності людини.
Методологіядосліджує загальну систему прийомів, способів, операцій пізнання і перетвореннядійсності. Кожна сфера людської діяльності має разом з універсальними іспецифічні особливості й відповідну методологію. Специфічними особливостяминаділена і методологія науки – сфери розумової діяльності людства.
Методологіянауки –вчення про принципи побудови, форми і способи наукового пізнання.
Її завданняполягає в забезпеченні пізнавальної, теоретичної діяльності людининайефективнішими прийомами, способами опанування дійсності з метою ефективногопродукування матеріальних і духовних вартостей.
Методологічнакультура дослідження світу “складностей, що еволюціонують” кардинальновідрізняється від методологічної культури дослідження світу “систем, що нееволюціонують”. Поняття “складність, що еволюціонує” фігурує в цій культурі якконцептуальний прообраз теоретичних репрезентантів різноманітних фізичних,соціальних і ментальних реалій.
Плюралістична,гетерогенна концепція постмодерністського мислення дає змогу по новомуоцінювати науково-технічний процес. У контексті цієї філософії він заслуговуєсхвалення лише тією мірою, якою породжені ним нові технології діють якферменти, каталізатори, посилювачі процесу диференціації науково-технічноїдіяльності окремих дослідників. Це відбувається, коли, наприклад, новітехнології забезпечують нові технології забезпечують кожній людині вільнийдоступ до банків даних. Якщо ці технології сприяють встановленню однаковості,гранд уніфікації, тоталізації людської діяльності або використовуються якзнаряддя лімітації (обмеження), тотального контролю й маніпуляції, то філософіянестабільності спонукає до опору таким технологіям.
Постмодерністськемислення є анти тоталітарним за своєю суттю, не сприймає ніякої абсолютизації.Іронізуючи над будь-якими формами монізму, центризму, грандуніфікації,тоталітаризму, над загальнообов’язковими утопіями й закамуфльованими типамидеспотизму, воно відкриває простір плюральності, множинності,мультиваріантності, диверсивності, розмаїттю конкуренції полярних парадигм іспівіснування гетерогенних елементів.
Завдяки цьомуфілософія нестабільності стимулює становлення нової методологічної культуринауки, нової культурної свідомості, нового розуміння людством себе та свогостановища в нестабільному, плюралістичному світі. Вона поглиблює розумінняекзистенційної відповідальності людини за долю антропності. Постаючи якглибинне зрушення в загальнолюдській психології філософія нестабільностіініціює якісні зміни в усіх сферах життєвого світу сучасної цивілізації – відекономіки до політики, від моди до метафізики. Вона акумулює в собі світогляднерозчарування в ідеалах Модерну, визнання їх руйнівної сили й небезпеки длялюдства, усвідомлення вузькості уявлення про моно лінійність людської історії.
1.3 Методинаукових досліджень спічрайтерства
Кожний видлюдської діяльності передбачає використання певних прийомів, способів, операційз метою досягнення мети. Специфічними прийомами, способами послуговується інаука як один із видів діяльності людини. Сукупність цих прийомів позначаютьпоняттям “метод”
Метод (грец. methodos – спосібпізнання) – спосіб досягнення мети, сукупність прийомів і операційтеоретичного, практичного освоєння діяльності; спосіб певним чиноморганізованої людської діяльності.
Метод є не тількисукупністю правил, прийомів, способів, норм пізнання і дій, а й системоюприписів, принципів, вимог, які повинні орієнтувати у вирішенні конкретногозавдання, досягнення результату в будь-якій сфері діяльності.
З огляду на сферуреалізації розрізняють загальні і спеціальні методи наукових досліджень.
Загальні методинаукового пізнання. Структурними елементами цих методів є філософськізагальнонаукові принципи пізнання дійсності. За функціональним критерієм їхподіляють на такі групи:
– методиемпіричного дослідження (спостереження, вимірювання, порівняння, експеримент);
– методи, яківикористовують на емпіричному і на теоретичному рівнях дослідження (абстрагування, аналіз і синтез, індукція і дедукція, аналогія, моделювання таін..);
– методитеоретичного дослідження (сходження від абстрактного до конкретного,гіпотетико-дедуктивний, системний методи, прогнозування, дисперсний аналіз).
Кожен із цихметодів, попри споріднені особливості, послуговується специфічнимінструментарієм.
Методиемпіричного рівня дослідження. Найхарактерніша їх особливість полягає у пізнанніфеноменів, їх зв’язків і відношень завдяки безпосередньому з`ясуванню їхпараметрів.
Спостереження – метод пізнання дійсності,який ґрунтується на безпосередньому сприйнятті процесів, явищ, об’єктів задопомогою органів чуття, без втручання в їх буття дослідника.
Спостереження даєзнання про зовнішні аспекти і властивості об’єкта.
Пізнавальнимирезультатами спостереження є опис мовними засобами предметів і явищ, а такожсхеми, таблиці, графіки, рисунки, діаграми. Використання цього методу збагачуєнауку фактами безпосередньої дійсності. Полягає він у цілеспрямованому вивченніпредметів із використанням таких чуттєвих властивостей людини, як відчуття,сприйняття, уявлення предметів і явищ дійсності.
Вимірювання – представлення властивостейреальних об’єктів у вигляді числової величини.
Процес вимірюванняполягає у встановленні величини об’єкта, явища, процесу в порівнянні цієївеличини з одиницею вимірювання.
Порівняння – метод пізнання дійсності,покликаний встановити спільні й відмінні параметри між процесами, явищами,об’єктами.
Основу цьогометоду становить порівняння окремих параметрів або сукупних ознак досліджуванихоб’єктів, встановлення відмінностей і подібностей між ними.
Методиемпіричного і теоретичного рівня дослідження. Сутність їх полягає у зорієнтованостіна безпосередню дійсність й одночасному використанні абстрактних пізнавальнихобразів ( уявлень, ідей, понять, концепцій), які стосуються цієї дійсності.
Абстрагування- методнаукового дослідження, який полягає у мисленому виокремленні суттєвих, істотнихознак, аспектів, відношень предмета, процесу явища.
Аналіз (грец. analysis –розкладання) – мислене або практичне розчленування цілого на частини.
Синтез (грец. synthesis – складання) – обєднання раніше воикремлених частин у ціле, в якому протиріччя іпротилежність послаблюються або знімаються.
Індукція (лат. induction – наведення) – метод пізнання, згідно з яким на основі висновків про часткове роблятьвисновки про загальне.
Дедукція ( лат.deductio – відвожу,виводжу) – метод пізнання, заснований на висновках від загального до часткового( особливого).
Аналогія ( грец. analogia –відповідність, подібність, схожість) – метод пізнання, заснований наперенесенні однієї або кількох характеристик із відомого явища на відоме.
Моделювання ( франц. modeler – ліпити,формувати) – метод пізнання явищ і процесів, який ґрунтується на заміні,теоретичній або експериментальній, об’єкта досліджень (оригінала) подібним нанього (моделлю).
Методитеоретичного дослідження. Особливість теоретичного дослідження полягає у використанніабстрактних уявлень, ідей, положень, концепцій, які мають безпосереднєвідношення до процесу практичного пізнання. Найчастіше у процесі теоретичногопізнання наука послуговує методом сходження від абстрактного до конкретного,гіпотетико-дедуктивним, системним методами.
Розділ 2. Практична основа спічрайтерства
2.1 Вимоги дооформлення службових документів спічрайтером
Значна частинауправлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а йзнаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги:відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чіткаструктура та зручність в обробці.
Важливе завданнянинішнього етапу – спрощення роботи з документами, прискорення їх складання таоформлення. цій меті служили затверджені стандарти системиорганізаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основніположення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітетустандартів СРСР від 27.03.09 622 замість цих ГОСТів введено в дію з01.01.91 ГОСТ 6.38-90. Він являє собою єдині, науково обґрунтованіправила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створюєнеобхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергубуде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандартивстановлюють найбільш загальні правила складання документів, а такожрегламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів.Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, щопотягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використаннярізних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребуваластандартизації.
Прийнятийстандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніш встановлені правила,по-іншому розв`язує деякі питання складання та оформлення документів. ГОСТ6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, зміненірозміри полів та ін.
Реквізитаминазивають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів істановить формуляр документів. він залежить від його призначення, конкретногозмісту. До елементів документів належить дата, підпис, адреса, заголовок таін., а також текст.
Організаційно-розпорядчідокументи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.
Кількість ознак,тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
До них належать:
1- Державнийгерб України, автономної республіки.
2- Емблемаорганізації.
3- Зображеннянагород.
4- Код організаціїза класифікатором підприємств та організацій (ОКПО)
5- Коддокумента за класифікатором управлінської документації (ОКУД)
6- Найменуванняміністерства чи відомства.
7- Найменуванняорганізації.
8- Найменуванняструктурного підрозділу.
9- Індекс підприємствазв`язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа/абонементного абонементу,номери телефонів, номер рахунку в банку.
10- Назвавиду документа.
11- Дата.
12- Індекс.
13- Посиланняна індекс і дату вхідного документа.
14- Місцескладання або видання.
15- Грифобмеження доступу до документа.
16- Адресат.
17- Грифзатвердження.
18- Резолюція.
19- Заголовокдо тексту.
20- Відміткапро контроль.
21- Текст.
22- Відміткапро наявність додатка.
23- Підпис.
24- Грифпогодження.
25- Візи.
26- Печатка.
27- Відміткапро завірення копії.
28- Прізвищевиконавця і номер його телефону.
29- Відміткапро виконання документа і направлення його до справи.
30- Відміткапро перенесення даних на машинний носій.
31- Відміткапро надходження.
Розглянемозагальні правила оформлення реквізитів документів системи ОРД. Згідно зосновними положеннями ЄДСД складання і оформлення документів передбачаєобов’язкове додержання таких вимог: зазначення установи-автора (як правило,наводиться у бланку документа); найменування виду документа (на листахнайменування не вказується); складання заголовка документа; адресування ідатування документа; проставлення відміток про погодження тексту; засвідченнятексту (підписання, затвердження, проставлення печатки); прооставлення відмітокпро проходження і виконання документа.
Адресуваннядокумента.Передбачено кілька способів адресування :
1. Приадресуванні документа організаціям або структурним підрозділам без зазначенняпосадової особи адреса пишеться у називному відмінку:
Донецький металургійнийзавод
Відділ постачанняі збуту
340062, Донецьк,вул. Ткаченка,14
2. Адресуючидокумент конкретній особі, посаду та прізвище ставлять у давальному відмінку,наприклад:
Директоруелектрометалургійного
технікуму ІвановуН.П.
(адреса)
При адресуваннідокументів прийменники в адресах випускаються. Не пишуть прийменник “в”,наприклад, у такій адресі:
Неправильно:
В прокуратуру м.Донецька
Слід:
Прокуратура м.Донецька
(адреса)
Документконкретній особі адресують у тих випадках, коли вирішення питання залежитьбезпосередньо від неї. Не прийнято при написанні адресата указувати тількипрізвище – без ініціалів. Найменування організації повинно входити до складуназви посади, наприклад:
ДиректоруВасилівського
машинобудівногозаводу
Сидорову І.С.
Потім зазначаютьпоштову адресу підприємства. Адресу пишуть згідно з правилами, встановленимиорганами зв’язку, і звичайно розміщують за адресатом. Спочатку вказуютьпоштовий індекс, потім республіку, область, місто, вулицю, номер будинку.
В одномудокументі рекомендується писати не більше чотирьох адресатів. Слово “копія”перед другим, третім, четвертим примірником не пишуть. Якщо їх більше,складають список на розсилку і на кожному примірнику документа проставляютьтільки одну адресу.
Досить частослужбові листи надсилають групі однорідних організацій. У цьому випадкукористуються узагальненою адресою, а самі документи розсилаються за списком.
Наприклад:
Генеральнимдиректором
виробничихоб`єднань
МінвуглепромуУкраїни
При написанніадреси розділові знаки між окремими її елементами не ставляться, тобтозастосовуються правила відкритої пунктуації.
При адресуваннідокумента приватній особі спочатку вказують поштову адресу, потім прізвище таініціали одержувача, наприклад:
340005, м.Донецьк
вул. Купріна,буд. 10, кв. 115
Лебедєву І.С.
Датуваннядокументів.Стандарт встановлює два способи написання дат: традиційний словесно-цифровий,наприклад: 1 травня 1996р. – і цифровий – трьома парами арабських цифр.наприклад: 02.10.96. Перша частина означає число місяця, друга – йогопорядковий номер, третя – рік. Якщо числа однозначні, то перед ними слідставити нулі. Перевага віддається цифровому способу, який скорочує довжину датиу середньому на вісім друкованих знаків і є готовим кодом при автоматизованійобробці. У документах, які містять відомості матеріально-фінансового характеру,застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: в актах, дорученнях,звітах, розписках тощо.
Погодження іпосвідчення. Погодження– це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно довимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне і всебічне розв’язаннякомплексу питань: про якість підготовленого документа, його своєчасність ідоцільність, науково-технічне й економічне обґрунтування, відповідність додіючого законодавства, правових актів, що визначають компетентністьорганізації, яка видає документ.
Проектидокументів погоджуються з установами, організаціями, структурними підрозділами,посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.
Розрізняютьвнутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чиустанові) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованимиорганами).
Засвідченнядокументів. Основніспособи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленіпечатки.
До реквізитів“підпис” ставляться такі вимоги: він повинен складатися з найменування посадита ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться. Ініціалиставляться перед прізвищем. Повне найменування посади не вказується у томувипадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата,тобто автора документа. Якщо таких відомостей немає, посада наводитьсяповністю, наприклад: декан економічного факультету ДонДУ.
При підписаннідокумента кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під однимизгідно з субординацією.
2.2 Оформлення службового листаспічрайтером
Службовий лист –це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобомспілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами інадсилаються поштою.
Службовий(діловий) лист – один з найважливіших каналів зв’язку підприємства,організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведутьсяпереговори, з`ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальніцінності в дорозі тощо.
Аналіз сучасноголистування показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичокскладання листів. Тому актуальним є питання призначення спеціальнихпрацівників, які будуть найефективніше працювати з службовим листом –спічрайтери.
Перш за все,спічрайтер повинен враховувати те, що службовий документ – не матеріал длячитання, а інформація, яка повинна спонукати до певних дій.
Відповідно доправової залежності офіційних листів їх мова і стиль повинні задовольняти тісамі вимоги, що і мова закону.
Залежно від типулиста і його змісту текст може бути як простим, так і складним, має викладатисьвід першої особи множини ( просимо, надсилаємо, пропонуємо, повідомляємо, повертаємотощо).
Текст листа маєбути індивідуальним, простим, тобто висвітлювати одне питання і складатись іздвох логічно пов`язаних між собою частин: у першій – наводиться опис фактів,подій, що були підставою для написання листа; у другій – викладаються висновки,пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.
Текст розміщуютьз урахуванням берегів та абзаців, які поділяють частини тексту на окремозакінчену думку.
Складний листмістить вступ, основну частину і висновок.
У вступнійчастині дається обґрунтування питання: причина виникнення чи його короткаісторія. Якщо приводом для створення листа був будь-який документ, робитьсяпосилання на нього.
В основнійчастині викладається сутність питання, наводяться докази і вона має бутипереконливою, щоб не виникло сумнівів щодо точності й обґрунтованості рішень,які пропонуються.
У висновкуформулюється основна мета листа.
Службовий лист –один із засобів обміну інформацією й оперативного управліннянайрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи, що виникаютьв управлінській діяльності: запит, відповідь, повідомлення, уточнення,пропозиція, прохання, з`яування, запрошення, вимога, заперечення тощо.
Головна метаслужбового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати тощо.Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту.
До складаннялистів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових документів. Службовелистування ведеться від імені установи, а не від імені спічрайтера, абопосадової особи, що підписала документ. Особистий момент у таких листахзводиться до мінімуму.
2.3 Створення договоруспічрайтером
Доповідь – це документ, у якомувикладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції.Призначений для усного (публічного) виголошення та обговорення. Складаютьсядоповіді з різних питань діяльності установи, організації, підприємства. Вониможуть бути:
а) звітними,тобто такими, в яких узагальнюється стан справ, хід роботи за певний час; б)поточним, інформуючими про хід виконання планів; в) на політичні теми; г)наукові та інші.
Текст доповідіскладається трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.
У вступі вказуютьпідстави, причини, що викликали виникнення названого документа. Наприклад,керівники громадських організацій у відповідності до статуту повинні у певнийчас звітувати про виконувану роботу. В описовій частині аналізується фактичнийстан справ, наводяться аргументи, даються посилання і т.д. Заключна частинамістить висновки і пропозиції.
Вітання. Важливе місце у мовномуетикеті відведено й вітанню. За для хорошого іміджу керівника, як людину з якоюприємно мати справу, слід використовувати найменшу нагоду для виявлення увагидо своїх колег чи співробітників, показувати, свою небайдужість до їхніхуспіхів. За розпорядженням керівника, спічрайтер повинен написати вітальноголиста чи скористатися усним мовленням.
Акт. Документ, складений однієюабо кількома особами, що підтверджує якісь установлені факти, події. У рядівипадків складання актів регламентується спеціальними правовими нормами.Щомісяця, наприклад, вилучаються залишки матеріальних цінностей у осіб, котримвони ввірені, що передбачено Положенням про бухгалтерський облік. Акти можутьслугувати доказом винуватості у суді і т.д.
Акти складаютьсяпісля ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи доіншої, після приймання завершених будівельних об’єктів, при проведеннівипробувань нових зразків машин і обладнання, при обстеженні побоїв, тілеснихушкоджень і т.п. У необхідних випадках акти затверджуються вищестоящоюорганізацією або першим керівником підприємства.
Часто актискладають за раніше встановленою формою (наприклад, зміст акта прийманняпродукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання закількістю, якістю визначається інструкцією). Акти оформляють комісії, якістворюються керівниками підприємств.
До формуляра актавходять такі реквізити: авто документа; дата і місце складання; номер і грифзатвердження (у необхідних випадках); заголовок; підстава (наприклад, наказміністра промисловості); склад комісії; присутні (перелічуються прізвища іпосади); текст.
Текст складаєтьсяз двох частин: вступної та констатуючої. У першій указуються підстави дляскладання акта, члени комісії, її завдання, охоплений період. У другійописуються сутність та характер виконаної роботи, встановлені факти, а такожвносяться пропозиції, робляться висновки.
Акт складається утрьох примірниках: перший з них направляється вищестоящій організації, другий –керівникові організації, третій підшивається до справи. Він підписується усімаособами, які брали участь у його складанні, а також присутніми.
Посадовий станчленів комісії у реквізиті “підпис” не вказується.
ГОСТ 6.38-90припускає два варіанти розташування реквізитів у актах: кутовий і повздовжній.Якщо у деяких членів комісії або у присутніх виникають особливі думки, їхвикладають на першому примірнику акта нижче підписів або на окремому аркушіставиться підпис і дата.
Промова. Як зазначають і американськідослідники Аронсон та Спетнер, незалежно від специфічної мети, промова має бутипобудована так, щоб відповідати особистості того, хто говорить, події, якійприсвячено промову, складу аудиторії. Іншими словами, промова не може існуватисама по собі, пишучи її, спічрайтер має враховувати те, хто її виголошуватиме,себто, чи буде характерним стиль цього тексту особистості виступаючого, як можесприйняти зміст промови в цілому або окремі її фрази та аудиторія, котраслухатиме цей виступ, тощо. Аби не виникало ніяких труднощів у написанніпромов, Аронсон та Спетнер радять спічрайтерам здійснювати у своїй роботі такікроки ( як називають їх самі автори, „ 10 ключів до вдалої промови”):
1.почніть роботу, інтерв’юючи того, хто виступає;
2.дізнайтесьпро місце виголошення промови й склад аудиторії;
3.сфокусуйтесь на одній темі;
4.отримайте схвалення теми та її розвитку до написання промови;
5.пишіть просто;
6.думайте про задоволення аудиторії, а не виступаючого;
7.тримайте в голові будь-яку суттєву полеміку довкола виступаючого;
8.пам’ятайте про важливість репетиції;
9.прослухайте виголошення промови;
10.вивчіть шляхи можливого розповсюдження промови, щоб вона досягла більшого числалюдей, а не тільки тих, хто буде присутнім при її виголошенні. Тож доречнозупинитися на основних моментах написання промови, щодо першого пункту –інтерв’ю з виступаючим. Цей крок необхідний для того, аби з’ясувати манеруговорити того, хто читатиме ваш текст, його ритм і навіть те, як він ставитьнаголос. Це одна з найважливіших процедур, яка необхідна для того, щоб уникнутидисонансу між текстом спічрайтера та його озвученням. Що стосується аудиторії,на це треба звернути особливу увагу, оскільки в залежності від того, яка цебуде аудиторія - професійна група людей чи різнорідна, і слід будуватиконцепцію промови. Приміром, якщо аудиторія виступаючого – спеціалісти у певнійгалузі, то в промові мають бути використані спеціальні терміни, зрозумілі колуцих людей. Якщо ж аудиторія є загальною, то і промова має будуватися напростих, загальнозрозумілих популярних слов, термінах та словосполученнях. Стосовнооднієї теми варто згадати відомий вислів: „ Неможливо охопити все”. Одна темадопоможе вам ефективніше зосередити увагу аудиторії на тих проблемах, котріхвилюють виступаючого. До речі, щодо нього, перш ніж обирати тему, слідз’ясувати, чи хвилює вона того, хто буде виступати з вашим „докладом”. Іншимисловами, на розсуд виступаючого спічрайтер має пропонувати кілька тем. Більшдетально про технологію створення промови спічрайтером немало сказав івітчизняний дослідник Г. Почепцов. У своїй роботі „Паблик рилейшнз дляпрофессионалов” науковець пропонує звернути увагу на такі застереження:
— підкреслюйте головні слова;
— залишайте великі поля під час друку, щоб виступаючий міг доповнити промовусвоїми зауваженнями;
— використовуйте прості слова і прості стверджувальні речення;
— непереобтяжуйте текст службовими реченнями.
Абизавершити з технологічним аспектом роботи спічрайтера, згадаємо лише про однунемало важливу деталь – план промови. Для прикладу пан Почепцов подає планпромови президента компанії: спічрайтера, згадаємо лише про одну немало важливудеталь – план промови. Для прикладу пан Почепцов подає план промови президентакомпанії:
1.Вітальні зауваження:
— щирі вітання;
— мета зустрічі.
2.Повідомлення про зростання компанії:
— цифри продажу цього року;
— цифри продажу, порівняно з минулим роком;
— мета майбутнього року.
3.Роль торгових представників стосовно працюючих в інших відділах:
— порівняльні зауваження;
— досягнення;
— мета на майбутнє.
4. Висновки:
— перспективи;
— якїх гідно зустріти.
Дещоперегукуються із цим планом поради власне не спічрайтерові, а рекламодавцю.Схема цих порад приблизно така:
— розкажіть про свої досягнення;
— доведіть, що на вас можна покластися;
— розкажіть, що ви не стоїте на місці. Хоча в цьому прикладі про спічрайтера нейдеться, себто обов’язки написання промови та її виголошення покладаються накерівника компанії, але все ж це свідчить лише про те, що незалежно від того,хто пише промову, її мета та схема не змінюються. А мета, як ми з вамизрозуміли, судячи з вищенаведених порад, полягає у тому, аби „зачепити”аудиторію, привернути її увагу, а відтак змусити її діяти, себто купляти ваштовар, чи то голосувати за вас на виборах.
Висновок
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Спічрайтер відноситься до категорії фахівцівпідприємства, приймається на роботу і звільняється з роботи директором.
1.2. Основними завданнями спічрайтера єорганізаційне і документальне забезпечення управлінської діяльності.
1.3. Спічрайтер підпорядковується безпосередньодиректору підприємства.
1.4. У своїй діяльності спічрайтер керується:
— чинним в Україні законодавством;
— Статутом підприємства;
— положенням про функціональні службипідприємства;
— наказами (вказівками) керівництва підприємства;
— нормативно-методичними матеріалами зорганізації діловодства;
— цією посадовою інструкцією.
1.5. На посаду спічрайтера призначаються особи звищою чи середньою професійною освітою і стажем роботи не менше одного року абобез стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.
1.6. Спічрайтер повинен володіти питаннями:
— відмінне володіння словом, чи написанням статті, промовиполітика або програми партії.
- організаційної структури підприємства;
— організації роботи з документами, складаннядокументації;
— організації управлінської роботи;
— перекладу службової документації на іноземнумову комерційного партнера;
— культури роботи і службової етики;
— охорони праці, техніки безпеки і протипожежногозахисту.
2. ФУНКЦІЇ
На спічрайтера покладаються наступні функції:
2.1. Інформаційно-довідкове забезпечення подокументах підприємства.
2.2. Швидке та ефективне написання релізів,статтей, доповідей.
2.3. Документування діяльності дорадчих органівпідприємства.
2.4. Оперативно-організаційне обслуговуваннякерівництва.
3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ
Спічрайтер повинен:
3.1. Здійснювати підготовку необхіднихдокументів, забезпечувати фінансово-господарську діяльність підприємстванеобхідною документацією.
3.2. Складати за дорученням керівника текстидоповідей, привітань, виступів, побажання, службових листів та ін.
3.3 Враховувати цілі виступу, характер таособливості виступаючого, його лексичний запас та ін.
3.4. Здійснювати контроль за виконанням рішень ідоручень керівника, вживати оперативних заходів, спрямованих на своєчасне іякісне їхнє виконання.
3.5. Створювати тексти виступів так, щоб вонибуди доцільними, цікавими, запам’ятовуючими.
3.6. Здійснювати оперативний зв'язок з іншимиорганізаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами зпитань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).
3.8. Виконувати всі доручення керівника.
3.9. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизаціїдокументального забезпечення підприємства.
4. ПРАВА
Спічрайтер має право:
4.1. Запитувати від функціональних служб всюнеобхідну інформацію для створення тексту виступу чи службового листа.
4.2. Спічрайтер має бути забезпечений будь-якоюстатистичною, аналітичною, довідковою інформацією по темі виступу. Тому всівідповідні відділи і підрозділи відомства або організації мають бути готові доспільної роботи з цим фахівцем: знати, в чому полягає його робота, якіматеріали можуть йому знадобитися, як інтерпретувати ті або інші статистичнідані.
4.3. Керівник повинен звести до мінімумутерміновість написання мови. Адже чим більше у спічрайтера часу на підготовку тексту, тимефективніше виходить виступ. Нормальний час підготовки двадцятихвилинноїдоповіді — тиждень.
4.4. Вносити на розгляд керівника пропозиції пополіпшенню тексту виступу, удосконаленню форм і лексикону для кращого іефективнішого сприйняття.
4.5 Вимагати від керівника створення нормальнихумов для виконання службових обов'язків і поінформованість.
4.6. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
4.7. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками)підприємства з питань перевірки виконання рішень керівника і надання необхідноїінформації керівнику.
5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Спічрайтер несе відповідальність за:
5.1. Якість текстів, поданих керівникупідприємства.
5.2. Недбале, халатне відношення до створення ідокументів.
5.3. Грамотність створення виступів, повідомлень,привітань, службових листів та ін.
5.4. Неточне і несвоєчасне виконання посадовихобов'язків, передбачених дійсною посадовою інструкцією.
5.5. Своєвідношення до створення виступів перед своїм керівником, він повинен бути втіні перед аудиторією, де виступає керівник.
Список використаної літератури
1. Колесніков А. «Спічрайтери»\\.Москва. 2007.
2. Теплицкая Т. «Настольнаякнига секретаря-референта»\\. Москва. 2005.
3. Петрова Ю.А «Секретарскоедело»\\. Санкт-Петербург. 2008.
4. Олешко В.Ф. "Інформаційнадіяльність ЗМІ". Харків, 2001.
5. Твердохліб М.Г. Інформаційнезабезпечення менеджменту: Навч. посібник. – Вид. 2-ге, доп. та перероб. – К.:КНЕУ, 2002.
6. Інформаційні системи і технології:Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / С.Г. Карпенко, В.В. Попов, Ю.А.Тарнавський, Г.А. Шпортюк. – К.: МАУП,2004.7. Зайцева В. «Ефективністьзасобів масової інформації.» Харків, 2001.
8. Головач А.С. «Зразкиоформлення документів»\\. Донецьк, 1999. – 352 с.
9. Энговатова О. «500 советовсекретарю»\\. Москва, 2004.
10. Бибик С.П. «Ділові документита правові папери»\\. Киев, 2004.
11.Диденко М.А. «Проблемы классификации политических текстов» (на примере политического выступления). Тези// Матеріали звітної наукової конференції професорсько-викладацького складуфакультету РГФ, присвяченої 135-річчю ОДУ. – Одеса: Латстар, 2000. – С.57-58.
12. Палеха Ю.І.«Документування у підприємницькій сфері.» \\. Київ, 2010.
13. Сельченкова С. «Довідниксекретаря та офіс-менеджера»\\. Харків, 2008.
14. Смирнова Е.П. "Делопроизводство для секретаря"\\.Москва, 2010.
15. Штанько В.И. «Философия иметодология науки. Учебное пособие для аспирантов и магистрантовестественнонаучных и технических вузов» \\. Санкт-Петербург, 2002.
16. Степин В.С. «Философскаяантропология и философия науки » \\. Москва, 1992.
17. Кохановский В.П. «Философияи методология науки » \\.Ростов-на-Дону, 1999.